STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK KEMAHASISWAAN PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS MALIKUSSALEH LHOKSEUMAWE 2015

2 KATA PENGANTAR Puji syukur ke hadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan hidayahnya penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Biro Administrasi Akademik Kemahsisswaan Perencanaan dan Sistem Informasi () Universitas Malikussaleh telah dapat terselesaikan. Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan petunjuk teknis pelaksanaan kegiatan di lingkungan Universitas Malikussaleh. Tujuan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan Universitas Malikussaleh. Selain itu, dengan melaksanakan prosedur yang ada dalam petunjuk teknis ini, transparansi, ketertiban administrasi dan pelaksanaan tugas pada berbagai kegiatan di diharapkan dapat tercapai. Kami berharap agar Standar Operasional Prosedur (SOP) ini sesuai dengan mekanisme perencanaan dan pelaksanaan tugas dari pengguna. Namun demikian, kemungkinan masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam berbagai sisi dari penyusunannya. Oleh karena itu, kritik dan saran dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini di masa yang akan datang. Terima kasih kami ucapkan kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga buku ini dapat memenuhi sasarannya dan bermanfaat dalam penyelenggaraan pendidikan di lingkungan Universitas Malikussaleh. Reuleut, Desember 2015 Tim penyusun, BJM - i

3 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii PERANCANGAN PANDUAN & KATALOG... 1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI... 5 LAYANAN AKREDITASI... 7 PENETAPAN STANDAR KOMPETENSI DOSEN... 9 PELAPORAN EVALUASI PROGRAM STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI PERMOHONAN PINDAH KULIAH LAYANAN BEASISWA PENGEMBANGAN DOSEN PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA KEGIATAN KEMAHASISWAAN PELAYANAN SERTIFIKASI DOSEN PENILAIAN DAN EVALUASI BEBAN KERJA DOSEN RAPAT KOORDINASI AKADEMIK DROP OUT DAN PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA MELANGGAR KETENTUAN AKADEMIK BAGI MAHASISWA UNIVERSITAS MALIKUSSALEH.. 35 MAHASISWA MENINGGAL DUNIA WISUDA DAN PENYERAHAN IJAZAH PELAYANAN ADMINISTRASI KEGIATAN KEMAHASISWAAN PROGRAM KREATIFITAS MAHASISWA PINDAH WAKTU KULIAH BJM - ii

4 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL PERANCANGAN PANDUAN & : KATALOG Diajukan oleh : Ka. Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh Kode : BJM./SOP-001 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Prosedur ini bertujuan untuk membantu, mendorong, dan menunjang kelancaran perancangan panduan dan katalog. 2. DEFINISI : 1. Buku Panduan adalah buku yang berisi pedoman untuk mahasiswa dan dosen dalam menempuh prosedur adminstrasi yang berlaku di UNIMAL. 2. Buku Katalog adalah buku pegangan mahasiswa dan dosen yang menjelaskan seluruh sistem pendidikan yang ada di UNIMAL. 3. REFERENSI : 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 PENGENDALIAN BUKU PANDUAN a. Buku Panduan merupakan buku yang berisi pedoman untuk mahasiswa dan dosen dalam menempuh prosedur administrasi yang berlaku di Universitas Malikussaleh. b. Biro layanan bertanggung jawab dalam menyusun buku Panduan sedangkan percetakan dan pengendaliannya merupakan tanggung jawab Biro Akademik. c. Setiap 6 (enam) bulan sebelum dimulainya tahun ajaran Baru, Biro Layanan mengumpulkan usulan perubahan buku Panduan dari Ketua Purek I, ketua Program Studi, Kepala Biro/Sub Biro/Unit/UPT terkait. Rangkuman usulan perubahan disusun oleh Biro Layanan. Usulan perubahan didokumentasikan pada Formulir usulan perubahan Dokumen d. Raktor, Purek I dan LPPM mendiskusikan usulan perubahan, melakukan perbaikan dan menyetujui Draft Buku Panduan. e. Biro Layanan bertanggung jawab memperbaiki format Darft Buku Panduan dan kemudian diserahkan kepada Biro Akademik paling lambat tiga bulan sebelum dimulainya Tahun Ajaran Baru. f. Biro Akademik berkoordinasi dengan bagian Pembelian untuk melakukan percetakan Buku Panduan yang disetujui oleh Ketua dengan memberikan paraf pada halaman depan. a. Setelah dicetak, Biro Akademik mendistribusikan Buku Paduan tersebut Pihak Terkait BJM - 1

5 4.2 PENGENDALIAN BUKU KATALOG a. Buku Katalog adalah buku pegangan mahasiswa dan dosen yang menjelaskan seluruh sistem pendidikan yang ada di Universitas Malikussaleh b. Biro Akademik bertanggung jawab dalam merancang, mencetak dan mengendalikan Buku katalog Universitas Malikussaleh. c. Setiap 6 (enam) bulan sebelum dimulainya Tahun Ajaran Baru, Biro Akademik mengumpulkan usulan perubahan Buku Katalog dari Rektor, Purek I, Kepala Biro/Sub Biro/Unit/UPT terkait. Usulan perubahan dokumen didokumentasikan pada formulir usulan perubahan dokumen d. Kepala Biro Akademik mengundang Rektor, Purek I dan LPPM untuk e. mendiskusikan dan mengesahkan Draft katalog Program Studi. Tanda Persetujuan/Pengesahan berupa paraf Rektor pada halaman depan draft dan disain /contoh cover. f. Setelah dicetak, Biro Akademik mendistribusikan buku Katalog tersebut. BJM - 2

6 5. FLOWCHART a. Buku Panduan Mulai Usulan perubahan Buku Panduan Rektor Diskusi usulan perubahan, perbaikan dan persetujuan draf Memperbaiki draf dam menyerahkan ke Biro Akademik Karo Akademik Koordinasi & pencetakan Buku Panduan Karo Akademik Distribusi Selesai BJM - 3

7 b. Buku Katalog Mulai Karo Akademik Usulan perubahan Buku Panduan Karo Akademik Diskusi draf katalog prodi Rektor Pengesahan draf katalog oleh Rektor Karo Akademik Mencetak dan mendistribusikan Selesai BJM - 4

