DAFTAR ISI 1 DAFTAR SINGKATAN.. 2 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUB BAGIAN AKADEMIK. 3

Transkripsi

1 DAFTAR ISI DAFTAR ISI 1 DAFTAR SINGKATAN.. 2 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUB BAGIAN AKADEMIK REGISTRASI AKADEMIK MAHASISWA BARU REGISTRASI AKADEMIK MAHASISWA LAMA PERKULIAHAN 5 4. EVALUASI MATA KULIAH ADMINISTRASI PENILAIAN PROGRAM PERBAIKAN/ REMIDI 8 7. UJIAN PROPOSAL BIMBINGAN SKRIPSI UJIAN SKRIPSI BIMBINGAN DAN KONSELING CUTI AKADEMIK AKTIF KEMBALI SETELAH CUTI SEMESTER PENDEK (SP) PUTUS KULIAH/ BERHENTI KARENA TIDAK MEMPUNYAI KEMAMPUAN AKADEMIK KARENA MELANGGURAN KETENTUAN AKADEMIK PERMOHONAN SENDIRI MUTASI ANTAR PS/ JURUSAN MUTASI ANTAR FAKULTAS MUTASI ANTAR UNIVERSITAS MAHASISWA MENINGGAL DUNIA

2 DAFTAR SINGKATAN BAA BAAK DHK DPK DPNA =Biro Administrasi Akademik = Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan = Daftar Hadir Kuliah = Daftar Peserta Kuliah = Daftar Peserta dan Nilai Akhir Kasubbag = Kepala Sub Bagian KHS KRS KTM PA PBM SAP SK SKP SKS SOP SPP TPMPS UAS UKBJ UTS = Kartu Hasil Studi = Kartu Rencana Studi = Kartu Tanda Mahasiswa = Pembimbing Akademik = Proses Belajar Mengajar = Satuan Acara Perkuliahan = Surat Keputusan = Satuan Kredit Partisipasi = Satuan Kridit Semester = Standar Operasional Prosedur = Sumbangan Pembinaan Pendidikan = Tim Penjamin Mutu Program Studi = Ujian Akhir Semester = Uji Kemampuan Bahasa Jepang = Ujian Tengah Semester 2

3 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUB BAGIAN AKADEMIK 1. REGISTRASI AKADEMIK MAHASISWA BARU PENGAMBILAN KRS DI SUBBAG PENDIDIKAN KTM SPP PENGESAHAN KRS OLEH PA PENYERAHAN KRS DI SUBBAG PENDIDIKAN UNIT KOMPUTER DPK, DHK, DAN DPNA DOSEN PEMBERI KULIAH a. Mahasiswa mengambil Kartu Rencana Studi (KRS) di subbagian pendidikan dengan menunjukkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) dan Slip SPP. b. Mahasiswa berkonsultasi dan mengesahkan KRS pada pembimbing akademik (PA). c. Mahasiswa menyerahkan KRS yang sudah disahkan PA ke subbagian pendidikan. d. Subbagian pendidikan menerima dan menyerahkan KRS yang telah diklasifikasi kepada Unit Komputer. e. Unit Komputer mengolah KRS menjadi: - Daftar Peserta Kuliah (DPK) - Daftar Hadir Kuliah (DHK) - Daftar Peserta dan Nilai Akhir (DPNA) f. Unit Komputer mengesahkan DPK, DHK, dan DPNA ke subbagian pendidikan untuk dilanjutkan kepada dosen-dosen pemberi kuliah. 3

