LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 Jl. Ir. H. JUANDA NO. 30, BOGOR PERIODE 2 APRIL 12 MEI 2012

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 Jl. Ir. H. JUANDA NO. 30, BOGOR PERIODE 2 APRIL 12 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER TYAS PAWESTRISIWI, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER APOTEK KIMIA FARMA NO. 7 Jl. H. JUANDA NO. 30, BOGOR PERIODE 2 APRIL 12 MEI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker TYAS PAWESTRISIWI,, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER - DEPARTEMEN FARMASI DEPOK 2012 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Alhamdulillaahirabbil aalamiin. Segala puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan kasih sayangnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) Angkatan LXXIV, yang diselenggarakan pada tanggal 2 April 12 Mei 2012 di Apotek Kimia Farma No.7, Bogor. Kegiatan PKPA dan penyusunan laporan PKPA merupakan bagian dari kegiatan perkuliahan program pendidikan profesi apoteker dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman, pengetahuan dan keterampilan Mahasiswa. Mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan PKPA diharapkan dapat mengaplikasikan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki saat memasuki dunia kerja. Kegiatan PKPA dapat terlaksana dengan baik berkat bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada : 1. Segenap Direksi PT. Kimia Farma Apotek yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 2. Bapak Drs. Priyanggo Artadji, Apt., selaku Pembimbing dan Manager Bisnis Wilayah Bogor yang telah memberikan kesempatan, bimbingan dan pengarahan selama PKPA dan penyusunan laporan PKPA. 3. Ibu Prof. Dr. Yahdiana H., M.S., Apt. selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA. 4. Bapak Dr. Harmita, Apt. selaku Ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA. 5. Seluruh staf dan karyawan Seluruh staf dan karyawan Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor yang telah memberikan bantuan, kerja sama yang baik, serta kesempatan dan kepercayaan kepada penulis untuk melakukan pekerjaan teknis kefarmasian di apotek selama masa PKPA. 6. Orang tua dan keluarga yang selalu memberikan dukungan, doa, dan semangat kepada penulis. iii

5 7. Semua teman-teman Apoteker angkatan 74 dan semua pihak yang telah memberikan bantuan dan semangat kepada penulis selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini. Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, penulis berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang penulis peroleh selama menjalani Praktek Kerja Profesi Apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang membutuhkan. Mei 2012 Penulis iv

6 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... ii LEMBAR PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vii DAFTAR LAMPIRAN... ix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Definisi Apotek Landasan Hukum Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Tata Cara Pemberian Izin Apotek Kelengkapan Apotek Tenaga Kerja Apotek Apoteker Pengelola Apotek Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pencabutan Surat Izin Apotek Sediaan Farmasi Pelayanan Kefarmasian di Apotek Pengelolaan Narkotika Pengelolaan Psikotropika Pengadaan Persediaan Apotek Pengendalian Persediaan Apotek Strategi Pemasaran Apotek BAB 3TINJAUAN UMUM PT KIMIA FARMA, Tbk PT. Kimia Farma (Persero), Tbk PT. Kimia Farma Apotek BAB 4 TINJAUAN KHUSUS APOTEK KIMIA FARMA NO Bisnis Manajer Wilayah Bogor Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor BAB 5 PEMBAHASAN Lokasi dan Tata ruang Apotek Personalia Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek Kegiatan Pengarsipan dan Pelaporan Kegiatan Administrasi dan Keuangan vii

7 BAB 6 PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN viii

8 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Apotek Lampiran 2. Struktur Organisasi Bisnis Manager Kimia Farma Lampiran 3. Denah Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lampiran 4. Surat Pesanan Barang (SPB) Lampiran 5. Form Dropping Barang dari Gudang (DCs) ke Apotek Lampiran 6. Formulir Serah Terima Barang DC Lampiran 7. Bon Permintaan Barang Apotek Lampiran 8. Kartu/buku Stok Obat Lampiran 9. Alur Pelayanan Resep Lampiran 10. Salinan Resep (Copy Resep) Lampiran 11. Etiket obat Lampiran 12. Label Obat Lampiran 13. Kemasan Obat Lampiran 14. Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH) Lampiran 15. Surat Pesanan Narkotika dan Psikotropika Lampiran16. Laporan Penggunaan Narkotika dan Laporan Khusus Penggunaan Morphin, Pethidin, dan Derivatnya Lampiran 17. Laporan Penggunaan Psikotropika Lampiran 18. Berita Acara Pemusnahan Perbekalan Farmasi ix

9 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dalam Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009, Pemerintah mengkategorikan Pekerjaan Kefarmasian dalam berbagai kegiatan, meliputi pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluranan obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Dalam pelaksanaannya, salah satu sarana peyalanan kefarmasian tempat melaksanakan pekerjaan kefarmasian adalah di apotek. Apotek merupakan salah satu sarana potek sebagai salah satu sarana penunjang kesehatan turut berperan dalam mewujudkan upaya kesehatan yang dilaksanakan oleh pemerintah sebagai sarana distribusi obat dan perbekalan farmasi yang aman, bermutu, berkhasiat serta terjangkau harganya oleh masyarakat luas. Disamping itu, apotek juga berperan sebagai sarana pemberian informasi obat kepada masyarakat dan tenaga kesehatan lainnya sehingga kedua pihak tersebut mendaptkan pengetahuan yang benar tentang obat dan turut meningkatkan penggunaan obat yang rasional (Departemen Kesehatan RI, 2004). Apoteker sangat berperan penting dalam keberlangsungan apotek. Peran apoteker, selain menjalankan fungsi profesional dengan melakukan pelayanan kefarmasian, apoteker juga berperan dalam fungsi manajerial dan retailer. Sebagai sebuah bisnis retail, apotek harus dikelola dengan baik agar memperoleh keuntungan guna menutup beban biaya operasional dan menjaga kelangsungan hidupnya. Akan tetapi, bisnis apotek juga tidak melupakan fungsi sosialnya di dalam mendistribusikan perbekalan kesehatan, khususnya obat kepada masyarakat sehingga keberadaan apotek turut membantu pemerintah dalam memelihara dan menjaga kesehatan masyarakat. Untuk dapat melaksanakan ketiga peran tersebut dibutuhkan apoteker yang ahli dan terampil serta menguasai dan memahami segala aspek yang berhubungan dengan pengelolaan apotek. Apoteker sebagai seorang manager di apotek dituntut untuk memiliki kredibilitas yang tinggi dapat menjalankan perannya dengan baik. 1

10 2 Mengingat akan pentingnya hal tersebut dan upaya untuk pemberian dukungan terhadap kompetensi apoteker di apotek, maka Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA UI bekerja sama dengan Apotek Kimia Farma dalam menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker dari tanggal 2 April 12 Mei Praktek Kerja Profesi Apoteker ini diharapkan dapat meingkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peranan, kegiatan manajerial serta pelayanan kefarmasian di apotek dengan mengikuti kegiatan yang ada di apotek Tujuan 1. Mengetahui dan memahami akan tugas dan fungsi peranan apoteker pengelola apotek dalam pengelolaan, baik teknis farmasi maupun nonteknis farmasi di apotek. 2. Menambah dan memperluas pengetahuan serta wawasan calon apoteker agar dapat mengaplikasikan teori yang telah didapat dengan mengamati secara langsung kegiatan manajemen dan pelayanan kefarmasian di apotek. 3. Mengetahui dan memahamai cara-cara pelayanan langsung terhadap masyarakat serta menerapkan pharmaceutical care.

11 BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1. Definisi Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek adalah tempat dilakukannya pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, serta perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika, sedangkan perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian Pasal 1, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker. Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat atau penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, dan obat tradisional. Pelayanan kefarmasian merupakan suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan tujuan untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika Landasan Hukum Apotek Apotek memiliki landasan hukum yang diatur dalam : a. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. b. Keputusan Pemertintah Kesehatan RI No. 1027/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. c. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MENKES/SK/X/2003 tentang perubahan atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.922/MENKES/PER/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. 3

12 4 d. Undang-Undang No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. e. Undang-Undang No. 35 Tahun 2009 tentang Narkotika. f. Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 tentang Kententuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. g. Undang-Undang Kesehatan RI No.39 tahun 2009 tentang Kesehatan. h. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. i. Peraturan Pemerintah No. 25 Tahun 1980 tentang perubahan atas PP No.26 Tahun 1965 tentang Apotek Tugas dan Fungsi Apotek Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 25 tahun 1980, tugas dan fungsi apotek adalah sebagai berikut: a. Tempat pengabdian profesi seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. b. Sarana farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran, dan penyerahan obat atau bahan obat. c. Sarana penyaluran perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara luas dan merata Tata Cara Pemberian Izin Apotek Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 922/MENKES/PER/X/1993, Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek adalah sebagai berikut : a. Permohonan izin apotek diajukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-1 (Lampiran 1). b. Dengan menggunakan Formulir APT-2 (Lampiran 2) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota selambat-lambatnya 6 (enam) hari kerja setelah menerima

13 5 permohonan dapat meminta bantuan teknis kepada Kepala Balai POM untuk melakukan pemeriksaan terhadap kesiapan apotek melakukan kegiatan. c. Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM selambatlambatnya 6 (enam) hari kerja setelah permintaan bantuan teknis dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan hasil pemeriksaan setempat dengan menggunakan contoh Formulir APT-3 (Lampiran 3). d. Dalam hal pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan (3) tidak dilaksanakan, Apoteker Pemohon dapat membuat surat pernyataan siap melakukan kegiatan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dengan tembusan kepada Kepala Dinas Propinsi dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-4 (Lampiran 4). e. Dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja setelah diterima laporan pemeriksaan sebagaimana dimaksud ayat (3) atau pernyataan ayat (4) Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat mengeluarkan SIA dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-5 (Lampiran 5). f. Dalam hal hasil pemeriksaan Tim Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota atau Kepala Balai POM dimaksud ayat (3) masih belum memenuhi syarat, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat dalam waktu 12 (dua belas) hari kerja mengeluarkan Surat Penundaan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-6 (Lampiran 6). g. Terhadap surat penundaan, Apoteker diberi kesempatan untuk melengkapi persyaratan yang belum dipenuhi selambat-lambatnya dalam jangka waktu 1 (satu) bulan sejak tanggal surat penundaan. h. Terhadap permohonan izin apotek yang ternyata tidak memenuhi persyaratan, atau lokasi yang tidak sesuai dengan permohonan, maka Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dalam jangka waktu selambat-lambatnya 12 (dua belas) hari kerja wajib mengeluarkan surat penolakan disertai dengan alasannya dengan menggunakan formulir model APT-7 (Lampiran 7). Bila Apoteker menggunakan sarana milik pihak lain dalam pendirian apotek, dengan mengadakan kerja sama dengan Pemilik Sarana Apotek, maka harus memenuhi ketentuan sebagai berikut:

14 6 a. Penggunaan sarana apotek yang dimaksud, wajib didasarkan atas perjanjian kerja sama antara Apoteker dan pemilik sarana. b. Pemilik sarana yang dimaksud harus memenuhi persyaratan tidak pernah terlibat dalam pelanggaran peraturan perudang-undangan di bidang obat sebagaimana dinyatakan dalam surat pernyataan yang bersangkutan Kelengkapan Apotek Untuk mendapatkan izin apotek, seorang apoteker atau apoteker yang bekerja sama dengan pemilik sarana yang telah memenuhi persyaratan, harus siap dengan tempat, perlengkapan termasuk sediaan farmasi dan perbekalan farmasi yang lain yang merupakan milik sendiri atau milik pihak lain. Beberapa kelengkapan yang harus diperhatikan dalam pendirian sebuah apotek adalah tempat atau lokasi, bangunan, perlengkapan apotek, tenaga kerja apotek, dan perbekalan farmasi (Umar, 2011) Lokasi Apotek dapat didirikan pada lokasi yang sama dengan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan farmasi. Persyaratan jarak minimum antar apotek tidak dipermasalahkan lagi, akan tetapi ketentuan ini dapat berbeda, sesuai dengan kebijakan/peraturan daerah masing-masing. Lokasi apotek dapat dipilih dengan mempertimbangkan segi pemerataan dan pelayanan kesehatan, jumlah penduduk, jumlah praktek dokter, sarana dan pelayanan kesehatan lain, sanitasi dan faktorfaktor lainnya Bangunan Suatu apotek harus mempunyai luas bangunan yang cukup sehingga dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi apotek. Bangunan apotek yang baik hendaknya memiliki ruang tunggu pasien, ruang peracikan dan penyerahan obat, ruang administrasi, ruang kerja apoteker, tempat pencucian alat dan kamar kecil. Bangunan apotek sebaiknya juga memiliki sumber air yang memenuhi syarat kesehatan, sumber penerangan yang dapat memberikan penerangan yang memadai, alat pemadam kebakaran, serta ventilasi dan sanitasi

15 7 yang baik. Papan nama apotek dipasang di depan bangunan dengan ketentuan memenuhi ukuran minimal panjang 60 cm, lebar 40 cm dengan tulisan hitam diatas dasar putih, tinggi huruf minimal 5 cm, umumnya terbuat dari papan seng yang pada bagian mukanya memuat nama apotek, nama APA, nomor SIA, alamat apotek, nomor telepon Peralatan Apotek Suatu apotek baru yang ingin beroperasi harus memiliki peralatan apotek yang memadai agar dapat mendukung pelayanan kefarmasiannya. Peralatan apotek yang harus dimiliki antara lain : a. Peralatan pembuatan, pengolahan dan peracikan seperti timbangan, lumpang, alu,gelas ukur, dan lain-lain. b. Peralatan dan tempat penyimpanan alat perbekalan farmasi seperti lemari obat, lemari pendingin (kulkas), dan lemari khusus untuk narkotika dan psikotropika. Lemari narkotik harus memenuhi persyaratan yang ada dalam Undang-Undang Narkotika Nomor 35 Tahun c. Wadah pengemas dan pembungkus. d. Perlengkapan administrasi seperti blanko pesanan, salinan resep, buku catatan penjualan, buku catatan pembelian, kartu stok obat, dan kuitansi. e. Buku-buku dan literatur standar yang diwajibkan, serta kumpulan perundangundangan yang berhubungan dengan kegiatan apotek Tenaga Kerja Apotek Berdasarkan Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 pasal 1, tenaga kerja yang terlibat dalam kegiatan operasional apotek terdiri dari : a. Satu orang Apoteker Pengelola Apotek (APA), yaitu apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA). b. Apoteker Pendamping, yaitu apoteker yang bekerja di apotek di samping Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek. c. Apoteker Pengganti, yaitu apoteker yang menggantikan Apoteker Pengelola Apotek selama Apoteker Pengelola Apotek tersebut tidak berada di tempat

16 8 lebih dari 3 (tiga) bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Izin Kerja dan tidak bertindak sebagai Apoteker Pengelola Apotek di apotek lain. d. Asisten Apoteker adalah mereka yang berdasarkan peraturan perundangundangan berhak melakukan pekerjaan kefarmasian sebagai Asisten Apoteker. Sedangkan tenaga lainnya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan di apotek terdiri dari : a. Juru resep adalah petugas yang membantu pekerjaan Asisten Apoteker. b. Kasir adalah petugas yang bertugas menerima uang dan mencatat pemasukan serta pengeluaran uang. c. Pegawai tata usaha adalah petugas yang melaksanakan administrasi apotek dan membuat laporan pembelian, penjualan, penyimpanan dan keuangan apotek Apoteker Pengelola Apotek Permenkes RI No. 1322/MENKES/SK/X/2002 menjelaskan Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah Apoteker yang telah diberi surat Izin Apotek (SIA). Sebelum melaksanakan kegiatannya, seorang APA wajib memiliki Surat Izin Apotek (SIA) yang berlaku untuk seterusnya selama apotek masih aktif melakukan kegiatan dan APA dapat melakukan pekerjaannya serta masih memenuhi persyaratan. Seorang APA bertanggung jawab akan kelangsungan hidup apotek yang dipimpinnya, dan juga bertanggung jawab kepada pemilik modal apabila bekerja sama dengan pemilik sarana apotek (PSA). Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan kefarmasian harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 35,37,52,54) : a. Memiliki keahlian dan kewenangan. b. Menerapkan Standar Profesi. c. Didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional d. Memiliki sertifikat kompetensi profesi e. Memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)

