LAPORAN PELAKSANAAN SISTEM KUALITI DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI-JUN 2007 JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI

Transkripsi

1 LAPORAN PELAKSANAAN SISTEM KUALITI DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI-JUN 2007 JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA, SKUDAI OGOS 2007

2 ISIKANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 PROSEDUR PENYENGGARAAN PERMASALAHAN SISTEM INFOLAN2 1.1 Objektif Kualiti Pencapaian Dan Analisis Jumlah Laporan Yang Diterima Isu Semasa Penyenggaraan Permasalahan Penyenggaraan Masalah Dalam Perhatian 6 Dan Outstanding 1.3 Cadangan Pencegahan dan Penambahbaikan PROSEDUR PENYENGGARAAN DAN MEMBAIKPULIH PERKAKASAN PERKOMPUTERAN 2.1 Objektif Kualiti Pencapaian Dan Analisis Faktor Pencapaian Sasaran Penyenggaraan Cadangan Penambahbaikan 7

3 LAPORAN PELAKSANAAN SISTEM KUALITI DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI, UNIT SISTEM PENGURUSAN PERPUSTAKAAN, JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JANUARI-JUN PROSEDUR Prosedur Penyenggaraan Permasalahan Sistem INFOLAN2 1.1 OBJEKTIF KUALITI Untuk memastikan sistem INFOLAN2 dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan sistem dapat diatasi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah biasa kecuali masalah teknikal yang melibatkan ubahsuai parameter, konfigurasi dan pengaturcaraan pada aplikasi. 1.2 PENCAPAIAN DAN ANALISIS Jumlah laporan yang diterima. Bagi tempoh Januari sehingga Jun 2007, sebanyak 84 laporan masalah dan keperluan yang telah diterima. 63 laporan telah diselesaikan iaitu 46 laporan dalam masa 7 hari dan 17 laporan lagi melebihi 7 hari. Manakala 21 masalah masih dalam perhatian. Rujuk Jadual 1. Di antara 21 masalah yang masih dalam perhatian adalah keperluan serta masalah seperti berikut :- 1. Semakan loan matrik Pusat Sumber Loji Pandu bagi memenuhi fungsi pusat sumber tersebut. 1

4 2. Keperluan senarai dan perangkaan termasuk keperluan senarai untuk projek inventori di PSZKL dan PSZ Skudai, keberkesanan koleksi serta keperluan pertukaran secara berkelompok kepada status overdue. 3. Kemaskini rekod jurnal di Modul Serials serta paparannya di INFOLAN2 4. Semakan status koleksi tesis yang melibatkan permohonan melalui Borang Pertanyaan Rujukan PSZ 2.1 (Borang Hijau) Jadual 1 : Laporan Yang Diterima Dan Tempoh Selesai Dari Januari Sehingga Jun 2007 BULAN SELESAI DALAM PERHATIAN 7 HARI >7HARI JUMLAH JAN FEB MAC APR MEI JUN JUMLAH Status Laporan/Permasalahan INFOLAN2 bagi Jan-Jun % 17 20% 46 55% Selesai, 7 hari Selesai, lebih 7 hari Dalam Perhatian Secara keseluruhannya Penyenggaraan Permasalahan INFOLAN2 bagi Jan-Jun 2007 telah mencapai objektif kualiti yang telah ditetapkan. Rujuk Jadual 2. 2

5 Jadual 2 : Peratusan Tempoh Selesai Laporan Yang diterima dari Jan-Jun 2007 TEMPOH PENYELESAIAN LAPORAN DISELESAIKAN DALAM TEMPOH 7 HARI DISELESAIKAN LEBIH DARI 7 HARI BELUM SELESAI JUMLAH KESELURUHAN Jumlah laporan Peratusan (%) telah diselesaikan oleh JBA dan 3 adalah hasil tindakan vendor merupakan 46 laporan telah diselesaikan dalam tempoh 7 hari seperti di Jadual 3. Jadual 3 : Laporan Yang Diselesaikan oleh JBA dan Com-Line dalam tempoh 7 hari dari Januari Sehingga Jun 2007 BULAN JAN FEB MAC APR MEI JUN SELESAI DALAM TEMPOH 7HARI JBA COM-LINE JUMLAH JUMLAH Laporan diselesai dalam tempoh 7 hari 3, 7% 43, 93% JBA COM-LINE 3

