PETUNJUK PENGGUNAAN E-PROCUREMENT UNTUK VENDOR

Transkripsi

1 APLIKASI E-PROCUREMENT PT Bukit Asam Persero PETUNJUK PENGGUNAAN E-PROCUREMENT UNTUK VENDOR PT.Bukit Asam(persero)

2 Daftar Isi FITUR UMUM APLIKASI (PENTING) Pembuatan Tanggal Simpan Data Format Penulisan... 5 PENDAHULUAN... 6.Tujuan Alur Proses Menu dan Sub Menu Modul Vendor Registration... 7 LOGIN... 8 PENDAFTARAN... 9.Syarat dan Ketentuan Pembuatan Username dan Password Konfirmasi ... MENU DATA ADMINISTRATIF... 2.Data PERUSAHAAN Sub Menu Data Legal Sub Menu Pengurus Perusahaan Sub Menu Data Keuangan MENU DATA TEKNIS... 2.Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi Sub Menu SDM Sub Menu Fasilitas/Peralatan Sub Menu Pengalaman Proyek Sub Menu DATA KOMODITAS DAN AREA KERJA PENDAFTARAN SELESAI PT.Bukit Asam(persero) 2

3 Vendor Manager MAP Asmen Adm & Dok. Pengadaan FITUR UMUM APLIKASI (PENTING) MODUL VENDOR REGISTRATION PENDAHULUAN TUJUAN Modul Registrasi Penyedia Barang dan Jasa merupakan salah satu modul yang disiapkan dalam aplikasi eprocurement PT. Bukit Asam (Persero) atau electronic procurement untuk melakukan proses:. Pembuatan user name dan password 2. Pendaftaran Penyedia Barang dan Jasa secara online 3. Kualifikasi Penyedia Barang dan Jasa ke dalam bidderlist sesuai klasifikasi bidang usaha di lingkungan PT. Bukit Asam (Persero) ALUR PROSES V.. Pendaftaran Vendor Start V... Menerima & Verifikasi Pendaftaran Online & Dokumentasi V..2. Data lengkap Ya V..5. Pemberitahuan Penolakan Finish Tidak V..6. Penerbitan TDR-BA & No. Vendor Vendor V..7. Ellipse Tidak V..4. Persetujuan Ya V..3. Perubahan & Pelengkapan Data PT.Bukit Asam(persero) 3

4 MENU DAN SUB MENU MODUL VENDOR REGISTRATION. Login 2. Registrasi Syarat dan Ketentuan Pembuatan Username dan Password Konfirmasi registrasi 3. Menu Data Administratif Sub Menu Data Perusahaan Sub Menu Data Legal Sub Menu Pengurus Perusahaan Sub Menu Data Keuangan 4. Menu Data Teknis Sub Menu SDM Sub Menu Kualifikasi/Sertifikasi Sub Menu Fasilitas/Peralatan Sub Menu Pengalaman Proyek Sub Menu Data Komoditas & Area Kerja Sub Menu Data Tambahan PT.Bukit Asam(persero) 4

5 . LOGIN Untuk mendaftarkan perusahaan menjadi Penyedia Barang dan Jasa PT. Bukit Asam (Persero) anda bisa mendaftar secara online melalui internet ke No Field Keterangan Contoh isi Nama Pengguna User name yang dipakai untuk masuk applikasi E-Proc monriex 2 Kata kunci Kata sandi yang dipakai untuk masuk applikasi E-Proc ****** 3 Captcha Kode security 4 login button yang dipakai masuk applikasi E-Proc setelah mengisi Username dan Password 5 Registrasi button yang dipakai untuk mendaftar di applikasi E-Proc 6 Lupa pasword button yang digunakan apabila lupa dengan password pengguna 7 Daftar Lelang Button yang digunakan untuk mengikuti pelelangan 8 Manual book 9 Surat pernyataan 0 Dokumen registrasi Batton yang digunakan untuk mendownload instruksi manual Button yang digunakan untuk mendownload surat pernyataan PT.Bukit Asam(persero) 5

6 2.REGISTRASI.SYARAT DAN KETENTUAN Tujuan dari halaman ini adalah untuk menginformasikan ketentuan-ketentuan yang berlaku di PT Bukit Asam Persero dan harus disepakati oleh penyedia barang dan jasa PT Bukit Asam. Untuk melanjutkan proses registrasi klik tombol ya () PT.Bukit Asam(persero) 6

7 2.PEMBUATAN USERNAME DAN PASSWORD Tujuan dari halaman ini adalah untuk mencantumkan informasi mengenai alamat , username dan password yang akan digunakan untuk bertransaksi secara online No Field Keterangan Contoh isi Alamat Alamat yang dimiliki oleh penyedia barang dan jasa 2 Nama pengguna Nama yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eproc 3 Kata kunci Kata sandi yang digunakan untuk masuk ke aplikasi eproc ronaldo@anggota.co.id Ronaldo ****** 4 Ketik ulang kata Ulangi penulisan kata sandi di atas ****** kunci 5 Captcha Kode security 6 Register Template yang digunakan untuk menyelesaikan proses registrasi 7 Batal Template yang digunakan jika batal registrasi Notes : Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya. PT.Bukit Asam(persero) 7

8 3.KONFIRMASI REGISTRASI Setelah proses pembuatan account selesai, sistem akan mengirimkan konfirmasi registrasi ke alamat yang didaftarkan dan klik AKTIVASI untuk melanjutkan (). Apabila berhasil maka akan muncul tampilan yang menginformasikan bahwa Account Anda telah diaktifkan, untuk melengkapi data-data perusahaan Anda,klik Login dengan menggunakan username dan password yang telah dimiliki. PT.Bukit Asam(persero) 8

9 *Huruf penggunaan huruf besar atau kecil ( capslock ) sangat berpengaruh ketika login PT.Bukit Asam(persero) 9

10 MENU DATA ADMINISTRATIF Menu Data Administratif terdiri dari sub menu data perusahaan, data legal, pengurus perusahan, dan data keuangan..data PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data Prefik perusahaan,nama perusahaan, Suffik Perusahaan, Tipe Perusahaan Isian form tambah data perusahaan seperti dibawah ini : NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI No Fax Nomor Fax xx 2 Kota Kota domisili perusahaan Palembang 3 Negara Negara Indonesia PT.Bukit Asam(persero) 0

11 4 Jenis Pilihan ( ) terdiri dari Kantor Pusat atau Kantor Cabang 5 Telepon Kantor Nomor telepon kantor. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon/fax Kantor Pusat (075) Kota Kota domisili perusahaan Palembang 7 Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan sudirman no28 8 Kode Pos Kode Pos Website Alamat web perusahaan form isian tambah data tambahan seperti dibawah ini : NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Tipe Pilihan ( ) terdiri dari tipe hubungan Principal 2 Nama perusahaan Nama perusahaan relasi Rama Maju utama 3 Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Jalan sudirman no28 4 Kode pos Kode pos wilayah 389 PT.Bukit Asam(persero)

12 5 Negara Pilihannegara ( ) terdiri dari indonesia inggris,dll indonesia 6 kualifikasi Kualifikasi perusahaan Quality control sistem 7 Hubungan Hubungan perusahaan tambahan dengan perusahaan yang mendaftar melalui aplikasi eproc Grup companies Notes : Tanda (*) artinya bagian ini HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya. 2.SUB MENU DATA LEGAL Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data legalitas perusahaan. Meliputi informasi mengenai akta pendirian, domisili perusahaan, NPWP, jenis penyedia barang dan jasa, SIUP, ijin lain-lain, TDP, surat keagenan/distributorship, dan angka pengenal importir. Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian akta pendirian: Untuk melalukan pengisian data legal bisa dengan mengklik TAMBAH DATA AKTA ( ) TAMBAH DATA DOMISILI ( 2 ). 2 Setelah itu akan muncul form seperti dibawah ini : PT.Bukit Asam(persero) 2

