BAB 1 PENDAHULUAN. berupaya untuk meningkatkan performanya terutama pada sistem produksinya.

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam menghadapi persaingan dunia usaha terutama sektor industri otomotif, PT. ADM (Astra Daihatsu Motor) sebagai agen tunggal pemegang merek terus berupaya untuk meningkatkan performanya terutama pada sistem produksinya. Perusahaan memandang hal tersebut penting karena disaat ini permintaan akan otomotif semakin tinggi dan persaingan antara produsen otomotif semakin tinggi pula. Seiring dengan kapasitas produksi yang semakin meningkat, kebutuhan akan importasi barang untuk kebutuhan produksipun juga meningkat. Hal ini dikarenakan selain menggunakan part produksi lokal (Local Source Part), sebagian besar kebutuhan produksi PT. ADM masih menggunakan part import asal Jepang (Japan Source Part) maupun negara lainnya (Multiple Source Part). Kebutuhan akan part import digunakan utuk memenuhi produksi dalam negeri maupun luar negeri. Untuk importasi yang ditujukan pada produksi luar negeri PT. ADM menggunakan fasilitas KITE (Kemudahan Impor Tujuan Ekspor) yaitu kebijakan peraturan baru yang ditetapkan oleh pemerintah bahwa suatu perusahaan dapat dibebaskan dari pembayaran bea masuk maupun ppn (pajak pertambahan nilai) atas barang-barang yang di import dengan syarat barang import tersebut mengalami proses produksi dan dilakukan export kembali dalam jangka waktu 1 tahun.

2 2 Suatu teknologi informasi sangat diharapkan menjadi suatu competitive advantage dalam bersaing. Untuk itu perlu dilakukan suatu penilaian dan perencanaan investasi teknologi informasi oleh perusahaan sehingga tidak menjadi suatu hal yang merugikan ataupun sia-sia. Dengan optimalisasi proses importasi barang yang terintegrasi dan real time sehingga dapat menyelaraskan strategi bisnis perusahaan. PT. ADM sudah menerapkan perkembangan teknologi dalam menjalankan bisnisnya, salah satunya terdapat pada Export Import Department yang bekerja sama dengan Corporate Information Technology Department yaitu aplikasi Duty Exemption (Dutex). Aplikasi Dutex memiliki berbagai fungsi yang dapat memberikan keuntungan bagi PT ADM. Keuntungan dari aplikasi Dutex bagi PT. ADM antara lain : 1. Melakukan pengecekan antara forecast order dengan jumlah actual part yang di impor. 2. Memonitor quota impor barang yang dimiliki oleh PT. ADM dalam melakukan importasi. 3. Menghitung Bea Masuk yang harus dibayar oleh PT. ADM 4. Membuatan dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB) pada proses importasi. 5. Menghitung konsumsi bahan baku yang digunakan per unit kendaraan yang diproduksi sehingga dapat mengetahui jumlah stok barang di gudang.

3 3 Meskipun aplikasi Dutex telah memberikan keuntungan bagi PT. ADM, namun belum ada pengukuran secara ekonomi yang dapat menggambarkan seberapa besar manfaat yang diperoleh bagi perusahaan dengan adanya aplikasi Dutex. Pengukuran ekonomi ini dilihat berdasarkan biaya dan manfaat yang didapat dari investasi aplikasi Dutex. Oleh karena itu, penulis mengajukan judul skripsi Analisa Biaya dan Manfaat Pengadaan Program Duty Exemption (Dutex) di PT. Astra Daihatsu Motor. 1.2 Identifikasi Masalah Dalam setiap investasi suatu teknologi informasi pada suatu perusahaan tentunya akan terdapat beberapa kendala dalam penerapan investasi aplikasi tesebut. Penerapan aplikasi Dutex mempunyai beberapa kendala dalam pengembangan maupun implementasi 1. Perhitungan biaya keseluruhan akan pengembangan aplikasi Dutex. 2. Manfaat yang diperoleh PT. ADM dari penerapan aplikasi Dutex. 3. Besar keuntungan yang diperoleh PT. ADM saat aplikasi sudah berjalan. 1.3 Perumusan Masalah Didalam penulisan skripsi ini, penulis merumuskan masalah yang akan dibahas yaitu : 1. Seberapa besar manfaat ekonomis yang diperoleh PT. ADM dengan diimplementasikannya aplikasi Dutex? 2. Apakah manfaat yang diperoleh PT ADM dengan diimplementasikannya Dutex sudah sebanding dengan biaya investasi yang telah dikeluarkan oleh