6 Manakala laporan yang diselesaikan melebihi 7 hari, 16 adalah dari tindakan JBA dan 1 dari Com-Line seperti Jadual 4. Jadual 4 : Laporan Yang Diselesaikan oleh JBA dan Com-Line dalam tempoh lebih 7 hari dari Januari Sehingga Jun 2007 SELESAI DALAM TEMPOH > 7HARI BULAN JBA COM-LINE JUMLAH JAN FEB MAC APR MEI JUN JUMLAH Laporan diselesaikan melebihi 7 hari 1, 6% 16, 94% JBA COM-LINE Jika berdasarkan penyelesaian 63 laporan mengikut bilangan hari, 54% dari laporan yang diterima telah dapat diatasi dalam sela masa antara 1-3 hari, 18% diselesaikan bagi sela masa 4-7 hari, 25 % diselesaikan dalam sela masa 8-30 dan 3.2 % dalam sela masa melebihi 30 hari. Rujuk Jadual 5. 4

7 Jadual 5. Statistik Masalah Yang Diselesaikan Mengikut Bilangan Hari Januari-Jun 2007 Bilangan hari bekerja Bil. Laporan Peratusan (%) 1 hari hari hari hari hari > 30 hari Jumalah keseluruhan Isu Semasa Penyenggaraan Pemasalahan Di antara masalah yang dikenalpasti semasa penyenggaraan masalah INFOLAN2 bagi Jan-Jun 2007 adalah seperti berikut :- a. Keperluan change type dari Multipart ke Singlepart di Adv Holdings Berdasarkan proses penyenggaraan yang telah dilakukan bagi Jan-Jun 2007 mendapati terdapat 3 permohonan bagi pertukaran untuk jenis bahan (Change type) di Advance Holdings bagi buku belian dari multipart ke single part. Pertukaran ini akan melibatkan proses di peringkat TCL. b. Masalah patron yang tidak membuat pinjaman tetapi terdapat maklumat peminjaman pada rekod patron berkenaan. Semakan terperinci melibatkan masa yang agak panjang selain melihat rakaman CCTV bagi tarikh dan masa transaksi berlaku. c. Keperluan untuk memastikan penggunaan kod status yang betul sebelum penghantaran bahan ke unit lain di PSZ untuk proses yang selanjutnya. Selain dapat mempercepatkan proses mengesan satu-satu bahan khususnya yang melibatkan permohonan melalui Borang Pertanyaan Rujukan PSZ 2.1 (Borang Hijau) 5

8 d. Kelayakan memadam rekod holdings di Unit Pengurusan Teknik kini hanya boleh dilakukan oleh seorang pembantu perpustakaan sahaja bagi menimbulkan masalah ke atas rekod pesanan di Unit Perolehan Penyenggaraan masalah dalam perhatian dan outstanding 2006 Berdasarkan laporan pencapaian yang disediakan bagi Jan-Jun dan Julai- Disember 2006, terdapat 40 laporan yang masih outstanding seperti di Jadual 6. Jadual 6 : Perangkaan Status Laporan Outstanding bagi Januari Disember 2006 BULAN Jumlah Jumlah laporan masih Jumlah laporan selesai laporan outstanding outstanding JBA COMLINE JBA COMLINE JAN FEB MAC APR MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV DIS JUMLAH Daripada 40 laporan yang terlibat, 19 masalah telah diselesaikan manakala 21 masalah lagi masih outstanding. Kebanyakan masalah yang masih berstatus outstanding adalah merupakan keperluan penambahbaikan ke atas fungsi 6

