PROSEDUR PENGABDIAN. No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui

Transkripsi

1 Hlm 1 No Revisi Bagian Yang Diubah Disetujui Penambahan jenis kegiatan pengabdian, dengan memasukkan pengabdian penugasan dan pengabdian lembaga / institusi 1. Perubahan kalimat pada sub bagian ruang lingkup 2. Penambahan definisi pada pengabdian lembaga 3. Penambahan identitas mitra pada form F Perubahan komponen penggunaan dana 5. Perubahan formulir monev 6. Penambahan keterangan kelengkapan pelaporan kegiatan pada prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian 7. Penambahan format poster 1. Penambahan nomor halaman pada header 2. Perubahan Jurusan menjadi Program Studi 3. Perubahan aturan pada hibah pengabdian bagi penerapan teknologi 4. Perubahan formulir pengajuan 5. Penambahan proses revisi / menanggapi hasil review proposal pengabdian tim dosen 6. Penambahan WRII dan WRIV sebagai reviewer pengabdian penugasan dan lembaga 7. Perubahan format proposal F Perubahan form F-12 menjadi F-12 A dan F-12B Ka., 1 Januari 2014 Ka., Januari 2015 Ka., Januari 2016

2 I PROSEDUR No P-OZ.Hlm 2 Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian, dan Kerja Sama

3 Hlm 3 1. TUJUAN Prosedur pengadian kepada masyarakat ini bertujuan untuk: - Menerangkan skema-skema pengabdian, - Menerangkan cara pengajuan proposal pengabdian, - Menerangkan pelaksanaan kegiatan dan pelaporan keuangan kegiatan pengabdian, - Menerangkan cara pelaporan dan pengumpulan laporan pengabdian. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua skema pengabdian dengan dana internal yang dikelola oleh Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (), Universitas Katolik Parahyangan. Jenis pengabdian yang dikelola oleh terdiri dari: a) Pengabdian usulan tim dosen, b) Pengabdian penugasan, c) Pengabdian lembaga/institusi. Dosen yang sudah dua kali berturut-turut mendapatkan persetujuan hibah penelitian reguler / pengabdian tim dosen diwajibkan untuk menghasilkan proposal hibah penelitian / pengabdian sebagai ketua dengan sumber pendanaan eksternal. Perkecualian dapat diberikan untuk dosen yang belum memiliki kualifikasi untuk mengakses berbagai hibah eksternal yang tersedia, maka yang bersangkutan dapat menunjukkan keikutsertaannya sebagai anggota dalam penelitian dengan sumber pendanaan eksternal. 3. REFERENSI 3.1. Peraturan Pengurus Yayasan, Universitas Katolik Parahyangan Nomor 4 Tahun 2013 tentang Pengelolaan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan.

4 Hlm Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor: III/PRT/ /013 tentang Skema Dan Tata Laksana Hibah Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat, Universitas Katolik Parahyangan Surat edaran nomor: III// /413-I tentang Revisi Prosedur Desember ISTILAH DAN DEFINISI 2.1. Pengabdian adalah kegiatan yang didasarkan atas kebutuhan, tantangan, persoalan masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung untuk pemenuhan martabat kemanusiaan Pengabdian tim dosen adalah kegiatan pengabdian yang diajukan oleh seorang dosen dengan jabatan fungsional minimal asisten ahli, yang didukung dengan dosen-dosen lain sebagai anggota tim pengabdian, dengan waktu pengajuan proposal mengikuti jadwal reguler yang dibuat oleh Pengabdian penugasan adalah kegiatan pengabdian berdasarkan penugasan dari Rektor / Dekan / Ketua yang bertujuan memenuhi permintaan dari lembaga / instansi luar sesuai dengan misi UNPAR. Waktu pengajuan proposal pengabdian oleh tim dosen yang ditugaskan tersebut paling lambat pada akhir bulan September tahun berjalan (jika dana masih tersedia) Pengabdian lembaga / institusi adalah kegiatan pengabdian yang rutin dilakukan oleh suatu fakultas / program studi / pusat studi dan diajukan atas nama fakultas / program studi / pusat studi tersebut. Penanggung jawab kegiatan adalah dekan / ketua program studi / ketua pusat studi yang menunjuk ketua pengabdi dosen di lingkungan kerja yang bersangkutan. Karena merupakan rencana kerja dari fakultas / program studi / pusat studi, kegiatan pengabdian ini harus dimasukkan pada Rencana Kerja dan Anggaran Program Studi/Fakultas. Waktu pengajuan proposal pengabdian lembaga / institusi adalah setiap awal semester mengikuti jadwal kegiatan. Ketentuan-ketentuan untuk jenis pengabdian ini adalah:

