UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA 1 JL. GARUDA NO. 47 KEMAYORAN JAKARTA PUSAT PERIODE 01 APRIL 10 MEI 2014 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DYAH AYUWATI WALUYO, S. Farm ANGKATAN LXXVIII FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2014

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA 1 JL. GARUDA NO. 47 KEMAYORAN JAKARTA PUSAT PERIODE 01 APRIL 10 MEI 2014 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker DYAH AYUWATI WALUYO, S. Farm ANGKATAN LXXVIII FAKULTAS FARMASI PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPOK JUNI 2014 ii

3

4

5

6 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT yang senantiasa melimpahkan karunia dan rahmat-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 1 Kemayoran Jakarta Pusat. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Program Profesi Apoteker di Fakultas Farmasi untuk mencapai gelar profesi Apoteker. Selain itu juga PKPA ini dapat memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memahami peran dan tugas Apoteker di Apotek. Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 1 Kemayoran Jakarta Pusat berlangsung pada periode 01 April 10 Mei Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, penulis tidak dapat menyelesaikan Laporan PKPA ini. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih atas bantuan dan bimbingan kepada: 1. Asep Dasuki, S.Si., Apt yang telah banyak memberikan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan PKPA di Apotek Kimia Farma No. 1 Kemayoran-Jakarta Pusat. 2. Sutriyo, M.Si., Apt. sebagai pembimbing dari Fakultas Farmasi Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama penulis melaksanakan PKPA serta dalam penulisan laporan ini. 3. Dr. Mahdi Jufri, M.Si., Apt., sebagai Dekan Fakultas Farmasi Universitas Indonesia. 4. Dr. Hayun, M.Si., Apt., sebagai Ketua Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis selama perkuliahan dan ketika PKPAberlangsung. 5. Bapak Handono selaku supervisor di Apotek Kimia Farma No.1 yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan saat melalukan PKPA di Apotek 6. Seluruh staf di Apotek Kimia Farma No. 1. vi

7 7. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Fakultas Farmasi. 8. Keluarga tercinta yang senantiasa memberi dukungan, doa, semangat dan kasih sayang yang tiada henti. 9. Teman-teman seperjuangan di Apotek Kimia Farma periode 1 April 10 Mei 2014 (Kak mastin, Mutia, Vina, Toha, Farhan) atas kerjasama selama pelaksanaan PKPA. 10. Semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan pengarahan kepada penulis selama penulisan laporan PKPA ini. Penulis menyadari bahwa penyusunan laporan PKPA ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran demi perbaikan di masa yang akan datang. Tak ada yang penulis harapkan selain sebuah keinginan agar laporan PKPA ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan pada umumnya dan ilmu farmasi pada khususnya. Penulis 2014 vii

8

9 ABSTRAK Nama : Dyah Ayuwati Waluyo, S. Farm NPM : Program Studi : Profesi Apoteker Judul : Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma 1 Jl. Garuda No. 47 Kemayoran Jakarta Pusat Periode 01 April 10 Mei 2014 Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek Kimia Farma bertujuan untuk mengetahui gambaran umum kegiatan rutin di Apotek dan menerapkannya saat bekerja dan memahami peran dan fungsi apoteker di Apotek. Tugas khusus yang diberikan berjudul Analisa Pola Penyakit Berdasarkan Resep Dokter Bulan Februari 2014 di Apotek Kimia Farma No. 1 untuk Membantu Menetukan Pola Pengadaan Barang di Apotek. Tujuan dari tugas khusus ini adalah untuk mengetahui dan menganalisa pola penyakit di Apotek Kimia Farma No 1 pada bulan Februari 2012 dan mengetahui dan merencanakan pengelolaan obat-obatan berdasarkan pola penyakit. Kata kunci : Apotek Kimia Farma, Apotek, Pengelolaan obat, Perencanaan obat, Resep Tugas umum : xvi + 83 halaman; 2 gambar; 25 lampiran Tugas khusus : vii + 20 halaman; 2 gambar; 1 tabel; 1 rumus; 1 lampiran Daftar Acuan Tugas Umum : 10 ( ) Daftar Acuan Tugas Khusus : 2 ( )

10 ABSTRACT Name : Dyah Ayuwati Waluyo, S.Farm NPM : Program Study : Apothecary profession Title : Report of Apothecry Profession Internship at Apotek Kimia Farma No. 1 at Garuda Street No. 47 Kemayoran- Central Jakarta on 1st April - 10th Mei 2014 Pharmacist Professional Practice (PKPA) at Pharmacy Kimia Farma aims to find a general description of routine activities in the pharmacy and apply it at work and understand the role and function of the pharmacist in the pharmacy. Given a special assignment titled Analysis of Disease Patterns Based on Prescription Pharmacy Month in February 2014 at No. Kimia Farma 1 to Help Determine Procurement Patterns in Pharmacy. The purpose of this particular task is to identify and analyze disease patterns in Kimia Farma Pharmacy No. 1 in February 2014 and determine the plan of medicines management based on the pattern of disease. Keywords : Apotek Kimia Farma, Pharmacy, medication management, medication Planning, Prescriptions General Assignment : xvi + 83 pages; 2 images; 25 appendices Specific Assignment : vii + 20 pages; 2 images; 1 table; 1 equation; 1 appendice Bibliography of General Assignment: 10 ( ) Bibliography of Specific Assignment: 2 ( )

11 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... ii SURAT PERNYATAAN BEBAS PLAGIARISME... iii HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... iv LEMBAR PENGESAHAN... v KATA PENGANTAR... vi LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH... viii ABSTRAK... ix ABSTRACK... x DAFTAR ISI... xi DAFTAR ISI... xiii DAFTAR LAMPIRAN... xiv BAB 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Persyaratan Apotek Tata Cara Pemberian Izin Apotek Personalia Apotek Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek Pengelolaan Apotek Pencabutan Surat Izin Apotek Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Pelayanan Informasi Obat (PIO) Pelayanan Swamedikasi BAB 3. TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA (PERSERO), Tbk Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Logo PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT. Kimia Farma Apotek Tinjauan Khusus Apotek Kimia Farma Lokasi dan tata Ruang Struktur Organisasi dan Personalia Tugas dan Tanggung Jawab Personil Apotek Kegiatan Apotek Kimia Farma No BAB 4. PEMBAHASAN xi

12 BAB 5. PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN LAMPIRAN xii

13 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Matriks Kombinasi VEN-ABC Gambar3.1. Logo PT. Kimia Farma (Persero), Tbk xiii

14 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran1. Struktur OrganisasiApotek Kimia Farma No Lampiran2. Alur Pengadaan Barang di Apotek Kimia Farma No Lampiran3. Alur Penerimaan Resep Lampiran 4. Bon Permintaan Barang Apotek Lampiran 5. Form DroppingBarangdari BM keapotek Lampiran 6. Surat Pemesanan Narkotika Lampiran 7. Surat Pemesanan Psikotropika Lampiran 8. SuratPesanaanPrekursor Lampiran 9. Kartu Stok Lampiran 10. Form Skrining Resep Lampiran 11. Contoh Kuitansi Lampiran 12. Copy Resep Lampiran 13. Skrining untuk Resep Kredit Lampiran 14. Contoh Etiket dan Label Lampiran 15. Bungkus Obat Lampiran 16 Bungkus Puyer Lampiran 17 Sistem Pelaporan Narkotika Psikotropika (SIPNAP) Lampiran 18 Lemari Narkotika dan Psikotropika Lampiran 19 Denah lokasi Apotek Kimia Farma No Lampiran 20 Tampak Depan Apotek Kimia Farma No.1 dan Parkir Lampiran 21 Swalayan Apotek Kimia Farma No Lampiran 22 Kasir, Tempat Penyerahan Resep dan Tempat Pengambilan Obat Lampiran 23 Lemari Obat Berdasarkan Alfabetis, Farmakologis dan Kondisi Penyimpanan Lampiran 24 Penyimpanan Stok Obat dan Barang Swalayan Lampiran 25 Ruang Peracikan xiv

15 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Tujuan dari pembangunan nasional salah satunya adalah tercapainya kesadaran, kemauan dan kemampuan untuk hidup sehat bagi setiap penduduk agar dapat dapat mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mewujudkan kesehatan yang sesuai dengan dasar-dasar negara Republik Indonesia diperlukan sumber daya di bidang kesehatan untuk menunjang hal tersebut. Sumber daya ini terkait dengan sarana, prasarana, dan infrastruktur yang dimanfaatkan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan yang dilakukan oleh pemerintah dan masyarakat (Presiden RI, 2009). Pelayanan kesehatan dapat diselenggarakan oleh pemerintah atau swasta, dalam bentuk pelayanan kesehatan perorangan atau pelayanan kesehatan masyarakat. Peningkatan kesejahteraan di bidang kesehatan dapat diupayakan diantaranya melalui penyediaan obat-obatan yang bermutu, terjangkau oleh masyarakat, dan dengan jumlah yang cukup, serta aman untuk digunakan. Oleh karena itu, diperlukan adanya sarana penunjang pelayanan kesehatan, salah satunya adalah Apotek. Apotek merupakan tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat dan menjadi tempat pengabdian profesi Apoteker dalam mewujudkan tercapainya derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, 2004 dinyatakan bahwa pelayanan kefarmasian pada saat ini talah mengacu pada pelayanan yang semula hanya berfokus kepada pengolahan obat sebagai komoditi menjadi pelayanan yang komprehensif (product oriented ke patient oriented) yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Sebagai konsekuensi perubahan tersebut diperlukan sarana dan prasarana Apotek. Apotek wajib menyediakan obat-obatan dan perbekalan farmasi serta seorang Apoteker yang dapat memberikan informasi, konsultasi, dan evaluasi mengenai obat yang 1

16 2 dibutuhkan oleh masyarakat sehingga tujuan pembangunan kesehatan dapat terwujud. Dampak dari perubahan kegiatan pelayanan kefarmasian adalah Apoteker dituntut untuk meningkatkan interaksi langsung dengan pasien. Bentuk-bentuk interaksi tersebut antara lain adalah melaksanakan pemberian informasi, monitoring penggunaan obat, dan mengetahui tujuan akhir terapi sesuai harapan dan terdokumentasi dengan baik. Apoteker sebagai pengelola Apotek tidak hanya berbekal ilmu kefarmasian saja tetapi juga harus memiliki keahlian manajemen karena mengola sebuah Apotek sama halnya mengola perusahaan. Apoteker Pengelola Apotek dituntut pengetahuannya untuk dapat menguasai produk yang dijual dan teknis pelayanan kefarmasian serta harus dapat merencanakan, melaksanakan dan menganalisis hasil kinerja operasional. Untuk membiasakan diri dengan kegiatan pelayanan kefarmasian ini, para calon Apoteker memerlukan Praktek Kerja Profesi Apoteker di Apotek. Selain sebagai tempat yang memberikan perbekalan bagi para Apoteker untuk dapat menjadi Apoteker profesional, praktek kerja di Apotek dapat dipakai sebagai tempat untuk menerapkan ilmu yang telah didapatkan selama masa kuliah. Dengan dilatarbelakangi hal tersebut, maka diadakan kerjasama antara Program Pendidikan Profesi Apoteker Fakultas Farmasi dengan Apotek Kimia Farma 1 yang dilaksanakan pada tanggal 01 April - 10 Mei Tujuan Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) di Apotek Kimia Farma No. 1 adalah: a. Agar mahasiswa mampu mengetahui gambaran umum kegiatan rutin pelayanan kefarmasian di apotek dan dapat menerapkannya saat bekerja. b. Agar mahasiswa mampu memahami peran dan fungsi apoteker di apotek terutama dalam hal pelayanan kefarmasian. c. Agar mahasiswa mampu memahami peran dan fungsi apoteker di apotek terutama dalam aspek manajerial yang mencakup pengelolaan sumber daya manusia kesehatan, pengelolaan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan, pengelolaan administrasi keuangan apotek.

17 BAB 2 TINJAUAN UMUM APOTEK 2.1 Pengertian Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, yang dimaksud dengan Apotek adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat (Menteri Kesehatan, 2002). Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.51 Tahun 2009, pekerjaan kefarmasian adalah perbuatan meliputi pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional (Presiden Republik Indonesia, 2009). 2.2 Landasan Hukum Apotek Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang berlandaskan pada : a. Undang - Undang No.36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. b. Undang - Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. c. Undang - Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. d. Undang - Undang Obat Keras. e. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang Perubahan dan Tambahan atas Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1965 tentang Apotek. f. Peraturan Pemerintah No 41 Tahun 1990 tentang Masa Bakti Apoteker dan Izin Kerja Apoteker, yang disempurnakan dengan Peraturan Menteri Kesehatan No. 184/Menkes/Per/II/1995. g. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri 3

18 4 Kesehatan RI No.922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. h. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. i. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Tugas dan fungsi Apotek menurut Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 adalah : a. Sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. b. Sarana penyelenggaraan pelayanan yang komprehensif (pharmaceutical care) dalam pengertian tidak saja sebagai pengelola obat namun dalam pengertian yang lebih luas mencakup pelaksanaan pemberian informasi untuk mendukung penggunaan obat yang benar dan rasional, monitoring penggunaan obat untuk mengetahui tujuan akhir serta kemungkinan terjadinya kesalahan pengobatan (medication error) Persyaratan Apotek Beberapa persyaratan yang harus dipenuhi untuk memperoleh izin suatu Apotek adalah sebagai berikut : a. Untuk mendapatkan izin Apotek, Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan tempat dan perlengkapan yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. b. Sarana Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi lain di luar sediaan farmasi. c. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi lain di luar sediaan farmasi.

