DAFTAR ISI BAGAN ALUR MANUAL PROSEDUR STIKES ALMA ATA YOGYAKARTA

Transkripsi

1 DAFTAR ISI BAGAN ALUR MANUAL PROSEDUR STIKES ALMA ATA YOGYAKARTA 1. Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM) Penerimaan Mahasiswa Baru Penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) 5 4. Perancangan dan Pengembangan Kurikulum Penyelenggaraan Mata Kuliah Penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA) Prosedur Pelaksanaan Kuliah Penilaian Mata Kuliah Pengumpulan Nilai Akhir Evaluasi Kinerja Dosen Penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) Kerjasama dengan Institusi Lahan Praktik Mahasiswa Pengajuan Beasiswa Registrasi Ulang Mahasiswa Penyelenggaraan Semester Pendek Ketentuan Cuti Akademik Pengajuan Permohonan Aktif Kembali Dalam Kegiatan Akademik Legalisir Ijazah dan Transkrip Tracer Study

2 MANUAL PROSEDUR REKRUTMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) Pengertian dan Tujuan : Rekrutmen Sumber Daya Manusia (SDM) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia (SDM) atau pegawai baru yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Pihak-pihak yang terkait : 1. Ketua Yayasan 2. Act. Rektor Perguruan Tinggi 3. Ketua Sekolah Tinggi 4. Direktur Administrasi Umum dan PSDM 5. Ketua Program Studi 6. Staf Direktorat Administrasi Umum dan PSDM Mekanisme dan Prosedur : Analisis Kebutuhan SDM Menyiapkan metode sosialisasi lowongan yang tepat, kemudian mengaplikasikannya Proses masuknya lamaran, diikuti dengan perekapan lamaran 1. Menganalisis kebutuhan SDM, sehingga dapat menentukan jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan. Masukan dari Program Studi maupun dari bagian-bagian lain terkait dengan jumlah dan kualifikasi SDM yang dibutuhkan juga menjadi bagian dari proses ini. 2. Metode sosialisasi lowongan yang dapat digunakan antara lain dengan memasang iklan lowongan di media massa (surat kabar dan website), atau dengan meminta bantuan pihak intern perguruan tinggi untuk menyebarluaskan info ke masyarakat sekitarnya. Sosialisasi tersebut dilengkapi dengan info tentang kualifikasi dan jumlah SDM yang diperlukan, serta batas waktu pengiriman lamaran. 3. Surat lamaran yang masuk dicatat di dalam buku khusus oleh staf bagian PSDM. Melakukan Seleksi Administrasi 4. Seleksi Administrasi didasarkan pada kriteria calon pegawai yang telah ditentukan. X 2

3 X Pemanggilan Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi untuk mengikuti tes seleksi 5. Calon Pegawai yang lolos seleksi administrasi dipanggil untuk mengikuti seleksi tahap berikutnya, berupa tes tertulis, praktek, atau wawancara. Mempersiapkan tim seleksi 6. Tim seleksi terdiri dari Direktur PSDM, jajaran pimpinan Perguruan Tinggi, serta dapat melibatkan bagian lain yang terkait Melaksanakan seleksi 7. Penanggungjawab pelaksanaan seleksi tersebut adalah Direktorat PSDM. Pengumuman hasil seleksi 8. Hasil seleksi diumumkan melalui SMS dan juga ditampilkan dalam website Perguruan Tinggi Menyiapkan SK Pegawai Baru 9. SK Pengangkatan dibuat oleh Direktorat PSDM dan ditetapkan oleh Ketua Yayasan Menyiapkan fasilitas yang diperlukan oleh pegawai baru 10. Fasilitas tersebut dapat berupa ruangan, meja, kursi, komputer, dll 3

4 MANUAL PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU Pengertian dan Tujuan : Penerimaan Mahasiswa Baru adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan mahasiswa baru yang sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan. Pihak-pihak yang terkait : 1. Ketua Yayasan 2. Act. Rektor Perguruan Tinggi 3. Ketua Sekolah Tinggi 4. Ketua Program Studi 5. Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Mekanisme dan Prosedur : 1. Calon mahasiswa baru datang ke bagian pendaftaran/resepsionis, baik hanya untuk mencari informasi atau langsung mendaftar 2. Apabila calon mahasiswa sudah mendaftar dengan membayar biaya pendaftaran, bagian pendaftaran akan menghubungi bagian ujian tulis, bagian tes kesehatan (dokter) dan bagian wawancara 3. Calon mahasiswa dipersilakan mengikuti tes tulis dengan system Computer Based Test (CBT) 4. Apabila calon mahasiswa lulus tes tulis, kemudian dipersilakan mengikuti tes kesehatan setelah membayar biaya tes kesehatan di bagian pendaftaran. Apabila calon mahasiswa tidak lulus tes tulis, yang bersangkutan masih diberi kesempatan untuk mencoba mengikuti tes tulis kembali dengan melakukan pendaftaran ulang (membayar biaya pendaftaran kembali). 5. Calon mahasiswa yang lulus tes kesehatan, kemudian dipersilakan untuk mengikuti tes wawancara. Sedangkan bagi calon mahasiswa yang tidak lulus tes kesehatan, dinyatakan gugur. 6. Setelah calon mahasiswa mengikuti tes wawancara, bagian wawancara akan menginformasikan hasilnya ke bagian pendaftaran (lulus/tidak lulus) untuk kemudian diumumkan kepada calon mahasiswa / peserta tes tersebut. 7. Calon mahasiswa yang dinyatakan lulus dan diterima sebagai mahasiswa Alma Ata, kemudian melakukan registrasi dengan cara mentransfer sejumlah biaya yang telah ditentukan melalui rekening yang disediakan. 4

