DAFTAR ISI... 1 MODUL VENDOR REGISTRATION... 1

Transkripsi

1

2 MODUL VENDOR REGISTRATION DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 MODUL VENDOR REGISTRATION... 1 PENDAHULUAN Tujuan Alur Proses Menu dan Sub Menu Modul Vendor Registration... 2 PENDAFTARAN Pembuatan Username dan Password Konfirmasi MENU DATA ADMINISTRATIF Menu Perusahaan Menu Legal Menu Pengurus Perusahaan Menu Keuangan MENU DATA TEKNIS Menu SDM Menu Data Kualifikasi / Sertifikasi Perusahaan Menu Data Fasilitas / Peralatan Menu Data Pengalaman Proyek Menu Barang/Jasa PENDAFTARAN SELESAI MODUL VENDOR TRANSACTION... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. PENDAHULUAN... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 1. Tujuan... Error! Bookmark not defined. 2. Alur Proses... Error! Bookmark not defined. 3. Menu dan Sub Menu Modul Vendor Transaction... Error! Bookmark not defined. LOGIN... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. MENU HOME MENU PROCUREMENT Proses Pendaftaran Pengadaan (Register) Proses Pengiriman Penawaran (Quotation) Proses Negosiasi Status Akhir Proses Pendaftaran Lelang Mengajukan Sanggahan MENU MANAJEMEN KONTRAK... 41

3 END 50 MODUL VENDOR REGISTRATION 1. Monitor Kontrak Monitor Progress Milestone Update Progress MIlestone Addendum Kontrak Membuat Tagihan MENU VENDOR PROFILE View Profil Edit Profile... 49

4 MODUL VENDOR REGISTRATION PENDAHULUAN 1. TUJUAN MODUL VENDOR REGISTRATION Modul Registrasi Penyedia Barang dan Jasa merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eprocurement PT. Pembangunan Jaya Ancol Tbk atau electronic procurement untuk melakukan proses: 1. Pembuatan user name dan password 2. Pendaftaran Penyedia Barang dan Jasa secara online 3. Kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa ke dalam bidderlist sesuai klasifikasi bidang usaha di lingkungan PT. Pembangunan Jaya Ancol Tbk. 2. ALUR PROSES

5 3. MENU DAN SUB MENU MODUL VENDOR REGISTRATION 1. Login 2. Pendaftaran Syarat dan Ketentuan Pembuatan Username dan Password 3. Menu Data Administratif Sub Menu Perusahaan Sub Menu Legal Sub Menu Pengurus Sub Menu Keuangan 4. Menu Data Teknis Sub Menu SDM Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi Sub Menu Fasilitas/Peralatan Sub Menu Pengalaman Proyek Sub Menu Produk/Jasa MODUL VENDOR REGISTRATION

6 MODUL VENDOR REGISTRATION LOGIN 7 5 Untuk mendaftarkan perusahaan menjadi Penyedia Barang dan Jasa PT. Pembangunan Jaya Ancol Tbk, anda bisa mendaftar secara online melalui internet ke pada browser anda. NO FIELD KETERANGAN 1 Eproc Ancol 2 Registrasi untuk Melanjutkan Pendaftaran Sebagai vendor baru 3 Petunjuk Penggunaan Untuk Mendownload Manual Book Penggunaan eproc Ancol 4 Pengumuman Lelang Daftar Info Untuk Melihat Pengumuman Lelang 5 Surat Pernyataan Informasi untuk men-download Surat Pernyataan Penyedia Barang dan Jasa 6 Persyaratan Umum Informasi untuk men-download Syarat-syarat Untuk Mengikuti eproc Ancol 7 Help Desk Informasi Help Desk eproc Ancol 8 Nama Pengguna Username yang di daftarkan 9 Kata Kunci Password yang di daftarkan 10 Captcha Kode Acak Untuk verifikasi 11 Log in Untuk Melanjukan login aplikasi eproc Ancol 12 Lupa Password Untuk Melakukan Proses Lupa Password

7 PENDAFTARAN MODUL VENDOR REGISTRATION 1. PEMBUATAN USERNAME DAN PASSWORD Tujuan dari halaman ini adalah untuk mencantumkan informasi mengenai alamat , username dan password yang akan digunakan untuk bertransaksi secara online Address Alamat yang dimiliki oleh penyedia barang dan jasa 2 Username Nama yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eproc 3 Password Kata sandi yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eproc hartono@anggata.co.id Slamet hartono Exp: Ulangi Password Ulangi penulisan kata sandi di atas Exp: Kode Captcha Kode Acak untuk verifikasi 6JYS12U 6 Register Untuk menyimpan informasi tersebut dan melanjutkan proses registrasi 7 Cancel Untuk membatalkan informasi tersebut dan kembali ke halaman Login Notes : Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya.