19 5 Beberapa persyaratan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah Apotek adalah : a. Lokasi dan Tempat. Persyaratan jarak antara Apotek tidak lagi dipermasalahkan tetapi tetap mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, Dokter praktek, dan sarana pelayanan kesehatan lain. b. Bangunan dan Kelengkapan. Bangunan Apotek harus memenuhi persyaratan teknis sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Apotek serta memelihara mutu perbekalan farmasi. Apotek harus mempunyai papan nama yang terbuat dari bahan yang memadai dan memuat nama Apotek, nama Apoteker Pengelola Apotek (APA), nomor SIPA, dan alamat Apotek. Luas bangunan Apotek tidak dipermasalahkan, bangunan Apotek terdiri dari ruang tunggu, ruang administrasi, ruang peracikan, ruang penyimpanan obat, dan toilet. Bangunan Apotek harus dilengkapi dengan sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, penerangan yang cukup, alat pemadam kebakaran yang berfungsi dengan baik, ventilasi, dan sistem sanitasi yang baik. 1) Ruang tunggu Ruang ini seyogyanya dibuat senyaman mungkin, bersih, segar, terang, dan tidak terdapat nyamuk atau serangga sehingga pasien atau konsumen merasa betah dan nyaman menunggu. Beberapa Apotek bahkan menyediakan majalah, minuman mineral atau dispenser dan majalah kesehatan ilmiah. Bagian penerimaan resep haruslah dibuat sebaik mungkin, karena berhubungan langsung dengan pelanggan 2) Ruang peracikan Penataan ruang sebaiknya diatur agar persediaan dapat dijangkau dengan mudah pada saat persiapan, peracikan, dan pengemasan. 3) Bagian penyerahan obat Untuk pelayanan profesional di Apotek, seyogyanya Apotek menyediakan ruang/tempat khusus untuk menyerahkan obat dan dapat juga digabung dengan ruang konsultasi atau pemberian informasi. Jika tidak bisa dibuat ruang

20 6 terpisah, dapat juga dilakukan pembatasan dengan menggunakan dinding penyekat, sehingga dapat memberikan atau menyediakan kesempatan berbicara secara pribadi dengan pelanggan atau pasien. 4) Ruang administrasi. Ruangan ini terpisah dari ruang pelayanan ataupun ruang lainnya. Walaupun tidak terlalu besar, namun disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan manajerial dan juga digunakan untuk menerima tamu dari supplier atau industri/pabrik farmasi. c. Perlengkapan Apotek Semua peralatan yang dipergunakan untuk melaksanakan pengelolaan Apotek dan perlengkapan Apotek adalah: 1) Alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan,seperti timbangan, mortar, dan gelas ukur. 2) Perlengkapan dan alat penyimpanan perbekalan farmasi seperti lemari obat dan lemari pendingin. 3) Wadah pengemas dan pembungkus seperti etiket dan plastik pengemas. 4) Tempat penyimpanan khusus narkotika, psikotropik, dan bahan beracun. 5) Alat dan perlengkapan laboratorium untuk pengujian sederhana seperti erlenmeyer, dan gelas ukur. 6) Alat administrasi seperti blanko pesanan obat, faktur, kwitansi, dan salinan resep. 7) Buku standar yang diwajibkan antara lain Farmakope Indonesia edisi terbaru Tata Cara Pemberian Izin Apotek Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat yang diberikan Menteri Kesehatan RI kepada Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA) untuk membuka Apotek di tempat tertentu. Izin Apotek diberikan oleh Menteri yang melimpahkan wewenangnya kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin dilaporkan setahun sekali oleh Kepala Dinas Kesehatan kepada Menteri dan tembusan disampaikan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi.

21 7 Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 7 dan 9 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/Menkes/PER/X/1993, mengenai Tata Cara Pemberian Izin Apotek dinyatakan bahwa : a. Permohonan izin Apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT-1. b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan Apotek melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3. d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam (b) dan (c) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Provinsi dengan menggunakan contoh formulir model APT-4. e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (c) atau pernyataan ayat (d) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh formulir model APT-5. f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (c) masih belum memenuhi syarat. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh formulir model APT-6. g. Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (f), Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal Surat Penundaan.

22 8 h. Terhadap permohonan izin Apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan APA dan atau persyaratan Apotek atau lokasi Apotek tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam jangka waktu selambat-lambatnya (12) dua belas hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir model APT Personalia Apotek Apoteker adalah tenaga profesi yang memiliki dasar pendidikan serta keterampilan di bidang farmasi dan diberi wewenang serta tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu Apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). Dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 19 disebutkan mengenai ketentuan beberapa pelimpahan tanggungjawab pengelola Apotek : a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka Apotek, Apoteker Pengelola Apotek harus menunjuk Apoteker Pendamping. Apoteker Pendamping adalah Apoteker yang telah bekerja di Apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka Apotek. b. Apabila Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, Apoteker Pengelola Apotek menunjuk Apoteker Pengganti. Apoteker Pengganti yaitu Apoteker yang menggantikan APA selama APA tersebut tidak berada di tempat lebih dari tiga bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja (SIK) dan tidak bertindak sebagai APA di Apotek lain. c. Penunjukkan tersebut harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi setempat dengan menggunakan formulir model APT-9. d. Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti wajib memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.

23 9 e. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus-menerus, Surat Izin Apoteker atas nama Apoteker yang bersangkutan dapat dicabut. Untuk mendukung kegiatan di Apotek apabila Apotek yang dikelola cukup besar dan padat diperlukan tenaga kerja lain seperti Asisten Apoteker yang berdasarkan peraturan perundang-undangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker di bawah pengawasan Apoteker, juru resep yaitu petugas yang membantu pekerjaan asisten Apoteker, kasir yaitu orang yang bertugas mencatat penerimaan dan pengeluaran uang yang dilengkapi dengan kwitansi dan nota, pegawai tata usaha yaitu petugas yang melaksanakan administrasi Apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, dan keuangan Apotek. Berdasarkan Permenkes No. 922/Menkes/Per/X/1993 Pasal dijelaskan bahwa Apoteker Pengelola Apotek bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh Apoteker Pendamping maupun Apoteker Pengganti, dalam pengelolaan Apotek. Apoteker Pendamping bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama yang bersangkutan bertugas menggantikan APA. Pada setiap pengalihan tanggung jawab kefarmasian yang disebabkan karena penggantian APA oleh Apoteker Pengganti, harus diikuti dengan serah terima resep, narkotika, dan perbekalan farmasi lainnya, serta kuncikunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima ini harus diikuti dengan pembuatan berita acara. Pada Pasal 24, dijelaskan apabila APA meninggal dunia, maka ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut dalam waktu 2 x 24 jam kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Apabila pada Apotek tersebut tidak terdapat Apoteker Pendamping, maka laporan wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Penyerahan dibuat Berita Acara Serah Terima sebagaimana dimaksud Pasal 23 ayat (2) kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan formulir model APT-11 dengan tembusan kepada Kepala Balai POM setempat.

24 Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek Pelayanan Kefarmasian di Apotek dilakukan oleh Apoteker, yang wajib memiliki STRA (Surat Tanda Registrasi Apoteker). STRA merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri Kesehatan kepada Apoteker yang telah diregistrasi. Apoteker yang baru lulus pendidikan profesi, dapat memperoleh surat registrasi apoteker dan sertifikat kompetensi profesi secara langsung setelah melakukan registrasi. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (PP 51 tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian pasal 40 ayat 1) : a. Memiliki ijazah Apoteker; b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi; c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker; d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktik; e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi. Setiap Tenaga Kefarmasian yang melaksanakan Pekerjaan Kefarmasian di Indonesia wajib memiliki surat izin sesuai tempat Tenaga Kefarmasian bekerja. Bagi Apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian di Apotek, apoteker tersebut harus mempunyai SIPA. Surat Izin Praktik Apoteker (SIPA) adalah surat izin yang diberikan kepada Apoteker untuk dapat melaksanakan Pekerjaan Kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit. SIPA juga harus dimiliki bagi apoteker yang melakukan Pekerjaan Kefarmasian sebagai Apoteker pendamping. Dalam melaksanakan tugas Pelayanan Kefarmasian Apoteker dapat dibantu oleh Tenaga Teknis Kefarmasian yang telah memiliki STRTTK (Surat Tanda Registrasi Tenaga Teknis Kefarmasian). Dalam PP 51 pasal 54 diatur batasan tempat praktek apoteker. Apoteker yang telah memiliki SIPA hanya dapat melaksanakan praktik di 1 (satu) Apotik, atau puskesmas atau instalasi farmasi rumah sakit. Apoteker pendamping hanya dapat melaksanakan praktik paling banyak di 3 (tiga) Apotek, atau puskesmas atau instalasi farmasi rumah sakit. Sebelum melaksanakan kegiatannya, Apoteker Pengelola Apotek (APA) wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku selama Apotek masih aktif

25 11 melakukan kegiatan dan Apoteker Pengelola Apotek dapat melakukan pekerjaannya serta masih memenuhi persyaratan. Sesuai dengan Permenkes RI No. 1332/MENKES/SK/2002, persyaratan sebagai berikut : a. Fotokopi SIPA b. Fotokopi KTP Apoteker c. Fotokopi denah bangunan apotek (dibuat sendiri) d. Surat keterangan (sertifikat) status bangunan e. Daftar rincian perlengkapan apotek f. Daftar tenaga asisten apoteker, mencantumkan nama/alamat, tanggal lulus, No.STRTTK g. Surat pernyataan APA tentang : tidak bekerja di perusahaan farmasi lain atau APA di apotek lain h. Surat izin dari atasan langsung (untuk pegawai negeri atau ABRI) i. Fotokopi akte perjanjian dengan PSA (bila kerjasama dengan PSA) j. Surat pernyataan PSA tentang : tidak pernah melanggar peraturan perundang undangan di bidang obat (bila kerjasama dengan PSA) Pengelolaan Apotek Pengelolaan dan pengarahan seluruh kegiatan Apotek dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek secara lebih efektif untuk memenuhi tugas dan fungsi utamanya. Pada dasarnya pengelolaan Apotek dapat dibedakan menjadi pengelolaan kefarmasian, managerial, dan administrasi Pengelolaan Pelayanan Kefarmasian Pengelolaan pelayanan kefarmasian di Apotek meliputi pelayanan atas resep, pelayanan OTR, OWA, Obat Keras, Psikotropika dan Narkotika, dan perbekalan farmasi lainnya, pelayanan komunikasi, informasi dan edukasi terhadap masyarakat serta monitoring penggunaan obat. Peraturan yang mengatur tentang Pelayanan Apotek adalah Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/Menkes/Per/X/1993 yang meliputi : a. Apotek wajib melayani resep Dokter, Dokter spesialis, Dokter gigi, dan Dokter hewan. Pelayanan resep ini sepenuhnya atas dasar tanggung jawab Apoteker

26 12 Pengelola Apotek, sesuai dengan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. b. Apotek wajib menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan yang bermutu baik dan absah. c. Apotek tidak diizinkan mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten, namun resep dengan obat paten boleh diganti dengan obat generik. d. Apotek wajib memusnahkan perbekalan farmasi yang tidak memenuhi syarat mengikuti ketentuan yang berlaku, dengan membuat berita acara. Pemusnahan ini dilakukan dengan cara dibakar atau dengan ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Balai Besar POM. e. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang diresepkan, Apoteker wajib berkonsultasi dengan Dokter penulis resep untuk pemilihan obat yang lebih tepat. f. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat secara tepat, aman, dan rasional atas permintaan masyarakat. g. Apabila Apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat, Apoteker harus memberitahukan kepada Dokter penulis resep. Apabila atas pertimbangan tertentu Dokter penulis resep tetap pada pendiriannya, Dokter wajib melaksanakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep. h. Salinan resep harus ditandatangani oleh Apoteker. i. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di Apotek dengan baik dalam jangka waktu 3 tahun. j. Resep dan salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada Dokter penulis resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan atau petugas lain yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku. k. Apoteker Pengelola Apotek, Apoteker Pendamping atau Apoteker Pengganti diizinkan menjual obat keras tanpa resep yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek, yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia.

27 Pengelolaan Managerial Pengelolaan managerial di Apotek meliputi administrasi, pengelolaan perbekalan farmasi dan pengelolaan sumber daya manusia. Aspek administrasi merupakan aspek yang menangani pengelolaan pembukuan, laporan dan resep. Sedangkan pengelolaan perbekalan farmasi meliputi aspek-aspek berikut, mulai dari perencanaan pengadaan obat, cara pemesanan obat, cara penyimpanan obat, penjualan obat dan pengelolaan obat rusak dan daluwarsa. Pengaturan penyediaan obat (managing drug supply) merupakan hal yang sangat penting di Apotek. Persediaan obat yang lengkap di Apotek merupakan salah satu cara untuk menarik kepercayaan (pasien), namun banyaknya obat yang tidak laku, rusak, dan kadaluarsa dapat menyebabkan kerugian Apotek. Untuk mencegah hal tersebut, diperlukan keseimbangan antara besar persediaan dan besarnya permintaan dari suatu barang yang disebut pengendalian persediaan barang (inventory control). Untuk mengendalikan persediaan obat diperlukan pencatatan mengenai arus keluar masuk barang sehingga ada keseimbangan antara obat yang terjual dengan obat yang harus dipesan kembali oleh Apotek. Pemesanan barang disesuaikan dengan besarnya omset penjualan pada waktu yang lalu. Perencanaan pembelian harus sesuai dengan kebutuhan Apotek yang dapat dilihat dari buku defekta, bagian penerimaan resep dan penjualan obat bebas. Pembelian dapat dilakukan secara tunai, kredit, dan konsinyasi. Metode pengendalian persediaan dapat dilakukan dengan cara menyusun prioritas berdasarkan analisis VEN dan PARETO : a. Analisis VEN Umumnya disusun dengan memperlihatkan kepentingan dan vitalitas persediaan farmasi yang harus tersedia untuk melayani permintaan untuk pengobatan yaitu : V (Vital), maksudnya persediaan tersebut penting karena merupakan obat penyelamat hidup manusia atau obat penyakit yang dapat mengakibatkan kematian.

28 14 E (Esensial), maksudnya perbekalan yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak yang ada pada suatu daerah atau rumah sakit. N (Non esensial), maksudnya perbekalan pelengkap agar pengobatan menjadi lebih baik. b. Analisis PARETO (ABC) Analisis ini disusun berdasarkan atas penggolongan persediaan yang mempunyai volume dan harga obat. Kriteria dalam klasifikasi ABC yaitu: Kelas A yaitu persediaaan yang memiliki nilai paling tinggi. Kelas ini menyita sampai 80% dari total jumlah pengeluaran apotek meskipun jumlahnya hanya 20% dari seluruh item. Kelas B yaitu persediaan yang memiliki nilai menengah. Kelas ini menyita 15%-20% dari total jumlah pengeluaran apotek dan jumlahnya sekitar 30% dari seluruh item. Kelas C yaitu persediaan yang memiliki nilai rendah. Kelas ini mewakili sekitar 5%-10% dari total jumlah pengeluaran apotek, dan jumlahnya sekitar 50% dari seluruh item. c. Kombinasi VEN-ABC Analisis ABC mengkategorikan item berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu, biasanya 1 tahun. Analisis VEN-ABC menggabungkan analisis PARETO dan VEN dalam suatu matrik sehingga analisisnya menjadi lebih tajam. Matrik dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Jenis barang yang bersifat vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli. Demikian pula dengan barang yang non essensial tetapi menyerap banyak anggaran (NA, NB) juga dijadikan prioritas untuk dibelanjakan, sedangkan barang Non Esensial dan bernilai kecil (NC) dibelanjakan bila ada sisa anggaran.