5 PROSEDUR PENERIMAAN MAHASISWA BARU CALON MAHASISWA BARU Menghubungi bagian ujian tulis BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Mencari Informasi - Mendaftar Menghubungi Dokter Menghubungi Pewawancara BAGIAN SELEKSI UJIAN TULIS - Ujian tulis dengan CBT LULUS TIDAK LULUS BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Bayar Tes Kesehatan BAGIAN SELEKSI UJIAN KESEHATAN - Tes Kesehatan LULUS TIDAK LULUS GUGUR BAGIAN SELEKSI UJIAN WAWANCARA - Tes Wawancara BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Menerima Pengumuman LULU S TIDAK LULUS GUGUR BAGIAN PENDAFTARAN/RESEPSIONIS - Melakukan Registrasi Ket : Calon Mahasiswa Panitia PMB 5

6 MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN RENCANA PROGRAM DAN KEGIATAN PEMBELAJARAN SEMESTER (RPKPS) Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS) Pihak-pihak yang terkait: 1. Ketua Program Studi 2. Koordinator mata kuliah 3. Bag. Pengajaran dan Akademik Mekanisme dan prosedur: Mulai Penjelasan oleh Ketua Prodi tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan akademik Diskusi koordinator mata kuliah dengan pengelola Prodi dan timnya Bag. Pengajaran dan Akademik Pembuatan jadwal kuliah atau praktikum 1. Minimal 2 minggu sebelum dimulai kegiatan akademik di satu semester, Ketua Program Studi mengundang semua dosen pengampu mata kuliah di semester tersebut untuk memberikan penjelasan tentang prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan akademik. 2. Segera setelah pertemuan dengan semua dosen pengampu, setiap koordinator mata kuliah diundang satu per satu untuk mendiskusikan lebih detail silabus mata kuliah dengan pengelola Prodi dan timnya. 3. Koordinator dan tim mata kuliah merumuskan hasil diskusi dan menyampaikan silabus dan yang disepakati ke bagian administrasi akademik untuk selanjutnya dibuatkan jadwal kuliah atau praktikum. Evaluasi pelaksanaan di akhir semester 4. Pada akhir semester dilakukan evaluasi terhadap pelaksanaannya. Selesai 6

7 MANUAL PROSEDUR PERANCANGAN DAN PENGEMBANGAN KURIKULUM Pengertian dan tujuan: Menjamin terlaksananya perancangan dan pengembangan kurikulum serta evaluasi di lingkungan Program Studi Kebidanan yang relevan dengan kebutuhan pengguna Pihak-pihak yang terkait: 1. Ketua STIKES 2. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan 3. Dir. Administrasi Umum & PSDM 4. Dir. Keuangan 5. Ketua Prodi 6. Sekretaris Prodi 7. Ketua Laboratorium 8. Dosen 9. Tim Kurikulum STIKES 10.Tim Kurikulum Prodi Mekanisme dan prosedur: 1. Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Kepala Laboratorium, dan Tim Kurikulum Jurusan menyusun rancangan Kurikulum yang diberlakukan pada periode mendatang dengan memperhatikan masukan-masukan yang diperoleh dari rapat internal dan atau semiloka/ workshop yang telah diselenggarakan. 2. Tim Kurikulum mengajukan rancangan kurikulum tersebut kepada Ketua STIKES untuk dibahas dalam Rapat Senat Perguruan Tinggi. 3. Ketua STIKES menyelenggarakan Rapat Senat untuk membahas rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum guna memperoleh pengesahan. Apabila: a. Senat menyetujui rancangan kurikulum yang disusun oleh Tim Kurikulum, Ketua STIKES selaku Ketua senat memberikan pengesahan rancangan kurikulumyang akan diberlakukan pada periode mendatang b. Senat berpendapat perlu adanya revisi, Tim Kurikulum menyusun Revisi Rancangan Kurikulum sesuai dengan aturan Senat c. Tim Kurikulum menyampaikan hasil revisi rancangan kurikulum serta membahas dengan Ketua STIKES dan Dir. Administrasi Akademik & 7

