UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 47 JALAN RADIO DALAM RAYA NO. 1-S, GANDARIA UTARA, KEBAYORAN BARU, JAKARTA SELATAN LAPORAN PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER HANIFAH RAMADHANI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 47 JALAN RADIO DALAM RAYA NO. 1-S, GANDARIA UTARA, KEBAYORAN BARU, JAKARTA SELATAN LAPORAN PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker HANIFAH RAMADHANI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 ii

3

4 KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang senantiasa melimpahkan karunia dan rahmat-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker di apotek Kimia Farma No. 47 Jalan Radio Dalam Raya No. I-S, Gandaria Utara, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini disusun sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh mahasiswa Program Profesi Apoteker di Departemen Farmasi untuk mencapai gelar Apoteker. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini dapat Penulis buat dan selesaiakan karena bantuan dari berbagai pihak, sehingga pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Djamal Jusuf, Apt., selaku pembimbing di apotek Kimia Farma No. 47 yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 2. Ibu Dra. Azizahwati, M. Si., Apt. selaku pembimbing dari Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indonesia yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama Praktek Kerja Profesi Apoteker. 3. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap M.S., selaku Ketua Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. 4. Bapak Dr. Harmita, Apt., selaku Ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Indonesia. 5. Seluruh karyawan Apotek Kimia Farma No Seluruh dosen dan karyawan Departemen Farmasi FMIPA UI yang telah memberikan ilmu yang berharga dan bantuan yang sangat berarti bagi penulis. 7. Keluarga tercinta atas dukungannya baik materil maupun moril sehingga pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker dapat berjalan lancar. 8. Semua teman-teman Apoteker angkatan LXXIV dan semua pihak yang telah memberikan bantuan dan semangat kepada penulis selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini. iv

5 9. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberikan dukungan dalam penyusunan laporan ini. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca. Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Depok, Juni 2012 Penulis v

6 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... v DAFTAR GAMBAR... viii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Definisi Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Persyaratan Sarana dan Prasarana Apotek Tata Cara Perizinan Apotek Tenaga Kerja di Apotek Pengalihan Tanggung Jawab Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek Pengelolaan Apotek Pelayanan Apotek Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek Pencabutan Surat Izin Apotek Sediaan Farmasi di Apotek BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA PT. Kimia Farma Apotek Apotek Kimia Farma No. 47, Radio Dalam BAB 4 PEMBAHASAN BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran vi

7 DAFTAR REFERENSI LAMPIRAN vii

8 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Tanda Golongan Obat pada Kemasan Obat Gambar 2.2 Tanda Peringatan pada Kemasan Obat Bebas Terbatas Gambar 3.1 Logo PT. Kimia Farma Apotek viii

9 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Lampiran 2 Contoh Laporan Penggunaan Psikotropika Lampiran 3 Contoh Surat Pesanan Narkotika Lampiran 4 Contoh Laporan Penggunaan Narkotika Lampiran 5 Denah Lokasi Apotek Kimia Farma No. 47 Radio Dalam Lampiran 6 Layout Apotek Kimia Farma No.47 Radio Dalam (Lantai Bawah) Lampiran 7 Layout Apotek Kimia Farma No.47 Radio Dalam (Lantai Atas) Lampiran 8 Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) Lampiran 9 Alur Penjualan Resep Tunai Lampiran 10 Contoh Kuitansi Pembayaran Tunai Lampiran 11 Alur Pelayanan Resep Kredit Lampiran 12 Nomer Urut Resep Kredit Lampiran 13 Alur Penjualan Obat Bebas Lampiran 13 Contoh Etiket Lampiran 14 Contoh Label Lampiran 15 Contoh Kartu Stok Lampiran 16 Contoh Lembar Salinan Resep ix

10 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Kesehatan merupakan hak dasar setiap individu seperti yang tertera pada pasal 28H ayat 1 Undang-Undang Dasar Berdasarkan Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, yang dimaksud kesehatan adalah adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomis. Dengan demikian, untuk mewujudkan masayarakat yang sehat diperlukan suatu fasilitas pelayan kesehatan yang bermutu bagi masyarakat. Di dalam Undang- Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, dijelaskan bahwa yang dimaksud fasilitas pelayanan kesehatan adalah suatu alat dan/atau tempat yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik promotif, preventif, kuratif maupun rehabilitatif yang dilakukan oleh pemerintah, pemerintah daerah, dan/atau masyarakat. Adanya fasilitas pelayanan kesehatan ini tentunya harus didukung oleh sumber daya di bidang kesehatan baik berupa sedian, farmasi, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya termasuk tenaga kesehatan. Salah satu fasilitas pelayanan kesehatan yang harus tersedia bagi masyarakat adalah apotek yang berfungsi untuk memberikan pelayanan kefarmasian, dimana apoteker sebagai salah satu tenaga kesehatan bertanggung jawab atas berlangsungnya pekerjaan kefarmasian di apotek. Pekerjaan kefarmasian yang dilakukan adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009). Selain melaksanakan fungsi profesinya yaitu melakukan pelayanan kefarmasian. Seorang apoteker juga harus menjalankan fungsi manajerial dan wirausahanya. Dalam menjalankan fungsi manajerial, seorang apoteker harus bisa mengelola sumber daya dan aset yang dimiliki oleh apoteknya dengan baik dan efektif, untuk menghasilkan 1

11 2 pelayanan yang optimal sehingga dapat menimbulkan kepuasan bagi pelanggan yang datang ke apotek, dan tentu saja menghasilkan keuntungan yang optimal. Pada saat ini orientasi paradigma pelayanan kefarmasian telah bergeser dari pelayanan obat (drug oriented) menjadi pelayanan pasien (patient oriented) dengan mengacu kepada Pharmaceutical Care. Kegiatan pelayanan yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi berubah menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Sebagai konsekuensi perubahan orientasi tersebut maka apoteker, sebagai tenaga kesehatan yang bertanggung jawab di apotek, dituntut untuk selalu meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan perilakunya agar mampu berinteraksi langsung dengan pasien. Apoteker juga harus menjalankan praktik yang sesuai standar dan harus mampu berkomunikasi dengan tenaga kesehatan lainnya dalam menetapkan terapi untuk mendukung penggunaan obat yang rasional. (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006). Apotek adalah sarana untuk menjalankan profesi farmasi yang hakiki dan mengingat sangat pentingnya peran apoteker di apotek, dengan demikian Program Profesi Apoteker Fakultas Farmasi bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek, menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apotekser (PKPA) di Apotek Kimia Farma yang berlangsung dari tanggal 02 April sampai tanggal 11 Mei Dengan adanya praktek kerja ini diharapkan para calon apoteker mendapat lebih pengetahuan, pemahaman, ketrampilan dan pengalaman mengenai tugas dan fungsi seorang apoteker di Apotek. Sehingga nantinya, dapat menjalankan profesinya dengan baik ketika berinteraksi langsung dengan masyarakat Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang diselenggarakan oleh Fakultas Farmasi yang bekerja sama dengan PT. Kimia Farma Apotek bertujuan: 1. Menambah pemahaman mengenai tugas, fungsi, dan peranan Apoteker di apotek.

12 3 2. Memahami pengelolaan apotek sesuai dengan peraturan dan etika yang berlaku dalam sistem pelayanan kesehatan, dalam kegiatan pelayanan dan manajemen di Apotek Kimia Farma. 3. Menambah pengetahuan dan keterampilan calon apoteker yang akan berhubungan langsung dengan masyarakat, khususnya dalam bidang pelayanan kefarmasian di apotek.

13 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Apotek Apotek adalah salah satu fasilitas pelayanan kefarmasian yang dapat mendukung upaya pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik kefarmasian oleh apoteker. Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan, sedangkan yang dimaksud dengan sediaan farmasi antara lain obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009). 2.2 Landasan Hukum Apotek Apotek merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan masyarakat yang diatur dalam: 1. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Keja Tenaga Kefarmasian. 3. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1027/MenKes/SK/X/2004 Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. 4. Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/MenKes/SK/X/2002 Tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/MenKes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 5. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. 4

14 5 6. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika. 7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MenKes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 8. Undang-Undang Kesehatan RI No.36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. 9. Peraturan Pemerintah No.25 Tahun 1980 Tentang Perubahan atas PP No.26 Tahun 1965 Tentang Apotek. 10. Peraturan Menteri Kesehatan No.28/MENKES/PER/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. 11. Peraturan Menteri Kesehatan No.688/MENKES/PER/VII/1997 tentang Psikotropika. 2.3 Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Pemerintah RI No. 25 Tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah: 1. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. 2. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat. 3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus mendistribusikan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 2.4 Persyaratan Apotek Sebelum melaksanakan kegiatan kefarmasian di apotek, Apoteker Pengelola Apotek (APA) wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA). Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek (PSA) untuk menyelenggarakan pelayanan apotek di suatu tempat tertentu (Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/SK/X/2002 Pasal 1). Berdasarkan Pasal 6 Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/SK/X/1993, persyaratan-persyaratan suatu apotek adalah: 1. Untuk mendapatkan izin apotek, Apoteker atau Apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan harus siap dengan

15 6 tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. 2. Sarana apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi. 3. Apotek dapat melakukan kegiatan pelayanan komoditi yang lain di luar sediaan farmasi. 2.5 Tata Cara Perizinan Apotek Sebelum sebuah apotek dibangun dan berjalan melakukan kegiatan pelayanan kefarmasian, Apoteker Pengelola Apotek harus memiliki SIA. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/Menkes/Per/X/1993 Pasal 1, Surat Izin Apotek (SIA) adalah surat izin yang diberikan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia kepada Apoteker atau Apoteker bekerjasama dengan pemilik sarana untuk menyelenggarakan apotek di suatu tempat tertentu. Izin mendirikan apotek diberikan oleh Menteri Kesehatan, namun Menteri Kesehatan melimpahkan wewenang pemberian SIA kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota wajib melaporkan pelaksanaan pemberian izin, pembekuan izin, pencairan izin, dan pencabutan izin apotek kepada Badan Pengawasan Obat dan Makanan. Tata cara pemberian izin apotek diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Pasal 7 No.1332/MenKes/SK/X/2002 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/MenKes/Per/X/1993: 1. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dengan menggunakan contoh formulir model APT Dengan menggunakan Formulir APT-2 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan setempat terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. 3. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh formulir APT-3.

16 7 4. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam (2) dan (3) tidak dilaksanakan, apoteker pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan contoh formulir model APT Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan hasil pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan dimaksud ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat mengeluarkan Surat Izin Apotek (SIA) dengan menggunakan contoh formulir model APT Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh formulir model APT Terhadap Surat Penundaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (6), apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu satu bulan sejak tanggal Surat Penundaan. 8. Apabila apoteker menggunakan sarana pihak lain, maka penggunaan sarana dimaksud wajib didasarkan atas perjanjian kerjasama antara apoteker dan pemilik sarana. 9. Pemilik sarana yang dimaksud dalam ayat (8) harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan dibidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat penyataan yang bersangkutan. 10. Terhadap permohonan izin apotek dan Apoteker Pengelola Apotek (APA) atau lokasi tidak sesuai dengan pemohon, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir APT-7.