29 15 V E N A VA EA NA B VB EB NB C VC EC NC Gambar 2.1 Matriks Kombinasi VEN-ABC Parameter pengendalian persediaan yang pertama yaitu persediaan ratarata yang dihitung dengan menjumlahkan stok awal dan stok akhir kemudian dibagi dua. Berdasarkan data persediaan rata-rata dapat dihitung tingkat perputaran persediaan. Parameter kedua adalah perputaran persediaan yang dihitung dengan membagi jumlah penjualan dengan persediaan rata-rata. Data perputaran persediaan ini dapat mengetahui lamanya obat disimpan di Apotek hingga barang tersebut terjual. Barang-barang yang perputaran persediaannya cepat, dengan arti barang tersebut telah dijual sebelum pembayaran jatuh tempo (fast moving) harus tersedia lebih banyak dibanding barang yang perputaran persediaannya lambat, yang berarti barang tersebut belum berhasil dijual sebelum jatuh tempo pembayaran (slow moving). Parameter yang ketiga adalah persediaan pengaman (safety stock) yaitu persediaaan barang yang ada untuk menghadapi keadaan tidak menentu disebabkan oleh perubahan pada permintaan atau kemungkinan perubahan pada pengisian kembali. Parameter yang keempat adalah persediaan maksimum. Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang tersedia. Jika telah mencapai nilai persediaan maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya penimbunan barang yang dapat menyebabkan kerugian. Parameter kelima adalah persediaan minimum yang merupakan jumlah persediaan terkecil yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum maka langsung dilakukan pemesanan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum, maka dapat terjadi kekosongan barang. Parameter keenam

30 16 yaitu reorder point (titik pemesanan) merupakan titik dimana harus diadakan pemesanan kembali untuk menghindari terjadinya kekosongan barang Pengelolaan Administrasi dan Perundang-undangan Pengelolaan Administrasi dan Perundang-undangan di Apotek berupa aspek legal pendirian apotek, administrasi pembelian, administrasi penjualan, administrasi pajak, serta administrasi pelayanan di Apotek Pencabutan Surat Izin Apotek Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No.1332/MENKES/SK/X/2002 Pasal 25 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila: a. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek, dan atau b. Apoteker tidak memenuhi kewajibannya dalam menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin dan melakukan penggantian obat generik dalam resep dengan obat paten, dan atau c. APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dan dua tahun secara terusmenerus, dan atau d. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-undang Obat Keras Nomor.St No. 541, Undang-undang No. 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan, Undang-undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika, Undang-undang No. 22 Tahun 1997 tentang Narkotika, serta ketentuan peraturan perundang-undangan, dan atau e. Surat Izin Kerja APA dicabut dan atau Pemilik Sarana Apotek terbukti terlibat dalam pelanggaran perundang-undangan di bidang obat, dan atau f. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan yang ditetapkan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sebelum melakukan pencabutan harus berkoordinasi dengan Kepala Balai POM setempat. Pelaksanaan pencabutan Surat Izin Apotek dilakukan setelah dikeluarkan peringatan secara tertulis kepada Apoteker Pengelola Apotek sebanyak 3 kali berturut-turut dengan

31 17 tenggang waktumasing-masing 2 bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12. Pembekuan izin Apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-13. Pembekuan SIA dapat dicairkan kembali apabila Apoteker telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan. APA atau Apoteker Pengganti, wajib mengamankan perbekalan farmasinya. Pengamanan dilakukan dengan cara sebagai berikut yaitu dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotik, obat keras tertentu, dan obat lainnya serta seluruh resep yang tersedia di Apotek. Narkotika, psikotropika, dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud di atas Pengelolaan Narkotika MenurutUndang-undang RI No.35 Tahun 2009 tentangnarkotika, dalam Bab I Pasal 1, yang dimaksud dengan narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan, yang dibedakan ke dalam golongan-golongan. Dalam Bab III Pasal 6 disebutkan bahwa narkotika dibagi menjadi 3 golongan, yaitu narkotika golongan I, yaitu narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan; narkotika golongan II, yaitu narkotika yang berkhasiat pengobatan, digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan; narkotika golongan III, yaitu narkotika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan atau tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan.

32 18 Narkotika di satu sisi merupakan obat atau bahan yang bermanfaat di bidang pengobatan atau pelayanan kesehatan dan pengembangan ilmu pengetahuan, namun di sisi lain dapat menimbulkan ketergantungan yang sangat merugikan apabila dipergunakan tanpa pengendalian dan pengawasan yang ketat dan seksama. Oleh karena itu, pengaturan narkotika harus benar-benar terkontrol, baik dalam hal mengimpor, mengekspor, memproduksi, menanam, menyimpan, mengedarkan dan menggunakan narkotika harus dikendalikan dan diawasi dengan ketat. Tujuan pengaturan narkotika tersebut adalah menjamin ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan untuk pengembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan narkotika, dan memberantas peredaran obat gelap. Di Indonesia, pengendalian dan pengawasan narkotika merupakan wewenang Badan POM RI. Untuk mempermudah pengendalian dan pengawasan narkotika maka pemerintah Indonesia hanya memberikan izin kepada PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. untuk mengimpor bahan baku, memproduksi sediaan dan mendistribusikan narkotika di seluruh Indonesia. Hal tersebut dilakukan mengingat narkotika adalah bahan berbahaya yang penggunaannya dapat disalahgunakan. Secara garis besar pengelolaan narkotika meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan, pelaporan, dan pemusnahan Pemesanan Narkotika Berdasarkan Undang-undang No. 9 Tahun 1976, Apotek hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) tertentu yang telah ditetapkan oleh Menteri Kesehatan. Untuk memudahkan pengawasan maka Apotek hanya dapat memesan narkotika ke PBF PT. Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang ditandatangani oleh APA serta dilengkapi dengan nama jelas, nomor SIK, nomor SIA, dan stempel Apotek. Satu SP hanya boleh memesan satu jenis narkotika. Surat Pesanan terdiri dari 4 rangkap, 3 rangkap termasuk aslinya diserahkan ke pihak distributor (Kimia Farma) sementara sisanya disimpan oleh pihak Apotek sebagai arsip Penerimaan dan Penyimpanan Narkotika Penerimaan narkotika dilakukan oleh APA yang dapat diwakilkan oleh AA yang mempunyai SIK dengan menandatangani faktur, mencantumkan nama

33 19 jelas, nomor Surat Izin Apotek, dan stempel Apotek. Segala zat atau bahan yang termasuk narkotika di Apotek wajib disimpan khusus sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Pasal 14 ayat (1) UU No. 35 Tahun Tata cara penyimpanan narkotika diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan No.28/MENKES/Per/V/1978. Dalam Peraturan tersebut dinyatakan bahwa Apotek harus mempunyai tempat khusus untuk menyimpan narkotika. Tempat penyimpanan narkotika di Apotek harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. b. Harus mempunyai kunci yang kuat. c. Dibagi dua, masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin, petidin, dan garam-garamnya serta persediaan narkotika. Bagian kedua digunakan untuk menyimpan narkotika yang digunakan sehari-hari. d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran kurang dari 40x80x100 cm maka lemari tersebut harus dilekatkan pada tembok atau lantai. e. Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan bahan lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh Menteri Kesehatan. f. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh pegawai yang diberi kuasa. g. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum Pelayanan Resep yang Mengandung Narkotika Ketentuan-ketentuan peresepan obat narkotika sebagai berikut: a. Hanya dapat diserahkan dengan resep Dokter. b. Resep tidak boleh diulang, tiap kali harus ada resep baru. c. Resep yang mengandung narkotika diberi garis merah. d. Nama dan alamat pasien dicatat di belakang resep. e. Penyimpanan resep dipisahkan dari resep-resep yang lain. Selain itu berdasarkan atas Surat Edaran Direktrorat Jenderal POM RI (sekarang Badan POM RI) No. 336/E/SE/1997 disebutkan : a. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum sama sekali, Apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani oleh Apotek yang menyimpan resep asli.

34 20 b. Salinan resep dan resep narkotika dengan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Oleh karena itu, Dokter tidak boleh menambah tulisan iter pada resep-resep yang mengandung narkotika Pelaporan Narkotika Dalam Undang-undang No. 35 Tahun 2009 Pasal 14 ayat (2) disebutkan bahwa industri farmasi, pedagang besar farmasi, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, Apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, Dokter dan lembaga ilmu pengetahuan, wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Laporan narkotika diberikan kepada instansi yang berwenang dibidangnya. Apotek berkewajiban menyusun dan mengirim laporan bulanan yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek Pemusnahan Narkotika Apoteker Pengelola Apotek yang memusnahkan narkotika harus membuat Berita Acara Pemusnahan Narkotika, yang sekurang-kurangnya memuat: a. Nama, jenis dan jumlah. b. Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemusnahan c. Tanda tangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang menyaksikan pemusnahan. d. Berita acara Pemusnahan Narkotika dikirim kepada Suku Dinas Pelayanan Kesehatan dengan tembusan kepada Balai Besar POM Pengelolaan Psikotropika Pengertian psikotropika dalam UU No. 5 Tahun 1997 adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Ruang lingkup pengaturan psikotropika dalam UU No. 5 Tahun 1997 adalah segala hal yang berhubungan dengan psikotropika yang dapat mengakibatkan ketergantungan. Tujuan pengaturan psikotropika sama dengan narkotika, yaitu menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah

35 21 terjadinya penyalahgunaan psikotropika, dan memberantas peredaran gelap nakotika. Berdasarkan UU No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika, disebutkan bahwa Psikotropika golongan I dan II telah dipindahkan menjadi Narkotika golongan I sehingga Lampiran mengenai Psikotropika golongan I dan II pada UU No. 5 Tahun 1997 dinyatakan tidak berlaku lagi. Secara garis besar pengelolaan psikotropika meliputi pemesanan, penyimpanan, pelaporan, dan pemusnahan Pemesanan Psikotropika Pemesanan Psikotropika memerlukan SP, dimana satu SP bisa digunakan untuk beberapa jenis obat. Penyaluran psikotropika tersebut diatur dalam UU No. 5 Tahun 1997 Pasal 12 ayat (2). Dalam Pasal 14 ayat (2) dinyatakan bahwa penyerahan psikotropika oleh Apotek hanya dapat dilakukan kepada Apotek lainnya, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, Dokter, dan pasien dengan resep Dokter. Tata cara pemesanan dengan menggunakan SP yang ditandatangani oleh APA. Surat Pesanan terdiri dari 2 rangkap, aslinya diserahkan ke pihak distributor sementara salinannya disimpan oleh pihak Apotek sebagai arsip Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan psikotropika sampai saat ini belum diatur oleh perundangundangan. Namun mengingat obat-obat tersebut cenderung disalahgunakan maka disarankan agar penyimpanan obat-obat golongan psikotropika diletakkan tersendiri dalam suatu rak atau lemari khusus Pelaporan Psikotropika Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan yang berhubungan dengan psikotropika dan dilaporkan kepada Menteri Kesehatan secara berkala sesuai dengan UU No. 5 Tahun 1997 Pasal 33 ayat 1 dan Pasal 34 tentang pelaporan psikotropika. Laporan dikirim setahun sekali ke Suku Dinas Pelayanan Kesehatan setempat selambat-lambatnya tanggal 10 tahun berikutnya, dengan tembusan kepada Balai Besar POM Pemusnahan Psikotropika Pemusnahan psikotropika berdasarkan Pasal 53 UU No. 5 Tahun 1997 tentang psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku, dan atau tidak

36 22 dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa atau tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita acara dalam waktu tujuh hari setelah mendapatkan kepastian Pelayanan Informasi Obat (PIO) Pekerjaan kefarmasian di Apotek tidak hanya pada pembuatan, pengolahan, pengadaan, dan penyimpanan perbekalan farmasi, tetapi juga pada pelayanan informasi obat (PIO). Tujuan diselenggarakannya PIO di Apotek adalah demi tercapainya penggunaan obat yang rasional, yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat regimen (dosis, cara, waktu, dan lama pemberian), tepat obat, dan waspada efek samping. Dalam memberikan informasi obat, hendaknya seorang Apoteker mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : a. Mandiri, artinya bebas dari segala bentuk keterikatan dengan pihak lain yang dapat mengakibatkan informasi yang diberikan menjadi tidak objektif. b. Objektif, artinya memberikan informasi dengan sejelas-jelasnya mengenai suatu produk obat tanpa dipengaruhi oleh berbagai kepentingan. c. Seimbang, artinya informasi diberikan setelah melihat dari berbagai sudut pandang yang mungkin berlawanan. d. Ilmiah, artinya informasi berdasarkan sumber data atau referensi yang dapat dipercaya. e. Berorientasi pada pasien, maksudnya informasi tidak hanya mencakup informasi produk seperti ketersediaan, kesetaraan generik, tetapi juga harus mencakup informasi yang mempertimbangkan kondisi pasien. Oleh karena itu, peran Apoteker di Apotek dalam pemberian informasi obat kepada pasien, Dokter, maupun tenaga medis lainnya sangat penting Pelayanan Swamedikasi Berdasarkan Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas terbatas tahun 2006, pengobatan sendiri (swamedikasi) harus mengikuti prinsip penggunaan obat secara umum, yaitu penggunaan obat secara aman dan rasional. Swamedikasi yang bertanggung jawab membutuhkan produk obat yang sudah terbukti

37 23 keamanan, khasiat dan kualitasnya, serta membutuhkan pemilihan obat yang tepat sesuai dengan indikasi penyakit dan kondisi pasien. Sebagai seorang profesional kesehatan dalam bidang kefarmasian, Apoteker mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan bantuan dan petunjuk kepada masyarakat yang ingin melakukan swamedikasi. Apoteker harus dapat menekankan kepada pasien, bahwa walaupun dapat diperoleh tanpa resep Dokter, namun penggunaan obat bebas dan obat bebas terbatas tetap dapat menimbulkan bahaya dan efek samping yang tidak dikehendaki jika dipergunakan secara tidak semestinya. Dalam penggunaan obat bebas dan obat bebas terbatas, Apoteker memiliki dua peran yang sangat penting, yaitu menyediakan produk obat yang sudah terbukti keamanan, khasiat dan kualitasnya serta memberikan informasi yang dibutuhkan atau melakukan konseling kepada pasien (dan keluarganya) agar obat digunakan secara aman, tepat dan rasional, terutama dalam hal : a. Ketepatan penentuan indikasi/penyakit b. Ketepatan pemilihan obat (efektif, aman, ekonomis), serta c. Ketepatan dosis dan cara penggunaan obat. Satu hal yang sangat penting dalam swamedikasi adalah meyakinkan agar produk yang digunakan tidak berinteraksi negatif dengan produk-produk yang sedang digunakan atau dikonsumsi pasien. Di samping itu Apoteker juga diharapkan dapat memberikan petunjuk kepada pasien bagaimana memonitor penyakitnya, serta kapan harus menghentikan pengobatannya atau kapan harus berkonsultasi kepada Dokter. Informasi tentang obat dan penggunaannya pada pasien saat swamedikasi pada dasarnya lebih ditekankan pada informasi farmakoterapi yang disesuaikan dengan kebutuhan serta pertanyaan pasien. Informasi yang perlu antara lain: a. Khasiat obat. Apoteker perlu menerangkan dengan jelas apa khasiat obat yang bersangkutan, sesuai atau tidak dengan indikasi atau gangguan kesehatan yang dialami pasien.