8 Kemahasiswaan sampai taraf pengesahan oleh Ketua STIKES selaku Ketua Senat perguruan Tinggi menjadi Kurikulum. d. Tim Kurikulum menyerahkan Kurikulum asli yang telah disahkan oleh Ketua STIKES berikut tanggal berlakunya selaku Ketua Senat kepada Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan untuk didokumentasikan dan selanjutnya digandakan. e. Kepala bagian Administrasi Akademik mendistribusikan Kurikulum kepada prodi dan transformasi pemberlakuan kurikulum dengan Surat Pengesahan STIKES untuk periode /tahun akademik baru f. Prodi menentukan aturan peralihan berlakunya Kurikulum baru serta memberikan pengumuman kepada seluruh dosen dan mahasiswa sebelum masa penyusunan KRS. 8

9 MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN MATA KULIAH TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tentang penyelenggaraan kuliah. Dengan prosedur ini diharapkan penyelenggaraan kuliah dapat berjalan dengan baik dan lancar. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses penjadwalan kuliah, perencanaan kuliah, proses pembelajaran dan evaluasi hasil pembelajaran. Prosedur ini akan efektif jika disertai partisipasi aktif dari mahasiswa, dosen Program Studi Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta yang didukung dengan teknologi informasi. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT KS : Ketua STIKES KP : Ketua Jurusan TKS : Tim Koordinasi Semester BA : Bagian Akademik DS : Dosen MHS : Mahasiswa TANGGUNG JAWAB KP,TKS,DS,BA dan MHS bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti secara benar, dengan tanggungjawab pokok seperti berikut: TKS : bertanggungjawab terlaksananya prosedur ini setiap semester. KP : bertanggungjawab membagi tugas mengajar. DS : bertanggungjawab atas terselenggaranya proses pembelajaran matakuliah yang diampu. BA : bertanggungjawab atas jadwal kuliah dan jadwal ujian. MHS : bertanggungjawab mengikuti kuliah dan ujian. PROSES TERPERINCI Proses terperinci hanya disajikan untuk pelaksanaan kuliah yang sifatnya terjadwal. Evaluasi pelaksanaan kuliah yang dilakukan oleh TKS dapat diatur tersendiri di selasela pelaksanaan kuliah. Evaluasi pelaksanaan kuliah dilakukan minimal satu kali pada akhir pembelajaran. 9

10 10

11 MANUAL PROSEDUR PENETAPAN DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK (DPA) Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penetapan Dosen Pembimbing Akademik (DPA) Pihak-pihak yang terkait: 1. Akademik Prodi 2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA) 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Mekanisme dan prosedur: Mulai Mengelompokkan mahasiswa 1. Akademik Prodi mengelompokkan mahasiswa untuk menetapkan jumlah DPA Memilih dan menetapkan DPA 2. Akademik Prodi memilih dan menentukan jumlah DPA Pemberitahuan ke ybs Penerbitan SK DPA Pengumuman kepada mahasiswa 3. Akademik Prodi mengirimkan surat pemberitahuan penunjukan DPA ke yang bersangkutan 4. Ketua STIKES membuat Surat Keputusan (SK) penetapan DPA 5. Bagian Pengajaran dan Akademik mengumumkan daftar DPA pada mahasiswa Selesai 11

12 MANUAL PROSEDUR PELAKSANAAN KULIAH Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang langkah-langkah pelaksanaan perkuliahan di dalam kelas Pihak-Pihak yang Terkait 1. Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Dosen pengampu mata kuliah 3. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur Prosedur pelaksanaan kuliah di dalam kelas Mulai Persiapan oleh mahasiswa, petugas dan dosen 1. Mahasiswa: mempersiapkan materi kuliah dengan membaca sumber pustaka Petugas : mempersiapkan bahan dan sarana kuliah meliputi daftar hadir dosen dan mahasiswa, ruangan beserta perlengkapan kuliah seperti OHP, komputer, LCD, papan tulis dan alat tulis X Dosen : mempersiapkan materi kuliah seperti yang telah diserahkan sebelumnya (handout dan materi kuliah berupa file diserahkan 1 minggu sebelumnya kepada petugas di Bag. Pengajaran dan Akademik. Bila berhalangan hadir memberitahukan kepada Bag. Pengajaran dan Akademik selambatlambatnya 2 hari sebelum pelaksanaan kuliah 12

13 X Kegiatan sebelum pelaksanaan kuliah 2. Petugas akademik melaksanakan kegiatan seperti mengisi daftar hadir sebelum kuliah sesuai jadwal yang berlaku Pelaksanaan kuliah 3. Dosen memberikan kuliah dengan cara interaktif Menyelesaikan kuliah 4. Dosen mengakhiri kuliah Selesai 13

