UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO.7 JALAN H. JUANDA NO. 30 BOGOR PERIODE 13 FEBRUARI 22 MARET 2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO.7 JALAN H. JUANDA NO. 30 BOGOR PERIODE 13 FEBRUARI 22 MARET 2012 LAPORAN PRAKTEK PROFESI APOTEKER DEWI NUR ANGGRAENI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER-DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO.7 JALAN H. JUANDA NO. 30 BOGOR PERIODE 13 FEBRUARI 22 MARET 2012 LAPORAN PRAKTEK PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker DEWI NUR ANGGRAENI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER-DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

3

4 KATA PENGANTAR Puji syukur atas segala berkat dan rahmat dari Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa tingkat profesi pada Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA untuk menyelesaikan masa studi dan memperoleh gelar apoteker. Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 7 berlangsung selama periode 13 Febuari 22 Maret Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis menyampaikan penghargaan dan terima kasih tak terhingga kepada: 1. Segenap Direksi PT. Kimia Farma Apotek yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 2. Bapak Drs. Priyanggo Artadji, Apt. MM, selaku Pembimbing dan Manager Bisnis Wilayah Bogor yang telah memberikan kesempatan, bimbingan dan pengarahan selama PKPA dan penyusunan laporan PKPA. 3. Ibu Dra. Juheini Amin, MSi, selaku pembimbing dari Departemen Farmasi yang telah memberikan saran dan masukan dalam penyusunan laporan ini. 4. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap, MS, Apt., selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA UI. 5. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku Ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA UI. 6. Seluruh staf dan karyawan Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor yang telah memberikan bantuan, kerjasama yang baik, saran dan kesempatan selama masa PKPA. 7. Keluarga yang telah memberikan dukungan moril dan materiil sehingga pelaksanaan PKPA dan penyelesaian laporan dapat berjalan lancar 8. Seluruh teman-teman Apoteker angkatan 74 serta semua pihak yang telah memberikan bantuan dan semangat kepada penulis selama pelaksanaan PKPA ini iv

5 Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Penulis, 2012 v

6 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... ii HALAMAN PENGESAHAN...iii KATA PENGANTAR...iv DAFTAR ISI...vi DAFTAR GAMBAR...vii DAFTAR LAMPIRAN...viii BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan...3 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Persyaratan Apotek Tata Cara Pemberian Izin Apotek Pengelolaan Apotek Pelayanan Apotek Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pencabutan Surat Izin Apotek Sediaan Farmasi Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Swamedikasi...27 BAB 3. TINJAUAN UMUM Sejarah Singkat PT. Kimia Farma Tbk PT. Kimia Farma Apotek...33 BAB 4. TINJAUAN KHUSUS Bisnis Manajer Wilayah Bogor Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor...44 BAB 5. PEMBAHASAN...56 BAB 6. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran...62 DAFTAR ACUAN...63 vi

7 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1. Penandaan obat bebas...18 Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas...18 Gambar 2.3. Tanda peringatan pada obat bebas terbatas (P1-P6)...19 Gambar 2.4. Penandaan obat keras...20 Gambar 2.5. Penandaan obat narkotika...20 Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma Tbk...32 vii

8 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek...64 Lampiran 2. Struktur Organisasi Distribution Center...65 Lampiran 3. Lay Out Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lampiran 4. Alur Pelayanan Penerimaan Resep...67 Lampiran 5. Etiket Obat Lampiran 6. Kemasan Obat...69 Lampiran 7. Copy Resep...70 Lampiran 8. Buku Stok Obat...71 Lampiran 9. Bon Permintaan Barang Apotek...72 Lampiran 10.Surat Pemesanan Narkotika dan Psikotropika...73 Lampiran 11.Laporan Penggunaan Narkotika...74 Lampiran 12.Laporan Khusus Penggunaan Morfin, Petidin, dan Derivatnya...75 Lampiran 13.Laporan Penggunaan Psikotropika...76 Lampiran 14.Obat Keras Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter Oleh Apoteker Di Apotik (Obat Wajib Apotik No. 1)...77 Lampiran 15.Obat Keras Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter Oleh Apoteker Di Apotik (Obat Wajib Apotik No 2)...78 Lampiran 16.Obat Keras Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter Oleh Apoteker Di Apotik (Obat Wajib Apotik No 3)...79 Lampiran 17.Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH)...80 Lampiran 18.Contoh Berita Acara Pemusnahan Perbekalan Farmasi...81 Lampiran 19.Formulir Permintaan Obat Upaya Pengobatan Sendiri...82 Lampiran 20. Formulir Droping Barang...83 viii

9 ix

10 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut Undang-Undang No. 36 Tahun 2009, kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Kesehatan merupakan hak asasi manusia harus diwujudkan dengan menyelenggarakan upaya kesehatan yang terpadu dan menyeluruh dalam bentuk upaya kesehatan perseorangan dan masyarakat. Pemerintah bertanggung jawab atas ketersediaan akses terhadap informasi, edukasi, dan fasilitas pelayanan kesehatan untuk meningkatkan dan memelihara derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Pemerintah juga menjamin ketersediaan, pemerataan, dan keterjangkauan perbekalan kesehatan, terutama obat esensial. Pengelolaan perbekalan kesehatan dilakukan agar kebutuhan dasar masyarakat akan perbekalan kesehatan terpenuhi. Apotek menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 25 tahun 1980 merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian oleh Apoteker yang berfungsi sebagai sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat serta penyaluran sediaan farmasi serta perbekalan kesehatan lainnya yang diperlukan masyarakat. Menurut Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2011, Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Pada saat ini orientasi pelayanan kefarmasian telah bergeser dari pelayanan obat menjadi pelayanan pasien yang mengacu kepada Pharmaceutical 1

11 2 Care yang merupakan bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi Apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Kegiatan pelayanan yang tadinya hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi berubah menjadi pelayanan yang komprehensif untuk meningkatkan kualitas hidup pasien (Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2006). Apoteker dituntut untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan perilaku untuk dapat melaksanakan interaksi langsung dengan pasien antara lain adalah melaksanakan pemberian informasi, monitoring penggunaan obat, memahami dan menyadari kemungkinan adanya medication error dalam proses pelayanan obat. (Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2006) Oleh karena itu, untuk memperoleh generasi penerus Profesi Apoteker yang berkualitas dan kompeten, diperlukan program praktek kerja di Apotek sebagai sarana pembelajaran mengenai kegiatan kefarmasian di Apotek yang akan menjadi bekal untuk dapat diterapkan langsung dalam lingkungan kerja. Sesuai dengan harapan Departemen Farmasi UI dalam menghasilkan lulusan Apoteker terbaik dan dapat langsung menerapkan ilmu kefarmasian di Apotek, maka Departemen Farmasi UI bekerjasama dengan PT. Kimia Farma Apotek menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker sebagai sarana para Calon Apoteker agar dapat memahami secara langsung mengenai peranan Apoteker di Apotek, kegiatan rutin, organisasi, manajemen dan pelayanan kefarmasian di Apotek. Setelah melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek, calon Apoteker diharapkan mampu mengidentifikasi kegiatan kefarmasian di Apotek, mengidentifikasi kebutuhan yang diperlukan pelanggan Apotek, dan mengetahui pengelolaan managerial Apotek.

12 3 1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh Program Studi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA yang bekerjasama dengan PT. Kimia Farma Apotek bertujuan untuk : 1. Mengetahui dan memahami tentang fungsi dan peran Apoteker Pengelola Apotek di Apotek. 2. Mengetahui dan memahami tentang fungsi dan peran Apoteker Pendamping dalam pengelolaan Apotek di Apotek. 3. Mengetahui dan memahami kegiatan di Apotek dengan cara melihat langsung.

13 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No Tahun 2004, Apotek adalah tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat, sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 2009, Apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Praktek Kefarmasian yang dilakukan oleh Apoteker di Apotek meliputi pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat yang mengacu kepada Pharmaceutical Care yang merupakan bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Dalam pengelolaan Apotek, Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, kemampuan berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai menempatkan pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier, dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2004) 2.2 Landasan Hukum Apotek Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang diatur dalam: a. Undang Undang No. 5 Tahun 1997 tentang psikotropika. b. Undang - Undang No. 35 Tahun 2009 tentang narkotika c. Undang Undang Kesehatan RI No.36 Tahun 2009 tentang kesehatan d. Peraturan Pemerintah No.25 Tahun 1980 tentang Perubahan atas PP No.26 Tahun 1965 tentang apotek. 4

14 5 e. Peraturan Pemerintah No. 41 Tahun 1990 tentang masa bakti apoteker, yang disempurnakan dengan Peraturan Menteri Kesehatan No. 184/MenKes/Per/II/1995. f. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian. g. Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MenKes/SK/X/2002 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/MenKes/Per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin apotek. h. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1027/MenKes/SK/X/2004 tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek. i. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MenKes/Per/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin apotek. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan PP No. 51 Tahun 2009, tugas dan fungsi apotek adalah: a. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. b. Sarana yang digunakan untuk melakukan Pekerjaan Kefarmasian c. Sarana yang digunakan untuk memproduksi dan distribusi sediaan farmasi antara lain obat, bahan baku obat, obat tradisional, dan kosmetika. d. Sarana pembuatan dan pengendalian mutu Sediaan Farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional 2.4 Persyaratan Apotek Apotek baru akan beroperasi setelah mendapatkan Surat Izin Apotek (SIA) yaitu surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. Izin apotek berlaku untuk seterusnya selama apotek yang bersangkutan masih aktif melakukan kegiatan dan

15 6 Apoteker Pengelola Apotek dapat melaksanakan pekerjaannya dan masih memenuhi persyaratan (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2002). Persyaratan pendirian sebuah apotek menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.922/MENKES/PER/X/1993 yaitu : a. Untuk mendapatkan izin apotek, apoteker atau apoteker yang bekerjasama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan lainnya yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. b. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Apoteker Pengelola Apotek adalah apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 syarat menjadi Apoteker Pengelola Apotek, yaitu: a. Ijazahnya telah terdaftar pada Departemen Kesehatan. b. Telah mengucapkan sumpah/janji sebagai apoteker. c. Memiliki Surat Izin Kerja dari Menteri. d. Memenuhi syarat-syarat kesehatan fisik dan mental untuk melaksanakan tugasnya sebagai apoteker. e. Tidak bekerja di suatu perusahaan farmasi dan tidak menjadi Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. Sebelum melakukan pekerjaan kefarmasian, Apoteker harus memiliki STRA (Surat Tanda Registrasi Apoteker) yaitu bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. Registrasi ini merupakan pencatatan resmi terhadap tenaga kefarmasian yang telah memiliki sertifikat kompetensi dan telah mempunyai kualifikasi tertentu serta diakui secara hukum untuk menjalankan pekerjaan/praktek profesinya. Sertifikat kompetensi profesi adalah surat tanda pengakuan terhadap kompetensi seorang Apoteker untuk dapat menjalankan pekerjaan/praktek profesinya di seluruh Indonesia setelah lulus uji kompetensi. Sertifikat kompetensi profesi dikeluarkan oleh organisasi profesi setelah lulus uji kompetensi. Sertifikat

16 7 kompetensi profesi ini berlaku selama 5 tahun dan dapat dilakukan uji kompetensi kembali setelah habis masa berlakunya. Bagi Apoteker yang baru lulus pendidikan profesi dianggap telah lulus uji kompetensi dan dapat memperoleh sertifikat kompetensi profesi dan STRA secara langsung. Tata Cara Memperoleh Surat Tanda Registrasi berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889/MENKES/Per/V/2011 adalah : 1. Untuk memperoleh STRA, Apoteker mengajukan permohonan kepada KFN 2. Surat permohonan STRA harus melampirkan fotokopi ijazah Apoteker, fotokopi surat sumpah/janji Apoteker, fotokopi sertifikat kompetensi profesi yang masih berlaku, surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek, surat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi, dan pas foto terbaru berwarna ukuran 4 x 6 cm sebanyak 2 (dua) lembar dan ukuran 2 x 3 cm sebanyak 2 (dua) lembar. 3. Permohonan STRA dapat diajukan dengan menggunakan teknologi informatika atau secara online melalui website KFN. Setelah mendapatkan STRA, Apoteker yang akan melakukan pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kesehatan harus mendapatkan Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA). Untuk memperoleh SIPA, Apoteker mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilaksanakan. Dalam mengajukan permohonan SIPA sebagai Apoteker pendamping harus dinyatakan secara tegas permintaan SIPA untuk tempat pekerjaan kefarmasian pertama, kedua, atau ketiga. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 889/MENKES/Per/V/2011 permohonan SIPA harus melampirkan 1. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh Komite Farmasi Nasional (KFN); 2. Surat pernyataan mempunyai tempat praktek profesi atau surat keterangan dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi atau distribusi/penyaluran; 3. Surat rekomendasi dari organisasi profesi; dan