17 9 f. Wajib memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) bagi Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan Apoteker Pendamping di Apotek. g. Apoteker Pengelola Apotek (APA) hanya dapat melaksanakan praktek di satu apotek sedangkan Apoteker Pendamping hanya dapat melaksanakan praktek paling banyak di tiga Apotek. Surat Tanda Registrasi (STRA) merupakan bukti tertulis yang diberikan oleh Menteri kepada Apoteker yang telah diregistrasi. STRA berlaku 5 (lima) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu lima tahun selama masih memenuhi persyaratan. Untuk memperoleh STRA, Apoteker harus memenuhi persyaratan (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 40): a. Memiliki ijazah Apoteker b. Memiliki sertifikat kompetensi profesi c. Mempunyai surat pernyataan telah mengucapkan sumpah/janji Apoteker d. Mempunyai surat keterangan sehat fisik dan mental dari dokter yang memiliki surat izin praktek e. Membuat pernyataan akan mematuhi dan melaksanakan ketentuan etika profesi Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) adalah surat izin yang diberikan kepada Apoteker dan Apoteker Pendamping untuk dapat melaksanakan pekerjaan kefarmasian pada Apotek atau Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS). SIPA dikeluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota tempat pekerjaan kefarmasian dilakukan. SIPA dapat dibatalkan demi hukum apabila pekerjaan kefarmasian dilakukan pada tempat yang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam surat izin. Untuk mendapatkan SIPA, Apoteker harus memiliki (Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 Pasal 55) : a. Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA) b. Tempat atau ada tempat untuk melakukan pekerjaan kefarmasian atau fasilitas kesehatan yang memiliki izin c. Rekomendasi dari organisasi profesi

18 10 Tugas dan kewajiban apoteker di apotek adalah sebagai berikut : a. Memimpin seluruh kegiatan apotek, baik kegiatan teknis maupun non teknis kefarmasian sesuai dengan ketentuan maupun perundangan yang berlaku b. Mengatur, melaksanakan, dan mengawasi administrasi c. Mengusahakan agar apotek yang dipimpinnya dapat memberikan hasil yang optimal sesuai dengan rencana kerja dengan cara meningkatkan omset, mengadakan pembelian yang sah dan penekanan biaya serendah mungkin d. Melakukan pengembangan usaha apotek Wewenang dan tanggung jawab APA meliputi (Umar, 2011): a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan b. Menentukan sistem (peraturan) terhadap seluruh kegiatan c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang dicapai Pengalihan Tanggung Jawab Apoteker Pengalihan tanggung jawab apoteker diatur dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1332/MenKes/SK/X/2002 (Pasal 19 dan 24) yaitu : a. Apabila Apoteker Pengelola Apotek (APA) berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, APA harus menunjuk apoteker pendamping. b. Apabila APA dan Apoteker pendamping karena hal-hal tertentu berhalangan melakukan tugasnya, APA menunjuk apoteker pengganti. c. Apabila APA meninggal dunia, dalam jangka waktu dua kali dua puluh empat jam, ahli waris APA wajib melaporkan kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. d. Apabila pada apotek tersebut tidak terdapat Apoteker pendamping, pelaporan oleh ahli waris wajib disertai penyerahan resep, narkotika, psikotropika, obat keras, dan kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. e. Pada penyerahan resep, narkotika, psikotropika dan obat keras serta kunci tersebut, dibuat berita acara serah terima dengan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat.

19 11 Penunjukkan Apoteker Pendamping dan Apoteker Pengganti harus dilaporkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Dinas Kesehatan Propinsi setempat. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan No. 922/MENKES/PER/X/1993 menjelaskan jika pengalihan tanggung jawab pengelolaan kefarmasian yang disebabkan karena penggantian Apoteker Pengelola Apotik kepada Apotek Pengganti, wajib dilakukan serah terima resep, narkotika, obat dan perbekalan farmasi lainnya serta kunci-kunci tempat penyimpanan narkotika dan psikotropika. Serah terima tersebut dibuat Berita Acara Serah Terima yang dibuat rangkap empat dan ditandatangani kedua belah pihak yang melakukan serah terima Pencabutan Surat Izin Apotek Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, Kepala Suku Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten dapat mencabut Surat Izin Apotek apabila: a. Apoteker tidak lagi memenuhi kewajibannya untuk menyediakan, menyimpan dan menyerahkan sediaan farmasi yang bermutu baik dan keabsahannya terjamin. b. Apoteker Pengelola Apotek berhalangan melakukan tugasnya lebih dari dua tahun secara terus menerus. c. Terjadi pelanggaran terhadap Undang-Undang tentang Narkotika, Undang- Undang Obat Keras, dan Undang-Undang tentang Kesehatan. d. Surat Izin Praktek Apoteker Pengelola Apotek dicabut. e. Apotek tidak dapat lagi memenuhi persyaratan mengenai kesiapan tempat pendirian apotek, serta kelengkapan sediaan farmasi dan perbekalan lainnya baik merupakan milik sendiri atau pihak lain. Pelaksanaan pencabutan surat izin apotek dilaksanakan setelah dikeluarkan : a. Peringatan secara tertulis kepada APA sebanyak 3 (tiga) kali berturut-turut dengan tenggang waktu masing-masing 2 (dua) bulan dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-12.

20 12 b. Pembekuan izin apotek untuk jangka waktu selama-lamanya 6 (enam) bulan sejak dikeluarkannya penetapan pembekuan kegiatan Apotek dengan menggunakan Formulir Model APT-13. Pembekuan Izin Apotek sebagaimana dimaksud dalam huruf (b) di atas, dapat dicairkan kembali apabila apotek telah membuktikan memenuhi seluruh persyaratan sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan ini dengan menggunakan contoh Formulir Model APT-14. Pencairan Izin Apotek yang dimaksud dilakukan setelah menerima laporan pemeriksaan dari Tim Pemeriksaan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apabila Surat Izin Apotek dicabut, Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti wajib mengamankan perbekalan farmasi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan yang dimaksud wajib mengikuti tata cara sebagai berikut : a. Dilakukan inventarisasi terhadap seluruh persediaan narkotika, obat keras tertentu, dan obat lain serta seluruh resep yang tersedia di apotek. b. Narkotika, psikotropika dan resep harus dimasukkan dalam tempat yang tertutup dan terkunci. c. Apoteker Pengelola Apotek wajib melaporkan secara tertulis kepada Kepala Wilayah Kantor Kementeriaan Kesehatan atau petugas yang diberi wewenang olehnya, tentang penghentian kegiatan disertai laporan inventarisasi yang dimaksud dalam huruf (a) Sediaan Farmasi Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetik. Untuk menjaga keamanan penggunaan obat oleh masyarakat, maka pemerintah menggolongkan obat menjadi obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, serta narkotik dan psikotropik.

21 Obat bebas (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 2380/A/SK/VI/83) Obat bebas adalah obat tanpa peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat pada obat bebas adalah lingkaran bulat berwarna hijau dengan garis tepi hitam. Gambar 2.1. Penandaan obat bebas Obat bebas terbatas (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 2380/A/SK/VI/83) Obat bebas terbatas adalah obat dengan peringatan, yang dapat diperoleh tanpa resep dokter. Tanda khusus yang terdapat obat bebas terbatas adalah lingkaran bulat berwarna biru dengan garis tepi hitam. Gambar 2.2. Penandaan obat bebas terbatas Obat keras daftar G (Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor: 2396/A/SK/VII/86) Obat keras adalah obat yang dapat diperoleh dengan resep dokter. Tanda pada obat keras berupa lingkaran bulat berwarna bulat merah dengan garis tepi hitam dengan huruf K yang menyentuh garis tepi dan harus mencantumkan kalimat Harus dengan resep dokter. Gambar 2.3. Penandaan obat keras Narkotika (Undang-undang nomor 35 Tahun 2009) Narkotika adalah zat atau obat yang berasal dari tanaman atau bukan tanaman, baik sintetis maupun semisintetis, yang dapat menyebabkan penurunan

22 14 atau perubahan kesadaran, hilangnya rasa, mengurangi sampai menghilangkan rasa nyeri, dan dapat menimbulkan ketergantungan. Gambar 2.4. Penandaan obat narkotika Narkotika dibagi ke dalam tiga golongan yaitu : a. Narkotika Golongan I Narkotika Golongan I dilarang digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan. Narkotika golongan I dalam jumlah terbatas hanya digunakan untuk kepentingan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk reagensia diagnostik dan reagensia laboratorium setelah mendapatkan persetujuan Menteri atas rekomendasi dari Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan. Contoh : Tanaman Papaver somniferum, opium, kokain, heroin, psilosibin, amfetamin. b. Narkotika Golongan II Contoh : Difenoksilat, metadon, morfin, petidin. c. Narkotika Golongan III Contoh : Kodein, dihidrokodein, norkodein. Menurut Undang-undang nomor 5 Tahun 1997, psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika, yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika digolongkan menjadi empat golongan. a. Psikotropika golongan I, contohnya psilosibin, dan lisergida; b. Psikotropika golongan II, contohnya amfetamin, deksamfetamin, metamfetamin, dan sekobarbital; c. Psikotropika golongan III, contohnya amobarbital, pentazosin, pentobarbital, dan siklobarbital; d. Psikotropika golongan IV, contohnya alobarbital, alprazolam, barbital, diazepam, dan fenobarbital.

23 Pelayanan Kefarmasian di Apotek Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, Pelayanan Kefarmasian (Pharmaceutical care) adalah bentuk pelayanan dan tanggung jawab langsung profesi apoteker dalam pekerjaan kefarmasian untuk meningkatkan kualitas hidup pasien. Pelayanan kefarmasian pada saat ini telah bergeser orientasinya dari obat ke pasien yang mengacu kepada pelayanan kefarmasian (pharmaceutical care). Kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi, sekarang menjadi pelayanan yang komprehensif dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas hidup dari pasien. Pelayanan kefarmasian di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, terdiri dari pelayanan resep, pemberian informasi obat, konseling, pemantauan penggunaan obat, promosi dan edukasi, serta Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan Resep a. Skrining resep Apoteker melakukan skrining resep meliputi persyaratan administratif (nama,sip dan alamat dokter, tanggal penulisan resep, tanda tangan/paraf dokter penulis resep, nama, alamat, umur, jenis kelamin, dan berat badan pasien), kesesuaian farmasetik (bentuk sediaan, dosis, potensi, stabilitas, inkompatibilitas, cara dan lama pemberian), pertimbangan klinis (adanya alergi, efek samping, interaksi, kesesuaian dosis, durasi, jumlah obat dan lain-lain). b. Penyiapan obat Penyiapan obat terdiri dari peracikan, penulisan etiket, pengemasan, serta penyerahan obat. Peracikan merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur, mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam melaksanakan peracikan obat harus dibuat suatu prosedur tetap dengan memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket yang benar. Penulisan etiket harus jelas dan dapat dibaca. Obat hendaknya dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga terjaga kualitasnya. Sebelum obat

24 16 diserahkan pada pasien, harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai pemberian informasi obat dan konseling kepada pasien Pemberian Informasi Obat Apoteker harus memberikan informasi yang benar, jelas dan mudah dimengerti, akurat, tidak bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat pada pasien sekurang-kurangnya meliputi cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan, aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi Konseling Konseling adalah suatu proses komunikasi dua arah yang sistematik antara apoteker dan pasien untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang berkaitan dengan obat dan pengobatan. Apoteker harus memberikan konseling, mengenai sediaan farmasi, pengobatan dan perbekalan kesehatan lainnya, sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita penyakit tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya, apoteker harus memberikan konseling secara berkelanjutan Pemantauan Penggunaan Obat Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker harus melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien tertentu seperti kardiovaskular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit kronis lainnya. Pemantauan dilakukan terhadap khasiat obat serta efek samping yang kemungkinan dapat terjadi Promosi dan Edukasi Dalam rangka pemberdayaan masyarakat, apoteker harus berpartisipasi secara aktif dalam promosi dan edukasi. Apoteker ikut membantu diseminasi

25 17 informasi, antara lain dengan penyebaran leaflet/brosur, poster, penyuluhan, dan lain-lainnya Pelayanan Residensial (Home Care) Pelayanan residensial (Home care) adalah pelayanan apoteker sebagai care giver dalam pelayanan kefarmasian di rumah-rumah khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan terapi kronis lainnya. Apoteker sebagai care giver diharapkan juga dapat melakukan pelayanan kefarmasian yang bersifat kunjungan rumah, khususnya untuk kelompok lansia dan pasien dengan pengobatan penyakit kronis lainnya. Untuk aktivitas ini apoteker harus membuat catatan berupa catatan pengobatan (medication record) Pengelolaan Narkotika Narkotika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau pengembangan ilmu pengetahuan. Menurut Undang-undang Nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, pengaturan narkotika bertujuan untuk menjamin ketersediaan narkotika untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan/atau perkembangan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan narkotika, serta memberantas peredaran gelap narkotika. Apotek merupakan salah satu sarana kesehatan yang dapat melakukan penyerahan narkotika. Apotek dapat menyerahkan narkotika kepada rumah sakit, puskesmas, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dokter. Pengelolaan narkotika di apotek meliputi pemesanan, penyimpanan, pelayanan/penyerahan, pemusnahan, pencatatan dan pelaporan serta dokumentasi Pengadaan/Pemesanan Narkotika Apoteker hanya dapat memesan narkotika melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang telah ditunjuk khusus oleh Menteri, yaitu PT. Kimia Farma dengan tujuan untuk memudahkan pengawasan peredaran narkotika. Pemesanan narkotika dilakukan dengan membuat surat pesanan narkotika asli yang ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek di Apotek yang

26 18 dilengkapi dengan nama, nomor Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) di apotek, tanggal dan nomor surat, alamat lengkap dan stempel apotek. Satu surat pesanan hanya untuk satu jenis narkotika Penyimpanan Narkotika (Departemen Kesehatan, 1978) Bedasarkan Permenkes Nomor 28/MENKES/PER/V/1978 tentang penyimpanan narkotika, apotek harus memiliki tempat khusus untuk penyimpanan narkotika yang memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat b. Harus mempunyai kunci yang kuat c. Dibagi dua masing-masing dengan kunci yang berlainan; bagian pertama dipergunakan untuk menyimpan morfina, petidina, dan garam-garamnya serta persediaan narrkotika lainnya yang dipakai sehari-hari d. Apabila tempat khusus tersebut berupa lemari berukuran kurang dari 40 x 80 x 100 cm, maka lemari tersebut harus dibaut pada tembok atau lantai. e. Lemari harus dikunci dengan baik. f. Lemari khusus tidak boleh dipergunakan untuk menyimpan barang lain selain narkotika. g. Anak kunci lemari khusus harus dikuasai oleh penanggung jawab atau pegawai lain yang dikuasakan. h. Lemari khusus harus ditaruh di tempat yang aman dan tidak terlihat oleh umum Pelayanan/ penyerahan Narkotika Menurut Undang-undang nomor 35 tahun 2009 pasal 43, Apotek hanya dapat melakukan penyerahan narkotika kepada rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, apotek lainnya, balai pengobatan, dokter, dan pasien. Apotek hanya dapat menyerahkan narkotika kepada pasien berdasarkan resep dari dokter. Apotek dilarang mengulangi menyerahkan narkotika atas dasar resep yang sama dari seorang dokter atau atas dasar salinan resep dokter (Undang-Undang Nomor 9 tahun 1976 Pasal 7). Pada resep narkotika yang baru dilayani sebagian, apotek

27 19 boleh membuat salinan resep tetapi salinan resep tersebut hanya boleh dilayani di apotek yang menyimpan resep asli Pemusnahan Narkotika Tujuan dilakukannya pemusnahan narkotika adalah untuk menghapus pertanggungjawaban apoteker terhadap pengelolaan narkotika, menjamin narkotika yang sudah tidak memenuhi persyaratan dikelola sesuai dengan standar yang berlaku, dan mencegah penyalahgunaan bahan narkotika serta mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat yang substandar (Departemen Kesehatan RI, 2008). Berdasarkan Undang-undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika Pasal 60, pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi, kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau berkaitan untuk pengembangan ilmu pengetahua,; atau berkaitan dengan tindak pidana. Pemusnahan yang dilakukan oleh apotek dengan membuat berita acara pemusnahan narkotika dan dilaporkan kepada pihak-pihak yang terkait. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.28/MENKES/PER/I/1978 Tentang Penyimpanan Narkotika dan Undang- Undang nomor 22 tahun 1997 tentang Narkotika, berita acara pemusnahan memuat : a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun pemusnahan b. Nama pemegang izin khusus, apoteker pimpinan apotek dan dokter pemilik narkotika; c. Nama seorang saksi dari pemerintah dan seorang saksi dari perusahaan atau badan tersebut. d. Nama dan jumlah narkotika yang dimusnahkan. e. Cara pemusnahan. f. Tanda tangan penanggung jawab apotek/pemegang izin khusus, dokter pemilik narkotika dan saksi-saksi.