9 yang sediada. Semakan dan tindakan susulan akan dilakukan dari masa ke semasa bagi memastikan penyelesaian dilakukan bagi laporan yang terlibat. Di antara keperluan yng diterima adalah seperti berikut :- 1. Mengwujudkan fungsi kemaskini butiran patron secara kendiri melalui patron function INFOLAN2. 2. Paparan alamat patron pada emel bagi cadangan pembelian melalui patron function INFOLAN2 bercampur aduk 3. Keperluan untuk kemaskini port register di Modul Sirkulasi 4. Tambahan button preview dan keperluan medan-medan tertentu bagi keperluan laporan di Modul Perolehan dan Sistem Integrasi DM dan LMS. 5. Kemaskini paparan laman web utama bagi INFOLAN2 Masalah lain yang masih outstanding adalah merupakan masalah tidak boleh melakukan pemulangan di Kaunter Pemulangan pada hari yang sama bahan di pinjam keluar melalui SPLD di Skudai. 1.3 CADANGAN PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN KE ATAS PERMASALAHAN INFOLAN Satu kaedah penentuan bahan samaada Multipart atau Singlepart perlu disediakan bagi rujukan staf di Unit Perolehan yang terlibat di dalam membuat pesanan bahan Penyediaan dual monitor di Kaunter Pemulangan bagi membenarkan pengguna melihat transaksi yang dijalankan selain dapat memastikan transaksi peminjaman serta pemulangan di Kaunter adalah di bawah nama pengguna yang sahih Mendapatkan kerjasama dari Penyelaras Modul untuk memastikan staf di bawah seliaan mereka, menggunakan login dan katalaluan masing-masing serta tidak menghebahkannya kepada orang lain demi mengelak dari sebarang masalah yang mungkin timbul. Selain logout dari modul yang sedang diakses apabila telah selesai atau ingin berhenti daripada menggunakannya. 7

10 1.3.4 Sediakan ruang berkonsepkan Do-It-Yourself (DIY) dengan kemudahan PC dengan setting username dan password dengan minimum privilege ke modul Sirkulasi bagi membolehkan pengguna mengemaskini butiran peribadi secara kendiri Pembangunan sistem aduan masalah yang lebih efektif untuk kemudahan pemantauan masalah dan semakan status aduan. Disediakan oleh : Pustakawan, Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan Jabatan Pembanguanan Automasi, PSZ

11 LAPORAN PERLAKSANAAN SISTEM KUALITI DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI UNIT PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN KOMPUTER JABATAN PEMBANGUNAN AUTOMASI JAN JUN PROSEDUR Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran 2.1 OBJEKTIF KUALITI Mengurus penyenggaraan perkakasan komputer dalam tempoh 72 jam dari masa dan tarikh perkakasan komputer siap dibaikpulih kecuali perkakasan komputer yang memerlukan alat gantian atau memerlukan penyenggaraan luar seperti Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICT) ataupun pembekal luar. 2.2 PENCAPAIAN DAN ANALISIS Daripada Januari Jun 2007, jumlah laporan kerosakan alat yang diterima adalah sebanyak 77 laporan (rujuk Jadual 1). Jumlah penerimaan penyenggaraan Januari Jun 2007 menurun sebanyak 35 kes atau 31.3% jika dibandingkan dengan jumlah penyenggaraan yang diterima pada Januari-Jun Daripada 77 laporan berkenaan, 48 laporan penyenggaraan melibatkan masalah perkakasan manakala 29 laporan adalah berkaitan dengan masalah perisian. Jumlah penyenggaraan perisian dan perkakasan komputer yang diterima dari bulan Januari Jun 2007 adalah seperti di dalam Rajah 1. Jadual 1 : Perbandingan Jumlah Penyenggaraan Antara Bulan Januari Hingga Jun 2006 Dengan Januari Jun 2007 Bulan/Tahun Jumlah Penyenggaraan Penurunan Peratus Perkakasan Perisian Jan-Jun % Jan-Jun %