17 8 4. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar; Bangunan Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, Bangunan Apotek berlokasi pada daerah yang dengan mudah dikenali oleh masyarakat. Pada halaman terdapat papan petunjuk yang dengan jelas tertulis kata apotek. Apotek harus dapat dengan mudah diakses oleh anggota masyarakat. Pelayanan produk kefarmasian diberikan pada tempat yang terpisah dari aktivitas pelayanan dan penjualan produk lainnya, hal ini berguna untuk menunjukkan integritas dan kualitas produk serta mengurangi risiko kesalahan penyerahan. Masyarakat harus diberi akses secara langsung dan mudah oleh apoteker untuk memperoleh informasi dan konseling. Lingkungan apotek harus dijaga kebersihannya. Apotek harus bebas dari hewan pengerat, serangga. Apotek memiliki suplai listrik yang konstan, terutama untuk lemari pendingin. Apotek harus memiliki ruang tunggu yang nyaman bagi pasien; tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien, termasuk penempatan brosur/materi informasi; ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien; ruang racikan; dan tempat pencucian alat. Perabotan apotek harus tertata rapi, lengkap dengan rak-rak penyimpanan obat dan barang-barang lain yang tersusun dengan rapi, terlindung dari debu, kelembaban dan cahaya yang berlebihan serta diletakkan pada kondisi ruangan dengan temperatur yang telah ditetapkan Sumber Daya Manusia (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2004; Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993) Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku Apotek harus dikelola oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang profesional yang telah memiliki Surat Izin Apotek (SIA). Dalam pengelolaan Apotek, APA dapat dibantu oleh

18 9 Apoteker Pendamping, Asisten Apoteker, dan Tenaga Teknis Kefarmasiaan lainnya. Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, kemampuan berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai menempatkan pimpinan dalam situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar sepanjang karier, dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan Perlengkapan (Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, 2007) Perlengkapan yang harus ada di apotek antara lain : 1. Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi : lemari dan rak untuk menyimpan obat, lemari pendingin, lemari khusus narkotika dan psikotropika 2. Wadah pengemas dan pembungkus : etiket, wadah pengemas dan pembungkus 3. Alat Administrasi : blanko kartu stok, blanko salinan resep, blanko faktur dan blanko nota penjualan 4. Buku standar dan kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotek. 2.5 Tata Cara Pemberian Izin Apotek Ketentuan dan tata cara pemberian izin apotek diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MenKes/SK/X/2002. Izin Apotek diberikan oleh Menteri Kesehatan, kemudian wewenang pemberian izin apotek dilimpahkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin apotek sekali setahun kepada Menteri Kesehatan dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi. Adapun tata cara pemberian izin apotek adalah sebagai berikut. 1. Permohonan Izin Apotek diajukan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh frmulir Model APT Dengan menggunakan formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima

19 10 permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. 3. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan formulir APT Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud di dalam (nomor 2) dan (nomor 3) tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan formulir APT Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana di maksud ayat (3), atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan Surat Izin Apotek (SIA) dengan menggunakan formulir APT Dalam hal hasil pemeriksaan, Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud (nomor 3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan formulir APT-6 dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja. 7. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam (nomor 6), apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal Surat Penundaan. 8. Apabila apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana dimaksud wajib didasarkan atas perjanjian kerjasama antara apoteker dan pemilik sarana. 9. Pemilik sarana yang dimaksud (nomor 8) harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan dibidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat penyataan yang bersangkutan. 10. Terhadap permohonan izin apotek dan Apoteker Pengelola Apotek (APA) atau lokasi tidak sesuai dengan pemohon, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib

20 11 mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir APT Pengelolaan Apotek (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993; Drs. M. Umar, 2004) Pengelolaan Apotek adalah seluruh upaya dan kegiatan Apoteker untuk melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan apotek. Pengelolaan apotek dapat dibagi menjadi 2, yaitu pengelolaan teknis farmasi dan pengelolaan non teknis farmasi. Pengelolaan teknis kefarmasian meliputi : a. Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, penyimpanan, dan penyerahan obat atau bahan obat. b. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi c. Pelayanan informasi mengenai perbekalan kesehatan meliputi pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan kesehatan lainnya yang diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat; serta pengamalan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan atau mutu obat dan perbekalan farmasi lainnya. Apoteker Pengelola Apotek dalam tidak hanya pandai sebagai penanggung jawab teknis kefarmasian saja, melainkan juga dapat mengelola apotek sesuai dengan prinsip-prinsip bisnis yang dapat memberikan keuntungan kepada pihakpihak yang memiliki kepentingan tanpa harus menghilangkan fungsi sosialnya di masyarakat. Pengelolaan non teknis kefarmasian meliputi semua kegiatan administrasi, keuangan, personalia, pelayanan komoditi selain perbekalan farmasi dan bidang lainnya yang berhubungan dengan fungsi apotek. Dalam mengelola apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi manajemen yaitu : 1. Planning Apoteker dapat menyusun rencana kerja untuk mencapai tujuan apotek.

21 12 2. Organizing Dalam melaksanakan rencana kerja tidak mungkin dilakukan oleh satu fungsi, maka Apoteker membagi-bagi pekerjaan yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pada setiap fungsi. 3. Leading Apoteker harus dapat memimpin dan memberikan motivasi kepada bawahannya yang meliputi asisten apoteker, juru racik, dan sumber daya manusia lain yang terlibat di apotek agar dapat melaksanakan tanggung jawabnya sesuai dengan fungsinya dengan baik. 4. Controlling Apoteker selalu melakukan pengawasan terhadap kinerja sumber daya manusia yang ada di apotek dan memastikan fungsi atau SOP (Standar Pedoman Operasional berjalan dengan baik. 2.7 Pelayanan Apotek Pelayanan apotek diatur oleh Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MENKES/PER/X/1993, yaitu: 1. Apotek wajib melayani resep dokter, dokter gigi, dokter hewan. 2. Pelayanan resep yang dimaksud dalam nomor (1) sepenuhnya atas tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek. 3. Apoteker wajib melayani resep sesuai dengan tanggung jaab dan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. 4. Apoteker tidak diijinkan untuk mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten 5. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang ditulis dalam resep, Apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat yang lebih tepat. 6. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien serta penggunaan obat secara tepat, aman, rasional atas permintaan masyarakat. 7. Apabila Apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep tidak tepat, Apoteker harus memberitahukan kepada dokter

22 13 penulis resep. Apabila karena pertimbangan tertentu dokter penulis resep tetap padapendiriannya, dokter wajib menyatakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep. 8. Salinan resep harus ditandatangani oleh Apoteker. 9. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di Apotek dengan baik dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun. 10. Resep atau salinan resep hanya boleh diperlihatkan pada dokter penulis resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan atau petugas lain yang berwenang menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. 11. Apoteker Pengelola Apotek, Apoteker pendamping atau apoteker pengganti diijinkan untuk menjual obat keras yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek tanpa resep. 12. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka Apotek, Apoteker pengelola Apotek dapat menunjuk Apoteker Pendamping. Apabila Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, Apoteker Pengelola Apotek dapat menunjuk Apoteker Pengganti. 13. Apoteker Pengelola Apotek turut bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh Apoteker Pendamping, Apoteker Pengganti di dalam pengelolaan Apotek. Apoteker Pendamping bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama yang bersangkutan bertugas menggantikan Apoteker Pengelola Apotek; dan 14. Dalam pelaksanakan pengelolaan apotek, APA dapat dibantu oleh Asisten Apoteker (AA). AA melakukan pekerjaan kefarmasian di Apotek dibawah pengawasan Apoteker. Pelayanan yang dilakukan di apotek harus menerapkan pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care) yaitu bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Untuk mewujudkan pelayanan kefarmasian, farmasis harus menerapkan standar pelayanan yang baik dalam memberikan pelayanan kepada pasien seperti yang tertera dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik

23 14 Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, yaitu pelayanan resep, promosi dan edukasi, serta peyananan residensial (homecare) Pelayanan Resep Suatu proses pelayanan terhadap permintaan tertulis dokter, dokter gigi, dokter hewan kepada apoteker untuk menyediakan dan menyerahkan obat bagi pasien sesuai peraturan perundangan yang berlaku didefinisikan sebagai pelayanan resep, yang meliputi skrining resep dan penyiapan obat. 1. Skrining resep. a. Persyaratan administratif : nama,sip dan alamat dokter; tanggal penulisan resep. tanda tangan/paraf dokter penulis resep; nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien; nama obat, potensi, dosis, jumlah yang minta; cara pemakaian yang jelas; dan informasi lainnya. b. Kesesuaian farmasetik: bentuk sediaan, dosis,potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian. c. Pertimbangan klinis: adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan. 2. Penyiapan obat. a. Peracikan Merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. b. Etiket harus jelas dan dapat dibaca. c. Kemasan obat yang diserahkan. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya.

24 15 d. Penyerahan Obat. Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan. e. Informasi Obat. Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi: cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. f. Konseling. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan. g. Monitoring Penggunaan Obat. Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asthma, dan penyakit kronis lainnya Promosi dan Edukasi. Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet / brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lainnya.

25 Pelayanan Residensial (Home Care). Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record). 2.8 Pengalihan Tanggung Jawab Apotek Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MenKes/SK/X/2002, yaitu : a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk Apoteker pendamping. b. Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk Apoteker pengganti. c. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. d. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pelaporan oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. e. Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. 2.9 Pencabutan Surat Izin Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1332/MENKES/SK/X/2002, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut surat izin Apotek apabila : 1. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi ketentuan yang tercantum dalam persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek. 2. Apoteker tidak lagi memenuhi kewajibannya sebagai Apoteker Pengelola Apotek.

26 17 3. APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 tahun secara terus menerus. 4. Terjadi pelanggaran terhadap ketentuan perundang-undangan yang berhubungan dengan kegiatan apotek. 5. Surat Izin Kerja Apoteker Pengelola Apotek dicabut. 6. Pemilik Sarana apotek terbukti terlibat dalam pelanggaran perundangundangan di bidang obat. 7. Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat pendirian apotek serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya baik merupakan milik sendiri atau pihak lain. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sebelum melakukan pencabutan surat izin apotek berkoordinasi dengan Kepala Balai POM setempat. Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah dikeluarkan : 1. Peringatan secara tertulis kepada Apoteker Pengelola Apotek sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan Formulir Model APT-13. Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud nomor (1) di atas, dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan ini dengan menggunakan contoh formulir Model APT-14. Pencairan Izin Apotek dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti tata cara sabagai berikut : 1. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, psikotropika, obat keras tertentu dan obat lainnya serta seluruh resep yang tersedia di Apotek.

27 18 2. Narkotika, psikotropika, dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. 3. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud dalam nomor (1) Sediaan Farmasi Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah menggolongkan obat menjadi (Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan Klinik, 2006) : Obat Bebas Obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa resep dokter disebut obat bebas. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran hijau dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : Parasetamol, vitamin. Gambar 2.1 Penandaan Obat Bebas Obat Bebas Terbatas Obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter, dan disertai dengan tanda peringatan disebut obat bebas terbatas. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : CTM. Gambar 2.2 Penandaan Obat Bebas Terbatas Di samping itu ada tanda peringatan P.No.1 sampai dengan P.No.6, dan penandaan pada etiket atau brosur terdapat nama obat yang bersangkutan, daftar

28 19 bahan khasiat serta jumlah yang digunakan, nomor bets, dan tanggal kadaluarsa, nomor registrasi, nama dan alamat produsen, petunjuk penggunaan (indikasi), dan cara pemakaian, peringatan, serta kontraindikasi. Tanda peringatan pada kemasan dibuat dengan dasar hitam, tulisan putih. Adapun tanda peringatan yang tertera pada obat bebas terbatas, yaitu : 1. P. No. 1 Awas! Obat Keras. Baca Aturan Pakai. Contoh obat dengan Tanda peringatan P.No.1 adalah Paramex, Decolsin. 2. P. No. 2 Awas! Obat Keras. Hanya untuk Kumur. Contoh obat dengan Tanda peringatan P.No.2 adalah Listerine, Betadine Gargle. 3. P.No. 3 Awas! Obat Keras. Hanya untuk bagian luar. Contoh obat dengan Tanda peringatan P.No. 3 adalah Betadin. 4. P.No.4 Awas! Obat Keras. Hanya untuk dibakar. 5. P.No. 5 Awas! Obat Keras. Tidak boleh ditelan. Contoh obat dengan Tanda peringatan P.No.5 adalah Dulcolax 6. P. No. 6 Awas! Obat Keras. Obat Wasir Jangan ditelan. Contoh obat dengan Tanda peringatan P.No.6 adalah Rako suppositoria. Gambar 2.3 Tanda peringatan pada obat bebas terbatas (P1-P6) Obat Keras Obat yang hanya dapat dibeli di apotek dengan resep dokter disebut obat keras. Tanda khusus pada kemasan dan etiket adalah huruf K dalam lingkaran merah dengan garis tepi berwarna hitam. Contoh : Asam Mefenamat. Psikotropika termasuk golongan obat keras baik alamiah maupun sintetis bukan narkotik, yang

29 20 berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Contoh : diazepam, fenobarbital. Gambar 2.4 Penandaan Obat Keras Narkotika Narkotika adalah obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan menimbulkan ketergantungan. Gambar 2.4 Penandaan Narkotika Menurut Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009, Narkotika dibagi menjadi 3 golongan yaitu: 1. Narkotika Golongan I adalah Narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contoh : Papaver Somniferum L, Heroina. 2. Narkotika Golongan II adalah Narkotika berkhasiat pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan. Contoh : Metadona, Morfina 3. Narkotika Golongan III adalah Narkotika berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan. Contoh : Codein, Propiram.