28 20 Berita acara pemusnahan tersebut dikirimkan kepada dibuat rangkap empat untuk ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Kepala Dinas Kesehatan Propinsi, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan, dan satu disimpan sebagai arsip di apotek Pencatatan dan Pelaporan Narkotika Berdasarkan Undang-Undang Nomor 35 tahun 2009 tentang Narkotika, apotek wajib membuat, menyampaikan, dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran narkotika yang berada dalam penguasaannya. Pelaporan penggunaan narkotika telah dikembangkan dalam bentuk perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) sejak tahun 2006 oleh Kementerian Kesehatan. Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP) adalah sistem yang mengatur pelaporan penggunaan Narkotika dan Psikotropika dari Unit Layanan (Puskesmas, Rumah Sakit dan Apotek) ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan pelaporan elektronik selanjutnya Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melaporkan ke tingkat yang lebih tinggi (Dinkes Provinsi dan Ditjen Binfar dan Alkes) melalui mekanisme pelaporan online yang menggunakan fasilitas internet Pengelolaan Psikotropika Menurut Undang-undang No. 5 tahun 1997 psikotropika adalah zat atau obat, baik alamiah maupun sintetis bukan narkotika yang berkhasiat psikoaktif melalui pengaruh selektif pada susunan saraf pusat yang menyebabkan perubahan khas pada aktivitas mental dan perilaku. Psikotropika hanya dapat digunakan untuk kepentingan pelayanan kesehatan dan atau ilmu pengetahuan. Tujuan pengaturan di bidang psikotropika adalah untuk menjamin ketersediaan psikotropika guna kepentingan pelayanan kesehatan dan ilmu pengetahuan, mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika, serta memberantas peredaran gelap psikotropika.

29 Pemesanan Psikotropika Pemesanan psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika yang ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nomor SIK (Lampiran 10). Surat pesanan tersebut dibuat rangkap tiga dan setiap surat dapat digunakan untuk memesan beberapa jenis psikotropika Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan psikotropika belum diatur di dalam perundang-undangan atau peraturan lainnya. Untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan psikotropika maka sebaiknya obat golongan psikotropika disimpan pada rak atau lemari khusus Penyerahan Psikotropika Penyerahan psikotropika oleh apotek hanya dapat dilakukan kepada apotek lain, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter dan pasien. Penyerahan psikotropika oleh apotek dilaksanakan berdasarkan resep dokter Pemusnahan Psikotropika Pada Undang-undang No. 5 tahun 1997 pasal 53 disebutkan bahwa pemusnahan psikotropika dilaksanakan dalam hal berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa memenuhi standar dan persyaratan yang berlaku dan/atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi psikotropika, kadaluwarsa, dan tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada pelayanan kesehatan dan/atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Setiap pemusnahan psikotropika, wajib dibuatkan berita acara Pelaporan Psikotropika Apotek berkewajiban menyusun dan mengirimkan laporan bulanan melalui perangkat lunak atau program Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika (SIPNAP). Mekanisme pelaporan psikotropika sama dengan pelaporan narkotika.

30 Pengadaan Persediaan Apotek Pengadaan persediaan farmasi merupakan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkan fungsi perencanaan dan penganggaran. Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup dengan kualitas harga yang dapat dipertanggungjawabkan dalam waktu dan tempat tertentu secara efektif dan efisien menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku (Quick, 1997). Pengadaan harus memenuhi beberapa syarat, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : a. Doematig, artinya sesuai tujuan/sesuai rencana. Pengadaan harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakam sebelumnya. b. Rechtmatig, artinya sesuai hak/sesuai kemampuan. c. Wetmatig, artinya sistem/cara pengadaannya harus sesuai dengan ketentuanketentuan yang berlaku. Secara umum, jenis pengadaan berdasarkan waktu terdiri dari (Quick, 1997) : a. Annual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan satu kali dalam satu tahun. b. Scheduled purchasing, yaitu pemesanan dilakukan secara periodik dalam waktu tertentu misalnya mingguan, bulanan, dan sebagainya. c. Perpetual purchasing, yaitu pemesanan dilakukan setiap kali tingkat persediaan rendah. d. Kombinasi antara annual purchasing, scheduled purchasing, dan perpetual purchasing. Pengadaan dengan pemesanan yang bervariasi waktunya seperti cara ini dapat diterapkan tergantung dari jenis obat yang dipesan. Misalnya, obat impor dari suatu negara dimana devaluasi mata uang menjadi masalah utama, atau obat berharga murah yang jarang digunakan cukup dipesan sekali dalam setahun saja. Obat-obatan yang relatif slow moving tetapi digunakan secara reguler dapat dipesan secara periodik setiap tahun (scheduled purchasing), dan obat-obatan yang banyak diminati dan obat-obatan yang harganya sangat mahal maka pemesanan dilakukan secara perpetual purchasing.

31 23 Setelah menentukan jenis pengadaan yang akan diterapkan berdasarkan frekuensi dan waktu pemesanan, maka pengadaan barang di apotek dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu (Seto, Yunita&Lily, 2004) : a. Pembelian kontan Dalam pembelian kontan, pihak apotek langsung membayar harga obat yang dibeli dari distributor. Biasanya dilakukan oleh apotek yang baru dibuka karena untuk melakukan pembayaran kredit apotek harus menunjukkan kemampuannya dalam menjual. b. Pembelian kredit Pembelian kredit adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada waktu jatuh tempo yang telah ditetapkan, misalnya 30 hari setelah obat diterima apotek. c. Pembelian konsinyasi (titipan obat) Pembelian konsinyasi adalah titipan barang dari pemilik kepada apotek, dimana apotek bertindak sebagai agen komisioner yang menerima komisi bila barang tersebut terjual. Bila barang tersebut tidak terjual sampai batas waktu kadaluarsa atau waktu yang telah disepakati maka barang tersebut dapat dikembalikan pada pemiliknya Pengendalian Persediaan Apotek Pengendalian persediaan berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan obat di apotek untuk menjamin kelancaran pelayanan pasien secara efektif dan efisien. Unsur dari pengendalian persediaan mencakup penentuan cara pemesanan atau pengadaan hingga jumlah persediaan yang optimum dan yang harus ada di apotek untuk menghindari kekosongan persediaan Parameter pengendalian persediaan apotek Dalam mengendalikan persediaan di apotek, parameter-parameter yang harus diperhatikan antara lain adalah konsumsi rata-rata, lead time, safety stock, persediaan minimum, persediaan maksimum, dan perputaran persediaan.

32 24 a. Konsumsi rata-rata Konsumsi rata-rata sering juga disebut permintaan (demand). Permintaan yang diharapkan pada pemesanan selanjutnya merupakan variabel kunci yang menentukan berapa banyak stok barang yang harus dipesan (Quick, 1997). b. Lead Time (Waktu Tunggu) Lead time merupakan waktu tenggang yang dibutuhkan mulai dari pemesanan sampai dengan penerimaan barang dari suplier yang telah ditentukan. Lead time ini berbeda-beda untuk setiap suplier. Faktor-faktor yang dapat berpengaruh pada lead time adalah jarak antara suplier dengan apotek, jumlah pesanan, dan kondisi suplier (Quick, 1997). c. Safety stock (Persediaan Pengaman) Safety stock merupakan persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang untuk mengantisipasi keterlambatan barang pesanan atau untuk menghadapi suatu keadaan tertentu yang diakibatkan karena perubahan pada permintaan misalnya karena adanya permintaan barang yang meningkat secara tiba-tiba (karena adanya wabah penyakit) (Quick, 1997). Safety stock dapat dihitung dengan rumus (Quick, 1997): SS = LT x CA Keterangan : SS= Safety stock LT = Lead Time CA = konsumsi rata-rata d. Persediaan minimum Persediaan minimum merupakan jumlah persediaan terendah yang masih tersedia. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum ini maka pemesanan harus langsung dilakukan agar kontinuitas usaha dapat berlanjut. Jika

33 25 barang yang tersedia jumlahnya sudah kurang dari jumlah persediaan minimum maka dapat terjadi stok kosong (Quick, 1997). e. Persediaan maksimum Persediaan maksimum merupakan jumlah persediaan terbesar yang telah tersedia. Jika jumlah persediaan telah mencapai jumlah maksimum maka tidak perlu lagi melakukan pemesanan untuk menghindari terjadinya stok mati yang dapat menyebabkan kerugian (Quick, 1997). Rumus perhitungan persediaan maksimum adalah (Quick, 1997): S max = S min + (PP x CA) Keterangan : S max S min PP CA = Persediaan maksimum = Persediaan minimum = Periode pengadaan = Konsumsi rata-rata f. Perputaran persediaan Perputaran persediaan menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving (Quick, 1997). Perputaran persediaan dihitung dengan cara : Perputaran persediaan = So+P-Sn Sr Keterangan : So = Persediaan awal Sn = Persediaan Akhir P = Jumlah pembelian Sr = Persediaan rata-rata g. Jumlah pesanan (Economic Order Quantity / Economic Lot Size) Di apotek, jumlah persediaan yang harus ada adalah persediaan untuk jangka waktu tertentu dan disesuaikan dengan kebijakan pada pola kebutuhan.

34 26 Persediaan dirancang agar setiap saat harus tersedia dan sekaligus untuk mengantisipasi permintaan yang tidak menentu, kemampuan suplier yang terbatas, waktu tenggang pesanan yang tidak menentu, ongkos kirim mahal, dan sebagainya. Faktor yang dipertimbangkan untuk membangun persediaan berkaitan dengan biaya dan resiko penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya pemeliharaan (Quick, 1997). Merancang jumlah persediaan dapat dilakukan dengan perhitungan jumlah pesanan yang ekonomis atau dikenal dengan rumus Economic Order Quality (EOQ) (Quick, 1997) : EOQ = Keterangan : R = Jumlah kebutuhan dalam setahun P = Harga barang / unit S = Biaya memesan tiap kali pemesanan I = % Harga persediaan rata-rata h. ReOrder Point (ROP / Titik pemesanan) Titik pemesanan merupakan saat dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman (safety stock) sama dengan nol atau saat mencapai nilai persediaan minimum. Pada keadaan khusus (mendesak), dapat dilakukan pemesanan langsung tanpa harus menunggu hari pembelian yang telah ditentukan bersama antar apotek dan suplier (Quick, 1997). Rumus perhitungan ROP adalah (Quick, 1997) : ROP = SS + LT Keterangan : ROP = Recoder point SS = Safety stock LT = Lead time

35 27 Gambar 2.5. Diagram Model Pengendalian Persediaan (Quick, 1997) Penentuan Prioritas Pengadaan Dalam melakukan pengadaan dibutuhkan penentuan prioritas barang yang akan dipesan. Pemilihan prioritas pengadaan dapat dilakukan dengan berbagai metode. Penyusunan prioritas dapat dilakukan dengan menggunakan metode sebagai berikut (Quick, 1997): a. Analisa VEN (Vital, Esensial, Non-esensial) Metode ini mengelompokan obat berdasarkan nilai kepentingan dan vitalitas obat terhadap pelayanan kesehatan untuk melayani permintaan untuk pengobatan. 1) V (Vital) Obat yang tergolong dalam kategori vital adalah obat untuk menyelamatkan hidup manusia atau untuk pengobatan karena penyakit yang mengakibatkan kematian. Pengadaan obat golongan ini diprioritaskan.

36 28 2) E (Esensial) Kategori esensial digunakan untuk obat-obat yang banyak diminta untuk digunakan dalam tindakan atau pengobatan penyakit terbanyak di masyarakat. Dengan kata lain, obat-obat golongan ini adalah obat yang fast-moving. 3) N (Non-esensial) Kategori non-esensial untuk obat-obat pelengkap yang sifatnya tidak esensial, tidak digunakan untuk penyelamatan hidup maupun pengobatan penyakit terbanyak, contohnya suplemen vitamin. b. Analisa Pareto (ABC) Analisa pareto disusun berdasarkan penggolongan persediaan yang mempunyai nilai harga yang paling tinggi. Pareto membagi persediaan berdasarkan atas nilai rupiah (volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode dikalikan harga per unit). Kriteria kelas dalam klasifikasi ABC adalah: 1) Kelas A Persediaan yang memiliki volume rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 20% dari seluruh item. Kelas A memiliki dampak biaya yang tinggi terhadap biaya pengadaan. Pengendalian khusus dilakukan secara intensif (Seto, Yunita&Lily, 2004). 2) Kelas B Persediaan yang memiliki volume rupiah yang menengah. Kelas ini mewakili sekitar 20 % dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sekitar 30 % dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). 3) Kelas C Persediaan yang memiliki volume rupiah yang rendah. Kelas ini mewakili sekitar 10% dari total nilai persediaan, tapi terdiri sekitar 50% dari seluruh item (Seto, Yunita&Lily, 2004). Analisis pareto dilakukan dengan menghitung nilai investasi dari tiap sediaan obat dengan cara : 1) Menghitung total investasi tiap jenis obat.

37 29 2) Pengelompokan obat berdasarkan nilai investasi dan diurutkan mulai dari nilai investasi terbesar hingga terkecil. 3) Syarat pengelompokan adalah sebagai berikut: Kelompok A dengan nilai investasi 70% dari total investasi obat keseluruhan; Kelompok B dengan nilai investasi 20% dari total investasi obat keseluruhan; Kelompok C dengan nilai investasi 10% dari total investasi obat keseluruhan. c. Analisa VEN-ABC Metode analisa ini mengkombinasi kedua metode sebelumnya. Dalam metode ini pengelompokan barang berdasarkan volume dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Analisa VEN-ABC menggabungkan analisa pareto dan VEN dalam suatu matriks sehingga analisa menjadi lebih tajam (Quick, 1997). Matriks dapat dibuat sebagai berikut : V E N A VA EA NA B VB EB NB C VC EC NC Gambar 2.2. Matriks analisa VEN-ABC Matriks tersebut dapat dijadikan dasar dalam menetapkan prioritas untuk menyesuaikan anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Semua obat vital dan esensial dalam kelompok A, B, dan C harus tersedia. Tetapi kuantitasnya disesuaikan dengan kebutuhan konsumen apotek. Untuk obat nonesensial dalam kelompok A tidak diprioritaskan, sedangkan kelompok B dan C pengadaannya disesuaikan dengan kebutuhan (Quick, 1997).