8 MODUL VENDOR REGISTRATION 2. KONFIRMASI Setelah proses pembuatan account selesai, sistem akan mengirimkan konfirmasi registrasi ke alamat yang didaftarkan. Klik link (1) untuk mengaktifkan Account Anda. 1 MENU DATA ADMINISTRATIF Menu Data Administratif terdiri dari Menu Perusahaan, Legal, Pengurus, & Keuangan 1. MENU PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data Perusahaan, 1 1C 1A 1B 1D 1E 1F

9 MODUL VENDOR REGISTRATION 1 Sub Nama Perusahaan 1A Prefiks Jenis badan usaha yang diletakkan di awal nama perusahaan Anda. Pilihan ( ) terdiri dari PT, CV, Lainnya 1B Lainnya Apabila jenis badan usaha dari perusahaan Anda tidak tercantum dalam daftar/drop down list ( ) silahkan pilih lainnya di prefiks dan tulis jenis badan usaha di kolom lainnya 1C Nama Nama perusahaan Anda, sistem secara otomatis akan mengisi sesuai dengan Nama Perusahaan yang Anda tulis pada saat pendaftaran (pembuatan username dan password) 1D Sufiks Jenis badan usaha yang diletakkan di belakang nama perusahaan Anda (jika ada). Pilihan ( ) terdiri dari GMBH, Tbk, NV, BV, Bhd, Pte. Ltd, Others 1E Lainnya Apabila jenis badan usaha dari perusahaan Anda tidak tercantum dalam daftar/drop down list ( ) silahkan pilih others di sufiks dan tulis jenis badan usaha di kolom lainnya 1F Tipe Perusahaan Daftar tipe usaha (bisa lebih dari 1 tipe usaha dengan menekan tombol Ctrl pada Keyboard komputer Anda) Notes : PT Pangestu Consultant Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya. Tbk. 2 2A 2B 2C 2E 2D 2F 2G 2H 2I 2J 2K

10 MODUL VENDOR REGISTRATION 2L 2 Kontak Perusahaan Form 2A Tipe Drop Down pilihan Kantor Pusat / Kantor Cabang 2B Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan Mahoni No 335 2C Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Pusat 2D Negara Negara Indonesia 2E Kode Pos Kode Pos F Phone 1 Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax 2G Phone 2 Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax 2H Fax Nomor fax kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax I Website 2J Simpan Untuk menyimpan informasi 2K Cancel Untuk membatalkan informasi 3 3B 3A 3C 3D 4 4A 6 5 7

11 MODUL VENDOR REGISTRATION 3 Nama Kontak 3A Nama Nama orang yang diberikan tugas untuk berhubungan dengan Ancol 3B Jabatan Posisi yang bersangkutan di perusahaan tersebut 3C Nomor Telepon Nomor telepon kantor yang dapat dihubungi, bisa nomor telepon kantor atau seluler Tatang Marketing D Nomor HP Nomor Seluler yang bisa di hubungi D Alamat kontak person Dunk2monk@gmail.com 4 Nama Kontrak 2 Opsional 5 Kembali Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi dan keluar dari aplikasi eproc (logout) 6 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 7 Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya. 2. MENU LEGAL 1 Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data legalitas perusahaan. Meliputi informasi mengenai domisili perusahaan, NPWP, SIUP, TDP, Akta Perusahaan, Ijin-ijin Lainnya(Opsional), surat keagenan/distributorship, dan angka pengenal importir. Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian domisili perusahaan: 1D 1B 1C 1A 1E 1I 1H 1G 1F 1 Domisili Perusahaan 1A No Nomor Domisili 123

12 MODUL VENDOR REGISTRATION 1B Tanggal Berlaku Mulai Tanggal domisili diterbitkan 1/1/2014 1C Tanggal Kadaluarsa Masa habis berlaku domisili 12/31/2014 1D Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan Mahoni no 335 1E Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Pusat 1F Propinsi Propinsi domisili perusahaan DKI Jakarta 1G Negara Negara Indonesia 1H Kode Pos Kode Pos I Nomor Telepom No. Telepon Kantor Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian NPWP: 2 2B 2A 2D 2F 2C 2E 2G 2 NPWP 2A No Nomor Pokok Wajib Pajak B Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan Mahoni no 335 2C Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Pusat 2D Propinsi Propinsi domisili perusahaan DKI Jakarta 2E Kode Pos Kode Pos F PKP Sebagai PKP atau bukan YA 2G No. PKP Nomor surat PKP 123

13 MODUL VENDOR REGISTRATION 3 3B 3A 3C 3D 3E 3 SIUP 3A Jenis SIUP SIUP Kecil, Menengah, Besar atau TBK SIUP Besar 3B Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan SIUP Departemen Perindustrian 3C No Nomor SIUP 123 3D Tanggal Berlaku Mulai Tanggal berlakunya SIUP 1/1/2014 3E Sampai Dengan Tanggal berakhirnya SIUP. Bila SIUP yang dimilki tidak memiliki tanggal berakhir, maka diisi 5 tahun dari dari saat registrasi 12/31/2014 Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian TDP: 4 4A 4B 4D 4C 4 TDP Tanda Daftar Perusahaan 4A Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan TDP Pemerintah DKI Jakarta 4B No Nomor TDP 123 4C Tanggal Berlaku Mulai Tanggal berlakunya TDP 1/1/2014 4D Sampai Tanggal berakhirnya TDP 12/31/2014

14 MODUL VENDOR REGISTRATION Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian akta pendirian: 5 5A 5B 5C 5D 5F 5E 5G 5J 5H 5I 5K 5 Akta Pendirian 5A Type Jenis akta. Pilihan ( ) terdiri dari Pendirian atau Perubahan Pendirian 5B No Akta Nomor pembuatan akta 123 5C Tanggal Pembuatan Tanggal pembuatan akta 1/1/2014 5D Berita Negara Tanggal berita negara sebuhungan dengan pembuatan akta di atas 2/5/2014 5E Tanggal Pengesahan Kehakiman Tanggal pengesahan kehakiman sebuhungan dengan pembuatan akta di atas 2/20/2014 5F No Pengesahan Nomor Pengesahan Kehakiman 123 5G Notaris Nama notaris pembuat akta Tambunan, SH 5H Alamat Notaris Alamat notaris pembuat akta Jl. Garuda 5I Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol SIMPAN tersebut agar dapat melanjutkan ke bagian dan sub menu