30 Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Narkotika diatur oleh Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 yang bertujuan untuk menjamin ketersediaan Narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi; mencegah, melindungi, dan menyelamatkan bangsa Indonesia dari penyalahgunaan Narkotika; memberantas peredaran gelap Narkotika dan Prekursor Narkotika; dan menjamin pengaturan upaya rehabilitasi medis dan sosial bagi Penyalah Guna dan pecandu Narkotika. Pengelolaan narkotika meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan dan pemusnahan Pemesanan Narkotika Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, yaitu PT. Kimia Farma, dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan narkotika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) khusus narkotika yang terdiri dari 4 rangkap yang ditandatangani oleh APA serta dilengkapi dengan nama jelas, stempel Apotek, nomor SIK, dan SIA. Satu Surat Pesanan (SP) hanya untuk memesan satu jenis narkotika Penyimpanan Narkotika Apotek harus mempunyai tempat khusus yang dikunci dengan baik untuk menyimpan narkotika. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/Menkes/Per/I/1978, tempat penyimpanan narkotika di apotek harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. b. Harus mempunyai kunci yang kuat. c. Dibagi dua, masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan morfin, petidin, dan garam-garamnya serta

31 22 persediaan narkotika; bagian kedua dipergunakan untuk menyimpan narkotika lainnya yang dipakai sehari-hari. d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai. e. Lemari khusus tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh Menteri Kesehatan. f. Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang dikuasakan. g. Lemari khusus harus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum Pelayanan Resep Yang Mengandung Narkotika Menurut Undang-Undang No. 9 Tahun 1976 tentang Narkotika disebutkan bahwa: a. Narkotika hanya digunakan untuk kepentingan pengobatan dan/atau ilmu pengetahuan. b. Apotik diizinkan untuk membeli, meracik, menyediakan, memiliki atau menyimpan untuk persediaan, menguasai, menjual, menyalurkan. menyerahkan, mengirimkan dan membawa atau mengangkut narkotika untuk kepentingan pengobatan. c. Narkotika hanya dapat dipergunakan untuk pengobatan penyakit berdasarkan resep dokter. d. Apotek dilarang melayani salinan resep yang mengandung narkotika. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum dilayani sama sekali, apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh diambil di apotek yang menyimpan resep asli. Salinan resep dari resep narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Oleh karena itu dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep yang mengandung narkotika. Menurut Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar Kefarmasian di Apotek Tahun 2004, prosedur tetap pelayanan resep Narkotika meliputi :

32 23 a. Melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan administrasi. b. Melakukan pemeriksaan kesesuaian farmasetika, yaitu bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian. c. Mengkaji pertimbangan klinis, yaitu adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). d. Narkotika hanya dapat diserahkan atas dasar resep asli rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter. Salinan resep narkotika dalam tulisan iter tidak bolah dilayani sama sekali. e. Salinan resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau yang belum dilayani sama sekali hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep asli. f. Mengkonsultasikan ke dokter tentang masalah resep apabila diperlukan Pelaporan Narkotika Undang-undang No. 35 Tahun 2009 pasal 14 ayat (2) menyatakan bahwa industri farmasi, pedagang besar farmasi, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, dan lembaga ilmu pengetahuan wajib membuat, menyampaikan dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang ada dalam penguasaannya. Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan yang ditandatangani oleh APA. Laporan tersebut terdiri dari laporan penggunaan bahan baku narkotika, laporan penggunaan sediaan jadi narkotika dan laporan khusus menggunakan morfin, petidin dan derivatnya. Laporan dikirim ke kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat selambat-lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya, dengan tembusan kepada Kepala Dinkes Propinsi, Balai/Balai Besar POM dan sebagai arsip Pemusnahan Narkotika Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/Menkes/Per/I/1978, Apoteker Pengelola Apotek (APA) dapat melakukan pemusnahan narkotika yang rusak, kadaluarsa, atau tidak memenuhi syarat lagi untuk digunakan dalam

33 24 pelayanan kesehatan. APA yang memusnahkan narkotika harus membuat berita acara pemusnahan narkotika yang memuat: a. Hari, tanggal, bulan,dan tahun pemusnahan. b. Nama APA. c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari perusahaan atau badan tersebut. d. Nama dan jumlah Narkotika yang dimusnahkan. e. Cara pemusnahan. f. Tandatangan penanggung jawab apotek. Pemusnahan narkotika yang telah rusak harus disaksikan oleh : a. Petugas Direktorat Pengawasan Obat dan Makanan untuk Importir, pabrik farmasi dan unit pergudangan pusat b. Petugas Kantor Wilayah Departemen Kesehatan untuk pedagang besar farmasi penyalur narkotika, lembaga dan unit pergudangan propinsi c. Petugas Dinas Kesehatan Daerah Tingkat II untuk apotek, rumah sakit, puskesmas dan dokter Apoteker pengelola apotek yang memusnahkan narkotika harus membuat berita acara pemusnahan paling sedikit rangkap 3 (tiga). Berita acara pemusnahan narkotika tersebut dikirimkan kepada kepala kantor Departemen Kesehatan Republik Indonesia dengan tembusan kepada Kepala Dinkes Propinsi, Kepala Dinkes Kabupaten/Kota, Balai/Balai Besar POM dan sebagai arsip Pengelolaan Psikotropika Berdasaran Undang-Undang No. 5 Tahun 1997, psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan Narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada sistem saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktifitas mental dan perilaku. Psikotropika dapat dibagi menjadi beberapa golongan, yaitu: a. Psikotropika golongan I, yaitu psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta

34 25 mempunyai potensi sangat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: meskalina, brolamfetamina. b. Psikotropika golongan II, yaitu psikotropika yang berkhasiat pengobatan, digunakan dalam terapi, dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh : amfetamina, sekobarbital. c. Psikotropika golongan III, yaitu psikotropika yang berkhasiat pengobatan, digunakan dalam terapi, dan/atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: amobarbital, flunitrazepam. d. Psikotropika golongan IV, yaitu psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan dalam terapi, dan / atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan sindroma ketergantungan. Contoh: alprazolam, diazepam Pemesanan Psikotropika Surat Pesanan (SP) psikotropika harus ditandatangani oleh APA serta dilengkapi dengan nama jelas, stempel apotek, nomor SIK dan SIA. Satu surat pesanan ini dapat terdiri dari berbagai macam nama obat psikotropika dan dibuat tiga rangkap Penyimpanan Psikotropika Obat golongan psikotropika penyimpanannya belum diatur oleh perundang-undangan, namun karena kecenderungan penyalahgunaan psikotropika, maka disarankan agar obat golongan psikotropika diletakkan tersendiri dalam suatu rak atau lemari khusus Pelaporan Psikotropika Menurut UU No.5 Tahun 1997, apotek wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan wajib

35 26 melaporkan kepada Menteri secara berkala. Pelaporan psikotropika ditandatangani oleh APA ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinkes Propinsi setempat, Balai/Balai Besar POM serta sebagai arsip apotek Pemusnahan Psikotropika Berdasarkan UU No. 5 Tahun 1997, setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuatkan berita acara. Pemusnahan psikotropika dilaksanakan jika berhubungan dengan tindak pidana, kadaluwarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Pemusnahan psikotropika yang berhubungan dengan tindak pidana dilakukan oleh suatu tim yang terdiri dari pejabat yang mewakili departemen yang bertanggung jawab di bidang kesehatan, Kepolisian Negara Republik Indonesia, dan Kejaksaan sesuai dengan Hukum Acara Pidana yang berlaku, dan ditambah pejabat dari instansi terkait dengan tempat terungkapnya tindak pidana tersebut, dalam waktu tujuh hari setelah mendapat kekuatan hukum tetap. Untuk psikotopika khusus golongan I, wajib dilaksanakan paling lambat 7 (tujuh) hari setelah dilakukan penyitaan. Jika psikotropika kadaluarsa dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan, pemusnahan dilakukan oleh apoteker yang bertanggung jawab atas peredaran psikotropika dengan disaksikan oleh pejabat departemen yang bertanggung jawab di bidang kesehatan, dalam waktu 7 (tujuh) hari Penyerahan Psikotropika Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, dan pasien dengan resep dokter.

36 Swamedikasi (Asti & Widiya, 2004) Menurut WHO (World Health Organization), swamedikasi didefinisikan sebagai pemilihan dan penggunaan obat-obatan (termasuk produk herbal dan tradisional) oleh individu untuk mengobati penyakit atau gejala yang dapat dikenali sendiri. Swamedikasi juga diartikan sebagai penggunaan obat-obatan tanpa resep dokter oleh masyarakat atas inisiatif penderita (pasien). Swamedikasi menempatkan masyarakat sebagai subjek, bukan sebagai objek yang hanya menerima pengupayaan kesehatan oleh pemerintah, tetapi mengupayakan kesehatannya sendiri. AphA (American Pharmacists Association) mengklasifikasikan swamedikasi menjadi perilaku gaya hidup sehat dimaksudkan untuk meningkatkan kesehatan dan mencegah penyakit, perilaku swamedikasi medis yang berhubungan dengan gejala dan pengobatan, dan perilaku yang terkait dengan peningkatan kualitas hidup dan kehidupan sehari-hari tiap individu. Apoteker di apotek adalah tempat pertama dimana masyarakat dapat pergi untuk mendapatkan informasi sebelum melakukan swamedikasi yang biasanya dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan atau gangguan yang ringan, misalnya batuk-pilek, demam, sakit kepala, diare, sembelit, perut kembung, maag, gatal-gatal, infeksi jamur kulit dan lain-lain. Swamedikasi hendaknya dilakukan dengan hati-hati dan benar. Apabila gejala tidak menghilang atau tidak ada perbaikan, segera hubungi Obat-obat yang dapat digunakan dalam melakukan swamedikasi adalah obat-obat yang termasuk dalam golongan obat Bebas, obat Bebas Terbatas. Selain itu obat yang dapat disarankan kepada konsumen oleh apoteker untuk swamedikasi adalah Obat Wajib Apotek,yaitu obat-obatan yang dapat diserahkan tanpa resep dokter, namun harus diserahkan oleh apoteker di apotek. Disini terdapat daftar obat wajib apotek yang dikeluarkan berdasarkan keputusan Menteri Kesehatan. Sampai saat ini sudah ada 3 daftar obat yang diperbolehkan diserahkan tanpa resep dokter yang dapat dilihat pada Lampiran Peraturan mengenai Daftar Obat Wajib Apotek tercantum dalam Keputusan Menteri Kesehatan nomor 347/MenKes/SK/VII/ 1990 tentang Obat Wajib Apotek, berisi

37 28 Daftar Obat Wajib Apotek No. 1; Keputusan Menteri Kesehatan nomor 924 / Menkes /Per / X / 1993 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 2; dan Keputusan Menteri Kesehatan nomor 1176/Menkes/SK/X/ 1999 tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan No.919/MENKES/PER/X/1993, kriteria obat yang dapat dibeli tanpa resep dokter adalah obat yang: 1. Tidak dikontraindikasikan untuk penggunaan pada wanita hamil, anak di bawah usia 2 tahun dan orang tua di atas 65 tahun. 2. Tidak memberikan risiko pada kelanjutan penyakit. 3. Penggunaannya tidak memerlukan cara atau alat khusus yang harus dilakukan oleh tenaga kesehatan 4. Penggunaannya diperlukan untuk penyakit yang prevalensinya tinggi di Indonesia 5. Memiliki rasio khasiat keamanan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk pengobatan sendiri. Dalam peraturan ini disebutkan bahwa untuk meningkatkan kemampuan masyarakat dalam menolong dirinya sendiri guna mengatasi masalah kesehatan, dirasa perlu ditunjang dengan sarana yang dapat meningkatkan swamedikasi secara tepat, aman dan rasional. Peningkatan swamedikasi secara tepat, aman dan rasional dapat dicapai melalui peningkatan penyediaan obat yang dibutuhkan disertai dengan informasi yang tepat sehingga menjamin penggunaan yang tepat dari obat tersebut. Oleh karena itu, peran apoteker di apotek dalam pelayanan KIE (Komunikasi, Informasi dan Edukasi) serta pelayanan obat kepada masyarakat perlu ditingkatkan dalam rangka peningkatan swamedikasi.