4 2. REGISTRASI AKADEMIK MAHASISWA LAMA PENGAMBILAN KHS DAN KRS DI SUBBAGIAN PENDIDIKAN KTM SPP MENCATAT JADWAL KULIAH PENGESAHAN KRS OLEH PA PENYERAHAN KRS - SUBBAG PENDIDIKAN - PA - MAHASISWA UNIT KOMPUTER DPK, DHK, DAN DPNA DOSEN PEMBERI KULIAH a. Mahasiswa mengambil KHS dan KRS di subbagian pendidikan dengan menunjukkan Kartu Mahasiswa (KTM) dan slip SPP. b. Mahasiwa mencatat jadwal kuliah yang telah ditetapkan. c. Mahasiswa berkonsultasi dan mengesahkan KRS pada PA. d. Mahasiswa menyerahkan/ mendistribusikan KRS yang telah disahkan PA: - Satu ke subbagian pendidikan - Satu untuk PA - Satu untuk arsip mahasiswa bersangkutan e. Subbagian pendidikan menyerahkan kepada Unit Komputer untuk diklasifikasikan sesuai dengan jurusan persemester f. Unit Komputer mengolah KRS menjadi DPK, DHK, dan DPNA. g. Unit Komputer menyerahkan DPK, DHK, dan DPNA kepada Subbagian pendidikan untuk dilanjutkan kepada dosen-dosen pemberi kuliah. 4

5 3. PERKULIAHAN PENYAMPAIAN SAP DAN KONTRAK PERKULIAHAN UTS TPMPS dan PENANGGUNG JAWAB KURPKULUM PS UAS ANGKET (PBM) PENILAIAN a. Pada awal perkuliahan setiap pengajar wajib menyampaikan Satuan Acara Perkuliahan berdasarkan silabus dan Kontrak Perkuliahan kepada mahasiswa, yang meliputi komponen di bawah ini: SAP: Tujuan yang akan dicapai, Pokok atau subpokok bahasan yang akan dibicarakan, Teknik penyampaian, Cara penilaian keberhasilan mahasiswa, dan Informasi kepustakaan. Kontrak Perkuliahan: Manfaat dan deskripsi mata kuliah, Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar,Strategi perkuliahan. Materi pokok,informasi kepustakaan,tugas-tugas, Kriteria dan standar penilaian,tata tertib dan jadwal perkuliahan, dan Hal-hal lain yang perlu disampaikan secara terbuka kepada mahasiswa. b. Perkuliahan dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Tatap muka dilaksanakan sebanyak 16 kali pertemuan. Pada saat perkuliahan berlangsung, baik pengajar maupun mahasiswa wajib menaati kontrak perkuliahan yang telah disepakati bersama. Pelaksanaan perkuliahan dimonitoring oleh TPMPS dan Penanggung Jawab Kurikulum Program Studi. c. Ujian Tengah Semester diadakan minimal setelah 7 kali tatap muka. d. Ujian Akhir Semester dilaksanakan pada akhir perkuliahan. Evaluasi persentase mahasiswa dalam perkuliaan menentukan boleh tidaknya mengikuti UAS (minimal kehadiran 75%). Bagian Akademik membuat angket evaluasi perkuliahan (PBM) untuk masing-masing mata kuliah yang akan diisi oleh mahasiswa, dan dijadikan umpan balik oleh dosen maupun jurusan. e. Penilaian akhir diambil berdasarkan nilai UTS, UAS, praktikum, seminar atau penugasan lainnya. f. SAP, Silabus, Kontrak perkuliahan, materi, soal ujian, dan jalannya perkuliahan dimonitor oleh TPMPS dan Penangung Jawab Kurikulum untuk menjamin mutu dan peningkatan kualitas Program Studi. 5