8 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Diajukan oleh : KABAG PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI Dikendalikan oleh : KA. Disetujui oleh : PEMBANTU REKTOR IV Kode : BJM./SOP/-002 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Memberikan pedoman untuk pengembangan Sistem Informasi di lingkup Universitas Malikussaleh 2. DEFINISI : Pengembangan Sistem Informasi adalah proses yang terjadi dalam Sistem Informasi Terpadu di Universitas Malikussaleh. Dalam proses pengembangan sistem informasi yang sudah ada akan selalu dievaluasi dan dicoba untuk dikembangkan terus menerus guna memenuhi kebutuhan user dalam hal ini adalah unit kerja dan mahasiswa sebagai stakeholder yang banyak bersinggungan dengan sistem informasi yang dibuat. Proses awal datang dari unit kerja dan direncanakan serta didokumentasikan oleh sebagai dokumen perencanaan pengembangan Sistem Informasi. Selanjutnya akan membawa proposal tersebut ke rektorat dan akhimya akan ditenderkan sesuai dengan kebutuhan yang ada. Hasil pekerjaan akan disosialisasikan kepada stakeholder yang lain sesuai dengan aplikasi yang ada. 3. REFERENSI : 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Masukan dari unit kerja/biro yang menginginkan system informasi. 4.2 Perencanaan dan user interface oleh. 4.3 Pengajuan ke rektorat. 4.4 Pencarian vendor. 4.5 Pengerjaan vendor didampingi oleh staf. 4.6 Ujicoba oleh dan unit kerja/biro. 4.7 Implementasi oleh unit kerja terkait. BJM - 5

9 5. FLOWCHART Mulai Perencanaan dan user interface Pengajuan ke Rektorat Pengerjaan dan pendampingan Uji coba Ka Biro Implementasi Selesai BJM - 6

10 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : LAYANAN AKREDITASI Diajukan oleh : KEPALA Dikendalikan oleh : PEMBANTU REKTOR I Disetujui oleh : KETUA SENAT UNIVERSITAS MALIKUSSALEH Kode : BJM./SOP-003 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : 1. Tertibnya mekanisme pengajuan akreditas program studi / institusi 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam proses pengajuan akreditasi. Terkendalinya proses pengajuan akreditasi dilingkungan internal institusi 2. DEFINISI : SOP ini dimaksukkan untuk membantu program studi secara administratif bagi proses pengajuan akreditasi. Proses akreditasi program studi dan institusi mengukur kinerja program studi berdasar standar yang ditentukan oleh Badan Akreditasi Nasional. 3. REFERENSI : 1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 73 Tahun 2009 tentang Perangkat Akreditasi Program Sarjana (S1). 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 28 Tahun 2005 tentang Badan Akreditasi Nasional Perguruan tinggi (BAN-PT). 3. Surat Ketua BAN-PT No. 1445/BAN-PT/edaran/XI/2009 tanggal 17 November 2009 tentang Kelengkapan Pengajuan Berkas Akreditasi PS. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Membuat SK tim penyusun akreditasi Jurusan/Prodi Dekan 4.2 Mengumpulkan data yang diperlukan untuk dokumen akreditasi Jurusan/Prodi 4.3 Menyusun evaluasi diri dan mengisi borang (fakultas dan prodi) Tim penyusun Program Studi (PS)/Jurusan/Fakultas/Pascasarjana(PPs) 4.4 pengusul mengirim Dokumen Akreditasi ke Rektor Unimal. Pengusul Rektor Unimal menugaskan BJM untuk mereview dokumen 4.5 tersebut sebelum dikirimkan ke BAN-PT. Rektor BJM memeriksa kelengkapan berkas dokumen dan format Akreditasi sesuai dengan jenjang PS. Bila tidak lengkap, maka dokumen akan dikembalikan kepada PS/Fak/PPs pengusul. Bidang Akreditasi BJM bersama Tim Pemeriksa Akreditasi PS Unimal memeriksa dan mengevaluasi Dokumen Akreditasi yang diusulkan. Hasil evaluasi pemeriksaan dokumen dikembalikan ke PS/Fak/PPs pengusul untuk direvisi. Dokumen akreditasi PS yang telah direvisi oleh PS, diperiksa kembali oleh BJM dan Tim Pemeriksa Akreditasi PS. Jika semua kelengkapan data sudah sesuai, BJM memproses surat pengantar dari Rektor ke BAN-PT. Bidang Audit Mutu Internal & Akreditasi Pengusul 4.9 Dokumen usulan akreditasi program studi dikirim ke BAN-PT. BJM BJM BJM - 7

11 5. FLOWCHART Mulai Prodi/Jurusan mengumpulkan data dan Menyusun borang evaluasi diri Mengirimkan Dokumen Akreditasi ke Rektor BJM memeriksa kelengkapan berkas dokumen Akreditasi dan mereview sebelum dikirimkan ke BAN-PT Apakah dokumen lengkap Tidak Ya BJM memproses surat pengantar dari Rektor ke BAN-PT BJM menggirim dokumen Akreditas ke BAN-PT Selesai BJM - 8

12 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL PENETAPAN STANDAR KOMPETENSI : DOSEN Diajukan oleh : Kepala Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Ketua Senat Universitas Malikussaleh Kode : BJM./SOP-004 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : a. Memberikan jaminan bahwa kompetensi dosen sesuai dengan disiplin ilmunya. b. Memberikan jaminan bahwa dosen mampu mengajar mahasiswa sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. c. Mengetahui gap analisis antara kebutuhan kompetensi yang dipersyaratkan dengan kompetensi yang tersedia. d. Meningkatkan soft skill dan hard skill dosen dalam rangka pembinaan karir. 2. DEFINISI : a. Kompetensi adalah kemampuan dan keahlian khusus yang wajib dimiliki oleh dosen yang sesuai dengan disiplin ilmu dan perkembangan kebutuhan pasar. b. Tim penilai kompetensi adalah beberapa dosen yang berasal dari masing-masing Jurusan yang bertugas untuk melakukan penilaian kompetensi (mulai dari pengumpulan berkas, skoring, penilaian/pembobotan, evaluasi sampai pembinaan karir untuk peningkatan kompetensi) dari dosen yang ada di Fakultas yaitu dengan menggunakan formulir standar kompetensi dosen. c. Dosen adalah pengajar atau mengampu mata kuliah tertentu di Universitas Negeri Semarang. d. Jurusan adalah lembaga yang memiliki kompetensi khusus yang menyusun komponen kelembagaan di Universitas Negeri Semarang. e. Ketua Jurusan adalah Pejabat yang memimpin Jurusan di Universitas Negeri Semarang. 3. REFERENSI : 1. Akreditasi Program Studi Sarjana, Buku III A, Departemen Pendidikan Nasional, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Jakarta Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. PROSEDUR Pihak No Kegiatan Terkait 4.1 Tim penilai kompetensi mengisi Formulir Standar Kompetensi Tim penilai Dosen 4.2 Tim penilai kompetensi melakukan skoring menggunakan Tim penilai Formulir Standar Kompetensi Dosen 4.3 Tim penilai kompetensi melakukan penilaian/pembobotan Tim penilai menggunakan Formulir Standar Kompetensi Dosen 4.4 Tim penilai kompetensi melakukan evaluasi dari hasil Tim penilai kompetensi menggunakan Formulir Standar Kompetensi Dose 4.5 Tim penilai kompetensi melalui Formulir Standar Kompetensi Tim penilai BJM - 9