38 BAB 3 TINJAUAN UMUM 3.1 PT. Kimia Farma Tbk Sejarah Singkat PT. Kimia Farma Tbk (PT. Kimia Farma Apotek, 2009) PT. Kimia Farma Tbk. merupakan Badan Usaha Milik Negara yang didirikan pada tanggal 16 Agustus 1971 dengan bentuk hukum Perseroan Terbatas. Kimia Farma merupakan pioner dalam industri farmasi Indonesia. Menurut sejarahnya, PT. Kimia Farma merupakan gabungan sejumlah perusahaan farmasi milik Belanda yang dinasionalisasi. Perusahaan-perusahaan tersebut terdiri dari : a. Perusahaan Industri Farmasi dan Pertambangan 1. N. V. Chemicalien Handel Rathkamp & Co., bergerak dalam bidang farmasi dan alat kesehatan, di Jakarta. 2. N. V. Pharmaceutische Handel Svereniging, J. Van Gorkom & Co., bergerak dalam bidang farmasi dan alat kesehatan, di Jakarta. 3. N. V. Pharmaceutische Handel Svereniging, De Gedeh, bergerak di bidang farmasi, alat kesehatan dan apotek, Jakarta. 4. N. V. Bandoengsche Kinine Fabriek (pabrik kina) di Bandung. 5. N.V. Indonesche Combinatie Voor Chemicals Industries, di Bandung. 6. N. V. Jodium Onderneming Watoedakon (pabrik yodium), di Watudakon, Mojokerto. 7. N.V. Verband Stoffe Fabriek (pabrik kain kasa), di Surabaya. 8. Drogistery Ballem, di Surabaya b. Bidang Usaha Apotek 1. N.V. Bavosta Bataviasche volks stads apotheek, 2. Multi pharma, Jln. Menteng Raya No N.V. Nederlandsche Apotheek, di Jakarta. 4. N.V. Apotheek Jakarta, di Jakarta 5. N.V. Apotheek De Vos, di Jakarta. 29

39 30 6. N.V. Apotheek Vij Zel, di Jakarta. 7. N.V. Buiten Zorgsche apotheek, di Bogor. 8. N.V. Apotheek, De Gedeh, di Sukabumi 9. Apotheek Pharmacon, di Bandung. 10. C.V. Apotheek Malang, di Malang. 11. Drogestery Ballem di Surabaya Pada masa pembebasan wilayah Irian Barat, Penguasa perang saat itu dengan berdasar kepada Undang-undang No. 74/1957, mengambil alih dan menguasai semua perusahaan swasta Belanda yang beroperasional di seluruh wilayah Republik Indonesia termasuk perusahaan-perusahaan tersebut diatas. Pada Tahun 1958, perusahaan-perusahaan tersebut mengalami proses nasionalisasi dan dibentuk menjadi Bapphar (Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda ). Bapphar kemudian digabung dengan beberapa perusahaan dari Bappit (Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda ). Berdasarkan UU no. 19/Prp/tahun 1960 tentang Perusahaan Negara (PN) dan PP No.69 Tahun 1961, Departemen Kesehatan mengubah Bapphar menjadi Badan Perusahaan Umum (BPU) Farmasi Negara dan membentuk beberapa Perusahaan Negara Farmasi (PNF) yaitu; Radja Farma (Jakarta), Nurani Farma (Jakarta), Nakula Farma (Jakarta), Bhineka Kina Farma (Bandung), Bio Farma (Bandung), Sari Husada (Jogyakarta) dan Kasa Husada (Jawa Timur). Pada perkembangan selanjutnya, melalui PP No. 3 Tahun 1969 tanggal 23 Januari 1969, PNF Radja Farma, PNF Nakula Farma, PNF Sari Husada dan PNF Bhineka Kina Farma digabungkan dan dilebur menjadi perusahaan Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka Kimia Farma. Pada tanggal 19 Maret 1971 pemerintah melalui Peraturan Pemerintah No. 16 tahun 1971, mengalihkan bentuk PN Farmasi Kimia Farma menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Pada tahun 1997 PT.Kimia Farma menjadi sebuah perusahaan terbuka (Tbk.) sehingga masyarakat ikut serta dalam kepemilikan saham di PT. Kimia Farma. Saat terjadi krisis ekonomi tahun 1998 di ASEAN, bersamaan dengan adanya pergantian kepala pemerintahan (reformasi) terjadi defisit anggaran dan hutang negara yang besar. Untuk mengurangi beban hutang tersebut Pemerintah

40 31 mengeluarkan kebijakan privatisasi BUMN. Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan BUMN No. S-59/ M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT Kimia Farma di privatisasi. Pada tanggal 4 Juli tahun 2001 PT. Kimia Farma resmi listing di Bursa Efek Jakarta (BEJ) sebagai perusahaan publik. Direksi PT. Kimia Farma Tbk kemudian mendirikan 2 anak perusahaan pada tanggal 4 Januari 2002 yaitu: PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution. Hal ini bertujuan untuk dapat mengelola perusahaan sehingga lebih terarah dan berkembang dengan cepat. Berbekal tradisi industri yang panjang selama lebih dari 187 tahun dan nama yang identik dengan mutu, hari ini Kimia Farma telah berkembang menjadi sebuah perusahaan pelayanan kesehatan utama di Indonesia yang kian memainkan peranan penting dalam pengembangan dan pembangunan bangsa dan masyarakat Visi, Misi, dan Motto PT. Kimia Farma,Tbk a. Visi PT. Kimia Farma Tbk. mempunyai visi, yaitu komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan dan lingkungan. b. Misi PT. Kimia Farma Tbk mempunyai misi sebagai berikut. 1. Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. 2. Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek. 3. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem informasi perusahaan. c. Moto PT. Kimia Farma, Tbk. yang memiliki moto I CARE yang merupakan singkatan dari: I : Innovative C : Customer First A : Accountability

41 32 R : Responsibility E : Eco Friendly Tujuan, Fungsi, dan Logo Gambar 3.1 Logo PT. Kimia Farma Tbk. Tujuan PT. Kimia Farma Tbk. adalah turut serta dalam melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan serta program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional pada umumnya, khususnya kegiatan usaha dibidang industri kimia, farmasi, biologi, dan kesehatan serta industri makanan dan minuman. Selain itu juga bertujuan untuk mewujudkan PT. Kimia Farma Tbk. sebagai salah satu pemimpin pasar (market leader) di bidang farmasi yang tangguh. PT. Kimia Farma Tbk. mempunyai 3 fungsi yaitu: a. Mendukung setiap kebijaksanaan pemerintah di bidang pengadaan obat, mengingat PT. Kimia Farma Tbk. merupakan salah satu badan usaha milik negara dalam bidang industri farmasi. b. Memupuk laba demi kelangsungan usaha. c. Sebagai agent of development yaitu menjadi pelopor perkembangan kefarmasian di Indonesia. PT. Kimia Farma Tbk. memiliki logo resmi berupa nama Kimia Farma berwarna biru yang diatasnya ada lambang matahari terbit berwarna oranye dengan jenis huruf italic. Maksud dari simbol tersebut adalah : 1) Simbol : matahari Paradigma baru: matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik.

42 33 a. Optimis Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya. b. Komitmen Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. c. Sumber energi Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan Kimia Farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. d. Semangat yang abadi Warna oranye berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi. 2) Jenis huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada. Sifat huruf: a. Kokoh Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir, dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. b. Dinamis Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme. c. Bersahabat Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya. 3.2 PT. Kimia Farma Apotek Perkembangan jumlah apotek hingga saat ini terdapat sekitar 456 unit outlet apotek. Kegiatan yang dilakukan di apotek Kimia Farma tidak hanya melayani resep dokter namun juga dilengkapi dengan :

43 34 a. Pelayanan OTC (swalayan) b. Tempat praktek dokter c. Laboratorium klinik d. Layanan optik e. Pelayanan Informasi Obat Kimia Farma juga memenuhi kebutuhan obat-obatan dan sediaan farmasi lainnya dalam rangka menunjang program pemerintah, seperti program obat inpres dan program peningkatan gizi masyarakat. Bidang pelayanan terus ditingkatkan dengan cara: a. Pelayanan berbagai sarana untuk menciptakan suasana keamanan dan kenyamanan. b. Penempatan tenaga kerja yang terampil dan ramah. c. Penempatan harga yang terjangkau. d. Kecepatan pelayanan dan kelengkapan obat. Paket Deregulasi 23 Oktober 1993 memberikan dampak munculnya apotek-apotek baru yang mengakibatkan persaingan apotek yang semakin ketat. Untuk menghadapi tantangan tersebut, maka Kimia Farma memunculkan gagasan grouping antar Apotek Kimia Farma agar lebih efisien dalam pekerjaan pelayanan dan ekonomis serta untuk meningkatkan daya saing dengan apotek swasta lainnya yang lebih dulu melakukan grouping dalam menjalankan usahanya. Dalam melaksanakan grouping ini maka Apotek Kimia Farma secara umum dibagi menjadi 2 jenis kegiatan apotek yaitu apotek Bisnis Manajer dan apotek pelayanan. Pada apotek Bisnis Manajer dilakukan kegiatan administrasi yang mengkoordinasikan aktivitas administrasi beberapa apotek pelayanan dalam suatu group daerah, disamping melaksanakan fungsi pelayanan apotek secara umum, sedangkan apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Pada apotek Bisnis Manajer dilakukan pengadaan dan penyimpanan barang, serta pendistribusian barang dan juga pengumpulan data kegiatan untuk semua apotek dalam group daerahnya. Dengan adanya apotek Bisnis Manajer ini maka dapat ditingkatkan efisiensi modal kerja, pengadaan dan kelengkapan barang serta pengumpulan data apotek pelayanan secara terpadu. Pada apotek pelayanan tidak dilakukan pengadaan dan penyimpanan barang sendiri, namun barang diperoleh

44 35 dari apotek Bisnis Manajer sehingga kegiatannya terfokus pada pelayanan. Saat ini terdapat 33 Bisnis Unit di seluruh Indonesia.

45 BAB 4 TINJAUAN KHUSUS 4.1. Bisnis Manajer Wilayah Bogor Bisnis Manajer wilayah Bogor membawahi 20 Apotek Pelayanan yang tersebar di wilayah Bogor, Cibinong, Depok, Sukabumi dan Cianjur. Bisnis Manajer wilayah Bogor bertempat di Apotek Kimia Farma No.7, Jl. H. Ir. Juanda No.30, Bogor. Bisnis Manajer bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan administrasi dari apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Struktur organisasi Bisnis Manajer terdiri dari seorang Manajer Bisnis yang membawahi supervisor pelayanan, supervisor pengadaan dan supervisor administrasi dan keuangan Manajer Bisnis Tugas dari seorang manajer bisnis adalah mengarahkan, mengelola, dan mengawasi kegiatan operasional beberapa apotek di wilayahnya baik dari sisi penjualan dan pelayanan, untuk memastikan pencapaian target operasional yang telah ditentukan baik dari segi penjualan, keuntungan, dan lainnya. Adapun tanggung jawab utama dari manajer bisnis adalah: a. Merencanakan, mengelola, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan bisnis dan operasional unit bisnis sesuai dengan kebijakan yang digariskan PT. Kimia Farma Apotek. b. Merencanakan dan menyusun rencana kerja serta anggaran perusahaan unit bisnisnya. c. Mengendalikan dan mengawasi penggunaan anggaran operasional. d. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan menganalisis pengembangan usaha di daerahnya berkoordinasi dengan manajer pelayanan dan pengembangan usaha. e. Mengevaluasi dan meningkatkan standar pelayanan yang ada di unitnya. 36

46 37 f. Mengkoordinasi dan mengawasi penerapan dan pemeliharaan Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek serta SOP dalam kegiatan operasional di unitnya. g. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pengadaan barang dagangan dan administrasi keuangan/akutansi di unit bisnisnya. h. Melakukan kegiatan negosiasi dan pembinaan hubungan dengan para Distributor dan Principal Obat di unit bisnisnya dan berkoordinasi dengan Manager Pengembangan Pelayanan dan Logistik Bagian Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan di Bisnis Manajer Kimia Farma Apotek menggunakan sistem Distribution Center (DC). Distribution Center (DC) adalah gudang (warehouse) yang menjalankan fungsi : 1. Perencanaan pembelian barang 2. Penerimaan, perawatan dan penyimpanan barang digudang 3. Pengeluaran dan pengepakan barang 4. Penghantaran (distribusi) barang dari gudang ke apotek Dalam struktur organisasi Bisnis Manager, fungsi kegiatan DC berada di bawah Manager Bisnis bersama dengan fungsi keuangan. Fungsi kegiatan DC diselenggarakan oleh Kepala Pembelian, Kepala Gudang dan Kepala keuangan (TU). Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Tanggung jawab fungsi DC adalah: a. Melaksanakan pengecekan dan validasi BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) dari apotek pelayanan untuk memastikan pemesanan barang/obatobatan kepada distributor/pbf (Pedagang Besar Farmasi) yang dibutuhkan apotek pelayanan sesuai dengan rencana dan ketentuan serta prosedur yang berlaku. b. Membuat perencanaan dan pengadaan barang untuk seluruh unit bisnis apotek berdasarkan pareto penjualan apotek.