14 Prosedur Pelaksanaan Belajar Mandiri Mulai Identifikasi topik untuk belajar mandiri Persiapan belajar mandiri 1. Mahasiswa menentukan topic untuk belajar mandiri bersama teman kelompoknya pada waktu tutorial atau secara mandiri berdasarkan keperluan masing-masing 2. Mahasiswa mempersiapkan diri untuk mencari sumber belajar yang diperlukan misalnya koleksi buku perpustakaan Pelaksanaan belajar mandiri 3. mahasiswa melaksanakan belajar mandiri dengan mneggunakan sumber belajar yang telah direncanakan Dokumentasi hasil belajar mandiri 4. mahasiswa mendokumentasikan hasil belajar mandiri dengan cara yang efektif dan efisien, misalnya dengan memamfaatkan teknologi computer dan audiovisual Presentasi hasil belajar mandiri 5. Mahasiswa mempresntasikan hasil belajar mandiri pada saat tutorial atau pada kesempatan yang telah direncanakan Selesai 14

15 MANUAL PROSEDUR PENILAIAN TUJUAN Prosedur ini menjelaskan tentang proses penilaian suatu mata kuliah. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup proses penilaian akhir mulai dari penerimaan berkas ujian sampai pengumuman nilai dan pencetakan KHS (Kartu Hasil Studi) untuk matakuliah yang diselenggarakan di Program Studi D III Ilmu Kebidanan STIKES Alma Ata Yogyakarta. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT KP : Ketua Prodi SP : Sekretaris Prodi BA : Bagian Akademik TANGGUNG JAWAB Ketua dan Sekretaris Prodi bertanggung jawab agar prosedur ini dapat diikuti secara benar. 15

16 6. DIAGRAM ALIR Mulai Penerimaan berkas ujian oleh dosen pengampu mata kuliah dari panitia ujian Pengolahan nilai Penyerahan nilai ke bagian akademik Pengumuman nilai Enter data ke komputer Cek KHS Selesai 16

17 MANUAL PROSEDUR PENGUMPULAN NILAI AKHIR Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses pengumpulan nilai akhir Pihak-pihak yang terkait: 1. Akademik Prodi 2. Dosen Pembimbing Akademik (DPA) 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa Mekanisme dan prosedur: Mulai Penyerahan nilai dari dosen pengampu mata kuliah ke Bag. Pengajaran dan Akademik 1. Nilai hasil ujian akhir semester (UAS) dari dosen pengampu mata kuliah diserahkan ke Bag. Pengajaran dan Akademik Yudisium 2. Nilai UAS yang sudah jadi dibahas dan diputuskan bersama dalam rapat yudisium Memasukkan nilai ke dalam Sistem Informasi Akademik (SIA) 3. Nilai akhir hasil yudisium dimasukkan ke dalam SIA oleh petugas Pengajaran dan Akademik KHS/ transkrip 4. Bag. Pengajaran dan Akademik mencetak KHS/ transkrip Selesai 17

18 MANUAL PROSEDUR EVALUASI KINERJA DOSEN Pengertian dan tujuan Evaluasi Kinerja Dosen adalah kegiatan yang mengkaji kinerja dosen selama melaksanakan proses belajar mengajar. Manual prosedur ini bertujuan menjamin terselenggaranya kegiatan Evaluasi Kinerja Dosen dalam proses belajar mengajar di Prodi Kebidanan. Pihak-pihak yang terkait: 1. Kaprodi 2. Sekretaris Prodi 3. Koordinator Akademik Prodi Mekanisme dan prosedur: 1. Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Dosen meliputi beberapa bagian yaitu: a. Penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di kelas untuk menganalisis kompetensi andragogik, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial. b. Penilaian dosen lain (peer group) untuk menganalisis kompetensi profesional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial 2. Untuk penilaian mahasiswa pada proses belajar mengajar di dalam kelas, evaluasi dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen sekali setiap semester. Penyebaran kuesioner dilakukan oleh Urusan Administrasi Akademik pada saat akhir perkuliahan seperti pada waktu ujian akhir semester (UAS) 3. Untuk penilaian dosen lain (peer group), evaluasi dilakukan dengan menyebarkan Kuesioner Evaluasi Kinerja Dosen 4. Evaluasi kinerja dosen diolah dan dikeluarkan oleh Tim Evaluasi Kinerja Dosen yang dibentuk oleh Ketua Prodi berdasarkan Surat Tugas Ketua Prodi 5. Penilaian kinerja dosen, dinyatakan dalam 4 skor: kurang (1), cukup (2), baik (3), baik sekali (4). 6. Hasil analisis evaluasi kinerja dosen dilaporkan kepada Ketua Prodi untuk disampaikan kepada semua dosen. Tindak lanjut terhadap evaluasi kinerja dosen dilakukan oleh Ketua Prodi. 18