12 Rajah 1 : Jumlah Penyenggaraan Perisian dan Perkakasan Komputer Dari Januari Jun 2007 Penyenggaraan Perisian dan Perkakasan Komputer Dari Bulan Januari - Jun Jumlah 10 0 JAN FEB MAC APRIL MEI JUN SW HW Bulan SW HW Jadual 2 : Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Piawai 72 Jam Januari - Jun 2006 dan Januari Jun 2007 Tempoh Penyenggaraan Jumlah 2006 Peratus 2006 Jumlah 2007 Peratus Jam % % Jam % 3 3.9% Jam 5 4.5% 2 2.6% Melebihi 216 Jam % JUMLAH % % 2

13 Jadual 3 : Kumulat Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Piawai 72 Jam Dari Januari - Jun 2006 dan Januari Jun 2007 Tempoh Jumlah Peratus Jumlah Peratus Penyenggaraan Jam % 70* 91% Melebihi 72 Jam % 7 9% JUMLAH % % *Nota: Dari 70 kes, 10 kes atau 13% diselesaikan melalui temporary replacement perkakasan komputer oleh pihak JBA sementara menunggu perkakasan berkenaan dibaikpulih oleh pihak CICT/pembekal luar. Rajah 2: Jumlah Penyenggaraan Mengikut Jam dari Januari Jun 2007 Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Jam - Januari - Jun % 3% 3% 90% 0-72 JAM JAM JAM > 216 JAM Jadual 1 dan Jadual 2 menunjukkan perbandingan jumlah jam yang terlibat di dalam penyenggaraan perkakasan komputer di JBA. Jumlah penyenggaraan bagi kategori melebihi 72 jam telah menurun dari 32 kes (28.6%) kepada 7 kes (9 %). Jadual 4 menunjukkan penyenggaraan yang telah selesai disenggara tetapi melebihi tempoh yang disasarkan. Terdapat 17 kes perkakasan yang telah disenggara keluar iaitu 16 kes disenggara oleh CICT dan 1 kes disenggara oleh Pembekal Luar. 3

14 Daripada jumlah 17 kes, 10 kes (bertanda **) diselesaikan melalui inisiatif pihak JBA membuat gantian sementara perkakasan yang terlibat (contohnya monitor dan CPU) sementara menunggu perkakasan berkenaan dikembalikan semula oleh pihak CICT atau pembekal luar (rujuk juga jadual 3). Jadual 4: Jangkamasa Penyenggaraan Perkakasan Komputer Melalui CICT/Pembekal Dari Bulan Januari Hingga Jun 2007 BULAN PERKAKASAN JUMLAH TARIKH CATATAN Januari Monitor h/279j CPU h/279j Februari Scanner h/2142 j ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Cadangan lupus dr CICT gantian monitor lain dari CICT. Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Gantian pengimbas telah dibuat pada Pengimbas berkenaan di hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Pihak CICT menghantar penyenggaraan kepada vendor luar. Masih bermasalah dan dicadangkan lupus oleh CICT. CPU h/117j CPU h /99j Februari Monitor h/243j Mei CPU Monitor - blank screen Monitor - blank screen Monitor - kekuningan 17h/153j h/99j h/81j h/81j Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Dicadangkan lupus oleh CICT dan digantikan dengan CPU lain. ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Hantar ke CICT untuk pertambahan RAM ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Digantikan dengan monitor lain oleh CICT. 4

15 BULAN PERKAKASAN JUMLAH TARIKH CATATAN Jun Monitor h/81j UPS h/81j ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. 1 unit tidak dapat diperbaiki lagi dan dicadangkan supaya dilupuskan. CPU Internal power supply rosak h/99j ** Hantar ke CICT untuk dibaikpulih. Monitor h/108j ** Hantar kepada vendor luar untuk dibaikpulih setelah tidak dapat dibaiki lagi. Kerosakan Jumlah Keseluruhan Monitor 9 CPU 5 Scanner 1 UPS 2 17 kes 16 kes CICT 1 kes Pembekal Gantian Perkakasan Sementara Oleh JBA Tiada Gantian Perkakasan 10 kes Masalah dapat diselesaikan dalam tempoh 72 jam sementara menunggu perkakasan komputer yang disenggara dikembalikan semula oleh CICT/pembekal 7 kes Masalah tidak dapat diselesaikan sehingga perkakasan komputer yang disenggara dikembalikan oleh CICT/pembekal 5