15 MODUL VENDOR REGISTRATION berikutnya. 5J Cancel Untuk membatalkan informasi 5K Data Akta Perusahaan Yang telah di simpan Apabila Anda ingin menambah data (misalnya Akta Perubahan) lakukan hal yang sama seperti pada saat Anda memasukkan data mengenai Akta Pendirian. Sedangkan untuk bagian ijin lain-lain (6) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. 6 Sedangkan untuk bagian Surat Keagenan/Distributorship (7) dan Angka Pengenal Importir (8) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap klik Simpan (10). Sedangkan apabila telah selesai melengkapi seluruh Data Legal klik Simpan & Lanjut (11) untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya. Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi dan keluar dari aplikasi eproc (logout) klik Kembali (9)

16 MODUL VENDOR REGISTRATION 3. MENU PENGURUS PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris dan Direksi. 1 1A 1B 1C 1D 1E 1F 1G 1H 1I 1 Dewan Komisaris 1A Nama Nama lengkap Prayoga 1B Posisi Jabatan komisaris Komisaris 1C Nomor KTP D Nomor NPWP E Phone Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon F Alamat prayoga@pangetuconsultant.com 1G Simpan Klik simpan untuk menyimpan data yang telah di isikan 1H Cancel Klik Cancel untuk membatalkan 1I Dewan Komisaris yang telah disimpan

17 MODUL VENDOR REGISTRATION 2 2A 2B 2C 2D 2E 2F 2G 2H 2I 2K 2J 2L 2 Dewan Komisaris 2A Nama Nama lengkap Papang 2B Posisi JabatanDirektur Direktur Utama 2C Nomor KTP D Nomor NPWP E Phone Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon F Alamat papang@pangetuconsultant.com 2G Simpan Klik simpan untuk menyimpan data yang telah di isikan 2H Cancel Klik Cancel untuk membatalkan 2I Dewan Komisaris yang telah disimpan 2J Kembali Untuk Keluar dari halaman isian 2K Simpan Untuk menyimpan informasi yang

18 MODUL VENDOR REGISTRATION belum lengkap 2L Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya. 4. MENU KEUANGAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan aspek keuangan perusahaan, meliputi informasi Modal Sesuai dengan Akta Terakhir, Klasifikasi Perusahaan, Rekening Bank, Informasi Laporan Keuangan. 1 1A 1B 2 2A 3 3A 3B 3C 3D 3F 3E 3G 3H 3I

19 MODUL VENDOR REGISTRATION 4 4A 4C 4B 4D 4E 4G 4F 4H 4I 4J 6 1 Modal sesuai dengan akta terakhir 1A Modal dasar Modal dasar perusahaan 1,000,000, B Modal disetor Modal disetor perusahaan 750,000, Klasifikasi Perusahaan 2A Klasifikasi Perusahaan Klasifikasi (Kecil, Menengah atau Besar) Besar 3 Rekening Bank 3A No. Rekening Nomor rekening perusahaan 3B Pemegang Rekening Nama rekening perusahaan 3C Nama Bank Nama bank 3D Cabang Cabang bank 3E Alamat Alamat bank 5 7 3F Mata Uang Jenis Mata Uang IDR 3G Simpan Klik simpan untuk menyimpan data yang telah di isikan 3H Cancel Klik Cancel untuk membatalkan 3I Rekening Bank yang telah di simpan

20 MODUL VENDOR REGISTRATION 4 Informasi Laporan Keuangan 4A Tahun Tahun Audit Laporan Keuangan B Jenis Jenis laporan keuangan perusahaan (audit atau tidak audit) Audit 4C Mata Uang Jenis Mata Uang IDR 4D Nilai Aset Nilai aset keuangan perusahaan 4E Hutang Hutang perusahaan 4F Pendapatan Kotor Pendapatan kotor laporan keuangan perusahaan 4G Pendapatan Bersih Pendapatan bersih laporan keuangan perusahaan 4H Simpan Klik simpan untuk menyimpan data yang telah di isikan 4I Cancel Klik Cancel untuk membatalkan 4J Informasi Laporan Keuangan yang telah di simpan 5 Kembali Untuk Keluar dari halaman isian 6 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 7 Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya.