13 Kompetensi Dosen menentukan apakah kompetensi dosen sudah sesuai atau belum sesuai, dengan kriteria: a. Jika kompetensi sesuai maka Tim penilai akan memberikan rekomendasi kepada Jurusan agar dosen tersebut melakukan up grade soft skill dan hard skill yang menunjang kompetensi dan keilmuannya yang sesuai dengan perkembangan pasar. b. Jika kompetensi tidak sesuai maka: i. Jika Tim penilai merekomendasi studi lanjut maka tim penilai memberikan rekomendasi kepada pihak Universitas agar dosen yang bersangkutan difasilitasi dalam melakukan studi lanjut yang mendukung kompetensinya. ii. Jika tidak, Tim penilai akan memberikan rekomendasi kepada pihak Jurusan agar dosen yang bersangkutan difasilitasi dalam peningkatan kompetensi dengan cara melakukan training yang mendukung kompetensinya. 4.6 Tim penilai menyerahkan hasil penilaian kompetensi dosen Tim penilai melalui Formulir Standar Kompetensi Kompetensi Dosen kepada Ketua Jurusan. 4.7 Ketua Jurusan mereview hasil penilaian kompetensi dosen Ketua Jurusan melalui Formulir Standar Kompetensi Kompetensi Dosen. 4.8 Ketua Jurusan menandatangani hasil penilaian kompetensi Ketua Jurusan dosen melalui Formulir Standar Kompetensi Kompetensi Dosen. 4.9 Ketua Jurusan menyampaikan hasil penilaian kompetensi dosen Ketua Jurusan melalui Formulir Standar Kompetensi Kompetensi Dosen kepada dosen yang bersangkutan Dosen yang bersangkutan menandatangani Formulir Standar Dosen Kompetensi Kompetensi Dosen Ketua Jurusan memilah tindak lanjut. Ketua Jurusan 4.12 Ketua jurusan memilah tindak lanjut, apakah tindak lanjutnya Ketua Jurusan adalah studi lanjut : a. Jika iya, maka Ketua Jurusan meminta Dosen untuk membuat surat ijin studi lanjut kepada Rektor selanjutnya Universitas memfasilitasi dosen untuk studi lanjut. b. Jika tidak, maka Ketua Jurusan memfasilitasi dosen untuk training dan atau upgrade soft skill dan hard skill Dosen melaksanakan studi lanjut/training/upgrade soft skill dan Dosen hard skill. BJM - 10

14 5. FLOWCHART TIM PENILAI KOMPETENSI KETUA JURUSAN DOSEN REKTOR MULAI Mengisi Form Standard Analysis Kompetensi Dosen Formulir Standard Analysis Kompetensi Dosen Formulir standar analisis kompetensi dosen Memfasilitasi dosen yang akan studi lanjut Pembobotan Formulir Standard Analysis Kompetensi dosen Melakukan scoring Formulir Standard Analysis Kompetensi Dosen Dosen Melakukan Evaluasi hasil kompetensi Mereview hasil penilaian kompetensi dosen Menandatangani hasil penilaian kompetensi dosen Menyampaikan hasil penilaian kompetensi dosen Menandatangani Form Standar Kompetensi Dosen Kesesuaian Kompetensi? Memberikan rekomendasi kepada Jurusan agar dosen tersebut melakukan upgrade soft skill dan hardskill yang menunjang kompetensi dan keilmuannya yang sesuai dengan perkembangan pasar. Formulir standar analisis kompetensi dosen Memilah tindak lanjut Memohon untuk studi lanjut Rekomenda si studi Tindak lanjut adalah studi lanjut Memberikanrekomen dasi kepadapihak Universitas agardosen yangbersangkutan difasilitasidalam melakukan studilanjut yang mendukungkompeten sinya Memberikan rekomendasi kepada pihak Jurusan agar dosen yang bersangkutan difasilitasi dalam peningkatan kompetensi dengan cara melakukan training yang mendukung kompetensinya Formulir Standard Analysis Kompetensi dosen Memfasilitasi dosen yang akan training dan upgrade softskill dan hardskil Melaksanakan studi lanjut SELESAI Menyerahkan hasil penilaian kompetensi dosen melalui Form Standar Kompetensi Analisis Kompetensi Dosen kepada Kajur Mereview BJM - 11

15 Formulir Standar Kompetensi Dosen KOMPETENSI DISYARATKAN PRESTASI GA NO NAMA NIP TGL LAHIR MATA KULIAH BIDANG KEAHLIAN PENDIDIKAN (S1:S2:S3) GELAR AKADE MK JABATAN AKADEMIK PENGA LAMAN (2 TAHUN) JUDUL SKRIPSI/ TESIS /DESERT ASI PELATIHAN/ WORKSHOP /SEMINAR PENULISAN PENELITIAN/ BUKU/ KARYA TULIS JENIS PRES TASI WAKTU PENCA PAIAN TING KAT SESUA (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Keterangan : Semua data yang diisikan dilengkapi dengan dokumen pendukung. BJM - 12

16 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL PELAPORAN EVALUASI PROGRAM : STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI Diajukan oleh : Kepala Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh Kode : BJM./SOP-005 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : 1. Tertibnya pelaporan EPSBED mulai persiapan sampai dengan pengiriman dokumen. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam kegiatan pelaporan EPSBED. 3. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EPSBED sampai ke Kopertis. 4. Menjamin terpenuhinya baku mutu EPSBED. 5. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi. 2. DEFINISI : Laporan EPSBED merupakan Laporan Evaluasi Program Studi berbasis Evaluasi Diri yang dilaporkan ke DIKTI pada setiap semester Ganjil dan Genap 3. REFERENSI : 1. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(21), Ps. 57(1) - Evaluasi Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi 2. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 50(2), Ps. 51(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 4, Ps. 91, Ps. 92(1 & 8) - Penjaminan Mutu PT 3. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 1(22), Ps. 60, PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(27), Ps. 86, Ps. 87, Ps Akreditasi PT (Audit Eksternal) 4. UU Sisdiknas No. 20/2003 Ps. 35(1), Ps. 50(2), PP SNP No. 19/2005 Ps. 1(1), Ps. 2, Ps. 4 - Standar Nasional Pendidikan 5. Kepmendiknas No. 184/2001 Ps. 5, SK Dirjen Dikti No. 08/2002, SK Dirjen Dikti No. 34/ EPSBED 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 merangkum berbagai persoalan yang muncul dari laporan EPSBED sebelumnya. 4.2 Hasil rangkuman persoalan dari didiskusikan untuk menyamakan persepsi tentang persoalan yang ada. Jika persoalan yang ditemukan harus diselesaikan dengan pengambilan kebijakan tertentu maka untuk menyelesaikan persoalan yang ada perlu melakukan pertemuan dengan ketua program studi. Namun jika persoalan yang ada bersifat teknis maka pertemuan dengan ketua program studi ditiadakan. 4.3 Hasil rangkumam persoalan yang ada didiskusikan bersama antara dengan ketua program studi untuk mencari solusi bersama atas masalah yang ada. 4.4 Kebijakan yang sudah diambil oleh ketua program studi serta solusi teknis yang sudah diambil terkait dengan persoalan yang Pihak Terkait BJM - 13