47 38 c. Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang di gudang, sebelum dilakukan pemesanan barang kepada distributor untuk memastikan ketepatan dalam pemenuhan ketersediaan barang. d. Membuat SPB (Surat Pesanan Barang) sebagai bukti pemesanan barang/obatobatan kepada distributor/pbf dan permintaan pengiriman barang/obat-obatan secara langsung dari distributor/pbf kepada apotek pelayanan, untuk memastikan bahwa distributor/pbf memberikan dan mengirimkan barang/obat-obatan yang sesuai dengan pesanan kepada apotek pelayanan. e. Melakukan pemesanan barang/obat-obatan sekaligus melakukan negosiasi diskon harga (waktu kegiatan dan waktu pembayaran) dan bonus dengan distributor/pbf untuk mendapatkan harga yang kompetitif. f. Melakukan verifikasi faktur dan BPBA dari seluruh apotek pelayanan g. Memberikan faktur untuk verifikasi lebih lanjut terhadap barang yang sudah dicek kepada administrasi pembelian/hutang dagang, memastikan pengarsipan faktur dan memperlancar proses pembayaran hutang kepada distributor/pbf. h. Melaksanakan rekapitulasi koreksi harga dan penambahan barang/obatobatan. i. Melaksanakan pemilihan distributor/pbf Bagian Keuangan dan Akutansi Bagian keuangan dijalankan oleh petugas kasir besar yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Tugas kasir besar adalah: 1. Mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh kegiatan administrasi keuangan dan akutansi. 2. Melakukan pemeriksaan laporan administrasi pelayanan (laporan penjualan, pembelian, biaya pegawai, inventaris perusahaan, laba rugi). 3. Melakukan konsolidasi laporan-laporan administrasi pelayanan menjadi laporan keuangan perusahaan sebelum dilaporkan dan disetujui oleh Manajer Bisnis.

48 39 4. Melakukan pengecekan data, bukti-bukti (kuitansi, bon) yang berasal dari apotek pelayanan maupun staf Manager Bisnis. 5. Mengawasi penggunaan barang-barang kantor oleh karyawan. 6. Mempertimbangkan usulan pembelian inventaris kantor dari karyawan/bagian sebelum diajukan ke atasan. 7. Melaksanakan administrasi dan pengelolaan dokumen seluruh aset-aset perusahaan. 8. Melakukan penilaian, evaluasi atau analisis laiinya untuk kelayakan apotek baru, pelanggan kredit yang sudah ada. Tanggung jawab kasir besar adalah: 1. Menerima dan mengeluarkan uang (surat berharga) sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA. 2. Menjaga dan memelihara keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan uang (surat berharga). 3. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan Bagian Administrasi/Ketatausahaan Fungsi bagian administrasi/ketatausahaan adalah sebagai pelaksana pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Supervisor administrasi dan keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang, administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso dan administrasi umum Administrasi Hutang Dagang apotek, yaitu: Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di

49 40 1. Menerima faktur asli pembelian barang/obat dari Distributor/PBF dan copy faktur dari Supervisor Pengadaan sebelum disetujui oleh Supervisor Keuangan dan Akuntansi. 2. Mencatat rincian hutang dagang dari faktur pembelian ke dalam kartu hutang setiap Distributor/PBF. 3. Memilah faktur-faktur pembelian yang akan jatuh tempo kemudian dibuatkan voucher dan meminta persetujuan pembayarannya dari Supervisor Keuangan dan Akuntansi. 4. Mengecek faktur pembelian dari barang yang tidak jadi beli (retur obat) ke Pelaksana Gudang/apotek pelayanan sebelum minta bukti CN obat dari Distributor/PBF. 5. Membuat Laporan Hutang Dagang dan Laporan Pajak Pembelian setiap bulan yang akan diserahkan kepada Supervisor Keuangan dan Akuntansi Unit Bisnis Apotek Administrasi Piutang Dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit di apotek, kegiatannya meliputi: 1. melakukan pengecekan data penjualan dari outlet sebelum direkapitulasi dan diserahkan kepada Supervisor Keuangan dan Akuntansi, untuk memastikan bahwa data tersebut akurat 2. membuat laporan piutang dengan mengelompokkan umur piutang dagang, sehingga memberikan informasi akurat mengenai kondisi piutang dagang untuk penentuan tindakan lebih lanjut 3. melakukan konfirmasi ke pelanggan terutama mengenai piutang yang telah dan belum terbayar untuk memastikan pembayaran piutang oleh pelanggan 4. melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pembukuan kuitansi/nota dagang ke kartu penjualan dan kuitansi tagihan ke kartu piutang, untuk memberikan informasi yang akurat dan tepat dalam laporan piutang dagang 5. mencocokkan laporan piutang dengan buku besar serta mengkoreksi ketidak sesuaian data penjualan yang terdapat dikomputer dana kuitansi untuk memastikan kesesuaian dan kesamaan data

50 41 6. membukukan faktur pajak standar atas kuitansi yang diajukan ke pelanggan untuk mendukung kemudahan dalam proses pengecekan lebih lanjut Administrasi Pajak Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi pajak yang ada di Bisnis Manajer wilayah Bogor. 1. Melakukan pencatatan surat setoran pajak yang belum dan sudah diterima ke dalam SPT dan penyusunan lapiran perpajakan bulanan, untuk mendukung pemberian informasi uang aliran mengenai perpajakan perusahaan 2. Melakukan rekapitulasi perhitungan total nilai pajak perhitungan yang harus dibayarkan oleh perusahaan, untuk mendukung pemberian informasi total nilai pajak secara tepat dan akurat 3. Melakukan perhitungan nilai pajak penghasilan atas sewa, kontrak dan perpanjangan,pembayaran jasa yang digunakan, untuk mendukung pemberian informasi nilai pajak secara tepat dan akurat 4. Mempersiapkan kelengkapan formulir-formulir pajak dari kantor Pajak sebelum diserahkan kepada Kantor Pelayanan Pajak Negara dan Daerah, untuk mendukung kelancaran proses pembayaran pajak 5. Melaksanakan kegiatan administrasi dan kearsipan faktur-faktur pajak standar dan formulir pajak bulanan, untuk memudahkan pengecekan, pengawasan dan pencarian informasi lebih lanjut di masa mendatang Administrasi Inkaso Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi : 1. Bertanggung jawab menyimpan dan menerbitkan alat-alat tagih (dibuat oleh bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi penagihan dan bukti fotokopi resep kredit. 2. Setiap bulan, menerbitkan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian dibuat tanda terima kuitansi dari debitur. 3. Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo pelunasan piutang tiba.

51 42 4. Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian kasir besar. 5. Setelah dilunasi, bagian administrasi inkaso akan menerbitkan nota inkaso sebagai bukti pelunasan piutang. 6. Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur yang belum melunasi piutangnya Administrasi Kas Bank Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui kas atau bank. Adapun kegiatan yang dilakukannya meliputi: 1. Melakukan import data atas transaksi kas/bank dan selanjutnya melakukan validasi terhadap data-data yang telah dikirim Apotek Pelayanan, untuk memastikan data-data keuangan dari Apotek Pelayanan telah sesuai 2. Melakukan input dan validasi atas bukti penerimaan dan pengeluaran, untuk memastikan bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran telah sesuai bukti kas/bank yang ada 3. Melakukan rekonsiliasi jurnal transaksi yang dicetak di manager Bisnis dengan data dari apotek pelayanan dan Laporan Ikhtisar Penjualan harian dan Bukti Setoran Kasir serta kas dengan bukti-buktiyang ada untuk memastikan kesesuaian akurasi data 4. Melakukan rekapitulasi jurnal transaksi harian yang telah divalidasi atasan sebalum dimasukkan ke dalam Buku Besar, untuk memberikan informasi mengenai penjualan tunai 5. Menyusun buku koreksi kesalahan sebelum dimasukkan ke dalam Buku Besar, untuk memberikan informasi yang akurat bagi pihak yang terkait 6. Menerbitkan voucher penggantian biaya rutin dan divalidasi, untuk mendukung penggantian di kasir dan outlet 7. Membuat Buku Besar yang mencakup transaksi penjualan, pemasukan, dan pengeluaran untuk memberikan informasi yang akurat bagi Supervisor Keuangan dan Akuntansi dalam menentukan tindakan lebih lanjut atau mengambil keputusan

52 43 8. Membuat berbagai macam laporan (mingguan-bulanan kas bank, cash flow, cash budget, perincian biaya per sub pos dan per rekening) untuk memberikan informasi yang akurat bagi Supervisor Keuangan dan Akuntansi dalam menentukan tindakan lebih lanjut atau mengambil keputusan 9. Mengarsip kas bank yang sudah ditandatangani oleh Manager Bisnis, untuk mendukung kemudahan dalam pengecekan/pencarian data Administrasi Umum Administrasi Umum berfungsi dalam melaksanakan kegiatan administrasi umum dan kepersonaliaan untuk mendukung kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Adapun kegiatannya adalah sebagai berikut: 1. Melaksanakan permbuatan daftar pembayaran gaji rutin maupun non rutin sesuai dengan jumlah dan jadual yang telah ditentukan untuk memastikan bahwa kegiatan berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan dan prosedur 2. Mempersiapkan data karyawan yang telah memenuhi standar kompetensi sebagai usulan untuk kenaikan pangkat kepada Manajer Bisnis untuk dijadikan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan lebih lanjut 3. Melakukan pendataan pegawai untuk dilakukan analisa perubahan status pegawai dan analisa beban kerja per pegawai sebagai bahan untuk mengambil keputusan lebih lanjut 4. Melaksanakan administrasi dan kearsipan surat-surat, arsip-arsip, SK-SK kepegawaian untuk memudahkan dalam pengecekan, pengawasan dan pencarian informasi mengenai kepegawaian 5. Melakukan penyusunan PPh karyawan untuk memberikan informasi yang akurat mengenai pembayaran PPh karyawan kepada petugas terkait 6. Melakukan pencatatan dan pengelolaan data inventaris perusahaan untuk memastikan bahwa semua inventaris perusahaan terpantau dan terdata dengan akurat dan sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku 7. Melakukan pengurusan izin-izin yang berhubungan dengan apotek, untuk mendukung proses persiapan dan kegiatan operasional apotek

53 44 8. Melakukan kegiatan pemantauan kedisiplinan karyawan untuk memberikan informasi mengenai tingkat kedisiplinan karyawan kepada pihak-pihak terkait 4.2 Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lokasi dan Tata Ruang Lokasi Apotek Apotek Kimia Farma No.7 terletak di kawasan yang sangat strategis yaitu berada di tepi jalan besar dua arah dengan halaman yang luas, mudah diakses, dapat dilewati oleh mobil pribadi dan kendaraan umum, dekat dengan kawasan pariwisata Kebun Raya Bogor dan disekitarnya merupakan daerah perkantoran Tata Ruang Apotek Bangunan apotek terdiri dari 3 lantai, dimana lantai 1 digunakan untuk kegiatan apotek pelayanan resep umum dan swalayan farmasi, lantai 2 digunakan untuk kegiatan apotek pelayanan resep asuransi kesehatan (askes) dan sebagai tempat beberapa praktek dokter, sedangkan lantai 3 terdapat pula praktek dokter dan ruangan tata usaha yang digunakan untuk kegiatan Bisnis Manajer untuk wilayah bogor. Ruang di Apotek KF No.7 diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas pelayanan apotek, memberikan suasana nyaman bagi pasien dan pegawai apotek. Adapun pembagian ruang atau tempat yang terdapat di dalam apotek antara lain : 1. Ruang tunggu Ruang ini dilengkapi dengan pendingin ruangan dan televisi sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu pengambilan obat. 2. Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat Tempat ini berupa counter yang tingginya kurang lebih 1 meter untuk kegiatan penyerahan dan pengambilan obat. 3. Swalayan farmasi Ruangan ini berada di sebelah kanan dari pintu masuk apotek dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Barang-barang yang dijual di swalayan