4 4 PT. ADM untuk mengembangkan dan mengimplementasikan aplikasi Dutex? 1.4 Ruang Lingkup Dalam melakukan analisa biaya dan manfaat dari implementasi aplikasi Dutex di PT. ADM diperlukan pembatasan ruang lingkup sehingga penelitian lebih terarah. Adapun pembatasan masalah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Penelitian hanya dilakukan pada aplikasi Dutex saja dengan data mulai Jan Penelitian dilakukan dengan metode information economics. 3. Penelitian tidak bertujuan untuk merancang dan mengajukan konsep aplikasi Dutex yang baru, melainkan evaluasi dari aplikasi Dutex. 4. Penelitian dilakukan untuk menganalisa kelayakan aplikasi Dutex dan akan dianalisa berdasarkan analisa biaya dan manfaat. 1.5 Tujuan dan Manfaat Tujuan analisa penerapan aplikasi Dutex di PT. ADM adalah : 1. Untuk menganalisa seberapa besar manfaat yang akan diperoleh PT. ADM dengan diimplementasikannya aplikasi Dutex di PT. ADM. 2. Untuk menganalisa keberhasilan dan kelayakan investasi aplikasi Dutex di PT. ADM. Adapun manfaat yang didapatkan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Memperoleh informasi mengenai biaya dan manfaat dari aplikasi Dutex untuk PT. ADM.

5 5 2. Memperoleh informasi mengenai kelayakan penerapan aplikasi Dutex yang telah berjalan di PT. ADM. 1.6 Gambaran Umum Perusahaan (Objek Penelitian) Sejarah PT. Astra Daihatsu Motor PT. Astra Daihatsu Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang otomotif, yaitu manufaktur mobil dengan merk DAIHATSU. Berdirinya PT. Astra Daihatsu Motor di Indonesia tidak terlepas dari peran Daihatsu Motor Co., Ltd. (DMC) yang didirikan di Osaka, Japan pada tahun Hingga saat ini DMC masih menjadi induk perusahaan dan pemegang saham terbesar dari PT. Astra Daihatsu Motor. Sejarah Daihatsu dimulai pada tahun 1973 ketika Astra mendapatkan hak untuk mengimpor kendaraan Daihatsu ke Indonesia. Kemudian, pada tahun 1976 PT Astra International ditunjuk menjadi agen tunggal, importir dan distributor tunggal kendaraan Daihatsu di Indonesia. Pada tahun 1978 didirikan sebuah pabrik pengepressan plat baja, yang diberi nama PT Daihatsu Indonesia. Perusahaan ini didirikan sebagai perusahaan patungan antara PT Astra International, Daihatsu Motor Co.,Ltd., dan Nichimen Corporation. Pada tahun 1983, pabrik mesin yang diberi nama PT Daihatsu Engine Manufacturing Indonesia juga ikut didirikan, dan pada tahun 1987 didirikan PT National Astra Motor sebagai agen tunggal dan pengimpor kendaraan Daihatsu menggantikan posisi PT Astra International.