13 . DATA AKTA NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Jenis Jenis akta. Pilihan ( ) terdiri dari Pendirian atau Perubahan Pendirian 2 No Akta Nomor pembuatan akta Tanggal Pembuatan Tanggal pembuatan akta 3-feb Berita Negara Tanggal berita negara sebuhungan dengan pembuatan akta di atas Pengesahan Kehakiman Tanggal pengesahan kehakiman sebuhungan dengan pembuatan akta di atas Nama Notaris Nama notaris pembuat akta Daud Ritonga, SH 7 Alamat Notaris Alamat notaris pembuat akta Jl. Melawai Raya No. 20C Apabila Anda ingin menambah data (misalnya Akta Perubahan) lakukan hal yang sama seperti pada saat Anda memasukkan data mengenai Akta Pendirian Perusahaan. PT.Bukit Asam(persero) 3

14 2. Domisili perusahaan Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian domisili perusahaan: NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI 2A No Nomor Domisili 503/55/V/2008 2B Tanggal Tanggal domisili diterbitkan C Kadaluarsa Masa habis berlaku domisili D Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Graha Wijaya Blok J-33 Jl. Wijaya II 2E Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Selatan 2H Negara Negara Indonesia Berikut informasi yang harus dilengkapi pada bagian NPWP dan SUP: PT.Bukit Asam(persero) 4

15 3A 3D 3E 3F 3C 3B PENJELASAN NPWP: NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI 3A No Nomor Pokok Wajib Pajak B Alamat Alamat, meliputi nama jalan, nama gedung Graha Wijaya Blok J-33 Jl. Wijaya II 3C Kota Kota domisili perusahaan Jakarta Selatan 3D Propinsi Propinsi domisili perusahaan DKI Jakarta 3E Kode Pos Kode Pos 277 3F PKP Sebagai PKP atau bukan YA PENJELASAN SUP : NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan SIUP Pemerintah Ibukota Propinsi DKI Jakarta Dinas Perindag 2 No Nomor SIUP 02780/ Jenis SIUP SIUP Kecil, Menengah, Besar atau TBK SIUP Besar 4 Berlaku Mulai Tanggal berlakunya SIUP PT.Bukit Asam(persero) 5

16 5 Sampai Tanggal berakhirnya SIUP. Bila SIUP yang dimilki tidak memiliki tanggal berakhir, maka diisi 5 tahun dari dari saat registrasi Berikut informasi mengenai TPD Sedangkan untuk bagian ijin lain-lain (6) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. 7A 7C 7D 7B NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI 7A Dikeluarkan oleh Yang mengeluarkan TDP Pemerintah Kotamadya Jakarta Selatan Dinas Perindag 7B No Nomor TDP C Berlaku Mulai Tanggal berlakunya TDP D Sampai Tanggal berakhirnya TDP Sedangkan untuk bagian Surat Keagenan/Distributorship (8) dan Angka Pengenal Importir (9) sifatnya opsional atau tidak wajib untuk diisi. Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap klik Simpan (0A). Sedangkan apabila telah selesai melengkapi seluruh Data Legal klik Simpan & Lanjut (0B) untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya PT.Bukit Asam(persero) 6

17 3. PENGURUS PERUSAHAAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data pengurus perusahaan, meliputi Dewan Komisaris dan Direksi. Untuk menambah data pengurus perusahaan klik () dan akan muncul pop up seperti berikut : PT.Bukit Asam(persero) 7

18 FITUR UMUM APLIKASI (PENTING) NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Tambah Dewan Komisaris Untuk menginput data 2 Nama Nama lengkap Agus Suharsono 3 Posisi/jabatan Jabatan atau posisi vendor Komisaris Utama 4 Nomor Telepon Nomor telepon. Ditulis sesuai dengan standar format penulisan nomor telepon Nomor KTP NPWP Pribadi Kewarganegaraan Kewarganegaraan vendor Amerika 8 Simpan dan lanjut Setelah melengkapi isian, Anda harus meng klik tombol Simpan dan lanjut tersebut agar dapat melanjutkan ke bagian dan sub menu berikutnya. 9 Edit Untuk melakukan revisi terhadap informasi yang telah Anda isi 0 Hapus Untuk menghapus informasi yang telah di isi PT.Bukit Asam(persero) 8

19 4. SUB MENU DATA KEUANGAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan aspek keuangan perusahaan, meliputi informasi Rekening Bank, Modal Sesuai dengan Akta Terakhir, Informasi Laporan Keuangan dan Klasifikasi Perusahaan.KLIK (A) untuk tambah data A NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Tahun Laporan Tahun laporan keuangan perusahaan Jenis Laporan Jenis laporan keuangan perusahaan (audit atau tidak audit) Audit 3 Valuta Jenis valuta IDR 4 Nilai Aset Nilai aset keuangan perusahaan 3,500,000,000 5 Hutang Hutang perusahaan,500,000,000 6 Pendapatan Kotor Pendapatan kotor laporan keuangan perusahaan 3,000,000,000 7 Laba Bersih Laba perusahaan,500,000,000 8 Klasifikasi Perusahaan Klasifikasi (Kecil, Menengah atau Besar) Besar PT.Bukit Asam(persero) 9

20 9 Simpan & lanjut Untuk menyimpan informasi yang sudah lengkap dan membuka sub menu selanjutnya. 0 Simpan Untuk menyimpan informasi yang belum lengkap Batal Untuk membatalkan informasi yang sudah diisi dan keluar dari aplikasi eproc (logout) MENU DATA TEKNIS Menu Data Teknis terdiri dari sub menu data kulaifikasi, barang/jasa, SDM, sertifikasi, fasilitas/peralatan, pengalaman proyek, dan data komuditas area kerja 5..SUB MENU KUALIFIKASI/SERTIFIKASI Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan kualifikasi atau sertifikasi yang dimiliki oleh perusahaan A B C E D G F 3 PT.Bukit Asam(persero) 20

21 NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI A Jenis Sertifikat Jenis sertifikat yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis sertifikat: Mutu, Lingkungan Hidup, Patent dan Lisensi, Asosiasi Profesi,Lainnya Asosiasi Profesi B Nomor sertifikat Nomor sertifikat C Nama Sertifikat Nama belakang International Purchasing and Supply Management D Keterangan sertifikat Keterangan sertifikat resmi E Dikeluarkan oleh Lembaga atau badan yang mengeluarkan sertifikat tersebut International Trace Center, Swiss D/E Berlaku Mulai dan Sampai Tanggal mulai dan berakhirnya sertifikat 7/7/2005 sampai dengan 27/7/20 3 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya 4 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Kualifikasi/Sertifikasi maka halaman ini dapat dilewatkan 2 KEMBALI Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi dan keluar dari aplikasi eproc (logout) Notes : Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya. 2. SUB MENU SDM Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan komposisi SDM yang dimiliki oleh perusahaan. PT.Bukit Asam(persero) 2

22 NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Jenis Pilihan ( ) status tenaga ahli utama: Permanen, Kontrak, Outsourcing WNI, TKA Permanen, WNI 2 Nama Nama tenaga ahli Roni Suharsono 3 Pendidikan Terakhir Pendidikan formal terakhir dari tenaga ahli yang telah selesai ditempuh 4 Keahlian Utama Keahlian utama yang menjadikannya menjadi tenaga ahli utama di perusahaan 5 Pengalaman Lamanya pengalaman yang dimiliki oleh tenaga ahli utama (dalam tahun) S-2 Project Management, Supply Chain Management, Customer Experience Management 5 tahun 6 Simpan Untuk menyimpan data 7 Kembali Untuk membatalkan proses PT.Bukit Asam(persero) 22

23 2.SUB MENU FASILITAS/PERALATAN Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan fasilitas atau peralatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam menunjang kegiatannya. Untuk menambah data klik () dan setelah selesai klik (2) 2 Setelah klik tambah data fasilitas maka akan muncul form seperti dibawah ini : PT.Bukit Asam(persero) 23