54 45 farmasi adalah obat-obat bebas, suplemen, produk-produk susu, minyak angin, kosmetik, alat kesehatan, makanan, minuman, dan sebagainya. 4. Tempat peracikan Ruangan ini terletak di bagian samping tempat penyerahan resep. Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang dilayani berdasarkan resep dokter. Ruangan ini dilengkapi fasilitas untuk peracikan seperti timbangan, blender, lumpang, bahan baku dan alat-alat untuk meracik Struktur Organisasi Apotek KF No.7 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek serta membawahi secara langsung supervisor pelayanan yang terdapat di apotek tersebut. Terdapat pula Apoteker Pendamping yang melaksanakan tanggung jawab yang sama seperti APA, namun hanya sebagai pengganti jika APA berhalangan. Di bawah supervisor pelayanan terdapat pelaksana-pelaksana yang masing-masing memiliki tanggung jawab lain selain menyiapkan obat dan memberikan obat kepada pasien, seperti Asisten Apoteker (AA) yang bertanggung jawab mengurusi penjualan resep tunai, kredit ataupun tender dengan perusahaan atau instansi. Masing-masing Asisten Apoteker (AA) juga bertanggung jawab atas persediaan obat di tiap lemari obat yang berbeda Tugas dan Fungsi Tenaga Kerja Apotek Apoteker Pengelola Apotek Pimpinan Apotek Kimia Farma No.7 adalah seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang telah memiliki Surat Izin Kerja (SIK) dan Surat Izin Apotek. APA bertindak sebagai manajer apotek pelayanan yang memiliki kemampuan dalam merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengawasi jalannya seluruh kegiatan di Apotek untuk meningkatkan nilai tambah pelayanan apotek dan memastikan terpenuhinya kepuasan pelanggan. Tanggung jawab utama APA adalah sebagai berikut :

55 46 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan fungsi profesi kefarmasian di Apotek dengan memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan profesinya. 2. Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional layanan farmasi di Apotek yang menjadi tanggung jawab dalam hal pelayanan. 3. Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh SDM dalam kegiatan operasional Apotek Pelayanan di bawah tanggung jawabnya. 4. Memberikan pelatihan kepada seluruh SDM sesuai dengan kebutuhan di Apotek. 5. Melakukan validasi penjualan dan stok opname Apoteker Pendamping Apotek Kimia Farma No. 7 mempunyai dua Apoteker Pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan meliputi pelayanan kefarmasian, pemberian informasi obat, konseling, dan swamedikasi Supervisor Pelayanan Seorang asisten apoteker senior yang bertanggung jawab atas Pelayanan Apotek disebut Supervisor Pelayanan. Tugas Supervisor Pelayanan adalah sebagai berikut: 1. Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan pengawasan pelayanan kepada pasien. 2. Membantu Apoteker Pengelola Apotek melakukan pengontrolan dan mengawasi kelancaran arus barang yang masuk dan keluar, serta pengadaan barang untuk apotek, kelancaran resep, penjualan bebas, dan penjualan alat kesehatan. 3. Mengatur jadwal masuk kerja serta pergantian jadwal masuk kerja para petugas apotek. 4. Memastikan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Apotek berjalan dengan baik.

56 Asisten Apoteker Dalam pelaksanaan pengelolaan Apotek, Apoteker Pengelola Apotek dapat dibantu oleh asisten Apoteker dan melakukan pekerjaan kefarmasian di Apotek di bawah pengawasan Apoteker. Tugas asisten apoteker adalah sebagai berikut: 1. Mengatur, mengontrol dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara alfabetis. 2. Menerima resep dan memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep sesuai dengan peraturan kefarmasian. 3. Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima. 4. Memberikan harga pada setiap resep dokter yang masuk. 5. Melayani dan meracik obat sesuai dengan resep dokter antara lain menghitung dosis obat untuk racikan, menimbang bahan, meracik, mengemas obat dan memberikan etiket. 6. Membuat kuitansi atau salinan resep untuk obat yang hanya diambil sebagian atau bila diperlukan pasien. 7. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi bentuk sediaan, jumlah obat, nama, nomor resep dan cara pemakaian. 8. Melakukan pemeriksaan akhir terhadap hasil penyiapan obat. 9. Menyerahkan obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada pasien dan memberikan penjelasan tentang penggunaan obat atau informasi lain yang dibutuhkan. 10. Mencatat masuk dan keluarnya obat pada kartu stok barang. 11. Melakukan pelayanan informasi mengenai cara pemakaian obat melalui penyerahan obat dari asisten apoteker kepada pelanggan Juru Resep Asisten Apoteker dibantu oleh juru resep dalam penyiapan obat dan perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan asisten apoteker. Tugas Juru resep adalah sebagai berikut:

57 48 1. Membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obatobatan racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang diminta. 2. Membuat obat-obat racikan standar (anmaak) di bawah pengawasan asisten apoteker. 3. Menjaga kebersihan ruangan apotek Kegiatan Apotek Kegiatan utama yang dilakukan apotek Kimia Farma No.7 meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan non teknis kefarmasian Kegiatan Teknis Kefarmasian Kegiatan yang berkaitan dengan teknis kefarmasian yang dilakukan di apotek meliputi : 1. Pengadaan obat Bisnis Manajer Wilayah Bogor melakukan pengadaan obat untuk Apotek Kimia Farma No.7 melalui dengan sistem Distribution Center (DCs). Dengan sistem DC ini kita dapat mengetahui kebutuhan apotek, sehingga pengiriman barang berdasarkan kebutuhan apotek. Pemesanan ditujukan kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) dan barang yang dipesan dikirim ke gudang pusat kemudian didistribusikan ke masing-masing apotek berdasarkan dengan kebutuhan apotek tersebut. Apotek pelayanan dapat melakukan permintaan mendesak (by pass) ke gudang jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pesanan khusus. Surat Pesanan khusus tersebut diberikan kepada bagian pengadaan BM Bogor untuk dipesankan kepada PBF Kimia Farma. Kemudian narkotika dan psikotropika diantar langsung ke apotek pelayanan. Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga dari PBF atau distributor resmi/berizin lainnya. Adapun dasar pemilihan PBF atau distributor berdasarkan ketersediaan barang, kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan, besarnya

58 49 potongan harga (diskon) yang diberikan, kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu, dan cara pembayaran. 2. Penyimpanan Obat Apotek Kimia Farma No.7 melakukan penyimpanan obat di ruang peracikan dan di tempat penjualan bebas, sedangkan penyimpanan resep di lemari terpisah di dalam ruang peracikan terpisah. Obat-obat yang dapat dibeli bebas diletakkan di swalayan farmasi ataupun ruang tunggu yang dapat langsung dilihat oleh pembeli. a. Penyimpanan di ruang peracikan Setiap AA bertanggungjawab terhadap lemari penyimpanan obat yang telah ditetapkan. Penyimpanan obat atau perbekalan farmasi di ruang peracikan dilakukan oleh AA. Setiap pemasukan dan penggunaan obat/barang harus di input kedalam komputer dan untuk ketelitian dicatat pada kartu stok yang meliputi tanggal pengisian/pengambilan, nomor dokumennya, jumlah barang yang diisi/diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan pengisian/pengambilan barang. Kartu stok ini diletakkan di masing-masing obat/barang. Setiap AA bertanggung jawab terhadap stok barang yang ada di lemari. Penyimpanan barang disusun berdasarkan kegunaan farmakologisnya, jenis sediaan, bentuk sediaan dan alfabetis. Penyimpanan obat/barang di ruang peracikan disusun berdasarkan kategori obat ethical/prescription drugs, obat psikotropika. obat narkotika, bahan baku obat. sediaan sirup atau suspensi, obat tetes/drops dan obat salep dan tetes mata, ampul, syringe dan infus, obat yang termolabil dan di simpan di lemari pendingin seperti suppositoria, serum dan vaksin. b. Penyimpanan obat atau barang yang dapat dibeli bebas Obat atau barang yang dapat dibeli secara bebas disimpan di rak-rak penjualan obat bebas swalayan farmasi disamping ruang tunggu pasien dan ruang racik apotek. Pengaturan penyimpanannya didasarkan pada bentuk dan jenis sediaan serta kegunaannya agar memudahkan pembeli untuk melihat dan memudahkan petugas dalam mengambil obat/barang yang diinginkan oleh pembeli.

59 50 c. Penyimpanan resep Resep yang telah dilayani, disusun sesuai tanggal dan nomor urut resep. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 resep harus dirahasiakan dan disimpan dengan baik dan rapi di Apotik dalam jangka waktu 3 tahun. 3. Pelayanan Kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh Apotek KF No.7 meliputi : a. Pelayanan Resep Dengan Pembayaran Tunai Pelanggan yang langsung datang ke apotek untuk menebus obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai disebut dengan penjualan tunai. Asisten Apoteker pada bagian penerimaan resep menerima resep dari pasien kemudian memeriksa ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Bila obat tersedia, Asisten apoteker akan memeriksa kelengkapan dan keabsahan resep tersebut, kemudian dilakukan pemberian harga dan memberitahukannya kepada pasien. Asisten menanyakan alamat dan nomor telepon pasien untuk dicatat di medical record pasien. Setelah itu, dilakukan pembayaran atas obat dan dibuatkan struk pembayaran obat tersebut dan disatukan dengan resep aslinya. Asisten apoteker menyiapkan obat dengan segera. Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas membuat salinan resep untuk pengambilan sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi dapat pula dibuatkan kuitansi dan salinan resep di belakang kuitansi tersebut. Setelah obat selesai disiapkan maka obat diberi etiket dan dikemas. Pemeriksaan kembali dilakukan sebelum obat diberikan yang meliputi nomor resep, nama pasien, kebenaran obat, jumlah dan etiketnya juga dilakukan pemeriksaan salinan resep sesuai resep aslinya serta kebenaran kuitansi. Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep yang disertai dengan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien. Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun.

60 51 b. Pelayanan Resep Dengan Pembayaran Kredit Pelayanan resep berdasarkan perjanjian kerjasama yang telah disepakati oleh suatu perusahaan/instansi dengan apotek yang pembayarannya dilakukan secara kredit melalui penagihan kepada perusahaan secara berkala. Setelah resep dokter diterima, dilihat stok obatnya, dan diperiksa kelengkapannya maka langsung disiapkan obatnya sesuai resep tanpa dilakukan penetapan harga dan pembayaran terlebih dahulu. Data pasien sudah ada di dalam Kartu Askes atau asuransi kesehatan lainnya. Harga resep kredit ditetapkan berdasarkan perjanjian kerjasama oleh intansi/perusahaan dengan Apotek Kimia Farma, sehingga harganya berbeda dengan pembelian resep tunai. Penomoran resep dokter yang dibeli secara kredit dibedakan dengan resep yang dibeli secara tunai. Jika salah satu obat yang diresepkan tidak termasuk Daftar dan Plafon Harga Obat (DPHO) instansi tertentu, pasien akan ditanyakan apakah obat ingin dibeli atau tidak. Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep yang dibeli secara tunai kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan masingmasing instansi atau perusahaan untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati bersama. c. Pelayanan Swamedikasi atau Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) Penggunaan obat-obatan tanpa resep dokter oleh masyarakat atas inisiatif pasien disebut swamedikasi atau UPDS. Hal ini dilakukan sebagai alternatif yang banyak dipilih masyarakat untuk meredakan/ menyembuhkan keluhan kesehatan ringan atau untuk meningkatkan keterjangkauan akses terhadap pengobatan. Bentuk swamedikasi yang bertanggung jawab adalah penggunaan obat secara efektif, aman, dan rasional berdasarkan inisiatif pribadi pasien, dengan bantuan tenaga kesehatan ahli (dokter atau Apoteker). Obat yang dapat diberikan tanpa resep dokter adalah obat golongan OTC (over the counter) yang terdiri dari obat bebas dan obat bebas terbatas, serta obat wajib Apotek. Obat yang termasuk dalam golongan OTC, seperti Sanmol, vitamin, CTM, Daktarin, dan lain-lain.