17 ada, selanjutnya ditindakanjuti oleh petugas sekretariat (operator program studi),,, Personalia, Rektorat, dan BSP. Tugas operator program studi,, Personalia, Rektorat dan BSP selain menindaklanjuti kebijakan yang sudah diambil oleh ketua program studi, juga memiliki tugas untuk melakukan updating data yang menjadi tanggung jawabnya a. Personalia memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : data dosen dan karyawan, SK pengangkatan tenaga kerja, pengelompokan karyawan dalam bidang keahliannya b. memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : data mahasiswa baru, mahasiswa cuti, mahasiswa berhenti, dan mahasiswa lulus c. BAKPSI memiliki tanggung jawab terhadap program d. Operator program studi memiliki tanggung jawab update data terkait dengan : kegiatan perkuliahan e. Kaprodi dan Rektorat memiliki tanggung jawab dalam pengambilan kebijakan serta data beasiswa 4.5 Setelah persoalan yang ada diselesaikan serta data-data sudah diupdate oleh pihak yang bertanggung jawab, maka melakukan validasi elektronik. Validasi elektronik dilakukan untuk melakukan ceking apakah pengisian data yang dilakukan oleh pihak-pihak terkait sudah sesuai aturan Kopertis. Jika dalam validasi elektronik masih ditemukan persoalan maka pihak-pihak terkait perlu mengulangi updating data dengan benar sampai tidak ditemukan lagi kesalahan dalam validasi elektronik 4.6 Jika sudah tidak ditemukan kesalahan melalui validasi elektronik maka mencetak rekap laporan EPSBED untuk dimintakan evaluasi oleh Ketua Program Studi. Ketua program Studi mengkoreksi rekap data terkait dengan program studinya. Apabila Kaprodi menemukan data yang sekiranya tidak logis atau tidak sesuai dengan keadaan yang senyatanya di program studinya, maka ketua program studi meminta pihak terkait untuk merubah data yang ada agar sesuai dengan data yang sebenarnya. Informasi yang benar terkait dengan data yang salah dapat disampaikan kepada unit yang bertanggung jawab atas data tersebut melalui. Selanjutnya berdasarkan data baru dari ketua program studi meminta kepada unit yang bertanggung jawab terhadap data tersebut untuk melakukan koreksi. 4.7 Apabila ketua program studi sudah setuju dengan rekap data yang ada maka ketua program studi menandatangani rekap data tersebut dan mengembalikannya kepada. 4.8 melakukan pengiriman Laporan EPSBED ke Dikti. BJM - 14

18 5. FLOWCHART Mulai Ka Merangkum persoalan Ka Diskusi untuk mencari solusi Ka Prodi Update data yang ada Ka Validasi elektronik Ka Rekap & cetak Kaprodi Persetujuan Kaprodi Ka Pengiriman laporan EPSBED ke Dikti Selesai BJM - 15

19 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : PERMOHONAN PINDAH KULIAH Diajukan oleh : Kabag Akademik Dikendalikan oleh : Ka. Disetujui oleh : Pembantu Rektor I Kode : BJM./SOP-006 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Menjamin agar penyelenggaraan perpindahan mahasiswa dari salah satu prodi/jurusan yang ada di lingkungan Universitas Malikussaleh (UNIMAL) ke perguruan tinggi lain dapat berjalan dengan tertib dan lancar 2. DEFINISI : Perpindahan mahasiswa ke perguruan tinggi lain adalah proses perpindahan seorang mahasiswa dari UNIMAL ke perguruan tinggi lain, dengan berdasar pada syarat-syarat dan kualifikasi yang telah ditentukan oleh UNIMAL. 3. REFERENSI : Panduan Akademik Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Persyaratan Pindah a. Minimal mengikuti perkuliahan dua semester dan telah mengumpulkan sekurang-kurangnya 24 sks dengan Indek Prestasi Kumulatif (IPK) minimal 2.75 atau setinggitingginya 8 semester dengan memperoleh sekurangkurangnya 80 sks untuk program S1 dan program D4. b. Telah mengikuti perkuliahan dua semester dan telah mengumpulkan sekurang-kurangnya 24 sks dengan IPK minimal 2,75 atau paling lama 4 semester dengan memperoleh sekurang-kurangnya 32 sks untuk program S 0. c. Jumlah sks yang telah dimiliki akan disesuaikan dan diperhitungkan oleh fakultas/program studi yang menerima. d. Jenjang program yang akan dipilih minimal setara dengan perguruan tinggi asal. e. Tidak pernah melakukan pelanggaran peraturan dan tata tertib universitas/fakultas/program studi; yang dinyatakan dengan surat keterangan dari perguruan tinggi asal. f. Bukan putus studi karena tidak dapat memenuhi ketentuan akademik. g. Daya tampung masih memungkinkan, yang dinyatakan secara tertulis oleh Dekan Fakultas/Ketua Program Studi yang diminati. h. Memiliki Surat Keterangan Berkelakuan Baik dari perguruan tinggi asal setempat, kecuali di lingkungan Universitas Malikussaleh. i. Khusus perpindahan dari program reguler ke nonreguler di lingkungan Universitas Malikussaleh diatur oleh Fakultas/Program Studi yang bersangkutan, dengan mengikuti persyaratan butir a dan b diatas. j. Surat Persetujuan dari Dekan/Ketua Program Studi. Pihak Terkait Mahasiswa BJM - 16

20 4.2 Prosedur a. Menerima berkas persetujuan pindah dari Dekan/Ketua PS. b. Meneruskan berkas ke Kepala Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi. c. Mendisposisi penyelesaian berkas ke Kabag. Akademik dan Kemahasiswaan. d. dan Statistik Mendisposisikan ke Ka. Sub. Bag. Registrasi. e. Menugaskan pada staf untuk diproses. f. Membuat surat ijin cuti akademik. g. Menyerahkan ke Kabag. Akademik dan Kemahasiswaan untuk diparaf. h. Menyerahkan ke Ka.Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi untuk di tanda tangan. i. Menyerahkan surat ijin pindah kuliah kepada pihak terkait. 5. FLOWCHART Mulai Ka Menerima berkas persetujuan Ka Disposisi ke Kabag Akademik Ka Penjelasan proses berkas Ka Membuat surat izin Ka Pengesahan Ka Diserahkan ke ybs Selesai BJM - 17