38 Strategi Pemasaran Apotek Strategi pemasaran yang umumnya dilakukan oleh apotek adalah analisis AIDA (Attention, Interest, Desire, Action). Analisis AIDA merupakan suatu rangkaian proses dimulai dari menarik perhatian calon pembeli hingga pembeli memutuskan untuk membeli di apotek Attention Strategi ini merupakan upaya apotek untuk dapat menarik perhatian pengunjung/konsumen, yang dapat dilakukan dengan: a. Membuat desain eksterior apotek semenarik mungkin, seperti membuat papan nama yang besar dan memasang neon box agar mudah terlihat oleh orang yang lewat. b. Mendesain bangunan agar terlihat menarik dan juga memperhatikan kondisi ekonomi di lingkungan tempat pendirian apotek. Misalnya, jika apotek berada di lingkungan daerah menengah ke atas, maka desainnya dapat dibuat lebih mewah agar tampak meyakinkan pengunjung di lingkungan tersebut bahwa obat yang dijual lengkap dan berkualiatas. Namun sebaliknya, apabila apotek didirikan di lingkungan menengah ke bawah, maka desain yang dipilih tidak perlu mewah agar tidak membuat pengunjung merasa enggan atau ragu untuk datang karena memiliki sugesti obat yang dijual di apotek tersebut mahal. c. Menggunakan kaca transparan pada sisi depan apotek agar desain interior apotek dapat terlihat dari luar Interest Strategi ini bertujuan untuk menimbulkan keinginan pengunjung untuk masuk ke dalam apotek, yang dapat dilakukan dengan cara menyusun obat fast moving yang dipajang di ruang tunggu agar menarik untuk pembeli sehingga dapat langsung terlihat oleh pengunjung saat memasuki apotek. Selain itu, obat dapat disusun dengan menarik yaitu dengan memperhatikan warna kemasan dan disusun berdasarkan efek farmakologis.

39 Desire Langkah selanjutnya setelah pengunjung masuk ke dalam apotek adalah menimbulkan keinginan mereka untuk membeli obat. Upaya yang dapat dilakukan adalah melayani pengunjung dengan ramah, cepat tanggap dengan keinginan pelanggan, meningkatkan kelengkapan obat, dan memberikan harga yang bersaing Action Setelah melalui beberapa tahap diatas, akhirnya pengunjung apotek tersebut memutuskan mengambil sikap untuk menjadi pembeli obat di apotek. Pada tahap ini pembeli akan merasakan sendiri pelayanan yang diberikan apotek. Pelayanan yang dapat diberikan antara lain dengan menunjukkan kecepatan pelayanan dan pemberian informasi yang diperlukan.

40 BAB 3 TINJAUAN UMUM PT. KIMIA FARMA, Tbk PT. Kimia Farma (Persero), Tbk Sejarah Singkat PT. Kimia Farma terbentuk sejak dikeluarkannya Undang-Undang No.74/1957 yang menyebutkan bahwa para penguasa perang dapat mengambil alih dan menguasai semua perusahaan Belanda yang beroperasi di seluruh wilayah Republik Indosnesia. Semenjak ditetapkannya Undang-Undang tersebut, pada tahun 1958 perusahaan-perusahaan swasta milik Belanda yang berada di Republik Indonesia mengalami proses nasionalisasi dan dibentuk menjadi Bapphar (Badan Pusat Penguasaan Perusahaan Farmasi Belanda. Berdasarkan UU no. 19/Prp/tahun 1960 tentang Perusahaan Negara (PN) dan PP No.69 Tahun 1961, Departemen Kesehatan mengubah Bapphar menjadi Badan Perusahaan Umum (BPU) Farmasi Negara dan membentuk beberapa Perusahaan Negara Farmasi (PNF) yaitu; Radja Farma (Jakarta), Nurani Farma (Jakarta), Nakula Farma (Jakarta), Bhineka Kina Farma (Bandung), Bio Farma (Bandung), Sari Husada (Jogyakarta) dan Kasa Husada (Jawa Timur). Pada perkembangan selanjutnya, melalui PP No. 3 Tahun 1969 tanggal 23 Januari 1969, PNF Radja Farma, PNF Nakula Farma, PNF Sari Husada dan PNF Bhineka Kimia Farma digabungkan dan dilebur menjadi perusahaan Farmasi dan Alat Kesehatan Bhineka Kimia Farma. Pada tanggal 19 Maret 1971 pemerintah melalui Peraturan Pemerintah No. 16 tahun 1971, mengalihkan bentuk PN Farmasi Kimia Farma menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Pada tahun 1997 PT. Kimia Farma menjadi sebuah perusahaan terbuka (Tbk.) sehingga masyarakat ikut serta dalam kepemilikan saham di PT. Kimia Farma. Pada tanggal 4 Januari 2002 didirikan 2 anak perusahaan yaitu PT. Kimia Farma Apotek dan PT. Kimia Farma Trading and Distribution untuk dapat mengelola perusahaan lebih terarah dan berkembang dengan cepat. PT. Kimia Farma Apotek saat ini, memiliki 34 unit Bisnis Manager (Business Manager BM) dan 390 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, sedangkan PT. Kimia Farma Trading and Distribution memiliki 2 wilayah pasar dan 34 cabang PBF (Pedagang Besar Farmasi). 32

41 Visi dan Misi Visi Komitmen pada peningkatan kualitas kehidupan, kesehatan dan lingkungan Misi a. Mengembangkan industri kimia dan farmasi dengan melakukan penelitian dan pengembangan produk yang inovatif. b. Mengembangkan bisnis pelayanan kesehatan terpadu (health care provider) yang berbasis jaringan distribusi dan jaringan apotek. c. Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia dan mengembangkan sistem informasi perusahaan Struktur Organisasi PT Kimia Farma (Persero) Tbk, dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang membawahi empat Direktorat, yaitu Direktorat Pemasaran, Direktorat Produksi, Direktorat Keuangan, Direktorat Umum dan Personalia. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Tbk, dapat dilihat pada Lampiran 2. PT Kimia Farma (Persero) Tbk. mempunyai 2 anak perusahaan, yaitu PT Kimia Farma Trading & Distribution dan PT Kimia Farma Apotek yang masingmasing berperan dalam penyaluran sediaan farmasi, baik distribusi melalui PBF maupun pelayanan kefarmasian melalui apotek. Dalam upaya perluasan, penyebaran, pemerataan, dan pendekatan pelayanan kefarmasian pada masyarakat, PT Kimia Farma Tbk. telah membentuk jaringan distribusi yang terorganisir, yaitu PT. Kimia Farma Trading & Distribution (T&D) yang membawahi PBF yang tersebar di seluruh Indonesia. Wilayah usaha PT Kimia Farma T & D dibagi menjadi dua wilayah pasar yang keseluruhannya membawahi 35 Cabang PBF di seluruh Indonesia. PBF mendistribusikan produk-produk baik berasal dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk., maupun dari produsen-produsen yang lain ke apotek-apotek, toko obat dan institusi pemerintahan maupun swasta.

42 34 Sampai dengan Agustus 2011, PT Kimia Farma Apotek mempunyai 397 apotek yang terkoordinasi dalam 34 Bisnis Manager, sehingga sangat memungkinkan terwujudnya penyebaran dan pemerataan obat-obatan baik untuk sektor swasta maupun pemerintah. Upaya peningkatan pelayanan di apotek dilakukan dengan cara menciptakan suasana aman dan nyaman, personil yang terampil dan ramah tamah, harga yang bersaing, dan kecepatan pelayanan dan kelengkapan resep PT Kimia Farma Apotek PT. Kimia Farma Apotek merupakan anak perusahaan dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk, yang bergerak di bidang retail farmasi. PT. Kimia Farma Apotek didirikan pada 4 Januari 2002, hingga sekarang PT. Kimia Farma Apotek membawahi Apotek Kimia Farma dan wilayah usahanya terbagi menjadi 34 Unit Bisnis dan sekitar 42 pedagang Besar farmasi (PBF) yang menaungi kurang lebih 361 unit apotek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Tiap-tiap Unit Bisnis (Bisnis Manager/BM) membawahi apotek pelayanan yang berada di wilayah usahanya. Struktur organisasi bisnis manager dapat dilihat pada lampiran Visi dan Misi Visi Menjadi perusahaan jaringan layanan Farmasi yang terkemuka di Indonesia Misi a. Memberikan jasa layanan prima atas ritel farmasi dan jasa terkait serta memberikan solusi jasa layanan kefarmasian bagi pelanggan. b. Meningkatkan nilai perusahaan untuk pemegang saham dan pihak-pihak yang berkepentingan dengan berdasarkan prinsip GCG (Good Corporate Governance). c. Mengembangkan kompetensi dan komitmen SDM yang lebih profesional untuk meningkatkan nilai perusahaan dan kesejahteraan SDM.

43 Logo PT Kimia Farma Apotek Gambar 3.1. Logo PT. Kimia Farma a. Simbol Matahari Paradigma baru : Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru kehidupan yang lebih baik. Optimis : Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah penggambaran optimisme kimia farma dalam menjalankan bisnisnya. Komitmen : Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur dan terus-menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam menjalankan segala tugas yang diemban oleh kimia farma dalam bidang farmasi dan kesehatan. Sumber energi : Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan kimia farma baru memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat. Semangat yang abadi : Warna orange berarti semangat, warna biru adalah keabadian. Harmonisasi antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi. b. Jenis Huruf Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma yang disesuaikan dengan nilai dan image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas harus berbeda dengan identitas yang telah ada.

44 36 c. Sifat Huruf Kokoh :Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang farmasi yang memiliki bisnis dari hulu ke hilir, dan merupakan perusahaan farmasi pertama yang dimiliki Indonesia. Dinamis :Dengan jenis huruf italic memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan. Bersahabat :Dengan jenis huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma dalam melayani konsumennya Struktur Organisasi Sesuai dengan SK. Dir Kimia Farma Apotek No. KEP 023./ DIR-KFA/ VI/2005, tanggal 22 Juni 2005, PT. Kimia Farma Apotek dipimpin oleh seorang direktur (Direktur Utama). Direktur Utama membawahi 3 direktur (Direktur Operasional, direktur keuangan, dan Direktur Pengembangan. Direktur Operasional dan pengembangan sendiri membawahi : Manager Evaluasi operasional, Manager Pengembangan Pasar, Manager Pelayanan dan Logistik, dan Manager Bisnis. Direktur SDM dan Umum membawahi Manager SDM, dan Manager Umum. Direktur Keuangan membawahi Manager Keuangan, Manager Teknologi Informasi, dan Manager Akuntansi dan Perpajakan. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi PT Kimia Farma Apotek dapat dilihat pada Lampiran 1. Organisasi Kimia Farma Apotek terdiri dari Bisnis Manager (BM) dan Apotek Pelayanan. Bisnis Manager membawahi beberapa Apotek Pelayanan yang berada dalam suatu wilayah. Bisnis Manager bertugas menangani pengadaan, penyimpanan barang dan administrasi apotek pelayanan yang berada di bawahnya. Sedangkan apotek pelayanan hanya melaksanakan fungsi pelayanan. Dengan adanya konsep BM diharapkan pengelolaan aset dan keuangan dari apotek dalam satu area menjadi lebih efektif dan efisien, demikian juga kemudahan dalam pengambilan keputusan-keputusan yang menyangkut antisipasi dan penyelesaian masalah.

45 37 Secara umum keuntungan yang diperoleh melalui konsep BM adalah : a. Koordinasi modal kerja menjadi lebih mudah. b. Apotek pelayanan akan lebih fokus pada kualitas pelayanan, sehingga mutu pelayanan akan meningkat yang diharapkan akan berdampak pada peningkatan penjualan. c. Merasionalkan jumlah SDM terutama tenaga administrasi yang diharapkan berimbas pada efisiensi biaya administrasi. d. Meningkatkan bargaining dengan pemasok untuk memperoleh sumber barang dagangan yang lebih murah, dengan maksud agar dapat memperbesar range margin atau HPP rendah. PT.Kimia Farma Apotek membawahi 34 wilayah Unit Bisnis yang mengelola sebanyak 400 Apotek yang tersebar di seluruh Indonesia. Untuk wilayah Jabodetabek dibagi menjadi lima Unit Bisnis, yaitu: a. Bisnis Manager Jaya I, membawahi wilayah Jakarta Selatan dan Jakarta Barat dengan BM (Bisinis Manajer) di Apotek Kimia Farma No. 42, Kebayoran Baru. b. Bisnis Manager Jaya II, membawahi wilayah Jakarta Pusat, Jakarta Timur, Jakarta Utara dan Bekasi, dengan BM di Apotek Kimia Farma No.48, di Matraman. c. Bisnis Manager Bogor, membawahi wilayah Bogor, Depok, dan Sukabumi dengan BM di Apotek Kimia Farma No.7, Bogor. d. Bisnis Manager Tangerang membawahi wilayah Provinsi Banten dengan BM di Apotek Kimia Farma No. 78, Tangerang. e. Bisnis Manager Rumah Sakit di Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo (RSCM). Bisnis Manager secara struktur organisasi langsung membawahi para manager apotek pelayanan dan membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsifungsi yang menjalankan perannya masing-masing. Struktur organisasi bisnis manager dapat dilihat pada Lampiran 2..

