LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KESELAMATAN JL. KESELAMATAN NO. 27, JAKARTA SELATAN PERIODE 2 SEPTEMBER 11 OKTOBER 2013

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KESELAMATAN JL. KESELAMATAN NO. 27, JAKARTA SELATAN PERIODE 2 SEPTEMBER 11 OKTOBER 2013 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER FRANSISKA SATRIANI DAMPUT, S.Farm ANGKATAN LXXVII PROGRAM PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI DEPOK JANUARI 2014 ii

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KESELAMATAN JL. KESELAMATAN NO. 27, JAKARTA SELATAN PERIODE 2 SEPTEMBER 11 OKTOBER 2013 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker FRANSISKA SATRIANI DAMPUT, S.Farm ANGKATAN LXXVII PROGRAM PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI DEPOK JANUARI 2014 iii

3 iv

4 v

5 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Keselamatan Manggarai Jakarta Selatan. Penulisan laporan ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Apoteker pada Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi. Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, sangatlah sulit bagi penulis untuk menyelesaikan laporan praktek kerja ini. Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih dan rasa hormat kepada: (1) Ibu Dra. Azizahwati, M.S., Apt., sebagai Apoteker Pengelola Apotek dan Pembimbing I di Apotek Keselamatan Manggarai Jakarta Selatan yang telah memberikan kesempatan, bimbingan, dan pengetahuan kepada penulis selama pelaksanaan dan penyusunan laporan PKPA ini. (2) Ibu Dra. Sabarijah Wito Eng. S.KM., Apt selaku Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penyusunan laporan PKPA ini. (3) Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap, M.S., Apt selaku Dekan Farmasi. (4) Bapak Dr. Harmita, Apt., sebagai Ketua Program Profesi Apoteker, Fakultas Farmasi yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama penulisan laporan PKPA. (5) Seluruh tenaga kerja Apotek Keselamatan yang telah memberikan bantuan dan kerja sama yang baik selama penulis melaksanakan PKPA. (6) Seluruh dosen dan staf tata usaha Fakultas Farmasi atas segala ilmu dan bantuannya selama ini. (7) Keluarga tercinta yang telah memberikan doa dan dukungan moral serta materi sehingga program PKPA dan penyusunan laporan ini dapat dilaksanakan dengan lancar. (8) Rekan-rekan PKPA di Apotek Keselamatan Jakarta Selatan yang telah berbagi ilmu, pengalaman dan juga menghibur selama pelaksanaan PKPA. vi

6 (9) Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu atas segala bantuan, baik secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis selama Praktek Kerja Profesi Apoteker dan penyusunan laporan. Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan PKPA ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran demi perbaikan di masa yang akan datang. Tak ada yang penulis harapkan selain sebuah keinginan agar laporan PKPA ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan pada umumnya dan ilmu farmasi pada khususnya serta dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Penulis 2013 vii

7 vi

8 ABSTRAK Nama : Fransiska Satriani Damput S.Farm.,Apt NPM : Program Studi : Profesi Apoteker Judul : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Keselamatan Jl. Keselamatan No. 27, Jakarta Selatan Periode 2 September-11 Oktober 2013 Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Keselamatan bertujuan untuk mengetahui dan memahami peran seorang apoteker dalam pengelolaan apotek yang meliputi kegiatan administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, penyimpanan, dan penjualan perbekalan farmasi. Mempelajari dan memahami praktek pelayanan kefarmasian terhadap pasien di apotek secara profesional sesuai dengan peraturan perundangundangan dan etika yang berlaku dalam system pelayanan kefarmasian di Indonesia. Sedangkan tugas khusus bertujuan untuk mengetahui penangan asma. Kata kunci : Apotek Keselamatan, Asma Tugas umum : xii + 90 halaman; 23 lampiran Tugas khusus : iii + 35 halaman Daftar Acuan Tugas Umum : 15 ( ) Daftar Acuan Tugas Khusus : 18 ( ) vii

9 ABSTRACT Name : Fransiska Satriani Damput S.Farm NPM : Program Study : Apothecary profession Title : Pharmacist Intership Program at Keselamatan Pharmacy Jl. Keselamatan no. 27 of South Jakarta Period September 2th to October 11th 2013 Practice Pharmacist at Pharmacy Safety aims to identify and understand the role of a pharmacist in a pharmacy management activities include administration, financial management, procurement, storage, and sale of pharmaceutical supplies. Studying and understanding the practice of pharmacy services to patients in a pharmacy in a professional manner in accordance with the laws and regulations and ethics in pharmacy services system in Indonesia. While the specific tasks aimed to determine asthma management. Keywords : Apotek Keselamatan, Asma General Assignment : xii+ 90 pages; 23 appendices Specific Assignment : iii + 35 pages; Bibliography of General Assignment: 15 ( ) Bibliography of Specific Assignment: 18 ( ) viii

10 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... ii HALAMAN JUDUL... iii HALAMAN PENGESAHAN... iv LEMBAR ORISINALITAS... v KATA PENGANTAR... vi LEMBAR PUBLIKASI... vii ABSTRAK... viii DAFTAR ISI... ix DAFTAR LAMPIRAN... xi DAFTAR TABEL... xii 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan TINJAUAN UMUM Definisi Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Studi Kelayakan Tata Cara Perizinan Apotek Persyaratan Sarana dan Prasarana Apotek Apoteker Pengelola Apotek Pengalihan Tanggung Jawab Pengelolaan Apotek Pengelolaan Apotek Sediaan Farmasi Pelayanan Apotek Pengadaan Persediaan Apotek Pengendalian Persediaan Apotek Strategi Pemasaran Apotek TINJAUAN KHUSUS APOTEK KESELAMATAN Pendahuluan Lokasi dan Tata Ruang Sumber Daya Manusia dan Struktur Organisasi Tugas dan Fungsi Tiap Jabatan Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Lainnya Pelayanan Apotek Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Kegiatan Administrasi dan Keuangan PEMBAHASAN KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan ix

11 5.2 Saran DAFTAR ACUAN x

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1. Penandaan Obat Bebas Gambar 2.2. Penandaan Obat Bebas Terbatas Gambar 2.3. Tanda Peringatan Gambar 2.4. Penandaan Obat Keras Gambar 2.5. Penandaan Obat Narkotika Gambar 2.6. Diagram Model Pengendalian Persediaan xi

13 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Contoh Formulir Model APT Lampiran 2. Contoh Formulir Model APT Lampiran 3. Contoh Formulir Model APT Lampiran 4. Contoh Formulir Model APT Lampiran 5. Contoh Formulir Model APT Lampiran 6. Contoh Formulir Model APT Lampiran 7. Contoh Formulir Model APT Lampiran 8. Contoh Formulir Model APT Lampiran 9. Surat Pesanan Narkotika Lampiran 10. Laporan Psikotropika SIPNAP Lampiran 11. Surat Pesanan Psikotropika Lampiran 12. Laporan Psikotropika SIPNAP Lampiran 13. Lokasi Apotek Keselamatan Lampiran 14. Desain Eksterior Apotek Keselamatan Lampiran 15. Denah Ruangan Apotek Keselamatan Lampiran 16. Etiket Apotek Keselamatan Lampiran 17. Salinan Resep Apotek Keselamatan Lampiran 18. Kuitansi Apotek Keselamatan Lampiran 19. Surat Pesanan Apotek Keselamatan Lampiran 20. Kartu Stok Apotek Keselamatan Lampiran 21. Daftar Obat Wajib Apotik No Lampiran 22. Daftar Obat Wajib Apotik No Lampiran 23. Daftar Obat Wajib Apotik No xii

14 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Apotek sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan merupakan tempat dilakukannya praktek kefarmasian oleh apoteker. Keberadaan apotek di lingkungan masyarakat ditujukan untuk menjamin tersedianya sediaan farmasi yang cukup bagi masyarakat. Untuk mencapai tujuan ini, maka apoteker perlu mengetahui bagaimana cara melakukan pengelolaan sediaan farmasi yang tepat sehingga sediaan farmasi selalu tersedia di apotek dan siap disalurkan pada masyarakat yang memerlukan. Pengelolaan sediaan farmasi oleh apoteker merupakan suatu siklus yang berkesinambungan, dimulai dari tahap perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, distribusi, pemantauan, evaluasi, dan kembali lagi pada tahap perencanaan. Keterampilan seorang apoteker dalam mengendalikan siklus pengelolaan sediaan farmasi akan menentukan keberhasilan suatu apotek dalam menjalankan fungsinya bagi masyarakat. Hal penting yang harus diketahui saat ini telah terjadi pergeseran orientasi pelayanan kefarmasian dari obat ke pasien. Dengan demikian, fokus apoteker dalam pelayananannya di apotek tidak lagi hanya pada manajemen persediaan obat, melainkan juga pada pelayanan pasien. Apoteker selain menyiapkan dan menyerahkan obat, saat ini apoteker juga harus memberikan pelayanan informasi terkait dengan obat yang diterima pasien. Adanya dua peran yang harus dijalankan oleh seorang apoteker secara bersamaan dalam pelayanannya di apotek membuat calon-calon apoteker perlu dilatih agar siap melakukan dua peran tersebut dengan tepat. Berdasarkan hal tersebut, Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi mengadakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di apotek bagi para calon apoteker sebagai salah satu upaya untuk menyiapkan para calon apoteker. Salah satu apotek yang menjadi tempat pelaksanaan PKPA tersebut ialah Apotek Keselamatan. Melalui PKPA di Apotek Keselamatan yang dilaksanakan mulai tanggal 2 September 11 Oktober 2013, diharapkan calon apoteker dapat meningkatkan wawasan, pengetahuan, dan keterampilan dalam 1

15 2 melakukan pengelolaan sediaan farmasi dan pelayanan pasien di apotek. 1.2 Tujuan Tujuan dilaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Keselamatan sebagai berikut : a. Mengetahui dan memahami peran seorang apoteker dalam pengelolaan apotek yang meliputi kegiatan administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, penyimpanan, dan penjualan perbekalan farmasi. b. Mempelajari dan memahami praktek pelayanan kefarmasian terhadap pasien di apotek secara profesional sesuai dengan peraturan perundangundangan dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kefarmasian di Indonesia.