17 8 2.6 Tenaga Kerja di Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tenaga kefarmasian adalah tenaga yang melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian. Tenaga Teknis Kefarmasian adalah tenaga yang membantu Apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri atas Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi, dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker. Seorang apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan, dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. Selain bertanggung jawab terhadap pengelolaan sediaan farmasi, APA juga bertanggung jawab atas keseluruhan pengelolaan dan kelangsungan hidup serta bertanggung jawab kepada pemilik modal jika bekerja sama dengan pemilik modal. Dalam membantu apoteker (APA) menjalankan pekerjaan kefarmasian, Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) bertugas untuk membantu dan menjamin berlangsungnya kegiatan pelayanan kefarmasian di apotek di bawah pengawasan APA. Selain TTK, terdapat tenaga teknis non kefarmasian untuk membantu kegiatan pelayanan kefarmasian di suatu apotek, yaitu juru resep, kasir, dan pegawai administrasi. Juru resep adalah orang yang membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan (meracik) obat menurut resep. 2.7 Pengalihan Tanggung Jawab Pengalihan tanggung jawab dilakukan apabila APA berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk Apoteker Pendamping. Apabila APA dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk Apoteker Pengganti. Penunjukan tersebut harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat dengan menggunakan formulir APT-9. Apabila APA berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 (dua) tahun secara terus menerus, Surat Izin Apotek (SIA) atas nama Apoteker bersangkutan dicabut. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis

18 9 kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker Pendamping, pada proses pelaporan wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Pada proses penyerahan tersebut, dibuat Berita Acara Serah Terima kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat menggunakan formulir model APT-11, dengan tembusan kepada Kepala Balai POM setempat. 2.8 Persyaratan Apoteker Pengelola Apotek (APA) Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucap sumpah jabatan Apoteker. Sebelum melaksanakan kegiatan pelayanan kefarmaian di apotek, seorang APA wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek masih aktif melakukan kegiatan dan APA masih dapat melakukan pekerjaannya serta masih memenuhi persyaratan. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah RI No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian, setiap tenaga kefarmasian yang melakukan pekerjaan kefarmasian di Indonesia wajib memiliki surat tanda registrasi. Surat tanda registrasi yang dimaksud tersebut berupa Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) bagi apoteker. STRA berlaku selama 5 (lima) tahun dan dapat diregistrasi ulang selama memenuhi persyaratan. Registrasi ulang harus dilakukan minimal 6 (enam) bulan sebelum STRA habis masa berlakunya. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. Memiliki ijazah Apoteker. 2. Memiliki sertifikat kompetensi profesi. 3. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/ janji Apoteker. 4. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang mempunyai izin praktek. 5. Membuat surat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi. Sertifikat kompetensi profesi sebagaimana dimaksud dalam persyaratan memperoleh STRA dikeluarkan oleh organisasi profesi setelah lulus uji kompetensi. Sertifikat kompetensi profesi tersebut berlaku selama 5 (lima) tahun

19 10 dan dapat dilakukan uji kompetensi kembali setelah habis masa berlakunya. Bagi Apoteker yang baru lulus pendidikan profesi dianggap telah lulus uji kompetensi dan dapat memperoleh sertifikat kompetensi profesi secara langsung. STRA dapat dicabut karena: 1. Permohonan yang bersangkutan. 2. Pemilik STRA tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental untuk menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan surat keterangan dokter. 3. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian. 4. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan dengan putusan pengadilan. Pencabutan STRA disampaikan kepada pemilik STRA dengan tembusan kepada Direktur Jenderal, Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan organisasi profesi. Setiap tenaga kefarmasian yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian wajib memiliki surat izin sesuai tempat tenaga kefarmasian bekerja, yaitu berupa Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) bagi Apoteker penanggung jawab dan Apoteker pendamping di fasilitas pelayanan kefarmasian. SIPA hanya diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian. SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan. Untuk memperoleh SIPA, Apoteker mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilaksanakan. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota harus menerbitkan SIPA paling lama 20 (dua puluh) hari kerja sejak surat permohonan diterima dan dinyatakan lengkap. Permohonan SIPA harus melampirkan: 1. Fotokopi STRA yang dilegalisir oleh KFN (Komite Farmasi Nasional). 2. Surat pernyataan mempunyai tempat praktik profesi atau surat keterangan dari pimpinan fasilitas pelayanan kefarmasian atau dari pimpinan fasilitas produksi atau distribusi/ penyaluran. 3. Surat rekomendasi dari organisasi profesi. 4. Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 sebanyak 2 (dua) lembar dan 3 x 4 sebanyak 2 (dua) lembar.

20 11 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dapat mencabut SIPA atau SIKA karena: 1. Atas permintaan yang bersangkutan. 2. STRA tidak berlaku lagi. 3. Yang bersangkutan tidak bekerja pada tempat yang tercantum dalam surat izin. 4. Yang bersangkutan tidak lagi memenuhi persyaratan fisik dan mental untuk menjalankan pekerjaan kefarmasian berdasarkan pembinaan dan pengawasan dan ditetapkan dengan surat keterangan dokter. 5. Melakukan pelanggaran disiplin tenaga kefarmasian berdasarkan rekomendasi KFN. 6. Melakukan pelanggaran hukum di bidang kefarmasian yang dibuktikan dengan putusan pengadilan. 2.9 Pengelolaan Apotek Pengelolaan Apotek adalah seluruh kegiatan Apoteker Pengelola Apotek untuk melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan di apotek. Pengelolaan apotek dibagi menjadi dua, yaitu pengelolaan teknis kefarmasian dan pengelolaan non teknis kefarmasian. Sebagai pengelola teknis kefarmasian, Apoteker Pengelola Apotek bertanggung jawab mengawasi pelayanan resep, mengawasi mutu obat yang dijual, memberikan pelayanan informasi obat dan membuat laporan mengenai penggunaan obat-obat khusus (narkotika dan psikotropika). Sedangkan, pengelola non teknis farmasi, seorang Apoteker Pengelola Apotek bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi, keuangan, pajak, personalia, kegiatan bidang material dan bidang lain yang berhubungan dengan apotek. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/MenKes/Per/X/1993, pengelolaan apotek meliputi: 1. Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, penyimpanan, dan penyerahan obat dan bahan obat. 2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi lainnya. 3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi, meliputi:

21 12 a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun kepada masyarakat. b. Pengamatan dan pelaporan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya atau mutu suatu obat dan perbekalan farmasi lainnya. c. Pelayanan informasi tersebut di atas wajib didasarkan pada kepentingan masyarakat Pelayanan Apotek Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 Pasal 14 sampai 22 pelayanan yang diberikan yaitu: 1. Apoteker berkewajiban menyediakan, menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan yang keabsahannya terjamin. 2. Apoteker wajib melayani resep dokter, dokter gigi dan dokter hewan. Pelayanan resep ini sepenuhnya atas dasar tanggung jawab Apoteker Pengelola Apotek, sesuai dengan tanggung jawab dan keahlian profesinya yang dilandasi pada kepentingan masyarakat. 3. Apoteker tidak diizinkan mengganti obat generik yang ditulis dalam resep dengan obat paten. Namun resep dengan obat bermerek dagang atau obat paten boleh diganti dengan obat generik. 4. Dalam hal pasien tidak mampu menebus obat yang tertulis dalam resep, apoteker wajib berkonsultasi dengan dokter untuk pemilihan obat yang lebih tepat. 5. Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan penggunaan obat yang diserahkan kepada pasien secara tepat, aman, dan rasional atas permintaan masyarakat. 6. Apabila apoteker menganggap bahwa dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang tidak tepat, apoteker harus memberitahukan kepada dokter penulis resep. Apabila atas pertimbangan tertentu dokter penulis resep tetap pada pendiriannya, dokter wajib menyatakan secara tertulis atau membubuhkan tanda tangan yang lazim di atas resep. 7. Salinan resep harus ditandatangani oleh apoteker.

22 13 8. Resep harus dirahasiakan dan disimpan di apotek dengan baik dalam jangka waktu tiga tahun. 9. Resep dan salinan resep hanya boleh diperlihatkan kepada dokter penulis resep atau yang merawat penderita, penderita yang bersangkutan, petugas kesehatan, atau petugas lain yang berwenang menurut perundang-undangan yang berlaku. 10. APA, apoteker pendamping atau apoteker pengganti diizinkan menjual obat keras tanpa resep yang dinyatakan sebagai Daftar Obat Wajib Apotek, yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia. 11. Apabila Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka Apotek, Apoteker pengelola Apotek dapat menunjuk Apoteker Pendamping. Apabila Apoteker Pengelola Apotek dan Apoteker Pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, Apoteker Pengelola Apotek dapat menunjuk Apoteker Pengganti. 12. Apoteker Pengelola Apotek turut bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh Apoteker Pendamping, Apoteker Pengganti di dalam pengelolaan Apotek. Apoteker Pendamping bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas pelayanan kefarmasian selama yang bersangkutan bertugas menggantikan Apoteker Pengelola Apotek. 13. Dalam pelaksanakan pengelolaan apotek, APA dapat dibantu oleh Asisten Apoteker (AA). AA melakukan pekerjaan kefarmasian di Apotek dibawah pengawasan Apoteker. 14. Apotek wajib memusnahkan sediaan farmasi yang tidak dapat digunakan atau dilarang digunakan,harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan oleh Menteri Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek Pelayanan kefarmasian adalah tanggung jawab farmakoterapi dari seorang Apoteker untuk mencapai dampak tertentu dalam meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian diimplementasikan dengan Good Pharmacy Practice (Cara Praktek di Apotek yang Baik). Dengan demikian Good Pharmacy Practice merupakan suatu pedoman yang digunakan untuk menjamin bahwa

23 14 layanan yang diberikan Apoteker kepada setiap pasien telah memenuhi kualitas yang tepat dan terjamin. GPP merupakan cara untuk melakukan asuhan kefarmasian (Pharmaceutical Care). Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, standar pelayanan kefarmasian di apotek meliputi pelayanan resep, promosi dan edukasi, serta pelayanan residensial Pelayanan Resep Skrining resep Apoteker melakukan skrining resep yang meliputi persyaratan administratif, kesesuaian farmasetik dan pertimbangan klinis. Skrining terhadap persyaratan administratif meliputi nama, SIP dan alamat dokter; tanggal penulisan resep; tanda tangan/paraf dokter penulis resep; nama, alamat, umur, jenis kelamin dan berat badan pasien; nama obat, potensi, dosis dan jumlah yang minta; cara pemakaian yang jelas; informasi lainnya. Skrining kesesuaian farmasetik meliputi bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian. Skrining pertimbangan klinis meliputi adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian (dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). Jika ada keraguan terhadap resep hendaknya dikonsultasikan kepada dokter penulis resep dengan memberikan pertimbangan dan alternatif seperlunya bila perlu menggunakan persetujuan setelah pemberitahuan Penyiapan obat Penyiapan obat dimulai dengan peracikan. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. Etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh Apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan.