19 MANUAL PROSEDUR PENYUSUNAN KARYA TULIS ILMIAH (KTI) Pengertian dan tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang proses penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) Pihak-pihak yang terkait: 1. Dosen Pembimbing KTI 2. Bag. Keuangan 3. Bag. Pengajaran dan Akademik 4. Mahasiswa 19

20 Mekanisme dan prosedur: Mulai Pertemuan Dosen Pembimbing KTI Pemilihan Area of Interest Pembagian Pembimbing KTI Pembuatan SK Dosen Pembimbing KTI Pengarahan Penulisan KTI pada Mahasiswa Proses Penyusunan proposal KTI X 20

21 X Penyelesaian Administrasi KTI Ujian Proposal KTI Proses Revisi dan Pengumpulan Proposal Proses Penelitian Pengumpulan hasil Penelitian (KTI) Ujian Hasil Penelitian (KTI) Lulus Tidak Lulus Selesai 21

22 MANUAL PROSEDUR KERJASAMA DENGAN INSTITUSI LAHAN PRAKTIK MAHASISWA Pengertian dan Tujuan : Prosedur ini menjelaskan tentang pembentukan kerjasama antara Perguruan Tinggi Alma Ata dengan institusi lahan praktik yang akan digunakan oleh mahasiswa Alma Ata. Pihak-pihak yang terkait : 1. Act. Rektor Perguruan Tinggi 2. Ketua Sekolah Tinggi 3. Direktur Administrasi Umum dan PSDM 4. Ketua Program Studi 5. Staf Divisi Kerjasama, Direktorat Administrasi Umum dan PSDM Mekanisme dan Prosedur : Permintaan lahan praktik dari Program Studi 1. Ada permintaan dari Program Studi untuk menyediakan lahan praktik bagi mahasiswa. Konfirmasi ke lahan praktik 2. Konfirmasi ke lahan praktik yang bersangkutan perihal kesediaannya untuk mengadakan kerjasama ( MoU). Pengajuan draft MoU ke lahan praktik 3. Apabila lahan praktik bersedia untuk melakukan kerjasama, selanjutnya dibuatkan draft perjanjian kerjasama untuk selanjutnya diajukan ke lahan praktik. Kesepakatan / Negosiasi 4. Mengadakan kesepakatan / negoisasi tentang isi dari draft Perjanjian Kerjasama (MoU). Penandatanganan MoU oleh kedua belah pihak 5. Kedua belah pihak menandatangani surat perjanjian kerjasa (MoU) yang telah disepakati bersama. 22

23 Implementasi Surat Perjanjian Kerjasama (MoU) 6. Implementasi surat perjanjian kerjasama yakni berupa pelaksanan praktik oleh mahasiswa. Evaluasi 7. Evaluasi dilakukan untuk menentukan keberlanjutan perjanjian kerjasama antara Alma Ata dengan institusi lahan Praktik. Apakah Kerjasama (MoU) akan diperpanjang? Tidak Ya 8. Apakah perjanjian kerjasama (MoU) akan diperpanjang? Apabila Ya, perjanjian kerjasama (MoU) akan diperpanjang sesuai dengan kesepakatan, dan apabila tidak perjanjian kerjasama (MoU) tidak akan diperpanjang lagi. Penghentian kerjasama MoU diperpanjang Selesai 23

24 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN BEASISWA Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi mahasiswa yang ingin mengajukan beasiswa dari instansi dalam dan instansi luar. Pihak-Pihak yang Terkait 1. Ketua STIKES/ STIA 2. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 3. Bag, Pengajaran dan Akademik 4. Orang tua/ wali mahasiswa 5. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur A. Beasiswa dari instansi dalam (yayasan) Syarat dan ketentuan : 1. Mahasiswa mempunyai IPK 3,75 2. Beasiswa diberikan selama 1 semester sebesar Rp ,-/bulan 3. Pemberian beasiswa akan dihentikan jika : - mahasiswa tersebut lulus - pada semester berikutnya mempunyai IPK < 3,75 Prosedur pengajuan beasiswa instansi dalam : Mulai Seleksi/ pengkajian oleh Bag. Kemahasiswaan 1. Penetapan penerima beasiswa yayasan dilakukan melalui pengkajian data mahasiswa yang mempunyai IPK 3,75 X 24

