USER MANUAL SISTEM E-PROCUREMENT PT. PEMBANGKITAN JAWA BALI USER SUPPLIER

Transkripsi

1 USER MANUAL SISTEM E-PROCUREMENT PT. PEMBANGKITAN JAWA BALI USER SUPPLIER

2 DAFTAR ISI A User Umum/Publik (tanpa Log in)... 3 A.1 Home /Pengumuman Pengadaan... 3 A.2 Registrasi Penyedia... 4 A.3 Ganti Password... 7 B Supplier / Penyedia Barang/Jasa... 8 B.1 Pendaftaran Supplier Baru (Registrasi supplier)... 9 B.2 Data Perusahaan... 9 B.3 Tab page : administrasi perusahaan B.4 Ijin Usaha B.5 Akta Pendirian B.6 SPT Tahunan B.7 Neraca B.8 Laporan Pajak Bulanan B.9 Klasifikasi B.10 Pemilik B.11 Pengurus/direksi B.12 Tenaga ahli B.13 Pengalaman Perusahaan B.14 Peralatan C Verifikasi Data D Supplier Mengikuti Lelang D.1 Diagram Sistem Ikut Lelang D.2 Daftar paket pekerjaan yang diminati D.3 Tahapan Tanya Jawab/Aanwijzing dengan panitia D.4 Tahapan Pemasukan Penawaran D.4.1 Upload Private Key D.4.2 Masuk ke penawaran D.4.3 Inputkan rincian harga penawaran D.4.4 Kembali ke Halaman Penawaran Pengadaan P a g e S u p p l i e r

3 D.4.5 Offline (siapkan file digital penawaran) D.4.6 Enkripsi file D.4.7 Upload D.5 Komposisi Peserta Lelang D.6 Lihat Pengumuman Hasil pengadaan/pengumuman Pemenang D.7 Kirim sanggahan/masa Sanggah D.8 Melihat Berita E Kamus Status untuk Supplier P a g e S u p p l i e r

4 PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM E-PROCUREMENT UNTUK SUPPLIER A User Umum/Publik (tanpa Log in) A.1 Home /Pengumuman Pengadaan Menu pengumuman pengadaan terbaru untuk menampilkan record pengumuman lelang pengadaan barang/jasa yang masih dalam masa tahapan pengumuman dan pendaftaran sesuai jadwal pada masing-masing lelang pekerjaan. Jika tahap pendaftaran telah terlewati maka pengadaan tersebut tidak tampil lagi. 3 P a g e S u p p l i e r

5 Tab menu tanpa login A.2 Registrasi Penyedia Sebelum supplier dapat menggunakan sistem eprocurement, maka supplier harus terlebih dahulu mendaftar/registrasi ke aplikasi eprocurement untuk mendapatkan username dan password. 4 P a g e S u p p l i e r

6 Langkah langkah mendapatkan username dan & password adalah sebagai berikut : a. Isi form /halaman Registrasi Perusahaan Tab page MENU, klik icon Registrasi Supplier Keterangan : 1) aktif yang diinputkan akan menjadi username pada aplikasi ini. 2) No NPWP : No NPWP perusahaan. 3) Nama Perusahaan : Isikan nama lengkap perusahaan 4) Alamat : Isikan alamat lengkap perusahaan disertai nama Kota 5) Telepon : Nomor telepon perusahaan 6) Pertanyaan : sebutkan sebuah pertanyaan untk anda jawab sendiri dan mudah diingat. 7) Jawaban : adalah jawaban dari pertanyaan anda. 5 P a g e S u p p l i e r

7 8) Setelah tekan tombol OK, registrasikan perusahaan saya, Maka akan muncul konfirmasi berikut : b. Aktifasi Silahkan membaca yang dikirim oleh sistem eprocurement, didalamnya terdapat link aktifasi. Keterangan : 6 P a g e S u p p l i e r

8 1) Dalam tersebut disebutkan username dan password awal. Password harus diubah menjadi yang mudah diingat) 2) Username dan password bersifat rahasia. Dan menjadi tanggung jawab sepenuhnya supplier. 3) Klik pada link aktifasi, agar username & password anda dapat digunakan. Browser akan memunculkan halaman baru, sbb : A.3 Ganti Password Tab Page Menu > Ganti Password 7 P a g e S u p p l i e r