21 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Kode : BJM./SOP-007 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : JUDUL : LAYANAN BEASISWA 1 Karo Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Sistem Diajukan oleh : Informasi Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor III Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh 1. TUJUAN : Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam proses pelayanan beasiswa negeri/pemerintah bagi mahasiswa Unimal 2. DEFINISI : Beasiswa adalah bantuan pendidikan bagi mahasiswa yang orang tua/walinya tidak mampu atau bantuan pendidikan bagi mahasiswa yang berprestasi. 3. REFERENSI : 4. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh 7. Pedoman Pembinaan dan Layanan Bidang Kemahasiswaan. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Mengajukan Permohonan Beasiswa secara tertulis, Mahasiswa menyertakan syarat syarat yang telah ditentukan. 4.2 Mengumpulkan dan menyeleksi berkas pemohon beasiswa Kabag Akdmk & (Sesuai dengan persyaratan yang ditentukan). Kemahasiswaan 4.3 Memverifikasi calon penerima mahasiswa (Berkas pemohon Ka yang sesuai diteruskan untuk ditetapkan sbg penerima beasiswa sedangkan yg tidak sesuai dikembalikan ke mahasiswa). 4.4 Menetapkan Mahasiswa yang menerima Beasiswa. Ka 4.5 Menerima Beasiswa melalui bank. Ka BJM - 18

22 5. FLOWCHART Mulai Mahasiswa Pengajuan beasiswa Kabag Akdmk & kemahasiswaan Pengumpulan & seleksi berkas Ka Verifikasi calon penerima beasiswa Ka Penetapan calon penerima beasiswa Selesai BJM - 19

23 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Kode : BJM./SOP-008 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : JUDUL : PENGEMBANGAN DOSEN 1 Diajukan oleh : Karo Administrasi Akademik dan Sistem Informasi Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh 1. TUJUAN : Prosedur ini ditetapkan untuk memberikan pedoman mengenai pengembangan dosen atau penyelengaraan studi lanjut dosen. 2. DEFINISI : 1. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. 2. Studi lanjut adalah Studi ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi pada jenjang strata dua (S2) atau strata tiga (S3) bagi dosen dengan kualifikasi S1 (sarjana) atau S2 (magister) dengan mengutamakan peningkatan penguasaan dan perluasan wawasan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. 3. Kualifikasi akademik adalah ijazah jenjang pendidikan akademik yang dimiliki oleh seorang dosen sesuai dengan jenis dan jenjang pendidikan formal yang diikutinya. 3. REFERENSI : 1. Undang-undang Guru dan Dosen 2. Statuta Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Dosen meminta izin kepada ketua jurusan atau Kaprodi untuk studi lanjut dengan menyatakan program studi yang akan dituju. 4.2 Kajur/Kaprodi mengidentifikasi kurikulum, standardisasi dukungan dosen terhadap pembelajaran dan kompetensi dosen yang bersangkutan serta mempertimbangkan bidang studi pilihan dosen dengan kebutuhan jurusan/prodi. 4.3 Setelah mendapat persetujuan Kajur/Kaprodi dosen mengajukan permohonan studi lanjut kepada Dekan Pihak Terkait Dosen Ketua Jurusan/Prodi Dekan 4.4 Dekan melanjutkan permohonan studi lanjut dosen ke Rektor Rektor 4.5 Rektor menerbitkan surat tugas studi lanjut Rektor 4.6 Dosen melaksanakan studi lanjut Dosen 4.7 Dosen yang telah selesai melaksanakan studi lanjut melaporkan Dosen kelulusan ke Rektor dengan menyerahkan bukti dokumen ijazah dan transkrip nilai yang telah dilegalisir. BJM - 20

24 5. FLOWCHART DOSEN KETUA JURUSAN/PRODI DEKAN REKTOR Mulai Dosen mengajukan ijin studi lanjut ke Kajur/Kaprodi Surat permohonan studi lanjut Kajur/Kaprodi mereview pengajuan dosen Dosen membuat surat permohonan studi lanjut ke Dekan Surat permohonan studi lanjut Dekan menerima pengajuan dari dosen Dosen membuat surat permohonan studi lanjut ke Rektor Surat permohonan studi lanjut Dekan menerima pengajuan dari Rektor BJM - 21

25 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : PEMBUATAN KARTU TANDA MAHASISWA Kode : BJM./SOP-009 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 Karo Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Sistem Diajukan oleh : Informasi Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh 1. TUJUAN : Prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan terhadap pembuatan Kartu Mahasiswa. 2. DEFINISI : Kartu tanda mahasiswa (KTM) dengan dilengkapi elektronik magnetik untuk penyimpan data mahasiswa dan bisa berfungsi sebagai ATM 3. REFERENSI : 8. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 9. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Mahasiswa menyerahkan formulir bio data beserta pas foto ukuran 1 ½ x 2 rangkap 2 kepada bagian Kemahasiswaan. Kabag Kemahasiswaan 4.2 Bagian Kemahasiswaan menginput biodata mahasiswa dan Kebag scanning photo ke komputer atau berphoto langsung dengan Kemahasiswaan kamera digital. 4.3 Mencetak KTM dan memasang NIM Mahasiswa menggunakan kertas PVC Card. Kabag Kemahasiswaan 4.4 Mendistribusikan KTM kepada mahasiswa. Kabag Kemahasiswaan BJM - 22

26 5. FLOWCHART Mulai Mahasiswa Penyerahan formulir Kabag Kemahasiswaan Input biodata & foto Kabag Kemahasiswaan Pencetakan KTM Kabag Kemahasiswaan Distribusi KTM Selesai BJM - 23

27 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Kode : BJM./SOP-010 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : JUDUL : KEGIATAN KEMAHASISWAAN 1 Karo Administrasi Akademik Kemahasiswaan Dan Sistem Diajukan oleh : Informasi Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor III Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh 1. TUJUAN : Prosedur ini bertujuan untuk membantu, mendorong, dan menunjang kelancaran kegiatan kemahasiswaan 2. DEFINISI : Kegiatan adalah aktivitas yang melibatkan mahasiswa sebagai peserta. 3. REFERENSI : 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh; 4. Pedoman Pembinaan dan Layanan Bidang Kemahasiswaan. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait Penentuan jadwal kegiatan 4.1 Membuat jadwal kegiatan Kabag Minalwa Pengumuman/Undangan 4.2 Membuat Pengumuman/Undangan Kabiro Mawa Pendaftaran 4.3 Menerima daftar nama peserta Kabiro Mawa 4.4 Rapat koordinasi Kabiro Mawa Pelaksanaan Kegiatan: a. Mempersiapkan tempat kegiatan dan lain-lain yang 4.5 diperlukan Kabiro Mawa b. Memantau jalannya kegiatan Laporan dan Evaluasi: 4.6 a. Membuat laporan kegiatan Kabiro Mawa b. Melaksanakan kegiatan evaluasi BJM - 24

28 5. FLOWCHART Kabag Minalwa Kabiro Mawa Kasubbag Minalwa Penentuan jadwal Pengumuma /Undangan Pendaftaran Rapat Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Laporan dan Evaluasi BJM - 25

