ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI 1.1 UNIT PEROLEHAN 1 Lampiran 1 1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK 2-5 Lampiran 1 Lampiran 2 1.3 UNIT KOLEKSI KHAS 6 2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/200200)] 2.1 UNIT PEROLEHAN 7 Lampiran 1 - i -
ISI KANDUNGAN MUKA SURAT 3.0 LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 3.1 UNIT PEROLEHAN 8 9 Lampiran 1 Lampiran 2 Lampirann 2a Lampiran 2b Lampiran 3 Lampiran 4 - ii -
1.0 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER JANUARI JUN 2008 1.1 UNIT PEROLEHAN Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 1. Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar [AKT (BPD)/PSZ/74] i. Menguruskan pembelian dan penerimaan bahan 80% daripada peruntukan yang diterima pada tahun semasa. ia. Peratus pembelian bahan mencapai 59.67% iaitu meningkat sebanyak 11.25% berbanding 2007 bagi tempoh yang sama. ib. Peratus penerimaan bahan mencapai 64.53% dengan peningkatan sebanyak 23.59% berbanding 2007 bagi tempoh yang sama. Rujuk Lampiran 1 (Jadual 1) ii. Memproses pembayaran invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima. ii. 100% proses pembayaran invois dapat dibuat selepas lengkap bahan diterima. Penambahbaikan Rujuk Pekeliling Bendahari Bil.1/2007 para 2.2 Rujuk Lampiran 1 (Jadual 2) Bagi melihat tempoh sebenar yang diambil dari bahan yang diterima sehingga bahan disemak penggunaan cop Tarikh semakan PmP dan Tandatangan PmP bermula pada bulan Julai 2008 (Lihat Contoh). Contoh Tarikh Semakan PmP:. Tandatangan PmP:. 1
Lampiran 1 Jadual 1 : Peratus Pembelian dan Penerimaan Bahan Januari - Jun 2008 Bulan Pembelian (RM) Penerimaan (RM) 2008 2007 2008 2007 Januari 255,981.87 286,764.10 544,164.55 9,781.03 Februari 436,392.61 111,995.66 552,477.53 150,712.32 Mac 468,823.16 354,947.82 405,591.96 377,033.68 April 476,592.05 345,227.82 433,479.09 247,635.07 Mei 515,246.20 520,771.92 407,947.93 499,424.64 Jun 531,960.43 559,268.54 560,166.46 557,741.40 Jumlah 2,684,996.32 2,178,975.86 2,903,827.52 1,842,328.14 Peratus (%) 59.67 48.42 64.53 40.94 Jadual 2 : Tempoh Pembayaran Invois Mengikut Hari Januari - Jun 2008 Bulan Tempoh Pembayaran Invois (Hari) Jumlah 1-7 8-14 > 14 (Invois) Januari 97 84 49 230.00 Februari 287 0 0 287.00 Mac 222 44 0 266.00 April 416 0 0 416.00 Mei 338 0 0 338.00 Jun 370 0 0 370.00 Jumlah 1730 128 49 1,907.00 Peratus (%) 90.72 6.71 2.57 100%
1.2 UNIT JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 1. Prosedur Unit Jurnal dan Media Elektronik i) Memastikan bahan diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. a) Jurnal bercetak Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. Hasil analisa mendapati100% atau 1,008 isu bercetak yang diterima ini telah dapat diproses penerimaan dalam jangkamasa 1-2 hari. Rujuk Lampiran 1 b) Pangkalan Data Cakera Padat Bahan berjaya diproses penerimaan (dalam Modul Serial) dalam jangkamasa kurang dari 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan. 100% isu diproses penerimaan dalam jangkamasa 1-2 hari. ii) Memastikan inbois yang tiada bermasalah diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois diterima. a) Sejumlah 99.58% iaitu 234 inbois yang diterima telah berjaya diproses pembayaran ke pihak Bendahari dalam jangkamasa tidak lebih dari 14 hari dari tarikh inbois tersebut diterima. Namun terdapat satu inbois yang gagal diproses dalam jangkamasa yang ditetapkan kerana menunggu kelulusan pembayaran dari pihak Bendahari. Ianya melibatkan pembayaran pendahuluan pangkalan data IEEE yang akan dilanggan oleh Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia. Rujuk Lampiran 2 2