5 Hlm 5 a) Memberikan dampak langsung bagi mitra dan merupakan kegiatan yang berkelanjutan, hal ini dibuktikan dengan rekam kegiatan yang telah dilakukan. b) Total waktu yang dialokasikan dalam kegiatan pengabdian masyarakat minimum 50 jam, dengan alokasi terbesar didedikasikan pada kegiatan tatap muka dengan penerima manfaat. Alokasi 50 jam dapat termasuk persiapan pelaksanaan, kegiatan tatap muka dengan penerima manfaat, dan pelaporan. Alokasi ini tertulis / tergambarkan jelas dalam timeline di proposal kegiatan pengabdian. c) Kontribusi yang jelas dari mitra pengabdian (in kind / in cash) d) Menyertakan bukti perjanjian kerja sama / MOU, atau TOR (term of reference) 2.5. Pengabdian usulan tim dosen dikelompokkan berdasarkan skema hibah menjadi (1) pengabdian bagi pembangunan masyarakat dan (2) pengabdian bagi penerapan teknologi (kegiatan pengabdian ini didasarkan pada hasil penelitian yang sudah terlebih dahulu dilakukan dosen bersangkutan) Pimpinan universitas adalah Rektor atau Wakil Rektor Universitas Katolik Parahyangan Pengabdi adalah dosen tetap dan dosen kontrak dengan kualifikasi minimal 24 jam per minggu yang membentuk kelompok pengabdian dengan dosen lain untuk melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat Seorang pengabdi hanya dapat menjadi ketua pada 1 judul penelitian atau pengabdian kepada masyarakat (pengabdian usulan tim dosen) Persyaratan jabatan fungsional untuk keperluan skema hibah internal adalah setelah dinyatakan lolos Senat Fakultas (untuk lektor) dan lolos Senat Universitas (untuk lektor kepala) Terdapat 2 macam kegiatan seminar untuk pengabdian tim dosen, yaitu: a. Seminar proposal, adalah seminar yang dikelola oleh Kaprodi dengan tujuan untuk menilai kelayakan proposal pengabdian, b. Seminar akhir, adalah seminar yang diikuti dosen dengan tujuan untuk mendisemenasikan hasil pengabdiannya. Seminar akhir ini dapat berupa: a)

6 Hlm 6 seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan oleh instansi di luar UNPAR, b) seminar nasional atau seminar internasional yang diselenggarakan oleh UNPAR, c) seminar yang dikelola oleh dan Program Studi khusus untuk mendiseminasikan hasil pengabdian. 3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 3.1. Ketua bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya pendanaan untuk terjaminnya pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan pengabdian sesuai dengan target pengabdian yang telah ditetapkan dalam kontrak pengabdian Reviewer bertanggung jawab atas mutu proposal dan kegiatan pengabdian yang akan didanai, dan berwenang untuk: 1) memberikan rekomendasi apakah suatu proposal layak untuk didanai atau tidak, 2) memberikan rekomendasi pendanaan Dekan bertanggung jawab atas tersedianya sumber daya pengabdi dan peralatan pengabdian yang dimiliki oleh pusat dan/atau laboratorium di lingkungan fakultas sehingga pengabdian dapat berjalan sesuai dengan target yang telah ditetapkan Ketua Program Studi dan pemberi tugas bertanggung jawab pada: - Pelaksanaan evaluasi proposal pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal dengan panduan, dan evaluasi proposal pengabdian melalui seminar ilmiah, untuk menjamin mutu proposal pengabdian sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh, - Pelaksanaan monitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan kegiatan pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format monev dengan panduan, dan evaluasi kesesuaian antaran luaran yang ditargetkan dan capaian, - Pengumpulan dan evaluasi laporan pengabdian, mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format laporan dengan panduan, dan evaluasi laporan pengabdian melalui seminar ilmiah untuk menjamin mutu laporan pengabdian.

7 Hlm Ketua Pengabdi bertanggung jawab akan substansi dan mutu pengabdian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Program Studi, Dekan, dan Ketua Anggota Pengabdi bertanggung jawab akan keberhasilan kegiatan pengabdian sesuai dengan target yang telah ditetapkan kepada Ketua Pengabdi Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan, pengawasan pemanfaatan dana pengabdian dan bukti-bukti pendukungnya. 4. RINCIAN PROSEDUR Terdapat tiga prosedur untuk kegiatan pengabdian ini, yaitu prosedur pengajuan proposal pengabdian, prosedur pelaksanaan dan monev (monitoring dan evaluasi) pengabdian, serta prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian. 6.1 PROSEDUR USULAN TIM DOSEN Prosedur Pengajuan Proposal Usulan Tim Dosen Ketua mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian Ketua Pengabdi mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F- 12A atau F-12B) yang sudah diisi dan ditandatangani. F-12A adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi pembangunan masyarakat. F-12B adalah formulir pengajuan kegiatan pengabdian bagi penerapan teknologi Ketua Program Studi menjadwalkan dan melaksanakan presentasi proposal pengabdian untuk melakukan evaluasi proposal pengabdian (mencakup kelengkapan administrasi, kesesuaian format proposal, dan mutu proposal)