6 4. EVALUASI MATA KULIAH PERKULIAHAN BERAKHIR MINGGU TENANG PENYERAHAN SOAL DAN PENGEMBALIAN ABSENSI TPMPS MEMENUHI PRASYARAT: - TERDAFTAR SEBAGAI MAHASISWA - MEMPROGRAMKAN MATA KULIAH TERSEBUT DALAM KRS - MEMENUHI TATA TERTIB DAN ATURAN YANG DITENTUKAN PELAKSANAAN UJIAN NILAI AKHIR a. Perkuliahan berakhir setelah 16 kali tatap muka. Bagi mata kuliah yang pelaksanaannya belum mencapai 16 kali, dilakukan kuliah pengganti atau penugasan yang setara kepada mahasiswa. b. Terdapat jeda minggu tenang antara akhir perkuliahan dengan Ujian Akhir Semester. c. Soal diserahkan kepada panitia ujian paling lambat 7 hari sebelum ujian di mulai. Pengembalian absensi peserta perkuliahan dengan mencantumkan data/ catatan mahasiswa yang tidak boleh mengikuti ujian karena kehadirannya kurang dari 75% dalam perkuliahan. d. Mahasiswa yang telah memenuhi prasyarat dapat mengikuti ujian pada waktu yang telah ditetapkan. e. Pengajar memberikan nilai akhir dengan presentase nilai praktek dan tugas lebih dari 20%. Skala nilai 0-4 atau dengan simbol A,B,C,D,E. Nilai Kualifikasi Huruf Angka A 4 Sangat Baik B 3 Baik C 2 Cukup D 1 Kurang E 0 Sangat Kurang 6

7 5. ADMINISTRASI PENILAIAN NILAI AKHIR SEMESTER SUBBAGIAN PENDIDIKAN UNIT KOMPUTER DIUMUMKAN KE MAHASISWA KHS (KARTU HASIL STUDI) SUBBAGIAN PENDIDIKAN PA MAHASISWA ORANG TUA MAHASISWA a. Dosen mengisi daftar nilai akhir semester. b. Daftar nilai akhir semester dikirim ke subbagian pendidikan. c. Subbagian pendidikan mengumumkan pada mahasiswa dan meneruskan ke Unit Komputer. d. Unit Komputer merekam kemudian menerbitkan Kartu Hasil Studi (KHS). e. KHS di kirim ke subbagian pendidikan. f. Subbagian pendidikan mendistribusikan KHS kepada PA, mahasiswa dan orang tua mahasiswa. 7

8 6. PROGRAM PERBAIKAN/ REMIDI MAHASISWA SPP, SDPP, DAN SLIP PEMBAYARAN SKS SUBBAG PENDIDIKAN KRS PA JADWAL REMIDI PERKULIAHAN/ REMIDI TPMPS & PENANGGUNG JAWAB KURIKULUM PS a. Mahasiswa mendaftar ke subbagian pendidikan dengan menunjukkan slip pembayaran SPP, SDPP, dan pembayaran SKS. b. Mahasiswa mengambil KRS di subbagian pendidikan dan berkonsultasi dengan pembimbing akademik (PA) berkaitan dengan mata kuliah yang diprogramkan. c. KRS yang sudah ditandatangani oleh PA disampaikan ke subbagian pendidikan untuk dibuatkan jadwal remidi dan permintaan dosen pengampu mata kuliah, d. Perkuliahan dimulai setelah ujian akhir semester selesai berlangsung. 8

9 7. UJIAN PROPOSAL USULAN MAHASISWA KETUA PROGRAM STUDI - SK PANITIA PENGUJI - SK PANITIA UJIAN PELAKSANAAN UJIAN a. Mahasiwa yang telah selesai menyusun proposal penelitian mengajukan permohonan kepada Ketua Program Studi paling lambat 2 minggu sebelum ujian dilaksanakan. Untuk dapat mengikuti ujian, mahasiswa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: - Naskah proposal penelitian bertemakan linguistik Jepang atau kesusatraan Jepang yang telah disetujui oleh TPMPS, diserahkan rangkap lima sebagai dasar pertimbangan Ketua Program Studi untuk membuat SK ujian. - Sudah lulus minimal 120 SKS dari semua mata kuliah yang ditawarkan dan menunjukkan bukti transkrip akademik yang telah dilegalisasi, serta bukti pembayaran SPP semester terakhir. - Sudah lulus mata kuliah seminar dan komprehensif. b. Ketua Program Studi menetapkan panitia penguji, tanggal dan waktu pelaksanaan ujian melalui SK yang tembusannya disampaikan kepada Dekan, Subbagian Pendidikan, Subbagian Umum, Perlengkapan, dan mahasiswa bersangkutan. c. Saat presentasi ujian proposal, mahasiswa diharuskan menggunakan bahasa Jepang. 9