46 BAB 4 TINJAUAN KHUSUS KIMIA FARMA NO.7 BOGOR 4.1. Bisnis Manajer Wilayah Bogor Bisnis Manajer wilayah Bogor membawahi 20 apotek pelayanan yang tersebar di wilayah Bogor, Depok, Sukabumi dan Cianjur. Bisnis Manajer wilayah Bogor bertempat di Apotek Kimia Farma No.7, Jl. Ir. H. Juanda No.30, Bogor. Bisnis Manajer bertanggung jawab terhadap kegiatan pengadaan dan administrasi dari apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Struktur organisasi Bisnis Manajer terdiri dari seorang Manajer Bisnis yang langsung membawahi para Manager Apotek Pelayanan (MAP) dan membawahi supervisor akuntasi dan keuangan serta supervisor inventory. Masing-masing dari bagian tersebut terdiri dari fungsi-fungsi yang menjalankan perannya masing-masing. Struktur organisasi bisnis manager dapat dilihat pada Lampiran Manajer Bisnis Tugas dari seorang manajer bisnis adalah mengarahkan, mengelola, dan mengawasi kegiatan operasional beberapa apotek di wilayahnya baik dari sisi penjualan dan pelayanan, untuk memastikan pencapaian target operasional yang telah ditentukan baik dari segi penjualan, keuntungan, dan lainnya. Adapun tanggung jawab utama dari manajer bisnis adalah: 1. Merencanakan, mengelola, mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan bisnis dan operasional unit bisnis sesuai dengan kebijakan yang digariskan PT Kimia Farma Apotek. 2. Merencanakan dan menyusun rencana kerja serta anggaran perusahaan unit bisnisnya. 3. Mengendalikan dan mengawasi penggunaan anggaran operasional. 4. Merencanakan, mengkoordinasikan, melaksanakan, dan menganalisis pengembangan usaha di daerahnya berkoordinasi dengan manajer pelayanan dan pengembangan usaha. 5. Mengevaluasi dan meningkatkan standar pelayanan yang ada di unitnya. 38

47 Bagian Pengadaan Dipimpin oleh supervisor Inventory yang bertanggung jawab langsung pada Bisnis Manajer. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian pembelian haruslah merencanakan semua perbekalan farmasi yang akan dibeli secara cermat dan sesuai dengan kebutuhan apotek-apotek pelayanan yang berada di bawah pengelolaannya. Tanggung jawab utama bagi supervisor Inventory adalah: 1. Melaksanakan pengecekan dan validasi BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) dari apotek pelayanan untuk memastikan pemesanan barang/obat obatan kepada distributor/pbf (Pedagang Besar Farmasi) yang dibutuhkan apotek pelayanan sesuai dengan rencana dan ketentuan serta prosedur yang berlaku. 2. Membuat perencanaan dan pengadaan barang untuk seluruh unit bisnis apotek berdasarkan pareto penjualan apotek. 3. Melakukan pemeriksaan terhadap ketersediaan barang di gudang, sebelum dilakukan pemesanan barang kepada distributor untuk memastikan ketepatan dalam pemenuhan ketersediaan barang. 4. Membuat SPB (Surat Pesanan Barang) sebagai bukti pemesanan barang/obatobatan kepada distributor/pbf dan permintaan pengiriman barang/obat-obatan secara langsung dari distributor/pbf kepada apotek pelayanan, untuk memastikan bahwa distributor/pbf memberikan dan mengirimkan barang/obat-obatan yang sesuai dengan pesanan kepada apotek pelayanan. 5. Melakukan pemesanan barang/obat-obatan sekaligus melakukan negosiasi diskon harga (waktu kegiatan dan waktu pembayaran) dan bonus dengan distributor/pbf untuk mendapatkan harga yang kompetitif. 6. Melakukan verifikasi faktur dan BPBA dari seluruh apotek pelayanan 7. Memberikan faktur untuk verifikasi lebih lanjut terhadap barang yang sudah dicek kepada administrasi pembelian/hutang dagang, memastikan pengarsipan faktur dan memperlancar proses pembayaran hutang kepada distributor/pbf. 8. Melaksanakan rekapitulasi koreksi harga dan penambahan barang/obat-obatan. 9. Melaksanakan pemilihan distributor/pbf.

48 Bagian Keuangan Bagian keuangan dijalankan oleh supervisor keuangan dan akuntansi (petugas kasir besar) yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Tugas kasir besar adalah: 1. Menyiapkan uang sebagai modal awal untuk diserahkan ke kasir apotek. 2. Menerima setoran penjualan tunai berdasarkan bukti setoran kasir dari apotek pelayanan. 3. Menerima hasil penagihan piutang dagang berupa uang tunai, cek atau giro dari bagian penagihan. 4. Mengeluarkan uang untuk keperluan rutin dengan sepengetahuan/perintah unit BM seperti: uang transpor, gaji pegawai, pembayaran hutang dagang yang telah jatuh tempo, dan lain-lain. 5. Membuat laporan mingguan saldo kas/bank. Tanggung jawab kasir besar adalah: a. Menerima dan mengeluarkan uang (surat berharga) sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang sah dan disetujui oleh APA. b. Menjaga dan memelihara keamanan dari risiko kehilangan dan kerusakan uang (surat berharga). c. Bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan Bagian Administrasi/Ketatausahaan Fungsi bagian administrasi/ketatausahaan adalah sebagai pelaksana pembuatan laporan akuntansi keuangan dan sebagai pengawas kesesuaian proses pelaksanaan pengumpulan data, pencatatan, penyajian laporan dan pengarsipan data dari seluruh fungsi kegiatan yang ada di apotek terhadap sistem yang berlaku di apotek. Bagian ini dipimpin oleh seorang supervisor administrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada Bisnis Manajer. Supervisor administrasi dan keuangan bertugas mengkoordinir semua kegiatan administrasi di apotek yang ada dibawahnya, meliputi administrasi hutang dagang, administrasi piutang dagang, administrasi kas bank, administrasi pajak, administrasi inkaso dan administrasi umum.

49 Administrasi hutang dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi pembelian barang di apotek, yaitu: a. Mencatat seluruh faktur pembelian di kartu hutang masing-masing distributor sebagai hutang dagang. b. Menerima kontrabon dari distributor (faktur asli, pajak dan surat pesanan) dan membuat tanda terima faktur untuk distributor seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. c. Mencocokkan salinan faktur dengan yang asli dan menyimpannya sampai jatuh tempo. d. Menyerahkan struk hutang dagang ke bagian keuangan untuk dibuatkan bukti pengeluaran kas. e. Melengkapi berkas-berkas seperti faktur asli, salinan faktur, SP barang dan bukti pengeluaran kas untuk diserahkan ke kasir besar. f. Membuat laporan hutang dagang. g. Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang Administrasi piutang dagang Bagian ini melaksanakan semua kegiatan administrasi penjualan kredit di apotek, kegiatannya meliputi: a. Mengumpulkan faktur-faktur resep kredit setiap hari disertai faktur penjualan, copy resep dan kuitansi dan mengelompokkannya berdasarkan masingmasing debitur. b. Membuat rekap tagihan perbulan untuk masing-masing debitur. c. Membuat kuitansi penagihan perbulan untuk masing-masing debitur (dibuat 5 rangkap yaitu 1 untuk bagian administrasi inkaso, 1 lembar untuk bagian administrasi piutang dagang dan 3 lembar untuk ditagihkan kepada debitur). d. Mencocokkan resep/faktur penjualan kredit dengan data yang ada di komputer. e. Mencatat piutang dagang dalam kartu piutang dagang. f. Membuat laporan piutang dagang setiap bulan.

50 Administrasi pajak Bagian administrasi pajak bertugas untuk mengurus seluruh administrasi pajak yang ada di Bisnis Manajer wilayah Bogor, meliputi: 1. Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPN (Pajak Pertambahan Nilai). 2. Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal Membuat laporan pajak setiap bulan untuk PPH pasal Administrasi inkaso Kegiatan bagian administrasi inkaso meliputi : a. Bertanggung jawab menyimpan dan menerbitkan alat-alat tagih (dibuat oleh bagian administrasi piutang dagang) yang terdiri dari rekap tagihan, kuitansi penagihan dan bukti fotokopi resep kredit. b. Setiap bulan, menerbitkan tagihan ke masing-masing debitur, kemudian dibuat tanda terima kuitansi dari debitur. c. Tanda terima kuitansi kemudian disimpan di map tunggu sampai jatuh tempo pelunasan piutang tiba. d. Setelah jatuh tempo, tanda terima kuitansi ditagihkan ke debitur oleh bagian penagihan untuk dilunasi oleh debitur, hasil pelunasan diserahkan ke bagian kasir besar. e. Setelah dilunasi, bagian administrasi inkaso akan menerbitkan nota inkaso sebagai bukti pelunasan piutang. f. Setiap bulan dilakukan stok kuitansi untuk melihat apakah terdapat debitur yang belum melunasi piutangnya Administrasi kas bank Bagian ini bertugas untuk mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran melalui kas atau bank. Kegiatannya adalah membuat laporan saldo kas/bank berdasarkan dokumen penjualan tunai dan penerimaan piutang, pembayaran hutang dan dokumen biaya variabel dan biaya tetap.

51 Administrasi Umum Administrasi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian umum dan bagian sumber daya manusia/kepegawaian. Setiap bagian tersebut mempunyai tugas tersendiri, adapun tugas dari bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut : Tugas bagian umum : 1. Menyiapkan bahan-bahan rapat. 2. Melakukan kegiatan surat menyurat. 3. Bertanggung jawab terhadap seluruh barang inventaris perusahaan. Tugas bagian SDM/kepegawaian : 1. Membuat daftar gaji pegawai, IP (Iuran Pensiun), ISP (Iuran Sosial Pensiun), Iuran Jamsostek. 2. Mengajukan kenaikan pangkat dan membuat surat usulan kenaikan pangkat bagi pegawai. Tugas Bagian Teknologi Informasi (IT) bertanggung jawab atas kelancaran sistem yang digunakan di Bisnis Manajer wilayah Bogor baik software maupun hardware Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lokasi Apotek Apotek Kimia Farma No.7 terletak dikawasan yang sangat strategis yaitu berada di tepi jalan besar dua arah dengan halaman yang luas, mudah diakses, dapat dilewati oleh mobil pribadi, kendaraan umum, dekat dengan kebun raya Bogor dan disekitarnya merupakan daerah perkantoran Tata Ruang Apotek Bangunan apotek terdiri dari 4 lantai, dimana lantai besmen digunakan untuk tempat laboratorium dan optik, serta di tempat terpisah juga digunakan sebagai gudang sementara berisi rak obat dan lemari pendingin untuk meletakkan obat. Lantai 1 digunakan untuk kegiatan apotek pelayanan resep umum, lantai 2 digunakan untuk kegiatan apotek pelayanan resep asuransi kesehatan (askes) dan sebagai tempat beberapa praktek dokter, sedangkan lantai 3 digunakan untuk

52 44 kegiatan Bisnis Manajer untuk wilayah Bogor. Tata ruang/denah Apotek Kimia Farma No.7 dapat dilihat pada lampiran 3. Ruang di Apotek KF No.7 diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pelaksanaan aktivitas pelayanan apotek, memberikan suasana nyaman bagi pasien dan pegawai apotek. Adapun pembagian ruang atau tempat yang terdapat di dalam apotek antara lain : a. Ruang tunggu Dalam ruang ini tersedia tempat duduk dengan jumlah yang memadai, tempat sampah, ventilasi udara dan cahaya yang cukup serta dilengkapi dengan pendingin ruangan, pengharum ruangan otomatis, dan televisi sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi pasien yang menunggu. b. Tempat penyerahan resep dan pengambilan obat Tempat ini berupa counter yang tingginya kurang lebih 1 meter untuk kegiatan penyerahan resep dan pengambilan obat. Terdapat 3 counter yang dapat melayani penyerahan dan pengambilan obat. Di tempat ini terdapat komputer sehingga petugas dapat langsung terhubung dengan sistem informasi yang berisi harga dan stok obat serta menyimpan data tentang pasien dan penjualan obat. c. Swalayan farmasi Ruangan ini berada di sebelah kanan dari pintu masuk apotek dan mudah terlihat dari ruang tunggu pasien. Barang-barang yang dijual di swalayan farmasi adalah obat-obat bebas, obat bebas terbatas, jamu/obat herbal, berbagai macam produk suplemen, produk-produk susu, minyak angin, bedak tabur, alat kesehatan, dan lain sebagainya. d. Tempat peracikan obat Ruangan ini terletak di bagian samping tempat penyerahan resep. Di ruangan ini dilakukan peracikan obat-obat yang dilayani berdasarkan resep dokter. Ruangan ini dilengkapi fasilitas untuk peracikan seperti timbangan,

53 45 blender, lumpang dan alu, gelas ukur, sealing equipment, bahan baku dan alatalat untuk meracik lainnya. e. Tempat penyiapan obat non racikan Tempat penyiapan obat non racikan berada di sebelah tempat penyerahan resep. Pada meja tersebut terdapat perlengkapan penyiapan obat seperti etiket, plastik pengemas, lem, copy resep, kuitansi, stempel, dll. f. Tempat penyimpanan obat Obat disimpan di rak-rak yang berisi kotak-kotak obat. Rak obat dipisahkan berdasarkan kelompok efek farmakologis obat dan disusun berdasarkan alfabetis. Selain itu terdapat lemari pendingin untuk penyimpanan sediaan farmasi yang termolabil. Terdapat juga lemari kaca terkunci yang berisi lemari khusus yang terkunci untuk menyimpan narkotika dan psikotropika yang kuncinya hanya dipegang oleh Asisten yang diberi kuasa. g. Tempat administrasi Tempat administrasi berupa meja kerja yang terdapat komputer yang terhubung dengan sistem informasi apotek. Kegiatan administrasi yang dilakukan diantaranya pembuatan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA), Surat Pesanan khusus untuk narkotika dan psikotropika, rekapitulasi resep kredit, dan perhitungan keuangan kasir. h. Tempat penyerahan dan informasi obat Tempat ini berupa meja yang dilengkapi dengan kursi untuk tempat duduk pasien. Fasilitas tersebut disediakan untuk mempermudah penyampaian informasi obat dan konseling.

54 46 i. Sarana penunjang Apotek Kimia Farma No.7 memiliki sarana penunjang diantaranya, tempat parkir, toilet, mushola, ruang prektek dokter umum dan 12 dokter spesialis, optik, serta mesin Anjungan Tunai Mandiri (ATM) Struktur Organisasi Apotek KF No.7 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang merangkap sebagai Bisnis Manager yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan apotek serta membawahi secara langsung Supervisor Apotek Pelayanan yang terdapat di apotek tersebut. Supervisor Apotek Pelayanan bertugas dalam membantu APA dalam mengkoordinasi kegiatan pelayanan dan administrasi di apotek. Terdapat pelaksana-pelaksana yang masing-masing memiliki tanggung jawab lain selain menyiapkan obat dan memberikan obat kepada pasien, seperti Asisten Apoteker (AA) yang bertanggung jawab mengurusi penjualan resep kredit ataupun tender dengan perusahaan atau instansi. Masingmasing Asisten Apoteker (AA) juga bertanggung jawab pada rak-rak obat tertentu mengenai kerapihan, kebersihan dan kelengkapan persediaan obat Tugas dan Fungsi Tenaga Kerja Apotek Apoteker Pengelola Apotek Pimpinan Apotek Kimia Farma No.7 adalah seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang telah memiliki Surat Izin Praktek Apoteker (SIPA) dan Surat Izin Apotek. APA bertindak sebagai manajer apotek pelayanan yang memiliki kemampuan untuk merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengawasi jalannya apotek Apoteker Pendamping Apoteker pendamping adalah seorang apoteker yang bertugas memberi pelayanan farmasi ketika apoteker pengelola apotek tidak berada ditempat. Apotek Kimia Farma No. 7 mempunyai dua orang Apoteker Pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

55 Asisten Apoteker Asisten apoteker bertanggung jawab langsung kepada Manager Apotek Pelayanan. Tugas asisten apoteker adalah sebagai berikut: 1. Mengatur, mengontrol dan menyusun penyimpanan obat dan perbekalan farmasi lainnya sesuai dengan bentuk dan jenis barang yang disusun secara alfabetis. 2. Menerima resep dan memeriksa keabsahan dan kelengkapan resep sesuai dengan peraturan kefarmasian. 3. Memeriksa ketersediaan obat dan perbekalan farmasi lainnya berdasarkan resep yang diterima. 4. Memberikan harga pada setiap resep dokter yang masuk. 5. Melayani dan meracik obat sesuai dengan resep dokter antara lain menghitung dosis obat untuk racikan, menimbang bahan, meracik, mengemas obat dan memberikan etiket. 6. Membuat kuitansi atau salinan resep untuk obat yang hanya diambil sebagian atau bila diperlukan pasien. 7. Memeriksa kebenaran obat yang akan diserahkan kepada pasien meliputi bentuk sediaan, jumlah obat, nama, nomor resep dan cara pemakaian. 8. Melakukan pemeriksaan akhir terhadap hasil penyiapan obat. 9. Menyerahkan obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada pasien dan memberikan penjelasan tentang penggunaan obat atau informasi lain yang dibutuhkan. 10. Mencatat masuk dan keluarnya obat pada kartu stok barang. 11. Melakukan pelayanan informasi mengenai cara pemakaian obat melalui penyerahan obat dari asisten apoteker kepada pelanggan. 12. Membuat faktur penjualan resep, resep kredit dari instansi yang telah disepakati. 13. Mencatat/menghitung harga resep-resep kredit dari instansi sesuai dengan perjanjian yang disepakati. 14. Turut berpartisipasi dalam pelaksanaan pemeliharaan sanitasi/kebersihan di ruang peracikan.