8 Hlm 8 dalam suatu seminar ilmiah internal di tingkat KBI / Pusat / Laboratorium / Program Studi Jika proposal pengabdian dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan proposal pengabdian sebelum dikembalikan kepada Ketua Program Studi Untuk proposal pengabdian yang lolos evaluasi proposal pengabdian, Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-12A / F-12B dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan (penugasan pengabdi dan ketersedian sarana pengabdian) terhadap proposal pengabdiannya Dekan menandatangani Formulir F-12A / F-12B sebagai persetujuan terhadap proposal pengabdiannya Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-12A / F-12B, Formulir F-13, beserta 2 jilid proposal pengabdian kepada ketua untuk mendapatkan persetujuan penggunaan dana pengabdian. Untuk pengabdian skema Pembangunan Masyarakat proposal dilengkapi dengan surat persetujuan dari mitra memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan Kepala mengkoordinasi proses review untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, dengan menugaskan 2 reviewer untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F-14. Penilaian Proposal Pengabdian Kepala mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian baik yang didanai maupun tidak didanai kepada komunitas akademik Universitas Katolik Parahyangan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Kepala dan Ketua Pengabdi.

9 Hlm mengadakan pertemuan dengan semua Ketua Pengabdi, yang disetujui proposalnya. Dalam kegiatan ini membagikan hasil review kepada dosen bersangkutan dan diadakan juga penandatanganan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian membuat rekapitulasi semua proposal pengabdian mengirimkan data kegiatan pengabdian dosen ke setiap fakultas Ketua pengabdi membuat revisi proposal atau tanggapan hasil review Ketua pengabdi menyerahkan revisi proposal atau tanggapan hasil review ke PROSES SELESAI Dokumen terkait: F-10 Format Proposal Pengabdian F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Pembangunan Masyarakat) F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Penerapan Teknologi) F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian

10 Hlm 10 Bagan P Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di Fakultas Ketua Pengabdi KAPRODI Dekan Menyiapkan proposal dan berkas pengajuan Pengumuman tanggal pemasukkan proposal Menyerahkan proposal dan form F- 12A / F-12B Mengatur jadwal seminar Pelaksanaan kegiatan seminar Membuat revisi proposal / form Tidak Setuju? Ya Menandatangani form F-12A / F-12B dan F- 13 Menandatangani form F-12A / F-12B Menyerahkan 2 proposal, F-12A / F-12B, dan F-13 ke Mengembalikan dokumen ke ketua pengabdi Lanjut ke prosedur pengajuan di

11 Hlm 11 Lanjutan Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen di Ketua Pengabdi Reviewer Menyerahkan 2 proposal, F-12A / F-12B, dan F-13 ke Melakukan pemeriksaan administratif proposal pengabdian Membuat revisi proposal Tidak Setuju? Ya Menugaskan 2 orang reviewer Melaksanakan prosses review sesuai form F-14 Memeriksa hasil review Menyerahkan hasil review dan proposal ke Ya Setuju? Tidak Mengumu mkan hasil review Membuat surat kontrak pengabdian Mengirimka n surat pemberitah uan Menandatangani kontrak pengabdian Membagikan hasil review Menyusun revisi proposal / tanggapan hasil review Penyimpangan data proposal Menyerahkan revisi proposal / tanggapan hasil review ke Mengirimkan data ke fakultas Lanjut ke proses pengabdian Proses Selesai

12 Hlm PROSEDUR PELAKSANAAN DAN MONEV Berdasarkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian, memproses pencairan dana pengabdian Tahap Pertama ke Biro Keuangan sebesar 70% dari total pagu dana yang disetujui Ketua Pengabdi menyerahkan revisi proposal / tanggapan terhadap hasil review ke memberikan info kepada ketua pengabdi tentang pencairan dana Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Pertama ke Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan jadwal kegiatan pengabdian untuk menghasilkan target yang dicantumkan di dalam proposal pengabdian Ketua Program Studi melaksanakan proses monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pengabdian dengan mengisi Formulir F-15. Monev Pelaksanaan Pengabdian yang terlebih dahulu disiapkan oleh Ketua Pengabdi Ketua Pengabdi menyerahkan ke Laporan tahap I berupa Laporan Kemajuan Pengabdian tahap I, yaitu Formulir F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian yang sudah ditandatangani Ketua Program Studi & disertai buktibukti pendukung, pada waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian. Jika laporan tahap I dinilai memerlukan perbaikan, Ketua Peneliti harus melakukan penyempurnaan laporan tahap I sebelum dikembalikan ke Jika Ketua Pengabdi tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal, kepala berhak untuk melakukan perubahan perjanjian berupa addendum yang ditandatangani oleh kepala dan ketua peneliti. Jika Ketua Peneliti tidak menyerahkan laporan kemajuan sesuai dengan jadwal, maka layanan untuk perjalanan dinas dan insentif karya tulis ilmiah terhadap ketua peneliti tersebut akan dihentikan sampai laporan kemajuan penelitian diserahkan.