21 MENU DATA TEKNIS MODUL VENDOR REGISTRATION Menu Data Teknis terdiri dari menu SDM, Kualifikasi/Sertifikasi, fasilitas/peralatan, pengalaman proyek, dan Produk/Jasa. 1. MENU SDM 1 1A 1B 1C 1D 1F 1E 1G 1H 1I 2 2A 2B 2C 2D 2E 2H 2I 2F 2G 4 3 5

22 MODUL VENDOR REGISTRATION 1 Tenaga Ahli Utama 1A Nama Nama tenaga ahli Hani Fatiah 1B Pendidikan Terakhir Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh 1C Keahlian Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di perusahaan 1D Pengalaman Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh tenaga ahli utama (dalam tahun) S-2 Senior Consultant 20 tahun 1E Status Pilihan ( ) status tenaga ahli utama: - Tetap, Kontrak, Outsourcing 1F Kewarganegaraan Pilihan ( ) Kewarganegaraan: - WNI, TKA 1G Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan 1H Cancel Untuk Membatalkan 1I Tenaga Ahli Utama Yang Telah Di simpan 2 Tenaga Lainnya (Opsional) Tetap 2A Nama Nama tenaga ahli Wenny 2B Pendidikan Terakhir Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh 2C Keahlian Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di perusahaan 2D Pengalaman Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh tenaga ahli utama (dalam tahun) 2E Status Pilihan ( ) status tenaga ahli utama: - Tetap, Kontrak, Outsourcing WNI S-1 Junior Consultant 7 tahun Tetap 2F Kewarganegaraan Pilihan ( ) Kewarganegaraan: - WNI, TKA WNI 2G Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan 2H Cancel Untuk Membatalkan 2I Tenaga Lainnya Yang Telah Di simpan 3 Kembali Untuk Kembali Ke Halaman Sebelumnya

23 MODUL VENDOR REGISTRATION 4 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 5 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya 2. MENU DATA KUALIFIKASI / SERTIFIKASI PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh perusahaan 1 1A 1B 1C 1E 1D 1F 1G 1H 1J Data Kualifikasi/Sertifikasi Perusahaan 1A Jenis Sertifikat Jenis sertifikat yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis sertifikat: - Mutu - Lingkungan Hidup - Patent dan Lisensi - Asosiasi Profesi - Lainnya Mutu 1B Nama Sertifikat Nama Sertifikat ISO 9000

24 MODUL VENDOR REGISTRATION 1C Nomor Sertifikat Nomor 123 1D Dikeluarkan oleh Lembaga atau badan yang mengeluarkan sertifikat tersebut DLOYD 1E Tanggal Berlaku Mulai Tanggal mulai sertifikat 1/1/2014 1F Tanggal Berakhir Tanggal Berakhirnya sertifikat 12/31/2014 1G Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan 1H Cancel Untuk Membatalkan 1J Data Kualifikasi/Sertifikasi Perusahaan Yang Telah Disimpan 2 Kembali Untuk Kembali Ke Halaman Sebelumnya 3 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 4 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya 5 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan Notes : Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya.

25 MODUL VENDOR REGISTRATION 3. MENU DATA FASILITAS / PERALATAN Tujuan dari menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam menunjang kegiatannya. 1 1A 1B 1C 1F 1E 1D 1G 1H 1J Data Fasilitas/Peralatan 1A Tipe Jenis fasilitas/peralatan yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis fasilitas/peralatan: - Permesinan - Teknologi Informasi - Pergudangan - Laboratorium - Kesehatan Lingkungan Hidup - Pusat Layanan Pelanggan - Transportasi 1B Nama Fasilitas Nama spesifik peralatan yang dimiliki perusahaan 1C Keterangan Keterangan Fasilitas 1D Spesifikasi Spesifikasi dari perlatan yang dimiliki perusahaan 1E Jumlah Jumlah dari peralatan yang dimiliki 1F Tahun Pembuatan Tahun pembuatan dari peralatan yang dimiliki 1G Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan 1H Cancel Untuk membatalkan Transportasi

26 MODUL VENDOR REGISTRATION 2 Kembali Untuk Kembali Ke Halaman Sebelumnya 3 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 4 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya 5 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan Notes : 1. Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya. 2. Contoh yang ditunjukkan adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsultan yang tidak memiliki fasilitas ataupun peralatan seperti yang dimaksud sehingga sub menu ini dilewatkan. 4. MENU DATA PENGALAMAN PROYEK Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan. 1 1A 1B 1C 1E 1D 1G 1F 1H 1I 1J 1K

27 MODUL VENDOR REGISTRATION 1L Data Pengalaman Proyek 1A Nama Client Nama perusahaan tempat dilaksanakannya proyek tersebut Ancol 1B Nama Proyek Nama Proyek PMO Konsultan 1C No Kontrak Nomor kontrak yang dibuat oleh pelanggan 1D Nilai Proyek Nilai kontrak ditambah dengan PPN dalam mata uang tertentu 1E Nama Kontak Nama karyawan dari pelanggan yang bisa dihubungi 123/2013 IDR (Rp. 450 Juta) Adlin 1F Telp Kontak Nomor telepon contact person G Tanggal Mulai Tanggal dimulainya proyek 3/20/2013 1H Sampai Dengan Tanggal Selesainya Proyek 11/27/2013 1I Keterangan/Uraina Keterangan singkat proyek dan lingkup pekerjaan 1J Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan 1K Cancel Untuk membatalkan 1 Data Pengalaman Proyek Yang Telah Di simpan 2 Kembali Untuk Kembali Ke Halaman Sebelumnya 3 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 4 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya 5 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan Notes : PMO Konsultan

28 MODUL VENDOR REGISTRATION Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya. 5. MENU BARANG/JASA Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa. 1 1A 1B 1D 1C 1E 1F 1G 1H Data Produk/Komoditas/Jasa 1A Nama Barang Jenis Barang yang bisa dipasok 1B Group Barang/Produk Nama komoditas 1C Merek Merek komoditas 1D Asal/Sumber Pilih sumber barang, lokal atau import 1E Tipe Pemasok Pilih tipe pemasok: agent, sole agent, distributor, non agent, manufacture 1F Simpan Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan. 1G Cancel Untuk membatalkan informasi yang telah di isi 1H Data