29 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Kode : BJM./SOP-011 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : JUDUL : PELAYANAN SERTIFIKASI DOSEN 1 Karo Administrasi Akademik Kemahasiswaan Dan Sistem Diajukan oleh : Informasi Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh 1. TUJUAN : Menilai profesionalisme dosen, guna meningkatkan mutu pendidikan dalam sistem pendidikan tinggi. Pengakuan profesionalisme dinyatakan dalam bentuk pemberian sertifikat. Selain untuk pengakuan keprofesionalisannya, juga dimaksudkan untuk melindungi profesi dosen dan penjaminan kesejahteraannya. 2. DEFINISI : Dosen dinyatakan sebagai pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (UU 14/2005 Pasal 1 butir 2.). 3. REFERENSI : 1. UU Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. UU Nomor 14 Tahun 2005 tentang guru dan dosen; 3. PP Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 4. PP Nomor 61 Tahun 1999 tentang Perguruan Tinggi Berbadan Hukum Milik Negara (BHMN); 5. PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan; 6. Permen Nomor 16 Tahun 2007 tentang Standar Nasional Pendidik; dan 7. Permen Nomor 42 Tahun 2007 tentang Sertifikasi Dosen. 8. SK Menkowasbangpan Nomor 38 Tahun 1999 tentang Jabatan Fungsional Dosen dan Nilai Angka Kredit; 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Seorang Dosen dapat dilayani secara administratif dalam pengurusan Sertifikasi Dosen apabila : 1. Dosen sudah berpendidikan sekurang-kurangnya S2. 2. Sudah aktif sebagai dosen tetap sekurang-kurangnya 2 tahun. 3. Dosen menduduki jabatan fungsional sekurang-kurangnya Asisten Ahli. 4. Dosen sudah menjalankan Tri Dharrna Perguruan tinggi sekurang-kurangnya 4 semester setelah menyelesaikan program S2. 5. Dosen tidak sedang menduduki jabatan Struktural. 6. Dosen tidak sedang tugas belajar 4.2 Dosen menyerahkan berkas persyaratan sertifikasi yang sudah dilegalisir kepada pihak PS. Pihak Terkait Dosen BJM - 26

30 1. Pihak PS melakukan perangkingan terhadap penilaian kinerja dosen untuk diusulkan ke fakultas. 2. Fakultas mengirim nama sesuai dengan rangking berdasarkan kuota sertifikasi dari masing- masing PS kepada panitia TPT-SERDOS. 3. Panitia TPT-SERDOS mengumumkan nama-nama dosen yang berhak untuk diajukan dalam sertifikasi dosen. 4. Dosen yang namanya sudah diumumkan oleh TPT-SERDOS melengkapi administrasi berupa portofolio kinerja dan produktifitas, EWMP 4 (empat) semester terakhir, Daftar Riwayat Hidup. 5. Panitia TPT-SERDOS melakukan penilaian terhadap dosen peserta sertifikasi melalui penilaian teman sejawat, penilaian oleh mahasiswa dan penilaian oleh atasan langsung terhadap kinerja dan produktifitas dosen yang bersangkutan. 5. FLOWCHART Mulai Dosen Penyerahan berkas serdos Kaprodi Perangkingan kinerja dosen Dekan Pengiriman nama sesuai rangkin Pengumuman Melengkapi kelengkapan adm Penilaian Selesai BJM - 27

31 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : PENILAIAN DAN EVALUASI BEBAN KERJA DOSEN Kode : BJM./SOP-012 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 Karo Administrasi Akademik Kemahasiswaan dan Sistem Diajukan oleh : Informasi Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh 1. TUJUAN : a. Memberikan panduan dalam proses penilaian beban kerja dosen di lingkungan UNIMAL. b. Memperlancar proses penyelesaian penilaian dan laporan beban kerja dosen di lingkungan UNIMAL. 2. DEFINISI : Pelaksanaan tugas utama dosen perlu dievaluasi dan dilaporkan secara periodik sebagai bentuk akuntabilitas kinerja dosen kepada para pemangku kepentingan. Tugas utama dosen adalah melaksanakan kegiatan tridharma perguruan tinggi dengan beban kerja paling sedikit sepadan dengan 12 SKS dan paling banyak 16 SKS pada setiap semester sesuai dengan kualifikasi akademiknya. Sedangkan professor atau guru besar adalah dosen dengan jabatan akademik tertinggi pada satuan pendidikan tinggi dan mempunyai tugas khusus menulis buku dan karya ilmiah serta menyebarluaskan gagasannya untuk mencerahkan masyarakat. 3. REFERENSI : 1. Pedoman beban kerja dosen dan evaluasi pelaksanaan tridharma perguruan tinggi, Ditjen Dikti, Kemdiknas Pedoman operasional penilaian angka kredit kenaikan jabatan fungsional dan kenaikan pangkat bagi dosen di lingkungan UNIMAL. 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 a. Mengumpulkan data/dokumen pendukung kegiatan sesuai dengan laporan kinerja. b. Menyerahkan bukti pendukung kegiatan kepada Tim Beban kerja jurusan c. Memeriksa kebenaran laporan kegiatan d. Menanda tangani laporan kegiatan 4.2 a. Membantu dosen dalam mencatat kegiatan kedalam aplikasi beban kerja dosen b. Memeriksa kesuaian antara laporan dengan data pendukung kegiatan dosen c. Mencetak laporan kegiatan dosen dan memintakan pengesahan kepada dosen dan asesor d. Membuat rekapitulasi laporan beban kerja tingkat jurusan e. Membuat tanda terima penyerahan laporan dan berkas Pihak Terkait Dosen Petugas Beban Kerja Jurusan/Prodi BJM - 28

32 4.3 a. Melakukan penilaian beban kerja dosen b. Menandatangani dan memberikan persetujuan atas laporan evaluasi yang disampaikan oleh dosen c. Membuat catatan untuk dosen yang tidak lolos penilaian 4.4 a. Tim beban kerja fakultas mengkompilasi hasil penilaian beban kerja para dosen di lingkungan Fakultas masingmasing b. Dekan mengesahkan hasil penilaian c. Tim beban kerja fakultas menyampaikan hasil laporan ke tim beban kerja Institut Tim beban kerja institut mengompilasi hasil penilaian beban kerja tingkat Institut 2. Tim beban kerja institut membuat rekap untuk laporan 3. Rektor mengesahkan hasil penilaian 4. Tim beban kerja institut mengirim laporan hasil penilaian beban kerja dosen ke DIKTI/ KEMDIKNAS Asesor Dekan & Tim Beban Kerja Fakultas Rektor & Tim Beban Kerja Institut BJM - 29