24 NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI 3 Tipe Jenis fasilitas/peralatan yang dimiliki oleh perusahaan, berupa pilihan ( ) jenis-jenis fasilitas/peralatan: 4 Nama Fasilitas/ Peralatan Permesinan,Teknologi Informasi Pergudangan, Laboratorium,Kesehatan Lingkungan Hidup, Pusat Layanan Pelanggan, Transportasi Nama spesifik peralatan yang dimiliki perusahaan Permesinan Trans 5 Spesifikasi Spesifikasi dari perlatan yang dimiliki perusahaan Mobil 6 Kuantitas Jumlah dari peralatan yang dimiliki 2 8 Tahun Pembuatan Tahun pembuatan dari peralatan yang dimiliki 9 Tahun Pembelian Tahun pembelian dari peralatan yang dimiliki Simpan Untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya Batal Untuk membatalkan informasi yang sudah di isi 3.SUB MENU PENGALAMAN PROYEK Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data-data terkait dengan proyek yang pernah dikerjakan oleh perusahaan. Untuk menambah data klik () Setelah klik tambah data akan muncul form sebagai berikut: PT.Bukit Asam(persero) 24

25 NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI 2 Nama Klien Nama perusahaan tempat dilaksanakannya proyek tersebut Pemda 3 Nama Proyek Nama Proyek Leadership Development Program 4 Nilai Proyek (termasuk PPN) Nilai kontrak ditambah dengan PPN dalam mata uang tertentu IDR (Rp. 450 Juta) 5 No Kontrak Nomor kontrak yang dibuat oleh pelanggan 5/AKMP/05/ Tanggal Dimulai dan Selesai Tanggal dimulainya dan selesainya proyek 7/0/2007 sampai dengan 7/07/ No Contact Nomor telepon contact person Edit Untuk melakukan revisi terhadap informasi yang telah Anda isi 9 Hapus Untuk menghapus informasi yang telah diisi 3 Simpan & Lanjut Untuk menyimpan informasi dan membuka sub menu selanjutnya. 4 Lewat & Lanjut Apabila perusahaan tidak memiliki informasi mengenai Pengalaman Proyek maka halaman ini dapat dilewatkan. 6 Batal Untuk membatalkan informasi yang sudah diisi Notes : Apabila Anda tidak memilih lewat, maka tanda (*) HARUS DILENGKAPI, apabila tidak dilengkapi maka sistem eproc tidak dapat menyimpan informasi yang telah diisi dan Anda tidak dapat melanjutkan ke sub menu berikutnya. PT.Bukit Asam(persero) 25

26 4. SUB MENU DATA KOMODITAS DAN AREA KERJA Tujuan dari sub menu ini adalah untuk memasukkan data komoditas barang atau jasa yang bisa dipasok, termasuk area kerja yang akan dipasok oleh penyedia barang dan jasa Untuk tambah data komuditas klik ()untuk menentukan area kerja klik (2) untuk menyimpan sebagai draft (3) dan klik (4) jika ingin melanjutkan dan telah menginput data kumuditas. Berikut form untuk pengisian tambah data kumuditas : PT.Bukit Asam(persero) 26

27 NO FIELD KETERANGAN CONTOH ISI Jenis Komoditas Jenis komoditas yang bisa dipasok Barang/jasa 2 Nama Barang Nama komoditas Baja 3 Merek Merek komoditas Baja Krakatau 4 Asal barang(untuk pengadaan barang) Pilih sumber barang, lokal atau import Lokal 5 Tipe Pilih tipe pemasok: agent, sole agent, distributor, non agent, manufacture DISTRUBUTOR 6 deskripsi Penjelasan Barang yang akan dipasok Baja dengan mutu bagus PENDAFTARAN SELESAI Di akhir Pendaftaran eprocurement PT. Bukit Asam (Persero), akan muncul halaman yang menginformasikan bahwa Anda telah menyelesaikan proses pendaftaran secara online. Halaman ini juga menginformasikan agar Anda mempersiapkan Kelengkapan Dokumen Registrasi untuk diserahkan ke Biro Pengadaan PT. Bukit Asam (Persero). PT.Bukit Asam(persero) 27

28 Selain itu sistem juga akan memberikan pemberitahuan melalui PT.Bukit Asam(persero) 28