16 BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1 Definisi Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/MENKES/SK/X/2009 yaitu sebagai suatu tempat tertentu dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional, sedangkan pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi untuk mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan kualitas kehidupan pasien. Apotek merupakan bagian dari sarana pelayanan kesehatan tempat dilakukannya praktek kefarmasian, sehingga harus mengutamakan kepentingan masyarakat dan memiliki kewajiban untuk menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan terjamin. 2.2 Landasan Hukum Apotek Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang berlandaskan pada : 1. Undang-Undang Negara : a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. b. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. c. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. 3

17 4 2. Peraturan Pemerintah : a. Peraturan Pemerintah Republik Indonesua Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesua Nomor 25 Tahun 1980 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 1965 tentang Apotek. c. Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 1965 tentang Apotek. 3. Peraturan Menteri Kesehatan : a. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. b. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 4. Keputusan Menteri Kesehatan : a. Keputusan Pemerintah Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. b. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 1965 tentang Apotek, tugas dan fungsi apotek sebagai berikut : a. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat.

18 5 c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata. 2.4 Studi Kelayakan (Umar, 2011) Studi kelayakan (Feasibility Study) adalah metode penjajagan gagasan suatu proyek mengenai kemungkinan layak atau tidaknya proyek tersebut untuk dilaksanakan. Studi kelayakan berfungsi sebagai pedoman atau landasan pelaksanaan pekerjaan, karena dibuat berdasarkan data-data dari berbagai sumber yang dianalisis dari banyak aspek. Tingkat keberhasilan studi kelayakan dipengaruhi oleh 2 faktor yaitu faktor internal dan eksternal. Faktor internal merupakan kemampuan sumber daya internal yang meliputi kecakapan manajemen, kualitas pelayanan, produk yang dijual, dan kualitas karyawan, sedangkan faktor eksternal merupakan kondisi lingkungan luar yang tidak dapat dipastikan seperti pertumbuhan pasar, pesaing, pemasok dan perubahan peraturan. Pembuatan studi kelayakan terbagi dalam 5 tahapan proses yaitu penemuan gagasan (ide), penelitian lapangan, evaluasi data, pembuatan perencanaan dan pelaksanaan kerja. a. Tahap Penemuan Gagasan Gagasan yang baik adalah gagasan yang sesuai dengan visi organisasi, dapat menguntungkan organisasi, sesuai dengan kemampuan sumber daya yang dimiliki organisasi, tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku dan aman untuk jangka panjang. Apabila gagasan tersebut dapat memberikan gambaran yang baik bagi organisasi, maka dilanjutkan dengan penelitian di lapangan. b. Tahap Penelitian Lapangan Penelitian di lapangan membutuhkan data-data antara lain, (1) data ilmiah seperti data nilai strategis sebuah lokasi, kelas konsumen, peraturan yang berlaku di daerah tersebut dan tingkat persaingan yang ada. (2) data non ilmiah yang merupakan suatu intuisi atau perasaan yang diperoleh melihat lokasi dan kondisi lingkungan disekitarnya.

19 6 c. Tahap Evaluasi Setelah selesai dilakukan penelitian lapangan, maka dilakukan evauasi terhadap data-data yang didapatkan dengan cara : 1. Memperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh yaitu faktor eksternal (tipe konsumen, tingkat keuntungan yang akan diperoleh, kondisi keamanan, dan peraturan yang berlaku) dan faktor internal (kemampuan keuangan organisasi, ketersediaan produk dan kemampuan manajemen) 2. Membuat usulan proyek yang meliputi : (1) pendahuluan, terdiri dari latar belakang dan tujuan, (2) analisa teknis, meliputi lokasi, lingkungan sekitar, desain eksterior dan interior serta produk yang akan dijual, (3) analisa pasar, meliputi potensi dan target pasar, (4) analisa manajemen, meliputi struktur organisasi, jenis pekerjaan, jumlah kebutuhan tenaga kerja dan program kerja, (5) analisa keuangan, meliputi meliputi jumlah biaya investasi dan modal kerja, sumber pendanaan serta aliran kas d. Tahap Rencana Pelaksanaan Setelah usulan proyek disetujui, kemudian dilakukan penetapan waktu (time schedule) untuk memulai pekerjaan sesuai dengan skala prioritas untuk menyediakan dana biaya investasi dan modal kerja, mnegurus izin, membangun dan merehabilitasi gedung, merekrut karyawan, menyiapkan barang dagangan dan sarana pendukung dilanjutkan dengan memulai operasional. e. Tahap Pelaksanaan Dalam pelaksanaan setiap pekerjaan dibutuhkan jadwal pelaksanaan setiap jenis pekerjaan, pencatatan setiap penyimpangan yang terjadi dan hasil evaluasi serta solusi penyelesaiannya. 2.5 Tata Cara Perizinan Apotek (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2002) Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat izin yang diberikan oleh menteri kepada apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. Wewenang pemberian izin apotek dilimpahkan oleh Menteri Kesehatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Selanjutnya, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib

20 7 melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Adapun prosedur untuk mendapatkan SIA menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/ MENKES/ SK/ X/ 2002 adalah sebagai berikut: 1. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1 (Lampiran 1). 2. Dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-2 (Lampiran 2), Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. 3. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-3 (Lampiran 3). 4. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud pada nomor (2) dan (3) tidak dilaksanakan, maka apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4). 5. Dalam jangka waktu 12 hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud pada nomor (3) atau pernyataan nomor (4), Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5).

21 8 6. Apabila hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM sebagaimana dimaksud pada nomor (3) masih belum memenuhi syarat, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6 (Lampiran 6). 7. Terhadap surat penundaan, apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 bulan sejak tanggal surat penundaan. 8. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan, atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan contoh formulir model APT-7 (Lampiran 7). Bila apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan pemilik sarana apotek, maka harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: 1. Penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara apoteker dan pemilik sarana. 2. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan. 2.6 Persyaratan Sarana dan Prasarana Apotek Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MENKES/SK/X/1993 pasal 6 disebutkan persyaratan-persyaratan pendirian apotek sebagai berikut : a. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan, harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. b. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi yang lain diluar sediaan farmasi.

22 9 c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi yang lain diluar sediaan farmasi. Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah tempat atau lokasi, bangunan, perlengkapan apotek, tenaga kerja apotek dan perbekalan farmasi (Umar, 2011). 1. Tempat/Lokasi Persyaratan jarak minimum antar apotek tidak dipermasalahkan lagi, namun ketentuan ini dapat berbeda sesuai dengan kebijakan/peraturan daerah masingmasing. Lokasi apotek dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi pemerataan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, jumlah praktek dokter, sarana pelayanan kesehatan lain, sanitasi, dan faktor-faktor lainnya. 2. Bangunan Suatu apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup untuk memenuhi persyaratan teknis sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. Suatu apotek minimal memiliki ruang tunggu pasien, ruang peracikan dan penyerahan obat, ruang administrasi dan ruang kerja apoteker, tempat pencucian alat, dan kamar kecil. Bangunan apotek dilengkapi dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, sumber penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, ventilasi, dan sanitasi yang baik, serta papan nama apotek. 3. Perlengkapan Apotek Suatu apotek baru yang ingin beroperasi harus memiliki perlengkapan apotek yang memadai agar dapat mendukung pelayanan kefarmasiannya. Perlengkapan apotek yang harus dimiliki antara lain: a. Peralatan pembuatan, pengolahan, dan peracikan seperti timbangan, lumpang, alu, gelas ukur dan lain-lain. b. Peralatan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari obat, lemari pendingin (kulkas), dan lemari khusus untuk narkotika dan psikotropika. c. Wadah pengemas dan pembungkus. d. Perlengkapan administrasi, seperti blanko pesanan, salinan resep, buku catatan penjualan, buku catatan pembelian, kartu stok obat dan kuitansi.

23 10 e. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan peraturan/undang-undang yang berhubungan dengan kegiatan apotek. 4. Tenaga Kerja Apotek Tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek yaitu: a. Apoteker pengelola apotek (APA), yaitu apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). b. Apoteker pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping APA dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. c. Tenaga teknis kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian. Tenaga teknis kefarmasian terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. d. Tenaga non kefarmasian, seperti tata usaha, office boy, dan lain-lain. 2.7 Apoteker Pengelola Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, bahwa yang dimaksud dengan Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Seorang APA bertanggung jawab akan kelangsungan apotek yang dipimpinnya dan kepada pemilik modal apabila apoteker bekerja sama dengan pemilik modal. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh seorang apoteker dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian menurut Peraturan Pemerintah No.51 Tahun 2009, yaitu : a. Memiliki keahlian dan kewenangan b. Menerapkan Standar Profesi c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA). Surat ini merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan.

24 11 Cara untuk memperoleh STRA Apoteker harus memenuhi persyaratan (Peraturan Pemerintah No.51 Tahun 2009 Pasal 40) : 1. Memiliki ijazah Apoteker. 2. Memiliki sertifikat kompetensi profesi. 3. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker. 4. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek. 5. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi. f. Wajib memiliki Surat Izin Praktek Apotek (SIPA) bagi APA dan Apoteker Pendamping di Apotek. SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan dan dapat dibatalkan apabila pekerjaan kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam surat izin. Cara untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan Pemerintah No.51 Tahun 2009 Pasal 55) : 1. STRA. 2. Tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas kesehatan yang memiliki izin. 3. Rekomendasi dari organisasi profesi. g. Apoteker Pengelola Apotek (APA) hanya dapat melaksanakan praktek di satu apotek sedangkan Apoteker Pendamping hanya dapat melaksanakan praktik paling banyak di tiga apotek. Tugas dan kewajiban APA adalah sebagai berikut : a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, bsik kegiatan teknis maupun non teknis kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku b. Mengatur, melaksanakan, dan mengawasi administrasi. c. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omzet, mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin. d. Melaksanakan pengembangan usaha apotek. e. Wewenang dan tanggung jawab APA meliputi (Umar,2011)