24 15 Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatanlainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma dan penyakit kronis lainnya, Apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan. Setelah penyerahan obat kepada pasien, Apoteker harus melaksanakan monitoring penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma dan penyakit kronis lainnya Penyerahan Obat Sebelum obat diserahkan pada pasien harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien dan tenaga kesehatan Pelayanan Informasi Obat Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.922/Menkes/Per/X/1993, Apoteker wajib memberikan informasi yang berkaitan dengan pengunaan obat yang diserahkan kepada pasien, pengunaan obat yang tepat, aman dan rasional atas permintaan pasien. Dalam memberikan informasi kepada pasien minimal mencakup informasi mengenai obat yang di berikan kepada pasien. Pemberian informasi obat kepada pasien bertujuan antara lain agar pasien mengerti tentang penggunaan obat yang diterimanya, misalkan cara minum obat yang benar. Materi informasi yang diberikn antara lain mengenai nama obat,indikasi, dosis, cara penggunaan, kemungkinan interaksi dengan obat lain atau makanan, anjuran-anjuran khusus pada pemakaian obat, efek samping dan

25 16 penanggulangannya, kontra indikasi dari obat yang diberikan, tindakan yang dilakukan jika lupa minum obat, cara penyimpanan dan cara mengulangi atau memperoleh kembali. Untuk memberikan informasi tersebut perlu penguasaan teknik komunikasi yang berkaitan dengan pemahaman mengenai latar belakang sosial, ekonomi, dan budaya penerima informasi disamping mengetahui dan memahami tentang obat dan pengobatan. Informasi yang diberikan tidak harus ilmiah yang terpenting yaitu penerima mudah mengerti, memahami dan mencerna informasi yang dibutuhkan. Informasi disampaikan secara singkat, jelas, terbuka dan menghindari sikap menggurui, memaksa dan menyalahkan. Komunikasi harus dilakukan sedemikian rupa agar terjadi komunikasi yang interaktif Konseling Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan Monitoring Penggunaan Obat. Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, Apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu memberikan informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur, poster, penyuluhan dan lain-lainnya. Apoteker harus memberikan edukasi kepada pasien yang ingin melakukan upaya pengobatan diri sendiri (swamedikasi) untuk penyakit yang ringan dengan memilihkan obat yang sesuai. Promosi adalah kegiatan

26 17 pemberdayaan masyarakat dengan memberikan inspirasi kepada masyarakat sehingga termotivasi untuk meningkatkan derajat kesehatannya secara mandiri. Sedangkan edukasi adalah kegiatan pemberdayaan masyarakat dengan memberikan pengetahuan tentang obat dan pengobatan serta mengambil keputusan bersama pasien setelah mendapatkan informasi, untuk tercapainya hasil pengobatan yang optimal Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan kefarmasian yang diberikan kepada pasien yang dilakukan di rumah khususnya untuk kelompok lanjut usia dan pasien dengan penyakit kronis. Untuk kegiatan ini, apoteker harus membuat catatan pengobatan pasien (medication record). Pelayanan residensial dapat dilakukan dengan dua cara yaitu kunjungan langsung ke rumah dan melalui telepon Pencabutan Surat Izin Apotek Apotek harus berjalan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/SK/X/2002, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila: 1. Apoteker sudah tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek. 2. Apoteker tidak memenuhi kewajiban dalam pelayanan kefarmasian. 3. Apoteker Pengelola Apoteker berhalangan melakukan tugasnya lebih dari 2 (dua) tahun secara terus-menerus. 4. Terjadi pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan kesehatan, obat keras, narkotika, dan psikotropika. 5. Surat Izin Praktek Apoteker Pengelola Apotek tersebut dicabut. 6. Pemilik Sarana Apotek terbukti dalam pelanggaran perundang-undangan di bidang obat. 7. Apotek tidak lagi memenuhi persyaratan sebagai apotek.

27 18 Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota sebelum melakukan pencabutan surat izin apotek berkoordinasi dengan Kepala Balai POM setempat. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/SK/X/2002, pelaksanaan pencabutan Surat Izin Apotek dilakukan setelah dikeluarkan peringatan secara tertulis kepada Apoteker Pengelola Apotek sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan dan setelah dikeluarkan pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan apotek. Pembekuan SIA dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam peraturan. Pencairan izin apotek yang dimaksud tersebut dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut, APA atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasinya sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. Pengamanan tersebut wajib mengikuti tata cara sebagai berikut (Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/SK/X/2002): 1. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, psikotropika, obat keras tertentu, dan obat lainnya serta seluruh resep yang tersedia di apotek. 2. Narkotika, psikotropika, dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. 3. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Kantor Wilayah Kementerian Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang olehnya tentang penghentian kegiatan yang disertai laporan inventarisasi yang dimaksud di atas Sediaan Farmasi di Apotek Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan No. 1332/Menkes/KEP/X/2002, sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat asli Indonesia, alat kesehatan dan kosmetika. Obat merupakan satu di antara sediaan farmasi yang dapat ditemui di apotek. Menurut Undang-Undang No. 36 Tahun 2009, obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang

28 19 digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan, dan kontrasepsi untuk manusia. Obat-obat yang beredar di Indonesia digolongkan menjadi 5 kategori, yaitu obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, obat golongan psikotropika, dan obat golongan narkotika. Penggolongan ini bertujuan untuk memudahkan pengawasan terhadap peredaran dan pemakaian obat-obat tersebut. Setiap golongan obat diberi tanda pada kemasan yang terlihat. Pelayanan di apotek meliputi pelayanan obat OTC (Over The Counter) dan obat Ethical. Obat-obat yang dapat diperoleh tanpa resep dokter adalah obat OTC. Obat OTC terdiri dari obat bebas dan obat bebas terbatas. Obat ethical adalah obat yang hanya dapat diperoleh dengan mempergunakan resep dokter, termasuk di dalamnya obat keras, obat golongan psikotropika dan obat golongan narkotika. Logo Golongan Obat Obat Bebas Obat Bebas Terbatas Obat Keras Golongan Narkotika Gambar 2.1 Tanda Golongan Obat pada Kemasan Obat Obat Bebas (Departemen Kesehatan RI, 2006b) Obat bebas adalah obat yang dijual bebas di pasaran dan dapat dibeli tanpa resep dokter. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas adalah lingkaran hijau dengan garis tepi berwarna hitam (Gambar 2.1). Contohnya adalah parasetamol.

29 Obat Bebas Terbatas (Departemen Kesehatan RI, 2006b) Obat bebas terbatas adalah obat yang sebenarnya termasuk obat keras tetapi masih dapat dijual atau dibeli bebas tanpa resep dokter dan disertai dengan tanda peringatan. Tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas terbatas adalah lingkaran biru dengan garis tepi berwarna hitam. Contohnya adalah antihistamin. Wadah atau kemasan obat bebas terbatas perlu dicantumkan tanda peringatan (P No.1-P No.6) dan penyerahannya harus dalam bungkus aslinya. Tanda peringatan tersebut berwarna hitam dengan ukuran panjang 5 cm dan lebar 2 cm (atau disesuaikan dengan kemasannya) dan diberi tulisan peringatan penggunaannya dengan huruf berwarna putih. Contoh tanda peringatan dapat dilihat pada Gambar 2.2. Tanda Peringatan Contoh Gambar 2.2. Tanda Peringatan pada Kemasan Obat Bebas Terbatas Obat Keras (Departemen Kesehatan RI, 2006b) Obat keras adalah obat yang hanya dapat dibeli di apotek dengan resep dokter. Kemasan obat keras ditandai dengan lingkaran berwarna merah yang di dalamnya terdapat huruf K yang menyentuh tepi lingkaran yang berwarna hitam. Obat-obat yang masuk ke dalam golongan ini antara lain obat jantung, antihipertensi, antihipotensi, obat diabetes, hormon, antibiotika, beberapa obat ulkus lambung dan semua obat injeksi.

30 Obat Psikotropika (Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika) Psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Tujuan dari pengaturan psikotropika adalah untuk menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika dan memberantas peredaran gelap psikotropika. Berdasarkan undang-undang No. 5 Tahun 1997, Psikotropika dibedakan ke dalam 4 golongan, yaitu: 1. Psikotropika golongan I Psikotropika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi amat kuat mengakibatkan sindroma ketergantungan, misalnya ekstasi, meskalin dan psilosibin. 2. Psikotropika golongan II Psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan dapat digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi kuat dalam mengakibatkan sindroma ketergantungan, misalnya amfetamin, metamfetamin dan metilfenidat. 3. Psikotropika golongan III Psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi sedang mengakibatkan sindroma ketergantungan, misalnya amobarbital, siklobarbital, dan luminal. 4. Psikotropika golongan IV Psikotropika yang berkhasiat pengobatan dan sangat luas digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan dalam mengakibatkan sindroma ketergantungan, misalnya derivat diazepam.

31 22 Pengelolaan psikotropika di apotek adalah sebagai berikut: 1. Pemesanan Obat-obat golongan psikotropika dapat diperoleh dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) Psikotropika dan ditandatangani oleh Apoteker Pengelola Apotek. Surat Pesanan terdiri dari 3 rangkap dimana 2 rangkap diserahkan ke pihak distributor sementara 1 rangkap disimpan oleh pihak apotek sebagai arsip. Satu surat pesanan dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis obat golongan psikotropika. 2. Penyimpanan Sampai saat ini penyimpanan untuk obat golongan psikotropika belum diatur dengan suatu perundang-undangan, namun karena obat golongan psikotropika ini cenderung disalahgunakan, maka disarankan agar menyimpan obat-obatan tersebut dalam suatu rak atau lemari khusus 3. Penyerahan Penyerahan psikotropika oleh apotek, rumah sakit, puskesmas, dan balai pengobatan dilaksanakan berdasarkan resep dokter. Penyerahan psikotropika oleh dokter hanya boleh dilakukan dalam keadaan menjalankan praktek terapi dan diberikan melalui suntikan, menolong orang sakit dalam keadaan darurat dan menjalankan tugas di daerah terpencil yang tidak ada apotek. Psikotropika yang diserahkan dokter hanya dapat diperoleh dari apotek. 4. Pelaporan Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan melaporkan kepada Suku Dinas Kesehatan Kota/ Kabupaten setempat setiap satu bulan sekali, paling lambat tanggal 10 (sepuluh) dengan menggunakan Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Selanjutnya, Suku Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota melaporkan ke Dinas kesehatan Provinsi dan Ditjen Binfar Alkes Kemenkes RI melalui sistem pelaporan online. Contoh laporan psikotropika dapat dilihat pada Lampiran Pemusnahan Pada pemusnahan psikotropika, Apoteker wajib membuat berita acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk dalam tujuh hari setelah mendapat kepastian. Menurut Pasal 53 Undang-Undang No. 5 Tahun 1997, pemusnahan

32 23 psikotropika dilakukan apabila berkaitan dengan tindak pidana, psikotropika yang diproduksi tidak memenuhi standard dan persyaratan bahan baku yang berlaku, kadaluarsa, serta tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/ atau pengembangan ilmu pengetahuan. Sehubungan dengan pemusnahan psikotropika, apoteker wajib membuat berita acara dan disaksikan oleh pejabat yang ditunjuk dalam 7 (tujuh) hari setelah mendapat kepastian Narkotika Pengertian narkotika menurut Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman baik sintetis maupun semi sintetis yang dapat menyebabkan penurunan atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri dan dapat menimbulkan ketergantungan. Kemasan obat narkotika ditandai dengan lingkaran yang di dalamnya terdapat palang berwarna merah (Departemen Kesehatan RI, 2006b). Berdasarkan Undang-undang No. 35 tahun 2009, Narkotika dibedakan ke dalam 3 golongan yaitu: 1. Narkotika golongan I Narkotika yang hanya dapat digunakan untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan dan tidak digunakan dalam terapi, serta mempunyai potensi sangat tinggi mengakibatkan ketergantungan, misalnya opium, kokain, dan ganja. 2. Narkotika golongan II Narkotika berkhasiat pengobatan digunakan sebagai pilihan terakhir dan dapat digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi tinggi mengakibatkan ketergantungan, misalnya morfin dan petidin. 3. Narkotika golongan III Narkotika berkhasiat pengobatan dan banyak digunakan dalam terapi dan/ atau untuk tujuan pengembangan ilmu pengetahuan serta mempunyai potensi ringan mengakibatkan ketergantungan, misalnya kodein..

