Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 bertajuk " Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih"

Transkripsi

1 BAHAGIAN II SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) (Untuk diisi oleh PYD dan dilampirkan kepada Borang LNPT) (a) Aktiviti / Projek / Keterangan yang disenaraikan sebagai Sasaran Kerja Tahunan (SKT) hendaklah sekurang-kurangnya 5 aktiviti; (b) SKT yang ditetapkan hendaklah mengandungi sekurang-kurangnya satu petunjuk prestasi iaitu sama ada kuantiti, kualiti, masa atau kos bergantung kepada kesesuaian sesuatu aktiviti/ projek; (c) SKT yang telah ditetapkan pada awal tahun hendaklah dikaji semula di pertengahan tahun. SKT yang digugurkan atau ditambah hendaklah dicatatkan di ruangan ULASAN; (d) PYD dan PPP hendaklah berbincang bersama dalam membuat penetapan SKT dan menurunkan tandatangan diruangan yang ditetapkan; SASARAN KERJA TAHUNAN () Nama : NORAMRIZAYANI BINTI AB RAHMAN Jawatan : PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT Bahagian / Negeri : PEJABAT TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF PENGURUSAN BIL. AKTIVITI PROJEK/ KETERANGAN (Senaraikan Aktiviti/ Projek) PENETAPAN SASARAN KERJA (Diisi pada awal tahun) PETUNJUK PRESTASI (Kuantiti/Kualiti/ Masa/Kos) SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) KAJIAN PERTENGAHAN TAHUN SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) 1. MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) 1.1 Mengurus dan menyediakan tuntutan elaun telefon bimbit TKPE ( Pengurusan) Kualiti Kuantiti Masa Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 bertajuk " Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih" Tuntutan elaun telefon bimbit Januari - 25 min / jam Tuntutan elaun telefon bimbit Jan - Jun PENCAPAIAN AKHIR TAHUN PENCAPAIAN SEBENAR Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2009 bertajuk " Peraturan Mengenai Kemudahan Alat Komunikasi Mudah Alih". Tuntutan elaun telefon bimbit telah dibuat dari Januari hingga ( ) PSP/H003/BD1 V.2.0 (e) PYD hendaklah membuat laporan dan ulasan pencapaian SKT pada akhir tahun dan menurunkan tandatangan di ruangan yang ditetapkan; (f) PPP juga hendaklah membuat laporan dan ulasan keseluruhan pencapaian SKT pada akhir tahun dan menurunkan tandatangan di ruangan yang ditetapkan; dan (g) Sila rujuk Panduan Penyediaan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) untuk mendapat keterangan lanjut. ULASAN Januari - Disember Januari - Disember Januari - Disember 1

2 BIL. 1.2 AKTIVITI PROJEK/ KETERANGAN (Senaraikan Aktiviti/ Projek) PENETAPAN SASARAN KERJA (Diisi pada awal tahun) Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Ketua Pegawai Eksekutif bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi. 1.3 Menghantar / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan. PETUNJUK PRESTASI (Kuantiti/Kualiti/ Masa/Kos) Kualiti Kuantiti Masa Kualiti SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) Mengikut Garis Panduan PPSPPA Bil.11 Tahun 2012 iaitu Tempahan dan Penggunaan Kenderaan surat / memo mesyuarat / jemputan yang melibatkan TKPE 5 min / jam Memastikan alamat dan adalah betul. KAJIAN PERTENGAHAN TAHUN SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) Sebanyak 353 tempahan kenderaan dan 19 tempahan tiket kapal terbang telah dibuat sepanjang Januari sehingga PENCAPAIAN AKHIR TAHUN PENCAPAIAN SEBENAR Mengikut Garis Panduan PPSPPA Bil.11 Tahun 2012 iaitu Tempahan dan Penggunaan Kenderaan Sebanyak 353 tempahan kenderaan dan 19 tempahan tiket kapal terbang telah dibuat sepanjang Januari hingga ( ) Memastikan alamat dan adalah betul. ULASAN Kuantiti Mengikut arahan TKPE Masa Mengikut arahan TKPE 101 telah dibuat ( ) 2