56 Juru Resep Juru resep bertugas membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat dan perbekalan farmasi lainnya di bawah pengawasan asisten apoteker. Tugas juru resep adalah sebagai berikut: 1. Membantu Asisten Apoteker dalam menyiapkan obat, mengerjakan obatobatan racikan yang telah disiapkan oleh asisten apoteker sesuai dengan sediaan yang diminta. 2. Membuat obat-obat racikan standar di bawah pengawasan asisten apoteker. 3. Menjaga kebersihan ruangan apotek Kegiatan Apotek Kegiatan utama yang dilakukan apotek Kimia Farma No.7 meliputi kegiatan teknis kefarmasian maupun kegiatan non teknis kefarmasian Kegiatan Teknis Kefarmasian Kegiatan teknis kefarmasian yang dilakukan di apotek meliputi pengadaan, penyimpanan, peracikan, penjualan obat dan perbekalan farmasi lainnya serta pengelolaan narkotika dan psikotropika. a. Pengadaan barang Pengadaan barang di Apotek Kimia Farma No.7 dilakukan melalui Bisnis Manajer dengan sistem Distribution Center (DCs) melalui sistem online. Dengan sistem DC ini kita dapat mengetahui kebutuhan tiap-tiap apotek pelayanan yang berada dalam satu wilayah bisnis manajer, sehingga pengiriman barang berdasarkan kebutuhan masing-masing apotek. Supervisor pengadaan melakukan pemesanan barang kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang resmi dengan menerbitkan Surat Pesanan Barang/ SPB (Lampiran 4.). Barang yang dipesan akan dikirim ke gudang pusat dan selanjutnya akan didistribusikan ke masing-masing apotek beserta dokumen droping (Lampiran 5.) dan formulir serah terima barang DCs (Lampiran 6.) melalui jasa ekpedisi. Apotek pelayanan dapat melakukan permintaan mendesak (by pass) jika obat atau perbekalan farmasi lainnya dibutuhkan segera tetapi tidak ada

57 49 persediaan, permintaan dilakukan menggunakan Bon Pemesanan Barang Apotek/BPBA (Lampiran 7.) yang ditujukan kepada PBF. Khusus untuk pengadaan narkotika dan psikotropika, pengadaan dilakukan oleh masing-masing apotek pelayanan melalui Surat Pesanan (SP) khusus Narkotika dan Psikotropika dan diantar langsung ke apotek pelayanan. Pembelian obat dan perbekalan farmasi lainnya tidak saja berasal dari PBF Kimia Farma tetapi juga dari PBF atau distributor resmi/berizin lainnya. Adapun dasar pemilihan PBF atau distributor adalah sebagai berikut : 1. Ketersediaan barang 2. Kualitas barang yang dikirim dapat dipertanggungjawabkan 3. Besarnya potongan harga (diskon) yang diberikan 4. Kecepatan pengiriman barang yang tepat waktu 5. Cara pembayaran. b. Penyimpanan barang Penyimpanan adalah kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat yang aman dan dapat menjamin mutunya (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2008). Apotek Kimia Farma No.7 memiliki ruang/tempat penyimpanan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya pada sarana swalayan farmasi dan ruang peracikan. Swalayan farmasi menyediakan tempat untuk mendisplai obat bebas dan obat bebas terbatas serta informasi bagi pasien berupa brosur/leaflet. Didalam ruang peracikan, sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya disimpan didalam rak-rak/lemari yang sesuai yang memudahkan pengisian dan pengeluaran barang. Di tempat ini terdapat serangkaian kegiatan yang meliputi: penerimaan, pengawasan, pengendalian persediaan, dan pengeluaran obat. Penyimpanan sediaan farmasi disusun berdasarkan kelas terapi (sifat farmakologis), keamanan, bentuk sediaan, suhu stabilitas, dan disusun secara alfabetis. Lemari penyimpanan sediaan farmasi di ruang peracikan terdiri dari : 1. Lemari penyimpanan obat ethical/prescription drugs berdasarkan kelas terapi dan pareto

58 50 2. Lemari penyimpanan obat narkotika yang terkunci 3. Lemari penyimpanan obat psikotropika yang terkunci 4. Lemari penyimpanan Obat Keras Tertentu (OKT) yang terkunci 5. Lemari penyimpanan obat-obat mahal yang terkunci 6. Lemari penyimpanan bahan baku obat 7. Lemari penyimpanan sediaan sirup atau suspensi 8. Lemari penyimpanan sediaan obat tetes/drops dan lotion 9. Lemari penyimpanan sediaan salep dan tetes mata 10. Lemari penyimpanan sediaan injeksi dan infuse 11. Lemari pendingin untuk penyimpanan obat yang termolabil seperti suppositoria, serum, vaksin, insulin dan tetes mata tertentu. Setiap Aasisten Apoteker bertanggung jawab terhadap lemari penyimpanan obat yang telah ditetapkan, meliputi kerapihan, kebersihan, dan kelengkapan/stok obat yang ada di lemarinya. Setiap pemasukan dan penggunaan obat/barang harus selalu di input kedalam komputer dan dicatat pada kartu stok (Lampiran 8.), meliputi tanggal pengisian/pengambilan, nomor dokumen, jumlah barang yang diisi/diambil, sisa barang dan paraf petugas yang melakukan pengisian/pengambilan barang. Kartu stok harus selalu diisi dengan lengkap dan rapih serta diletakkan di masing-masing kotak obat/barang. c. Penjualan Penjualan yang dilakukan oleh Apotek KF No.7 meliputi penjualan tunai dan kredit obat dengan resep dokter, serta pelayanan upaya pengobatan diri sendiri (UPDS). Penjualan tunai obat dengan resep dilakukan terhadap pelanggan yang langsung datang ke apotek untuk menebus obat yang dibutuhkan dan dibayar secara tunai. Penjualan tunai obat dengan resep dokter mengikuti alur sebagai berikut (Lampiran 9.): 1. Asisten apoteker pada bagian penerimaan resep menerima resep dari pasien, lalu memeriksa kelengkapan dan keabsahan resep tersebut. 2. Asisten apoteker akan memeriksa ada atau tidaknya obat dalam persediaan. Bila obat yang dibutuhkan tersedia, kemudian dilakukan pemberian harga dan memberitahukannya kepada pasien.

59 51 3. Setelah pasien setuju segera dilakukan pembayaran atas obat dan dibuatkan struk pembayaran obat tersebut dan disatukan dengan resep aslinya. Informasi pasien akan dicatat di Catatan Pengobatan Pasien/ Patien Medication Records. Bila obat hanya diambil sebagian maka petugas membuat salinan resep/copy resep (Lampiran 10.) untuk pengambilan sisanya. Bagi pasien yang memerlukan kuitansi dapat pula dibuatkan kuitansi dan salinan resep di belakang kuitansi tersebut. 4. Obat disiapkan. 5. Setelah obat selesai disiapkan maka obat diberi etiket (Lampiran 11.) label (Lampiran 12) bila perlu dan dikemas dengan kemasan (Lampiran 13). 6. Pemeriksaan kembali dilakukan sebelum obat diberikan yang meliputi nomor resep, nama pasien, kebenaran obat, jumlah dan etiketnya juga dilakukan pemeriksaan salinan resep sesuai resep aslinya serta kebenaran kuitansi. 7. Obat diserahkan kepada pasien sesuai dengan nomor resep yang disertai dengan informasi tentang cara pemakaian obat dan informasi lain yang diperlukan pasien. Konseling dapat dilakukan bersamaan pada saat pemberian informasi obat atas permintaan pasien. 8. Lembaran resep asli dikumpulkan menurut nomor urut dan tanggal resep dan disimpan sekurang-kurangnya tiga tahun. Penjualan dengan cara kredit obat dengan resep dokter adalah penjualan obat dengan resep berdasarkan perjanjian kerjasama yang telah disepakati oleh suatu perusahaan/instansi dengan apotek yang pembayarannya dilakukan secara kredit melalui penagihan kepada perusahaan secara berkala. Prosedur pelayanan resep kredit pada dasarnya sama dengan pelayanan resep tunai, hanya saja pada pelayanan resep kredit terdapat beberapa perbedaan seperti: 1. Setelah resep dokter diterima dan diperiksa kelengkapannya maka dilakukan penetapan harga namun tidak dilakukan pembayaran oleh pasien tetapi langsung dikerjakan oleh petugas apotek. 2. Harga resep kredit ditetapkan berdasarkan perjanjian kerjasama oleh intansi/perusahaan dengan Apotek Kimia Farma, sehingga harganya berbeda dengan pembelian resep tunai.

60 52 3. Penomoran resep dokter yang dibeli secara kredit dibedakan dengan resep yang dibeli secara tunai. 4. Resep disusun dan disimpan terpisah dari resep yang dibeli secara tunai kemudian dikumpulkan dan dijumlahkan nilai rupiahnya berdasarkan masingmasing instansi atau perusahaan untuk dilakukan penagihan pada saat jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati bersama. Pelayanan upaya pengobatan diri sendiri (UPDS) adalah penjualan obat bebas atau perbekalan farmasi yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti OTC (over the counter) baik obat bebas dan obat bebas terbatas. Pelayanan UPDS mengikuti alur sebagai berikut: 1. Petugas menerima permintaan barang dari pasien dan langsung menginformasikan ketersediaan obat. 2. Setelah disetujui oleh pembeli, pembeli langsung membayar ke kasir. 3. Bagian kasir menerima uang pembayaran dan membuat bukti penyerahan nota penjualan bebas. 4. Barang beserta bukti pembayaran penjualan bebas diserahkan kepada pasien Kegiatan Non Teknis Kefarmasian Kegiatan non teknis kefarmasian yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma No.7 berupa administrasi harian dalam bentuk pembuatan Laporan Ikhtisar Penerimaan Harian (LIPH) (Lampiran 14.) baik tunai maupun kredit, serta memasukkan data resep tunai dan resep kredit. Kegiatan pencatatan dilakukan oleh bagian administrasi dan keuangan di Bisnis Manajer. Kegiatan pencatatan yang dilakukan meliputi kegiatan administrasi dan keuangan. Kegiatan administrasi ditangani oleh beberapa staf adiministrasi dan keuangan yang bertanggung jawab kepada supervisor administrasi dan keuangan, sedangkan kegiatan keuangan ditangani oleh Kasir Besar. Supervisor administrasi dan keuangan serta Kasir Besar bertanggung jawab langsung kepada pimpinan apotek BM Pengelolaan Narkotik

61 53 Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 meliputi : a. Pemesanan narkotika Pemesanan sediaan narkotika dilakukan secara tertulis sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Surat pesanan khusus narkotika (Lampiran 15.) yang sudah ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek (APA) dikirim ke DCs. Pemesanan dilakukan ke PBF KF selaku distributor tunggal dengan membuat surat pesanan khusus narkotika model N.9 yang dibuat rangkap empat, yang masing-masing diserahkan kepada PBF yang bersangkutan (SP asli dan 2 Lembar copy SP), dan satu lembar sebagai arsip di apotek. Setiap lembar SP hanya berlaku untuk satu item narkotika. b. Penerimaan narkotika Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh APA. APA akan menandatangani faktur tersebut setelah melihat kesesuaian dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika yang dipesan. c. Penyimpanan narkotika Obat-obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 disimpan dalam lemari khusus yang terkunci. Kunci lemari tersebut di pegang oleh senior supervisor. d. Pelayanan narkotika Apotek Kimia Farma No.7 hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau salinan resep yang dibuat oleh Apotek Kimia Farma No.7 sendiri yang belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Resep yang berisi narkotika dipisahkan dan digarisbawahi dengan tinta merah serta mencantumkan alamat atau no telepon pasien.

62 54 e. Pelaporan narkotika Pelaporan penggunaan narkotika di Apotek Kimia Farma No.7 dibuat setiap bulan melalui program SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) Kemenkes RI yang meliputi laporan penggunaan sediaan jadi narkotika dan laporan khusus penggunaan morphine, pethidin, dan derivatnya (Lampiran 16). Laporan dibuat rangkap lima dan ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, alamat apotek, dan stempel apotek yang kemudian dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota Bogor, dengan tembusan kepada Kepala Balai Besar POM Propinsi Jawa Barat, Unit Logistik Sentral PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Unit Pelayanan Penanggung Jawab Narkotika, Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, dan Arsip apotek. f. Pemusnahan narkotika. Prosedur pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut : 1. Apoteker pengelola apotek membuat dan menandatangani surat permohonan untuk pemusnahan narkotika yang berisi antara lain jenis dan jumlah narkotika yang rusak dan atau tidak memenuhi syarat. 2. Surat permohonan yag telah ditandatangani oleh APA dikirimkan ke Balai POM Jawa Barat. Balai POM akan menetapkan waktu dan tempat pemusnahan. 3. Kemudian dibentuk panitia pemusnahan yang terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek, Asisten Apoteker, Petugas Balai POM, dan Kepala Kantor Dinkes Kota Bogor. 4. Bila pemusnahan narkotika telah dilaksanakan, dibuat Berita Acara Pemusnahan yang berisi: hari, tanggal, bulan, tahun dan tempat dilakukannya pemusnahan; Nama, jenis dan jumlah narkotika yang dimusnahkan; Cara pemusnahan; Petugas yang melakukan pemusnahan; nama dan tanda tangan Apoteker Pengelola Apotek. Berita acara tersebut dikirimkan kepada Badan Pengawas Obat dan Makanan (POM), Kepala dinas kesehatan Propinsi, dan Arsip apotek (Lampiran 16).

63 Pengelolaan Psikotropika Pengelolaan psikotropika di Apotek Kimia Farma No.7 meliputi : a. Pemesanan Psikotropika Pemesanan obat psikotropika dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan Psikotropika (Lampiran 15.) yang boleh berisi lebih dari satu jenis psikotropika. Surat pemesanan dibuat rangkap 2, yang masing-masing diserahkan ke PBF yang bersangkutan (asli) dan 1 lembar sebagai arsip di apotek. b. Penyimpanan Psikotropika Penyimpanan obat psikotropika dilakukan di lemari khusus yang terpisah dari sediaan yang lain, terkunci, dan anak kunci dikuasakan kepada AA penanggung jawab psikotropik. c. Pelayanan Psikotropika Apotek KF No.7 hanya melayani resep psikotropika dari resep dokter. Pengulangan resep atau copy resep yang berisi psikotropika dapat dilayani dengan memeriksa terlebih dahulu kelengkapan serta kerasionalan resep oleh apoteker. d. Pelaporan Psikotropika (Lampiran 17.) Prosedur pelaporan penggunaan psikotropika sama dengan pelaporan penggunaan narkotika melalui program SIPNAP Kemenkes RI. e. Pemusnahan Psikotropika Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Dalam pelaksanaannya pemusnahan Psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan narkotika.