33 24 Pengelolaan narkotika di apotek adalah sebagai berikut: 1. Pemesanan Pemesanan narkotika hanya dapat dilakukan di Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma dengan menggunakan Surat Pesanan Narkotika yang ditandatangani oleh APA, dilengkapi nama jelas, nomor SIA dan SIPA, serta nama, alamat, dan stempel apotek. Satu lembar surat pesanan hanya dapat digunakan untuk memesan satu macam narkotika, dan perlu mencantumkan jumlah stok terakhir. Surat pesanan dibuat rangkap empat, lembar asli dan 2 rangkap untuk PBF dan 1 rangkap untuk arsip apotek. (Lampiran 3). 2. Penyimpanan Di dalam Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/Menkes/Per/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika dijelaskan bahwa apotek harus memiliki tempat khusus untuk menyimpan narkotika. Tempat tersebut harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat, ditempatkan di tempat yang aman dan tidak diketahui oleh umum serta mempunyai kunci ganda yang berlainan. Bila lemari khusus tersebut berukuran kurang dari cm, lemari harus dibaut pada tembok atau lantai. Lemari khusus narkotika tidak dipergunakan untuk menyimpan bahan lain selain narkotika. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh pegawai yang diberi kuasa. Lemari dibagi dua sekat, masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama digunakan untuk menyimpan morfin, petidin dan garam-garamnya serta persediaan narkotika, sedangkan bagian kedua digunakan untuk penyimpanan narkotika lainnya yang digunakan sehari-hari. Lemari khusus harus ditempatkan di tempat yang aman dan yang tidak diketahui oleh umum. 3. Pelayanan resep Menurut Undang-Undang No. 35 Tahun 2009, disebutkan bahwa narkotika hanya digunakan untuk kepentingan pengobatan atau ilmu pengetahuan dan narkotika hanya dapat diserahkan kepada pasien untuk pengobatan penyakit berdasarkan resep dokter. Selain itu, berdasarkan Surat Edaran Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan (sekarang Badan POM) No. 336/E/SE/1997 disebutkan bahwa apotek dilarang melayani salinan resep yang mengandung narkotika. Untuk resep narkotika yang baru dilayani sebagian atau belum sama

34 25 sekali, apotek boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani oleh apotek yang menyimpan resep asli. Salinan resep dari narkotika dengan tulisan iter tidak boleh dilayani sama sekali. Oleh karena itu dokter tidak boleh menambahkan tulisan iter pada resep-resep yang mengandung narkotika. 4. Pelaporan Undang-undang No. 35 tahun 2009 pasal 14 ayat 2, menyatakan bahwa industri farmasi, Pedagang Besar Farmasi (PBF), sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, balai pengobatan, dokter, dan lembaga ilmu pengetahuan wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan atau pengeluaran narkotika yang ada dalam penguasaannya. Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK, SIA, nama jelas dan stempel apotek (lampiran 4). Laporan penggunaan narkotika ini harus dilaporkan setiap bulan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya yang ditujukan kepada Suku Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten setempat dengan tembusan kepada Balai POM, Dinas Kesehatan Provinsi, dan sebagai arsip di apotek. Saat ini telah dibuat sistem SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) untuk mempermudah pelaporan narkotika. SIPNAP adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, RS dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik. Sselanjutnya Kab/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Propinsi dan Diten Binfar dan Alkes) melalui pelaporan online menggunakan fasilitas internet. 5. Pemusnahan Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 28/Menkes/Per/I/1978 pasal 9 mengenai pemusnahan narkotika, Apoteker Pengelola Apotek dapat memusnahkan narkotika yang rusak, kadaluarsa, dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan dalam pelayanan kesehatan dan/ atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan. Pemusnahan narkotika dilakukan dengan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat: tempat dan waktu (jam, hari, bulan, dan

35 26 tahun); nama pemegang izin khusus, APA atau dokter pemilik narkotika; nama, jenis, dan jumlah narkotika yang dimusnahkan; cara pemusnahan; tanda tangan dan identitas lengkap penanggung jawab apotek dan saksi-saksi pemusnahan. Berita acara pemusnahan narkotika tersebut dikirimkan kepada Suku Dinas Kesehatan setempat dengan tembusan kepada Balai Besar POM setempat.

36 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA 3.1. PT. Kimia Farma Apotek PT Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan yang dibentuk oleh PT Kimia Farma Tbk., untuk mengelola apotek-apotek milik perusahaan yang ada. PT. Kimia Farma Apotek yang dahulu terkoordinasi dalam Unit Apotek Daerah (UAD) sejak bulan Juli tahun 2004 dibuat dalam orientasi Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan sebagai hasil restrukturisasi organisasi yang dilakukan. Manajemen PT. Kimia Farma Apotek melakukan perubahan struktur (restrukturisasi) organisasi dan sistem pengelolaan SDM dengan pendekatan efisiensi, produktifitas, kompetensi dan komitmen dalam rangka mengantisipasi perubahan yang ada. Penambahan jumlah apotek yang terus dikembangkan merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memanfaatkan momentum pasar bebas, dimana pihak yang memiliki jaringan luas seperti Kimia Farma akan diuntungkan. Apotek Kimia Farma melayani beberapa jenis pelayanan, yaitu penjualan langsung, pelayanan resep dokter, penyediaan, pelayanan praktek dokter, optik, dan pelayanan swalayan farmasi, serta pusat pelayanan informasi obat. Salah satu perubahan yang dilakukan adalah dengan mengubah persepsi dan citra lama tentang Kimia Farma. Dengan konsep baru bahwa setiap apotek Kimia Farma bukan lagi terbatas sebagai gerai untuk jual obat, tetapi menjadi pusat pelayanan kesehatan yang didukung oleh berbagai aktivitas penunjang seperti laboratorium klinik, optik, praktek dokter, dan gerai untuk obat-obatan tradisional Indonesia. Perubahan yang dilakukan secara fisik antara lain dengan memperbaharui penampilan eksterior dan interior dari Apotek Kimia Farma yang tersebar di seluruh Indonesia. Bersamaan itu diciptakan pula budaya baru di lingkungan setiap apotek untuk lebih berorientasi kepada pelayanan konsumen, dimana setiap Apotek Kimia Farma haruslah mampu memberikan servis yang baik, penyediaan obat yang baik dan lengkap, berikut pelayanan yang cepat dan terasa nyaman. Pada saat ini, unit Bisnis Manajer (BM) dan Apotek Pelayanan, merupakan garda terdepan dari PT. Kimia Farma Apotek dalam melayani 27

37 28 kebutuhan obat kepada masyarakat. Unit BM membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah tertentu, dengan tugas menangani administrasi permintaan barang dari apotek pelayanan yang berada di bawahnya, administrasi pembelian/ pemesanan barang, administrasi piutang dagang, administrasi hutang dagang dan administrasi perpajakan. Fokus dari Apotek Pelayanan adalah pelayanan perbekalan farmasi dan informasi obat pasien, sehingga layanan apotek yang berkualitas dan berdaya saing mendukung dalam pencapaian laba melalui penjualan setinggi-tingginya Logo PT. Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek sama dengan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk, yaitu matahari dengan jenis huruf italic. Gambar 3.1 Logo PT. Kimia Farma Apotek Pengertian Maksud dari simbol matahari tersebut adalah: a. Paradigma baru Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik b. Optimis Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya. c. Komitmen Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. d. Sumber energi

38 29 Matahari sumber energi bagi kehidupan dan Kimia Farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. e. Semangat yang abadi Warna orange berarti semangat, warna biru berarti keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi Jenis huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan citra yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada Sifat huruf a. Kokoh Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. b. Dinamis Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme c. Bersahabat Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya dalam konsep apotek jaringan. Konsep apotek jaringan sendiri telah dicanangkan pada tahun 1998 yang artinya sudah kurang lebih 14 tahun kebijakan itu diberlakukan untuk menjadikan beberapa apotek bergabung ke dalam grup yang pada akhirnya diharapkan menjadi suatu jaringan apotek yang kuat Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek PT Kimia Farma Apotek dikepalai oleh seorang Managing Director yang membawahi tiga direktur yaitu Operation Director, Finance Director, Human Resource Development & General Affair Director, serta membawahi langsung Bussiness Development Manager, dan Managing Director ini juga membawahi bagian Corporate Communication and Legal. Operation Director membawahi

39 30 bagian controller, compliance & risk management dan principle merchandise, Finance Director membawahi bagian Accounting, Finance & IT, sedangkan bagian HRD & GA membawahi bagian Human Capital & General Affair. Untuk PT KFD, KF Klinik, KF Optik, dan Bisnis Manajer berada di bawah ruang lingkup tanggung jawab Operation Director, Finance Director, dan Resource Development & General Affair Director. Struktur organisasi PT Kimia Farma Apotek dapat dilihat pada Lampiran 1. PT Kimia Farma Apotek menggunakan sistem pembagian wilayah administrasi menjadi beberapa Bisnis Manajer. Bisnis Manajer membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis Manajer bertugas menangani pembelian, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada dibawahnya. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah. Tiap-tiap Bisnis Manajer membawahi sejumlah Apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Untuk Unit Bisnis Jabodetabek terdapat lima Bisnis Manajer (BM) yaitu: 1. BM Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan 2. BM Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Timur, Jakarta Pusat, Jakarta Utara, dan Bekasi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 48, Matraman. 3. BM Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 7, Bogor. 4. BM Tangerang, membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78, Tangerang. 5. BM Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo. Tiap-tiap Bisnis Manajer secara struktur organisasi langsung membawahi para manajer apotek pelayanan. Selain itu Bisnis Manajer juga membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masingmasing.

40 Apotek Kimia Farma No. 47, Radio Dalam Lokasi Apotek Apotek Kimia Farma No. 47 merupakan salah satu apotek pelayanan yang termasuk dalam wilayah Bisnis Manajer Jaya I (BM Jaya I) yang terletak di Jalan Radio Dalam Raya No. 1-S, Gandaria Utara, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan. Apotek ini termasuk unit perapotekan wilayah Jakarta Selatan. Lokasi apotek ini cukup strategis dan mudah dijangkau karena terletak di tepi jalan raya yang dilalui kendaraan dua arah, banyak dilalui oleh angkutan umum, berdekatan dengan perkantoran, bank, klinik praktek dokter, laboratorium klinik, pemukiman penduduk, pusat perbelanjaan, bengkel, sekolah, dan rumah makan yang dapat dilihat pada Lampiran 4. Selain itu, di apotek ini terdapat 3 praktek dokter yaitu praktek dokter umum, dokter spesialis kulit dan kelamin, dan dokter gigi Tata Ruang Apotek Tata ruang juga merupakan unsur penting selain lokasi yang harus diperhatikan dalam pembuatan apotek. Apotek mempunyai penataan ruangan yang diatur sedemikian rupa untuk memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan dan karyawan apotek. Di Apotek Kimia Farma No. 47, terdapat area parkir yang cukup luas, dapat menampung 5-6 kendaraan roda empat. Bangunan apotek terdiri dari dua lantai, yaitu lantai satu yang digunakan untuk pelaksanaan kegiatan kefarmasian dan fasilitas tambahan lain seperti gudang, toilet, dapur, dan ruang sholat, sedangkan lantai dua yang digunakan untuk kegiatan praktek dokter (Lampiran 5 dan Lampiran 6). Adapun pembagian ruang yang terdapat di dalam apotek antara lain: Swalayan farmasi Swalayan farmasi berada di dekat ruang tunggu, penataan diatur sedemikin rupa semenarik mungkin, sehingga pelanggan yang datang tertarik untuk melihatlihat produk atau membeli barang-barang (obat-obat OTC, personal care, kosmetik, perlengkapan bayi, alat kesehatan, dan lainnya).