33 5. FLOWCHART DOSEN PETUGAS BEBAN KERJA JURUSAN ASESOR DEKAN & TIM BEBAN KERJA FAKULTAS REKTOR & TIM BEBAN KERJA INSTITUT Mulai Mengumpul kan data/ dokumen pendukung utk pengisian laporan beban kerja Menginput data ke dalam aplikasi beban kerja dosen. Memeriksa kebenaran laporan beban kerja Lap. benar? Y Menandatanga ni laporan beban kerja T Menyerahkan lap. Beban kerja dan data pendukung kepada asesor Membuat rekapitulasi tingkat jurusan Menilai dan memverifikasi lap. beban kerja Lolos? Y Mengesahkan T Tim Beban Kerja Fak. mengkompila si hasil penilaian tingkat Fakultas Dekan mengesahkan hasil penilaian Tim Beban Kerja Inst. Mengkompilasi hasil penilaian tingkat Institut Tim Beban Kerja Inst. membuat rekap Rektor mengesahkan hasil penilaian Tim Beban Kerja Inst. mengirim laporan ke DIKTI/ KEMDIKNAS BJM - 30

34 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : RAPAT KOORDINASI AKADEMIK Diajukan oleh : Kepala Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh Kode : BJM./SOP-013 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Prosedur ini bertujuan untuk melakukan koordinasi antara bagian yang terkait. 2. DEFINISI : Rapat Koordinasi Akademik adalah pertemuan untuk meningkatkan koordinasi, membangun komitmen bersama, menyamakan persepsi, melakukan pengkajian dan peran nyata para pihak terkait terhadap pengelolaan Akademik. 3. REFERENSI : 11. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 12. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 13. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Penentuan agenda rapat oleh Karo. Administrasi Akademik Kemahasiswaan,Perencanaan dan Sistem Informasi. Dalam hal ini, prodi sebaiknya memiliki tim untuk mengkaji kelayakan agenda rapat yang diusulkan. Setiap rapat yang diselenggarakan harus memiliki maksud dan tujuan dan masalah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat keputusan, atau hanya mengumpulkan informasi. 4.2 Mempersiapkan perlengkapan/peralatan pertemuan/rapat, meliputi penyediaan papan tulis, spidol, overhead projector, LCD, tape recorder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu), laptop/komputer, alat-alat kelengkapan menulis, dan lain-lain. Segala perlengkapan tersebut harus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan. Pihak Terkait Karo Karo 4.3 Menyediakan tempat pertemuan/rapat Karo 4.4 Membuat daftar acara pertemuan/rapat. Karo 4.5 Mempersiapkan peserta pertemuan/rapat. Menempatkan Karo peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pemimpin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. 4.6 Mengundang secara tertulis paling lambat dua hari sebelumnya, Karo keculi hal-hal mendesak yang disepakati. Jika yang diundang tidak bias hadir, minta mereka menunjuk orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilinya. 4.7 Prodi mensosialisasikan hasil-hasil keputusan rapat/pertemuan Ka Prodi yang telah diperbaiki tata bahasanya (dalam format file BJM - 31

35 elektronik) kepada semua dosen. 4.8 Mengarsipkan semua kelengkapan rapat (undangan, daftar hadir, notulen, dan hasil keputusan) sesuai dengan sistem pengarsipan yang benar. 4.9 Melakukan kegiatan tindak lanjut terhadap hasil rapat, agar tujuan rapat yang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Karo Karo 5. FLOWCHART Mulai Ka Penentuan agenda rapat Ka Persiapan rapat Ka Mengundang dan penempatan sesuai fungsinya Ka Distribusi hasil rapat Kaprodi Sosialisasi hasil rapat Pengarsipan agenda rapat Tindak lanjut hasil rapat Selesai BJM - 32

36 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL DROP OUT DAN PENGUNDURAN DIRI : MAHASISWA Diajukan oleh : Karo Dikendalikan oleh : Purek I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh Kode : BJM./SOP-014 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Prosedur ini bertujuan untuk: a. Memudahkan mahasiswa yang ingin melakukan pengunduran diri. b. Memudahkan Jurusan/prodi dalam memberikan informasi mengenai mahasiswa yang drop-out atau mengundurkan diri beserta alasan pengunduran diri kepada pihak-pihak yang membutuhkan. 2. DEFINISI : a. Drop out adalah salah satu sanksi akademik yang diberikan kepada mahasiswa yang tidak mampu menyelesaikan perkuliahannya pada waktu yang telah ditetapkan oleh Universitas Malikussaleh. b. Pengunduran diri adalah keinginan seorang mahasiswa untuk keluar atau mengundurkan dari dari Universitas Malikussaleh dikarenakan alasan tertentu. 3. REFERENSI : 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional; 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi; 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Mahasiswa mengajukan surat pengunduran diri kepada pimpinan (Purek I sedangkan untuk drop-out ketua program Ketua Jurusan/Prodi studilah yang mengajukan draft drop-out mahasiswa kepada pimpinan. 4.2 Pimpinan menerima, mempelajari, memeriksa, dan Karo mengesahkan surat pengunduran diri ataupun draft drop-out. 4.3 Pimpinan menandatangani SK drop-out atau pengunduran diri. Karo 4.4 Mahasiswa menerima SK drop-out atau pengunduruan diri Mahasiswa yang sudah ditandatangani Pimpinan. 4.5 Mengarsipkan dokumen SK drop-out atau pengunduran diri. Kabag akademik & Kemahasiswaan BJM - 33

37 5. FLOWCHART Mulai Mahasiswa Pengajuan surat Pengunduran diri Drop out Ka Pimpinan/PR I Kajur/Kaprodi PR I Mempelajari, memeriksa dan menandatangani SK Mahasiswa Menerima SK Staf Akdmk & Kemahasiswaa Dokumen arsip Selesai BJM - 34

38 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MELANGGAR KETENTUAN AKADEMIK JUDUL : BAGI MAHASISWA UNIVERSITAS MALIKUSSALEH Diajukan oleh : Karo Dikendalikan oleh : Pembantu Rektor I Disetujui oleh : Senat Universitas Malikussaleh Kode : BJM./SOP-015 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Menjelaskan prosedur bagi mahasiswa yang telah melanggar ketentuan akademik guna pemberian sangsi akademik. 2. DEFINISI : Melanggar ketentuan akademik adalah tindakan yang telah dilakukan oleh mahasiswa yang tidak sesuai dengan ketentuan akademik dilingkungan Universitas Malikussaleh. 3. REFERENSI : 1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh; 2. Pedoman Akademik Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Ketua Jurusan/Program Studi memberikan pertimbangan kepada Dekan. Ketua Jurusan/Prodi 4.2 Dekan mengajukan usul putus kuliah kepada Rektor. Dekan 4.3 Rektor menetapkan menerima atau menolak. Rektor 4.4 Keputusan Rektor ditembuskan kepada, Dekan, Ketua Rektor Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan. BJM - 35

39 5. FLOWCHART Mulai Kajur/Kaprodi Memberikan pertimbangan Dekan Pengajuan usul putus kuliah Rektor Penetapan oleh Rektor Rektor Keputusan Rektor Selesai BJM - 36