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Cadangan Penambahbaikan UJME berusaha untuk memperbaiki proses kerja dari masa ke semasa. Daripada penelitian, aktiviti memproses inbois untuk pembayaran dapat ditingkatkan dengan cadangan berikut :- 1) Memandangkan proses mencetak nombor siri hanya boleh dilakukan oleh seorang pembantu di Unit Perolehan, UJME mencadangkan agar seorang lagi staf sokongan diberi tanggungjawab membantu proses tersebut. Daripada lampiran, dapat dilihat bahawa sejumlah 45 inbois diproses dalam jangkamasa 11-12 hari kerana pembantu berkenaan bercuti. Sedangkan secara normalnya ia dapat diproses dalam jangkamasa tidak lebih dari 6 hari. Dengan penambahan seorang lagi staf, maka ia akan dapat melancarkan proses pembayaran inbois di UJME. 3
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 2. Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses Jurnal AK(MB)/PSZ/75.3.5 1. Menerima dan memantau semua pemprosesan bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak) kecuali bahan terbitan UTM dalam tempoh 30 hari bekerja. Bagi bahan hadiah (bercetak atau tidak bercetak), sebanyak 959 bahan telah diproses Penerimaannya. Jumlah ini dipecahkan kepada dua bahan hadiah iaitu majalah dan buku. Dari Jan - Jun, sebanyak 799 bahan telah diterima. Jumlah ini adalah termasuk judul yang baru dan judul yang sedia ada. Bahan hadiah majalah ini boleh dipecahkan kepada beberapa jenis iaitu laporan tahunan, bulletin, makalah dan sebagainya. Sebanyak 160 buah buku telah diterima bagi Jan Jun. 3. Arahan Kerja Mengindeks dan Memproses Bahan Media Elektronik AK(MB)/PSZ/75.3.6 2. Mengkatalog semua bahan hadiah (bercetak dan tidak bercetak) dan juga jurnal langganan baru (bercetak dan atas talian (online)). Maksima 60 judul sebulan berasaskan bahan yang diterima 3. Menyemak dan mengemaskini keaktifan langganan jurnal atas talian (online journal) yang terdapat di INFOLAN2 Sasaran 60 judul sebulan tidak tercapai kerana penerimaan bahan baru adalah kurang bagi Jan- Jun 2008. Sasaran 60 judul sebulan tidak tercapai kerana penerimaan bahan baru adalah kurang bagi Jan- Jun 2008. 4
Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Semakan dibuat adalah untuk melihat samada url yang diberikan itu berfungsi atau tidak. Jika tidak berfungsi, kemaskini akan dilakukan. Tag500 adalah untuk menerangkan tentang tahun langganan sesuatu jurnal elektronik. Ia membantu pengguna untuk mengetahui tentang teks penuh sesuatu jurnal. 5
JANGKAMASA PROSES PENERIMAAN BAHAN JANUARI - JUN 2008 Lampiran 1 PEMBEKAL JUMLAH ISU DITERIMA JUMLAH JUDUL EBSCO 60 24 60 KOOP UM 111 33 111 KOOP UTM 107 12 107 UBS 86 21 86 SWETS 157 44 157 TERUS 183 33 183 IBS 304 71 304 Jumlah Jurnal 1008 238 1008 Bercetak Pangkalan Data Cakera Padat 23 9 23 JANGKAMASA PROSES 1-2 HARI 3-4 HARI 5-6 HARI 7-8 HARI
Lampiran 2 JANGKAMASA MEMPROSES INBOIS JANUARI - JUN 2008 TARIKH INBOIS DITERIMA (BULAN) JUMLAH INBOIS JANGKAMASA PROSES 1-2 HARI 3-4 HARI 5-6 HARI 7-8 HARI 9-10 HARI 11-12 HARI 13-14 HARI > 14 HARI JANUARI 160 61 55 44 FEBRUARI 8 8 MAC 20 12 7 1 APRIL 15 7 4 4 MEI 27 16 10 1 JUN 5 4 1 JUMLAH 235 108 77 4 45 1 PERATUSAN % 45.96% 32.77% 1.70% 19.15% 0.42%