6 6 Pada tahun 1992, PT. Astra Daihatsu Motor didirikan melalui penggabungan 3 perusahaan, yaitu PT Daihatsu Indonesia (DI), PT Daihatsu Engine Manufacturing Indonesia (DEMI) dan PT National Astra Motor (NAM). Pada tahun 1996, PT. Astra Daihatsu Motor mendirikan pabrik pengecoran aluminium di KIIC, Karawang, Jawa Barat. Kemudian pada tahun 1998, PT. Astra Daihatsu Motor membeli pabrik perakitan dari PT Gaya Motor, dan sejak itu PT. Astra Daihatsu Motor memiliki 4 pabrik yaitu pabrik pengepresan plat baja, mesin, pengecoran aluminium dan perakitan. Pada tahun 2004 dilakukan kolaborasi bisnis strategis antara Daihatsu dan Toyota melalui peluncuran Daihatsu Xenia dan Toyota Avanza di Indonesia. Seiring dengan perkembangan PT. Astra Daihatsu Motor, pada tahun 2010, produksi PT. Astra Daihatsu Motor mencapai angka 2 juta unit Produk dan Layanan Kendaraan Daihatsu hadir dengan cirinya yang khas : mobil kompak yang hemat bahan bakar, berkapasitas sesuai kebutuhan keluarga Indonesia, model yang modern dan harga yang terjangkau. Karenanya kendaraan Daihatsu menjadi kendaraan pilihan masyarakat Indonesia sebagai sarana transportasi yang sesuai dengan kebutuhan sehari-hari dalam berbagai aktivitas. Sejak didirikan pada tahun 1978, PT. Astra Daihatsu Motor telah memproduksi beberapa tipe mobil, komponen, maupun suku cadang dengan merek Daihatsu dan Toyota. Hasil produksi tersebut dapat dilihat di tabel 1.1.

7 7 Tabel 1. 1 Produk PT. Astra Daihatsu Motor Produk Are a Merek/Model Distributor Ke te rangan Hi-Jet / Bemo, Zebra, AI- DSO sudah tidak diproduksi Taruna D Domestic Xenia, Terios AI- DSO Luxio, Gran Max Mobil T Avanza, Rush TMMIN D Terios, Gran Max DMC, TMMIN Komponen Mesin Ekspor T Avanza, Rush, Town Ace, Lite Ace DMC, TMMIN Domestic, Cylinder Head, PERODUA, D, T Ekspor Engine Assy DMC, TMMIN masih diproduksi Suku Cadang Domestic, Ekspor D,T Semua Model AI- DSO, TAM, DMC Keterangan Merek : D=Daihatsu, T=Toyota Daihatsu Xenia, kendaraan hasil kolaborasi Toyota-Daihatsu merupakan kendaraan keluarga berkapasitas 7 penumpang yang menggunakan mesin 1000 cc dan 1300 cc yang telah teruji di dunia. Kendaraan ini mendapatkan penghargaan sebagai The Best Value Car di ajang Indonesia International Motor Show 2006 dan The Best Small MPV oleh majalah Mobilmotor Daihatsu Terios, SUV berkapasitas 7 penumpang dengan mesin 1500cc. Selain transmisi manual, kendaraan ini juga memiliki varian bertransmisi otomatis. Daihatsu Gran max, kendaraan komersial generasi baru dari Daihatsu yang memiliki kapasitas terbesar di kelasnya. Didukung oleh mesin 1300cc dan 1500 cc, serta dibuat dalam model Minibus dan Pickup, kendaraan serba guna ini ditujukan untuk mendukung kegiatan bisnis dan keluarga.

8 8 Daihatsu Sirion adalah kendaraan city car dengan mesin 1300 cc yang diimpor dari Malaysia dalam bentuk unit mobil (CBU). Pada gambar 1.1 merupakan kendaraan produksi daihatsu. XENIA (1.0L / 1.3L) T ERIOS (1.5L) SIRION (1.3L) GRAN MAX PU (1.3L / 1.5L) LUXIO (1.5L) GRAN MAX M B (1.3L / 1.5L) Gambar 1. 1 Produk Mobil PT. Astra Daihatsu Motor (Merek Daihatsu) Selain memproduksi mobil Daihatsu untuk masyarakat Indonesia, PT. Astra Daihatsu Motor juga memproduksi mobil dan komponen merek Toyota untuk tujuan pasar dalam negeri dan mancanegara. Kendaraan tujuan mancanegara dapat dilihat pada gambar 1.2.