41 Ruang tunggu Ruang ini terdapat pada bagian depan, dilengkapi dengan pendingin ruangan sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu resep Loket Loket merupakan pembatas antara ruang tunggu dengan ruang penyiapan obat, fungsi utamanya adalah sebagai tempat penerimaan resep, pembayaran, (kasir), dan penyerahan obat Ruang penyiapan resep Ruang penyiapan resep obat jadi yang terlihat secara langsung oleh pasien, tujuannya adalah supaya pasien dapat secara langsung melihat pengerjaan resep Tempat Peracikan Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang dilayani berdasarkan resep dokter. Di ruang bagian dalam apotek terdapat lemari penyimpanan obat ethical dan lemari pendingin untuk menyimpan sediaan-sediaan yang membutuhkan suhu penyimpanan antara 8-15 C, antara lain insulin, supposioria, tablet vaginal, ovula, dan sebagainya. Sedangkan penyimpanan obat dipisahkan sesuai dengan indikasi farmakologis, disusun secara alfabetis, dan dipisahkan sesuai dengan bentuk sediaan. Di ruangan ini juga terdapat rak khusus obat generik, obat Askes, dan produk Kimia Farma Ruang Apoteker Pengelola Apotek (APA) manajerial. Ruangan ini merupakan tempat Apoteker Pengelola Apotek melakukan Fasilitas Penunjang Ruang penunjang terdiri dari ruang ruang sholat, dapur, toilet karyawan, dan toilet pengunjung.

42 Struktur Organisasi Dalam menjalankan kegiatan pelayanan dan manajemen, apotek Kimia Farma No. 47 memiliki struktur organisasi yang telah baku dan diterapkan disemua apotek pelayanan Kimia Farma. Namun masing-masing apotek mempunyai wewenang untuk menyesuaikan struktur organisasi apoteknya sesuai dengan kondisi dan sarana yang dimilikinya. Pembagian struktur organisasi tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang baik diperlukan agar kegiatan berjalan lancar dan memudahkan pengawasan dan pertanggungjawaban. Apotek dipimpin oleh seorang apoteker sebagai Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek, yang dibantu oleh seorang apoteker pendamping, seorang supervisor, dan beberapa asisten apoteker. Supervisor ditunjuk untuk bertanggung jawab dalam kegiatan teknis apotek sehari-hari. Asiten Apoteker memiliki tugas utama menyiapkan obat dan memberikan obat kepada pasien, serta bertanggung jawab dalam perencanaan dan pemesanan obat ke Unit Bisnis dan bertindak selaku kasir. Masing-masing Asisten Apoteker juga memilik tanggung jawab pada rak-rak obat tertentu yang pembagiannya telah diatur agar persediaan farmasi di apotek terkelola dengan baik. Sumber daya manusia yang terdapat di Apotek Kimia Farma No. 47 berjumlah 12 orang yang terdiri dari: a. Apoteker Pengelola Apotek b. Seorang Apoteker Pendamping c. Seorang supervisor yang merupakan seorang Apoteker d. Asisten Apoteker yang berjumlah 5 orang e. Juru Resep yang berjumlah 3 orang f. Seorang kasir Kegiatan Apotek Kegiatan Apotek Kimia Farma No. 47 dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu di bidang teknis kefarmasian dan non teknis kefarmasian.

43 Kegiatan Teknis Kefarmasian Apotek melaksanakan kegiatan teknis kefarmasian meliputi pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan kesehatan lainnya termasuk pengelolaan narkotika dan psikotropik. 1. Pengadaan/ Pembelian barang Pengadaan barang dilakukan oleh bagian pembelian (bagian fakturis) dengan persetujuan dan pengawasan APA. Pembelian barang-barang Apotek Kimia Farma No. 47 dilakukan melalui Manajer Bisnis Jaya I (BM Jaya I), kecuali untuk pembelian obat narkotika yang dilakukan langsung ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma. Pengadaan dilakukan dengan cara pengumpulan data barang-barang yang akan dipesan, maka pemesanan barang diprioritaskan berdasarkan sistem pareto. Permintaan barang dilakukan dengan cara mentransfer Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) melalui program Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek (SIMKA) yang akan melanjutkan proses pemesanan. Pemesanan barang ke distributor dilakukan oleh bagian pembelian BM dengan memperhatikan terlebih dahulu mengenai harga yang ditawarkan, besarnya potongan, sistem pembayaran yang ringan dengan jangka waktu yang lama serta pelayanan yang baik, cepat, dan tepat waktu. Prosedur pembelian barang yang dilakukan sebagai berikut: 1. Petugas pengadaan di apotek pelayanan memesan barang dengan membuat daftar kebutuhan barang dalam Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) berdasarkan data dari buku defekta dan daftar penolakan resep. 2. BPBA yang dibuat sekali seminggu setiap hari sabtu dikirim ke bagian pembelian Bisnis Manajer Jaya I (BM Jaya I). 3. Bagian pembelian akan mengirimkan BPBA ke bagian pergudangan untuk melakukan pengecekan ketersediaan barang. Apabila barang yang dipesan tersedia di gudang BM, selanjutnya akan di dropping ke apotek pengirim BPBA, tetapi jika barang tidak tersedia di gudang maka bagian pembelian membuat surat pesanan (SP) yang ditandatangani oleh bagian pembelian yang

44 35 kemudian barang akan dikirim oleh distributor ke masing-masing apotek pelayanan. 4. Bagian pembelian membuat Surat Pesanan yang telah ditandatangani oleh BM dan dibuat tiga rangkap. Lembar pertama (putih) diserahkan ke distributor sebagai tanda bukti pemesanan barang. Lembar kedua (merah) diserahkan pada petugas untuk mencocokkan bila barang pesanan datang, setelah selesai disimpan sebagai arsip seksi pembelian untuk mengontrol barang yang dipesan. Lembar ketiga diserahkan kepada apotek BM bagian tata usaha untuk dibukukan ke hutang dagang. 5. Barang pesanan BM berdasarkan Surat Pesanan (SP) yang datang ke apotek harus disertai dengan faktur dari distributor yang bersangkutan. 6. Penerima barang di apotek mencocokkan dan memeriksa barang yang diterima dengan faktur dan salinan surat pesanan mengenai jenis, jumlah, spesifikasi, keadaan fisik, dan tanggal kadaluarsa barang yang dipesan. Bila barang yang datang sesuai dengan permintaan maka penanggung jawab pelaksana apotek pelayanan menandatangani, memberi tanggal penerimaan, nomor urut penerimaan barang pada kolom yang tersedia dan stempel apotek pada faktur asli dan salinan faktur. 7. Apotek pelayanan memasukkan data pembelian ke komputer sesuai dengan salinan faktur dari PBF (dua rangkap). Rangkap pertama faktur disimpan sebagai arsip dan rangkap kedua diserahkan ke BM untuk keperluan administrasi hutang dagang. Faktur asli dikembalikan kepada distributor untuk penagihan di bagian pembayaran di BM Jaya I, salinan faktur disimpan oleh penanggung jawab apotek. 8. Bila barang dibayar tunai, setelah faktur asli diserahkan ke distributor maka distributor langsung menagih ke kasir. 9. Petugas pembelian mencocokkan faktur mengenai kesesuaian harga yang telah disepakati dengan barang yang dipesan, bila sesuai maka dicatat dalam buku pembelian 10. Barang yang telah diperiksa tersebut dicatat kedalam kartu stock dan data penerimaan barang dimasukkan ke dalam program komputer, kemudian

45 36 hasilnya dicetak untuk diserahkan ke BM Jaya I sebagai bukti penerimaan barang. Pemesanan barang menggunakan lembar BPBA seperti yang terlihat pada Lampiran 7. Untuk kebutuhan mendesak, apotek pelayanan dapat melakukan pembelian mendesak ke apotek lain, yang teruama antara apotek yang berada dalam satu wilayah administrasi BM jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada persediaan. Akan tetapi hal ini tetap harus dilaporkan ke bagian pembelian di BM. Khusus untuk pengadaan narkotika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui surat pesanan khusus narkotika model N9. 2. Penyimpanan Barang Penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek Kimia Farma No.47 dibedakan menjadi dua, yaitu: A. Penyimpanan barang di ruang racikan. Penyimpanan barang dan perbekalan farmasi di ruang peracikan dikelompokkan sesuai dengan efek farmakologis (antibiotik, analgetik/ antiinflamasi, susunan saraf pusat, saluran pencernaan, antialergi, kolesterol, hormon, saluran pernafasan, diabetes, jantung dan hipertensi, vitamin dan mineral, dan asam urat) dan bentuk sediaan obat (sediaan padat, yaitu tablet dan kapsul; sediaan semi padat, yaitu krim, salep, dan gel; dan sediaan cair, yaitu sirup, suspensi, dan obat tetes) dan disusun secara alfabetis. Selain itu terdapat juga tempat khusus lemari pendingin untuk menyimpan obat yang harus disimpan pada suhu rendah seperti suppositoria dan insulin. Selain itu penyimpanan obat juga dibedakan atas obat generik, narkotika, psikotropika, dan obat asuransi kesehatan (askes), juga produk Kimia Farma. Obat generik disimpan pada bagian depan ruang peracikan. Penyimpanan obat narkotika, psikotropika, dan obat mahal disimpan secara terpisah dalam suatu lemari berkunci, dan khusus obat narkotika disimpan dalam suatu lemari berkunci ganda. Sedangkan obat asuransi kesehatan (askes) berada terpisah dengan obat lain agar memudahkan dalam mempersiapkan obat dan terpisah dengan obat non askes.

46 37 Sistem penyimpanan barang dilakukan berdasarkan sistem FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out). Setiap pengeluaran dan pemasukan barang dicatat dalam kartu stok yang meliputi tanggal pengisian atau pengambilan barang, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi atau diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan pengisian atau pengambilan barang. Kartu stok ini diletakkan didalam masing-masing kotak atau wadah tempat obat atau barang. B. Penyimpanan barang di ruang swalayan farmasi Barang-barang yang diletakkan di ruang penjualan bebas merupakan barang-barang yang dapat dibeli bebas Produk obat jenis ini sering disebut dengan produk Over The Counter (OTC). Barang atau perbekalan kesehatan yang termasuk kategori ini merupakan penjualan bebas tanpa resep dokter yang disusun di etalase atau swalayan farmasi agar mudah dilihat dan tampak menarik oleh konsumen. Barang atau alat kesehatan tersebut disusun berdasarkan kegunaan produk seperti alat kesehatan, vitamin dan suplemen makanan, obat bebas, obat bebas terbatas, produk kosmetika, dan produk keperluan bayi. 3. Pelayanan Kefarmasian Pelayanan kefarmasian meliputi pelayanan dengan resep dokter baik tunai maupun kredit, penjualan obat wajib apotek, dan penjualan obat bebas. Alur penerimaan resep secara umum ditunjukkan seperti pada Lampiran 8. Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan apotek buka selama 24 jam dengan tiga pembagian jadwal kerja yaitu shift pertama pukul WIB, shift kedua pukul , dan shift ketiga pukul A. Pelayanan Resep Pelayanan resep dokter yang dilakukan berupa resep tunai dan resep kredit. Resep tunai merupakan resep langsung dari dokter pembayarannya dilakukan secara tunai saat obat ditebus dengan alur yang dapat dilihat pada Lampiran 9 dengan menggunakan suatu kuitansi pembayaran tunai yang seperti yang terlihat pada Lampiran 10. Sedangkan resep kredit merupakan resep yang pembayarannya dilakukan secara kredit oleh apotek melalui instansi atau