38 24 b. Kontraindikasi. Pasien juga perlu diberi tahu dengan jelas kontra indikasi dari obat yang diberikan, agar tidak menggunakannya jika memiliki kontra indikasi dimaksud. c. Efek samping dan cara mengatasinya (jika ada). Pasien juga perlu diberi informasi tentang efek samping yang mungkin muncul, serta apa yang harus dilakukan untuk menghindari atau mengatasinya. d. Cara pemakaian. Kepada pasien harus diberikan informasi yang jelas cara pemakaian obat, untuk menghindari salah pemakaian, apakah ditelan, dihirup, dioleskan, dimasukkan melalui anus, atau cara lain. e. Dosis. Apoteker dapat menyarankan dosis sesuai dengan yang disarankan oleh produsen (sebagaimana petunjuk pemakaian yang tertera di etiket) atau dapat menyarankan dosis lain sesuai dengan kondisi kesehatan pasien. f. Waktu pemakaian. Harus diinformasikan dengan jelas kepada pasien, kapan waktunya pemakaian obat, misalnya sebelum atau sesudah makan, saat akan tidur dan atau bersamaan makanan. Hal yang harus diperhatikan sewaktu minum obat tersebut, misalnya pantangan makanan atau tidak boleh minum obat tertentu dalam waktu bersamaan. g. Lama penggunaan. Kepada pasien harus diinformasikan berapa lama obat tersebut digunakan, agar pasien tidak menggunakan obat secara berkepanjangan. h. Hal apa yang harus dilakukan jika lupa memakai obat i. Cara penyimpanan obat yang baik. j. Cara memperlakukan obat yang masih tersisa. k. Cara membedakan obat yang masih baik dan sudah rusak

39 25 Di samping itu, Apoteker juga perlu memberi informasi kepada pasien tentang obat generik yang memiliki khasiat sebagaimana yang dibutuhkan, serta keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan obat generik. Hal ini penting dalam pemilihan obat yang selayaknya harus selalu memperhatikan aspek farmakoekonomi dan hak pasien. Di samping konseling dalam farmakoterapi, Apoteker juga memiliki tanggung jawab lain yang lebih luas dalam swamedikasi. Dalam pernyataan bersama yang dikeluarkan oleh IPF (International Pharmaceutical Federation) dan WMI (World Self-Medication Industry) tentang swamedikasi yang bertanggung jawab (Responsible Self-Medication) dinyatakan sebagai berikut : a. Apoteker memiliki tanggung jawab profesional untuk memberikan nasehat dan informasi yang benar, cukup dan objektif tentang swamedikasi dan semua produk yang tersedia untuk swamedikasi. b. Apoteker memiliki tanggung jawab profesional untuk merekomendasikan kepada pasien agar segera mencari nasehat medis yang diperlukan, apabila dipertimbangkan swamedikasi tidak mencukupi. c. Apoteker memiliki tanggung jawab profesional untuk memberikan laporan kepada lembaga pemerintah yang berwenang, dan untuk menginformasikan kepada produsen obat yang bersangkutan, mengenai efek tak dikehendaki (adverse reaction) yang terjadi pada pasien yang menggunakan obat tersebut dalam swamedikasi. d. Apoteker memiliki tanggung jawab profesional untuk mendorong anggota masyarakat agar memperlakukan obat sebagai produk khusus yang harus dipergunakan dan disimpan secara hati-hati, dan tidak boleh dipergunakan tanpa indikasi yang jelas. Selain melayani konsumen secara bertatap muka di Apotek, Apoteker juga dapat melayani konsumen jarak jauh yang ingin mendapatkan informasi atau berkonsultasi mengenai pengobatan sendiri. Suatu cara yang paling praktis dan mengikuti kemajuan jaman adalah dengan membuka layanan informasi obat melalui internet atau melalui telepon. Slogan Kenali Obat Anda. Tanyakan Kepada Apoteker kini semakin memasyarakat. Para Apoteker sudah semestinya memberikan respons yang

40 26 baik dan memuaskan dengan memberikan pelayanan kefarmasian yang profesional dan berkualitas.

41 BAB 3 TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA APOTEK 3.1 Sejarah PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Sejarah Kimia Farma (KF) dimulai sekitar tahun 1957, pada saat pengambilalihan perusahaan milik Belanda yang bergerak di bidang farmasi oleh Pemerintah Republik Indonesia (Pengenalan Perusahaan PT. Kimia Farma (Persero), Tbk., 2010). Perusahaan- perusahaan yang mengalami nasionalisasi antara lain N.V. Pharmaceutische Hendel vereneging J. Van Gorkom (Jakarta), N.V. Chemicalier Handle Rathcamp & Co., (Jakarta), N.V. Bavosta (Jakarta), N.V. Bandoengsche Kinine Fabriek (Bandung) dan N.V Jodium Onderneming Watoedakon (Mojokerto). Berdasarkan Undang-Undang No. 19/Prp/tahun 1960 tentang Perusahaan Negara dan PP No. 69 tahun 1961 Kementerian Kesehatan mengganti Bapphar menjadi BPU (Badan Pimpinan Umum) Farmasi Negara dan membentuk Perusahaan Negara Farmasi (PNF). Perusahaan Negara Farmasi tersebut adalah PNF Radja Farma, PNF Nurani Farma, PNF Nakula Farma, PNF Bio Farma, PNF Bhinneka Kimia Farma, PNF Kasa Husada dan PNF Sari Husada. Pada tanggal 23 Januari 1969, berdasarkan PP No. 3 Tahun 1969 perusahaan-perusahaan negara tersebut digabung menjadi PNF Bhinneka Kimia Farma dengan tujuan penertiban dan penyederhanaan perusahaan-perusahaan negara. Selanjutnya pada tanggal 16 agustus 1971, Perusahaan Negara Farmasi Kimia Farma mengalami peralihan bentuk hukum menjadi Badan Usaha Milik Negara dengan status sebagai Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. Pada tahun 1998, terjadi krisis ekonomi di ASEAN yang mengakibatkan APBN mengalami defisit anggaran, dan hutang negara semakin besar. Untuk mengurangi beban hutang, Pemerintah mengeluarkan kebijakan privatisasi BUMN. Berdasarkan Surat Menteri Negara Penanaman Modal dan Pembinaan 27

42 28 BUMN No. S-59/M-PM. BUMN/2000 tanggal 7 Maret 2000, PT. Kimia Farma (Persero), Tbk., diprivatisasi. Pada tanggal 4 Juli tahun 2000 PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. resmi terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ) dan Bursa Efek Surabaya (BES) sebagai perusahaan publik. Pada tanggal 4 Januari 2002 didirikan 2 anak perusahaan yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading & Distribution untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat. 3.2 Logo PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Gambar 3.1 Logo PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT. Kimia Farma (Persero), Tbk memiliki simbol yaittu matahari terbit berwarna orange dan tulisan Kimia Farma dengan jenis huruf italic berwarna biru di bawahnya (Gambar 3.1). Maksud dari simbol tersebut adalah: a. Paradigma baru Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru dalam kehidupan yanglebih baik. b. Optimis Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalahpenggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya. c. Komitmen Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam di barat secara teratur dan terus menerus, memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. d. Sumber energi

43 29 Matahari merupakan sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma barumemposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. e. Semangat yang abadi Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian.harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitusemangat yang abadi. 3.3 PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek (KFA) merupakan anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. yang didirikan pada tanggal 4 Januari PT. Kimia Farma Apotek adalah bagian dari bidang usaha farmasi yang bergerak di bidang ritel produk-produk farmasi. PT. Kimia Farma Apotek telah memiliki kurang ratusan apotek atas puluhan unit bisnis yang tersebar di seluruhindonesia Visi dan Misi PT. Kimia Farma Apotek Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu memberikan solusi kesehatan masyarakat di Indonesia Misi Menghasilkan pertumbuhan nilai perusahaan melalui : a. Jaringan layangan kesehatan yang terintegrasi meliputi jaringan apotek,klinik laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya. b. Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsipal. c. Pengambangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee- Based Income) Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek dimpimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi 3 direktur (Direktur Operasional, Direktur Keuangan dan Direktur SDM & Umum) dan 1 manajer (Manajer Pengembangan). Direktur Operasional membawahi Manajer Controller, Compliance &Risk Management dan Manajer Principal &Merchandise. Direktur Operasional juga mengoordinasi PT. Kimia

44 30 Farma Distribusi, Kimia Farma Klinik dan Kimia Farma Optik. Direktur Keuangan membawahi Manajer Akuntansi, Keuangan dan IT dan Manajer Apotek Bisnis (Unit Bisnis). Direktur SDM & Umum membawahi Manajer Human Capital &General Affair. Ada 2 (dua) jenis Apotek Kimia Farma, yaitu apotekadministrator yang sekarang disebuat Business Manager (BM) dan apotek pelayanan. Business Manager membawahi beberapa apotek pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Business Manager bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Dengan adanya konsep unit BM, diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam suatu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan- keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah: a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah. b. Apotek pelayanan akan lebih fokus kepada kualitas pelayanan, sehinggamutu pelayanan akan meningkat dan diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan. c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkanberimbas pada efisiensi biaya administrasi. d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumberbarang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapatmemperbesar range margin atau HPP rendah. Untuk wilayah Jadebotabek terdapat 5 Unit BM, yakni: a. Business Manager Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan JakartaBarat dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru. b. Business Manager Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Pusat, JakartaUtara dan Jakarta Timur dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48, di Matraman. c. Business Manager Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor. d. Business Manager Tanggerang, membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78, Tanggerang.

45 31 e. Business Manager Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo 3.4 Tinjauan Khusus Apotek Kimia Farma 1 Apotek Kimia Farma No.1 merupakan salah satu apotek pelayanan yang tergabung dalam unit Business Manager (BM) Jaya II. Terletak di Jalan Garuda No. 47, Kemayoran, Jakarta Pusat (Lampiran 19). Selain perbekalan farmasi dan alat kesehatan, Apotek Kimia Farma No. 1 juga dilengkapi dengan fasilitas medis lainnya seperti tersedianya jasa praktek dokter umum dan dokter gigi juga laboratorium klinik. 3.5 Lokasi dan Tata Ruang Lokasi Ditinjau dari lokasinya, apotek ini cukup strategis dan ramai dilalui baik oleh kendaraan umum maupun pribadi. Apotek terletak di tepi jalan raya dua arah yang dekat dengan pemukiman, sekolah, rumah makan, perkantoran dan pertokoan. Di depan apotek terdapat area parkir yang dikhususkan untuk pelanggan apotek. Bagian depan apotek dilengkapi dengan papan iklan Kimia Farma dengan warna biru tua dan logo berwarna jingga dengan tulisan Kimia Farma dengan tujuan agar masyarakat dapat dengan mudah menemukan Apotek Kimia Farma (Lampiran 20) Tata Ruang Apotek terdiri atas 2 Lantai. Lantai 1 merupakan Apotek Pelayanan dan ruang praktek dokter umum dan dokter gigi sedangkan lantar 2 merupakan laboratorium klinik. Tata ruang apotek memiliki konsep semi terbuka sehingga pasien dapat melihat langsung apa yang sedang dilakukan oleh pegawai apotek, kecuali ruangan peracikan dan administrasi. Desain bangunan apotek yang menggunakan kaca di bagian depan apotik dimaksudkan agar menarik perhatian pengguna jalan yang melewati apotek untuk berkunjung. Selain itu, bertujuan agar mempermudah masyarakat untuk melihat kondisi di dalam apotek.

46 32 Pembagian ruangan yang terdapat di dalam apotek Kimia Farma no.1 antara lain: Aula Swalayan Farmasi Swalayan farmasi terdiri dari perbekalan kesehatan yang dapat dibeli secara bebas tanpa resep dokter. Area swalayan farmasi terletak di sebelah kiri dari pintu masuk, sehingga mudah dilihat oleh pengunjung, baik pengunjung yang bertujuan langsung membeli obat swalayan, maupun pengunjung yang sedang menunggu pelayanan resep. Swalayan farmasi menyediakan berbagai jenis makanan, minuman, kosmetika, food supplement, obat herbal dan perlengkapan kesehatan lainnya. Obat-obat OTC diletakkan berdasarkan bentuk sediaan dan fungsi farmakologisnya misalnya obat demam, obat batuk dan obat saluran pencernaan (Lampiran 21) Ruang Tunggu Ruang tunggu terdapat di sebelah kanan arah masuk pintu. Ruang tunggu dilengkapi koran, brosur, tabloid dan majalah kesehatan yang disediakan oleh apotek yang dapat dibaca oleh pasien/pelanggan ketika menunggu penyerahan obat. Selain bahan bacaan, terdapat juga televisi dan AC untuk membuat pasien merasa nyaman menunggu, selain itu juga terdapat lemari pendingin berisi minuman ringan yang dapat dibeli oleh pelanggan Area Pelayanan Area pelayanan terdiri dari tempat penerimaan resep sekaligus kasir, tempat penyiapan obat, tempat penyerahan obat, dan tempat pembelian HV (hand verkoop) atau obat-obat OTC (over the counter). Antara pelanggan dengan bagian dalam area pelayanan dibatasi oleh meja berbentuk huruf L dengan tinggi setara dada orang dewasa. Terdapat 2 counter untuk penerimaan resep maupun pelanggan yang membeli obat-obat HV, masing-masing counter memiliki komputer yang berfungsi untuk memeriksa ketersediaan barang danmenginformasikan harga obat kepada pasien sehingga memudahkan pelayanan dan menghindari antrian yang panjang (Lampiran 22).

47 Tempat Penyimpanan dan Peracikan Obat Di bagian dalam area pelayanan apotek terdapat lemari obat sebagai tempat penyimpanan obat yang disusun di rak obat (Lampiran 24). Di ruangan ini dilakukan proses pembacaan resep, penyiapan obat, dan pembuatan etiket. Ruangan ini dilengkapi dengan lemari obat obat ethical, meja serta kursi untuk menulis, etiket, kemasan, label, lembar copy resep, kuitansi, dan buku buku panduan yang diperlukan seperti ISO, MIMS, dan buku yang berisi daftar obat untuk resep resep kredit. Penempatan obat ethical di rak disusun berdasarkan abjad, antibiotik, bentuk sediaan, dan stabilitasnya (Lampiran 23). Hal ini dilakukan untuk mempermudah saatpengambilan obat. Obat ethical dengan bentuk solid (tablet dan kapsul dalam stripatau blister) disusun di rak yang dapat diputar sehingga dapat menghemat tempatuntuk meletakan obat. Untuk obat-obat yang tidak stabil pada suhu ruangan,penyimpanannya diletakkan di dalam lemari pendingin yang memiliki pengatursuhu. Lemari pendingin tersebut terletak di ruang peracikan. Obat-obat golongannarkotika dan psikotropika disimpan terpisah pada lemari yang tidak dapat digeser, tertempel di lantai dan dinding, terbuat dari kayu, memiliki dua bagian, dan masing-masing memiliki kunci yang berbeda (Lampiran 18). Tempat peracikan obat berada di bagian belakang. Di dalam ruangan ini dilakukan penimbangan, peracikan, dan pengemasan obat obat racikan. Ruangan ini dilengkapi fasilitas untuk peracikan seperti timbangan, lumpang dan alu, bahan baku, cangkang kapsul, kertas puyer berlogo Kimia Farma, kertas perkamen, mesin press untuk kertas puyer, dan mesin penggerus (pulverizer). Untuk lebih jelas mengenai ruang peracikan dapat dilihat pada Lampiran Ruang Apoteker Pengelola Apotek Ruangan ini digunakan oleh Apoteker Pengelola Apotek untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya, baik dalam hal teknis kefarmasian (fungsi kontrol) dan nonteknis kefarmasian. Ruangan ini terletak di belakang