13 Hlm Jika laporan keuangan pengabdi kurang dari 70%, maka sisanya akan dilaporkan sebagai honor pengabdi, dan pencairan tahap ke 2 sebesar sisa honor pengabdian atau sebesar maks 30% (disesuaikan dengan pelaporan bon tambahan). Contoh: Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp ,- Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp ,- Dana tahap 1 yang diterima = Rp ,- Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp ,- Maka Rp ,- - Rp ,- = Rp ,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian. Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp ,-) = Sisa honor + total pelaporan keuangan dengan bukti-bukti terlampir Jika jumlah laporan keuangan dengan bon-bon terlampir dan honor pengabdi kurang dari 70% maka sisa dana yang masih ada harus dikembalikan ke dan tidak ada pencairan tahap ke 2 kecuali pengabdi melaporakan laporan keuangan dengan bon-bon terlampir (maksimal 30%). Contoh: Total dana pengabdian yang diperoleh = Rp ,- Honor maksimal yang boleh diambil (30%) = Rp ,- Dana tahap 1 yang diterima = Rp ,- Laporan keuangan tahap 1 dengan bukti-bukti terlampir = Rp ,- Maka Rp ,- akan dilaporkan sebagai honor pengabdian, Sisa dana = Rp Rp Rp = Rp harus dikembalikan ke Pencairan dana tahap 2 (Maksimal Rp ,-) = Pelaporan keuangan dengan buktibukti terlampir

14 Hlm akan melaporkan laporan keuangan pengabdian ke Biro Keuangan Biro keuangan memeriksa laporan keuangan pengabdian dan bila masih ada yang perlu diperbaiki maka Biro Keuangan akan mengembalikannya ke yang akan meneruskan informasi tersebut kepada Ketua Pengabdi Pengabdi mengumpulkan revisi laporan keuangan kepada akan mencatat monev pengabdian PROSES SELESAI Dokumen terkait: F-15 Monev Pelaksanaan Pengabdian

15 Hlm 15 Bagan P Prosedur Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian Tim Dosen Ketua Pengabdi Ketua PRODI Biro Keuangan Penyerahan tanggapan atas hasil review Pengajuan dana pengabdian tahap 1 Pencairan dana tahap I sesuai prosedur biro keuangan Penerimaan dana tahap I Pencairan dana tahap I ke ketua pengabdi Pelaksanaan kegiatan pengabdian Pembuatan laporan tahap I (F-15) Penyerahan laporan tahap I (F-15) Pemeriksaan laporan tahap I (proses monev) Pembuatan revisi laporan tahap I Tidak Setuju? Ya Pemeriksaan laporan tahap I Tidak Setuju? Ya Penyerahan laporan tahap I (F-15) Pemeriksaan laporan tahap I Pembuatan revisi laporan keuangan Pengembalian lap. Keuangan kepada pengabdi Tidak Setuju? Ya PROSES SELESAI

16 Hlm PROSEDUR PENYELESAIAN LAPORAN bekerja sama dengan Kaprodi membuat jadwal seminar laporan pengabdian secara terpusat di Universitas Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan pengabdian dituliskan sesuai dengan format sampul muka (F-17) kepada Ketua Program Studi disertai dengan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian yang sudah diisi dan ditandatngani, serta bukti-bukti pendukung penggunaan dana Ketua Program Studi menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian dan Formulir F-13. Bukti Pelaksanaan Seminar Ketua Pengabdi memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap laporan pengabdiannya Dekan menandatangani Formulir F-18. Penyelesaian Kegiatan Pengabdian sebagai persetujuan terhadap laporan pengabdiannya Ketua Pengabdi menyerahkan Formulir F-18 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian dan Formulir F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar beserta laporan pengabdian dan disertai bukti-bukti pendukung keuangan ke. Laporan Pengabdian yang diserahkan ke berupa: - 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover memeriksa semua kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan ini Jika laporan dinilai masih memerlukan perbaikan atau belum lengkap, maka Ketua Pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan pengabdian sebelum dikembalikan kepada Setelah disetujui Kepala, akan memproses pencairan dana pengabdian Tahap Kedua ke Biro Keuangan Ketua Pengabdi mengambil dana pengabdian Tahap Kedua ke.