3 BIL. AKTIVITI PROJEK/ KETERANGAN (Senaraikan Aktiviti/ Projek) PENETAPAN SASARAN KERJA (Diisi pada awal tahun) PETUNJUK PRESTASI (Kuantiti/Kualiti/ Masa/Kos) SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) KAJIAN PERTENGAHAN TAHUN SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) PENCAPAIAN AKHIR TAHUN PENCAPAIAN SEBENAR ULASAN 2. Mengurus serta menyediakan, menetapkan dan menyusun jadual kerja TKPE dari segi temujanji, panggilan mesyuarat (dalaman dan luaran) dan lain-lain. Kualiti Kuantiti Memastikan mesyuarat / jemputan / seminar / kursus tidak bertindih dengan jadual TKPE ( pengurusan ) Seminggu sekali Memastikan mesyuarat / jemputan / seminar / kursus tidak bertindih dengan jadual TKPE ( pengurusan ) Masa 10 min / jam Kualiti Menggunakan sistem pengurusan surat Menggunakan sistem pengurusan surat 3. Merekod dan menguruskan dokumen masuk dan keluar (memo, surat, dan lain-lain) Kuantiti Memastikan tarikh terima, tarikh surat, rujukan surat dan tajuk surat bagi rujukan masa semasa adalah betul. 10 min / jam Masa 3

4 BIL. AKTIVITI PROJEK/ KETERANGAN (Senaraikan Aktiviti/ Projek) PENETAPAN SASARAN KERJA (Diisi pada awal tahun) PETUNJUK PRESTASI (Kuantiti/Kualiti/ Masa/Kos) SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) KAJIAN PERTENGAHAN TAHUN SASARAN KERJA (berdasarkan petunjuk prestasi) PENCAPAIAN AKHIR TAHUN PENCAPAIAN SEBENAR ULASAN Kualiti Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan Mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan ( ) 4. Mengeluarkan memo atau surat rasmi. Kuantiti Bergatung kepada arahan TKPE Bergatung kepada arahan TKPE Masa 30 min / jam 5 Menguruskan urusan menjilid dan membuat salinan (fotostat) surat/ memo/ dokumen TKPE Kualiti Kuantiti kuantiti dokumen yang diterima. Memastikan dokumen yang betul. Masa 10 min / jam 4

5 PENETAPAN SKT PADA AWAL TAHUN PENGESAHAN PENCAPAIAN AKHIR TAHUN Tandatangan Tarikh Tandatangan Tarikh Laporan dan Ulasan Keseluruhan Pencapaian SKT PYD : PPP : 5

6 PSP/H003/BD1 Untuk diisi oleh PYD dan dilampirkan kepada Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT) SASARAN KERJA TAHUNAN ( ) NAMA : NORAMRIZAYANI BT AB. RAHMAN NO. KAD PENGENALAN : JAWATAN : PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT (N22) KEMENTERIAN/JABATAN : TKPE ( P ) (1) TUGAS UTAMA Senaraikan tidak lebih dari 5 tugas utama 1. Membantu tugas khas kepada Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif 2. Mengurus serta menyediakan, menetapkan dan menyusun jadual kerja TKPE dari segi temujanji, panggilan mesyuarat (dalaman dan luaran) dan lain-lain. 3. Merekod dan menguruskan dokumen masuk dan keluar (memo, surat, dan lain-lain) 4. Mengeluarkan memo atau surat rasmi. 5. Menguruskan urusan menjilid dan membuat salinan (fotostat) surat/ memo/ dokumen TKPE (2) Peratusan Masa Ditumpukan 20 % 20 % 20 % 20 % 20% (2) SUMBER DI BAWAH KAWALAN PYD dikehendaki menyatakan secara ringkas sumber yang ada seperti peralatan, maklumat, bilangan anggota dan peruntukan kewangan di bawah kawalannya. a) Komputer : 1 Unit PERHATIAN * Senarai tugas utama dan SKT hendaklah diisi oleh PYD selepas berbincang dengan PPP. SKT bagi sesuatu tahun hendaklah ditentukan pada bulan Disember sebelum tahun penilaian atau bulan Januari tahun penilaian