61 52 Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 347/ MENKES/SK/VII/1990, obat wajib apotek adalah obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker di Apotek dan wajib memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per pasien, membuat catatan pasien serta obat yang telah diserahkan, dan memberikan informasi meliputi dosis dan aturan pakainya, kontraindikasi, efek samping dan lain-lain. Informasi yang sama dengan penggunaan obat wajib apotek harus diberikan kepada pasien pada penggunaan obat bebas dan bebas terbatas. Prosedur dalam menjalankan pelayanan swamedikasi atau UPDS, yaitu petugas yang menerima permintaan obat dari pasien langsung menginformasikan ketersediaan obat. Setelah disetujui oleh pembeli, pembeli langsung membayar ke kasir. Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahan nota penjualan bebas. Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepada pasien. d. Pelayanan Informasi Obat dan Konseling Pelayanan informasi obat dilakukan setiap kali petugas apotek menyerahkan obat kepada pasien. Informasi yang diberikan meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat (bagi obat-obat yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus), jangka waktu pengobatan, dan makanan yang harus dihindari selama terapi. Petugas juga memberikan kesempatan kepada pasien untuk bertanya apabila ada hal yang belum dimengerti. Kegiatan konseling oleh Apoteker di Apotek mempunyai jadwal tertentu, namun pada kenyataannya bisa dilaksanakan ketika pasien membutuhkan konseling. Pelayanan informasi obat dan konseling bisa juga dilakukan kepada pasien melalui telepon. Hal ini memudahkan pasien ketika ingin menanyakan lebih lanjut mengenai pengobatan yang sedang dijalankan kepada Apoteker. 5. Stock Opname Proses Stock Opname dilakukan sebagai mekanisme kontrol terhadap arus masuk dan keluar obat, dimana dalam proses ini akan dilakukan perhitungan stok secara fisik untuk dicocokkan dengan stok yang tercatat di dalam sistem. Stock opname dilakukan tiap akhir bulan. Jika stok fisik tidak sesuai dengan stok yang

62 53 tercatat di sistem harus ditelusuri penyebab ketidaksesuaian tersebut. Hal ini dapat disebabkan oleh : a. Adanya arus masuk atau keluar obat yang tidak di entry baik dalam kartu stok maupun komputer. b. Penyimpanan obat yang tidak teratur dan rapih sehingga ada obat yang terselip. c. Adanya obat yang hilang Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No.7 berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan (LIPH) tunai maupun kredit, serta memasukkan data resep tunai dan resep kredit. Kegiatan pencatatan dilakukan oleh beberapa Asisten Apoteker yang diberi tugas untuk kemudian dilaporkan ke bagian administrasi dan keuangan di Bisnis Manajer. Kegiatan pencatatan di Bisnis Manajer yang dilakukan meliputi kegiatan administrasi dan keuangan. Kegiatan administrasi ditangani oleh beberapa staf adiministrasi dan keuangan yang bertanggungjawab kepada supervisor administrasi dan keuangan, sedangkan kegiatan keuangan ditangani oleh Kasir Besar. Supervisor administrasi dan keuangan serta Kasir Besar bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek BM Pengelolaan Narkotik dan Psikotropika Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 meliputi : 1. Pemesanan narkotika Pemesanan sediaan narkotika dilakukan secara tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Surat pesanan narkotika yang sudah ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pendamping dikirim ke BM.

63 54 Pemesanan dilakukan ke PBF KF selaku distributor tunggal dengan membuat surat pesanan khusus narkotika yang dibuat rangkap empat. 2. Penerimaan narkotika Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pendamping. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah melihat kesesuaian dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan. 3. Penyimpanan narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 disimpan dalam lemari khusus yang terkunci. Kunci lemari tersebut di pegang oleh supervisor pelayanan. 4. Pelayanan narkotika Apotek Kimia Farma No.7 hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No.7 sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. 5. Pelaporan narkotika Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 dibuat setiap bulan yang meliputi laporan penggunaan sediaan jadi narkotika dan laporan penggunaan bahan baku narkotika. Laporan dibuat rangkap lima dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, alamat apotek, dan stempel apotek yang kemudian dikirimkan kepada Suku Dinas Pelayanan Kesehatan Kota Bogor, dengan tembusan kepada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat, Kepala Balai Besar POM Propinsi Jawa Barat, Penanggung Jawab Narkotika PT. Kimia Farma Tbk., dan Arsip apotek.

64 Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.7 meliputi : 1. Pemesanan Psikotropika Pemesanan obat psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang boleh berisi lebih dari satu jenis psikotropika. Surat pemesanan dibuat rangkap 3, yang masing-masing diserahkan ke PBF yang bersangkutan (asli dan salinan) dan 1 lembar sebagai arsip di apotek. 2. Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan obat Psikotropika dilakukan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan yang lain. 3. Pelayanan Psikotropika Apotek KF No.7 hanya melayani resep psikotropika dari resep dokter. 4. Pelaporan Psikotropika Laporan penggunaan Psikotropika dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan setiap 1 bulan. Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh APA, dilengkapi dengan nama dan nomor SIK, serta stempel apotek dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM Propinsi, Dinas Kesehatan Propinsi, dan Arsip apotek.

65 BAB 5 PEMBAHASAN Apotek Kimia Farma No. 7 merupakan apotek pelayanan yang berada dibawah pengelolaan Bisnis Manajer wilayah Bogor. Apotek ini dikepalai oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang sekaligus menjabat sebagai Manajer Bisnis untuk wilayah Bogor. Apotek ini mempunyai Apoteker Pendamping untuk menggantikan APA jika sedang tidak berada di Apotek. Apotek Kimia Farma No. 7 terletak di Jalan Ir. H. Juanda No. 30 Bogor yang satu gedung dengan Bisnis Manajer sehingga memudahkan kegiatan operasional seperti pengadaan obat, administrasi dan sebagainya. Lokasinya strategis di tepi jalan besar dua arah, dekat dengan wilayah perkantoran, tempat pariwisata, dan mudah dijangkau dengan mobil pribadi atau kendaraan umum. Apotek beroperasi selama 24 jam dan 7 hari dalam seminggu tidak terkecuali di hari besar. Hal ini dilakukan dalam upaya untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan karena kebutuhan yang butuh obat, terutama obat dengan resep dokter alias ethical, tidak bisa diprediksi. Tidak jarang konsumen membutuhkan obat ethical ketika larut malam maupun menjelang pagi. Apotek Kimia Farma menerapkan slogan One Stop Health Care Solution, artinya apotek menyediakan layanan praktek dokter, laboratorium klinik, optik dalam satu atap untuk melayani kebutuhan pelanggan. Dengan begitu, konsumen dapat memberikan kepercayaan kepada Apotek sebagai solusi kesehatan mereka. Adapun kegiatan operasional apotek adalah sebagai berikut. 5.1 Pengadaan Obat Kegiatan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya di Apotek dilakukan secara terpusat yang dilakukan oleh bagian pengadaan di Bisnis Manajer dengan sistem DC (Distribution Center). Kebutuhan apotek secara otomatis terbaca oleh sistem, kemudian bagian pengadaan akan memesankan barang (obat/perbekalan kesehatan lainnya) ke PBF sesuai kebutuhan apotek. 56

66 57 Barang datang ke apotek 2 kali dalam seminggu dari gudang, yaitu Senin dan Kamis. Apotek juga dapat melakukan permintaan barang mendesak, jika persediaan barang yang dibutuhkan pelanggan kosong atau tidak terdapat di Apotek. Pengadaan secara terpusat oleh bagian pengadaan di Bisnis Manager memberikan keuntungan yaitu adanya diskon yang lebih besar karena pembelian dilakukan dalam jumlah besar. Pembelian berdasarkan daftar obat ethical, OTC, dan perbekalan kesehatan lainnya yang ada di sistem komputer dilakukan setiap minggu untuk meninimalisir modal kerja. Dengan menggunakan sistem yang terdapat di komputer dapat diketahui daftar pareto penjualan A dan B, buffer stock, serta lead time untuk masing-masing apotek. Bagian pengadaan BM Bogor tidak melakukan penyimpanan untuk barang pareto C, karena barang tersebut slow moving. Barang pareto C bisa dibeli oleh masing-masing Apotek Pelayanan dengan BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) yang diserahkan kepada bagian pengadaan. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pengadaan dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 7 melalui surat pesanan khusus yang diberikan kepada Bisnis Manager untuk dipesankan ke PBF Kimia Farma kemudian narkotika dan psikotropika diantar langsung ke apotek pelayanan. Kendala pengadaan barang menggunaan sistem DC adalah jika stok fisik dan stok di komputer di apotek pelayanan tidak sesuai, data yang keluar dari sistem DC tidak akan sesuai. Agar kebutuhan barang apotek pelayanan yang terbaca di sistem DC tepat, data transaksi penjualan tunai dan kredit di apotek pelayanan harus di input setiap hari dan tidak boleh ditunda, serta stok fisik dan stok komputer harus sesuai. Untuk menjaga kekosongan barang selama pesanan barang belum dikirim, permintaan melebihi perkiraan, atau stok barang di supplier kosong, apotek membutuhkan buffer stock. Bagian DC merencanakan buffer stock apotek untuk 5-7 hari. Letak gudang yang dekat dengan Apotek menyebabkan buffer stock kurang berjalan dengan baik. Hal ini ditandai dengan seringnya apotek melakukan permintaan mendesak langsung ke gudang.

67 Penyimpanan Obat Obat-obatan yang datang dari gudang langsung diletakkan di lemari-lemari obat yang ada di ruang peracikan yang dikelompokan dan disusun secara alfabetis sesuai dengan kelas farmakologi. obat generik, obat khusus untuk Askes, obat golongan psikotropik, obat golongan narkotik, obat suntik, sediaan parenteral, obat yang termasuk pareto, obat-obat suspensi oral atau sirup, obat tetes mata, obat tetes telinga, hidung dan inhaler, dan obat-obat yang harus disimpan dalam kondisi khusus. OTC yang terdiri dari obat bebas, obat bebas terbatas, alat kesehatan dan kebutuhan-kebutuhan lain diluar obat seperti kursi roda, produk kosmetik, susu, madu, dan lain-lain diletakan di Swalayan Farmasi. Apotek Kimia Farma No. 7 selalu berusaha untuk menjaga kelengkapan persediaan demi melayani dan memberikan kepuasan kepada pelanggan. Petugas apotek mempunyai tanggung jawab untuk mengontrol stok obat dan perbekalan kesehatan yang ada di lemari obat baik di dalam ruang peracikan maupun swalayan farmasi. Hal ini dilakukan untuk memeriksa kesesuaian stok fisik obat dengan yang terdapat di kartu stok atau komputer, memeriksa tanggal kadaluarsa obat, serta untuk mengetahui obat-obat yang slow moving maupun fast moving. Pada saat stok opname, sering ditemukan ketidakcocokan antara stok fisik dengan stok yang ada di kartu stok atau komputer. Hal ini bisa disebabkan karena kesalahan mencatat pemasukan dan pengeluaran obat, penyimpanan obat yang tidak benar (tercecer/terselip), atau hilang. Kedisiplinan akan tanggung jawab petugas apotek harus ditingkatkan untuk meminimalisasi kesalahan tersebut. 5.3 Penjualan dan Pelayanan Apotek Kimia Farma No.7 Bogor melakukan penjualan yang dilaksanakan dengan 4 kasir yang terdiri dari 2 kasir untuk pelayanan resep umum, 1 kasir untuk swalayan, 1 kasir untuk pelayanan askes. Terdapat pula apotek kecil di gedung lama yang letaknya bersebelahan dengan apotek utama untuk melayani pasien yang berobat di tempat praktek dokter yang terletak di gedung tersebut.

68 59 Pelayanan yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor terdiri dari pelayanan terhadap resep umum, resep askes, UPDS/swamedikasi, PIO dan konseling. Apotek menyediakan jadwal khusus untuk pelaksanaan konseling. Pada kenyataannya konseling tidak sesuai dengan jadwal karena biasanya konseling dilakukan bersamaan dengan PIO sewaktu menyerahkan obat ke pasien oleh Apoteker. Upaya Apotek untuk melayani pelanggan dengan baik diantaranya sebagai berikut. 1. Meminimalisasi penolakan resep Obat yang disediakan Apotek Kimia Farma No. 7 cukup lengkap tetapi jika obat yang dibutuhkan pasien tidak tersedia atau habis, Apotek akan berusaha menyediakan obat tersebut baik dengan membeli di Apotek lain atau langsung kepada PBF. Selain itu, Apotek bisa menawarkan obat lain sebagai pengganti obat yang tidak ada dengan isi dan efek yang sama. Jika ada resep yang ditolak, dilakukan pencatatan untuk mempersiapkan persediaan obat agar mengurangi penolakan resep di masa mendatang. 2. Menyediakan jasa pengantaran obat untuk pasien yang berdomisili di daerah sekitar apotek. 3. Petugas yang bekerja di bagian pelayanan/penjualan melayani pelanggan atau pasien dengan ramah, dimulai dengan sapaan dimulai dengan sapaan dan tawaran bantuan serta diakhiri dengan ucapan terima kasih agar pelanggan merasa diperhatikan dan dilayani. Petugas selalu tanggap dan cepat menangani keluhan serta membantu mengatasi kesulitan konsumen. 4. Waktu untuk melayani obat non racikan selama 15 menit dan menit untuk obat racikan. 5. Pelayanan Informasi Obat (PIO ) baik terhadap obat Ethical dan OTC yang dilakukan oleh Apoteker maupun Asisten Apoteker. 5.4 Administrasi dan Keuangan Bisnis Manajer mengatur semua kegiatan administrasi dan keuangan Apotek Pelayanan untuk efektifitas kinerja Apotek. Bagian administrasi dan keuangan dipimpin oleh Supervisor yang membawahi pemegang kas, administrasi piutang