17 Hlm membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian PROSES SELESAI Dokumen terkait: F-13 Bukti Pelaksanaan Seminar F-16 Format laporan Pengabdian F-17 Format Sampul Muka Laporan Pengabdian F-18 Formulir Penyelesaian Kegiatan pengabdian F-25 Format Poster Kegiatan Pengabdian

18 Bagan P PROSEDUR Hlm 18 Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Tim Dosen KETUA PENGABDI KAPRODI DEKAN Menyusun laporan dan menyiapkan Form F-18 bersama KAPRODI mengatur jadwal seminar dan melakukan proses seminar Menyerahkan berkas laporan ke KAPRODI Menandatangani lembar penyelesaian (F-18) & lembar bukti seminar (F-13) Menyerahkan berkas penyelesaian ke Dekan Menandatangani lembar penyelesaian (F-18) Memeriksa kelengkapan laporan penelitian Menyerahkan berkas ke (1 hardcopy laporan,softcopy laporan & poster, F-18, F-13) Menyerahkan berkas ke ketua peneliti Lengkap? Ya Tidak Melengkapi berkas pelaporan Menandatangani lembar F-09 Menyimpan data PROSES SELESAI

19 6.2 Prosedur Pengabdian Penugasan Hlm Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan Ketua mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian Berdasarkan surat permintaan dari instansi luar, Rektor / Dekan / K menerbitkan surat penugasan kepada tim dosen dengan tembusan / pemberitahuan kepada pimpinan unit Ketua pengabdi menyusun proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada Pemberi Tugas disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian penugasan (F-23), Pemberi Tugas memeriksa dokumen, jika dokumen sudah lengkap Pemberi Tugas menandatangani F-23. Jika dokumen perlu direvisi, maka ketua pengabdi melakukan revisi dan menyerahkannya kembali kepada pemberi Tugas Ketua Pengabdi mengajukan proposal dan F-23 yang disertai dokumen Surat Tugas dan Surat Permintaan dari Instansi Luar ke Dekan Dekan menandatangani Form F Ketua Pengabdi menyerahkan berkas pengajuan kegiatan pengabdian penugasan ke. Berkas tersebut terdiri dari: a. 2 Hardcopy Proposal b. Form F-23 yang sudah ditandatangani c. Surat Tugas dari pemberi tugas d. Surat permintaan dari Instansi luar memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan.

20 Hlm Kepala berkoordinasi dengan WR II dan WR IV (sebagai reviewer) untuk menilai kelayakan proposal, baik aspek substansi maupun pendanaan kegiatan pengabdian, untuk setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F Kepala mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian penugasan membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Ketua dan Ketua Pengabdi menyimpan data pengabdian mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas Proses Selesai Dokumen terkait: F-10 Format Proposal Pengabdian F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian F-23 Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian

21 Bagan P PROSEDUR Hlm 21 Prosedur Pengajuan Proposal Penungasan di Fakultas Ketua Pengabdi Pemberi Tugas Dekan / KAPRODI Menerima permintaan pengabdian Menyiapkan proposal dan F-23 Menugaskan dosen untuk mengkoordinasikan kegiatan pengabdian dengan memberikan surat tugas Menyerahkan proposal dan form F- 23 Mengevaluasi proposal Membuat revisi proposal / form Tidak Setuju? Ya Menandatangani form F-23 Menandatangani form F-23 Menyerahkan 2 proposal, F-23, surat tugas, surat permintaan kerja sama ke Mengembalikan dokumen ke ketua pengabdi Lanjut ke prosedur pengajuan di

22 Hlm 22 Lanjutan Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan di Ketua Pengabdi WR II dan WR IV Menyerahkan 2 proposal, F- 23, Surat tugas, Surat permohonan dari instansi luar ke Melakukan pemeriksaan administratif proposal pengabdian Membuat revisi proposal Tidak Setuju? Ya Melakukan koordinasi dengan WRII dan WR IV Melaksanakan prosses review sesuai form F-14 Memeriksa hasil review Menyerahkan hasil review dan proposal ke Ya Setuju? Tidak Mengumu mkan hasil review Membuat surat kontrak pengabdian Mengirimka n surat pemberitah uan Menandatangani kontrak pengabdian Membagikan hasil review Lanjut ke proses pengabdian Penyimpangan data proposal Mengirimkan data ke fakultas Proses Selesai