47 38 perusahaan yang mengadakan kerja sama dengan apotek dengan alur penjualan resepnya seperti yang terlihat pada Lampiran 11. Resep dokter dibayar tunai merupakan permintaan obat tertulis dari dokter untuk pasien yang dibayar secara tunai oleh pasien yang bersangkutan. Prosedur pelayanan sebagai berikut: 1. Resep oleh asisten apoteker di bagian penerimaan resep dan diperiksa kelengkapan resep serta ada atau tidaknya obat dalam persediaan dan diinformasikan kepada pasien kemudian diberi harga. 2. Data pasien lama meliputi nama, alamat, dan nomor resep akan dimasukkan ke dalam sistem pembayaran oleh bagian kasir. Selanjutnya resep tersebut diserahkan kepada asisten apoteker di ruangan peracikan. 3. Resep tersebut kemudian akan dikerjakan oleh asisten apoteker dengan dibantu oleh juru resep. Setelah obat disiapkan, diberi etiket, dan dikemas dalam kantong plastik, obat juga diperiksa kebenarannya yang meliputi jumlah obat dan jenis obat dan penulisan etiket oleh asisten apoteker. 4. Apabila pasien memerlukan kuitansi, maka kuitansi dibuat oleh asisten apoteker Salinan resep dibuat bila resep tersebut perlu diulang (iter), ditebus sebagian atau persediaan obat yang ada masih belum diberikan sebagian. 5. Setelah diperiksa, obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep disertai denga informasi tentang cara pemakaian dan informasi lain yang diperlukan. 6. Setiap petugas yang melakukan tahapan pengerjaan resep memberi paraf pada lembaran kontrol pengerjaan resep. 7. Lembaran resep asli disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun menurut nomor urut dan tanggal resep. Resep dokter dibayar kredit merupakan permintaan obat yang ditulis oleh dokter instansi atau perusahaan untuk pasien dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan dan telah mempunyai perjanjian dengan apotek dimana pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu yang telah disetujui sesuai dengan kesepakatan bersama. Pada dasarnya prosedur pelayanan resep dokter dibayar kredit dan tunai tidak berbeda, kecuali pada pemberian harga dan pembayarannya. Pasien tidak membayar secara langsung tapi cukup menunjukkan kartu identitas

48 39 kepegawaian kepada petugas apotek dan memenuhi administrasinya. Pada saat menerima resep kredit, tiap resep diberi nomer urut untuk memudahkan dalam proses penyiapan resep dan pemberian obat ke pasien (Lampiran 12). Penjualan resep tersebut harus dicatat pada laporan harian apotek oleh petugas administrasi apotek. Untuk resep kredit yang telah diberi harga kemudian diberikan kepada petugas administrasi untuk dijumlahkan berdasarkan masing-masing instansi bersangkutan agar selanjutnya dapat dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati. Pelayanan resep kredit ini diawali dengan pengiriman resep, baik secara langsung ke apotek maupun melalui faksimile, dilanjutkan penyiapan obat dan pemberian resep. Penyerahan resep kredit dapat dilakukan dengan pemberian langsung kepada pasien sendiri yang datang ke apotek ataupun pengiriman obat dengan sistem antar ke instansi terkait. Sebelum obat diserahkan, apoteker atau apoteker pendamping akan melakukan pengecekan akan kesesuaian obat dengan resep Untuk penyerahan obat, baik resep tunai maupun kredit yang diambil langsung, pemberian Informasi Obat (PIO) selalu diberikan oleh karyawan yang berhak yaitu apoteker pendamping atau asisten apoteker. B. Penjualan Swalayan Farmasi Pada penjualan swalayan farmasi konsumen dapat langsung melihat, memilih, dan mengambil sendiri setiap produk yang diperlukan. Swalayan farmasi melayani penjualan obat bebas, obat bebas terbatas, personal care, kebutuhan perlengkapan bayi, kosmetik, alat kesehatan, suplemen kesehatan, dan lainnya. Setiap transaksi penjualan bebas disimpan dalam komputer dan dicatat untuk dibuat Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). Alur penjualan obat bebas dapat dilihat pada Lampiran 13. Prosedur penjualan bebas adalah sebagai berikut: 1. Barang yang diinginkan oleh konsumen akan ditunjukkan oleh petugas swalayan farmasi dan konsumen juga akan diberi informasi harga barang sesuai dengan yang sudah terdaftar dalam computer 2. Barang yang dipilih oleh konsumen kemudian akan dibayar langsung di kasir. Struk bukti pembayaran kemudian dicetak dua rangkap dimana satu rangkap diberikan kepada konsumen sebagai bukti harga dan pembayaran dan sisanya disimpan oleh petugas apotek sebagai arsip.

49 40 C. Penjualan Obat UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri) Pelayanan UPDS atau swamedikasi ini dapat dilakukan dengan memberikan obat bebas ataupun obat yang termasuk dalam DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek). Penjualan obat wajib apotek merupakan penjualan atau penyerahan obat keras yang dapat diserahkan tanpa resep dokter oleh Apoteker Pengelola Apotek. Penyerahan obat DOWA ini harus disertai dengan informasi mengenai cara pakai, aturan pakai dan efek samping obat. D. Peracikan Pada bagian peracikan diperlukan ketepatan, ketelitian dan kecepatan untuk melayani resep dengan baik. Dalam pelaksanaannya asisten apoteker dibantu oleh juru resep yang bertugas menyiapkan bahan obat atau membuat racikan. Setiap resep yang diterima akan dikerjakan sesuai dengan nomor urut, kecuali resep yang diberi tanda cito maka resep tersebut dikerjakan terlebih dahulu. Untuk obat-obat yang tidak perlu diracik dapat diambil langsung pada rak obat, sedangkan untuk obat racikan disiapkan dalam satu wadah untuk selanjutnya diracik sesuai dengan resep. Setiap pengambilan obat harus dicatat pada kartu stok barang yang tersedia pada masing-masing tempat penyimpanan obat. Sebelum obat diracik, dilakukan kembali pengecekkan obat yang diambil agar racikan obat sesuai dosisnya. Sebelum diserahkan, obat yang telah selesai diracik diperiksa kembali oleh apoteker maupun asisten apoteker. Pemeriksaan ini meliputi kesesuaian setiap obat dan jumlahnya, pemberian etiket dan label terhadap resep yang tertulis. Contoh etiket dan label Apotek Kimia Farma No. 47 dapat dilihat pada Lampiran 14 dan Lampiran 15. Setiap resep yang diterima diurutkan sesuai tanggal dan disimpan selama tiga tahun. Penyimpanan resep disusun berdasarkan tanggal dan nomor resep untuk mempermudah jika diperlukan untuk kepentingan pasien maupunataupun untuk pemeriksaan. Resep asuransi kesehatan dipisahkan dari resep lainnya. Begitu juga dengan resep yang mengandung obat narkotik dan psikotropik. Setelah tiga tahun resep dapat dimusnahkan dan dibuat berita pemusnahan empat rangkap kemudian dikirim ke Balai POM, Kepala Dinas Kesehatan Kota Administrasi Jakarta Selatan, dan sebagai arsip apotek.

50 41 E. Pelayanan Informasi Obat Tujuan diselenggarakannya PIO di apotek adalah demi tercapainya penggunaan obat yang rasional, yaitu tepat indikasi, tepat pasien, tepat regimen (dosis, cara, saat dan lama pemberian), tepat obat, dan waspada efek samping. 4. Stok Opname Stok opname merupakan salah satu kegiatan pengawasan dan pengelolaan persediaan di apotek. Kegiatan stok opname merupakan suatu kegiatan pemeriksaan terhadap keseuaian persediaan barang yaitu jumlah barang yang tersedia secara fisik dengan jumlah yang terdata, dimana jumlah ini harus sama. Stok opname ini dilakukan oleh Asisten Apoteker dibantu oleh petugas apotek yang lain, dimana seluruh kegiatannya di bawah tanggung jawab APA. Contoh kartu stok dapat dilihat pada Lampiran 16. Tujuan dari stok opname ini adalah: 1. Menghitung jumlah fisik barang yang ada di stok untuk dicocokkan dengan data transaksi pada komputer. Hal ini berguna untuk mendeteksi secara dini adanya kebocoran atau kehilangan barang dagangan atau obat-obatan. 2. Mendata barang-barang yang kadaluarsa atau mendekati waktu kadaluarsa. Untuk barang-barang yang kadaluarsa dipisahkan dengan barang lain kemudian dibuat laporannya tersendiri. 3. Mendeteksi barang-barang slow moving dan fast moving serta mencari upaya yang sebaiknya dilakukan. Cara melakukan stok opname di Apotek Kimia Farma No. 47 adalah: 1. Membuat daftar seluruh barang penjualan yang ada di apotek. 2. Menghitung jumlah fisik setiap jenis obat yang tersedia di apotek dan memeriksa tanggal kadaluarsa dari setiap barang penjualan yang ada. 3. Jumlah persediaan barang dicocokkan dengan kartu stok dan data di sistem komputer. Data stok opname dibuat dan dilaporkan ke MAP. Pelaporan ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada MAP mengenai kondisi dan nilai barang stok opname tersebut. Kemudian MAP sebagai pimpinan apotek akan melakukan

51 42 validasi data. Data yang telah divalidasi selanjutnya dikirimkan ke BM Apotek Kimia Farma No.42 Jakarta Selatan. 5.Pengelolaan Obat Narkotika Untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan narkotika perlu dilakukan pengelolaan khusus yang telah ditentukan mulai dari pengadaan sampai pemusnahan, meliputi: A. Pemesanan narkotik APA membuat pemesanan melalui SP narkotik (model N.9 rangkap 4). Satu rangkap SP narkotik hanya berlaku untuk satu jenis obat narkotik. Pemesanan dilakukan ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) Kimia Farma selaku distributor tunggal. Berdasarkan surat pemesanan tersebut, PBF mengirimkan narkotik beserta faktur ke apotek. SP yang berwarna putih, kuning, dan biru (SP asli dan dua lembar salinan SP) diserahkan ke PBF yang bersangkutan, dan satu lembar sebagai arsip apotek. B. Penerimaan narkotik Penerimaan narkotik dari PBF dilakukan oleh Apoteker dimana sebelum diterima dilakukan pemeriksaan kesesuaian terhadap jenis dan jumlah narkotik yang dipesan. Setelah itu, faktur akan ditandatangani. C. Penyimpanan narkotik Obat-obat yang termasuk golongan narkotik disimpan dalam lemari khusus yang terkunci dengan baik. Lemari khusus tersebut mempunyai kunci yang dipegang oleh asisten apoteker yang telah diberi kuasa. Lemari khusus ditempatkan di tempat yang aman dan tidak digunakan untuk menyimpan sediaan lain selain narkotik. D. Pelaporan narkotik Pelaporan penggunaan narkotik dibuat setiap bulan. Laporan narkotik memuat nama apotek, nama obat, tanggal dan bulan, jumlah penerimaan, penggunaan, jumlah pengeluaran, dan stok akhir. Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK, SIA, nama jelas dan stempel apotek (lampiran 4). Laporan penggunaan narkotika ini harus dilaporkan setiap bulan paling lambat

52 43 tanggal 10 bulan berikutnya yang ditujukan kepada Suku Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten setempat dengan tembusan kepada Balai POM, Dinas Kesehatan Provinsi, Penanggung Jawab Narkotika PT Kimia Farma Apotek, dan sebagai arsip di apotek. Saat ini telah dibuat sistem SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) untuk mempermudah pelaporan narkotika. SIPNAP adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, RS dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik. Sselanjutnya Kab/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Propinsi dan Diten Binfar dan Alkes) melalui pelaporan online menggunakan fasilitas internet. 6. Pengelolaan psikotropika A. Pemesanan psikotropik Obat golongan psikotropik dipesan melalui BPBA yang dikirim ke BM. Pemesanan obat psikotropik dilakukan dengan menggunakan SP Psikotropik yang ditandatangani oleh BM. Satu SP boleh digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropik. SP dibuat tiga rangkap, 2 rangkap diserahkan ke PBF yang bersangkutan dan 1 rangkap sebagai arsip di apotek. B. Penyimpanan psikotropik Seperti peyimpanan narkotik, obat golongan psikotropik juga disimpan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan lain. C. Penyerahan Psikotropik Penyerahan psikotropika oleh apotek, rumah sakit, puskesmas, dan balai pengobatan dilaksanakan berdasarkan resep dokter. Psikotropika yang diserahkan dokter hanya dapat diperoleh dari apotek. D. Pelaporan Psikotropik Apotek wajib membuat dan menyimpan catatan kegiatan yang berhubungan dengan psikotropika dan melaporkan kepada Suku Dinas Kesehatan Kota/ Kabupaten setempat setiap satu bulan sekali, paling lambat tanggal 10 (sepuluh), dengan tembusan kepada Balai POM setempat dan arsip. Sama seperti

53 44 pelaporan narkotika, saat ini pelaporan psikotropika juga sudah menggunakan sistem SIPNAP secara online. E. Pemusnahan Psikotropik Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Dalam pelaksanaannya, pemusnahan psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan narkotika Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan meliputi kegiatan administrasi, keuangan, dan sumber daya manusia. Kegiatan administrasi harian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No. 47 diantaranya dalam bentuk administrasi pembelian, catatan penjualan, dan pembuatan Laporan Akuntansi Keuangan. Data ini diperlukan untuk pengambilan keputusan baik yang bersifat mendadak maupun menyusun rencana jangka panjang. Sedangkan bentuk administrasi sumber daya manusia (kepegawaian) yang dilakukan adalah pengelolaan absensi pegawai dan pengaturan pembagian jadwal kerja.