48 34 kasir. Terdapat satu perangkat komputer yang terletak di meja Apoteker dan monitor yang menampilkan gambar yang diambil dari kamera pengawas di apotek. Ruangan ini juga digunakan untuk keperluan administrasi apotek Ruang Penunjang Lainnya Terdapat ruang ATM yang berada di samping pintu masuk apotek. Selain itu juga terdapat 2 buah toilet dan mushola juga terdapat dapur untuk kebutuhan para petugas apotek Halaman Depan Apotek Di halaman depan apotek terdapat tempat parker kendaraan yang cukup luas dan memadai untuk kendaraan roda dua maupun roda empat (Lampiran 20). 3.6 Struktur Organisasi dan Personalia Apotek Kimia Farma No. 1 dikepalai oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang juga merangkap sebagai Manager Apotek Pelayanan (MAP). Dalam melakukan pekerjaan kefarmasian, APA dibantu oleh Apoteker Pendamping. APA membawahi supervisor (Asisten Apoteker Senior) yang mengawasi bagian layanan farmasi dan swalayan farmasi. Bagian layanan farmasi ditangani oleh asisten apoteker yang membawahi juru resep sedangkan bagian swalayan farmasi ditangani oleh asisten apoteker yang membawahi petugas HV/OTC. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi Apotek Kimia Farma No. 1 dapat dilihat pada Lampiran Tugas dan Tanggung Jawab Personil Apotek Untuk kemudahan dan keefektifan dalam pekerjaan, diterapkan pembagian tugas dan tanggung jawab pada setiap bagian berikut: Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apotek Kimia Farma No. 1 dipimpin oleh seorang APA yang telah memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yakni telah memiliki surat izin kerja dan telah mengucap sumpah. APA beranggung jawab penuh terhadap semua kegiatan yang terjadi di apotek, baik di bidang teknis kefarmasian

49 35 (seperti kegiatan pelayanan kefarmasian) maupun non-teknis kefarmasian (bidang administrasi dan ketenagakerjaan). APA sebagai manajer pelayanan di Apotek bertanggung awab secara langsung kepada BM Jaya II. Tugas dan tanggung jawab APA antara lain yaitu: a. Kepemimpinan, penentukan kebijaksanaan, pelaksanakan pengawasan dan pengendalian apotek sesuai dengan undang-undang yang berlaku. b. Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan pedoman yang telah ditentukan oleh perusahaan antara lainmenentukan target yang akan dicapai, kebutuhan sarana, personalia dan anggaran dana yang dibutuhkan. c. Penyusunan program kerja karyawan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan. d. Pemberian pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi kepadapasien, dokter dan tenaga kesehatan lainnya. e. Pengelolaan dan pengawasan persediaan perbekalan farmasi di apotek untuk memastikan ketersediaan barang atau obat sesuai dengan kebutuhandan rencana yang telah ditetapkan. f. Penguasaan dan pelaksanaan peraturan perundang-undangan farmasi yangberlaku, seperti pelaporan bulanan narkotika. g. Pemberian laporan berkala tentang kegiatan apotek secara keseluruhan kepada BM Jaya II Apoteker Pendamping Apoteker pendamping adalah apoteker yang bertugas memberikan pelayanan farmasi pada saat APA tidak berada di apotek. Kegiatan yang dilakukan oleh apoteker pendamping adalah penyerahan obat dan perbekalan farmasi kepada pasien, pemberian informasi obat, dan konseling Supervisor Layanan Farmasi Supervisor adalah seorang asisten apoteker yang bertanggung jawab langsung kepada APA. Tugas supervisor di apotek adalah sebagai berikut:

50 36 a. Pengkoordinasian dan pengawasan kerja para pegawai apotek, termasuk,pengaturan jadwal kerja, pembagian tugas dan tanggung jawab terhadappersediaan obat. b. Pertanggungjawaban atas kelancaran pada setiap shift dinas. c. Pengaturan dan pengawasan penyediaan dan pengeluaran obat-obatan. d. Menandatangani dan mengetahui bukti setoran kas apotek Asisten Apoteker (AA) Tugas dan tanggung jawab asisten apoteker secara garis besar terbagi menjadi 2 (dua), yakni: 1) Pelayanan (Penjualan) Tugas pokok pelayanan (penjualan) adalah: a) Pelayanan resep tunai dan kredit serta pemasukkan data pasien dan resep ke dalam computer. b) Pemeriksaan ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima. c) Pengaturan dan penyusunan penyimpanan obat dan perbekalan farmasilainnya di ruang peracikan berdasarkan jenis dan sifar barang yang disusun secara alfabetis dan berurutan serta mencatat keluar masuknya barang dikartu stok. d) Penyiapan dan peracikan obat sesuai dengan resep dokter, yaitu perhitungan dosis, penimbangan bahan, penyiapan obat, pengemasan danpemberian etiket. e) Pembuatan kwitansi dan/atau salinan resep untuk obat yang hanya sebagian ditebus atau bila pasien membutuhkannya. f) Pemeriksaan kebenaran obat yang akan diserahkan pada pasien, meliputietiket (nama pasien, nomor urut, tanggal resep, tanggal daluwarsa), nama dan jumlah obat, bentuk sediaan, aturan pakai dan/atau salinan resep. g) Penyerahan obat dan perbekalan farmasi lainnya serta pemberianinformasi yang harus diberikan kepada pasien. 2) Pengadaan

51 37 Tugas pokok pengadaan adalah: a) Pencatatan dan perencanaan barang yang akan dipesan berdasarkan defekta dari bagian peracikan maupun penjualan bebeas. Jenis barang yang akan dipesan disusun dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA).Pemesanan barang yang telah direncanakan dilakukan ke BM menggunakan BPBA secara online. Untuk form BPBA dapat dilihat pada Lampiran 4. b) Pemeriksaan kesesuaian antara faktur pembelian asli, salinannya, jumlah barang, harga dan potongan. c) Penerimaan barang dari administrator maupun distributor langsung danpemeriksaan kesesuaian barang yang diterima. d) Pencatatan barang yang sudah diterima dan pencocokannya dengan BPBA Juru Resep Juru resep bertugas membantu asisten apoteker dalam menyiapkan obat dan perbekalan farmasi lainnya. Tugas juru resep adalah sebagai berikut: a) Membantu asisten apoteker dalam meyiapkan obat, mengerjakan obat-obat racikan yang telah disiapkan dan dicek oleh asisten apoteker. b) Membuat obat racikan standar dibawah pengawasan asisten apoteker. c) Menjaga kebersihan apotek Petugas HV/OTC Tanggung jawab petugas HV/OTC adalah: a) Pelayanan penjualan obat bebas, obat bebas terbatas serta barang-barang lain yang dijual bebas dengan menggunakan bon penjualan bebas. b) Penerimaan pembayaran tunai dari semua transaksi yang terjadi dari penjualan bebas dan alat kesehatan. c) Penjagaan kebersihan dan penataan ruangan penjualan obat bebas. 3.8 Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 1 Kegiatan pelayanan dilaksanakan dari hari Senin hingga Minggu selama 24 jam yang terbagi dalam 3 shift yaitu shift pagi pukul WIB, shift

52 38 siang pukul WIB dan shift malam pukul Kegiatan utama yang dilakukan meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan nonteknis kefarmasian Kegiatan Teknis Kefarmasian Kegiatan teknis kefarmasian yang dilakukan di apotek meliputi pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya serta pengelolaan narkotika dan psikotropika.

53 Pengadaan barang Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 1 dilakukan berdasarkan buku defekta yang berisi data persediaan barang yang sudah hampir atau sudah habis. Bagian pembelian dan pengadaan melakukan pemeriksaan kembali kekesuaian antara data pada buku defekta dengan persediaan barang yang ada untuk menentukan jumlah barang yang akan dipesan. Untuk lebih jelas mengenai alur pengadaan barang di Apotek Kimia Farma dapat dilihat pada Lampiran 2. Selain itu diperhatikan juga tingkat keterjualan barang agar tidak terjadi kekosongan persediaan maupun penumpukan barang di apotek. Pemesanan dilakukan setiap minggu ke bagian pengadaan BM Jaya II untuk digabung dengan pesanan Apotek Kimia Farma lainnya dan kemudian dilanjutkan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang resmi sebagai jaminan mutu dan keabsahan barang. Pemesanan barang ke BM Jaya II dilakukan secara online menggunakan Bon permintaan Barang Apotek (BPBA). Format BPBA dapat dilihat pada Lampiran 4. BM Jaya II akan membuat Surat Pesanan (SP) kepada PBF yang ditunjuk. PBF melalui distributornya akan mengirimkan barang-barang yang telah dipesan sebelumnya ke BM berdasarkan SP. Pengadaan barang dengan sistem satu pintu yang dilakukan secara terpusat oleh BM Jaya II ini memiliki beberapa keuntungan yaitu: apotek tidak perlu membeli barang dalam kemasan utuh (box), dan apotek juga mendapatkan tambahan potongan harga dari jumlah yang dibeli. Barang yang dipesan kemudian akan diantarkan ke apotek bersama dengan dokumen dropping barang (Lampiran 5). Pembelian dikelompokan menjadi: a) Pembelian rutin Pembelian rutin biasa dilakukan melalui BM berdasarkan SP atau BPBA. Keuntungan dari sistem ini adalah tercapainya efisiensi baik dari segi waktu dan biaya. Selain itu, apotek tidak pelu memikirkan diskon dan pemilihan PBF tertentu. b) Pembelian mendesak (by pass) Bila ada perbekalan farmasi yang dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan di apotek (cito), apotek dapat mengadakan by pass atau pembelian mendesak

54 40 ke BM Jaya II. Perbekalan farmasi yang akan di by pass tidak boleh terdapat pada daftar BPBA minggu tersebut karena jumlah perminyaan akan menjadi ganda. Selain itu, apotek dapat juga melakukan dropping antar apotek, yaitu permintaan barang antar apotek (pembelian intern antar Apotek Kimia Farma). Permintaan barang antar Apotek Kimia Farma duajukan dengan menggunakan BPBA, sehingga apotek yang meminta akan menambah pembelian dan apotek yang memberikan barang akan menambah penjualan. c) Pembelian tunai Pembelian tunai dilakukan berdasarkan kebutuhan dengan persetujuan ke apoteker, kemudian faktur atau nota yang ada di-entry dan dilaporkan ke BM. d) Konsinyasi Konsinyasi merupakan bentuk kerjasama yang biasanya dilakukan untuk produk atau obat-obat baru, barang promosi, alat kesehatan, food supplement. Konsinyasi dilakukan dengan cara menitipkan produk dari perusahaan kepada Kimia Farma, kemudian setiap bulannya dilakukan pengecekan dari pihak perusahaan untuk mengetahui jumlah produk yang terjual. Barang konsinyasi ini apabila tidak laku, dapat diretur dan yang difakturkan untuk dibayar adalah yang terjual saja. Pemilihan pemasok dilakukan oleh BM dengan mempertimbangkan mutu barang yang ditawarkan, ketepatan waktu pengiriman, masa kredit yang panjang, harga yang bersaing serta potongan harga yang diberikan, serta pemasok tersebut merupakan agen resmi yang ditunjuk oleh industri farmasi. Pemesanan barang hanya dilakukan kepada pemasok yang telah mempunyai ikatan kerjasama dengan Kimia Farma sehingga masuknya obat palsu dapat dicegah. Penggantian produk yang sudah tidak kompeten harus melalui BM Kimia Farma. Alur pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No. 1 dapat dilihat di Lampiran Penerimaan dan Penyimpanan Perbekalan Farmasi Perbekalan farmasi yang telah dipesan akan dikirim ke Apotek Kimia Farma No. 1 disertai dengan faktur dan diterima oleh petugas pembelian. Petugas kemudian melakukan pengecekan kesesuaian terhadap barang yang diterima

55 41 dengan SP dan faktur. Jika barang telah sesuai maka faktur diberi nomor unit penerimaan, ditandatangani dan distempel, kemudian didokumentasikan ke dalam buku penerimaan barang. Jika barang datang tidak sesuai dengan SP atau terdapat kerusakan fisik maka bagian pembelian akan membuat nota pengembalian barang atau retur dan mengembalikan barang tersebut ke PBF yang bersangkutan untuk ditukar dengan barang yang sesuai. Perbekalan farmasi yang telah diterima disimpang dalam rak-rak obat di ruang peracikan secara alfabetis dan kartu stok langsung diisi. Penyimpanan obat dilakukan berdasarkan bentuk sediaan dan kecepatan keluar masuknya obat. Lemari tempat penyimpanan obat-obat ethical merupakan rak yang dapat diputar, yang dimaksudkan agar dapat menampung lebih banyak jenis obat, sehingga pemakaian space menjadi efisien dan mempermudah proses penyiapan dan pembuatan obat. Hal tersebut dikarenakan obat-obat ethical memiliki merek yang jumlahnya sangat banyak. Untuk mencegah obat kadaluarsa yang tidak terkontrol, selain diterapkan sistem FEFO, di apotek juga dibuat stiker kertas berwarna yang ditempelkan di kotak obat yang menandakan tahun kadaluarsa obat. Penempatan obat generik dipisahkan dengan obat-obat paten. Obat-obat psikotropika dan narkotika dipisah tempat penyimpanannya yaitu dalam lemari khusus. Obat-obat lain yang tidak stabil pada suhu kamar disimpan di lemari pendingin. Masing-masing kotak penyimpanan obat dilengkapi dengan kartu stok obat yang berfugsi sebagai dokumentasi keluar masuknya obat dan berfungsi sebagai control. Penulisan kartu stok dilakukan berdasaran nomor transaksi dan nomor tersebut berbeda antara jenis penjualannya, yaitu resep dokter, resep kredit, obat OTC dan UPDS. Obat-obat OTC diletakkan pada rak yang diatur sedemikian rupa agar memudahkan pelanggan untuk memilih produk yang diinginkan. Produk yang dijual antara lain obat bebas terbatas, obat bebas, alat kesehatan, vitamin, susu, produk bayi, kosmetika, jamu, makanan dan minuman kesehatan. Obat OTC yang diletakan secukupnya pada rak untuk menghindari barang terlalu penuh di rak.