64 BAB 5 PEMBAHASAN Apotek Kimia Farma adalah salah satu anak perusahaan dari PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. sebagai sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian. Apotek Kimia Farma memiliki 400 outlet apotek yang tersebar di seluruh Indonesia, salah satunya adalah Apotek Kimia Farma No. 7. Apotek ini berada satu gedung dengan Bisnis Manager wilayah Bogor sehingga lebih memudahkan dalan urusan operasional. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Kimia Farma No.7 juga sekaligus menjabat sebagai Manajer Bisnis (BM) untuk wilayah Bogor. Oleh karena itu, APA dibantu oleh Supervisor Apotek Pelayanan (SAP) yang bertugas mengelola seluruh kegiatan di apotek meliputi operasinal apotek dan SDM, memastikan pencapain target penjualan, laba, dan pembiayaan biaya operasional sesuai yang telah ditetapkan. Selain menjadi sarana dalam melakukan pelayanan kefarmasian, Apotek Kimia farma No.7 juga berupakan unit bisnis retail yang melakukan pengelolaan perbekalan farmasi dan menjalankan standar pelayanan farmasi. Oleh karena itu, diperlukan sistem manajerial yang baik agar bisnis berjalan dengan lancar. Namun, pengelolaan apotek juga tidak lepas dari pelayanan farmasi yang berorientasi kepada pasien (patient oriented). Konsep pengelolaan bisnis dan pelayanan farmasi ini harus berjalan beriringan agar apotek dapat mendatangkan keuntungan dan menyediakan pelayanan farmasi yang memuaskan bagi pelanggan Lokasi dan Tata ruang Apotek Lokasi Apotek Kimia Farma No. 7 berada di Jalan Ir. H. Juanda No. 30, Bogor yang letaknya sangat strategis. Apotek ini terletak di pusat kota Bogor yang terdapat penduduk yang cukup padat dan beroperasi selama 24 jam dan 7 hari dalam seminggu tidak terkecuali di hari besar. Hal ini dilakukan dalam upaya untuk menunjukkan dedikasi yang besar dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Apotek ini ditunjang dengan sarana dan prasarana 56

65 57 yang baik serta terdapat 12 tempat praktek dokter yang cukup memadai, laboratorium, dan optik untuk melayani kebutuhan pengobatan pelanggan dengan harapan masyarakat menaruh kepercayaan yang tinggi. Penataan apotek sendiri sangat baik karena terdiri dari 4 lantai dan ruangan yang cukup luas dalam melakukan kegiatan kefarmasian dan kegiatan di Unit Bisnis. Bagian depan apotek Kimia Farma No.7 berupa kaca tembus pandang sehingga dapat terlihat dari luar. Namun, yang perlu diperhatikan adalah kaca tembus pandang yang langsung menyinari bagian swalayan farmasi tempat mendisplay obat OTC sehingga cahaya dan panas matahari dapat masuk ke area swalayan dan mempengaruhi suhu ruangan. Oleh karena itu, penting untuk mengatur pencahayaan di swalayan farmasi. Penataan swalayan farmasi sudah baik dan tertata rapi. Swalayan farmasi di Apotek Kimia Farma No.7 sudah lumayan lengkap dan penataan obat dan barang diletakkan berdasarkan jenisnya seperti perawatan tubuh, kosmetik, makanan ringan, minuman, obat-obatan, dan alat kesehatan. Untuk obat-obatan, disusun berdasarkan farmakologinya seperti obat diare, maag, batuk, suplemen vitamin, alat kesehatan, perlengkapan bayi, dan lain-lain. Akan tetapi, beberapa kali pelanggan merasa kesulitan dalam memperoleh informasi terkait harga barang-barang swalayan karena tidak dicantumkan. Oleh karena itu, perlu adanya penambahan label harga di masing masing kotak barang atau obat yang berada di swalayan. Daerah pelayanan resep juga terbagi menjadi dua yaitu untuk resep umum berada di lantai satu dan untuk resep pasien Askes berada di lantai dua. Hal ini menguntungkan sehingga tidak terjadi penumpukan pasien di ruang tunggu apabila apotek dalam keadaan sangat ramai, khususnya pada malam hari Personalia SAP Apotek Kimia Farma No.7 dibantu oleh Petugas Teknis Kefarmasian dan Juru resep. Selain itu, terdapat 2 apoteker pendamping yang khusus berperan dalam tugas pelayanan kepada pasien. Apotek Kimia Farma No. 7 menggunakan sistem kerja 3 shift. Masing masing shift selama 7 jam kerja. Apoteker pendamping dibagi menjadi 2 shift yang juga bekerja selama 7 jam. Akan tetapi,

66 58 dalam pelaksanaannya, dalam pembagian shift tersebut, terdapat beberapa kali jadwal apoteker pendamping yang tidak terpenuhi sehingga ada masa dimana tidak ada apoteker pendamping melakukan kegiatan penyerahan obat, PIO, serta konseling. Oleh karena itu, tugas tersebut digantikan oleh beberapa asisten apoteker senior. Dalam melaksanakan sistem pengelolaan apotek, petugas AA merangkap sebagai petugas kasir dan administrasi. Setiap AA mendapatkan tanggung jawab dalam menjalankan tugas administrasi seperti laporan narkotika, laporan psikotropika, laporan barang rusak dan kadaluarsa, laporan penjualan bebas, dan rekapitulasi tagihan resep kredit ke beberapa instansi, serta tugas dalam penyimpanan obat. Pelayanan kasir sudah sudah cukup ramah dalam melayani pelanggan. Akan tetapi, terdapat beberapa kali kasir meninggalkan tempat sehingga pelanggan-pelanggan yang akan membeli obat harus menunggu beberapa saat di depan kasir dan tidak langsung dilayani. Hal ini dapat berdampak pada kepuasan pelanggan sehingga diharapkan AA dapat lebih profesional lagi dalam menjalankan tugasnya saat mendapatkan tugas menjadi kasir di apotek atau mencari pengganti sementara apabila ingin meninggalkan tempat kasir.. Selain petugas apotek, terdapat beberapa Sales Promotion Girl (SPG) yang ditugaskan di Apotek Kimia Farma No. 7. Selain meningkatkan penjualan produk, SPG juga membantu petugas apotek dalam menyusun produk-produk di area swalayan farmasi, mengambilkan produk-produk yang ditempatkan di area swalayan farmasi, dan membenatu memeberikan informasi kepada pelanggan terkait produk swalayan farmasi serta informasi terkait harga obat. Hal ini sangat membantu petugas apotek untuk memberikan pelayanan yang cepat Kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi di Apotek Kegiatan pengeloaan perbekalan farmasi di Apotek kimia Farma No. 7 meliputi kegiatan perencanaan, penerimaan, penyimpanan, dan pelayanan obat dan perbekalan farmasi kepada pelanggan Kegiatan Perencanaan & Pengadaan Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan agar tersedia

67 59 sediaan farmasi dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai dengan kebutuhan pelayanan (Mashuda, Ali, 2011). Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan dalam jenis dan jumlah yang tepat dengan harga yang ekonomis dan memenuhi persyaratan mutu, keamanan, dan kemanfaatan. Oleh karena itu, kegiatan pengadaan barang di Apotek Kimia Farma dilakukan secara terpusat oleh bagian pembelian Distribution Centers (DCs) di Bisnis Manajer (BM). Selain itu juga bertujuan agar Apotek Pelayanan berkonsentrasi terhadap pelayanan farmasi di masyarakat. Sistem DCs ini memiliki beberapa keuntungan, antara lain pembelian barang lebih ekonomis karena dilakukan dalam jumlah besar sehingga potongan harga yang diperoleh lebih besar. Selain itu juga dapat menghemat faktur pembelian dan kemungkinan memperoleh potongan harga harga dari PBF cukup besar karena pembelian dalam jumlah yang besar. Dasar perencanaan pengadaan sistem ini dibuat berdasarkan stock level seluruh apotek pelayanan berdasarkan rata-rata penjualan per hari yang diperoleh dari data sales histories minimal 1 bulan dari masing-masing apotek. Dengan sistem informasi manajemen yang terintegrasi maka dapat diketahui stock level mulai dari pareto A hingga C, buffer stock, serta lead time untuk masing-masing apotek. Dengan demikian perencanaan persediaan dapat ditentukan dengan cepat. Selain itu, administrasi pemesanan/pembelian sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya lebih efisien. Efisiensi modal kerja meningkat terutama untuk apotek pelayanan Kimia Farma. Distribution centers (DCs) menjalankan fungsi QR Delivery system (Quick Response Delivery System) yaitu sistem monitoring dan pengisian persediaan di apotek (Reorder Point of Purchase) untuk mengurangi lead time, sehingga apotek dapat mengurangi cost inventory investment dan diharapkan dapat memperbaiki tingkat pelayanan apotek kepada konsumen. Namun, terdapat kendala dari sistem DC ini dimana terkadang terjadi ketidakcocokan antara data persediaan di komputer dengan stok fisik barang. Hal ini dapat menyebabkan pelayanan obat di apotek menjadi lebih lama karena masalah kekosongan persediaan karena memerlukan waktu untuk pengambilan barang CITO langsung ke gudang. Penyebab lain yang juga menyebabkan

68 60 kekosongan/kelebihan persediaan, yaitu perencanaan persediaan yang tidak akurat dan kurangnya disiplin dari petugas dalam menjaga stok obat dilemari penyimpanan (penyimpanan yang tidak rapi, tercecer ditempat lain, atau persediaan rusak atau hilang). Perencanaan yang baik dapat mencegah kekosongan maupun kelebihan persediaan. Oleh karena itu, jumlah stok barang di komputer (sistem informasi manajemen) diharapkan dapat sama dengan stok fisiknya. Keberhasilan fungsi pengadaan suatu apotek akan menentukan keberhasilan apotek secara keseluruhan karena fungsi pengadaan yang baik dapat menjamin persediaan barang di apotek. Indikator keberhasilan dari fungsi pengadaan adalah Harga Pokok Penjualan (HPP) yang rendah dan jumlah resep yang ditolak sangat kecil. Untuk obat dalam golongan narkotika dan psikotropika, pengadaan dilakukan dengan cara melakukan pemesanan langsung ke PBF dengan lembar Surat Pemesanan (SP) khusus. SP Narkotika dan SP psikotropika yang telah dibuat harus dibuat dengan mencantumkan nama dan SIPA Apoteker Pengelola Apotek (APA). Untuk pemesanan narkotika, pemesanan dilakukan ke PBF Kimia Farma selaku distributor tunggal Kegiatan Penerimaan Penerimaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian baik melalui pembelian langsung, tender atau konsinyasi dari PBF/distributor ke gudang DCs. Petugas DCs melakukan verifikasi penerimaan/penolakan dengan memeriksa kesesuaian jenis,spesifikasi, jumlah, mutu, expired date, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak/pesanan. Pendistribusian barang dari gudang DCs ke apotek pelayanan dilakukan 2 kali dalam seminggu. Untuk Apotek Kimia Farma No.7 Sendiri, dropping dilakukan pada hari senin dan hari kamis. Penerimaan barang dilakukan oleh AA dengan memeriksa kesesuaian antara barang yang diterima dengan form dropping barang apotek dari DCs. Apabila ditemukan ketidaksesuaian, maka petugas apotek dapat langsung mengkonfirmasikan kepada petugas DCs.

69 Kegiatan Penyimpanan Sistem gudang apotek tidak diterapkan oleh Apotek Kimia Farma No.7 karena untuk meminimalisasi penyimpanan barang dalam jumlah besar dengan tujuan mengurangi cost inventory investment dan meminimalisasi kehilangan atau kerusakan barang karena kadaluarsa. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya yang diterima diletakkan pada tempat yang sesuai. Penyimpanan barangbarang di apotek dilakukan di dua area, yaitu area apotek dan area swalayan farmasi. Pada area apotek, obat disimpan dalam rak-rak obat dan di setiap barisnya obat dimasukkan ke dalam kotak obat. Penyimpanan obat di Apotek Kimia Farma No.7 sudah sesuai dengan program GPP (Good *Pharmacy Practice), yaitu penyimpanan dilakukan berdasarkan kelas terapi yang dikombinasi dengan bentuk sediaan dan alfabetis. Hal ini baik dilakukan untuk meminimalisasi kesalahan penyerahan obat dan juga memudahkan apoteker untuk memberikan alternatif obat pengganti yang mengandung zat aktif yang sama. Selain itu, penyimpanan sediaan farmasi harus sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan masing-masing produk, misalnya: pada kondisi khusus dalam lemari pendingin (2-8 C) untuk produk supossitoria, vaksin, dan serum; dan penyimpanan obat tertentu seperti narkotika, psikotropika, OKT, dan obat mahal yang dilketakkan di lemari yang terkunci dan hanya dapat diakses oleh AA yang diberi kuasa untuk memegang kunci. Cara penyimpanan yang sesuai juga harus diperhatikan selain memperhatikan suhu penyimpanan. Berdasarkan cara penyimpanan yang tertera pada brosur, produk nebulizer harus tetap disimpan di dalam wadah aluminium dan hanya bertahan selama 3 bulan semenjak kemasan aluminium dibuka. Akan tetapi, terdapat sediaan cair untuk nebulizer yang dipisahkan dari wadah aluminium. Hal ini dapat berpengaruh apabila sediaan yang sudah 3 bulan tidak terjual dan tidak dapat digunakan kembali. Penyimpanan obat sebaiknya menerapkan prinsip First In First Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO) serta didukung dengan catatan penyimpanan yang untuk mengontrol sediaan farmasi baik secara manual maupun komputerisasi (Departemen Kesehatan RI, 2008). Prinsip FIFO dan FEFO masih

70 62 kurang mendapat perhatian dari petugas apotek sehingga masih banyak ditemukan obat-obat yang kadaluarsa. Setiap petugas apotek yang diberi tanggung jawab untuk mengontrol stok obat yang ada di lemari penyimpanan sebaiknya lebih dapat mengoptimalisasi kerjanya agar dapat mencegah ketidaksesuaian stok dan kadaluarsa obat. Upaya yang telah dilakukan dalam mengelola expire date obat dengan memberi label warna yang menunjukkan tahun daluarsa obat pada setiap kotak obat. Namun, hal tersebut tidak cukup dilakukan hanya satu kali, melainkan harus dilakukan secara berkala. Buku/kartu stok barang digunakan sebagai catatan manual untuk mengetahui waktu, sumber, jumlah, dan petugas yang melakukan pemasukan/pengeluaran obat. Pencatatan kartu stok juga sebaiknya diisi dengan rapi, lengkap, dan benar. Hal ini penting untuk menjaga agar stok obat terkontrol dengan baik serta sesuai antara jumlah fisik obat dengan jumlah pada kartu stok. Namun, hal ini sering dilupakan terutama pada jam-jam sibuk apotek. Oleh karena itu, pada saat stock opname dilakukan, banyak ditemukan ketidakcocokan antara jumlah fisik barang dan jumlah pada kartu stok. Catatan komputerisasi menjadi sangat penting untuk pengecekan dalam mengontrol persediaan. Oleh karena itu, setiap petugas lebih dapat menjalankan standar operasional kegiatal lebih baik lagi Kegiatan Pelayanan Apotek Apotek Kimia Farma No. 7 melakukan pelayanan resep dokter, penjualan obat bebas dan bebas terbatas/otc (Over the Counter) dan perbekalan farmasi lainnya yang dikenal sebagai pelayanan HV (Hand Verkoop), serta penjualan obat OWA (Obat Wajib Apotek) yang dikenal sebagai pelayanan UPDS (Upaya Pengobatan Diri Sendiri). a. Pelayanan Resep Petugas kasir sangat berperan dalam penerimaan pertama kali resep dari pasien. Petugas AA yang bertugas sebagai kasir harus memiliki kecermatan dan ketelitian, serta kemampuan yang baik dalam membaca resep. Hal ini untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam dispensing dan pemberian harga.setelah itu, apoteker memiliki peranan dalam melakukan skrining resep mulai dari memeriksa