29 MODUL VENDOR REGISTRATION Produk/Komoditas/Jasa yang telah di simpan 2 Kembali Untuk membatalkan informasi 3 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap 4 Simpan & Verifikasi Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan lanjut ke proses verifikasi oleh pihak pengadaan ancol PENDAFTARAN SELESAI Di akhir Pendaftaran eprocurement PT. Pembangunan Jaya Ancol dan setelah klik simpan & selesai (1) dan klik Ya (2) akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah menyelesaikan proses pendaftaran secara online. Halaman ini juga menginformasikan agar Anda mempersiapkan Kelengkapan Dokumen Registrasi untuk diserahkan ke Biro Pengadaan PT. Pembangunan Jaya Ancol. 1 2

30 PERINGATAN: MODUL VENDOR REGISTRATION Jika Anda telah mengkonfirmasi bahwa data yang dimasukkan telah selesai, Anda tidak bisa login kembali sampai ada pemberitahuan dari Pengadaan PT Pembangunan Jaya Ancol untuk melakukan verifikasi dokumen (1A),serta wajib untuk membawa dokumen untuk melakukan verifikasi dengan pihak Pengadaan PT Pembangunan Jaya Ancol dan bila Anda login ke aplikasi eprocurement, akan muncul halaman sebagai berikut 1A 1 4 3

31 MODUL VENDOR TRANSACTION PENDAHULUAN 6. TUJUAN MODUL VENDOR TRANSACTION Modul Vendor Transaction merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eprocurement untuk keperluan penyedia barang dan jasa PT. Pembangunan Jaya Ancol dalam: 1. Mengikuti proses pengadaan di Ancol 2. Memonitor dan memperbaharui status kontrak 3. Memperbaharui data perusahaan penyedia barang dan jasa Manual ini terdiri dari beberapa bagian yang diketengahkan dalam bentuk naratif dan visual yang disesuaikan dengan proses pengelolaan aplikasi eprocurement. MENU HOME Pada menu Home terdapat dashboard yang menjelaskan seluruh aktifitas penyedia barang dan jasa yang sedang berlangsung B 4A 4C 5

32 MODUL VENDOR TRANSACTION NO FIELD KETERANGAN 1 Username dan vendor name Nama penyedia barang dan jasa 2 Hari, Tanggal dan Jam Hari dan tanggal saat penyedia barang dan jasa mengakses aplikasi. 3 Menu Home Tampilan awal 4 Ringkasan Pekerjaan Ringkasan pekerjaan penyedia barang dan jasa 4A Aktifitas Informasi aktifitas yang perlu ditindak lanjuti oleh penyedia barang dan jasa - Bid/Undangan tender Jumlah undangan untuk mengikuti proses pengadaan - Pengajuan Penawaran Jumlah penawaran dari penyedia barang dan jasa yang belum dikirimkan ke Ancol - Quatation Submitted/Perubahan - Sanggahan Proses Sanggahan Jumlah penawaran yang telah dikirim oleh penyedia barang dan jasa - Negosiasi Jumlah undangan untuk mengikuti proses negosiasi - ereverse Auction/Lelang Jumlah undangan untuk mengikuti proses pengadaan eauction - Tender Award (LOA) Jumlah pengumuman tender yang dimenangkan perusahaan tersebut 4B Jumlah Jumlah proses pengadaan untuk setiap aktifitas. 4C Jumlah Saat ini Tech Inc sedang diundang untuk mengikuti 1 (satu) proses pengadaan di ANCOL. Klik angka 1 untuk mengetahui informasi ini 5 Catatan vendor MENU PROCUREMENT Menu Manajemen Pengadaan dapat dimunculkan dengan meng klik tab menu Manajemen Pengadaan (1) atau dengan mengklik angka (2) pada menu Home.

33 MODUL VENDOR TRANSACTION 1 2 Menu Manajemen Pengadaan menginformasikan seluruh aktifitas yang dilakukan penyedia barang dan jasa terkait dengan proses pengadaan di ANCOL. Terdiri dari: 1. Proses pendaftaran untuk mengikuti sebuah pengadaan, proses pengiriman penawaran 2. Proses negosiasi dan penetapan (jika menang). 3. Status ke seluruhan aktifitas juga dapat dimonitor di menu ini. 7. PROSES PENDAFTARAN PENGADAAN (REGISTER) Untuk mendaftarkan penyedia barang dan jasa mengikuti proses pengadaan bisa dilihat pada menu Manajemen Pengadaan (1) dan pilih sub menu Daftar Pekerjaan (2). Untuk mengetahui status proses dari tender saat ini dengan melihat Status (8) dari Daftar Pekerjaan

34 MODUL VENDOR TRANSACTION 1 Menu Procurement 2 Daftar Pekerjaan Daftar aktifitas yang perlu ditindak lanjuti penyedia barang dan jasa 3 Nomor RFQ Nomor dari proses pengadaan 0017/RFQ/61/ Subyek Pekerjaan Uraian singkat proses pengadaan Pengadaan Lampu Sorot Miniatur Rumah Hello Kitty 5 Pembukaan Registrasi Waktu dimulainya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan 6 Penutupan Registrasi Waktu berakhirnya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan 7 Pembukaan Penawaran Waktu dibukanya penawaran sekaligus berakhirnya penerimaan penawaran dari penyedia barang dan jasa 8 Status Status dari proses pengadaan Belum Mendaftar 9 Proses Untuk memproses Undangan Pengadaan 10 Klik Nomor RFQ Untuk menampilkan informasi pengadaan sesuai dengan status nya Selanjutnya akan muncul informasi pengadaan tersebut: 1 2