16 2.3 Faktor Pencapaian Sasaran Penyenggaraan Tindakan Proaktif Mengatasi Masalah i. Bagi kerosakan perkakasan seperti monitor, pihak JBA terus membuat gantian sementara monitor di lokasi berkenaan sehinggalah monitor asal dikembalikan dari penyenggaraan oleh pihak CICT. ii. Permohonan monitor sebagai backup dari CICT untuk mempercepatkan gantian kepada monitor rosak di kawasan ruang terbuka terutamanya di kawasan Internet - rujukan surat: UTM.04/10.10/6/1 Jld 14 (12) bertarikh Monitor backup sebanyak 3 unit telah diterima oleh JBA pada Pembelian Perkakasan Pembelian perkakasan komputer bagi perkakasan yang seringkali dilaporkan rosak contohnya pengimbas di UPDD. Ini adalah untuk mengelak kerjakerja pengimbasan di Unit berkenaan tergendala disebabkan oleh masalah pengimbas Penjadualan Penghantaran Perkakasan Komputer Penjadualan semula penghantaran perkakasan komputer ke CICT telah dibuat di mana setiap minggu, setiap perkakasan yang perlu disenggara perlu terus dihantar ke CICT kecuali jika kenderaan PSZ rosak Kemaskini Aliran Kerja Penyenggaraan Kemaskini aliran kerja di bahagian PmP(BA) di mana PmP(BA) telah membuat tindakan susulan pada setiap borang PSZ 18.1 yang masih belum selesai status penyenggaraannya Kerjasama Yang Baik Dari CICT Kerjasama yang baik dengan pihak CICT memudahkan setengah alat gantian dapat dibekalkan oleh pihak CICT dengan segera contohnya monitor bagi komputer yang ditempatkan di kawasan terbuka aras 3, gantian CPU, peminjaman laptop dan juga wireless adapter. Faktor ini bukan sahaja membolehkan pihak JBA membuat replacement awal terhadap perkakasan komputer yang rosak yang dilaporkan malah membantu meningkat kualiti perkhidmatan kepada staf dan pengguna PSZ. 6

17 2.4 Cadangan Penambahbaikan Kemaskini Objektif Kualiti Melalui analisa jam penyenggaraan perkakasan komputer untuk tahun , dicadangkan objektif kualiti bagi mengurus penyenggaraan perkakasan komputer dalam tempoh 72 jam dari masa dan tarikh perkakasan komputer siap dibaikpulih kecuali perkakasan komputer yang memerlukan alat gantian atau memerlukan penyenggaraan luar seperti Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICT) ataupun pembekal luar di kemaskini kepada: Mengurus penyenggaraan perkakasan komputer dalam tempoh 63 jam dari masa dan tarikh perkakasan komputer diterima kecuali perkakasan komputer yang memerlukan alat gantian atau memerlukan penyenggaraan luar seperti Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (CICT) ataupun pembekal luar Kemaskini Aduan Pelanggan - Sistem Aduan Pelanggan CICT Kemaskini ruangan status aduan pengguna untuk perkakasan yang masih belum selesai diperbaiki pada Sistem Aduan Pelanggan CICT secara berkala (mingguan dan sebagainya). Ini memudahkan pelapor mengetahui status terkini alat yang dihantar dan staf yang menyenggara perkakasan berkenaan terutama perkakasan yang melebihi dari 2 minggu penyenggaraanya di CICT. Disediakan oleh: Pustakawan Kanan Unit Perolehan & Penyenggaraan Komputer, JBA Kemaskini: