USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT MODUL REKANAN

Transkripsi

1 USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT MODUL REKANAN PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO ) 2011 BAB 2 - Page 1 of 22

2 MODUL REKANAN 1. Login Rekanan menginputkan nama user dan password Gambar 2.1 login Rekanan - Pengguna yang telah terdaftar sebagai rekanan dapat masuk ke sistem dengan menginputkan nama user dan password di login form. Nama user dan password didapatkan setelah pendaftaran rekanan. Sebagai contoh nama user ABC dan password= ABC 2. Halaman Rekanan Fotocopy Akte Pendirian, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, pakta integritas Download Pakta Integritas Gambar 2.2 Kondisi halaman rekanan sebelum diverifikasi Gambar 2.3 Kondisi halaman rekanan setelah diverifikasi BAB 2 - Page 2 of 22

3 - Setelah berhasil Login pengguna dapat memasuki sistem dengan hak akses rekanan - Terdapat dua kondisi halaman akses yaitu : 1. Halaman rekanan yang belum di verifikasi (Gambar 2.1), pengguna hanya bisa masuk sistem tapi belum bisa melakukan aktivitas, rekanan diminta untuk mengirimkan dokumen asli ke Panitia Pelelangan PTPN5 berupa : Berupa fotocopy Akte Pendirian, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, pakta integritas. Untuk pakta integritas dapat di download pada halaman ini. Setelah mengirimkan dokumen tersebut pengguna yang akan di verifikasi. 2. Halaman rekanan yang telah di verifikasi (Gambar 2.2), dapat melakukan aktifitas berupa menginputkan kelengkapan data rekanan, melakukan proses lelang, penggantian sertifikat, merubah password dan lain lain. 3. Data Rekanan 3.1 Detail 4. Gambar 2.4 halaman detail data rekanan Kelengkapan data rekanan pertama dapat dilihat pada menu Detail, terdapat navigasi berupa ubah data perusahaan, update bidang kerja, penginputan akte pendirian perusahaan, akte pengesahan serta tambah ijin usaha. BAB 2 - Page 3 of 22

4 3.1.1 ubah data perusahaan Gambar 2.5 cek sertifikat - Untuk mengubah data perusahaan menggunakan sertifikat sebagai syarat untuk berhak merubah data perusahaan, sertifikat dikirimkan oleh admin kepada rekanan menggunakan . Gambar 2.6 form perubahan data perusahaan update bidang kerja Pilih klasifikasi bidang kerja Gambar 2.7 update bidang kerja - rekanan melengkapi bidang kerja sesuai dengan bidang kerja perusahaan dengan dengan mengklik pilihan klasifikasi bidang kerja, mencari bidang kerja sesuai dengan bidang kerja perusahaan terkait kemudian klik navigasi tambah untuk menginputkan data bidang kerja BAB 2 - Page 4 of 22

5 3.1.3 Input akte pendirian Gambar 2.8 input akte pendirian Rekanan harus melengkapi akte pendirian dengan menginputkan data akte pendirian perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan Input akte pengesahan Gambar 2.9 input akte pengesahan Rekanan harus melengkapi akte pengesahan dengan menginputkan data akte pengesahaan dari perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan. BAB 2 - Page 5 of 22

6 3.1.5 Tambah izin usaha Gambar 2.10 tambah izin usaha Rekanan harus melengkapi izin usaha dengan menginputkan data izin usaha perusahaan. 3.2 Pengurus Gambar 2.11 data pengurus - Tambah data pengurus dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pengurus kemudian simpan data Gambar 2.12 tambah data pengurus BAB 2 - Page 6 of 22

7 3.3 Pegawai Gambar 2.13 data pengurus - Tambah data pegawai dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pegawai kemudian simpan data 3.4 Saham Gambar 2.14 tambah data pengurus Gambar 2.15 data saham BAB 2 - Page 7 of 22

8 - Tambah data saham dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data saham kemudian simpan data 3.5 Pajak Gambar 2.16 tambah data saham Gambar 2.17 data pajak - Tambah data pajak dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pajak kemudian simpan data BAB 2 - Page 8 of 22

9 Gambar 2.18 tambah data pajak 3.6 Neraca Gambar 2.19 data neraca - Tambah data neraca dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data neraca kemudian simpan data BAB 2 - Page 9 of 22

10 3.7 Alat Gambar 2.20 tambah data neraca Gambar 2.21 data peralatan - Tambah data peralatan dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data peralaan kemudian simpan data BAB 2 - Page 10 of 22

11 3.8 Pengalaman Gambar 2.22 tambah data perlatan Gambar 2.23 data pengalaman - Tambah data pengalaman dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pengalaman kemudian simpan data BAB 2 - Page 11 of 22

12 Gambar 2.24 tambah data pengalaman 3.9 Referensi Gambar 2.25 data referensi - Tambah data referensi dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data referensi kemudian simpan data BAB 2 - Page 12 of 22

13 Gambar 2.26 tambah data referensi 4 MELIHAT, MENDAFTAR DAN MENGIKUTI PELELANGAN/TENDER PILIH PAKET PENGADAAN BIBIT XYZ Gambar 2.27 daftar semua paket lelang Gambar 2.28daftar paket lelang yang diikuti - Menampilkan daftar paket lelang sesuai dengan bidang usaha dan kualifikasi, serta menampilkan tahapan lelang yang terjadi setiap waktu tahapan pelelangan. - Sebagai contoh cara mengikuti pelelangan dengan menggunakan e-procurement sebagai berikut : PENGADAAN BIBIT XYZ (PELELANGAN TERBATAS 2 TAHAP). 4.1 Mendaftar lelang - Jika ingin mendaftar lelang klik paket yang dipilih maka akan tampil halaman berikut ini seperti pada gambar. BAB 2 - Page 13 of 22

14 Gambar 2.29 tahapan pengumuman lelang - Tahapan pertama adalah tahapan pengumuman, sehingga tidak ada satu tombol proses lelang yang nyala. - Kemudian pada tanggal berikutnya ketika waktu pendaftaran sudah tiba. Maka aktif tombol Mendaftar Lelang dan tombol lain tidak lain tidak aktif, kemudian klik Mendaftar Lelang Gambar 2.30 pendaftaran lelang - Setelah mengklik Mendaftar Lelang maka tampilah halaman dengan tombol Pendaftaran Belum di Validasi seperti gambar, setelah pendaftaran disetujui panitia dan rekanan mentransfer biaya pembelian RKS kepada panitia maka rekanan mengirim bukti pembayaran ke panitia : eproc@ptpn5.co.id dan BAB 2 - Page 14 of 22

15 memberitahu panitia bahwa rekanan telah membeli RKS dan mengirim bukti pembayaran melalui , setelah panitia mengecek maka rekanan bisa masuk ketahapan berikutnya sesuai dengan jadwal untuk setiap tahapan. Gambar 2.31 pendaftaran belum di validasi. - Setelah berhasil mendaftaran lelang, peserta lelang dapat mengambil bukti pendaftaran lelang seperti pada gambar 2.32 dibawah ini 4.2 Pengambilan Dokumen Bukti pendaftaran Gambar 2.32 pendaftaran berhasil dan masuk pada tahapan pengambilan dokumen BAB 2 - Page 15 of 22

16 - Untuk pengambilan dokumen pelelangan klik tombol Download Dok Pelelangan, kemudian mendownload dokumen-dokumen pelelangan yang disediakan. Kemudian masuk pada tahapan berikutnya. Contoh dokumen pelelangan Gambar 2.33 download dokumen kualifikasi & pelelangan 4.3 Aanwijzing dan Berita Acara Aanwijzing Gambar 2.34 tahapan aanwijzing - Pada tahapan Aanwijzing, peserta lelang dengan panitia lelang melakukan tahapan penjelasan dari proses lelang yang dilakukan, dengan menggunakan suatu komunikasi chat secara online maka proses komunikasi antara peserta dan panitia dapat dilakukan sebagai bentuk tahapan aanwijzing, peserta dapat mengklik tombol Aanwijzing & Berita Acara Aanwijzing untuk turut serta melakukan tahapan penjelasan / aanwijzing dengan tampilan berikut ini BAB 2 - Page 16 of 22

17 Gambar 2.35 chat untuk tahapan aanwijzing - Setelah tahapan Aanwijzing berakhir masuk pada tahapan berikutnya sesuai dengan jadwal tahapan. 4.4 Upload Syarat Administrasi dan Dokumen Penawaran - Pada tahapan ini peserta lelang dapat mengupload Syarat administrasi dan dokumen penawaran, seluruh dokumen di scan dan dikirim ke dalam bentuk file ketika jadwal pemasukan dokumen penawaran tahap1 sudah tiba, dan tombol yang aktif adalah Upload Dok Penawaran,untuk memasukkan syarat administrasi dan dokumen penawaran tahap Peserta lelang dapat mengklik tombol Upload Dok Penawaran. BAB 2 - Page 17 of 22

18 Gambar 2.36 upload dokumen penawaran - Peserta lelang dapat mengupload file dokumen syarat administrasi dengan mengklik tombol Tambah Gambar 2.37 proses upload dokumen penawaan dan memasukan nilai penawaran - Sebelum mengupload file dokumen syarat administrasi sistem meminta memasukkan file certifikat contoh ABC.cert Gambar 2.38 memasukkan certifikat - sertifikat telah dikirimkan ketika mendaftar sebagai rekanan PTPN5 oleh admin ke masing-masing peserta lelang menggunakan .(peserta harus memiliki ) - jika certifikat valid maka peserta lelang dapat memasukkan file dokumen syarat administrasi dengan menginputkan nama dokumen dan file dokumen syarat administrasi, seperti pada gambar berikut ini. BAB 2 - Page 18 of 22

19 Gambar 2.39 Mengupload file syarat administrasi - Kemudian menekan tombol upload - Setelah file dokumen syarat administrasi diupload kemudian lakukan hal yang sama untuk mengupload file penawaran biaya Gambar 2.40 mengupload file dokumen penawaran - Untuk menyimpan nilai penawaran diperlukan sertifikat lagi seperti gambar Hasil Evaluasi dan Peringkat - Pada tahapan berikutnya, Melihat hasil evaluasi dan peringkat dari penawaran yang dimasukkan. Untuk melihat hasil evaluasi tersebut peserta lelang dapat mengklik Hasil Evaluasi Dan Peringkat Pemenang. seperti pada gambar berikut ini. Gambar 2.40 hasil evaluasi dan peringkat pemenang BAB 2 - Page 19 of 22

20 Gambar 2.41 Melihat hasil evaluasi dan peringkat pemenang 4.6 Sanggahan Setelah penetapan pemenang dan pengumuman pemenang, terdapat tahapan sanggahan yang dapat dilakukan oleh peserta lelang sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Tombol yang aktif adalah tombol Sanggahan seperti pada gambar berikut. Gambar 2.42 Sanggahan - Sanggahan dapat dilakukan peserta lelang yang lulus dengan mengupload file dokumen sanggahan, pada nama dokumen ketikkan nama dokumennya dan kemudian upload file surat sanggahan dengan menekan tombol Browse dan kemudian tekan tombol Upload. Jawaban sanggah dapat dilihat pada menu yang sama dengan menekan tombol Sanggahan. Gambar 2.43 Upload Penawaran BAB 2 - Page 20 of 22

21 5 CEK SERFIFIKAT - Rekanan dapat mengecek sertifikat yang digunakan, untuk menguji kevalidan datasertifikat dengan hak akses yang diperoleh sebagai rekanan. Caranya dengan mengklik tombol Browse kemudian mencari file sertifikat dan mengklik tombol Cek. Gambar 2.44 Cek serfikat 6 GANTI SERTIFIKAT - Rekanan dapat mengganti sertifikat dengan cara Browse file sertifikat yang lama kemudian klik tombol Kirim Gambar 2.45 Ganti sertifikat 7 UBAH PASSWORD - Rekanan dapat merubah password lama dengan dengan password baru, dengan cara menginputkan password lama kemudian menginputkan password baru dihalaman ubah password BAB 2 - Page 21 of 22

22 Gambar 2.46 Ubah Password 8 LOGOUT - Rekanan dapat keluar dari sistem - Setelah menggunakan sistem rekanan diharus Logout demi kepentingan dan keselamatan data. BAB 2 - Page 22 of 22