9 B Supplier / Penyedia Barang/Jasa 1) Login ke sistem eproc dengan menggunakan username dan password supplier 2) Masuk ke Dashboard penyedia barang/jasa Tabel menu utama login penyedia Icon Pengumuman Lelang Pendaftaran Lelang Data Perusahaan Upload kunci publik Penawaran Komposisi peserta Ganti Password Berita Keterangan Informasi Pengumuman lelang yang sedang berlangsung Link untuk supplier mendaftar ikut lelang Mengelola data perusahaan Supplier perlu upload kunci publik yang dimiliki dan aktif, setiap kali ganti kunci publik atau pertama kali mendapatkan Halaman menu memasukkan penawaran dan memonitor pengadaan yang diikuti Informasi pengadaan dan jumlah pendaftar dan penawar informasi hanya kepada supplier yang ikut lelang Menu untuk mengganti password Informasi berita yang dikirim oleh administrator sistem 8 P a g e S u p p l i e r

10 B.1 Pendaftaran Supplier Baru (Registrasi supplier) B.2 Data Perusahaan Menu yang penting dalam modul ini adalah mengelola data Perusahaan, dengan cara tekan link ubah, Selanjutnya detail data perusahaan terbagi dalam beberapa tab page 9 P a g e S u p p l i e r

11 B.3 Tab page : administrasi perusahaan Data Perusahaan > administrasi 10 P a g e S u p p l i e r

12 Data administrasi terdiri dari sub menu antara lain: 1) Ijin Usaha 2) Akta Pendirian Badan Usaha dan Perubahan 3) Neraca Perusahaan 4) Laporan Pajak B.4 Ijin Usaha Record ini berisi data ijin usaha yang dimiliki perusahaan antara lain: SIUP, IUJK, IUI, Sertifikasi Badan Usaha (SBU). Untuk mengubah data ijin usaha, tekan tombol [ubah]. 11 P a g e S u p p l i e r

13 No : Nomor ijin usaha Tanggal Berlaku : Tanggal akhir berlakunya ijin usaha Instansi : instansi penerbit ijin B.5 Akta Pendirian Sub menu ini berisi dua halaman, yaitu Akta Pendirian Badan Usaha dan Perubahan Akta Pendirian Badan Usaha. 12 P a g e S u p p l i e r

14 B.6 SPT Tahunan Isikan data laporan pajak tahunan perusahaan. B.7 Neraca Supplier perlu juga mengisi neraca, yang akan di verifikasi. Neraca adalah bagian yang akan di cetak pada dokumen isian kualifikasi. aplikasi mencatat perubahan neraca. B.8 Laporan Pajak Bulanan Laporan pajak bulanan cukup diisi dengan laporan 3 bulan terakhir. Bukti lapor atau tanda terima dijadikan file digital dan di unggah pada menu [upload]. 13 P a g e S u p p l i e r

15 B.9 Klasifikasi Data Perusahaan > klasifikasi Klasifikasi adalah daftar sub bidang usaha yang berlaku di PT. PJB. Perusahaan harus mengisi sub bidang usaha sesuai dengan legalitas yang dimilikitermasuk sertifikasi dari asosiasi. Sub bidang usaha perusahaan akan dicocokkan dengan sub bidang usaha pekerjaan yang dilelang. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah: 1) Pilih tab Klasifikasi 2) Untuk menambah klasifikasi klik tombol Buat baru 3) Untuk Mengubah, klik Ubah 4) Untuk Menghapus, klik hapus 5) Scan dokumen dan upload jika diperlukan 14 P a g e S u p p l i e r

16 B.10 Pemilik Menu ini digunakan untuk menampung data pemegang saham perusahaan. Pemegang saham bisa merupakan orang atau perusahaan. 1) Pilih menu Data Perusahaan Pemilik 2) Untuk mengisikan data pemilik, klik buat baru pada bagian Register Perubahan Data Pemilik. 3) Untuk mengubah data klik ubah 4) Untuk menghapus data klik hapus 5) Scan dokumen (NPWP/KTP, dll), upload di sini 15 P a g e S u p p l i e r

17 Catatan : Mohon periksa kembali, jumlah total / keseluruhan kepemilikan saham harus 100%. B.11 Pengurus/direksi Penyedia barang/jasa mengisikan susunan Direksi dan komisaris perusahaan. Juga wajib menentukan penanggung jawab yang berlaku di dalam system ini. Penanggung jawab adalah direktur utama atau direktur. Nama Penanggung jawab akan muncul dalam dokumen penawaran yang dicetak oleh supplier dari sistem 1. Pilih menu Data Perusahaan Direksi 2. Untuk mengisikan data direksi, klik tombol buat baru 3. Untuk mengubah data, klik ubah 4. Untuk menghapus data, klik hapus 5. Scan dokumen, klik upload 16 P a g e S u p p l i e r