23 Hlm Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Penugasan Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev pengabdian tim dosen. Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR. Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan perjalanan dinas. a) Jika pengabdian adalah penugasan oleh Dekan, maka: - Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat permohonan pembuatan surat tugas kepada K. K akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan). - Staf keuangan fakultas menyusun / memeriksa laporan keuangan pengabdian berdasarkan pagu UNPAR dan menyerahkannya ke staf keuangan. a) Jika pengabdian adalah penugasan oleh Pimpinan Universitas / K, maka: - Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat permohonan pembuatan surat tugas kepada K. K akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan). - Staf keuangan menyusun / memeriksa laporan keuangan pengabdian berdasarkan pagu UNPAR Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan Ketua Pengabdi mengumpulkan laporan pengabdian yang ditulis sesuai dengan format laporan pengabdian (F-16) dengan sampul muka laporan

24 Hlm 24 pengabdian sesuai dengan format sampul muka (F-17) serta Formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian penugasan kepada pemberi tugas Pemberi tugas memeriksa kelengkapan dokumen Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian tersebut masih memerlukan perbaikan, maka ketua pengabdi harus melakukan penyempurnaan laporan tersebut Jika pemberi tugas menilai bahwa laporan pengabdian sudah cukup, maka pemberi tugas menandatangani formulir F-24 Penyelesaian Kegiatan Pengabdian penugasan Ketua pengabdi menyerahkan formulir F-24 yang telah ditandatangani pemberi tugas, 1 jilid laporan pengabdian (dijilid softcover), bukti-bukti pengeluaran (jika ada) kepada Ketua. Laporan Pengabdian yang diserahkan ke berupa: - 1 (satu) file memuat keseluruhan laporan pengabdian (format pdf) - 1 (satu) file poster memuat hasil pengabdian (format sesuai ketentuan) - 1 (satu) laporan pengabdian dijilid softcover memeriksa kelengkapan Penyelesaian Laporan Pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan Setelah disetujui Kepala, akan memproses pencairan dana pengabdian tahap ke -2 ke Biro Keuangan Ketua pengabdi mengambil dana pengabdian tahap ke-2 ke membuat rekapitulasi semua laporan pengabdian Proses Selesai Dokumen terkait: F-24 Formulir Penyelesaian Kegiatan Penugasan Penelitian F-16 Format Laporan Pengabdian F-17 Format Sampul muka Laporan Pengabdian F-25 Format Poster Penelitian / Pengabdian

25 Bagan P PROSEDUR Hlm 25 Proses Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan KETUA PENGABDI PEMBERI TUGAS DEKAN/KAPRODI Menyusun laporan dan menyiapkan Form F-24 Menyerahkan berkas laporan ke pemberi tugas Memeriksa dokumen pelaporan kegiatan pengabdian Melakukan revisi laporan Tidak Setuju Ya Menandatangani lembar penyelesaian (F-24) Menyerahkan berkas penyelesaian ke Dekan Menandatangani lembar penyelesaian (F-24) Memeriksa kelengkapan laporan penelitian Menyerahkan berkas ke (1 hardcopy laporan,softcopy laporan & poster, F-24) Menyerahkan berkas ke ketua peneliti Lengkap? Ya Tidak Melengkapi berkas pelaporan Menandatangani lembar F-24 Melakukan proses pencairan dana sesuai prosedur Menerima pencairan dana Menyimpan data PROSES SELESAI PROSES SELESAI

26 Hlm Prosedur Pengabdian Lembaga / Institusi Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga Ketua mengeluarkan surat edaran berisi kalender kegiatan pengabdian mencakup jadwal pengajuan proposal, proses review proposal, penandatanganan perjanjian pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan pengabdian, pelaksanaan monev dan laporan kemajuan, serta laporan pengabdian Ketua Program Studi / Dekan menunjuk seorang dosen untuk menjadi ketua pengabdi dan mengajukan proposal pengabdian yang ditulis sesuai dengan format proposal pengabdian (F-10) dengan sampul muka proposal (F-11) kepada ketua disertai dengan Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian (F-33) memeriksa semua kelengkapan pengajuan proposal pengabdian sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan Ketua berkoordinasi dengan WR II dan WR IV sebagai reviewer untuk melakukan review setiap proposal pengabdian secara desk evaluation dengan menggunakan Formulir F Ketua mengumumkan hasil pemeriksaan proposal pengabdian penugasan membuatkan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian yang akan ditandatangani oleh Ketua dan Ketua Pengabdi menyimpan data pengabdian mengirimkan data pengabdian ke setiap fakultas Proses Selesai

27 Bagan P PROSEDUR Hlm 27 Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di Fakultas Ketua Pengabdi Pemberi Tugas (KAPRODI / DEKAN) Dekan / KAPRODI Menyiapkan proposal dan F-33 Menugaskan dosen untuk mengkoordinasikan kegiatan pengabdian dengan memberikan surat tugas Menyerahkan proposal dan form F- 33 Mengevaluasi proposal Membuat revisi proposal / form Tidak Setuju? Ya Menandatangani form F-33 Menandatangani form F-33 Menyerahkan 2 proposal, F-33 ke Mengembalikan dokumen ke ketua pengabdi Lanjut ke prosedur pengajuan di