1.3 UNIT KOLEKSI KHAS Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas Mendapatkan dan menginput bahan khas UTM ke dalam Modul ACQ dengan peningkatan sebanyak 5 % dari Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pustakawan Koleksi Khas. ( Sasaran tahun 2008= 4,326 judul) Bagi tempoh Jan Jun 2008, jumlah judul yang perlu diinput adalah sebanyak 50% iaitu 2,163. i) Menginput Koleksi Khas Sebanyak 2,231 judul (2,314 naskhah) bahan koleksi khas telah diinput. (Lihat Jadual 1) ii) Menginput Koleksi Khas Hadiah Sebanyak 19 judul (30 naskhah) bahan hadiah telah diinput (Lihat Jadual 2). ( Pembantu Perpustakaan Hadiah dan Pertukaran-UKK juga membuat kerja menginput bahan tesis, mikrofilem dan cakera padat tesis). Jumlah keseluruhan bahan yang telah diinput bagi tempoh Januari - Jun 2008 adalah 2,250 judul (2,344 naskhah). Jika 100% adalah 2,163 judul, Oleh itu jika jumlah bahan yang diinput adalah 2,250 judul adalah bersamaan dengan 104.02 %. Cadangan Penambahbaikan; Setiap bahan yang baru diterima di Unit Koleksi Khas akan dibuat pemantauan dari segi tarikh terima dan tarikh diproses mengikut peringkat. Cth: Tempoh bahan diterima oleh Pustakawan, tempoh diinput oleh Pembantu Perpustakaan dan tempoh untuk aksesen sehingga ditukar status In Cataloguing akan dipantau. Sila rujuk keterangan lanjut di Jadual 1 & 2. 6
Jadual 1 : Jumlah Bahan Koleksi Khas Yang Telah Diinput Ke Dalam Modul ACQ SEHINGGA BULAN JUN 2007 JENIS BAHAN JUDUL NASKHAH Koleksi Khas Am: Buku 49 108 Makalah 12 36 Koleksi Khas Projek 964 964 Tesis Sarjana 175 175 Tesis PhD 13 13 Koleksi Khas Radas: Mikrofilem 76 76 Cakera Padat 942 942 JUMLAH 2,231 2,314 Jadual 2 : Bahan Hadiah Judul Naskhah Monograf: Buku 16 25 Makalah 2 4 Hadiah Radas: Cakera Padat 1 1 JUMLAH 19 30 JUMLAH BESAR K-KHAS & HADIAH 2,250 judul 2,344 naskhah
2.0 LAPORAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (Pin. 1/2002)] JANUARI JUN 2008 2.1 UNIT PEROLEHAN Prosedur Ketidakpatuhan Produk Hasil Sisiatan Punca Masalah Pencegahan Prosedur Mengurus Pembelian Buku Dan Bahan Pandang Dengar [AKT (BPD)/PSZ/74] Ketidakpatuhan produk berlaku terhadap proses aksesan berikut: 1. Tiada cop kotak nombor panggilan. 2. Tiada strip keselamatan. Jumlah keseluruhan bahan di aksesan Januari Jun 2008 seperti berikut: Buku = 13,875 naskhah Bahan Pandang Dengar = 1,036 unit Lain-lain = 139 unit Jumlah Keseluruhan = 15,050 3. Tiada kotak cakera padat. (Rujuk Lampiran 1) Jumlah keseluruhan bahan diaksesan meningkat sebanyak 1,360 berbanding tahun 2007 (13,690) bagi tempoh yang sama. Hasil Siasatan Ketidakpatuhan produk proses aksesan menurun dari 8 jenis aksesan kepada hanya 3 jenis aksesan sahaja.walaupun peratus keseluruhan ketidakpatuhan produk meningkat 0.1% iaitu dari 0.44% (2007) kapada 0.54% Januari Jun 2008. Namun begitu, ketidakpatuhan produk masih pada tahap yang sangat rendah iaitu kurang dari 1%. Ketidakpatuhan berlaku kepada cakera padat yang melampiri buku berkulit keras yang diletakkan di bahagian dalam buku. Buku yang melampiri cakera padat akan diletakkan penanda selepas proses penerimaan sebelum diserahkan kepada seksyen aksesan. 7
Lampiran1 Jumlah dan Peratus Ketidakpatuhan Produk Mengikut Jenis Aksesan Januari - Jun 2008 Jenis Aksesan Bulan Tiada Cop Kotak No. Panggilan Tiada Strip Keselamatan Tiada Kotak Cakera Padat Jumlah Januari 0 0 0 0 Februari 0 3 1 4 Mac 0 2 0 2 April 2 0 4 6 Mei 0 0 0 0 Jun 0 0 0 0 Jumlah 2 5 5 12 Peratus (%) 0.01 0.03 0.50 0.54 Jumlah Bahan Segera = 652.00 Jumlah Bahan Biasa = 13,223.00 Jumlah Bahan Pandang Dengar = 1,036.00 Lain-lain = 139.00 Jumlah keseluruhan = 15,050.00