18 B.12 Tenaga ahli Daftar Tenaga Ahli yang dimasukkan oleh penyedia terbagi menjadi: a. Tenaga Ahli Tetap Tenaga ahli ini adalah tenaga ahli tetap yang dimiliki perusahaan, dapat berstatus karyawan tetap/kontrak eksklusive/jangka waktu tertentu. 1) Klik buat baru, pada bagian register tenaga ahli tetap 2) Untuk mengubah, klik ubah 3) Untuk manghapus, klik hapus 17 P a g e S u p p l i e r

19 b. Tenaga Ahli Tidak Tetap Tenaga ahli tidak tetap ini berstatus sebagai karyawan lepas yang diusulkan sesuai kualifikasi yang dipersyaratkan pada setiap paket pekerjaan. 1) Untuk mengisikan data baru, klik buat baru 2) Untuk mengubah, klik ubah 3) Untuk menghapus klik hapus 4) Untuk mengupload, klik upload B.13 Pengalaman Perusahaan Penyedia barang/jasa pada menu ini mengisikan seluruh data pengalaman perusahaan. Data pengalaman ini sesuai dengan lama berdirinya perusahaan. Perusahaan yang telah berdiri lebih dari 3 tahun dapat melampirkan pengalamannya hingga 7 tahun terakhir. Bagi perusahaan yang belum 3 tahun berdiri, dapat melampirkan pengalamannya hingga 3 tahun terakhir. 18 P a g e S u p p l i e r

20 Cara mengisikan data : 1) Untuk mengisikan data baru klik tombol buat baru 2) Untuk mengubah klik ubah 3) Untuk menghapus klik hapus 4) Untuk mengupload dokumen klik upload 19 P a g e S u p p l i e r

21 Catatan : Data pengalaman perusahaan ini merupakan dasar dalam penghitungan Kemampuan Dasar (KD) dan Sisa Kemampuan Nyata (SKN). 20 P a g e S u p p l i e r

22 B.14 Peralatan 21 P a g e S u p p l i e r

23 Data peralatan perusahaan ini terdiri dari dua jenis, yaitu: a. Data Peralatan Berstatus Milik Perusahaan Peralatan yang dimilki oleh perusahaan adalah peralatan yang diakui sebagai asset perusahaan (ada dalam neraca perusahaan). 1) Pilih Menu Data Perusahaan Peralatan 2) Untuk mengisikan data baru, klik buat baru pada bagian register data peralatan tetap perusahaan 3) Untuk mengubah, klik ubah 4) Untuk menghapus, klik hapus 5) Untuk mengupload dokumen, klik upload b. Data Peralatan Sewa/Yang Dipersyaratkan pada Setiap Paket Pekerjaan Data peralatan sewa diisikan sesuai kebutuhan, termasuk dalam persyaratan paket-paket pekerjaan tertentu yang mempersyaratkan peralatan lain atau peralatan khusus / spesifik yang tidak dimiliki perusahaan. 1) Untuk mengisikan data baru, klik buat baru pada bagian data peralatan sewa perusahaan. 2) Untuk mengubah, klik ubah 3) Untuk mengupload dokumen, klik upload C Verifikasi Data a. Perusahaan supplier harus mengisi data kualifikasi secara lengkap. Kemudian Supplier datang (OFFLINE) ke Kantor PJB terdekat untuk verifikasi data oleh administrator di PJB dengan menunjukkan dokumen asli. Data yang akan diverifikasi adalah : 1) Ijin Usaha 2) Akta Pendirian dan Perubahannya 3) SPT Pajak Tahunan 4) Neraca 5) Klasifikasi 6) Pengurus (direksi kantor pusat/cabang dan komisaris) 7) Pengalaman perusahaan 22 P a g e S u p p l i e r

24 8) Peralatan b. Administrator akan membuatkan serta menyerahkan File Public Key & Privat Key kepada Supplier. 1) 1 File public Key 2) 1 file private Key beserta password yang dibuat oleh supplier sendiri pada saat itu juga. c. Data yang tidak perlu di verifikasi, adalah 1) Tenaga ahli tidak tetap 2) Peralatan sewa 3) Laporan Pajak 3 bulan terakhir d. Jika Supplier telah terdaftar dalam DPP PT. PJB. Maka administrator akan mengisikan data DPP milik supplier tersebut di halaman tab page DPP. e. Penyedia diharapkan memperhitungkan waktu yang diperlukan dalam proses penelitian dokumen dan approval / persetujuan registrasi, jika semua dokumen yang ditunjukkan adalah benar. Proses persetujuan dapat berlangsung lebih panjang jika panitia merasa perlu melakukan klarifikasi terhadap beberapa dokumen yang diragukan ke absahannya. f. Pada saat lelang berlangsung, pada tahapan pemasukan penawaran, data kualifikasi perusahaan yang dijadikan acuan oleh panitia adalah yang tercetak dan dikirimkan dalam file penawaran digital oleh supplier. Karena bisa saja data perusahaan terupdate pada saat panitia mengevaluasi penawaran dari supplier. g. Perubahan dan atau penambahan data pengalaman perusahaan ini (meskipun diregistrasikan kembali) tidak akan merubah data penawaran yang telah tercetak, dan atau telah dimasukkan dalam dokumen penawaran dan atau telah dikirimkan kepada panitia. h. Jika penyedia menginginkan perubahan data penawaran yang telah dikirimkan kepada panitia, penyedia harus mengulang proses pemasukan seluruh dokumen ke dalam sampul digital dan mengulang pengiriman dengan cara yang sama sepanjang batas waktu pemasukan penawaran masih tersedia. 23 P a g e S u p p l i e r

25 Untuk dapat mengikuti Lelang, SUPPLIER wajib memelihara : 1. Username 2. Password 3. Public Key File 4. Private Key File 5. Passphrase 24 P a g e S u p p l i e r

26 D Supplier Mengikuti Lelang D.1 Diagram Sistem Ikut Lelang 25 P a g e S u p p l i e r

27 26 P a g e S u p p l i e r

28 D.2 Daftar paket pekerjaan yang diminati Untuk dapat mendaftar ke paket pekerjaan yang diminati oleh penyedia/rekanan maka lakukan klik tombol Daftar pada menu Pendaftaran Lelang. Berikut ini adalah Halaman pendaftaran Lelang: D.3 Tahapan Tanya Jawab/Aanwijzing dengan panitia Penyedia dapat melakukan tanya jawab/aanwizjing melalui sistem eproc. caranya: 1) Klik tab menu setelah berhasil login sebagai supplier 2) Klik icon menu Penawaran 3) Tampil halaman Daftar Penawaran seperti pada Gambar dibawah ini. 27 P a g e S u p p l i e r

29 4) Klik di bagian nama pekerjaan yang ada di kolom Pengadaan/No, sehingga akan tampil halaman Penawaran Pengadaan 5) Klik pada Accordion Tahapan Lelang 28 P a g e S u p p l i e r

30 6) klik tombol proses aanwizjing, dan akan tampil halaman seperti dibawah ini: 7) Klik tombol >> Ajukan pertanyaan 8) Masukkan pertanyaan yang ingin dikirimkan ke panitia, tunggu sampai panitia menjawab. D.4 Tahapan Pemasukan Penawaran Penyedia dapat memasukkan nilai menawaran dengan cara : D.4.1 Upload Private Key 1) Klik icon menu Upload kunci private yang ada dihalaman Penawaran Pengadaan seperti pada gambar dibawah ini: 29 P a g e S u p p l i e r

31 Kemudian akan tampil halaman Load Kunci Private, 2) Setelah berhasil meng-uploadkan kunci privat, klik kembali ke halaman Penawaran Pengadaan. D.4.2 Masuk ke penawaran 1) Pilih menu penyedia >> Klik icon Penawaran 2) Tampil Halaman Daftar Penawaran 3) Klik pada bagian Nama Pekerjaan yang ada di kolom Pengadaan/No. 4) Tampil Halaman Penawaran Pengadaan 5) Klik Accordion Tahapan lelang 6) Klik Button Pemasukan Harga Penawaran 30 P a g e S u p p l i e r

32 D.4.3 Inputkan rincian harga penawaran 1) Masukkan nilai penawarannya, kemudian klik Simpan. 2) Setelah melewati tahap pemasukan penawaran, supplier akan menunggu sampai tiba jadwal pembukan penawaran. 31 P a g e S u p p l i e r