25 12 Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan, Menentukan system (peraturan) terhadap seluruh kegiatan, Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan, dan Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai. 2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Pengelolaan Apotek (Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2002) Tanggung jawab pengelolaan apotek dapat dialihkan dalam kondisi berikut: 1. Apabila apoteker pengelola apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, apoteker pengelola apotek harus menunjuk apoteker pendamping. Penunjukkan apoteker pendamping dan apoteker pengganti harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi setempat. 2. Apabila apoteker pengelola apotek dan apoteker pendamping berhalangan melakukan tugasnya, apoteker pengelola apotek menunjuk apoteker pengganti. Apoteker yang menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada ditempat lebih dari 3 bulan secara terus-menerus, telah memiliki SIPA, dan tidak bertindak sebagai apoteker pengelola apotek di apotek lain disebut apoteker pengganti. Penunjukkan apoteker pengganti harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi setempat. 3. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat apoteker pendamping, maka pelaporan kejadian wajib mengikutsertakan penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Kejadian penyerahan tersebut dibuat Berita Acara Serah Terimadengan Kepala Dinas KesehatanKabupaten/Kota setempat,dengan tembusan Kepala Balai POM setempat. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotik, setiap pengalihan

26 13 tanggung jawab pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian APA wajib dilakukan serah terima resep, narkotika, obat, dan perbekalan farmasi lainnya, serta kunci-kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. 2.9 Pengelolaan Apotek Kegiatan pengelolaan apotek dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu pengelolaan teknis kefarmasian dan pengelolaan non teknis kefarmasian. Kegiatan pengelolaan non teknis kefarmasian meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, pelayanan komoditi selain perbekalan farmasi dan bidang lainnya yang berhubungan dengan fungsi apotek. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MENKES/PER/X/1993, pengelolaan apotek meliputi : a. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan dan penyerahan obat dan bahan obat. b. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farasi lainnya. c. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi Sediaan Farmasi Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, sediaan farmasi mencakup obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah menggolongkan obat menjadi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, serta narkotik dan psikotropik. 1. Obat Bebas (Menteri Kesehatan RI, 1983) Obat bebas adalah obat tanpa peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat pada obat bebas adalah lingkaran bulat berwarna hijau dengan garis tepi hitam. Contoh obat bebas adalah parasetamol, aspirin, CTM.

27 14 [Sumber : Susanto, 2012] Gambar 2.1. Penandaan obat bebas 2. Obat Bebas Terbatas (Menteri Kesehatan RI, 1983) Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat obat bebas terbatas adalah lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam. Contoh obat bebas terbatas adalah teofilin, efedrin HCl, pseudoefedrin HCl. [Sumber : Susanto, 2012] Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas Pada golongan obat bebas terbatas terdapat tanda peringatan yang berbentuk kotak hitam dengan huruf berwarna putih di dalamnya. Tanda peringatan tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.3.

28 15 [Sumber : Wibowo, 2012, telah diolah kembali] Keterangan : A. Contoh obat : CTM, B. Contoh obat : Gargarisma, C. Contoh obat : tinctura oidii, D. Contoh obat : serbuk yang mengandung scopolamin, E. Contoh obat : antispetik, F. Contoh obat : Tramal supositoria. Gambar 2.3. Tanda Peringatan 3. Obat Keras Daftar G (Menteri Kesehatan RI, 1986) Obat keras adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter. Tanda pada obat keras berupa lingkaran bulat berwarna merah dengan garis tepi hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi dan harus mencantumkan kalimat Harus dengan resep dokter. Contoh obat keras adalah lorazepam, alprazolam, fenitoin. [Sumber : Susanto, 2012] Gambar 2.4. Penandaan obat keras 4. Narkotika (Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009) Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis yang dapat menyebabkan penururnan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan

29 16 rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan. Narkotika dibagi kedalam tiga golongan yaitu : a. Narkotika Golongan I Narkotika golongan I adalah narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contoh : tanaman Papaver somniferum (kecuali bijinya), opium, kokain, heroin, psilosibin, amfetamin. b. Narkotika Golongan II Narkotika golongan II adalah narkotika berkhasiat pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contoh : difenoksilat, metadon, morfin, petidin. c. Narkotika Golongan III Narkotika golongan III adalah narkotika berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan. Contoh : kodein, dihidrokodein, norkodein. [Sumber : Susanto, 2012] Gambar 2.5. Penandaan obat narkotika 5. Psikotropika (Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997) Psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika digolongkan menjadi empat golongan :

30 17 a. Psikotropika Golongan I Psikotropika golongan I adalah psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: Psilosibin, lisergida. b. Psikotropika Golongan II Psikotropika golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan isndroma ketergantungan. Contoh: Amfetamin, deksamfetamin, metamfetamin, sekobarbital. c. Psikotropika Golongan III Psikotropika golongan II adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: amobarbital, pentazosin, pentobarbital, siklobarbital. d. Psikotropika Golongan IV Psikotropika golongan IV adalah psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat khas digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan seta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: alobarbital, alprazolam, barbital, diazepam, fenobarbital, ketazolam Pelayanan Apotek Pelayanan Apotek diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1332/MENKES/SK/X/2002, meliputi : a. Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan terjamin. b. Apoteker wajib melayani resep dokter, dokter gigi, dan dokter hewan. Pelayanan resep di apotek sepenuhnya atas tanggung jawab APA, sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian profesi yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. c. Apoteker tidak diizinkan untuk menggantikan obat generik yang ditulis di dalam resep dengan obat paten.

31 18 d. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis dalam resep, apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat yang lebih tepat. e. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien dan penggunaan obat secara tepat, aman, dan rasional. f. Apabila apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat, maka apoteker harus memberitahukan kepada dokter penulis resep. Apabila karena pertimbangan tertentu dokter penulis resep tetap pada pendiriannya, dokter wajib menyatakannya secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep. g. Salinan resep harus ditandatangani oleh apoteker. h. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka waktu tiga tahun. i. Resep atau salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis resep, penderita yang bersangkutan atau yang merawat penderita, petugas kesehatan atau petugas lain yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku. j. APA, apoteker pendamping atau apoteker pengganti diijinkan untuk menjual obat keras yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek tanpa resep yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. k. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka Apotik, APA dapat menunjuk apoteker pendamping. Apabila APA dan apoteker pendamping berhalangan melakukan tugasnya, maka APA dapat menunjuk apoteker pengganti. Penunjukkan ini harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten atau Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dengan menggunakan contoh Formulir Model Apt - 9. l. APA turut bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh apoteker pendamping dan apoteker pengganti di dalam pengelolaan Apotek.

32 19 m. Apoteker pendamping bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama yang bersangkutan bertugas menggantikan APA.. n. Dalam pelaksanaan pengelolaan apotek, APA dapat dibantu oleh asisten apoteker di bawah pengawasan apoteker. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 mengatur tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, Pelayanan kefarmasian terdiri dari pelayanan resep, promosi dan edukasi serta pelayanan residensial (Home Care) Pelayanan Resep. a. Skrining resep Apoteker melakukan skrining resep meliputi : 1) Persyaratan administratif : a) Nama, SIP dan alamat dokter. b) Tanggal penulisan resep. c) Tanda tangan/paraf dokter penulis resep. d) Nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien. e) Nama obat, potensi, dosis, jumlah yang minta. f) Cara pemakaian yang jelas. g) Informasi lainnya. 2) Kesesuaian farmasetik: bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian. 3) Pertimbangan klinis: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain).jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. b. Penyiapan obat. 1) Peracikan Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan

33 20 obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. 2) Etiket Etiket harus jelas dan dapat dibaca. 3) Kemasan obat yang diserahkan. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. 4) Penyerahan Obat Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan. 5) Informasi Obat Informasi obat pada pasien minimal meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. 6) Konseling Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. 7) Monitoring Penggunaan Obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi

34 21 informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet, brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lain Pelayan Residensial (Home Care) Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record) Pengadaan Persediaan Apotek Pengadaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran. Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa syarat, yaitu (Seto, Nita, dan Triana, 2004): a. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya. b. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan. c. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku. Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick, 1997): a. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun. b. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. c. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat persediaan rendah. d. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya, obat impor

35 22 dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah utama atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali dalam setahun saja. Obat-obat yang relatif slow moving, tetapi digunakan secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled purchasing). Obat-obat yang banyak diminati serta harganya sangat mahal, maka pemesanannya dilakukan secara perpetual purchasing. Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Nita, dan Triana, 2004): 1. Pembelian kontan Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan kemampuannya dalam menjual. 2. Pembelian kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat diterima apotek. 3. Konsinyasi (titipan obat) Konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek, dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu kedaluwarsa atau waktu yang telah disepakati, maka barang tersebut dapat dikembalikan pada pemiliknya Pengendalian Persediaan Apotek Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien di apotek secara efektif dan efisien. Pengendalian persediaan mencakup penentuan cara pemesanan atau pengadaannya hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan Parameter parameter dalam pengendalian persediaan a. Konsumsi rata-rata

36 23 Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand) merupakan permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997). b. Waktu tunggu/waktu tenggang (Lead Time/LT) Merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang. Waktu tunggu ini dapat berbeda beda untuk setiap pemasok. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada waktu tunggu adalah jarak antara pemasok dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi pemasok (Quick, 1997). c. Persediaan Pengaman (Safety Stock) Persediaan pengaman merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba karena adanya wabah penyakit (Quick, 1997). Persediaan pengaman dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997): SS = LT x CA Keterangan : SS = Safety stock (persediaan pengaman) LT = Lead Time (waktu tunggu) CA = Average Consumption (konsumsi rata-rata) d. Persediaan Minimum (Minimum Stock) Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997).