28 Hlm 28 Lanjutan Prosedur Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga di Ketua Pengabdi WR II dan WR IV Menyerahkan 2 proposal, F- 33 ke Melakukan pemeriksaan administratif proposal pengabdian Membuat revisi proposal Tidak Setuju? Ya Melakukan koordinasi dengan WRII dan WR IV Melaksanakan prosses review sesuai form F-14 Memeriksa hasil review Menyerahkan hasil review dan proposal ke Ya Setuju? Tidak Mengumu mkan hasil review Membuat surat kontrak pengabdian Mengirimka n surat pemberitah uan Menandatangani kontrak pengabdian Membagikan hasil review Lanjut ke proses pengabdian Penyimpangan data proposal Mengirimkan data ke fakultas Proses Selesai

29 Hlm Prosedur Pelaksanaan dan Monev Pengabdian Lembaga Prosedur pelaksanaan dan monev ini mengikuti prosedur pelaksanaan dan monev pengabdian dosen. Khusus untuk pelaporan keuangan, laporan harus berdasarkan pagu UNPAR. Pengeluaran untuk kegiatan ke luar kota dihitung berdasarkan perhitungan perjalanan dinas. a) Jika pengabdian adalah Pengabdian Fakultas / Pengabdian Program Studi, maka: - Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat permohonan pembuatan surat tugas kepada K. K akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan fakultas membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan). - Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran. - Staf Keuangan Fakultas memeriksa laporan penggunaan anggaran dan menyerahkannya ke Staf Keuangan. a) Jika pengabdian adalah pengabdian Pusat Studi, maka: - Apabila terdapat perjalanan dinas, ketua pengabdi membuat permohonan pembuatan surat tugas kepada K. K akan membuatkan surat tugas sesuai dengan permohonan dan staf keuangan membuatkan form 211 M untuk panduan penggunaan dana pengabdian. (Surat tugas dan Form 211 M dilampirkan dalam laporan keuangan). - Ketua pengabdi membuat dan menyusun laporan penggunaan anggaran. - Staf Keuangan memeriksa laporan penggunaan anggaran.

30 6.3.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Hlm 30 Prosedur penyelesaian kegiatan pengabdian mengikuti prosedur penyelesaian kegiatan Pengabdian penugasan Prosedur Pencairan Dana Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap I (70%) Staf Keuangan menerima berkas proposal, Form pengajuan (F-12A / F-12B / F-23 / F-33) yang sudah ditandatangani Kepala Staf Keuangan membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya Staf Keuangan menandatangani berkas permohonan KTU menandatangani berkas permohonan Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK Staf Keuangan membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya Staf Keuangan menandatangani berkas pencairan KTU menandatangani berkas pencairan Staf Keuangan membuat slip permohonan transfer Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip permohonan transfer ke Biro Keuangan Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan Biro Keuangan melakukan pencairan sesuai dengan slip permohonan transfer Staf Keuangan menyimpan berkas pencairan

31 Bagan P PROSEDUR Hlm 31 Diagram Alir Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 70% Staf Keuangan KTU Biro Keuangan Terima berkas proposal, F-12 / F-23 / F33 yang sdh disetujui K Membuat permohonan di SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses verifikasi pada SIK Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Membuat slip permohonan transfer Mengirimkan berkas pencairan dan slip permohonan transfer ke Biro Keuangan Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan permohonan Menyimpan berkas pencairan Melakukan pencairan dana dengan transfer PROSES SELESAI Phase

32 Hlm Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap I (70%) Staf Keuangan Fakultas menyusun laporan keuangan berdasarkan pagu UNPAR dan menyerahkannya ke Staf Keuangan (khusus untuk pengabdian lembaga dan pengabdian penugasan) Staf Keuangan menerima Form F-15 beserta bukti-bukti pengeluaran Staf Keuangan menyesuaikan pengelompokkan yang sudah dilakukan oleh ketua pengabdi dengan pengelompokkan pada SIK Staf Keuangan membuat Penyelesaian sesuai sumber daya dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK Staf Keuangan menandatangani berkas penyelesaian KTU Menandatangani berkas penyelesaian Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan Selesai

33 Bagan P PROSEDUR Hlm 33 Diagram Alir Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian 70% Staf Keuangan Fakultas (untuk pengabdian Lembaga / Penugasan) Staf Keuangan KTU Menyusun laporan keuangan berdasarkan pagu UNPAR Menyerahkan laporan keuangan ke Staf Keuangan Menerima F-15 dan bukti-bukti pengeluaran Menyesuaikan pengelompokan penggunaan pendanaan sesuai dengan pengelompokan pada SIK Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan dinas pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas penyelesaian Menandatangani berkas penyelesaian Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya ke biro keuangan PROSES SELESAI Phase