54 BAB 4 PEMBAHASAN PT. Kimia Farma Apotek adalah anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang merupakan salah satu industri lokal yang besar di Indonesia. Dalam pengelolaan manajemen apotek, PT. Kimia Farma Apotek memiliki satu kebijakan yang berbeda yaitu adanya sistem pengelompokkan apotek-apotek pelayanan yang berada dalam suatu wilayah menjadi satu unit Bisnis Manajer (BM). Apotek Kimia Farma No. 47 yang berada di Jl.Radio Dalam No. 1-S, Gandaria Utara, Jakarta Selatan merupakan salah satu apotek pelayanan yang berada dibawah apotek administrator BM Jaya I. Dengan adanya BM, pengelolaan keuangan dan pemesanan barang terpusat di DM wilayah masing-masing. BM berfungsi untuk membuat perencanaan, mengadakan dan menyimpan barang untuk outlet-outlet apotek pelayanan di dalam wilayah koordinasinya. Sehingga dapat mempermudah pekerjaan outlet karena hanya fokus melaksanakan fungsi pelayanan kefarmasian dan tidak perlu mengurusi administrasi, keuangan, dan stok persediaan farmasi. Selain itu, dengan membeli dalam jumlah besar, maka akan mendapat potongan harga sehingga harga beli menjadi lebih murah. Ada beberapa keuntungan dan kerugian yang diperoleh dalam penggunaan sistem manajemen ini dibandingkan dengan apotek lain. Salah satu keuntungan yang utama adalah dikarenakan adanya pemusatan pengelolaan persediaan barang, baik penyimpanan maupun pemesanan ke distributor, hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja. Sedangkan kerugian dari penggunaan sistem ini adalah adanya lead time yang lama dalam pengadaan barang. Hal tersebut dapat terjadi karena pemesanan barang dari apotek pelayanan ke BM dan pengiriman barang dari BM ke apotek pelayanan dilakukan hanya pada periode-periode tertentu secara kolektif dimana waktu pemesanan barang ditetapkan berdasarkan kebijakan masing-masing BM. Jika barang kebutuhan apotek pelayanan tidak tersedia di gudang BM, maka akan dilakukan pemesanan kepada distributor. Untuk beberapa produk, atau untuk produk yang stoknya tidak banyak, barang diantar oleh distributor itu sendiri. Namun ada perbedaan untuk pemesanan obat narkotika, dimana pemesanan dilakukan langsung oleh apotek-apotek pelayanan 45

55 46 dengan mengirimkan Surat Pesanan (SP) khusus kepada distributor tunggal yakni PBF Kimia Farma. Apotek ini memiliki lokasi yang cukup strategis sebagai salah satu faktor yang mempengaruhi perkembangan sebuah apotek. Apotek berada pinggir jalan raya di jalan dua arah antara Pondok Indah dengan Blok M dan terletak di pinggir sehingga ramai karena dilalui oleh banyak kendaraan. Selain itu, apotek ini juga tidak hanya mudah diakses oleh kendaraan pribadi, tetapi juga kendaraan umum, dimana kemudahan akses menuju apotek dapat mempengaruhi keinginan pelanggan untuk datang ke apotek tersebut. Tidak hanya strategis dari segi letaknya yang berada di tepi jalan raya, tetapi juga strategis dilihat dari lokasinya yang terletak di dekat daerah perumahan, ruko, perkantoran, klinik atau praktek dokter, rumah makan, mini market, dan pusat perbelanjaan (mall). Selain itu, apotek ini juga memiliki praktek dokter yaitu 3 dokter umum, 2 dokter kulit, 2 dokter gigi, dan 1 dokter anak. Adanya praktek dokter ini dapat membantu meningkatkan pendapatan apotek karena pasien dapat langsung menebus resep ke apotek setelah berkonsultasi ke dokter. Faktor lain yang mempengaruhi perkembangan apotek tersebut adalah desain bangunan dan eksterior apotek. Bangunan apotek memiliki rancang bangunan yang memiliki ciri adanya tiang logo Kimia Farma Apotek di bagian depan, disertai dengan papan nama apotek dengan tulisan informasi bahwa apotek buka 24 jam. Selain itu, terdapat juga papan nama praktek dokter yang melakukan kerja sama dengan apotek. Adanya papan nama yang jelas ini sangat penting karena menjadikan apotek mudah dikenali dan menarik pelanggan terutama pelanggan yang tadinya hanya sekedar lewat jalan di depan apotek (drop in costumer) juga yang telah menjadi pelanggan tetap. Bangunan apotek terdiri dari dua lantai. Lantai pertama merupakan ruang apotek (ruang racik dan ruang tunggu), praktek dokter, dan swalayan farmasi. Sedangkan lantai dua merupakan ruang praktek dokter, tempat untuk menunggu dokter, dan ruang facial. Selain itu, pada bangunan apotek juga terdapat jasa pencucian pakaian dimana pengusaha laundry tersebut melakukan kerja sama dengan apotek sebagai salah satu strateginya dalam pelayanan jasanya.

56 47 Secara umum, sarana yang tersedia sudah sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Ruang tunggu di apotek dilengkapi dengan fasilitas air conditioner (AC), majalah tentang kesehatan yang dapat dibaca oleh pasien yang sedang menunggu resep yang sedang dikerjakan, tempat brosur/materi informasi, dan keranjang sampah. Apotek juga memiliki ruang racik, ruang apoteker, ruang praktek dokter yang terpisah, toilet untuk pengunjung dan karyawan yang terpisah, ruang shalat, dan halaman parkir. Peracikan obat bungkus/pulvis, kapsul, salep, dan krim dilakukan secara konvensial menggunakan mortir dan stemper yang berbeda antara sediaan oral dengan topikal, juga berbeda untuk sediaan yang mengandung antibiotik. Proses penghancuran/penggerusan sediaan obat untuk pulvis dan kapsul dalam jumlah banyak biasa dilakukan menggunakan alat penghancur (blender). Sarana yang belum tersedia di apotek ini adalah ruangan khusus konseling untuk pasien. Ruangan khusus konseling diperlukan untuk menunjang pelayanan kefarmasian, sehingga perlu dipertimbangkan penyediaan sarana tersebut dikemudian hari dengan mempertimbangkan kondisi sumber daya dan keuangan apotek. Sumber daya manusia yang ada di apotekjuga telah memenuhi Peraturan Pemerintah RI Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian APA (Apoteker Pengelola Apotek) dibantu oleh seorang apoteker pendamping, seorang supervisor yang merupakan seorang apoteker, lima orang asisten apoteker, tiga orang juru resep, dan satu orang kasir. Apotek buka selama 24 jam setiap harinya, sehingga jam kerja di apotek dibagi dalam tiga shift, namun kendalanya adalah terkadang terdapat shift yang tidak didampingi apoteker baik APA, apoteker pendamping, ataupun supervisor. Oleh karena itu, untuk kedepannya perlu dipertimbangkan untuk menambah apoteker pendamping dan melakukan koordinasi jadwal antara APA, apoteker pendamping, dan supervisor sehingga pada setiap shift kerja selalu terdapat apoteker yang melaksanakan pelayanan kefarmasian dan memantau berlangsungnya kegiatan di apotek. Selain adanya fasilitas dan tenaga kefarmasian, ketersediaan dan kelengkapan persediaan farmasi di apotek juga penting dalam memberikan

57 48 pelayanan kefarmasian yang optimal, dimana hal tersebut ditentukan oleh pengelolaan sediaan yang baik. Pengelolaan persediaan farmasi di yang dilakukan meliputi proses perencenaan, pembelian (pengadaan), dan penyimpanan barang. Perencanaan persediaan farmasi bertujuan untuk menentukan jenis dan jumlah barang yang akan dipesan sehingga mencegah terjadinya kekosongan, kekurangan atau kelebihan barang. Perencanaan pembelian mengacu pada hasil penjualan bulan sebelumnya, stok barang, harga barang, pola penyakit, kondisi cuaca, dan pola penulisan resep oleh dokter. Perhitungan stok persediaan farmasi dilakukan dengan memeriksa stok persediaan setiap minggu. Kemudian stok yang akan habis atau sudah habis dicatat dalam buku defekta, setelah itu dibuat catatan barang apa saja yang harus dipesan. Pemesanan barang dilakukan melalui BM Jaya I. BM bakan mencatat pemesanan barang ke dalam Bon Pemesanan Barang Apotek (BPBA). Setelah itu, bagian gudang akan memeriksa persediaan barang dan melakukan pemesanan ke distributor jika barang di gudang tidak tersedia. Pemesanan barang dilakukan tiga kali dalam seminggu, yaitu hari senin untuk pemesanan makro, hari kamis untuk pemesanan yang bersifat mendesak (cito), dan hari sabtu untuk pemesanan umum. Untuk mengatasi kebutuhan mendesak atau kekosongan stok barang dalam jumlah yang sedikit, apotek dapat meminta barang ke Apotek Pelayanan Kimia Farma lainnya, terutama yang termasuk dalam 1 wilayah BM melalui telepon atau faksimile. Adanya kerjasama antara Apotek Kimia Farma tersebut dapat meminimalisir penolakan obat atau resep ke pasien. Untuk pemesanan obat-obat narkotika pemesanan tidak menggunakan BPBA, tetapi menggunakan surat pemesanan khusus narkotika model N9 yang ditandatangani oleh APA. Persediaan farmasi yang telah dipesan dikirim oleh BM atau langsung oleh distributor jika jumlah yang dipesan tidak dalam jumlah besar. Setelah barang datang, faktur pembelian (dari distributor) atau lembar dropping (dari BM) akan dicek kesesuaiannya dengan BPBA yang meliputi jumlah dan jenis barang, ukuran atau kekuatan sedian merek, harga satuan, harga per jenis barang, total harga seluruhnya, dan tanggal kadaluarsa. Jika ada yang tidak sesuai, akan dilakukan pengembalian obat untuk digantikan dengan obat yang sebenarnya dipesan. Jika sesuai, faktur ditandatangani oleh petugas apotek yang menerima