25 X Mengajukan permohonan tertulis disertai kelengkapan administratif 2. Mahasiswa yang terseleksi untuk mendapatkan beasiswa dari yayasan mengajukan surat permohonan dengan mengisi formulir yang disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, foto ukuran 3 x 4 1 lembar dan fotokopi transkrip nilai Penetapan dan pengumuman penerima beasiswa 3. Penetapan dilakukan oleh Ketua Yayasan melalui SK Beasiswa Yayasan. Penetapan dan pengumuman penerima beasiswa 4. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengumumkan dan menyerahkan surat pemberitahuan beasiswa kepada mahasiswa yang bersangkutan Pengambilan dana beasiswa 5. Mahasiswa mengambil beasiswa di Direktorat Administrasi Akademik Selesai 25

26 B. Beasiswa dari instansi luar Prosedur pengajuan beasiswa instansi luar : Mulai Pengumuman beasiswa kepada seluruh mahasiswa 1. Pengumuman mengenai tawaran beasiswa dari Kopertis V atau instansi lain. Diumumkan melalui Bag. Pengajaran dan Akademik Mengajukan permohonan tertulis disertai kelengkapan administratif Verifikasi permohonan Persetujuan oleh Ketua STIKES cq. Dir. Administrasi Akademik & Kemahasiswaan 2. Mahasiswa mengajukan surat permohonan dengan mengisi formulir yang disediakan, dilampiri : formulir yang disediakan, dilampiri : fotokopi KTM, daftar gaji/ penghasilan orangtua, fotokopi Kartu Keluarga, surat keterangan tidak mampu (bagi yang tidak mampu) dan fotokopi transkrip nilai 3. Verifikasi berkas permohonan beasiswa dilakukan oleh Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Pengajuan ke instansi pemberi beasiswa Proses seleksi oleh instansi pemberi beasiswa 4. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan meneruskan surat permohonan yang telah ditandatangani oleh Ketua STIKES kepada instansi pemberi beasiswa untuk diproses lebih lanjut Pengumuman hasil seleksi 5. Pengumuman hasil seleksi beasiswa diumumkan kepada mahasiswa Selesai 26

27 MANUAL PROSEDUR REGISTRASI ULANG MAHASISWA Pengertian dan Tujuan Registrasi Ulang adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan Registrasi Ulang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk memenuhi persyaratan akademik dan administrasi keuangan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa Perguruan Tinggi Alma Ata. Pihak-pihak yang Terkait 1. Dosen Pembimbing Akademik 2. Bag. Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Keuangan 4. Mahasiswa 27

28 Mekanisme dan Prosedur Mulai Pengumuman periode registrasi 1. Pengumuman Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengenai periode pendaftaran ulang mahasiswa, termasuk pembayaran SPP Pembayaran SPP di bank yang telah ditunjuk oleh kampus Alma Ata Registrasi di Bag. Akademik Dosen Pembimbing Akademik Mengisi KRS on-line di anjungan Mengikuti kegiatan akademik Selesai 2. Mahasiswa membayar SPP di bank yang telah ditunjuk Alma Ata sesuai jadwal yang telah ditentukan Bagi mahasiswa STIKES, pembayaran melalui BANK BNI Bagi mahasiswa STIA, pembayaran melalui BANK MANDIRI 3. Fotokopi bukti pembayaran diserahkan ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk mendapatkan Kartu Hasil Studi (KHS) dan form KRS 4. Mahsiswa melakukan bimbingan denga dosen PA untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil 5. Mahasiswa mengisi KRS on-line di ajungan yang sudah disediakan. Mahasiswa ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk meminta print-out KRS : 1 untuk PA yg bersangkutan, 1 untuk bag. Pengajaran dan Akademik, 1 untuk mahasiswa 28

29 MANUAL PROSEDUR PENYELENGGARAAN SEMESTER PENDEK Pengertian dan Tujuan Semester pendek diselenggarakan selama liburan semester genap dengan tujuan memperbaiki nilai semester ganjil maupun genap dengan syarat mahasiswa telah menempuh mata kuliah yang akan diambil secara penuh. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan penjelasan tentang pelaksanaan Semester Pendek dan syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk dapat mengikuti Semester pendek tersebut. Pihak-pihak yang Terkait 1. Dosen Pembimbing Akademik 2. Bag. Pengajaran dan Akademik 3. Bag. Keuangan 4. Mahasiswa Mekanisme dan Prosedur Alur penyelenggaraan Semester Pendek untuk pihak institusi : 1. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan mata kuliah yang akan diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas (minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk PSIB) 2. Bag. Pengajaran dan Akademik menginformasikan ke Prodi 3. Prodi mengadakan rapat silabus 4. Perkuliahan SP dimulai 29