56 42 Sisa obat OTC diletakan dalam lemari penyimpanan di ruang peracikan. Untuk melakukan pengawasan dan kontrol terhadap persediaan barang maka tiap 3 bulan dilakukan stock opname yaitu dengan mencocokan jumlah barang yang ada dengan catatan kartu stok. Format kartu stok dapat dilihat pada Lampiran Pelayanan (Penjualan) Penjualan yang dilakukan oleh meliputi penjualan secara tunai dan kredit obat dengan resep dokter, serta pelayanan Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS). Penjualan tunai obat dengan resep merupakan pelayanan yang paling banyak dilakukan. Resep sebagian besar berasal dari praktek in house praktek dokter umum maupun dokter gigi di apotek juga dari dokter serta rumah sakit di sekitar wilayah apotek. Petugas yang melayani resep diatur sedemikian rupa sehingga dapat dilakuakn cross-check terhadap obat yang akan diberikan. Pada setiap tahapannya petugas apotek wajib membubuhkan paraf atas kegiatan yang dikerjakan pada resep tersebut. Bila terjadi sesuat maka dapat ditelusuri kembali tahap dimana terdapat kesalahan dan siapa yang bertanggung jawab terhadap tahap tersebut. Alur pelayanan resep tunai adalah sebagai berikut: a) Penerimaan resep atau salinan resep Pembeli datang menyerahkan resep kepada bagian pelayanan, kemudian resep atau salinan resep diperiksa keabsahannya/dilakukan skring resep. Form skrining resep dapat dilihat pada Lampiran 10. Setelah diperiksa keabsahannya kemudian diperiksa apakah obat yang tertera dalam resep terdapat dalam persediaan atau tidak. Bila ada maka kemudian dihitung harga obat dan diberitahuan kepada pasien jumlah harga yang harus dibayar. Bila pasien menyetujui harga maka dilakukan pencetakan struk penjualan. Bila pasien tidak sanggup membayar, maka dapat ditawarkan pasien untuk menebus obat dengan jumlah sebagiannya ataupun mengganti dengan produk obat lain yang lebih murah. Apabila obat tidak tersedia, dapat dilakukan negosiasi dengan pasien atau dokter penulis resep untuk mengganti obat dengan obat yang setara. Cara lain yang dapat ditawarkan yaitu apotek melakukan pembelian yang

57 43 mendesak kemudian menawarkan kepada pasien bahwa obat dapat diantar apabila alamat dapat terjangkau. b) Perjanjian dan pembayaran Fase ini terdiri dari pengambilan obat, ada tidaknya penggantian obat, pembayaran dengan uang tunai atau kredit, validasi dan penyerahan nomor resep, pembuatan kwitansi dan/atau salinan resep (Lampiran 12). Setelah itu, resep dan/atau salinan resep beserta uang dan/atau alat pembayaran sah lainnya diterima. Untuk pasien yang meminta kwitansi dibubuhkan tanda KW. Untuk form kuitansi dapat dilihat pada Lampiran 11. c) Peracikan dan penyiapan obat Resep yang diterima, dibaca dan diberi tanda merah bila menandung sediaan narkotika. Obat yang diresepkan dapat berupa obat jadi ataupun obat racikan. Untuk obat jadi, maka saat pengambilan obat dilakukan pencatatan dalam kartu stok kemudian diberi etiket sesuai dengan perintah yang tertera pada resep. Bila obat berupa obat racikan maka dilakukan pembuatan etiket terlebih dahulu, yang sebelumnya dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara dosis dengan kondisi pasien. Kemudian dilakukan pengambilan obat dan pencatatan di kartu stok kecuali untuk bahan obat. Perhitungan dan/atau penimbangan dilakukan bila obat berbentuk serbuk atau salep, dan pengukuran dengan gelas ukur apabila obat berbentuk cair.untuk obat berbentuk puyer harus dimasukkan dalam kertas perkamen seperti yang tertera pada Lampiran 16. Selanjutnya obat-obat ini diberi etiket/label sesuai dengan jenisnya dan untuk obat yang digunakan untuk oral maka obat dimasukkan dalam bungkus obat seperti yang tertera pada Lampiran 15. Untuk obat dalam diberikan etiket warna putih dan untuk obat luar diberikan label warna biru. Selain itu obatobat tertentu juga diberikan label khusus seperti antibiotik diberi label Habiskan dan untuk obat batuk biasanya diberi label Kocok Dahulu. Untuk lebih jelas menyenai label dan etiket dapat dilihat pada Lampiran 14. d) Pemeriksaan obat

58 44 Pemeriksaan kebenaran obat dengan resep meliputi nomor resep, nama obat dan dosis, jumlah obat, aturan pakai, waktu kadaluarsa dan harga. Obat dikemas, dan resep disatukan dengan obat yang dimita dan diserahkan ke petugas penyerahan obat.

59 45 e) Penyerahan obat Sebelum menyerahkan obat, dilakukan pemeriksaan kembali antara resep, struk harga, dan obat yang telah dipersiapkan, untuk memastikan obat akan diberikan kepada orang yang tepat, kemudian struk pada pasien diberi paraf. Pada saat penyerahan, pasien perlu diberi informasi mengenai obat dan cara pemakaian terutama untuk obat yang memerlukan perhatian khusus. Penjualan dengan cara kredit obat dengan resep dokter adalah penjualan obat dengan resep berdasarkan perjanjian kerjasama yang telah disepakati oleh suatu perusahaan/instansi dengan apotek yang sering disebut Ikatan Kerja Sama (IKS). Instansi yang bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma No. 1 antara lain PLN (Perusahaan Listrik Negara), PT. Persero Gas Negara, PT. Indosat, dan PT. Angkasa Pura I. Pelayanan resep kredit dapat dilakukan melalui faksimili ataupun telepon dan selanjutnya asisten apoteker akan membuat salinan resep atau pasien yang akan datang dengan membawa resep yang telah diberikan oleh dokter perusahaan. Pembayaran dilakukan secara menurut kontrak kerjasama dengan instansi tempat pasien atau keluarga pasien tersebut bekerja. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa perbedaan yaitu: a) Setelah penerimaan dan pemeriksaan resep maka tidak dilakukan penetapan harga dan pembayaran oleh pasien tetapi langung dikerjakan oleh petugas apotek. b) Perbedaan penomoran resep kredit dengan resep tunai. Resep diberi nomor urut resep dalam lembar pemeriksaan proses resep/ lembar skrining resep (Lampiran 13). c) Pada saat peyerahan obat, petugas akan meminta tanda tangan pasien pada lembar terima tanda obat. d) Penyusunan dan penyimpanan resep kredit dipisah dari resep tunai yang akan dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan tiapinstansinya dan dibuatkan lebnar atau surat penagihan sesuai dengan format yang diminta.

60 46 Penagihan dilakukan saat jatuh tempo sesuai kesepakatan yang dilakukan sebelumnya. Alur pelayanan baik untuk resep tunai maupun untuk resep kredit dapat dilihat pada Lampiran 3. Penjualan bebas dilakukan untuk produk OTC yang terletak di swalayan farmasi, yaitu produk-produk yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat bebas, obat bebas terbatas, alat kesehatan, kosmetik, perlengkapan danmakanan bayi, makanan dan minuman ringan. Adapun prosedur penjualan produk OTC adalah sebagai berikut: a) Penerimaan barang oleh petugas OTC dari pembeli kemudian dihitung harga yang akan dibayarkan. b) Setelah harga disetujui, pembeli akan membayar ke kasir. Kasir akan menerima pembayaran dan membuat struk pembayaran penjualan bebas. c) Barang beserta struk pembayaran diserahakn kepada pembeli dengan informasi secukupnya. d) Pengumpulan bukti penjualan obat bebas dan diurut berdasarkan nomor. Alur pelayanan penjualan bebas dapat dilihat pada Lampiran 7. Pelayanan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) adalah penjualan obat bebas atau perbekalan farmasi yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti OTC baik obat bebas maupun obat bebas terbatas. Pelayanan UPDS mengikuti alur sebagai berikut: a) Petugas menerima permintaan barang dari pasien dan langsung menginformasikan ketersediaan obat. b) Setelah disetujui oleh pembeli, pembeli langsung membayar ke kasir. c) Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahannota penjualan bebas. d) Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepadapasien Pengelolaan Narkotika Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat

61 47 tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No. 1 meliputi : a) Pemesanan narkotika. Pemesanan sediaan narkotika dilakukan oleh apotek Kimia Farma No. 1yang dilakukan secara tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pemesanan dilakukan ke Pedagang Besar Farmasi Kimia Farma selaku distributor tunggal dengan membuat surat pesanan khusus narkotika (Lampiran 6) yang dibuatrangkap empat dan hanya dapat untuk memesan satu jenis obat narkotika, yang masing-masing diserahkan kepada PBF (Surat Pesanan asli dan 2 Lembar copysurat Pesanan), dan satu lembar sebagai arsip di apotek. SP narkotika harus ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, SIA dan stempel apotek. b) Penerimaan narkotika Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh Manager Apotek Pelayanan atau dilakukan dengan sepengetahuan Manager Apotek Pelayanan. Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan. c) Penyimpanan narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika disimpan dalam lemari yangterbuat dari kayu yang kuat dan mempunyai kunci yang dipegang oleh Asisten Apoteker sebagai penanggung jawab yang diberi kuasa oleh Apoteker. d) Pelayanan narkotika Apotek hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat sendiri oleh apotek tersebut yang obatnya belum diambil sama sekaliatau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain.

62 48 e) Pelaporan narkotika Pelaporan penggunaan narkotika dibuat setiap bulan dan selambatlambatnyatanggal 10 setiap bulannya. Laporan narkotika dibuat rangkap empat dan ditandatangani oleh Manajer Apotek Pelayanan dengan mencantumkan nama jelas, alamat apotek, dan stempel apotek. Form pelaporan narkotika (SIPNAP) di apotek dapat dilihat pada Lampiran 17. Laporan yang kemudian dikirimkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada: a. Kepala Balai Besar POM DKI Jakarta b. Penanggung Jawab Narkotika PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. c. Arsip apotek f) Pemusnahan narkotika Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut: a. Manager Apotek Pelayanan membuat dan menandatangani suratpermohonan untuk pemusnahan narkotika yang berisiantara lain, jenis dan jumlah narkotika yang rusak atau tidak memenuhisyarat. b. Surat permohonan yang telah ditandatangani oleh Manager ApotekPelayanan dikirimkan ke Balai Besar POM DKI Jakarta. Balai Besar POMDKI Jakarta akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan. c. Kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari Manajer Apotekpelayanan, Asisten Apoteker, Petugas Balai POM, dan Kepala KantorDepkes Kota Madya Jakarta Pusat. d. Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, dibuat Berita AcaraPemusnahan yang berisi: (1) Hari, tanggal, bulan, tahun dan tempat dilakukannya pemusnahan. (2) Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek atau dokterpemilik narkotika. (3) Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. (4) Cara pemusnahan. (5) Tanda tangan penanggung jawab apotek/pemegang izin khusus, dokter pemilik narkotika dan saksi-saksi.

63 49 Kemudian berita acara tersebut dikirimkan kepada Suku DInas Pelayanan Kesehatan, dengan tembusan: (1) Balai Besar POM DKI Jakarta (2) Penanggung jawab PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. (3) Arsip Apotek Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan psikotropika di apotek meliputi : a) Pemesanan psikotropika Obat golongan psikotropika dipesan dengan menggunakan Surat PesananPsikotropika (Lampiran 7) yang ditandatangani oleh MAP dengan mencantumkan nomor SIK. SP tersebut dibuat rangkap dua dan setiap surat dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika. Selain itu juga di Apotek Kimia Farma 1 juga terdapat beberapa pesanan preskursor. Untuk form surat pesanan prekursor dapat dilihat pada Lampiran 8. b) Penyimpanan psikotropika Penyimpanan obat psikotropika di Apotek Kimia Farma No. 1 ada dalamlemari narkotika tetapi terpisah dengan obat narkotika. Pemasukan dan pengeluaran psikotropika dicatat dalam kartu stok psikotropika. c) Pelayanan psikotropika Apotek hanya melayani resep psikotropika dari resep asli atau salinanresep yang dibuat sendiri yang obatnya belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat psikotropika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. d) Pelaporan psikotropika Laporan penggunaan psikotropika (Lampiran 17) dikirimkan melaluiperangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika(SIPNAP) setiap bulannya. Laporan psikotropika memuat nama apotek, nama obat, nama

64 50 distributor, jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran, tujuan pemakaian, dan stok akhir. Laporan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek, dilengkapi dengan nama dan nomor Surat Ijin Praktek, serta stempel apotek dengan tembusan kepada: (a) Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan DKI Jakarta. (b) Penanggung Jawab Psikotropika PT. Kimia Farma (Persero), Tbk. (c) Arsip apotek. e) Pemusnahan psikotropika Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Dalam pelaksanaannya pemusnahan psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika. Pemusnahan psikotropika wajib dibuat berita acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk dalam waktu 7 hari setelahmendapat kepastian. Berita acara pemusnahan tersebut memuat: (a) Hari, tanggal, bulan dan tahun pemusnahan (b) Nama pemegang izin khusus atau APA (c) Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi lain dari apotek tersebut. (d) Nama dan jumlah psikotropika yang akan dimusnahkan. (e) Cara pemusnahan. (f) Tanda tangan penanggung jawab apotek dan saksi-saksi Pengelolaan Resep Resep harus diarsipkan dan disimpan dengan baik dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun dan dimusnahkan dengan cara yang benar. Pengarsipan resep di Apotek Kimia Farma No. 1 dilakukan setiap hari dengan cara mengelompokan resep menurut cara pembayaran, yakni resep kredit dan resep tunai. Untuk resep kredit akan dikelompokan lagi menurut instasi asal resep. Resep yangmengandung narkotika dan psikotropika akan dipisahkan tersendiri. Kumpulan resep akan diberi tanda berupa tanggal pada setiap kelompoknya.

65 Pemusnahan Resep Tata cara pemusnahan resep telah diatur dalam Keputusan MenteriKesehatan Republik Indonesia No. 280/MenKes/V/1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek disebutkan tentang resep sebagai berikut : a) Apoteker Pengelola Apotek mengatur resep menurut urutan tanggal dannomor urutan penerimaan resep dan harus disimpan sekurang-kurangnya 3tahun. b) Resep yang telah disimpan melebihi jangka waktu 3 tahun dapat dimusnahkan. c) Pemusnahan resep dapat dilakukan dengan cara dibakar atau cara lain olehapoteker Pengelola Apotek bersama-sama dengan sekurang-kurangnya petugas apotek. Berita acara pemusnahan dikirimkan kedinas Kesehatan Kota dengan tembusan Balai Besar Pengawas Obat dan Makanan di DKI Jakarta dan arsip Apotek. Sediaan farmasi dan komoditi non farmasi yang rusak dan telah lewat masa kadaluarsanya harus juga dimusnahkan. Pemusnahan sediaan farmasi dapatdilakukan dengan cara ditanam, dibakar atau cara lain yang ditetapkan dan dilaporkan dalam berita acara pemusnahan. Komoditi non farmasi seperti makanan dan minuman yang rusak atau kadaluarsa dapat langsung dibuang Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan Apotek Kimia Farma No.1 berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan Laporan IkhtisarPenerimaan Harian (LIPH), baik tunai maupun kredit, serta memasukkan data resep tunai dan resep kredit.