35 MODUL VENDOR TRANSACTION 3 4 5A 5B 5C 1 Judul Pengadaan Menjelaskan isi dari pengadaan 2 Item Pengadaan Menjelaskan item dan jumlah 3 Metode Pengadaan Metode pengadaan yang akan diterapkan dalam proses pengadaan ini 4 Schedule Pengadaan Informasi Jadwal pengadaan 5A Respon Penyedia barang dan jasa me respon undangan dari ANCOL, pilihannya adalah Daftar atau Tidak Ikut 5B Klik Kirim Untuk mengirimkan informasi mendaftar atau tidak mendaftar ke ANCOL 5C Klik Kembali Untuk Kembali Ke Menu Sebelumnya

36 MODUL VENDOR TRANSACTION 8. PROSES PENGIRIMAN PENAWARAN (QUOTATION) Setelah melakukan pendaftaran, maka yang Anda lakukan adalah sesegera mungkin mengirimkan penawaran ke ANCOL. Silahkan pilih sub menu Daftar Pekerjaan. 1 1A 1 Status Status penyedia barang dan jasa dalam pengadaan tersebut 1A Proses Untuk memproses Pengajuan Pengadaan Belum mengirimkan penawaran Maka akan muncul dokumen penawaran yang harus dilengkapi oleh penyedia barang dan jasa.

37 MODUL VENDOR TRANSACTION 2 2A 2D 2E 2C 2B 2F 2G 2H 3 3A 3B 3C 4 4B 4C 4D 4E 4A 4H 4F 4I 4G 5 6

38 MODUL VENDOR TRANSACTION 2 Penawaran 2A Nomor RFQ Nomor tender, klik untuk melihat detail pengadaan untuk melihat informasi pengadaan ini 2B Tipe penawaran Pilih tipe dari penawaran: Tipe A: penawaran dari penyedia barang dan jasa sama dengan spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan ANCOL Tipe B: penawaran dari penyedia barang dan jasa dengan jumlah yang sama dengan yang dibutuhkan ANCOL, namun berbeda spesifikasi Tipe C: penawaran dari penyedia barang dan jasa berbeda dengan spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan ANCOL 2C Nomor penawaran Nomor penawaran dari penyedia barang dan jasa (sesuai dengan standard yang berlaku di setiap perusahaan penyedia barang dan jasa) 2D Nilai bid bond Jumlah jaminan penawaran (cek jumlah jaminan penawaran minimum di 4I). 2E Waktu pengiriman Jangka waktu pengiriman/pengerjaan F 2G Masa berlakunya penawaran Catatan Masa berlakunya penawaran 60 hari 2H Upload Dokumen Total Upload Dokumen 5MB 3 Item Teknis Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan 3A Deskripsi Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan 3B Deskripsi Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan 3C Deskripsi Spesifikasi teknis bervariasi disesuaikan dengan jenis pengadaan 4 Item Komersial 4A Deskripsi Vendor Deskripsi tambahan apabila penyedia barang dan jasa memilih Tipe B dan Tipe C untuk Quotation Type 4B QTY Jumlah yang bisa diberikan penyedia barang dan jasa kepada ANCOL apabila memilih Tipe C ntuk Quotation Type 4C UOM satuan dari penawaran penyedia barang dan jasa 4D Harga Satuan Pengalian antara jumlah dengan harga satuan

39 MODUL VENDOR TRANSACTION 4E SubTotal Nilai total penawaran sebelum PPN 4F Total sebelum PPN Nilai total penawaran sebelum PPN 4G PPN Nilai PPN dari Penawaran 4H Grand TOtal Nilai total penawaran setelah PPN 4I Nilai bid bond minimum Minimum nilai jaminan penawaran 5 Simpan Untuk menyimpan penawaran. 6 Kembali Kembali ke halaman sebelumnya 9. PROSES NEGOSIASI Apabila penyedia barang dan jasa berada di urutan pertama dari usulan pemenang, maka penyedia barang dan jasa tersebut akan diundang untuk mengikuti proses negosiasi. Undangan untuk mengikuti proses negosiasi akan dimunculkan pada menu Ringkasan Pekerjaan (1) dan Negosiasi (1A). 1 1A atau pada menu Daftar Pekerjaan Negosiasi. klik Proses (2) pada nomor pengadaan dengan status 2 Selanjutnya akan muncul halaman untuk melakukan proses negosiasi.

40 MODUL VENDOR TRANSACTION Edit Penawaran Setiap perubahan penawaran, penyedia barang dan jasa diwajibkan merubah penawaran 4 History Komentar Daftar pesan dari ANCOL ataupun penyedia barang dan jasa 5 Isi Komentar Anda Komentar penyedia barang dan jasa menanggapi pesan yang disampaikan ANCOL 6 Simpan Untuk mengirimkan pesan dari penyedia barang 10 dan jasa ke ANCOL 7 Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya Untuk merubah penawaran, klik 3. Maka akan muncul dokumen penawaran dengan status Negotiation (8), lalu rubah dokumen penawaran sesuai dengan yang dinegosiasikan (5B), setelah itu klik simpan (10). 8 9 Proses negosiasi terus dilakukan sampai pihak menutup proses negosiasi.