30 Prosedur Penyelenggaraan Semester Pendek Mulai Verifikasi mata kuliah yang akan diselenggarakan oleh Bag. Pengajaran & Akademik 1. Mahasiswa mengambil formulir SP ke Bag, Pengajaran dan Akademik dan mengisi mata kuliah yang ingin diikuti 2. Formulir dikumpulkan lagi ke Bag, Pengajaran dan Akademik Pengumuman mata kuliah yang akan diselenggarakan Pendaftaran 3. Bag. Pengajaran dan Akademik menentukan dan mengumumkan mata kuliah yang akan diselenggarakan pada SP berdasarkan pemenuhan kuota mahasiswa per kelas (minimal 10 mahasiswa/kelas untuk PSIK, dan 20 mahasiswa/kelas untuk PSIB) Pembayaran administrasi Pengambilan form KRS Dosen Pembimbing Akademik 4. Mahasiswa melengakpi persyaratan administrasi keuangan ke bank sesuai dengan jumlah SKS yang diambil 5. Mahasiswa mengisi KRS 6. Mahasiswa melakukan bimbingan ke Dosen PA KRS on-line Perkuliahan dimulai 7. Mahasiswa melaksanakan KRS on-line di anjungan 8. Bag. Pengajaran dan Akademik merekap data mahasiswa 9. Perkuliahan SP dimulai Selesai 30

31 MANUAL PROSEDUR KETENTUAN CUTI AKADEMIK Pengertian dan Tujuan Mahasiswa cuti akademik adalah mahasiswa yang tidak terdaftar pada semester tertentu atas ijin Ketua STIKES/ STIA dengan ketentuan-ketentuan tertentu. Dengan prosedur ini, diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syaratsyarat dan prosedur pengajuan cuti akademik yang benar. Pihak-pihak yang Terkait 1. Ketua STIKES/ STIA 2. Bag. Keuangan 3. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4. Kaprodi 5. Dosen Pembimbing Akademik 6. Orang Tua/ Wali Mahasiswa 7. Mahasiswa yang bersangkutan Mekanisme dan Prosedur Mahasiswa yang berhak mengajukan cuti akademik adalah dengan ketentuanketentuan sebagai berikut : 1. Telah aktif menempuh minimal dua semester dengan jumlah SKS tidak kurang dari 35 SKS dengan IPK tidak kurang dari 2,00 2. Cuti akademik diberikan maksimal 4 semester (selama menempuh pendidikan) dengan catatan tidak dapat diambil lebih dari dua semester berturut-turut. 3. Mahasiswa yang mengambil cuti akademik dibebaskan dari uang SPP dan apabila mahasiswa bersangkutan aktif kembali wajib membayar uang administrasi dan dapat mengambil sks sesuai dengan KHS (Kartu Hasil Studi) terakhir. 4. Mahasiswa yang cuti tanpa ijin dikenakan uang SPP tetap selama non aktif yang harus dibayar pada saat akan aktif kembali 5. Mahasiswa yang jumlah masa studinya melebihi ketentuan tidak berhak mengajukan cuti Akademik 6. Masa cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai masa studi. 7. Selama cuti akademik seluruh nilai mahasiswa yang bersangkutan tetap berlaku 8. Mahasiswa yang cuti akademik tidak berhak mengikuti kegiatan belajar mengajar dan dilarang menggunakan fasilatas kampus STIKES Alma Ata 31

32 Prosedur pengajuan cuti akademik adalah sebagai berikut : Mulai Mengajukan permohonan cuti akademik Mengkaji permohonan cuti Disposisi Proses penerbitan surat ijin cuti Pemberian surat ijin cuti 1. Mahasiswa mengambil formulir permohonan cuti yang disediakan bag. Pengajaran dan Akademik Formulir diisi dengan mengetahui Dosen Pembimbing Akademik dan Kaprodi, dilampiri: a. pas photo 3 x 4 (2 lembar) b. surat permohonan cuti yang ditujukan kepada Ketua STIKES/ STIA dengan alasan yang kuat. Surat permohonan cuti ditandatangani oleh pemohon dengan mengetahui Orang Tua/ Wali Mahasiswa 2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan cuti disesuaikan dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3. Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan memberikan disposisi keputusan cuti akademik ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk diproses surat cutinya 4. Bag. Pengajaran dan Akademik memberikan salinan surat ijin cuti kepada Mahasiswa yang bersangkutan : 1 (satu) lembar Dosen Pembimbing Akademik : 1 (satu) lembar Ketua Program Studi : 1 (satu) lembar Bag. Pengajaran dan Akademik : 1 (satu) lembar (untuk arsip) Selesai 32