71 63 keabsahan resep atau persyaratan administrasi, kesesuaian farmasetik, dan pertimbangan klinis. Petugas yang mengambil obat dari kotak obat juga berbeda sehingga terdapat beberapa kali pengecekan dari awal resep diterima sampai obat akan diserahkan kepada pasien. Dalam program GPP, salah satu hal yang sebaiknya diterapkan saat peracikan adalah penggunaan alat pelindung diri (APD) untuk petugas yang meracik obat baik kapsul, puyer, salep, atau sediaan lainnya. APD yang dapat digunakan adalah tutup kepala, sarung tangan, masker dan jas lab. Perlengkapan seperti jas lab, masker dan sarung tangan sebenarnya sudah tersedia di apotek, tetapi tidak digunakan oleh petugas yang meracik. Hal ini sebaiknya dilakukan untuk mencegah terjadinya kontaminasi produk obat dari lingkungan dan juga melindungi petugas dari paparan obat. Selain itu, untuk mengurangi adanya komplain dari pasien apabila melihat petugas melakukan proses peracikan yang tidak sesuai dengan ketentuan. Berdasarkan program GPP, etiket obat harus mencantumkan nama obat, jumlah obat, dan tanggal kadaluarsa disamping aturan pakai obat. Penulisan tanggal kadaluarsa memang harus diperhatikan dalam penulisan di etiket. Akan tetapi, hal yang juga penting adalah informasi terkait waktu penggunaan obat apakah obat diminum setelah, sebelum, atau bersamaan dengan makan. Hal tersebut kadang terlupakan oleh petugas yang menulis etiket karena dokter yang meresepkan obat tidak menuliskan waktu minum obat. Akan tetapi, untuk dapat meningkatkan peran farmasi dalam penginformasian obat, seluruh petugas sebaiknya mengetahui tentang waktu penggunaan obat, atau dapat mengetahui obat dengan waktu penggunaan yang khusus. Salah satu caranya adalah dengan membuat daftar waktu penggunaan obat dimulai dari obat yang memiliki waktu makan yang khusus sehingga dapat digunakan oleh seluruh petugas di apotek. Pengawasan dalam penyiapan obat dilakukan dengan dilakukan dengan mengisi kolom EATRPS pada lembar struk resep. EATRPS adalah singkatan dari Etiket, Ambil, Timbang, Racik, Periksa, dan Serah. Setiap petugas yang melaksanakan masing-masing pekerjaan tersebut menandatangani atau memberikan paraf pada kolom yang tersedia. Hal ini untuk memudahkan dalam monitoring kerja petugas.

72 64 Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker disertai dengan pemberian informasi obat. Sebelum obat diserahkan, petugas melakukan pemeriksaan akhir untuk memastikan kesesuaian antara penulisan etiket dengan resep. Pelayanan Informasi Obat (PIO) diberikan oleh apoteker kepada konsumen pada saat penyerahan obat. Informasi obat yang diberikan meliputi nama obat dan kegunaannya, cara pakai, aturan pakai, waktu minum obat, dan informasi penting lainnya seperti yang tertera pada label untuk antibiotik, yaitu obat harus dihabiskan, dan lain-lain. Konseling diberikan pada pasien yang membutuhkan konseling terkait dengan pengobatan yang diberikan oleh dokter atau karena permintaan pasien sendiri. Namun, belum adan dokumentasi tentang kegiatan konseling pasien. Karena jenis dan jumlah persediaan obat di apotek yang cukup lengkap, jarang terjadi penolakan resep. Apabila terjadi kekosongan persediaan dikarenakan stok barang di gudang atau di supplier kosong, apoteker atau AA menghubungi dokter penulis resep untuk merekomendasikan alternatif obat lain sebagai pengganti obat. Selain itu, upaya memenuhi permintaan konsumen juga dilakukan dengan memberikan pelayanan delivery saat obat yang dibutuhkan telah tersedia di apotek. b. Pelayanan Non Resep Dalam pelayanan non resep, baik obat OTC dan UPDS, pelayanan yang diberikan berupa rekomendasi obat yang tepat untuk pasien. Konsep yang dijalankan adalah konsep WWHAM (Who, What, How, Action, Medicine). Dalam konsep tersebut dalam menentukan terapi yang tepat harus dipastikan obat yang akan dibeli untuk siapa, gejala apa yang dirasakan dan sudah berapa lama berlangsung, pengobatan apa yang sudah diberikan untuk mengobati penyakit, dan obat-obat lain yang sedang dikonsumsi. Dalam pelayanan UPDS, apotek menjual obat-obat yang telah diizinkan oleh pemerintah untuk digunakan pasien tanpa resep dokter, yaitu obat yang telah masuk dalam DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek. Dalam proses pelayanan, petugas akan menanyakan pasien mengenai tujuan penggunaan obat yang akan dibeli dan apakah pasien telah serring menggunakan obat tersebut. Apabila pasien

73 65 belum pernah mendapatkan obat sebelumnya, dan obat tersebut tidak terdapat di daftar OWA, pasien akan merekomendasikan untuk memeriksakan diri ke dokter terlebih dahulu Kegiatan Pengarsipan dan Pelaporan Pengelolaan resep di Apotek Kimia Farma No.7 sudah berjalan baik. Resep asli dikumpulkan berdasarkan tanggal yang sama dan diurutkan sesuai nomor resep kecuali resep dengan pembayaran kredit. Resep yang berisi narkotika dan psikotropika dipisahkan dan nama narkotika digarisbawahi dengan tinta merah. Resep kemudian diarsipkan sesuai dengan kelompoknya. Arsip resep ditulis keterangan kelompok resep (umum atau narkotika & psikotropika), tanggal, bulan, dan tahun yang mudah dibaca dan disimpan ditempat yang telah ditentukan. Penyimpanan Arsipl resep yang dilakukan secara berurutan dan teratur dimaksudkan untuk memudahkan petugas jika sewaktu-waktu diperlukan penelusuran resep. Resep narkotika dan psikotropika disimpan terpisah untuk memudahkan penyususnan laporan ke Dinas Kesehatan wilayah setempat. Penyimpanan disatukan bersama dengan arsip laporan bulanan narkotika dan psikotropika. Semua resep disimpan selama 3 tahun sebelum dimusnahkan. Pelaporan penggunaan narkotika dan psikotropika dilakukan sebulan sekali dengan menyerahkan Laporan Penggunaan Sediaan jadi Narkotika dan Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Psikotropika ke Kepala Dinas Kesehatan Bogor dan arsip untuk apotek. Penyusunan laporan dilakukan oleh asisten apoteker yang diberikan tanggung jawab oleh APA. Sedangkan laporan untuk barang rusak dan kadaluarsa dilakukan 3 bulan sekali. Pada laporan tersebut dirinci nama obat, jumlah, tanggal kadaluarsa Kegiatan Administrasi dan Keuangan Sistem Informasi Manajemen dan Keuangan Apotek (SIMKA) dipakai oleh seluruh Apotek Kimia Farma yang ada di Indonesia. Dengan adanya SIMKA maka kegiatan yang berhubungan dengan administrasi apotek dapat dilakukan dengan cepat dan terkontrol. Fungsi keuangan diselenggarakan oleh kasir besar

74 66 yang bertanggung jawab langsung kepada Bisnis Manajer. Apotek Kimia Farma No. 7 berada di lokasi yang sama dengan BM sehingga arus uang menjadi lebih mudah dan cepat. Petugas kasir kecil dapat menyetorkan uang hasil penjualan setiap shift-nya dengan menyertakan bukti setoran kasir. Bukti setoran kasir akan dicocokkan terlebih dahulu jumlahnya dengan Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) oleh supervisor peracikan sebelum diserahkan kepada kasir besar. Jumlah fisik uang dengan jumlah penjualan yang ada di LIPH harus sama, jika terjadi ketidakcocokan maka harus dicari penyebabnya apakah ada transaksi yang belum dientri atau ada penyebab lainnya. Kasir kecil tidak bisa membuka LIPH, maka tidak ada kemungkinan terjadinya penyimpangan uang. LIPH hanya dapat dibuka oleh petugas-petugas tertentu seperti supervisor dan petugas administrasi kas bank sehingga mekanisme pengontrolan uang dapat dilakukan dengan baik untuk mencegah kehilangan uang. Fungsi keuangan ini dilakukan oleh satu orang yaitu kasir besar dengan tujuan untuk menghindari adanya penyimpangan akibat adanya saling lempar tanggung jawab jika fungsi keuangan ini dilakukan oleh lebih dari satu orang. Secara umum fungsi keuangan di apotek ini telah berjalan dengan baik sesuai dengan standar prosedur operasional yang ditetapkan. Apotek Kimia Farma No.7 juga melakukan kerjasama dengan sekolah farmasi atau universitas dalam menyediakan apoteknya menjadi tempat kerja praktek atau magang guna meningkatkan keahlian calon asisten apoteker atau calon apoteker dalam pelayanan kefarmasian terutama di apotek. Oleh sebab itu, dalam pelaksanaannya, sebaiknya siswa dan mahasiswa diberi sedikit bekal ilmu mengenai kegiatan apotek dan peraturan dalam pelayanan obat kepada mahasiswa dan siswa sebelum memulai praktek kerja. Hal ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaannya, dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh siswa atau mahasiswa kerja praktek karena tidak mengetahui bagaimana peraturan atau prosedur kerja yang benar. Hal ini dapat dilakukan dengan adanya perhatian yang lebih dari seluruh pegawai terhadap siswa dan mahasiswa yang sedang melakukan kerja praktek di Kimia Farma No.7 mengenai kerja siswa dan mahasiswa praktek tersebut.

75 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1. Kesimpulan 1. Di apotek Kimia Farma No.7 Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan dibantu dengan apoteker pendamping telah melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. 2. Kegiatan yang berlangsung di apotek Kimia Farma No.7 Bogor mencakup kegiatan teknis kefarmasian dan kegiatan non teknis kefarmasian. Kegiatan teknis kefarmasian adalah pengadaan, penyimpanan, pengelolaan dan penyaluran sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya serta memberikan pelayanan informasi obat dan swamedikasi kepada pasien. Kegiatan non teknis kefarmasian adalah pengelolaan administrasi pembelian dan penjualan. 3. Apoteker dan karyawan di apotek Kimia Farma No.7 telah melaksanakan tugasnya dengan memberikan pelayanan yang baik kepada pasien 6.2. Saran 1. Pengelolaan swalayan farmasi ditingkatkan dengan menambahkan label harga pada tempat display obat agar memudahkan pengunjung dalam memperoleh informasi harga barang dan obat. 2. Pengefektifan jam kerja apoteker pendamping agar dapat lebih berperan aktif dalam pemenuhan kepuasan pelanggan terkait dengan pelayanan informasi obat selama jam kerja. 3. Pembuatan daftar waktu penggunaan obat sehingga dapat digunakan oleh seluruh petugas di apotek guna meningkatkan pelayanan dalam penyiapan etiket terkait informasi obat kepada pasien. 4. Pengoptimalan kerja asisten apoteker tertutama bagian kasir yang melayani penerimaan dan penyerahan resep dan obat agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. 5. Kebersihan lemari dan obat perlu terus diperhatikan dengan melakukan pembersihan secara periodik untuk menghindari kerusakan barang yang dapat 67

76 68 mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap barang yang disediakan apotek, terutama lemari penyimpanan barang yang slow moving seperti lemari injeksi. 6. Tanggung jawab petugas terhadap masing-masing lemari obat perlu mengenai kontrol persediaan termasuk kontrol expired date obat, kerapihan kotak obat. Kotak obat yang sudah rusak dan kartu stok yang sudah penuh/rusak sebaiknya diganti dengan yang lebih baik. 7. Pembekalan siswa dan mahasiswa praktek terhadap Standar Prosedur Operasional pelayanan di apotek sebelum mulai kerja praktek dan saat pelaksanaan. Peningkatan pengawasan diperlukan agar kerja sesuai dengan yang harapkan. 8. Melakukan evaluasi mutu pelayanan sebaiknya secara berkala dengan menggunakan indikator tingkat kepuasan konsumen, dimensi waktu (lama pelayanan diukur dengan waktu yang telah ditetapkan), dan prosedur tetap untuk menjamin mutu pelayanan sesuai standar yang telah ditetapkan.

77 69 DAFTAR ACUAN Departemen Kesehatan RI. (1978). Peraturan Menteri Kesehatan No.28/Menkes/Per/I/1978 tentang Penyimpanan Narkotika. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (1980). Apotek. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 25 Tahun Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (1990). Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 347/MenKes/SK/VII/1990 Tentang Obat Wajib Apotek. Jakarta Departemen Kesehatan RI. (1993). Peraturan Menteri Kesehatan No. 922 Tahun 1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (1997). Undang-Undang No. 5 tahun 1997 tentang Psikotropika. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (2002). Keputusan Menteri Kesehatan No.1322/Menkes/SK/X/2002 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 922/MENKES/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek. Jakarta. Departemen Kesehatan RI. (2004). Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/Menkes/Sk/IX/2004. Jakarta: Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI. Departemen Kesehatan Republik Indonesia. (2006). Pedoman Penggunaan Obat Bebas dan Bebas Terbatas. Jakarta: Direktorat Bina Farmasi Komunitas dan Klinik Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Departemen Kesehatan RI. (2008). Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/Menkes/Sk/IX/2004. Jakarta: Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Depkes RI. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. (2011). Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. Peraturan Pemerintah RI No. 51 Tahun 2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Quick, J. (1997). Managing Drug Supply, The selection, Procurement, Distribution, and Use of Pharmaceuticals, 2nd ed. Revised and Expanded. Kumarian Press.

78 70 Seto, S., Yunita, N., & T, L. (2004). Manajemen Farmasi. Jakarta: Airlangga University Press. Umar, M. (2011). Manajemen Apotek Farmasi. Jakarta : Wira Putra Kencana. Undang-Undang Republik Indonesia No. 35 tahun 2009 Tentang Narkotika. Undang-Undang Republik Indonesia No. 5 Tahun 1997 tentang Psikotropika. Undang-Undang Republik Indonesia No. 39 Tahun 2009 tentang Kesehatan.

79 Lampiran 1. Struktur Organisasi PT Kimia Farma Apotek Direktur Utama Direktur Operasional dan Pengembangan Direktur SDM dan Umum Direktur Keuangan Pengembangan Pasar Pengembangan Pelayanan dan Logistik SDM Umum Teknologi Informasi Akuntansi dan perpajakan Keuangan Unit Bisnis Evaluasi Operasional

80 72 Lampiran 2. Struktur Organisasi Bisnis Manager

81 73 Lampiran 3. Denah Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor Lantai 1

82 74 Lampiran 3. Denah Apotek Kimia Farma No. 7 Bogor (Lanjutan) Lantai 2

83 75 Lampiran 4. Surat Pesanan Barang (SPB)

84 76 Lampiran 5. Form. Dropping Barang dari Gudang (DCs) ke Apotek

85 77 Lampiran 6. Formulir Serah Terima Barang DC

86 78 Lampiran 7. Bon Permintaan Barang Apotek

87 79 Lampiran 8. Kartu/Buku Stok Obat

88 80 Lampiran 9. Alur Pelayanan Resep Penerimaan Resep Resep Kredit Resep Tunai Pemeriksaan kelengkapan administrasi Pemberian harga Pemberian nomor urut Pemeriksaan kelengkapan administrasi Pemberian harga Pasien membayar di kasir dan diberi nomor resep Bagian Peracikan Obat Jadi Obat Racikan Pemberian etiket Pemeriksaan kesesuaian obat Penyerahkan obat Obat diterima oleh pasien Resep disimpan petugas

89 81 Lampiran 10. Salinan Resep (Copy resep)

90 82 Lampiran 11. Etiket Obat

91 83 Lampiran 12. Label Obat (5,3 cm x 1,3 cm)