69 60 dagang, administrasi hutang dagang, administrasi kas bank, administrasi inkaso, umum/sdm, dan pajak. Dalam rangka efisiensi tenaga kerja, terdapat perangkapan di berbagai bagian seperti administrasi pajak dirangkap oleh bagian administrasi piutang dagang. Hal ini disebabkan oleh pekerjaan tersebut masih bisa dijalankan oleh satu orang dan tidak membutuhkan waktu yang lama untuk pengerjaannya. Bagian yang dapat menimbulkan adanya peluang terjadinya penyimpangan, seperti administrasi piutang dan administrasi inkaso tetap dilaksanakan oleh orang yang berbeda. Bagian keuangan dilakukan oleh satu orang yaitu kasir besar dengan tujuan untuk menghindari adanya saling lempar tanggung jawab jika ada penyimpangan. Lokasi Apotek Kimia Farma No. 7 yang berdekatan dengan BM memudahkan penyetoran hasil penjualan. Apotek menyetorkan hasil penjualannya tiap hari kepada Bisnis Manajer yang terdiri dari hasil penyetoran penjualan dari petugas kasir kecil tiap pergantian shift dengan menyertakan bukti setoran kasir. Bukti setoran kasir ini akan dicocokkan terlebih dahulu jumlahnya dengan Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) oleh supervisor pelayanan sebelum diserahkan kepada kasir besar. LIPH hanya dapat dibuka oleh petugas-petugas tertentu seperti supervisor dan petugas administrasi kas bank untuk mencegah kehilangan uang. Jika terjadi ketidakcocokan maka harus dicari penyebabnya apakah ada transaksi yang belum dientri atau ada penyebab lainnya. Harus diperiksa pula keaslian uang yang masuk di tiap transaksi penjualan untuk mencegah adanya uang palsu sehingga merugikan apotek, yaitu dengan cara memeriksa semua uang yang masuk di tiap transaksi penjualan menggunakan lampu ultraviolet. 5.5 Desain Interior dan Eksterior Lingkungan fisik apotek yang berupa desain eksterior dan interior merupakan faktor utama yang mempengaruhi kesuksesan suatu apotek dalam menjalankan kegiatan operasional apotek. Tujuan desain eksterior apotek adalah untuk menarik pembeli masuk ke dalam apotek, sedangkan tujuan utama desain interior adalah untuk meningkatkan jumlah pembelian barang oleh pembeli yang masuk ke

70 61 apotek tersebut dan memudahkan lalu lintas pelanggan sehingga dapat melewati sebanyak mungkin produk-produk dagang yang dijual. Desain eksterior Apotek Kimia Farma No. 7 terlihat mewah, berkesan gedung yang luas, dan dapat terlihat dari luar suasana di dalam apotek, seperti kelengkapan dan kerapihan susunan obat-obatan sehingga pelanggan merasa tertarik untuk masuk ke apotek. Selain itu tempat parkir yang tersedia di Apotek Kimia Farma cukup luas dapat menjadi bahan pertimbangan pasien untuk datang ke apotek. Desain interior Apotek mencakup desain ruang tunggu, ruang pelayanan resep dan ruang peracikan, swalayan farmasi dan lain-lain. Ruang tunggu Apotek Kimia Farma didesain untuk memberi kenyamanan bagi pelanggan seperti adanya pendingin ruangan, dinding apotek diberi warna putih sehingga memberikan kesan bersih dan tenang, TV atau musik yang enak didengar supaya pelanggan merasa betah menunggu, dan disediakan swalayan yang berisi obat bebas atau produk lainnya agar pasien dapat melihat atau membeli produk tersebut sambil menunggu resep dilayani. Pada ruang peracikan dan pelayanan resep Apotek terdapat rak-rak obat yang disusun berdasarkan kelas farmakologi dan menurut abjad. Hal ini dilakukan untuk memudahkan petugas dalam mengambil obat. Tinggi rak obat juga sudah sesuai sehingga mudah dijangkau dan mempermudah pengambilan obat. Ruang antar rak-rak obat tidak terlalu luas sehingga cukup menyulitkan pergerakan petugas-petugas Apotek. Rak obat di swalayan farmasi disusun sesuai kegunaan dan didesain dengan rapi,menarik, dan lengkap sehingga menarik pelanggan/pasien untuk melihat-lihat bahkan membelinya. Kelengkapan fasilitas di Apotek juga berperan penting untuk menarik pelanggan dan menunjang pelayanan yang baik kepada pelanggan. Fasilitas pendukung yang ada di Apotek Kimia Farma No. 7 diantaranya : Praktek dokter, Optik, Laboratorium klinik, Swalayan farmasi, Masjid, Tempat parkir, Toilet, dan ATM.

71 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) di Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor berperan sebagai pemimpin dalam menentukan kebijakan Apotek serta melaksanakan pengawasan dan pengendalian terhadap seluruh kegiatan di Apotek. 2. Apoteker Pedamping di Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor berperan dalam memberikan pelayanan kefarmasian, pelayanan informasi obat (PIO), konseling, dan swamedikasi. 3. Kegiatan di Apotek Kimia Farma No. 7 meliputi kegiatan teknis kefarmasian yaitu pengadaan obat, penyimpanan obat, pengendalian obat, pelayanan kefarmasian, dan kegiatan non teknis kefarmasian yaitu administrasi dan keuangan berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan laporan harian baik penjualan (LIPH) tunai maupun kredit, serta memasukkan data resep tunai dan resep kredit. 6.2 Saran 1. Jumlah obat yang tersisa di lemari obat harus selalu ditulis dalam kartu stok agar mempermudah pengontrolan persediaan barang. 2. Semua uang yang masuk pada tiap transaksi penjualan harus selalu diperiksa keasliannya menggunakan lampu ultraviolet untuk mencegah adanya uang palsu yang akan mengakibatkan kerugian bagi Apotek. 3. Ruang antar rak/lemari obat di ruang peracikan sebaiknya diperluas untuk memudahkan pergerakan petugas apotek dalam bekerja. 62

72 DAFTAR ACUAN Asti, T., & Widiya, I. (2004). Pengobatan Sendiri. InfoPOM Vol. 5, No. 6, November Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan Klinik. (2006). Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan. (2006). Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 1332/MENKES/SK/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2007). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 284/MENKES/Per/III/2007 Tentang Apotek Rakyat. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. PT. Kimia Farma Apotek. (2009). Selayang Pandang PT. Kimia Farma Tbk. Dalam Materi Praktek Kerja Profesi Apoteker. PT. Kimia Farma Apotek. Umar, M. (2004). Manajemen Apotek Praktis. Jakarta: Wira Putra Kencana. 63

73 64 Lampiran 1. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Apotek Direktur Utama KFA Direktur Operasional Direktur SDM dan Umum Direktur Keuangan Manager Bisnis Strata A Manager Bisnis Strata B Manager Bisnis Strata C Supervisor Pengadaan Supervisor Administrasi dan Keuangan Apoteker Pengelola Apotek Penanggung jawab gudang Adm. Hutang Dagang Supervisor Pelayanan/ APING Adm. Piutang Dagang Swalayan Farmasi Layanan Farmasi Pemegang Kas SDM dan Umum Pajak

74 65 Lampiran 2. Struktur Organisasi Distribution Center Regional Manager / Bisnis Manager Keuangan Pembelian Gudang Entry Faktur Entry Dropping Pembantu Gudang Penghantar Barang Entry Faktur Terima QTY

75 66 Lampiran 3. Lay Out Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lantai 1 Lantai 2

76 67 Lampiran 4. Alur Pelayanan Penerimaan Resep Penerimaan Resep Resep Tunai Resep Kredit Pemeriksaan Kelengkapan Resep Pemeriksaan Kelengkapan Resep dan Administrasi Pemberian Harga Pemberian No. urut Pasien Membayar dan diberi No. urut resep Penyiapan Obat Obat Racikan Obat Non Racikan Pemberian Etiket Pemeriksaan Kesesuai Obat Penyerahan Obat Obat Diterima Pasien Resep Disimpan Petugas

77 68 Lampiran 5. Etiket Obat

78 69 Lampiran 6. Kemasan Obat Kapsul Racikan Kemasan Obat Racikan Puyer Kemasan Obat Jadi Kemasan Pot Obat Racikan Salep/Krim

79 70 Lampiran 7. Copy Resep

80 71 Lampiran 8. Buku Stok Obat

81 72 Lampiran 9. Bon Permintaan Barang Apotek

82 73 Lampiran 10. Surat Pemesanan Narkotika dan Psikotropika

83 74 Lampiran 11. Laporan Penggunaan Narkotika Laporan Narkotika Bulan Januari 2012 Unit Layanan: KIMIA FARMA 7 Data ini sudah di verifikasi oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotik: PRIYANGGO A Tanggal : 3-Feb-12 Nama Satuan Saldo Awal PEMASUKAN PENGGUNAAN Saldo Dari Jumlah Untuk Jumlah Akhir

84 75 Lampiran 12. Laporan Khusus Penggunaan Morfin, Petidin, dan Derivatnya LAPORAN KHUSUS PENGGUNAAN MORPHINE, PETHIDIN DAN DERIVATNYA Apotek : Apotek Kimia Farma No. 7 No. SIA : BPPPTM-X/2011 Alamat : Jl. Ir. H. Juanda No. 30 Bogor No. Telp : (0251) No. Nama Bahan Baku Sediaan No. Resep Tanggal Penyerahan Jumlah Bentuk Sediaan Pasien Dokter Nama Alamat Nama Alamat Bogor, 3 Februari 2012 Mengetahui, Drs. Priyanggo Artadji, Apt, MM Kepala Apotek

85 76 Lampiran 13. Laporan Penggunaan Psikotropika Laporan Psikotropika Bulan Januari 2012 Unit Layanan: KIMIA FARMA 7 Data ini sudah di verifikasi oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotik: PRIYANGGO A Tanggal : 3-Feb-12 Nama Satuan Saldo Awal PEMASUKAN PENGGUNAAN Saldo Dari Jumlah Untuk Jumlah Akhir

86 77 Lampiran 14. Obat Keras Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter Oleh Apoteker Di Apotik (Obat Wajib Apotik No. 1)

87 78 Lampiran 15. Obat Keras Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter Oleh Apoteker Di Apotik (Obat Wajib Apotik No 2)

88 79 Lampiran 16. Obat Keras Yang Dapat Diserahkan Tanpa Resep Dokter Oleh Apoteker Di Apotik (Obat Wajib Apotik No 3)

89 80 Laporan 17. Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH)

90 81 Lampiran 18. Contoh Berita Acara Pemusnahan Perbekalan Farmasi BERITA ACARA PEMUSNAHAN PERBEKALAN FARMASI Pada hari ini Kamis tanggal lima bulan Januari tahun dua ribu dua belas sesuai dengan peraturan menteri kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang ketentuan dan tata cara pemberian izin Apotek, Kami yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Apoteker Pengelola Apotek : Drs. Priyanggo Artadji, Apt, MM SIK No. :... tanggal... Nama Apotek : Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Alamat Apotek : Jl. Ir. H. Juanda No. 30 Bogor Telah melakukan pemusnahan :Perbekalan Farmasi sebagaimana tercantum dalam daftar terlampir Tempat melakukan pemusnahan :Halaman belakang Apotek Kimia Farma Jl. Ir. H. Juanda No. 30 Bogor Berita acara ini kami buat sesungguhnya dengan penuh tanggung jawab. Berita acara ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) dan dikirim kepada : 1. Kepala kantor wilayah departemen kesehatan propinsi Jawa Barat 2. Kepala Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan di Bogor Karyawan yang membantu Acara Bogor, 5 januari 2012 Yang membuat Berita (...) (Drs. Priyanggo Artadji, Apt, MM) SIK...

91 82 Lampiran 19. Formulir Permintaan Obat Upaya Pengobatan Sendiri

92 83 Lampiran 20. Formulir Droping Barang PT. Kimia Farma Apotek BM. WILAYAH BOGOR JL. IR. H. DJUANDA NO 30 BOGOR DROPING KE : APOTEK KF NO. 143 TAHUN DROPING : 2012 TAHUN BPBA : 2012 NOMOR DROPING : NOMOR BPBA : TANGGAL DROPING : OTC HAL. : 1 No. Nama Obat QTY DROP BONUS Kms Hrg Satuan Hrg. Utuh Disc 1 Disc 2 Total

93 UNIVERSITAS INDONESIA PENJUALAN OBAT OTC (OVER THE COUNTER) TERBESAR DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 BOGOR DAN PERAN APOTEKER DALAM SWAMEDIKASI TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DEWI NUR ANGGRAENI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012