34 Hlm Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap II (30%) Staf Keuangan menerima Laporan dan Form F-18 / F-24 yang sudah ditandatangani Kepala Staf Keuangan membuat Permohonan di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya Staf Keuangan menandatangani berkas permohonan KTU menandatangani berkas permohonan Staf Keuangan mengirimkan lembar Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK Staf Keuangan membuat pengajuan Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya Staf Keuangan menandatangani berkas pencairan KTU menandatangani berkas pencairan Staf Keuangan mengirimkan lembar Pencairan (Asli+Kopi) ke Biro Keuangan Biro Keuangan mencocokkan berkas pencairan dengan berkas permohonan Biro Keuangan melakukan pencairan ke Staf Keuangan Staf Keuangan menyerahkan dana ke Dosen pemohon (Ketua Pengabdi) Staf Keuangan menyimpan Berkas Pencairan

35 Bagan P PROSEDUR Hlm 35 Diagram Alir Permohonan dan Pencairan Keuangan Pengabdian 30% Staf Keuangan KTU Biro Keuangan Terima berkas laporan dan F-18 / F-24 yang sdh disetujui K Membuat permohonan di SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses verifikasi pada SIK Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas pencairan dan slip permohonan transfer ke Biro Keuangan Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan permohonan Menerima pencairan dana dan menyerahkannya ke Dosen Melakukan pencairan dana tunai PROSES SELESAI Phase

36 Hlm Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Kegiatan Pengabdian Tahap II (30%) Staf Keuangan menerima bukti-bukti penggunaan dana 30% Staf Keuangan merekap penggunaan dana tahap II sesuai dengan pengelompokkan pada SIK Staf Keuangan membuat penyelesaian sesuai sumber daya dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi Web SIK Staf Keuangan menandatangani berkas penyelesaian KTU Menandatangani berkas penyelesaian Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan Selesai

37 Bagan P PROSEDUR Diagram Alir Penyelesaian Keuangan untuk Pencairan Pengabdian 30% Staf Keuangan KTU Hlm 37 Menerima bukti-bukti pengeluaran Menyesuaikan pengelompokan penggunaan pendanaan sesuai dengan pengelompokan pada SIK Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan dinas pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas penyelesaian Menandatangani berkas penyelesaian Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya ke biro keuangan PROSES SELESAI Phase

38 7. KRITERIA KEBERHASILAN PROSEDUR Hlm Pengajuan dan evaluasi proposal pengabdian berjalan sesuai dengan jadwal kegiatan pengabdian Proposal pengabdian dinyatakan berhasil apabila sudah ditesetujui dan ditandatangani Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Kegiatan pengabdian dilaksanakan sesuai dengan Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian dalam Proposal Pengabdian Laporan Kemajuan dan Laporan pengabdian dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Laporan Keuangan untuk pemanfaatan dana pengabdian Tahap Pertama dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukungnya dan Laporan Keuangan Tahap Kedua dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam Perjanjian Pelaksanaan Pengabdian Laporan Pengabdian diproses dan dikumpulkan sesuai dengan waktu yang ditetapkan dalam perjanjian pelaksanaan pengabdian Kegiatan pengabdian dinyatakan berhasil apabila telah menghasilkan capaian sesuai dengan rencana luaran yang dituliskan pada proposal pengabdian. 8. Lampiran 8.1. Formulir F-10 Format Proposal Pengabdian Formulir F-11 Format Sampul Muka Proposal Pengabdian Formulir F-12A Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Pembangunan Masyarakat) Formulir F-12B Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Tim Dosen (Pengabdian bagi Penerapan Teknologi) Formulir F-13 Formulir Bukti Pelaksanaan Seminar Pengabdian Formulir F-14 Formulir Penilaian Proposal Pengabdian (Proses Review) Formulir F-15 Formulir Monev Pelaksanaan Pengabdian Formulir F-16 Format Laporan Pengabdian.

39 L L PROSEDUR No Formulir F-17 Format Sampul Mula Laporan Pengabdian. P-O2 Berlaku 01 Desember 2015 Hlm 33 Formulir F-18 Formulir Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Tim Dosen / Pengabdian Lembaga. Formulir F-23 Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Penugasan. Formulir F-24 Formulir Penyelesaian Kegiatan Pengabdian Penugasan. Formulir F-25 Format Poster Penelitian / Pengabdian. Formulir F-33 Formulir Pengajuan Proposal Pengabdian Lembaga. Formulir F-34 Surat Persetujuan dari Dekan. Bandung, 08 November 2016 Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat llas Katolik Parahyangan Cath i-na Badra Nawangpalupi, Ph.D. Diperiksa oleh: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pengabdian, dan Kerja Sama