58 49 barang, barang yang datang akan dismpan sesuai dengan letaknya masing-masing, dicatat di kartu stok masing-masing barang, dan diinput ke dalam sistem. Tempat penyimpanan persediaan farmasi dibagi menjadi 2 yaitu di ruang swalayan farmasi untuk obat-obat bebas dan di dalam ruang racik untuk obat-obat resep. Untuk stok persediaan, terutama untuk obat bebas dan barang-barang swalayan farmasi lainnya dapat disimpan di dalam gudang. Untuk obat-obat yang perlu penyimpanan suhu dingin seperti insulin, suppositoria, dan ovula disimpan di dalam lemari pendingin. Obat-obat disusun berdasarkan farmakologisnya, yang kemudian disusun secara alfabetis. Selain itu obat juga disusun sedemikian rupa bentuk sediaan dan jenis golongannya, yaitu sirup, obat tetes (drops), krim/salep/gel, suppositoria, obat paten, generik, antibiotika, narkotika, dan psikotropika. Saat melakukan penyiapan obat, pengambilan obat dari lemari penyimpanan dilakukan oleh asisten apoteker bukan oleh juru resep, karena juru resep tidak memiliki dasar pengetahuan farmakologi obat sehingga dapat membingunkan dan memperlama pelayanan. Khusus untuk obat narkotika, psikotropika, dan obat mahal disimpan dalam lemari khusus dan memiliki kunci. Obat lepasan yang tidak dikemas dan biasa digunakan untuk resep racikan disimpan di dalam rak terpisah yang berada di dekat tempat peracikan. Selain itu, sistem penyimpanan barang juga berdasarkan pada sistem FEFO (First Expired First Out) atau FIFO (First In First Out). Selain pengaturan letak penyimpanannya, pengaturan lain yang dilakukan adalah dengan memberi label nama dan kekutan sediaan untuk obat yang memiliki beberapa jenis kekuatan di setiap kotak obat. Selain itu, di setiap kotak obat juga ditempelkan label warna yang menginformasikan tahun daluarsa dari obat tersebut. Hal ini bermanfaat untuk mengontrol obat yang mendekati masa daluarsa sehingga meminimalisir kerugian disebabkan obat yang tidak terjual karena sudah melewati tanggal daluarsa. Selain pengaturan penyimpanan obat, di apotek ini juga dilakukan pengaturan pencatatan persediaan. Setiap lemari penyimpanan obat dan persediaan farmasi lainnya memiliki satu orang penanggung jawab yang memantau jumlah persediaan obat untuk mencegah kekosongan dan menyesuaikan dengan data yang tertera di dalam sistem. Jumlah obat yang masuk

59 50 dan obat yang keluar dicatat di kartu stok setiap obat. Namun, terkadang jika apotek sedang ramai atau kesibukan petugas tinggi, pencatatan obat menjadi terlupakan yang mengakibatkan ketidaksesuaian antara jumlah fisik obat dengan data yang tertera di dalam sistem komputer. Ketidaksesuaian data juga dapat terjadi karena kesalahan input data baik jumlah atau pun jenis barang, atau kesalahan pengambilan barang. Jika pencatatan pada kartu stok selalu dilakukan secara teratur, maka ketidaksesuaian data ini dapat diinvestigasi melalui penulusuran dan koreksi pada kartu stok. Selain manajemen dan pengelolan, di apotek juga tentu dilakukan kegiatan pelayanan kefarmasian berupa pelayanan pembelian obat atas resep dokter, obat bebas, ataupun perbekalan kesehatan lainnya. Proses pelayanan resep dilakukan dalam 6 tahapan sesuai dengan standard operasional (SOP) yang telah ditetapkan yaitu penerimaan, perjanjian pembayaran, penyiapan dan peracikan, pemeriksaan akhir, penyerahan obat dan informasi. Pada setiap langkah pelayanan, terutama pada bagian pemeriksaan awal, penyiapan, peracikan, kasir (pembayaran), dan pemeriksaan akhir sediaan diperlukan kecepatan dan ketelitian yang baik agar pasien tidak menunggu terlalu lama dan obat yang diberikan sesuai baik dosis maupun indikasinya. Dalam melaksanakan pelayanan farmasi, apoteker dibantu oleh asisten apoteker dan juru resep dalam menyiapkan bahan obat atau membuat racikan. Proses peracikan harus diperhatikan karena jika obat yang hilang saat proses peracikan besar, karena tertinggal di lumpang atau blender (untuk racikan obat yang jumlahnya banyak) ataupun berterbangan, maka akan mnegurangi dosis obat yang diracik tersebut sehingga ada kemungkinan obat menjadi tidak efektif. Dengan demikian, cara meracik (menggerus) dan penggunaan alat racik yang tidak sesuai dapat mempengaruhi ketepatan dosis yang juga mempengaruhi efektivitas obat yang diracik. Untuk obat racikan yang jumlahnya banyak lebih baik menggunakan lumpang berukuran besar atau menggunakan blender yang juga memperhatikan cara pembersihan agar tidak terjadi kontaminasi silang antar obat yang disebabkan oleh residu di alat racik. Untuk racikan puyer dan kapsul lebih baik menggunakan alat filling kapsul dan puyer untuk meminimalisir pembagian obat yang tidak sama konsentrasinya antar kapsul ataupun puyer.

60 51 Pemeriksaan terahir obat sebelum diserahkan ke pasien dilakukan apoteker atau asisten apoteker yang bertugas berupa kesesuaian obat yang diambil dengan obat yang tertera dalam resep baik jenis, kekuatan sediaan, dan jumlah obat, serta pemeriksaan kebenaran etiker dan label yang ditempelkan. Pemeriksaan ini penting untuk mencegah keselahan pemberian obat. Penyerahan obat dan pemberian informasi obat serta konseling (jika dibutuhkan) ke pasien idealnya dilakukan oleh apoteker, namun terkadang pada shift tersebut tidak ada apoteker yang bertugas sehingga penyerahan dan pemberian informasi obat dilakukan oleh asisten apoteker. Selama ini, pelayanan penyerahan obat sudah cukup baik karena sudah disertai pemberian informasi obat mengenai nama dan kegunaan obat, aturan pakai, dan lama pemakaian, serta kemungkinan efek pemakaian obat, seperti mengantuk pada obat-obat alergi. Selain obat-obat resep, pelayanan pembelian obat lain yang diberikan adalah pelayanan pembelian obat tanpa resep berupa UPDS (Untuk Pengobatan Diri Sendiri) yang terdiri dari OTC (Over The Counter) dan obat yang termasuk dalam DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek). Obat bebas dan perbekalan kesehatan lain ini tersedia di swalayan farmasi. Penataan persediaan di swalayan farmasi hampir sama dengan di ruang racik yaitu dikelompokkan berdasarkan atas kegunaan atau efek farmakologis obat dan bentuk sediaan yang disusun secara alfabetis serta rak tersendiri untuk alat-alat kesehatan. Penataan obat yang baik dapat memberi kemudahan pada pelanggan yang datang karena di swalayan farmasi ini biasanya pelanggan mencari atau memilih sendiri obat yang dinginkan atau bertanya pada SPG yang bertugas. Hal tersebut dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena pelanggan dapat memilih dan mengambil sendiri apa yang dibutuhkan. Obat bebas yang dijual di swalayan farmasi antara lain obat saluran pernafasan, obat saluran pencernaan, obat penekan sistem saraf pusat (seperti obat ousing) dan obat topikal (seperti obat luka, balsam, salep). Sedangkan persediaan lain yang bukan obat seperti makanan, minuman, toiletries (personal care), barang-barang kebutuhan bayi, dan kosmetik. Alat-alat kesehatan yang dijual antara lain tongkat, kursi roda, pembalut luka, alat uji kehamilan, alat pengukur gula darah dan tekanan darah, dan nebulizer. Keuntungan adanya swalayan farmasi ini adalah dapat meningkatkan pendapatan apotek selain dari pelayanan

61 52 resep untuk menarik drop in costumer ataupun dari pasien yang sedang menunggu obat resep, juga lebih praktis karena untuk obat bebas atau alat kesehatan pasien dapat memilih sendiri tanpa harus melalui petugas di loket. Sedangkan kekurangan adanya swalayan farmasi ini antara lain membutuhkan ruangan yang lebih luas dan penataan sedemikian rupa untuk memudahkan pelanggan memilih sendiri barang yang diperlukan dan membutuhkan sumber daya tambahan untuk mengontrol barang-barang di swalayan farmasi. Kegiatan PKPA di Apotek Kimia Farma No. 47 yang dilaksanakan selama 6 minggu telah memberikan gambaran dan pengalaman kepada calon apoteker tentang bagaimana seorang apoteker menjalankan profesinya di apotek. Tugas dan fungsi seorang apoteker di apotek tidak hanya berperan sebagai penanggung jawab teknis kefarmasian tetapi juga berperan dalam manajemen (pengelolaan apotek).

62 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan, pengendalian, dan pelaksanaan seluruh kegitan apotek baik kegiatan administratif, manajerial, dan kegiatan kefarmasian. 2. Proses pengelolaan manajerial apotek meliputi pengelolaan asset, sumber daya, dan perbekalan farmasi. Sedangkan pada kegiatan pelayanan kefarmasian meliputi perencanaan dan pengadaan, pendistribusian, serta penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya, juga pelayanan informasi obat dan kesehatan dan atau konseling. 5.2 Saran 1. Meningkatkan kelengkapan perbekalan farmasi di apotek serta memperhatikan stok minimum atau buffer stock setiap sediaan untuk mencegah terjadinya kekosongan, juga memperhatikan pencatatan pada kartu stok. 2. Memperhatikan cara meracik dan alat racik yang digunakan untuk menjaga ketepatan dosis 3. Mempertahankan ketanggapan dan kecepatan pelayanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. 4. Meningkatkan komunikasi, koordinasi, dan kerja sama antar karyawan agar dalam pelaksanaan kegiatan di apotek dan menjaga kebersihan serta kerapihan apotek, dan agar tidak terjadi miskomunikasi atau salah koordinasi tugas. 5. Memastikan petugas di apotek menjalankan SOP yang telah ditetapkan untuk meningkatkan mutu pelayanan. 53

63 DAFTAR REFERENSI Departemen Kesehatan RI. (2006a). Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan RI. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006b). Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan Klinik Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1322/Menkes/Sk/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Keputusan Menteri Kesehatan No. 1176/Menkes/SK/X/1999 Tentang Daftar Obat Wajib Apotek No. 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Peraturan pemerintah No. 25 Tahun 1980 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah No. 26 Tahun 1965 Tentang Apotek. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 28/Menkes/Per/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika. Tim Penyelenggara dan Instruktur PKPA PT. Kimia Farma Apotek Materi Praktek Kerja Profesi Apoteker. Jakarta: PT. Kimia Farma Apotek. Undang-Undang No. 35 tahun 2009 Tentang Narkotika. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 Tentang Psikotropika. 54

64 LAMPIRAN

65 Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek 55

66 56 Lampiran 2. Contoh Laporan Penggunaan Psikotropika

67 57 Lampiran 3. Contoh Surat Pesanan Narkotika

68 58 Lampiran 4. Contoh Laporan Penggunaan Narkotika

69 59 Lampiran 5. Denah Lokasi Apotek Kimia Farma No. 47 Radio Dalam

70 60 Lampiran 6. Layout Apotek Kimia Farma No.47 Radio Dalam (Lantai Bawah) Ruang Racik Rak Penyimpanan Obat Gudang

71 61 Lampiran 7. Layout Apotek Kimia Farma No.47 Radio Dalam (Lantai Atas)

72 62 Lampiran 8. Contoh Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

73 63 Lampiran 9. Alur Penjualan Resep Tunai

74 64 Lampiran 10. Contoh Kuitansi Pembayaran Tunai

75 65 Lampiran 11. Alur Pelayanan Resep Kredit

76 66 Lampiran 12. Nomer Urut Resep Kredit

77 67 Lampiran 13. Alur Penjualan Obat Bebas

78 68 Lampiran 14. Contoh Etiket

79 69 Lampiran 15. Contoh Label

80 70 Lampiran 16. Contoh Kartu Stok

81 71 Lampiran 17. Contoh Lembar Salinan Resep

82 UNIVERSITAS INDONESIA EVALUASI MUTU PELAYANAN KEFARMASIAN DI APOTEK KIMIA FARMA NO. 47 RADIO DALAM TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER HANIFAH RAMADHANI S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012