66 BAB 4 PEMBAHASAN Apotek merupakan tempat dilakukannya pelayanan kefarmasian yang disertai dengan unit bisnis yang melakukan pengelolaan perbekalan kefarmasian dengan tetap menjalankan standar pelayanan kefarmasian.dalam pelaksanaanya, diperlukan suatu sistem pengaturan agar bisnis dapat berjalan dengan lancar tetapi tetap mampu melakukan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada pasien (patient oriented). Apotek Kimia Farma No. 1, terletak di Jalan Garuda no 47, Kemayoran, Jakarta Pusatini memiliki lokasi yang strategis.lokasinya mudah diakses oleh masyarakat karena berada pada dua jalan besar yang mudah dilalui kendaraan dan sering dilalui dengan kendaraan umum. Apotek juga dikelilingi area yang ramai, seperti area perkantoran, sekolah, rumah sakit serta memiliki jarak yang dekat dengan stasiun kereta api. Hal ini memberikan keuntungan yang besar dan menjadi faktor penunjang keberhasilan dari apotek.apotek Kimia Farma ini juga memenuhi hukum yang berlaku pada Keputusan Menteri no 1027/MenKes/SK/IX/2004 tentang sarana dan prasarana menurut standar pelayanan kefarmasian di apotek yang menyebutkan bahwa Apotek berlokasi di daerah yang mudah dikenali dan diakses oleh masyarakat. Apotek Kimia Farma no 1 ini memiliki waktu operasi selama 24 jam dan 7 hari dalam seminggu.selain itu, apotek ini juga memiliki sarana seperti klinik yang terdiri dari tempat praktek dokter umum, dokter gigi dan dokter THT serta adanya laboratorium klinik.apotek Kimia Farma no 1 juga melayani pemeriksaan tekanan darah gratis dan juga pemieriksaan gula darahsebagai bentuk layanan kepada masyarakat yang berkunjung ke Apotek tersebut.hal ini memberikan nilai lebih bagi Kimia Farma no 1 di mata masyarakat. Apotek ini mudah ditemukan oleh masyarakat karena memiliki papan nama Apotek yang terlihat jelas dari jalan raya dan logo Kimia Farma yang sudah cukup dikenali memudahkan apotek ini ditemukan oleh pelanggan. Selain itu, papan nama Apotek yang terletak di dalam apotek juga memilikinama Apoteker, nomor SIA, alamat apotek, praktek dokter, serta nomor telepon apotek yang telah 50

67 51 memenuhi peraturan KepMenKes RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 mengenai apotek yang harus memasang papan nama. Apotek Kimia Farma no 1 ini memiliki beberapa fasilitas yang membuat pelanggan nyaman untuk membeli di apotek ini. Pertama, apotek ini mempunyai lapangan parkir yang luas sehingga memudahkan untuk pelanggan yang membawa kendaraan, berdekatan dengan ATM dimana hal ini akan memudahkan pelanggan ketika uang yang dibawa tidak cukup. Kedua, apotek ini juga menyediakan ruangan tunggu yang cukup nyaman dengan diberinya tempat duduk yang cukup memadai dan memiliki fasilitas seperti pendingin ruangan, televisi dan Koran. Selain itu, Apotek juga memiliki beberapa fasilitas lain seperti swalayan farmasi, tempat penerimaanresep dan kasir, ruang penyimpanan obat, ruang peracikan, dan ruang apoteker.apotek jugatelah dilengkapi dengan sarana penunjang seperti toilet dan mushola yang dapatdigunakan oleh pelanggan apotek. Akan tetapi, ada beberapa kekurangan dalam pengaturan ruang tunggu dari Apotek, yaitu ruang tunggu Apotek digabung dengan ruang tunggu dari klinik akibatnya beberapa pasien yang sedang menunggu obat tidak mendapatkan tempat duduk karena tempat duduknya dipakai oleh pasien yang akan berobat di klinik. Ketika kondisi Apotek sedang ramai, maka ini akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi pelanggan karena mereka akan bertumpuk di sekitar kasir dan mengganggu pasien lain yang sedang bertransaksi. Penataan swalayan farmasi sudah sangat baik dan tertata rapih dan letaknya berada di samping tempat tunggu pasien untuk memudahkan konsumen untuk membeli secara langsung. Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No.1 sudah cukup lengkap dengan penataan obat danbarang diletakkan berdasarkan jenisnya seperti baby care, topical, paperproduct, milk and nutrition, oral care, haircare, skin care, medicine, dan vitamin.dengan adanya swalayan farmasi diharapkan dapat menaikkan omset dari apotek.akantetapi, beberapa kali pelanggan merasa kesulitan dalam memperoleh informasiterkait harga barangbarang swalayan karena ada sebagian produk yang tidak dicantumkan harga atau harga yang tercantum di label belum di update.akibatnya, pasien harus mengecek harga di kasir terlebih dahulu. Hal ini akan sangat merepotkan pelanggan jika Apotek sedang dalam keadaan ramai dan dia harus mengentri terlebih dahulu

68 52 sebelum dapat melakukan pengecekan harga. Oleh karena itu,perlu adanya penambahan label harga di masing masing kotak barang atau obat yang dipajang di swalayan. Untuk obat-obatan ethical, obat-obatan tersebut disusun berdasarkan kelas terapinya, bentuk sediaan, suhu penyimpanan obat tersebut dan secara alfabetis.obat dengan suhu penyimpanan khusus, seperti sediaan suppositoria dan ovula, disimpan di lemari pendingin dengan suhu yang telah disesuaikan sebelumnya.kemudian, tempat penyimpanan untuk obat-obatan dengan bentuk sediaan berbeda juga dipisahkan.antara sediaan setengah padat, seperti salep dan krim, sediaan cair non steril dan sediaan cair dan setengah padat steril, seperti salep mata, ditata sedemikian rupa sehingga tata letaknya dipisah. Di Apotek Kimia Farma no 1, obat juga dibagi berdasarkan kelas terapi, antara laingolongan antibiotik, anti alergi, analgesik dan antiinflamasi, hormone, obat saluran cerna, obat saluran napas, obat jantung dan hipertensi, antidiabetes, obat generik dan obat-obatan lainnya yang dikelompokkan dalam golongan obat lainnya.obatobatan yang tidak memerlukan kondisi penyimpanan khusus ini diletakkan ditempat yang tidak terkena cahaya matahari langsung. Penyusunan obat berdasarkan kelas terpainya ini akanmemudahkan asisten apotekerdan tenaga kefarmasian lainnya untuk mengetahui obat-obat yang termasuk kedalam efek farmakologis.selain itu, hal tersebut jugamemudahkan tenaga kefarmasian untuk menginformasikan kepada pasien tentangobat tersebut.halyang harus diperhatikan dalam penyusunan posisi dari lemari obat adalah penyusunan tersebut harus ergonomis untuk memudahkan pengambilan obat yang dilakukan oleh personil yangbekerja. Untuk memudahkan pengawasan obat, setiap kotak memiliki satu kartu stok yang dilakukan pencatatan secara langsung ketika barang disimpan atau dikeluarkan. Untuk pengawasan obat kadaluarsa dilakukan stock opname selama 3 bulan sekali. Hal ini juga berfungi sebagai pencocokan barang fisik dengan stok komputer serta mengetahui obat-obatan yang slow moving atau fast moving agar dapat diatasi untuk kekurangan barang ataupun stok barang yang berlebihan. Penyimpanan obat narkotika dan psikotropika disimpan terpisah dari obatobat lain di dalam lemari khusus. Lemarikhusus tersebut dilengkapi dengan kunci

69 53 dan dipegang oleh asisten apoteker penanggung jawab narkotika dan psikotropika. Lemari khusus ini sudah memenuhi syarat dari perundang-undangan pemerintah dimana terdapat dua daun pintu dengan kunci ganda. Hanya saja, kedua daun pintu dibuka saat pengambilan obat yang seharusnya hanya boleh satu daun pintu yang terbuka.hal ini membuat pengawasan obat menjadi lebih renggang. Lemari narkotika juga belum sepenuhnya dikunci setiap selesai digunakan. Hal tersebut disebabkan oleh salah satu faktor yaitu adanya kesulitan petugas untuk mengunci dan menutup lemari saat harus menyiapkan resep ketika pasien ramai dan karena letak lemari berada jauh darijangkauan petugas sehingga butuh waktu untuk mengambil obat tersebut. Apotek Kimia Farma No.1 memiliki personalia yang cukup banyak, yaitu 1 orang APA, 1 orang Apoteker pendamping, 1 orang supervisor, 4 orang juru racik, 5 asisten apoteker, dan 2 orang kasir. Dalam melaksanakan fungsi apoteker, beberapa kali jadwal apoteker pendamping yang tidak terpenuhi sehingga adamasa dimana tidak ada apoteker pendamping melakukan kegiatan penyerahanobat, PIO, serta konseling.oleh karena itu, tugas tersebut digantikan olehbeberapa asisten apoteker yang sudah senior. Setiap AA mendapatkan tanggung jawabdalam menjalankan tugas administrasi seperti laporan narkotika, laporanpsikotropika, laporan barang rusak dan kadaluarsa, laporan penjualan bebas, danrekapitulasi tagihan resep kredit ke beberapa instalasi. Hal ini memudahkan dalam pengawasan pengelolaan obat yang ada. Kegiatan yang terjadi di Kimia Farma No.1 meliputi proses kegiatan perencanaan perbekalan farmasi yang akan dibeli, pengadaan, pembelian, dan penyaluran obat. Kegiatan perencanaan dilakukan untuk mencegah terjadinya kelebihan perbekalan farmasi yang tersimpan lama serta untuk meningkatkan penggunaan perbekalan farmasi secara efektif dan efisien. Perencanaan di Apotek Kimia Farma No.1 dilakukan berdasarkan analisa pareto pada periode sebelumnya dan berdasarkan buku defekta yang dipegang oleh masing-masing pegawai. Perencanaan dengan cara kombinasi ini dilakukan dengan harapan perencanaan yang dilakukan lebih valid. Selain itu, ada beberapa kelemahan jika menggunakan satu metode saja. Pada metode analisis pareto, sistem komputerisasi yang diterapkan di Apotek Kimia Farma no 1 untuk melakukan analisa pareto ini belum

70 54 menggambarkan keadaan sebenarnya, ini dapat terlihat dari terdapatnya perbedaan jumlah stok barang yang ada di stok dengan yang sebenarnya. Kemudian, jika menggunakan defekta saja, iniakan sangat tergantung dari kemampuan personil dari Kimia Farma no 1 untuk melihat dan menilai kebutuhan akan obat apa yang dibutuhkan pada satu periode tertentu. Setelah dilakukan proses perencanaan, selanjutnya adalah melakukan pengadaan barang. Pada proses pengadaan Apotek Kimia Farma no 1 menggunakkan sistem sentralisasi atau Distribution Center (DC) yang berada di Business Manager (BM) Jaya II. Pemesanan barang tertuju pusat pada BM Jaya II melalui formulir Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) yang terintegrasi dalam layanan komputer secara online baik sediaan OTC maupun ethical.dengan adanya sistem ini, semua kebutuhan barang apotek terfokus pada DC, pembelian barang lebih ekonomis karena dilakukan dalam jumlah besar sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar.namun, ada beberapa kekurangan dari sistem DC ini.salah satunya adalah terkadang terjadi ketidakcocokan anatara data persediaan di computer dengan stok fisik. Akibatnya, terjadi kekosongan barang di apotek sehingga pelayanan obat di apotek dapat terganggu. Selain itu, pihak gudang di BM juga masih belum bisa menafsirkan BPBA dengan baik. Terkadang ada barang yang tidak tersedia di gudang sehingga barang tersebut tidak dikirim ke Apotek dan Apotek akan membuat BPBA lagi untuk barang tersebut di bulan selanjutnya. Seharusnya pihak gudang mengetahui bahwa BPBA itu dibuat karena barang belum di dropping akan tetapi, karena pihak gudang tidak membaca ini dengan baik akibatnya barang yang dikirim ke apotek menjadi terlalu banyak. Ini akan menyebabkan terjadinya over stock di apotek. Jika persediaan barang di BM mencukupi, maka barang akan dikirim pada hari yang sama ke apotek, tetapi jika persediaan barang di BM tidak mencukupi, maka bagian pengadaan BM akan membuat surat pemesanan ke distributor dan barang kemudian dikirim ke bagian gudang BM beserta faktur, dan pihak gudang akan mengirimkannya ke apotek bersama surat dropping. Terkadang terjadi out of stock dimaman stok barang habis.penyebab yang juga menyebabkan kekosongan/kelebihan persediaan, yaitu perencanaan persediaan yang tidak akurat dan kurangnya disiplin dari petugas dalam menjaga

71 55 stok obat dilemari penyimpanan (penyimpanan yang tidak rapi, tercecer ditempat lain atau persediaan rusak atau hilang). Perencanaan yang baik dapat mencegah kekosongan maupun kelebihan persediaan. Oleh karena itu, jumlah stok barang di komputer diharapkan dapat sama dengan stok fisik. Khusus untuk obat dalam golongan narkotika dan psikotropika, pengadaan dilakukan dengan cara melakukan pemesanan langsung dengan lembar Surat Pemesanan (SP) khusus. SP Narkotika dan SP psikotropika yang telah dibuat harus dibuat dengan mencantumkan nama dan SIPA Apoteker Pengelola Apotek (APA). SP narkotika dengan SP psikotropika sedikit berbeda dengan pemesanan narkotika hanya boleh satu obat satu SP sedangkan pada psikotropika diperbolehkan satu SP dengan beberapa obat, maksimal 3 obat untuk 1 PBF yang sama.untukpemesanan narkotika, pemesanan dilakukan ke PBF Kimia Farma selaku distributor tunggal tetapi tidak untuk psikotropik dimana dapat dipesan melalui BM. Perbekalan farmasi yang telah diterima bersama dropping, dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara barang yang diterima dengan dropping lalu disesuaikan antara dropping dengan BPBA yang dibuat.ketika melakukan pemeriksaan, barang-barang yang diterima juga diperiksa jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa, dan harga yang tertera. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, maka petugas apotekdapat langsung mengkonfirmasikan kepada petugas DC.Pendistribusian barang dari gudang DC ke apotek dilakukan 10 hari sekali setelah dilakukan defekta terlebih dahulu. Penyimpanan obat sebaiknya menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO) serta didukung dengan catatan penyimpanan yang untuk mengontrol sediaan farmasi baik secara manual maupun komputerisasi. Prinsip FIFO dilakukan secara baik di Apotek ini dikarenakan perputaran obat di Apotek sangat cepat.namum pada saat dilakukan stock opname, jika ditemukan barang yang mendekati kadaluarsa, barang tersebut akan dipisahkan dengan memasukkannya ke kantong plastic dan memberi label kadaluarsanya agar barang tersebut menjadi paling cepat dikeluarkan.setiap petugas apotek yang diberi tanggung jawab untuk mengontrol stok obat yang ada di lemari penyimpanan sebaiknya lebihdapat mengoptimalisasi kerjanya agar

72 56 dapat mencegah ketidaksesuaian stok dan kadaluarsa obat. Untuk memudahkan pengotrolan terhadap barang yang akan kadaluarsa, maka disetiap kotak obat diberi label berwarna yang menggambarkan tahun kadaluarsa dari obat tersebut. Kegiatan pelayanan yang dilakukan di Apotek Kimia Farma No. 1 adalahmelakukan pelayanan resep dokter secara tunai maupun kredit, penjualan obat bebas dan bebas terbatas/otc(over the Counter) dan perbekalan farmasi lainnya yang dikenal sebagaipelayanan HV (Hand Verkoop), serta penjualan obat OWA (Obat Wajib Apotek)yang dikenal sebagai pelayanan swamedikasi/upds (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). Untuk layanan kredit, dapat juga berupa pelayanan engross (penjualan dalam partai besar). Pelayanan resep kredit berasal dari instalasi atau perusahaan yang menjalin kerjasama dengan Apotek Kimia Farma No.1 dan untuk proses pembayarannya berdasarkan perjanjian yang disepakati oleh kedua belah pihak. Dalam pelayanan resep, terdapat tiga titik kritis yang penting, yaitu skrinning awal, dispensing obat dan penyerahan obat. Ketika pertama kali menerima resep, petugas memeriksa kelengkapan resep tersebut (skrinning).petugas kasir sangat berperan dalam penerimaan pertama kali resep dari pasienkarena sebagai kasir harus memiliki kecermatan dan ketelitian, serta kemampuanyang baik dalam membaca resep. Hal ini untuk mencegah terjadinya kesalahandalam dispensing dan pemberian harga. Petugas kasir dan apoteker juga memiliki peranan dalam melakukan skrining resep mulai dari memeriksa kelengkapan persyaratan administrasi, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis.setelah semua pengecekan dilakukan, dilakukan kegiatan pemeriksaan ketersediaan barang secara komputer ataupun secara fisik apakah tersedia secara lengkap. Jika obat yang dibutuhkan tidak tersedia maka dilakukan konfirmasi kepada dokter atau pasien apakah bersedia diganti dengan obat lain yang memiliki khasiat yang sama. Apabila pasien menolak pergantian obat, maka resep yang belum ditebusakan dibuatkan salinan resep. Kemudian, dilakukan transaksi apakah pasien mau membayar dengan harga yang diberikan atau tidak. Jika tidak, maka transaksi dibatalkan. Jika pasien menerima harga yang diberikan, dilakukan proses pembayaran oleh pasien. Kimia Farma no 1 ini mempunyai fasilitas untuk melayani pembayaran dengan kredit dan debit disamping dengan uang tunai.