33 D.4.4 Kembali ke Halaman Penawaran Pengadaan D Pilih Pengalaman 32 P a g e S u p p l i e r

34 D Pilih tenaga ahli D Cetak isian kualifikasi 33 P a g e S u p p l i e r

35 D Cetak pernyataan minat D Cetak surat penawaran harga D Cetak pakta integritas 34 P a g e S u p p l i e r

36 D.4.5 Offline (siapkan file digital penawaran) 35 P a g e S u p p l i e r

37 D.4.6 Enkripsi file Penjelasan: 1. Double klik/klik 2x pada area yang diberi tanda legenda label 1 untuk mengambil file dokumen penawaran. 2. Isikan dengan no.pengadaan sesuai dengan paket pekerjaan yang anda ikuti 3. Klik pada bagian yang ditandai dengan leganda label 3 untuk mengambil file sertifikat/kunci public pengirim. File sertifikat/kunci public pengirim bertipe.crt 4. Isikan dengan kode passphrase/password sertifikat kunci 5. Klik pada bagian yang ditandai dengan legenda label 5 untuk mengambil file kunci privat pengirim. File sertifikat pengirim bertipe.key 36 P a g e S u p p l i e r

38 6. Isikan password portal/password yang anda gunakan untuk login ke sistem aplikasi eprocurement 7. Rename nama file dokumen sesuai dengan jenis dokumen penawaran yang akan anda enkripsi 8. Tombol untuk menambahkan file dokumen 9. Tombol digunakan untuk menghapus file dokumen 10. Setelah semua file penawaran siap, Tekan Tombol Proses untuk melakukan proses enkripsi 11. Tombol untuk menutup aplikasi enkripsi dokumen 12. Tombol untuk menampilkan halaman bantuan/petunjuk penggunakaan aplikasi 13. Informasi bahwa aplikasi enkripsi ini statusnya terhubung dengan server aplikasi eproc. 14. Informasi jam/waktu sesuai dengan server aplikasi 15. Informasi perusahaan anda yang sudah terdaftar di server aplikasi eproc D.4.7 Upload 1) Upload file penawaran 2) Jika file sudah terupload o o Maka akan muncul nama file penawaran di masing-masing jenis dokumen Jika ingin merubah, silahkan langsung upload/ungguh file yang baru (terenkripsi) D.5 Komposisi Peserta Lelang Komposisi peserta lelang dapat dilihat di system eproc, berfungsi untuk melihat peserta yang mengikuti lelang. Peserta > Komposisi Peserta Lelang 37 P a g e S u p p l i e r

39 D.6 Lihat Pengumuman Hasil pengadaan/pengumuman Pemenang Pengumuman pemenang dapat dilihat di website sistem eproc, caranya : 1) Pilih menu penyedia >> pilih sub menu Pengumuman Hasil Pengadaan. 2) Klik link >> Pengumuman Pemenang D.7 Kirim sanggahan/masa Sanggah Supplier dapat mengirimkan sanggahan kepada panitia melalui website sistem eproc, caranya: 38 P a g e S u p p l i e r

40 1) Pilih menu Supplier >> Klik icon menu Penawaran 2) Tampil halaman daftar penawaran, 3) Arahkan dan klik pada nama pekerjaan 4) Tampil halaman Penawaran Pengadaan 5) Klik accordion Tahapan Lelang dan Klik Tombol Masa Sanggah 6) Klik tombol [Masa Sanggah], dan akan tampil halaman seperti dibawah ini: 39 P a g e S u p p l i e r

41 1) Klik link Pertanyaan Baru untuk memasukkan sanggahan. 2) Lampirkan pula bukti-bukti sanggahan. 3) Kemudian klik simpan. D.8 Melihat Berita menu berita ini digunakan untuk melihat beberapa jenis berita yang telah dibuat oleh administrator. Informasi > Berita 40 P a g e S u p p l i e r

42 41 P a g e S u p p l i e r

43 E Kamus Status untuk Supplier No. Istilah Keterangan 1. Aktif Status Pekerjaan Aktif, tahapan lelang masih aktif/ada yang belum diproses. 2. Belum diproses belum aktif Tahapan lelang belum diproses dan belum masuk jadwal lelang 3. Belum diproses aktif Tahapan lelang belum diproses dan sudah masuk jadwal lelang 4. Belum diproses telah berakhir Tahapan lelang belum diproses dan jadwal lelang sudah lewat/telah berakhir 5. Sudah diproses aktif Tahapan Lelang sudah selesai diproses dan masuk dalam jadwal lelang. 6. Sudah diproses telah berakhir Tahapan Lelang sudah selesai diproses dan masuk jadwal lelang telah berakhir/sudah lewat. 7. Belum aktif Tahapan Belum masuk jadwal lelang 8. Telah berakhir Tahapan sudah masuk jadwal lelang 42 P a g e S u p p l i e r