10 8. BIMBINGAN SKRIPSI PROPOSAL MAHASISWA DIAJUKAN PADA PENANGGUNG JAWAB KURIKULUM PENUNJUKKAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI OLEH KETUA PROGRAM STUDI BAGIAN PENDIDIKAN MENGIIRIM DATA PEMBIMBING DAN MAHASISWA KE BAA PENGAWASAN BIMBINGAN OLEH KETUA PROGRAM STUDI a. Ketua Program Studi menunjuk dosen pembimbing setelah proposal yang diajukan oleh mahasiswa mendapat rekomendasi dari penanggung jawab kurikulum. b. Ketua Program Studi memberitahukan nama dosen pembimbing skripsi kepada mahasiswa dan kepada subbagian pendidikan. c. Subbagian pendidikan mengirim data dosen pembimbing skripsi beserta mahasiswa bimbingannya ke BAA/ Unit Komputer. d. Jumlah dosen pembimbing untuk satu skripsi adalah 2 (dua) orang. e. Ketua Program Studi mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan bimbingan dan seandainya terdapat ketidakcocokan antara mahasiswa dengan pembimbing maka tanggung jawab ada di tangan Ketua Program Studi/ Dekan. 10

11 9. UJIAN SKRIPSI SKRIPSI SIAP DIUJI DAPAT REKOMENDASI PEMBIMBING I & II KETUA PROGRAM STUDI - TELAH MENGIKUTI UKBJ LEVEL 3 - TRANSKRIP AKADEMIK - LUNAS SPP - BEBAS MASALAH PERPUSTAKAAN - SATUAN KREDIT PARTISIPASI (SKP) SK PANITIA PENGUJI DAN PELAKSANAAN UJIAN a. Mahasiswa yang telah selesai menyusun skripsi meminta rekomendasi pembimbing I dan pembimbing II yang menyatakan bahwa skripsi siap diuji. b. Naskah skripsi yang telah direkomendasikan disampaikan oleh mahasiswa kepada Ketua Program Studi sebagai dasar pertimbangan untuk membuat SK ujian. c. Mahasiswa menunjukkan sertifikat kelulusan UKBJ level 3, bukti transkrip akademik yang telah dilegalisasi, lunas SPP, bebas masalah perpustakaan, dan bukti memiliki Satuan Kredit Partisipasi (SKP) d. Ketua Program Studi menetapkan paniti penguji dan hari pelaksanaan ujian melalui SK yang tembusannya disampaikan kepada Dekan, Kasubbag Pendidikan, Kasubbag Umum dan perlengkapan, Panitia Penguji dan mahasiswa yang bersangkutan. 11

12 10. BIMBINGAN DAN KONSELING MAHASISWA PA KETUA PROGRAM STUDI DEKAN KONSELOR FAKULTAS KONSELOR UNIVERSITAS KONSULTAN REKTOR a. Mahasiswa yang mempunyai masalah harus menghubungi PA. b. Pembimbing Akademik mengenali permasalahan mahasiswa. c. Bila masalah tidak dapat diselesaikan, PA melaporkan kepada Ketua Program Studi. d. Ketua Program Studi menyampaikan pada Dekan agar mahasiswa dapat berkonsultasi dengan Konselor tingkat Fakultas. e. Bila di tingkat Konselor Fakultas masalah tidak terselesaikan, mahasiswa dikirim ke Konselor tingkat Universitas. f. Bila ditingkat Konselor Universitas masalah tidak bisa diselesaikan, mahasiswa bermasalah dikirim ke konsultan dan masalahnya disampaikan kepada Rektor. 12