73 57 Setelah pasien membayar, maka resep dapat disiapkan oleh petugas yang berbeda. Petugas yang berbeda diharapkan terjadibeberapa kali pengecekan dari awal resep diterima sampai obat akan diserahkan kepada pasien sehingga dapat menghindari kesalahan dalam dispensing obat.ketika melakukan dispensing obat, salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah pengambilan obat yang tepat dan pembuatan etiket obat.etiket obat harus mencantumkan nama pasien, tanggal pemberian resep, nama obat,jumlah obat, dan tanggal kadaluarsa disamping aturan pakai obat. Hal ini sesuai dengan GPP dan bertujuan untukmenjamin keamanan pasien dalam menggunakan obat. Dalam penulisan etiket,terkadang dokter tidak menulis waktu pemakaian obat (sebelum/ sesudah makan,pagi/ siang/ sore/ malam), sehingga apoteker tidak mencantumkannya dalam etiket. Namun, sebaiknya apoteker dapat mengetahui dan memberikan informasiwaktu pemakaian obat yang lebih efektif dan menuliskannya di etiket. Untuk pemakaian obat antibiotik, apotek telah menyediakan stiker khusus yang berisi perhatian untuk meminum habis obat antibiotik tersebut serta peringatan untuk sirup kering antibiotik penggunaannya maksimal 7 hari setelah direkontitusi. Penyerahan obat kepada pasien dilakukan oleh Apoteker yang sedang bertugas saat itu. Penyerahan obat kepada pasien disertai dengan pemberian informasi obat yang meliputi nama obat dan indikasi atau kegunaannya, cara penggunaan obat, aturan pakai dari obat dan menunjukkan waktu kadaluarsa obat ke pasien (jika pasien bertanya). Selain itu, pasien juga diberikan beberapa informasi penting lainnya seperti jika obat berupa antibiotik maka obat tersebut harus dihabiskan, untuk beberapa obat-obatan yang harus diminum saat perut kosong maka pasien harus duberitahu waktu minum obatnya dapat 1 jam sebelum makan atau 2 jam sesudah makan dan jika obat-obatan menyebabkan kantuk maka pasien harus menghindari berkendara sesudah mengkonsumsi obat tersebut. Di Apotek Kimia Farma no 1, penjelasan mengenai informasi seperti ini selain diberitahukan secara lisan juga di kantong obat diberikan stiker mengenai penjelasan ini (Lampiran 15). Informasi yang diberikan kepada pasien ini harus dipastikan tersampaikan dengan jelas kepada pasien dan pasien memahami apa yang disampaikan oleh Apoteker.

74 58 Pengawasan juga dilakukan dalam penyiapan obat, yaitu dengan dilakukannya mengisi kolom EATRPS pada lembar struk resep.eatrps adalah singkatan darietiket, Ambil, Timbang, Racik, Periksa, dan Serah.Setiap petugas yangmelaksanakan masing-masing pekerjaan tersebut menandatangani ataumemberikan paraf pada kolom yang tersedia.hal ini untuk memudahkan dalammonitoring kerja petugas dan untuk menghindari kesalahan dalam melakukanpenyiapan obat.namun, terkadang beberapa petugas tidak melakukan hal ini karena kurangnya sosialisasi serta banyaknya resep yang diterima. Pada pelayanan obat OTC dan swamedikasi, petugas dari Apotek akan memberikan rekomendasi obat untuk pasien. Rekomendasi ini didasarkan dari informasi yang diterima dari pasien.informasi dari pasien tersebut harus menjawab konsep WWHAM (Who, What, How, Action, Medicine) agar petugas Apotek mampu memberikan rekomendasi obat. Hal ini perlu dilakukan agar obat yang direkomendasikan ke pasien sudah tepat pasien, tepat obat, tepat indikasi, tepat cara pakai dan tepat dosis. Dengan demikian, diharapkan agar dalam perekomendasian obat ini terhindar dari medication error. Dalam pelayanan swamedikasi, apotek menjual obat-obat yang telah diizinkanoleh pemerintah untuk digunakan pasien tanpa resep dokter, yaitu obat yang telahmasuk dalam DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek). Dalam proses pelayanan,petugas akan menanyakan pasien mengenai tujuan penggunaan obat yang akandibeli dan apakah pasien telah sering menggunakan obat tersebut. Apabila pasienbelum pernah mendapatkan obat sebelumnya, dan obat tersebut tidak terdapat didaftar OWA, pasien akandirekomendasikan untuk memeriksakan diri ke dokterterlebih dahulu.hal ini dilakukan dengan baik di Apotek Kimia Farma No.1 karena, petugas dilatih untuk mengutamakan pengobatan yang optimal kepada pasien. Pengelolaan resep di Apotek Kimia Farma No.1dilakukan dengan mengumpulkan resep asli berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan sesuainomor resep kecuali resep dengan pembayaran kredit. Resep yang berisi narkotikadan psikotropika dipisahkan dan nama narkotika digarisbawahi dengan tintamerah. Resep dikumpulkan sesuai dengan kelompoknya. Kumpulan resep ditulis keterangan kelompok resep (umum atau narkotika & psikotropika),

75 59 tanggal, bulan, dan tahun yang mudah dibaca dan disimpan ditempat yang telah ditentukan. Penyimpanan resep secara berurutan danteratur dimaksudkan untuk memudahkan petugas jika sewaktu-waktu diperlukan dalam penelusuran resep.resep narkotika dan psikotropika disimpan terpisah untuk memudahkan penyusunan laporan ke Dinas Kesehatan wilayah setempat. Penyimpanan disatukan bersama dengan arsip laporan bulanan narkotika dan psikotropika. Semua resep disimpan selama 3 tahun sebelum dimusnahkan. Pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dilakukan sebulan sekali dengan menyerahkan Laporan Penggunaan Sediaan jadi Narkotika dan Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Psikotropika ke Kepala Dinas Kesehatan Jakarta, Balai POM, danarsip untuk apotek. Penyusunan laporan dilakukan oleh asisten apoteker yang diberikan tanggung jawab olehapa. Untuk pengelolaan kegiatan administrasi dan keuangan di Kimia Farma, digunakankomputer Informasi Sistem (KIS) untuk seluruh Apotek Kimia Farma yang ada di Indonesia.Denganadanya KIS maka kegiatan yang berhubungan dengan administrasi apotek dapat dilakukan dengan cepat dan terkontrol. Petugas kasir kecil (kasir di apotek) dapat menyetorkan uang hasil penjualan setiap shift dengan menyertakan bukti setorankasir.bukti setoran kasir akan dicocokkan terlebih dahulu jumlahnya denganlaporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) oleh supervisorsebelum diserahkan kepada kasir besar di BM. Jumlah fisik uang dengan jumlah penjualan yangada di LIPH harus sama, jika terjadi ketidakcocokan maka harus dicaripenyebabnya apakah ada transaksi yang belum dimasukkan atau ada penyebablainnya. Untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyimpangan uang, kasir kecil tidak bisa membuka LIPH. LIPH hanya dapat dibuka oleh petugas-petugas tertentu seperti supervisor dan petugas administrasi kas bank sehingga mekanisme pengontrolan uang dapat dilakukan dengan baik untuk mencegah kehilangan uang. Secara umum, fungsi keuangan di apotek ini telah berjalan dengan baiksesuai dengan standar prosedur operasional yang ditetapkan. Penilaian terhadap pelayanan apotek dapat dilihat dari dua indikator, yaitu omset penjualan dan tingkat keluhan pasien.jika omset tahun ini lebih besar dari pada tahun sebelumnya dan tingkat keluhan pasien 0%, maka fungsi pelayanan

76 60 berfungsi dengan baik.secara keseluruhan pelayanan di Apotek Kimia Farma No.1 sudah berjalan dengan baik, dimana setiap pengunjung disapa dan dibantu keperluannya.kecepatan pelayanan sudah cukup baik tetapi untuk resep racikan masih menjadi kendala. Hal ini dapat diatasi dengan pemberitahuan kepada pasien bahwa resep racikan akan memakan waktu yang lama. Pemasukan omset Apotek Kimia Farma No.1 juga cukup memuaskan setiap harinya. Pemasukan omset juga dapat ditingkatkan dengan cara meningkatkan pelayanan jemput resep ke rumah pasien atau menerima pemesanan obat melalui fax. Dapat juga diterapkan sistem homecare dimana pelayanan ditingkatkan untuk mengundang konsumen dalam berkunjung.

77 BAB 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan a. Kegiatan pelayanan kefarmasian yang berjalan rutin di Apotek Kimia Farma no. 1 meliputi pelayanan resep kredit, pelayanan resep tunai, pelayanan swamedikasi, pelayanan swalayan obat, pelayanan alat kesehatan dan menajemen perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan. b. Peran dan fungsi apoteker di apotek, terutama dalam aspek profesional yang mencakup ilmu kefarmasian dan pelayanan kefarmasian di Apotek adalah memberikan pelayanan informasi obat, konseling mengenai pengobatan kepada pasien dan memberikan rekomendasi atas obat kepada pasien swamedikasi. c. Peran dan fungsi apoteker dalam aspek manajerial adalah melakukan proses pengelolaan barang di Apotek mulai dari perencanaan dan pengadaan barang di Apotek, penerimaan barang di Apotek, penyimpanan barang dan penyalurannya hingga penanganannya ketika terjadi pemusnahanan barang dan resep. Selain itu, Apoteker juga harus tetap melakukan pengawasan agar kegiatan pelayanan kefarmasian di Apotek tetap berjalan dengan standar. Apoteker juga berperan dalam pengelolaan keuangan di Apotek. 5.2 Saran a. Apotek Kimia Farma no 1 harus mulai disiplin dalam melaksanakan kartu stok ketika mengambil barang agar stok barang dapat dipantau dengan menggunakan kartu stok manual atau stok di komputer. b. Penataan barang-barang di gudang stok harus mulai ditata dengan baik karena ada beberapa kejadian dimana petugas tidak menemukan barang yang dicari karena penataan gudang yang kurang rapi. Barang harus mulai dipikirkan ditata menurut abjad atau menurut kelas terapi seperti yang dilakukan pada barang yang didisplay. 61

78 62 c. Perlu dilakukan evaluasi secara internal dan eksternal untuk mengetahui apakah pelayanan di Kimia Farma no 1 sudah dapat memberikan kepuasan pada pelanggan atau tidak. Evaluasi secara internal dapat didapat dari evaluasi dari para pegawai Kimia Farma no 1. Evaluasi eksternal dapat didapat dari pasien dengan cara memberikan kuisioner, kotak saran dan kritik ataupun mencatat dan memperhatikanapa yang disampaikan pasien ketika proses pelayanan berjalan.

79 DAFTAR ACUAN Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan No. 28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2002). Peraturan Menteri Kesehatan No. 1332/MENKES/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2004). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/ SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta. Menteri Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/X/2011 tentang Registrasi Izin Prakik dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta Presiden Republik Indonesia. (1980). Peraturan Pemerintah Repulik Indonesia Nomor 25 tahun 1980 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 26 tahun 1965 tentang Apotek. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (1997). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. Jakarta. Presiden Republik Indonesia. (2009). Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. Jakarta. 63

80 LAMPIRAN

81 65 Lampiran 1. Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma No.1 Manajer Apotek pelayanan (APA) Apoteker Pendamping Supervisor Non teknis Asisten Apoteker Kasir Cleaning Service Juru Racik Satpam

82 66 Lampiran 2. Alur Pengadaan Barang di Apotek Kimia Farma No. 1

83 67 Lampiran 3. Alur Penerimaan Resep Penerimaan Resep Resep Kredit Resep Tunai Pemeriksaan kelengkapan adm Pemeriksaan kelengkapan adm Pemberian Harga Pemberian Harga Pemberian No. urut Pasien membayar di kasir dan diberi struk Dispensing obat Pemberian etiket Pemeriksaan kesesuaian obat Penyerahan obat Obat diterima oleh pasien dan resep disimpan oleh petugas

84 68 Lampiran 4. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) PT. Kimia Farma Apotek APOTEK KF 1 KEMAYORAN BON PERMINTAAN BARANG APOTEK Ke Apotik : Bisnis Manager Jaya 2 Nomor BPBA : Tanggal : No Nama Obat Ktgr Stock Avg. Jual Jumlah Kemasan Jml Beri Hrg. Satuan Jml. Permintaan Lampiran 5. Form Droping Barang dari BM (DCs) ke Apotek DROPPING KE : APT. KF 1 KEMAYORAN TAHUN DROPPING : 2014 TAHUN BPBA : 2014 NOMOR DROPPING : NOMOR BPBA: TANGGAL DROPPING : No Lokasi Nama Obat QTY DROP BONUS Kms Hrg Satuan Hrg Utuh Disc 1 Disc 2 Total

85 69 Lampiran 6. Surat Pemesanan Narkotika Lampiran 7. Surat Pemesanan Psikotropika

86 70 Lampiran 8. Surat Pesanan Prekusor

87 71 Lampiran 9. Kartu Stok

88 72 Lampiran 10. Form Skrining Resep

89 73 Lampiran 11.(a) Contoh Kuitansi Resep/Tunai; (b) Contoh Kuitansi OTC/Barang Umum Apotek (a) (b)

90 74 Lampiran 12. Copy Resep

91 75 Lampiran 13. Skrining untuk Resep Kredit

92 76 Lampiran 14. Contoh Etiket dan Label

93 77 Lampiran 14. (Lanjutan)

94 78 Lampiran 15. Bungkus Obat Lampiran 16. Bungkus Puyer

95 79 Lampiran 17. Sistem Pelaporan Narkotika psikotropika (SIPNAP) Lampiran 18. Lemari Narkotika dan Psikotropika

96 80 Lampiran 19. Denah Lokasi Apotek Kimia Farma No.1 Kemayoran Lampiran 20. Tampak Depan Kimia Farma No.1 dan Parkir

97 81 Lampiran 21. Swalayan Apotek Kimia Farma No.1 Kemayoran Lampiran 22. Kasir, Tempat Penyerahan Resep dan Tempat Pengambilan Obat

98 82 Lampiran 23. Lemari Obat Berdasarkan Alfabetis, Farmakologis dan Kondisi Penyimpanan Lampiran 24. Penyimpanan Stok Obat dan Barang Swalayan

99 83 Lampiran 25. Ruang Peracikan