41 MODUL VENDOR TRANSACTION 10. STATUS AKHIR Setelah proses negosiasi selesai, maka pihak ANCOL akan menunjuk pemenang pengadaan tersebut. Informasi ini dapat dilihat di sub menu Monitor (1) dimana status pengadaan(2). Untuk Melihat detail pengadaan klik lihat (3) PROSES PENDAFTARAN LELANG Khusus untuk pengadaan dengan metode lelang maka Biro Pengadaan ANCOL akan mengumumkan pengadaan tersebut melalui website ANCOL atau melalui aplikasi eprocurement. Untuk melihat/mendaftar sebagai peserta lelang, klik (1) dari halaman Login.

42 MODUL VENDOR TRANSACTION 1 Kemudian akan muncul halaman yang menginformasikan lelang apa saja yang sedang diadakan di ANCOL. 2A 2B 2C 2D 2E 2F 2 2 Nomor RFQ Nomor dari proses pengadaan (klik nomor untuk melihat informasi detail pengadaan ini) 2A No RFQ Nomor Pengadaan 2B Subyek Pekerjaan Judul Pekerjaan Yang di Lelang 2B Pembukaan Registrasi Waktu dimulainya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan

43 MODUL VENDOR TRANSACTION 2D Penutupan Registrasi Waktu berakhirnya pendaftaran penyedia barang dan jasa untuk berpartisipasi dalam proses pengadaan 2E Status Status Proses lelang, Ketika Open maka Vendor bisa ikut daftar Lelang 2F Join Untuk Mendaftar Lelang Langkah berikutnya penyedia barang dan jasa yang telah memiliki username dan password serta statusnya telah aktif dapat memasukkan Nama Pengguna, Kata Kunci dan Captca di halaman login, kemudian klik Login. Bagi penyedia barang dan jasa yang belum memiliki username dan password atau statusnya belum aktif harus melakukan registrasi terlebih dahulu (lihat penjelasan Modul Vendor Registration). Kemudian akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah berhasil melakukan pendaftaran lelang tersebut (4). Apabila penyedia barang dan jasa ingin memasukkan penawaran klik OK(4A), kemudian di halaman login kembali masukkan username dan password. Lakukan prosedur memasukkan penawaran seperti penjelasan proses pengiriman penawaran.

44 MODUL VENDOR TRANSACTION 4 4A 12. MENGAJUKAN SANGGAHAN Kepada peserta yang berkeberatan atas segala seuatu yang terkait dengan prosedur lelang diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan secara on line melalui eprocurement, selambat-lambatnya dalam 10 (sepuluh) hari kerja setelah tanggal pengumuman pemenang lelang dengan ketentuan: 1. Peserta lelang hanya dapat mengajukan sanggahan atas pelaksanaan prosedur pelelangan. 2. Peserta lelang yang mengajukan sanggahan wajib menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar maksimal nilai jaminan penawaran (bid bond) atau pencairan jaminan penawaran (bid bond), termasuk mensyaratkan adanya pembuktian dari pihak yang menyanggah. 3. Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar dan apabila sanggahannya terbukti tidak benar, menjadi hak PT. Pembangunan Jaya Ancol, Tbk. Untuk mengajukan sanggahan, peserta lelang bisa mengakses menu Manajemen Pengadaan (1) dan pilih sub menu Mengajukan Sanggahan (1A). 1 1A MENU MANAJEMEN KONTRAK Menu manajemen kontrak digunakan untuk: 1. Memonitor kontrak 2. Membuat permohonan dan memonitor adendum kontrak

45 MODUL VENDOR TRANSACTION 3. Memperbaharui dan memonitor progress 4. Membuat dan memonitor tagihan 1. MONITOR KONTRAK Penyedia barang dan jasa dapat memantau status dari setiap kontrak melalui sub menu monitor kontrak. Status lengkap mengenai monitor kontrak. 1 1A 1B 1C 1D 1E 1F 1G 1H 1I 1J 1 Manajemen Kontrak 1A Kontrak Untuk memonitor kontrak berdasarkan kriteria tertentu 1B Tombol Lihat Untuk melihat detil informasi kontrak tersebut 1C No Pengadaan Nomor Proses Pengadaan 1D Nomor Kontrak Nomor Proses kontrak 1E Deskripsi Deskripsi pekerjaan pengadaan/kontrak tersebut 1F Jenis Kontrak Jenis kontrak 1G Tanggal Mulai Tanggal dimulainya kontrak 1H Tanggal Berakhir Tanggal berakhirnya kontrak 1I Nilai Nilai kontrak 1J Status Untuk mencari kontrak berdasarkan statusnya Berikut detail informasi kontrak dengan status aktif: 2

46 MODUL VENDOR TRANSACTION 2A 2B 2C 2D 2E 2F 3 NO FIELD KETERANGAN 2 Draft Kontrak Informasi umum mengenai kontrak tersebut 2A Deskripsi Pekerjaan Deskripsi pekerjaan pengadaan/kontrak tersebut 2B Jaminan Pelaksanaan Informasi mengenai jaminan pelaksanaan dari penyedia barang da jasa yang dikeluarkan oleh lembaga keuangan 2C Detail Item Informasi mengenai barang/jasa dari kontrak tersebut 2D Milestone Informasi mengenai tahapan penyelesaian pekerjaan 2E Termin Pembayaran Informasi mengenai proses termin pembayaran 2F Lampiran Lampiran dokumen kontrak 3 Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