9 9 Gambar 1. 2 Produk Mobil PT. Astra Daihatsu Motor (Merek Toyota) Sebagai basis produksi mobil compact untuk Grup Daihatsu dan Toyota di luar Jepang, PT. Astra Daihatsu Motor senantiasa meningkatkan produksi dari tahun ke tahun.hasil produksi perusahaan telah menggunakan komponen lokal dengan rasio sebesar 75%. Produk-produk Daihatsu semakin mendapatkan tanggapan yang positif, hal ini ditunjukkan dari pangsa pasar yang meningkat dari tahun ke tahun. Dukungan jaringan penjualan dan purna jual dari PT Astra International, Tbk.- Daihatsu Sales Operation yang tersebar di seluruh Indonesia merupakan salah satu faktor utama yang mendukung peningkatan penjualan Daihatsu di Indonesia. Saat ini terdapat lebih dari 150 outlet penjualan, 160 bengkel resmi dan part shop.

10 Lokasi Dalam menjalankan bisnisnya di bidang manufaktur, saat ini PT. Astra Daihatsu Motor memiliki beberapa area, yaitu : 1. Head Office Head Office dari PT. Astra Daihatsu Motor ini didirikan pada tahun 1991, yang beralamatkan di Jl. Gaya Motor III No.5, Sunter II, Jakarta Utara, Plant 1 (Stamping Plant) Area yang didirikan pada tahun 1978 ini memproduksi pressed components, khususnya Outer/Inner Panel Doors, beralamatkan di Jalan Gaya Motor III No.2, Sunter II, Jakarta Utara, Plant 2 (Engine Plant) Area yang beralamatkan di KIIC Lot A-6, Karawang, Jawa Barat ini didirikan pada tahun 1983 ini digunakan untuk memproduksi unit & component of engine. 4. Plant 3 (Casting Plant) Area yang didirikan pada tahun 1997 ini digunakan untuk memproduksi aluminium casting component for engine & transmission, beralamatkan di KIIC Lot A-5, Karawang, Jawa Barat. 5. Plant 4 (Assembly Plant) Area ini didirikan pada tahun 1998, yang beralamatkan di Jalan Gaya Motor Barat No.3, Sunter 2, Jakarta Utara, Area ini digunakan

11 11 untuk memproduksi atau merakit component-component yang ada menjadi sebuah complete vehicles. 6. Parts Center Area yang beralamatkan di Jalan Selayar Blok A-6 Kawasan Industri MM2100, Cibitung, Bekasi didirikan pada tahun Area ini digunakan sebagai tempat penyimpanan sekaligus tempat pengelolaan dari suku cadang daihatsu. 7. Pre Delivery Center dan Learning Center Area yang beralamatkan di Jalan Danau Sunter Selatan Blok 05 No.1, Jakarta yang didirikan pada tahun 2006, dan dijadikan sebagai tempat pendistribusian unit daihatsu yang di Import maupun yang akan di Export. Pada area yang sama juga terdapat Learning Center yang merupakan tempat pelatihan bagi karyawan yang ingin mengembangkan kompetensinya. Karyawan yang bekerja di area Pre Delivery Center dan Learning Center ini digolongkan sebagai karyawan Head Office. Dengan fasilitas produksi yang lengkap dan investasi yang besar, PT. Astra Daihatsu Motor senantiasa berusaha untuk menghasilkan produk dengan kualitas global agar mampu diterima oleh konsumen di pasar domestic dan mancanegara. Untuk lebih detil dapat dilihat pada tabel 1.2.