13 11. CUTI AKADEMIK MAHASISWA MENGAMBIL FORMULIR CUTI PERSETUJUAN PA DAN KETUA PROGRAM STUDI DEKAN REKTOR UP BAAK BAAK, DEKAN, KETUA PROGRAM STUDI, UNIT KOMPUTER, MAHASISWA BERSANGKUTAN a. Mahasiswa mengambil formulir pengajuan cuti di subbagian pendidikan. b. Meminta persetujuan PA dan Ketua Program Studi. c. Permohonan cuti diajukan kepada Rektor, UP BAAK melalui Dekan d. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer dan mahasiswa bersangkutan. e. Mahasiswa dapat mengajukan cuti akademik paling lambat 2 (dua) minggu sebelum regristrasi ulang. f. Cuti dapat diambil/ diusulkan setelah berada di semester 3. 13

14 12. AKTIF KEMBALI SETELAH CUTI MAHASISWA MENGAMBIL FORMULIR DI SUBBAGIAN PENDIDIKAN REKOMENDASI PA DAN KETUA PROGRAM STUDI DEKAN REKTOR DITERIMA/ DITOLAK BAAK, DEKAN, KETUA PROGRAM STUDI, UNIT KOMPUTER, MAHASISWA BERSANGKUTAN a. Mahasiswa mengambil formulir di subbagian pendidikan. b. Minta rekomendasi PA dan Ketua Program Studi. c. Mengajukan permohonan kepada Rektor melalui Dekan. d. Dekan melanjutkan permohonan kepada Rektor. e. Rektor menetapkan untuk menerima atau menolak. f. Ketetapan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa bersangkutan. 14

15 13. SEMESTER PENDEK (SP) MAHASISWA SLIP PEMBAYARAN SP SPP & SDPP BAGIAN PENDIDIKAN KRS KONSULTASI DENGAN PA BAGIAN PENDIDIKAN JADWAL KULIAH a. Mahasiswa mendaftar semester pendek di subbagian pendidikan dengan disertai slip pembayaran Semester Pedek, SPP dan SDPP. b. Mengisi KRS dengan persetujuan PA. c. KRS yang sudah ditandatangani PA disampaikan ke subbagian pendidikan. d. Subbagian pendidikan membuat jadwal perkuliahan. e. Seminggu setelah pendaftaran, perkuliahan dimulai. 15

16 14. PUTUS KULIAH/ BERHENTI 14.1 KARENA TIDAK MEMPUNYAI KEMAMPUAN AKADEMIK KETUA PROGRAM STUDI DEKAN REKTOR DITERIMA/ DITOLAK BAAK, DEKAN, KETUA PROGRAM STUDI, UNIT KOMPUTER & MAHASISWA BERSANGKUTAN a. Ketua Program Studi memberikan pertimbangan kepada Dekan. b. Dekan mengadakan evaluasi atas diri mahasiswa. c. Dekan mengajukan usul putus kuliah kepada Rektor. d. Rektor menerima atau menolak. e. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan. 16

17 14.2 KARENA MELANGGURAN KETENTUAN AKADEMIK KETUA PROGRAM STUDI DEKAN REKTOR DITERIMA/ DITOLAK BAAK, DEKAN, KETUA PROGRAM STUDI, UNIT KOMPUTER & MAHASISWA BERSANGKUTAN a. Ketua Program Studi memberikan pertimbangan kepada Dekan. b. Dekan mengajukan usul putus kuliah kepada Rektor. c. Rektor menetapkan menerima atau menolak. d. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan. 17

18 14.3 PERMOHONAN SENDIRI USUL MAHASISWA KETUA PROGRAM STUDI DEKAN REKTOR DITERIMA/ DITOLAK BAAK, DEKAN, KETUA PROGRAM STUDI, UNIT KOMPUTER & MAHASISWA BERSANGKUTAN a. Mahasiswa mengajukan permohonan berhenti kepada Dekan melalui Ketua Program Studi. b. Dekan melanjutkan permohonan mahasiswa kepada Rektor. c. Rektor memutuskan menerima atau menolak. d. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Dekan, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan mahasiswa yang bersangkutan. 18