33 MANUAL PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN AKTIF KEMBALI DALAM KEGIATAN AKADEMIK Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur bagi mahasiswa yang akan aktif kembali setelah mengambil cuti akademik maupun setelah non-aktif. Pihak-Pihak yang Terkait 4. Ketua STIKES/ STIA 5. Direktur Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 6. Ketua Program Studi 7. Dosen Pembimbing Akademik 8. Bag, Pengajaran dan Akademik 9. Orang tua/ wali mahasiswa 10. Mahasiswa yangbersangkutan Mekanisme dan Prosedur Ketentuan / Syarat Pengajuan Aktif Kuliah Kembali 1. Mahasiswa yang aktif kembali mempunyai Surat Keterangan Cuti Akademik atau Surat Keterangan Non-Aktif Semester sebelumnya, jika mahasiswa tidak mempunyai Surat Keterangan yang dimaksud maka wajib melapor terlebih dulu ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk mengurus Surat Keterangan tersebut. 2. Membayar uang kuliah semester yang akan berlangsung/diikuti. 3. Pengurusan Aktif kembali tidak dapat diwakilkan. 33

34 Prosedur Pengajuan Aktif Kuliah Kembali Mulai Mengajukan permohonan aktif kembali Ketua STIKES/ STIA Disposisi 1. Mengisi formulir permohonan aktif kembali dengan mengetahui Dosen Pembimbing Akademik, melampirkan : a. Surat permohonan aktif kembali ditujukan kepada ketua STIKES/STIA dengan mengetahui orang tua / wali b. Surat ijin cuti akademik atau non-aktif sebelumnya 2. Ketua STIKES/ STIA melalui Direktorat Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan mengkaji permohonan aktif kembali dan memberikan disposisi ke Bag. Pengajaran dan Akademik untuk diproses lebih lanjut Verifikasi oleh Bag. Pengajaran dan Akademik Penerbitan surat aktif kembali 3. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat surat aktif kembali setelah melakukan verifikasi 4. Mahasiswa dapat aktif kembali Selesai 34

35 MANUAL PROSEDUR LEGALISIR IJAZAH DAN TRANSKRIP Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini dibuat untuk menjlaskan proses permintaan legalisir ijazah dan transkrip Pihak-Pihak yang Terkait 1. Bag. Pengajaran dan Akademik 2. Bag. Keuangan 3. Ketua STIKES/ STIA 4. Pemohon (alumni/ wakilnya) Mekanisme dan Prosedur Mulai Permohonan legalisasi Pembayaran biaya administrasi 1. Pemohon mengisi form pemesanan legalisir dan membayar biaya administrasi sejumlah yang telah ditentukan di Bag. Keuangan (teller) Bag. Pengajaran & Akademik 2. Pemohon menyerahkan bukti pembayaran ke Bag. Pengajaran & Akademik untuk diproses proses legalisasi Proses penyiapan dokumen 3. Waktu pemrosesan legalisasi ijazah dan atau transkrip paling lama 3 hari kerja Legalisasi oleh ketua STIKES/ STIA Penyerahan dokumen legalisasi 4. Bag. Pengajaran dan Akademik menyerahkan dokumen kepada pemohon Selesai 35

36 MANUAL PROSEDUR TRACER STUDY Pengertian dan Tujuan Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang pelaksanaan tracer study termasuk di dalamnya dalam mengevaluasi kinerja alumni sehingga diperoleh hasil yang optimal Pihak-Pihak yang Terkait 1. Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM 2. Tim Career Development Centre (CDC) 3. Bag, Pengajaran dan Akademik 4. Instansti tempat alumni bekerja 5. Mahasiswa yang bersangkutan Mekanisme dan Prosedur Mulai Identifikasi tempat kerja alumni 1. Bag. Pengajaran dan Akademik membuat data alumni yang selalu diperbarui. Mengirimkan form evaluasi kinerja alumni Mengisi form evaluasi kinerja alumni Mengembalikan form evaluasi kinerja alumni 2. Direktorat Administrasi Umum dan Pengembangan SDM cq. Career Development Centre (CDC) mengirimkan form evaluasi kinerja alumni kepada : alumni, atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat. Evaluasi mencakup aspek kognitif sesuai kompetensi, psikomotor dan perilaku. Form evaluasi disertai perangko balasan untuk pengiriman kembali atau dengan fasilitas bebas biaya pengiriman atau dengan menggunakan internet X 36

37 X Evaluasi hasil kinerja alumni 3. Tim CDC melakukan assessment berdasarakan isian form sesuai kompetensi yang telah ditentukan Umpan balik dan rekomendasi Pelaksanaan rekomendasi Laporan Pelaksanaan rekomendasi Umpan balik Selesai - alumni yang dinilai baik kinerjanya, Tim CDC Alma Ata mengirimkan umpan balik hasil evasluasi kinerja alumni kepada alumni atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat - alumni yang dinilai kurang baik kinerjanya, Tim CDC Alma Ata memberikan umpan balik hasil kinerja alumni kepada alumni atasan tempat kerja, teman sejawat di tempat kerja, organisasi profesi setempat disertai rekomendasi (misalnya perlu mengikuti kursus, pelatihan, magang dsb. 4. Alumni melaksanakan hasil rekomendasi dan bila telah selesai melaporkan hasilnya kepada Tim CDC 37