12 12 Tabel 1. 2 Fasilitas Utama PT. Astra Daihatsu Motor F as ilitas Produksi Plant K apasitas Fasilitas Utama S tamping unit Pres s machine 20 T T, hemming machine, dies making, sub as sy Engine Casting Assembly Machining & as sembly line, to ol grinding machines, unit calibration and ins pe ction, tes t bench Die casting machine, melting furnac e, holding ton furnac e Welding equipment, welding robot, automatic spray machine, painting equipment, ass embly and unit ins pe ction equipment Fas ilitas Pengembang an Produk Design Evaluasi CAD, CATIA Power Window Test, Door Test Fasilitas Pendukung Kapas itas : unit Pre Delivery Center Training Center Luas Area : m2 3 kelas ruangan Training, Kaizen dojo (J IT Tools) Dies S hop Parts C enter Infras truc tur e Machining center 5 Axis, Kapas itas 27 Ton Luas Area : m2 SAP, Internet, LAN, Intra net Dengan konsep pabrik yang compact, Daihatsu telah memenuhi standar kualitas global dengan menerapkan sistem produksi Toyota (TPS) di setiap lini proses. Selain itu kemampuan dan ketrampilan karyawan selalu ditingkatkan.

13 13 Secara rutin kualitas proses produksi Daihatsu selalu ditinjau seperti yang disyaratkan dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 yang telah diterapkan di semua pabrik dan kantor pusat Struktur Organisasi PT. Astra Daihatsu Motor PT Astra Daihatsu Motor memiliki struktur organisasi yang secara garis besar dibedakan menjadi Board Of Director (BOD), Directorate, dan Division. BOD PT Astra Daihatsu Motor pada saat ini dipegang oleh T. Nomoto dan wakilnya Sudirman M.R. Dibawah dari para BOD tersebut, terdapat Directorate yang masing-masing memegang atau mengepalai minimal 1 Division, yaitu Marketing, Export Import, Research & Development dan Purchasing. Struktur organisasi PT. Astra Daihatsu Motor secara keseluruhan dapat dilihat pada gambar 1.3 berikut :

14 14 Gambar 1. 3 Sturuktur Organisasi PT. Astra Daihatsu Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan fungsi produksi, penjualan dan pelayanan purna jualnya, PT. ADM memiliki visi dan misi sebagai berikut : 1. Visi Menjadi No. 1 di pasar mobil kompak di Indonesia dan sebagai basis produksi global yang utama bagi grup Daihatsu/Toyota dengan standar kualitas pabrik Jepang.

15 15 2. Misi Sementara untuk MISI dari PT Astra Daihatsu Motor yang merupakan cara untuk mewujudkan VISI nya yaitu : PT. Astra Daihatsu Motor memproduksi mobil kompak yang bernilai terbaik dan menyediakan layanan purna jual terkait yang penting bagi peningkatan stakeholder dan ramah lingkungan. Kami mengembangkan dan memberikan inspirasi bagi seluruh karyawan untuk mencapai kinerja tingkat dunia Tugas dan Wewenang Dalam penjabaran tugas dan wewenang hanya dilakukan pada bagian dari struktur organisasi yang berhubungan dengan implementasi aplikasi Dutex yaitu direktorat Export Import yang terdiri atas divisi Export Import. Divisi Export Import terdiri atas departemen Import, Export, dan Logistic. Setiap departemen dipimpin oleh satu orang department head. Struktur organisasi Export Import dapat dilihat pada gambar 1.4. Gambar 1. 4 Sturuktur Organisasi Export Import

16 16 1. Export Department Tugas : a. Memberikan kebijakan dan strategi dalam perencanaan Export b. Monitoring pelaksanaan Export c. Memonitor kegiatan operasional d. Mengambil tindakan preventif action, koreksi dan perbaikan e. Mengendalikan operasi Export f. Memberikan alternatif solusi dalam penyelesaian masalah g. Improvement akan proses bisnis h. Sharing dan Improvement Skill dari karyawan Wewenang : a. Berhak meminta semua seksi untuk ikut terlibat dalam proses perencanaan. b. Membuat dokumen Export. c. Memeriksa semua transaksi operasional. d. Menghentikan operasi yang tidak sesuai. e. Melakukan koordinasi dengan semua pihak terkait. f. Melakukan evaluasi dan mengambil tindakan perbaikan. g. Melakukan Rotasi dan Sharing antar karyawan. Tanggung Jawab : a. Membuat yearly, monthly, daily Operation plan b. Menjamin kelancaran Export mulai order Receiving sampai delivery