19 15. MUTASI ANTAR PS/ JURUSAN USULAN MAHASISWA PERTIMBANGAN PA, KETUA PRODI ASAL & KETUA PRODI PENERIMA DEKAN REKTOR DITERIMA/ DITOLAK - BAAK - DEKAN - KETUA PRODI ASAL/ PENERIMA - UNIT KOMPUTER - MAHASISWA BERSANGKUTAN a. Mahasiswa minta pertimbangan kepada PA, Ketua Program Studi asal dan Ketua Program Studi penerima secara tertulis. b. Mahasiswa mengajukan permohonan kepada Rektor Unud melalui Dekan Fakultas Sastra secara tertulis yang dilampiri dengan pertimbangan Ketua Program Studi penerima dan Ketua Program Studi asal. c. Dekan melanjutkan permohonan mahasiswa kepada Rektor, kemudian Rektor memutuskan untuk menerima atau menolak permohonan mahasiswa yang bersangkutan. d. Jawaban atas permohonan mahasiswa yang bersangkutan disampaikan ke Biro Administrasi Akademik, Dekan, Ketua Program Studi asal, Ketua Program Studi penerima, Unit Komputer dan mahasiswa yang bersangkutan. 19

20 16. MUTASI ANTAR FAKULTAS USULAN MAHASISWA PERTIMBANGAN PA, KETUA PRODI, DEKAN, TRANSKRIP NILAI REKTOR DITERIMA/ DITOLAK a. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis kepada Rektor Unud, yang dilampiri dengan pertimbangan PA, Ketua Program Studi, Dekan serta transkrip akademik yang telah dilegalisasi. b. Rektor memutuskan untuk menerima atau menolak permohonan mahasiswa setelah membaca pertimbangan ketua jurusan, Dekan asal dan Dekan yang dituju. - BAAK - UNIT KOMPUTER - DEKAN ASAL - DEKAN YANG DITUJU - KETUA PRODI ASAL - KETUA PRODI YANG DITUJU c. Keputusan Rektor ditembuskan kepada BAAK, Unit Komputer, Dekan asal, Dekan yang dituju, Ketua Program Studi asal, Ketua Program Studi yang dituju, dan mahasiswa yang bersangkutan. 20

21 17. MUTASI ANTAR UNIVERSITAS USULAN MAHASISWA REKOMENDASI REKTOR ASAL REKTOR UNIVERSITAS YANG DITUJU PERTIMBANGAN DEKAN/ KETUA PROGRAM STUDI UNIVERSITAS YANG DITUJU DITERIMA/ DITOLAK - REKTOR UNIVERSITAS ASAL - DEKAN/ KETUA PRODI YANG DITUJU - BAAK - UNIT KOMPUTER - MAHASISWA a. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis kepada Rektor asal melalui pertimbangan Dekan dan Ketua Program Studi asal dengan melampirkan transkrip akademik. b. Mahasiswa mengajukan permohonan tertulis kepada Rektor Universitas tujuan dengan melampirkan transkrip akademik dan rekomendasi Rektor Universitas asal. c. Rektor Universitas tujuan meminta pertimbangan kepada Dekan atau Ketua Program Studi tujuan. d. Rektor Universitas tujuan menetapkan menerima atau menolak berdasarkan pertimbangan Dekan atau Ketua Program Studi Tujuan. e. Keputusan Rektor yang dituju ditembuskan kepada Rektor Universitas asal, Dekan atau Ketua Program Studi yang dituju, BAAK, Unit Komputer, dan mahasiswa pemohon. 21

22 18. MAHASISWA MENINGGAL DUNIA ADA LAPORAN MHS MENINGGAL DEKAN REKTOR BAAK, KETUA PRODI, UNIT KOMPUTER, AHLI WARIS MHS BERSANGKUTAN a. Dekan setelah menerima laporan lalu mengecek informasi mengenai meninggalnya mahasiswa b. Dekan melaporkan perihal tersebut kepada Rektor c. Rektor menetapkan pemberhentian mahasiswa yang bersangkutan, tidak berstatus lagi sebagai mahasiswa dan ditembuskan kepada BAAK, Ketua Program Studi, Unit Komputer, dan ahli waris mahasiswa yang bersangkutan. 22