37 24 e. Persediaan Maksimum (Maximum Stock) Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). f. Perputaran persediaan Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997). Keterangan : So = Persediaan awal P = Jumlah pembelian Sr = Persediaan rata-rata Sn = Persediaan Akhir g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity/EOQ) Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan (Quick, 1997). Keterangan: R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang / unit S = Biaya memesan tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata

38 25 h. Titik Pemesanan (Reorder Point/ROP) Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga penerimaan barang yang dipesan tepat waktu, dimana persediaan di atas stok pengaman sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada keadaan mendesak, dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan pemasok (Quick, 1997). ROP = SS + LT Keterangan : ROP = titik pemesanan kembali (Reorder point) SS = stok pengaman (Safety stock) LT = waktu tunggu (Lead time) Berbagai parameter pengendalian persediaan tersebut saling berkesinambungan satu sama lain untuk dapat menjamin ketersediaan obat dan perbekalan kesehatan. Jika produk berada dalam kuantitas persediaan rata-rata, kebutuhan permintaan produk oleh konsumen akan terpenuhi. ROP Gambar 2.6. Diagram model pengendalian persediaan Model siklus pengendalian persediaan obat yang ideal dapat dilihat pada Gambar 2.6. Idealnya kuantitas persediaan rata-rata dari suatu produk di apotek perlu mempertimbangkan dua komponen, yaitu stok kerja (working stock) dan stok pengaman (safety stock). Jika tingkat persediaan sudah semakin menurun dan

39 26 berada dalam level persediaan minimum, maka diperlukan pemesanan kembali terhadap produk tersebut dan harus memperhitungkan waktu tunggu (LT) kedatangan obat agar tidak terjadi kekosongan persediaan obat ketika menunggu obat yang dipesan datang. Saat obat yang dipesan datang (Qo), maka tingkat persediaan meningkat kembali pada level persediaan maksimum SS+Qo. Dengan berjalannya waktu, persediaan akan kembali turun dan perlu dilakukan pemesanan kembali dan begitu seterusnya. Siklus ini akan terus berputar untuk menjamin ketersediaan obat Penentuan Prioritas Pengadaan Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut (Quick, 1997): a. Analisis VEN (Vital, Esensial, Non-esensial) 1. V (Vital) Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan. 2. E (Esensial) Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving. 3. N (Non-esensial) Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit terbanyak, contohnya suplemen vitamin. b. Analisis Pareto (ABC) Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah: 1. Kelas A

40 27 Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 75-80% dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10-20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Quick, 1997). 2. Kelas B Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 10 20% dari seluruh item (Quick, 1997). 3. Kelas C Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 5-10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 60-80% dari seluruh barang (Quick, 1997). Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap sediaan obat dengan cara : a. Menghitung total investasi tiap jenis obat. b.pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari nilai investasi terbesar hingga terkecil. c. Analisis VEN-ABC Metode analisis ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih tajam (Quick, 1997) Strategi Pemasaran Apotek Analisis AIDA (Attention, Interest, Desire, Action) merupakan suatu rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli memutuskan untuk membeli di apotek Attention Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian pengunjung/konsumen, yang dapat dilakukan dengan:

41 28 a. Membuat desain eksterior apotek yang menarik, seperti papan nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang yang lewat. b.mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Jika apotek berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek tersebut mahal. c. Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior apotek dapat terlihat dari luar Interest Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk masuk ke dalam apotek, dapat dilakukan dengan cara menyusun obat yang dijual dengan menarik seperti memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan efek farmakologis, ruang tunggu yang bersih dan nyaman, dan lain sebagainya. Hal tersebut dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek Desire Langkah selanjutnya setelah pengunjung masuk ke dalam apotek adalah menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang bersaing Action Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek. Pada tahap ini pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek. Pelayanan

42 29 yang dapat diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan. a. Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, melalui pemberdayaan masyarakat, termasuk swasta dan masyarakat madani. b. Melindungi kesehatan masyarakat dengan menjamin tersedianya upaya kesehatan yang paripurna, merata, bermutu, dan berkeadilan. c. Menjamin ketersediaan dan pemerataan sumberdaya kesehatan. d. Menciptakan tata kelola kepemerintahan yang baik.

43 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KESELAMATAN 3.1 Pendahuluan Apotek Keselamatan didirikan pada bulan April tahun Apotek ini dikelola oleh seorang APA (Apoteker Pengelola Apotek) bernama Ibu Dra. Azizahwati, Apt., MS dengan SIK Nomor 2621/B dan SIA Nomor 87.SIA.0/04./YANKES/04. Nama Apotek Keselamatan diambil dari nama jalan tempat apotek tersebut berada. 3.2 Lokasi dan Tata Ruang Lokasi Apotek Keselamatan berlokasi di Jalan Keselamatan Nomor 27, Jakarta Selatan. Letak apotek sekitar 200 m dari Jalan Raya Abdullah Syafie arah Kampung Melayu dan berada di pusat pertigaan jalan sehingga apotek cukup ramai dilalui oleh pengendara. Selain itu, posisi apotek terletak di tengah pemukiman penduduk yang padat dan terdapat cukup banyak fasilitas kesehatan di sekitar apotek, contohnya klinik dokter dan puskesmas, sehingga dapat memperluas sasaran pasar apotek. Apotek pesaing yang berada di sekitar apotek tersebut adalah Apotek Barkah yang terletak sekitar 400 m dari Apotek Keselamatan. Apotek lainnya seperti Apotek K-24, Apotek Imani, dan Apotek La Rose berada cukup jauh dari Apotek Keselamatan, yaitu terletak di sepanjang Jalan Raya Lapangan Ros. Lokasi Apotek Keselamatan dapat dilihat pada Lampiran Tata Ruang Bangunan Apotek Keselamatan dengan ukuran 3,5 x 7 m terdiri dari halaman parkir, ruang tunggu pasien, etalase obat OTC (Over The Counter), meja kasir dan tempat penerimaan resep, ruang peracikan, meja kerja apoteker, ruang istirahat karyawan, dan tempat pencucian atau wastafel. Desain eksterior Apotek Keselamatan dapat dilihat pada Lampiran 13. Ruang untuk obat OTC dibuat lebih 30

44 31 lebar dari ruang peracikan karena Apotek Keselamatan berorientasi pada pengobatan sendiri/swamedikasi. Denah ruangan apotek Keselamatan dapat dilihat pada lampiran Sumber Daya Manusia dan Struktur Organisasi Organisasi apotek dapat hanya terdiri dari seorang APA ditambah juru racik. Tambahan personil lain diperlukan jika APA tidak dapat berada di apotek. Oleh karena itu, dibutuhkan peran apoteker pendamping untuk menggantikan APA pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. Hal ini terjadi di Apotek Keselamatan dengan komposisi personil apotek sebagai berikut: a. Tenaga kefarmasian APA : 1 orang Apoteker Pendamping : 1 orang b. Tenaga non kefarmasian Juru resep : 1 orang Tenaga pembantu : 1 orang 3.4. Tugas dan Fungsi Tiap Jabatan Apoteker Pengelola Apotek (APA) Tugas dan tanggung jawab APA adalah: a. Menyelenggarakan pelayanan kefarmasian yang sesuai dengan fungsinya dan memenuhi segala kebutuhan perundang-undangan di bidang perapotekan yang berlaku. b. Memimpin seluruh kegiatan manajerial apotek, termasuk mengoordinasikan dan mengawasi dinas kerja karyawan lainnya, antara lain mengatur daftar giliran kerja, menetapkan pembagian beban kerja dan tanggung jawab masing-masing karyawan. c. Secara aktif berusaha sesuai dengan bidang tugasnya untuk meningkatkan omset penjualan dan mengembangkan hasil usaha apotek dengan mempertimbangkan masukan dari karyawan lainnya untuk perbaikan pelayanan dan kemajuan apotek.

45 32 d. Melayani permintaan obat bebas dan resep dokter, mulai dari penerimaan dan pemberian harga resep, penulisan etiket (Lampiran 15), penyiapan obat, peracikan, pengemasan, sampai dengan penyerahan obat. e. Melaksanakan pelayanan swamedikasi. f. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan, meliputi nomor resep, nama pasien, nama obat, bentuk sediaan obat, dan jumlah obat, kemudian menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat untuk mendukung penggunaan obat yang rasional. g. Membuat salinan resep (Lampiran 16) dan kuitansi (Lampiran 17) bila dibutuhkan. h. Mengatur dan mengawasi pengamanan hasil penjualan tunai harian Apoteker Pendamping Tugas dan fungsi apoteker pendamping adalah: a. Mendata kebutuhan barang. b. Menyusun daftar masuknya barang dan menandatangani faktur obat yang masuk setiap harinya. c. Mengatur, mengontrol dan menyusun obat pada tempat penyimpanan obat. d. Mencatat setiap kejadian mutasi barang. e. Melayani permintaan obat bebas dan resep dokter, mulai dari penerimaan dan pemberian harga resep, penulisan etiket, penyiapan obat, peracikan, pengemasan, sampai dengan penyerahan obat. f. Melaksanakan pelayanan swamedikasi. g. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan, meliputi nomor resep, nama pasien, nama obat, bentuk sediaan obat, dan jumlah obat, kemudian menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat untuk mendukung penggunaan obat yang rasional. h. Membuat salinan resep dan kuintasi bila dibutuhkan. i. Melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang mempunyai batas daluwarsa.

46 33 j. Mencatat penerimaan uang setelah dihitung terlebih dahulu, begitu juga dengan pengeluaran yang harus dilengkapi dengan kuintasi, nota, dan tanda setoran yang sudah diparaf APA atau karyawan yang ditunjuk Juru Resep Sebagai tenaga yang membantu apoteker dalam meracik obat di apotek, juru resep memiliki tugas dan kewajiban sebagai berikut: a. Membantu tugas APA dan apoteker pendamping dalam penyediaan atau pembuatan obat jadi maupun obat racikan. b. Menyiapkan dan membersihkan alat-alat peracikan serta melaporkan hasil sediaan yang sudah jadi kepada apoteker. c. Membuat obat-obat racikan standar di bawah pengawasan apoteker. d. Menjaga kebersihan apotek Tenaga Pembantu Tenaga pembantu di Apotek Keselamatan mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kebersihan dan kerapihan di apotek beserta sarana di dalamnya seperti etalase, rak obat, dan lain-lain. 3.5 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan Lainnya Pengadaan Untuk menjaga kelancaran dan ketepatan persediaan barang, apoteker pendamping memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lain, kecuali narkotika dan psikotropika yang menjadi tanggung jawab APA. Pengadaan dilakukan di pagi hari dengan surat pesanan (Lampiran 18). Adapun prinsip pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah: a. Barang berasal dari sumber yang jelas. b. Macam dan jumlah barang yang akan diadakan disesuaikan dengan kondisi keuangan dan kategori arus barang fast moving atau slow moving. c. Untuk barang-barang tertentu, pengadaan didasarkan pada data epidemiologi atau penyakit yang sedang banyak diderita oleh pasien.