17 17 c. Menjamin tercapainya target on time delivery d. Melakukan perbaikan terus menerus e. Meningkatkan kemampuan setiap karyawan 2. Import Department Tugas : a. Memonitor pengiriman barang dari gudang ke pelabuhan b. Memonitor pembayaran Impor berkala sesuai schedule c. Memonitor inventory level sesuai dengan target yang ditetapkan oleh management d. Memonitor fasilitas Import yang dimiliki tidak melampaui quota e. Mengembangkan pengetahuan Import Export semua karyawan f. Memonitor tugas section dan sub section Wewenang : a. Meminta SPG (Surat Penerimaan Barang) dari gudang b. Memberitahukan orang gudang bahwa barang akan diangkut sesuai schedule c. Memberitahukan dana yang harus disiapkan oleh Finance untuk membayar PIB berkala d. Mengatur shipping schedule sesuai kebutuhan produksi e. Mengecek laporan realisasi fasilitas Import setiap bulan f. Meminta presentasi job description semua karyawan dan sharing experence

18 18 g. Memutuskan langkah-lagkah yang harus diambil Tanggung Jawab : a. Memastikan barang impor dikirim ke gudang pada hari yg sama saat pembongkaran b. Memastikan barang dikirim ke pelabuhan sesuai dengan schedule Importir c. Memastikan impor berkala sudah dibayar sesuai schedule yg telah ditetapkan d. Memastikan inventory level tidak lebih dari target yang talah ditetapkan e. Memastikan fasilitas Import tidak melampaui quota f. Memastikan pengembangan pengetahuan Import Export semua karyawan g. Membimbing dan menyelesaikan masalah bawahan 3. Logistic Department Tugas a. Memberikan kebijakan dan strategi dalam membuat Planning dan control unit kendaraan Export & Import b. Menentukan flow business process c. Memonitor dan memberikan kebijakan dalam proses export mulai dari penerimaan, penyimpanan, pengaturan sampai delivery d. Monitoring Operasional pada penerimaan kendaraan

19 19 e. Monitoring Budget, Payment process and Cost Reduction f. Monitoring Building - Equipment - Safety - Environment - Training development - Skill Improvement HRD - General Affair dan K3 di PDC area g. Monitoring and manage Vendor di PDC Wewenang : a. Memutuskan jumlah, pengaturan unit yang akan dikirim atau diterima b. Memberikan pengarahan dan putusan atas atas alur bisnis c. Memberikan pengarahan dan kebijakan dalam penggunaan fasilitas yang ada seperti yard dan System dengan effisien dan efektif d. Melanjutkan, memberhentikan dan memberikan kebijakan atas kegiatan harian e. Melakukan adjustment dan pengaturan atas biaya yang dikeluarkan agar sesuai dengan rencana yang telah ditentukan f. Memberikan kebijakan, saran dan improvement agar tercipta suatu kondisi yang aman dan nyaman bagi seluruh karyawan dalam bekerja g. Melakukan pengarahan dan memberikan kebijakan atas pekerjaan vendor di area logistik Tanggung Jawab : a. Memastikan mencapai target yang telah ditentukan dalam perencanaan b. Memastikan flow business disepakati dan dijalankan oleh pihak-pihak terkait

20 20 c. Memastikan memaksimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai hasil target delivery sesuai schedule yang telah ditetapkan d. Memastikan operasional berjalan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan e. Memastikan biaya yang dikeluarkan tidak melebihi budget yang telah ditetapkan f. Memastikan keamanan, kenyamanan, pelayanan, sistemasi dan peningkatan kemampuan atas seluruh karyawan di area logistik g. Memastikan Vendor bekerja sesuai dengan arahan dan target yang telah ditentukan