47 MODUL VENDOR TRANSACTION 2. MONITOR PROGRESS MILESTONE Setelah penyedia barang dan jasa menyelesaikan pekerjaan terkait dengan pencapaian milestone tertentu, penyedia barang dan jasa dapat memproses nya melalui sub menu monitor progress milestone. Status lengkap mengenai monitor progress milestone. 3. UPDATE PROGRESS MILESTONE Untuk memperbaharui progress kontrak. 1. Update progress work order untuk jenis kontrak Harga Satuan 2. Update progress termin pembayaran untuk jenis kontrak Rental Service 3. Update progress milestone untuk jenis kontrak Lumpsum Yang dicontohkan disini adalah khusus untuk jenis kontrak Lumpsum. Untuk melakukan update milestone dapat dilakukan di sub menu Update Progress Milestone. 1A 1C 1D 1E 1F 1B 1A Update Progress Milestone Untuk memilih nomor kontrak yang akan diperbaharui progressnya 1B Deskripsi Milestone Deskripsi dari milestone yang ada di kontrak tersebut 1C Persentase (%) Persentase dari milestone tersebut 1D Tanggal Batas terakhir penyelesaian milestone tersebut

48 MODUL VENDOR TRANSACTION 1E Progress (%) Persentasi progress dari milestone 1F Proses Untuk memperbaharui progress dari setiap milestone Kemudian akan muncul form untuk memasukkan detail progress dari penyedia barang dan jasa. 2A 2B 2C 2D 2E 2F 2A Tanggal Progress Tanggal pembuatan progress 2B Persentase Pekerjaan Persentase pencapaian milestone tersebut 2C Deskripsi Progres Detail dari pencapaian milestone 2D Masukkan Komentar Catatan dari penyedia barang dan jasa untuk meminta persetujuan ke ANCOL 2E Simpan Untuk menyimpan progress update dan mengirimkan ke pengelola kontrak ANCOL 2F Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya Kemudian aplikasi akan memberikan informasi bahwa Progress Update berhasil di simpan dan saat ini menunggu persetujuan.

49 MODUL VENDOR TRANSACTION 4. ADDENDUM KONTRAK Apabila terdapat hal-hal yang membutuhkan perubahan isi kontrak, maka penyedia barang dan jasa dapat meminta persetujuan perubahan isi kontrak (addendum) dengan membuka sub menu Membuat Permohonan Addendum Kontrak dan klik proses untuk membuat addendum (1). 1 Kemudian akan terbuka form permintaan adendum kontrak: 1A 1B 1C

50 MODUL VENDOR TRANSACTION 1D 1E 1F 1A Deskripsi Kontrak Deskripsi pekerjaan pengadaan/kontrak tersebut 1B 1C Deskripisi Perubahan Kontrak Alasan Perubahan Kontrak Untuk menuliskan perubahanperubahan yang diusulkan Untuk menuliskan alasan mengapa perlu dilakukan perubahan 1D Masukkan Komentar Untuk menuliskan komentar ataupun catatan terkait dengan permohonan perubahan kontrak 1E Simpan Untuk menyimpan permohonan perubahan kontrak dan mengirimkannya ke pengelola kontrak ANCOL 1F Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya Mohon persetujuan addendum...

51 MODUL VENDOR TRANSACTION 5. MEMBUAT TAGIHAN Setelah BASTP/B disetujui oleh pengelola kontrak ANCOL, penyedia barang dan jasa dapat membuat tagihan di sub menu Membuat Tagihan. Status lengkap mengenai tagihan. 1A 1B 1C 2A 2B 3 3A 3B 1A Nomor Kontrak Nomor kontrak penagihan 1B Nomor Penagihan Nomor penagihan yang dibuat penyedia barang dan jasa 1C Rekening Bank Rekening bank penyedia barang dan jasa untuk keperluan transfer tagihan 2A Pilih BASTP/B Untuk memilih BASTP/B yang akan dimasukkan dalam tagihan 2B Tambah Data Untuk menambah BASTP/B lainnya 3 Masukkan Komentar Catatan dari penyedia barang dan jasa mengenai tagihan yang dibuat 3A Simpan & Kirim Untuk menyimpan berita acara dan mengirimkan ke ANCOL 3B Kembali Untuk kembali ke halaman sebelumnya

52 MENU VENDOR PROFILE Menu profil vendor digunakan untuk: 1. View Profile 2. Edit Profile MODUL VENDOR TRANSACTION 1. VIEW PROFIL Untuk menampilkan profil (data-data) perusahaan yang pernah di input sebelumnya dapat dilihat pada sub menu lihat profil. Penyedia barang dan jasa tidak dapat melakukan update pada sub menu ini. 2. EDIT PROFILE Untuk memperbaharui profil perusahaan yang pernah di input sebelumnya dapat dilihat pada sub menu update profil. Tampilannya dan cara untuk memperbaharui profil tidak berbeda dengan pada saat melakukan registrasi awal. Yang membedakan adalah penyedia barang dan jasa harus memasukkan komentar di bagian Menu Komentar (1) terkait dengan pembaharuan yang dilakukan sekaligus meminta persetujuan ANCOL (2). Kemudian klik Simpan & Selesai (3)

53 END END