40 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : MAHASISWA MENINGGAL DUNIA Diajukan oleh : Kabag Akademik dan Kemahasiswaan Dikendalikan oleh : Karo Disetujui oleh : Pembantu Dekan III Kode : BJM./SOP-016 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Menjelaskan prosedur bagi mahasiswa yang telah meninggal dunia sehingga mendapatkan penetapan status. 2. DEFINISI : Mahasiswa meninggal dunia adalah meninggal dunia seorang mahasiswa sehingga perlu ditetapkan untuk mendapatkan penetapan status sebagai mahasiswa. 3. REFERENSI : 3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 36 Tahun 2006 tentang Statuta Universitas Malikussaleh. 4. Pedoman Akademik Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan 4.1 Dosen PA setelah menerima laporan dari orang tua atau wali lalu mengecek dan selanjutnya melaporkan kepada Ketua Program Studi yang selanjutnya dilanjutkan kepada Dekan. 4.2 Dekan setelah menerima laporan lalu mengecek informasi mengenai meninggalnya mahasiswa. Penanggung Jawab Ketua Jurusan/Prodi Dekan 4.3 Dekan melaporkan perihal tersebut kepada Rektor. Dekan 4.4 Rektor menetapkan pemberhentian mahasiswa yang Rektor bersangkutan, tidak berstatus lagi sebagai mahasiswa dan ditembuskan kepada, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan ahli waris mahasiswa yang bersangkutan. BJM - 37

41 5. FLOWCHART Mulai Kajur/Kaprodi Menerima, mengecek laporan mahasiswa meninggal dunia Dekan Pelaporan ke Dekan & Rektor Rektor Menetapkan pemberhentian status mahasiswa Selesai BJM - 38

42 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL : WISUDA DAN PENYERAHAN IJAZAH Diajukan oleh : Kabag Akademik dan Kemahasiswaan Dikendalikan oleh : Karo Disetujui oleh : Pembantu Rektor 1 Kode : BJM./SOP-017 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Untuk menstandarisasi proses wisuda dan penyerahan ijazah maka perlu dibuat suatu SOP. 2. DEFINISI : Wisuda adalah prosesi pelantikan kelulusan dan penyerahan ijazah bagi mahasiswa yang telah dinyatakan lulus program pendidikan di Universitas Malikussaleh. 3. REFERENSI : Statuta Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Mahasiswa yang berhak diwisuda adalah mahasiswa yang Mahasiswa telah dinyatakan lulus, telah menyelesaikan seluruh program pendidikannya dan sudah diyudisium. 4.2 Untuk dapat mengikuti wisuda, mahasiswa harus melakukan Ketua Jurusan registrasi dan memenuhi syarat-syarat sebagai calon wisuda. 4.3 Apabila memenuhi syarat untuk diwisuda, maka mahasiswa Mahasiswa dapat memeriksa data pribadi yang akan dicantumkan pada ijazah maupun transkrip, seperti ejaan nama, tempat dan tanggal lahir, program studi dan data-data lainnya. 4.4 Mahasiswa mendaftarkan diri ke dengan membayar Mahasiswa biaya wisuda dengan besaran dan pada tempat yang telah ditetapkan. 4.5 Mahasiswa menyerahkan bukti pembayaran wisuda ke Mahasiswa. 4.6 Melakukan pendataan untuk perlengkapan wisuda. Kabag Akdmk & Kemahasiswaan 4.7 Mahasiswa mengambil perlengkapan wisuda di. Mahasiswa 4.8 Mahasiswa wajib mengikuti gladi resik pelaksanaan wisuda. Mahasiswa 4.9 Mahasiswa dapat mengambil ijazah dan transkrip di Mahasiswa apabila formulir bebas pinjam dan bebas tanggungan telah ditanda-tangani oleh pejabat pada masing-masing unit kerja yang telah ditentukan. BJM - 39

43 5. FLOWCHART Mahasiswa Mahasiswa yang sudah diyudisium mengisi form pengajuan wisuda Mengumumkan nama-nama mahasiswa dan syarat-syarat untuk menjadi peserta wisuda Memenuhi kelengkapan persyaratan wisuda Registrasi mengikuti wisuda Melakukan proses pembayaran Menyerahkan bukti pembayaran Melakukan proses pendataan wisuda Mengikuti gladi resik Memberikan perlengkapan wisuda Mengikuti wisuda T Mengisi formulir bebas pinjam dan bebas tanggungan Verifikasi kelengkapan dokumen Y Menerima ijazah dan transkrip Memberikan ijazah dan transkrip BJM - 40

44 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR JUDUL PELAYANAN ADMINISTRASI : KEGIATAN KEMAHASISWAAN Diajukan oleh : Kasubbag Kemahasiswaan Dikendalikan oleh : Karo Disetujui oleh : Pembantu Rektor III Kode : BJM./SOP-018 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Standar operasional ini disusun dalam rangka merumuskan prosedur pelaksanaan tugas baku untuk melakukan pelayanan administrasi yang terarah dalam mendukung pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan. 2. DEFINISI : 1. Yang dimaksud UKM adalah Unit Kegiatan Mahasiswa Jenis kegiatan mahasiswa ada 3 macam : a. Intern UKM adalah kegiatan yang diselenggarakan oleh UKM guna keperluan pengembangan organisasinya yang melibatkan peserta dari pengurus dan anggota UKM itu sendiri b. Kegiatan Pendelegasian adalah pengiriman mahasiswa dari UKM untuk mengikuti kegiatan yang diselengarakan oleh organisasi/lembaga di luar universitas atau universitas lain baik dalam maupun luar negeri c. Even adalah penyelenggaraan kegiatan baik seminar maupun lomba/kompetisi oleh UKM dan mengundang/diikuti peserta dari luar UKM penyelenggara atau dari luar universitas 2. Layanan Administrasi adalah layanan kemahasiswaan bagi mahasiswa baru pada setiap unit atau fasilitas yang ada di lingkungan UNIMAL. 3. PR III adalah Pembantu Rektor bidang Kemahasiswaan Universitas 4. Yang dimaksud LPJ adalah Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan yang diserahkan setelah dilaksanakannya kegiatan. Untuk pengiriman lomba/seminar harus melampirkan sertifikat/piagam hasil kegiatan. 3. REFERENSI : Statuta Universitas Malikussaleh 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Kasubbag Minat dan Penalaran Mahasiswa: Kabag. Minat a. Menerima, memverifikasi dan mengidentifikasi UKM dan Penalaran pengusul Mahasiswa b. Menyimpan sementara satu dari dua berkas usulan (yang tidak ada lembar verifikasi). 4.2 Membuat rincian dan memasukkan besarnya rincian anggaran Kabag. Minat kegiatan ke dalam pantauan MAK dan Penalaran Mahasiswa 4.3 Mengajukan dan memantau persetujuan konsep rincian Kabag. Minat BJM - 41