47 34 d. Untuk barang-barang yang tersedia dengan berbagai nama dagang, pengadaan didasarkan pada pertimbangan produk yang sedang digemari masyarakat. e. Kondisi yang paling menguntungkan (pertimbangan harga, diskon, syarat pembayaran, dan ketepatan barang datang). Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara konsinyasi, COD (Cash Order Delivery), atau kredit. Konsinyasi merupakan suatu perjanjian dimana pihak yang memiliki barang menyerahkan sejumlah barang kepada pihak tertentu untuk dijualkan dengan memberikan komisi. COD (Cash On Delivery) adalah pembayaran dilakukan secara tunai pada saat barang diterima, sedangkan kredit adalah menjual barang dengan pembayaran tidak secara tunai (pembayaran ditangguhkan atau diangsur). Pembelian barang di apotek dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu pembelian secara terbatas, spekulasi, dan berencana. Pembelian secara terbatas adalah pembelian yang disesuaikan dengan kebutuhan pengadaan di apotek. Spekulasi merupakan dugaan atau pendapat yang tidak berdasarkan kenyataan, artinya pembelian barang akan disesuaikan dengan kondisi saat pembelian, sedangkan berencana adalah proses yang dilakukan secara terprogram baik dari segi periode pembelian, jumlah, dan tempat pemesanan obat (distributor). Dari ketiga cara tersebut, Apotek Keselamatan lebih menggunakan pembelian secara terbatas untuk menghindari penumpukan barang yang menyebabkan modal terhenti. Langkah-langkah pengadaan barang di Apotek Keselamatan adalah : 1. Pemeriksaan dan pencatatan barang Pemeriksaan barang di Apotek Keselamatan dilakukan setiap hari. Pencatatan nama barang di buku defekta dilakukan oleh apoteker pendamping untuk barang yang akan habis (untuk barang fast moving) atau barang yang sudah habis (untuk barang slow moving). Selain itu, obat- obat yang belum tersedia di apotek tapi sudah mulai diresepkan atau cukup tinggi permintaannya juga dapat dicatat di buku defekta. Setelah apoteker pendamping mencatat semua nama barang yang akan dipesan, APA akan menentukan jumlah barang untuk tiap nama barang yang tercatat di buku defekta. Selanjutnya,

48 35 apoteker pendamping akan melakukan pemesanan barang berdasarkan data yang ada di dalam buku defekta. Pemesanan dilakukan dua kali seminggu yaitu pada hari Senin dan Kamis. 2. Pemesanan barang Pemesanan dilakukan berdasarkan buku defekta kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) melalui telepon atau salesman dengan menggunakan surat pesanan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam melakukan kerjasama dengan PBF adalah : a. Ketepatan dan kecepatan PBF dalam pelayanan b. Kualitas dan kuantitas barang harus dapat dipertanggungjawabkan terhadap barang pesanan apabila terjadi kerusakan c. Jaminan yang diberikan PBF terhadap barang pesanan d. Kepastian memperoleh barang yang dipesan dari PBF e. Diskon yang diberikan PBF f. Lama waktu kredit Barang-barang yang sudah dipesan kemudian dicatat di buku pembelian Penerimaan Petugas PBF akan mengantarkan barang yang dipesan ke apotek beserta faktur pembelian. Barang diterima oleh apoteker pendamping kemudian dilakukan pengecekan kesesuaian nama, bentuk sediaan, dan jumlah obat yang datang dengan faktur yang dibawa dan surat pesanan/buku pembelian. Apoteker pendamping juga mengecek tanggal daluwarsa dan kondisi fisik barang yang diterima. Apabila barang sesuai, maka faktur tersebut ditandatangani apoteker pendamping yang menerima barang disertai dengan nama terang, tanggal penerimaan dan stempel apotek. Jika ada barang yang tidak sesuai dengan surat pesanan/buku pembelian atau karena barang yang diterima mendekati tanggal daluwarsa, maka barang tersebut akan dikembalikan ke PBF. Apotek menerima dua lembar faktur sebagai arsip. Barang yang telah diterima kemudian diberi harga sesuai dengan rumus perhitungan harga jual yang telah ditetapkan oleh apotek. Faktur yang diterima dicatat pada buku pencatatatan

49 36 untuk menginventaris barang yang diterima dan jumlah nilai yang akan dibayarkan ketika jatuh tempo Penyimpanan Barang yang sudah diberi harga ditempatkan di etalase/rak obat. Penyimpanan barang dilakukan berdasarkan barang OTC etikal, generik non generik, bentuk sediaan, dan abjad (alfabetis). Penyusunan barang dilakukan secara First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO). Pada sistem FEFO, barang yang mempunyai tanggal daluwarsa lebih cepat akan dikeluarkan lebih cepat, sedangkan pada sistem FIFO, barang yang keluar lebih dahulu adalah barang yang lebih dahulu masuk. Di Apotek Keselamatan, etalase depan apotek digunakan untuk penempatan obat-obat bebas dan obat-obat bebas terbatas, serta perbekalan kesehatan lainnya seperti perban, thermometer, dan lain-lain. Produk obat bebas/bebas terbatas dan perbekalan kesehatan lainnya disusunan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian pasien yang datang ke apotek dan memudahkan pengambilan barang. Di bagian dalam apotek terdapat rak-rak obat yang digunakan untuk penyimpanan obat-obat keras. Selain itu, di bagian dalam apotek juga tersedia rak obat yang berfungsi sebagai gudang kecil dan lemari pendingin untuk menyimpan obat-obat yang dipersyaratkan disimpan pada suhu dingin. Narkotika dan psikotropika disimpan di dalam lemari khusus yang ada di bagian dalam apotek Dokumentasi Apotek Keselamatan menerapkan pencatatan di kartu stok untuk obat dan perbekalan kesehatan lainnya. Pencatan meliputi tanggal, jumlah barang masuk beserta sumbernya, jumlah barang keluar, saldo, dan keterangan (Lampiran 19). Pencatatan dilakukan setiap ada kejadian mutasi barang. Untuk barang-barang yang terletak di etalase depan, kartu stok tersimpan terpisah dan dikelompokkan berdasarkan penyusunan obatnya sehingga memudahkan pencarian. Kartu stok untuk obat-obat yang terletak di rak obat bagian dalam apotek ditempatkan masing-masing tepat di samping obat tersebut. Hal tersebut memudahkan pencatatan serta pengecekan kesesuaian catatan dengan kondisi fisik obat.

50 Pelayanan Apotek Pelayanan Obat Bebas (Swamedikasi) Pelayanan obat bebas adalah pelayanan obat kepada konsumen tanpa resep dokter. Obat-obat yang dapat dijual bebas adalah obat yang termasuk dalam daftar obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika dan alat kesehatan tertentu. Pembayaran dilakukan di kasir, setelah lunas obat diserahkan kepada konsumen atau pembeli. Pelayanan swamedikasi yang diberikan oleh Apotek Keselamatan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu hanya dilakukan untuk kondisikondisi penyakit ringan tertentu dengan pemberian obat bebas, obat bebas terbatas dan obat wajib apotek. Penyakit ringan pasien yang diberikan pelayanan swamedikasi di Apotek Keselamatan meliputi penyakit-penyakit kulit, diare, demam, batuk, dan nyeri persendian. Apabila keadaan pasien perlu untuk dirujuk ke dokter, maka APA atau apoteker pendamping akan merujuknya, baik pada dokter yang berpraktek di apotek ataupun dokter lainnya. Dalam melakukan swamedikasi di Apotek Keselamatan, peran apoteker sangat terlihat dalam memilih obat yang efektif, aman, dan ekonomis, serta dosis obat yang diberikan Pelayanan Obat dengan Resep Pelayanan atau penjualan dengan resep diberikan kepada pasien yang membeli obat dengan resep dokter secara tunai. Proses pelayanan resep adalah sebagai berikut : a. Apoteker menerima resep dari pasien, kemudian dilakukan skrining resep, pemeriksaan ketersediaan obat di apotek, dan diberi harga. b. Pasien diberi tahu tentang harga obat, jika pasien setuju maka pasien dipersilahkan langsung membayar pada kasir dan diminta menunggu untuk disiapkan obatnya. Bila pasien merasa keberatan dengan harga obat, maka apoteker dapat menawarkan obat generik. c. Resep dibawa ke bagian peracikan untuk dikerjakan juru resep. Lembaran resep diberi kertas penanda, yang berisi nomor resep, tanggal resep, harga, dan nama pasien. Obat yang telah selesai disiapkan kemudian diberi etiket

51 38 dan diperiksa oleh apoteker baik bentuk sediaan, nama pasien, etiket, dan kesesuaian jumlah obat dengan resep. d. Penyerahan obat diberikan kepada pasien dengan pemberian informasi kemudian dicatat alamat dan nomor telepon pasien, jumlah dan harga resep ke dalam buku resep. e. Salinan resep atau kuitansi dapat dibuat atas permintaan pasien. f. Pada pelayanan resep yang mengandung narkotika, tidak diperbolehkan menyerahkan narkotika atas dasar salinan resep dokter dan resep tersebut disimpan terpisah dengan resep obat non narkotika Pelayanan Obat Wajib Apotek Pelayanan obat wajib apotek adalah pelayanan obat-obat keras oleh apoteker yang dapat diberikan kepada pasien tanpa menggunakan resep dokter. Pelayanan obat wajib apotek (OWA) dilakukan disertai dengan pemberian informasi obat Pelayanan Informasi Obat Di Apotek Keselamatan setiap penyerahan obat disertai dengan pemberian informasi obat (PIO) kepada pasien. Pelayanan ini terutama diberikan oleh apoteker. PIO dilakukan bukan hanya apabila pasien membeli obat, namun juga saat pasien tidak membeli dan sekedar bertanya. Pertanyaan mengenai informasi obat yang biasa ditanyakan di Apotek Keselamatan meliputi indikasi, cara pemakaian, efek samping obat, interaksi dengan obat lain dan makanan, hal yang harus dihindari selama menggunakan obat, dan sebagainya. 3.7 Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika terdiri dari pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pelaporan keluar masuknya obat narkotika di apotek Pemesanan Narkotika

52 39 Narkotika dipesan melalui PBF Kimia Farma dan wajib menggunakan surat pesanan khusus narkotika. Pemesanan narkotika yang dilakukan memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. Dalam satu lembar surat pesanan hanya untuk satu jenis narkotika. b. Mencantumkan nama dan alamat apotek, Surat Izin Apotek, nama APA, dan SIPA. c. Surat pesanan harus ditandatangani oleh APA dan terdapat stempel apotek pemesan. d. Surat pesanan dibuat empat rangkap, satu untuk arsip di apotek sedangkan sisanya diserahkan kepada Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma yang bersangkutan Penerimaan dan Penyimpanan Narkotika Narkotika yang dating diterima oleh APA. Bukti penerimaan ditandatangani oleh APA. Narkotika disimpan pada lemari khusus yang terkunci, terjamin keamanannya, dan dapat dipertanggungjawabkan. Lemari tersebut terdiri dari tiga bagian untuk narkotika sehari-hari maupun untuk persediaan. Satu lemari digunakan sebagai tempat persediaan dan dua lemari untuk kebutuhan sehari- hari, untuk menyimpan narkotika dan psikotropika. Di lemari penyimpanan terdapat kartu stok untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran narkotika, serta mengetahui stok akhir narkotika Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Narkotika Setiap bulan apotek wajib membuat laporan narkotika berdasarkan pemasukan dan pengeluaran narkotika yang tercatat di buku harian penggunaan narkotika. Data pemasukan dan pengeluaran narkotika dimasukkan ke dalam sebuah software aplikasi SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) yang dapat diisi secara online oleh apotek dan hasil data dikirim ke Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan dengan tembusan ke balai besar POM.

53 Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan sediaan psikotropika meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan, dan pelaporan penggunaan sediaan psikotropika Pemesanan Psikotropika Pemesanan psikotropika di Apotek Keselamatan memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. Dalam satu lembar surat pesanan boleh terdapat lebih dari satu jenis psikotropika. b. Dalam surat pesanan mencantumkan nama apotek, alamat apotek, nomor Surat Izin Apotek (SIA), nama APA, dan nomor SIPA. c. Surat pesanan harus ditandatangani oleh APA dan terdapat stempel apotek. d. Surat pesanan dibuat tiga rangkap, dua surat salinannya digunakan untuk pengarsipan di apotek, sedangkan lembar yang asli diserahkan ke PBF yang bersangkutan. Pemesanan psikotropika tidak harus dilakukan di PBF Kimia Farma Penerimaan dan Penyimpanan Psikotropika Penerimaan psikotropika dapat dilakukan oleh APA ataupun apoteker pendamping. Bukti penerimaan obat diterima dan ditandatangi oleh APA. Obat psikotropika di Apotek Keselamatan disimpan di lemari khusus yang terkunci dan terjamin keamanannya Pelaporan Penggunaan Psikotropika Laporan pemakaian psikotropika dilakukan secara berkala melalui aplikasi SIPNAP secara online ke suku dinas kesehatan dengan tembusan ke balai besar POM.

54 Kegiatan Administrasi dan Keuangan Kegiatan Administrasi Apotek selain menjalankan fungsi kefarmasiannya juga melakukan kegiatan administrasi yang berfungsi untuk mencatat segala proses kegiatan kerja yang ada di apotek tersebut. Kegiatan administrasi yang dilakukan di Apotek Keselamatan meliputi: a. Administrasi penjualan Administrasi penjualan pada Apotek Keselamatan meliputi kegiatan pencatatan obat-obat yang terjual (obat etikal dan obat bebas) di apotek. b. Administrasi pembelian kredit atau hutang dagang Apotek Keselamatan melakukan pembelian produk dari pedagang besar farmasi dengan cara kredit dan kontan. PBF memberikan diskon, kebijakan harga, serta jatuh tempo pembayaran yang berbeda. Pencatatan terhadap pembelian kredit dibuat berdasarkan faktur hutang yang masuk dari PBF ke apotek. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan pengawasan terhadap pembayaran sehingga pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan waktunya. c. Administrasi pembukuan Administrasi pembukuan dilakukan untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan yang telah dilaksanakan oleh Apotek Keselamatan, baik pengeluaran maupun pemasukan Sistem Administrasi Apotek Keselamatan memiliki sistem administrasi yang dikelola dengan baik. Sistem administrasi tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, pengelolaan, dan pelaporan barang yang masuk dan keluar. Pengelolaan ini dilakukan oleh apoteker pendamping yang dibantu oleh karyawan. Kelengkapan administrasi di Apotek Keselamatan meliputi: a. Buku defekta Buku ini digunakan untuk mencatat daftar nama obat atau sediaan yang habis atau yang harus segera dipesan untuk dapat memenuhi kebutuhan di apotek. Buku defekta di Apotek Keselamatan terdiri dari dua jenis, yaitu buku defekta obat dalam yang terdiri dari obat etikal dan obat luar yang terdiri dari obat OTC.

55 42 Dengan adanya buku defekta, karyawan ataupun apoteker dapat mengetahui dengan pasti perbekalan farmasi yang harus dipesan dan menghindari pemesanan ganda di apotek sehingga pemesanan dapat dikontrol dengan baik. b. Surat Pesanan (SP) Surat pesanan diberikan kepada PBF untuk melakukan pemesanan perbekalan farmasi. Surat pesanan terdiri dari 4 lembar yang harus ditandatangani oleh apoteker. Dalam surat pesanan terdapat tanggal pemesanan, nama PBF yang ditunjuk, nomor dan nama barang, jenis kemasan yang dipesan, jumlah pesanan, tanda tangan pemesanan, dan stempel apotek Kegiatan Keuangan Kegiatan keuangan meliputi kegiatan yang meliputi aliran uang masuk yang berasal dari setiap transaksi penjualan produk dan jasa di apotek, serta aliran uang keluar yang berasal dari berbagai macam pengeluaran atau pembiayaan hutang dagang dan biaya operasional apotek lainnya. Setiap tahun, Apotek Keselamatan melakukan stock opname untuk mengetahui jumlah aset obat yang tersisa akhir tahun. Administrasi kegiatan keuangan meliputi : a. Buku kas untuk mencatat kegiatan yang terkait dengan uang yang ada di kas apotek setiap bulannya. b. Laporan laba rugi untuk mengetahui keuntungan dan kerugian yang dialami apotek selama satu tahun. c. Neraca tahunan untuk mengetahui aset apotek, baik berupa harta lancar, maupun harta tetap.

56 BAB 4 PEMBAHASAN Pelayanan kefarmasian yang meliputi pengelolaan distribusi obat serta pelayanan yang berorientasi kepada pasien menjadi bagian penting untuk meningkatkan kualitas hidup masyarakat. Salah satu fasilitas pelayanan kesehatan yang dapat menjangkau masyarakat secara lebih luas adalah apotek yang memiliki fungsi unik, tidak hanya memiliki fungsi bisnis yang berorientasi profit tetapi juga fungsi sosialnya dalam mendistribusikan obat dan pelayanan kefarmasian lainnya agar tercipta penggunaan obat yang rasional di masyarakat. Apotek Keselamatan adalah salah satu fasilitas pelayanan kefarmasian di Jakarta Selatan, tepatnya di Jalan Keselamatan Nomor 27. Apotek Keselamatan memiliki letak yang strategis karena terletak di sisi pertigaan jalan. Walaupun tidak berada di tepi jalan raya, jalan menuju apotek ramai oleh pengendara yang menjadikan jalan tersebut sebagai jalan alternatif dari jalan utama seperti Jalan KH. Abdullah Syafi i dan Jalan Dr. Saharjo. Hal ini menjadi peluang apotek untuk menambah jumlah drop in customer. Keberadaan apotek bisa dikenali dengan adanya 2 papan nama yang terpasang di apotek dan neon box di depan halaman apotek. Pada siku jalan menuju apotek terdapat papan penunjuk apotek yang di pasang di tiang listrik sehingga memudahkan masyarakat mengetahui lokasi apotek. Lingkungan sekitar apotek merupakan lingkungan yang padat penduduk, yang dihuni oleh penduduk asli maupun pendatang yang menyewa kos. Tingkat kepadatan penduduk tersebut mempengaruhi jumlah domestic customer apotek. Di sekitar Apotek Keselamatan juga terdapat beberapa fasilitas pelayanan kesehatan lainnya seperti praktek dokter, praktek dokter gigi, Klinik Yakin, Klinik Yashika, dan puskesmas kecamatan. Fasilitas pelayanan kesehatan tersebut menguntungkan apotek karena dapat menambah jumlah resep yang masuk. Sekitar lingkungan apotek juga terdapat apotek kompetitor seperti Apotek Amani, Apotek LaRose, Apotek Barkah, dan Apotek K24. Keberadaan apotek kompetitor menyebabkan masyarakat memiliki banyak alternatif dalam memilih apotek. 43

57 44 Pengelolaan apotek juga membutuhkan desain yang baik untuk pemasaran yang optimal. Apotek Keselamatan memiliki desain eksterior yang sederhana sehingga tidak menimbulkan kesan mahal terhadap produk yang dijual di apotek, mengingat masyarakat sekitar merupakan masyarakat kalangan ekonomi menengah ke bawah. Obat yang disusun rapi dan tampak penuh di lemari serta etalase juga tampak jelas terlihat dari luar sehingga memberi kesan lengkap akan ketersediaan obat. Ruang tunggu juga dilengkapi kursi dengan jumlah yang cukup agar memberi kenyamanan pengujung. Tanaman hias dan pohon di halaman sekitar apotek juga memberi kesan bersih, teduh, dan asri pada apotek. Apotek Keselamatan dilengkapi dengan fasilitas halaman yang cukup luas, sehingga memudahkan pengunjung untuk parkir secara aman dan gratis. Di ruang depan apotek tidak ada penghalang yang menghalangi apoteker atau karyawan dalam melayani pengunjung, baik saat menyerahkan atau memberikan informasi obat. Pengunjung dan apoteker/karyawan hanya dibatasi etalase kaca yang ketinggiannya disesuaikan dengan kenyamanan pengunjung dan karyawan. Kegiatan pelayanan kepada pengunjung yang dilakukan oleh apoteker dan karyawannya dilaksanakan sebaik mungkin dengan sambutan yang ramah dan pelayanan yang cepat disertai dengan pemberian informasi obat dengan jelas kepada pengunjung sehingga pengunjung merasa diperhatikan dan merasa puas yang akhirnya banyak di antara pengunjung yang kembali lagi ke apotek dan menjadi regular customer. Desain interior Apotek Keselamatan cukup baik, kondisi bersih dan rapi sehingga memberikan kenyamanan bagi karyawan dan pengunjung. Kerapihan apotek dapat dilihat dari penyusunan obatnya. Penyusunan obat di Apotek Keselamatan dikelompokkan berdasarkan obat OTC (Over The Counter), obat etikal, obat narkotika dan psikotropik, obat racikan, obat topikal, dan obat yang membutuhkan penyimpanan khusus di lemari pendingin. Obat OTC disusun di bagian depan apotek agar tampak dari luar. Obat tersebut juga disusun dengan memperhatikan estetika bentuk dan warna agar tampak menarik dari luar. Sebagian besar obat OTC sediaan cair disusun berdasarkan efek farmakologi di rak tanpa kaca dibagian depan apotek. Produk kosmetik dan produk bayi juga disusun di etalase depan agar mudah terlihat pengunjung. Obat bebas lainnya yang

58 45 berbentuk cair, solid, dan semisolid diletakkan di etalase depan dan disusun berdasarkan efek farmakologi dengan memperhatikan estetika agar tampak menarik dari luar. Penempatan obat yang tepat penting agar obat mudah dikenali seperti suplemen herbal yang di tempatkan di etalase khusus di dekat kasir pembayaran agar mudah dikenal pengunjung. Obat etikal yang terdiri dari obat generik dan obat merek dagang disimpan di bagian dalam apotek dan disusun berdasarkan alfabet dengan kartu stok yang disisipkan di sebelah kiri obat. Penempatan obat generik dan obat merek dagang dipisahkan. Di ruang tengah apotek, obat etikal yang berbentuk sediaan cair disusun berdasarkan alfabet. Selain itu, di ruang tengah juga terdapat etalase tempat menyimpan obat OTC yang sengaja disimpan sebagai persediaan. Penempatan obat sesuai alfabet, sesuai farmakologi, dan pemisahan penempatan obat generik dan merek dagang memudahkan petugas dalam pengambilan obat dalam melaksanakan pelayanan kepada pengunjung sehingga pelayanan dapat dilaksanakan dengan cepat. Obat-obat golongan narkotika dan psikotropika diletakkan di lemari khusus dengan 3 pintu yang terkunci dan tersusun ke atas. Lemari bagian atas diisi dengan obat golongan narkotika dan lemari kedua dari atas diisi dengan obat golongan psikotropika dimana didalamnya terdapat kartu stok yang diletakkan di samping obat-obat tersebut. Lemari ketiga (paling bawah) merupakan tempat persediaan narkotika dan psikotropika. Obat-obat di dalamnya sudah dibagi-bagi sedemikian rupa, sehingga tiap pengeluaran obat dari persediaannya dapat dihitung dengan mudah. Penyimpanan obat juga perlu memperhatikan stabilitas obat agar kualitas obat terjaga. Untuk tujuan tersebut, Apotek Keselamatan memiliki sebuah lemari pendingin yang digunakan untuk menjaga stabilitas obat obat tertentu. Lemari pendingin digunakan untuk menyimpan obat-obat yang membutuhkan suhu khusus dalam penyimpanannya seperti suppositoria, ovula, kapsul lunak, dan vitamin. Penyimpanan dan penyusunan obat yang rapi juga dilakukan dengan memperhatikan kemudahan dalam pengambilan obat sehingga mempercepat pelayanan resep. Penyusunan obat di Apotek Keselamatan berdasarkan jenis obat

59 46 (OTC atau etikal), bentuk sediaan, efek farmakologi, dan kerawanan dicuri. Obat racikan juga diletakkan di tempat tertentu yang terpisah dengan jenis obat etikal lain agar proses peracikan lebih mudah. Obat seperti salep, krim, dan obat tetes mata diletakkan di etalase tertentu agar mempermudah karyawan dalam melayani pengunjung. Beberapa obat yang memiliki efek farmakologi serupa diletakkan berdekatan. Selain itu, obat obat yang memiliki harga cukup tinggi tidak diletakkan di etalase yang dekat dengan pengunjung. Pemisahan tersebut juga berguna untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan obat dan medication error. Berbeda dengan obat etikal yang disusun di rak, kartu stok obat cair dan semisolid yang tersimpan di etalase dan obat OTC tidak diletakkan di samping obat, melainkan disimpan terpisah agar susunan obat terjaga kerapihannya. Sarana dan prasarana di Apotek Keselamatan terdiri dari ruang apoteker, ruang istirahat karyawan, ruang praktek dokter yang terpisah, ruang racik, ruang tunggu, kasir, kamar mandi, ruang sholat, wastafel, halaman parkir, dan keranjang sampah. Secara umum sarana dan prasarana di Apotek Keselamatan sudah sesuai dengan Keputusan Menkes RI Nomor 1027/MENKES/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, yaitu apotek harus memiliki ruang tunggu, ruang racikan, keranjang sampah, dan tempat menampilkan informasi. Salah satu sarana di dalam apotek yakni terdapat ruang peracikan. Di dalam ruang peracikan ini terdapat meja racik, perlengkapan meracik seperti alu, mortar, sudip, timbangan, kertas perkamen, kapsul dan pot. Selain itu, terdapat sebuah meja besar yang digunakan untuk berdiskusi dan melakukan pembukuan. Terdapat pula telepon dan faksimili yang sengaja disediakan bagi karyawan untuk memesan obat serta menerima pesan dari instansi lain. APA dibantu oleh apoteker pendamping dan karyawan dalam melaksakan pelayanan kefarmasian. APA bertugas mengevaluasi pemasukan dan pengeluaran uang dan barang serta memberikan masukan kepada karyawan akan hal tersebut. Terkadang, karyawan dan apoteker pendamping berdiskusi dengan APA untuk menambah pengetahuan terutama dalam hal swamedikasi sehingga dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pengunjung walaupun APA sedang tidak berada di tempat. Dengan suasana kerja yang mendukung, karyawan, APA,

60 47 dan apoteker pendamping dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada pengunjung sehingga memberi kepuasan dan memberi nilai lebih bagi apotek. Pengelolaan obat yang optimal menjadi salah satu hal yang penting agar ketersediaan obat terjaga dengan baik. Untuk itu, apoteker dan karyawan melakukan pengelolaan obat yang terdapat di apotek. Pengelolaan obat di Apotek Keselamatan berjalan dengan baik dan diikuti dengan administrasi yang baik. Pengelolaan diawali dengan perencanaan obat berdasarkan data yang terdapat pada buku defekta. Buku defekta di Apotek Keselamatan terdiri dari dua jenis, yaitu buku defekta obat etikal dan buku defekta obat OTC. Stok obat yang hampir habis dan permintaan obat tertentu dari masyarakat yang belum tersedia di apotek ditulis di buku defekta. Pertimbangan jenis dan jumlah obat yang akan dipesan untuk pengadaan obat juga dipengaruhi dengan anggaran yang ada, harga, pola peresepan dokter, dan jumlah persediaan minimum obat di apotek. Hal tersebut dilakukan agar apotek dapat melaksanakan pelayanan apotek dengan baik dan mendapat kepercayaan dari masyarakat bahwa apotek memiliki ketersediaan obat yang lengkap. Dalam pengelolaan sediaan obat di apotek, pengadaan merupakan hal yang sangat penting. Pengadaan obat di Apotek Keselamatan dilakukan dengan pemesanan obat ke PBF melalui telepon ataupun melalui pemesanan langsung lewat karyawan PBF (sales) yang secara rutin berkunjung ke apotek. Pemesanan obat secara langsung melalui sales yang datang ke apotek dilakukan dengan menggunakan surat pesanan, sedangkan pemesanan melalui telepon umumnya tidak menggunakan surat pesanan. Surat pesanan baru diberikan kepada sales ketika obat diantar ke apotek. Pemesanan obat di Apotek Keselamatan dilakukan dua kali dalam seminggu, yaitu setiap hari Senin dan Kamis. Pemesanan ini sangat penting untuk memenuhi kebutuhan penjualan harian apotek, baik penjualan obat bebas maupun penjualan obat resep. Pada umumnya, pemesanan obat dilakukan apabila stok obat telah mencapai stok persediaan minimum dan telah didata di dalam buku defekta. Obat-obatan yang dipesan ke PBF disesuaikan jumlah dan jenisnya dengan kebutuhan apotek. Jumlah obat yang dipesan juga dipengaruhi tingkat penjualan obat dan adanya diskon dari PBF.

61 48 Apabila suatu obat termasuk obat yang laku terjual (fast moving) dan PBF menawarkan adanya diskon, maka pemesanan obat tersebut dapat diperbanyak jumlahnya untuk memenuhi kebutuhan stok satu bulan. Setiap pemesanan obat ke PBF harus memenuhi cukup faktur, yaitu memenuhi jumlah minimal pemesanan sehingga obat dapat dikirim. Setiap PBF menetapkan nilai cukup faktur atau jumlah minimal pemesanan yang berbeda. Pemesanan obat yang telah cukup faktur akan dikirim oleh PBF dan diterima oleh apotek satu hari kemudian. Namun demikian, terkadang terjadi keterlambatan karena stok barang yang kosong di PBF. Obat yang datang selanjutnya diterima oleh karyawan apotek dan diperiksa kesesuaiannya dengan daftar obat yang ada di buku pemesanan. Pengecekan juga dilakukan antara barang yang datang dengan faktur pembelian yang meliputi jenis barang, merek, ukuran sediaan, jumlah, harga satuan, jumlah harga per jenis barang, dan jumlah harga keseluruhan obat yang tertera di dalam faktur. Jika obat yang datang tersebut sudah sesuai, maka faktur ditandatangani dan dicap oleh karyawan apotek. Jika terdapat obat yang tidak sesuai pesanan, rusak, atau tanggal daluwarsanya terlalu dekat, maka obat tersebut dikembalikan kepada PBF yang bersangkutan. Faktur pembelian obat terdiri dari satu lembar faktur asli dan tiga lembar salinan faktur. Satu lembar faktur asli dan satu lembar salinan faktur dikembalikan kepada karyawan PBF, sedangkan dua lembar salinan faktur diambil dan disimpan oleh karyawan apotek sebagai arsip. Obat yang telah diterima selanjutnya dihitung harga jualnya sesuai dengan besarnya pajak dan persentase keuntungan yang ingin diperoleh. Obat tersebut kemudian diberi label harga dan dicatat di kartu stok sebagai obat yang masuk. Catatan yang dimuat di kartu stok berupa tanggal obat masuk, jumlah obat, PBF asal, dan sisa obat. Pembayaran obat yang dipesan dilakukan setelah karyawan PBF dan apotek melakukan tukar faktur, yaitu menetapkan waktu pembayaran obat berdasarkan periode pembayaran dan tanggal jatuh tempo yang telah disepakati. Karyawan PBF biasanya datang kembali ke apotek 1 minggu setelah pengiriman obat untuk melakukan tukar faktur. Tanggal jatuh tempo pembayaran umumnya 21 hari atau 30 hari setelah pemesanan obat. Pada tanggal jatuh tempo, apotek melakukan

62 49 pembayaran. Karyawan PBF akan menandatangani faktur asli dan menyatakan lunas, serta mengembalikan faktur asli kepada apotek. Pengadaan obat juga dapat dilakukan dengan cara pembelian langsung di apotek lain. Hal ini dilakukan jika obat yang diminta dalam resep tidak tersedia di Apotek Keselamatan. Pembelian dapat dilakukan melalui apotek lain yang memberikan diskon agar apotek tetap memperoleh keuntungan. Pembelian langsung melalui apotek lain ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pengunjung agar pengunjung tidak kecewa atas ketidaktersediaan obat di apotek yang dapat membuat apotek kehilangan pembelian dan kehilangan pelanggan. Administrasi pencatatan penjualan di Apotek Keselamatan dilakukan dengan baik dan rapi oleh karyawan apotek. Setiap penjualan obat selalu dicatat di kartu stok obat dan catatan harian penjualan. Catatan harian penjualan merupakan catatan hasil penjualan setiap hari di Apotek Keselamatan yang berisi nama dan jenis obat, jumlah obat, serta harga jualnya. Catatan harian penjualan tersebut dipisahkan antara obat luar (OTC) dan obat dalam atau obat resep (etikal) sehingga dapat diketahui rincian pemasukan apotek dari kedua golongan obat tersebut. Data dari catatan harian dirapikan kembali dalam buku pemasukan dan pengeluaran harian. Melalui buku tersebut, pemasukan dan pengeluaran dapat dievaluasi setiap harinya. Data pada buku tersebut kemudian dimasukkan ke dalam buku kas untuk mengevaluasi pemasukan dan pengeluaran setiap bulan. Selain itu, evaluasi keuangan juga dilakukan setiap tahun dengan membuat laporan neraca dan laporan laba rugi. Evaluasi ini bertujuan untuk melihat perkembangan apotek setiap tahunnya. Evaluasi terhadap pergerakan obat juga dilakukan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui obat mana saja yang masih tersedia dalam jumlah banyak, banyaknya obat yang sudah kedaluwarsa, dan jenis obat yang tergolong bergerak cepat (fast moving) dan bergerak lambat (slow moving). Terdapat tiga jenis pelayanan yang dilakukan di Apotek Keselamatan, yaitu pelayanan resep, pelayanan swamedikasi oleh apoteker, dan pelayanan pengecekan darah. Setelah resep diterima, resep diskrining secara administrasi, farmasetik dan klinis oleh apoteker. Bila terdapat ketidakrasionalan resep maka

63 50 dokter yang meresepkan segera dihubungi. Obat yang ada di resep kemudian diperiksa ketersediaannya di apotek. Jika obat yang diminta tidak ada, pasien akan ditawarkan obat dengan komposisi sama dengan merek yang berbeda. Jika pasien setuju berikut dengan harga yang sudah dikonfirmasikan, maka obat akan disiapkan. Kemudian pasien diberikan informasi mengenai indikasi dan efek samping obat, cara penggunaan obat, jangka waktu pemakaian, makanan dan minuman yang dianjurkan atau dihindari ataupun saran terapi nonfarmakologi lainnya pada saat penyerahan obat. Hal tersebut penting dilakukan agar terapi farmakologi pasien berjalan dengan optimal dan menghindari terjadinya medication error. Pada pelayanan resep, apoteker meminta alamat dan nomor telepon pasien, khususnya pada resep yang mengandung obat narkotika dan psikotropika. Hal ini bertujuan untuk mempermudah apotek melakukan pemantauan jika ada penyalah gunaan obat, dan untuk kepentingan pengarsipan. Resep-resep yang masuk disimpan, dikelompokkan setiap bulan, dan diberi keterangan berupa nomor resep, tanggal resep, nama pasien, dan harga obat pada resep. Khusus untuk resep narkotika, penomoran resep dipisahkan dengan resep biasa untuk mempermudah pelaporan narkotika ke Kementerian Kesehatan secara online melalui situs sipnap.binfar.depkes.go.id setiap bulannya. Swamedikasi atau pengobatan sendiri adalah suatu perawatan sendiri oleh masyarakat terhadap penyakit yang umum diderita, dengan menggunakan obatobat yang dijual bebas di pasaran atau obat keras yang bisa didapat tanpa resep dokter dan diserahkan oleh apoteker di apotek. Biasanya penyakit yang sering dilakukan swamedikasi seperti penyakit gatal-gatal/penyakit kulit, diare, demam, batuk, pilek, asma, dan lain-lain. Pelayanan swamedikasi sebagian besar dilakukan pada obat OTC dan/atau obat DOWA. DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek) adalah daftar obat-obat yang dapat diserahkan tanpa resep dokter, namun harus diserahkan oleh apoteker di apotek. Terdapat 2 jenis pelanggan dalam hal ini, yaitu pelanggan yang sudah mengetahui obat yang akan dibeli dan pelanggan yang datang dengan keluhan penyakit tertentu tanpa mengetahui obat yang akan dibeli. Pada jenis pelanggan yang kedua apoteker atau karyawan apotek membantu memilihkan obat dengan

64 51 mempertimbangkan usia, berat badan pasien, penyakit yang diderita, dan harga yang disanggupi pasien. Pasien juga diberi informasi mengenai obat yang diberikan pada saat penyerahan obat oleh apoteker. Pelayanan swamedikasi di apotek sudah berjalan cukup baik, hal ini terlihat dari kepercayaan masyarakat yang tinggi terhadap apoteker dalam melakukan swamedikasi. Apotek Keselamatan telah menjalankan aktivitasnya sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Apotek Keselamatan telah melaksanakan fungsi apoteknya sebagai sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh apoteker, seperti pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, dan pelayanan obat atas resep dokter serta memberikan pelayanan informasi obat. Selain itu, Apotek Keselamatan juga telah menerapkan sebagian besar standar pelayanan kefarmasian sesuai Keputusan Menkes RI Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 yang meliputi pelayanan resep serta promosi dan edukasi, sedangkan pelayanan home care belum dilaksanakan oleh Apotek Keselamatan.

65 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. Apoteker pengelola apotek (APA) memiliki peran yang sangat penting dalam keberlangsungan pengelolaan apotek meliputi kegiatan administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, penyimpanan, pelayanan kefarmasian di apotek dan pemusnahan obat yang rusak atau kadarluarsa. 2. Pengelolaan apotek yang meliputi kegiatan administrasi, manajemen keuangan, pengadaan, penyimpanan, penjualan dan pemusnahan perbekalan farmasi telah dilakukan dengan baik, teratur, serta sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. 5.2 Saran 1. Perlu disediakan tempat khusus bagi pasien untuk melakukan konseling sebagai sarana penunjang pelayanan kefarmasian yang berorientasi pasien. 2. Perlu disediakan brosur serta poster kesehatan di ruang tunggu sebagai sarana edukasi pelanggan. 52

66 DAFTAR ACUAN Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. (2010). Buku Pedoman Pengelolaan Narkotika dan Psikotropika di Apotek. Jawa Timur. Direktorat Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2010). Review Penerapan Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) dan Sistem Pelaporan Dinamika Obat PBF Regional I, II dan III Tahun September Menteri Kesehatan RI. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 28/MENKES/PER/V/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1983). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 2380/A/SK/VI/83 Tentang Tanda Khusus untuk Obat Bebas dan Obat Bebas Terbatas. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1986). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 2396/A/SK/VII/86 Tentang Tanda Khusus Obat Keras Daftar G. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1990). Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 347/MENKES/SK/VII/1990 Tentang Obat Wajib Apotik. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1993). Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 924/MENKES/Per/X/1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotik No.2. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 919/MENKES/PER/X/1993 Tentang Kriteria Obat yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotik. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (1999). Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1176/MENKES/SK/X/1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotik No.3. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotik. Jakarta. Menteri Kesehatan RI. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta. 53

67 54 Presiden Republik Indonesia. (1976). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 1976 Tentang Narkotika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (1980). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 1965 Tentang Apotik. Jakarta. Presiden Republik Indonesia (1997). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 1997 Tentang Narkotika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta. Seto, Soerjono, Nita, Yunita, dan Triana, Lily. (2004). Manajemen Farmasi: Lingkup Apotek, Farmasi Rumah Sakit, Pedagang Besar Farmasi, Industri Farmasi. Jakarta: Airlangga University Press. Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Praktis. (Ed. ke-4). Jakarta: Wira Putra Kencana. Quick, Jonathan D. (1997). Managing drug supply: The selection, procurement, distribution, and use of pharmaceuticals. (Ed. ke-2). Connecticut: Kumarian Press.

68 LAMPIRAN

69 55 Lampiran 1. Contoh Formulir Model APT-1

70 56 (lanjutan)

71 57 Lampiran 2. Contoh Formulir Model APT-2

72 58 Lampiran 3. Contoh Formulir Model APT-3

73 59 (lanjutan)

74 60 (lanjutan)

75 61 (lanjutan)

76 62 (lanjutan)

77 63 (lanjutan)

78 64 Lampiran 4. Contoh Formulir Model APT-4

79 65 Lampiran 5. Contoh Formulir Model APT-5

80 66 (lanjutan)

81 67 (lanjutan)

82 68 Lampiran 6. Contoh Formulir Model APT-6

83 69 Lampiran 7. Contoh formulir model APT-7

84 70 Lampiran 8. Contoh Formuluir Model APT - 8