7 (3) SKT YANG DITETAPKAN Penetapan sasaran kerja sama ada dari segi kuantiti, kualiti kos atau masa berdasarkan tugas utama yang disenaraikan. Bil. Senarai Tugas Petunjuk Prestasi Kualiti Kuantiti Masa / Kos A MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) ( 20% ) 1 Mengurus dan menyediakan tuntutan elaun telefon bimbit TKPE Memastikan maklumat TKPE ( P ) diisi dengan betul dan lengkap untuk memudahkan semakan dibuat. Setiap bulan 5 minit 2 Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi. Memastikan tempat dan masa mesyuarat adalah betul untuk melancarkan perjalanan TKPE ( P) arahan KPE / surat jemputan / Mesyuarat/ memo 5 minit / fail 3 Menghantar / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan. Memastikan nama / alamat adalah betul bagi memudahkan urusan tersebut. Melalui arahan yang diberikan atau dikeluarkan oleh TKPE( P) 5 minit / fail 7

8 B MENGURUS JADUAL KERJA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) DARI SEGI TEMUJANJI, PANGGILAN MESYUARAT / KURSUS / SEMINAR ( 20% ) 1 Menguruskan segala temujanji/ seminar / kursus/ mesyuarat di dalam diari TKPE ( Pengurusan) Memastikan supaya semua temujanji yang dicatatkan dapat berjalan dengan lancar tanpa ada sebarang pertindihan. Berdasarkan panggilan telefon / memo / surat 5 minit / jam 2 Menyediakan fail / folder untuk TKPE yang berkaitan dengan mesyuarat yang akan dihadiri 3 Memperingatkan TKPE mengenai mesyuarat, jadual yang berlangsung setiap hari Memastikan supaya semua tindakan / maklumbalas daripada TKPE telah dibuat sebelum menghadiri mesyuarat. Memastikan supaya TKPE dapat menguruskan urusannya dengan lancar. mesyuarat yang akan dihadirioleh TKPE C MEREKOD DAN MENGURUSKAN DOKUMEN KELUAR / MASUK BILIK TKPE ( PENGURUSAN ) 1 Memastikan cop terima daripada Pejabat TKPE dicop bagi memastikan tindakan segera akan diambil dan pergerakan surat berjalan dengan lancar. 2 Memastikan semua surat terdapat dalam sistem pengurusan surat Memastikan cop tarikh terima adalah betul Memastikan supaya surat yang dihantar oleh PAP adalah sama yang terdapat didalam sitem pengurusan surat. setiap hari setiap hari 8

9 3 Memastikan surat yang diminit TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang terlibat. Memastikan surat yang diminit oleh TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang berkenaan. setiap hari D MENGELUARKAN MEMO DAN SURAT RASMI 1 Menderaf dan menaip memo atau surat yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian (Pengarah Bahagian). arahan yang diterima. Menyemak semula bagi memastikan semua maklumat adalah betul. 30 min / jam 2 Bertanggungjawab dalam proses menguruskan untuk penghantaran kepada pihak yang tertentu seperti yang diarahkan. bil penerima yang menerima surat / memo tersebut. Mengisi borang penghantaran surat yang dibekalkan oleh BKSM dan menyimpan salinan untuk rujukan. 10 min / jam E MENGURUSKAN URUSAN MENJILID DAN MEMBUAT SALINAN PHOTOSTAT SURAT / MEMO / DOKUMEN TKPE ( PENGURUSAN ) 1 Terima surat / memo / dokumen untuk difotostat daripada Ketua Jabatan (Pengarah bahagian) / pegawai. kuantiti dokumen yang diterima. Menggunakan Sistem 6S. 10 min / jam Tandatangan PYD Tarikh : Tarikh : Tandatangan PPP 9

10 (4) KAJIAN PERTENGAHAN TAHUN SASARAN KERJA DAN PENCAPAIAN SEBENAR (i) Nyatakan perubahan sasaran kerja (jika ada) Petunjuk Prestasi Peratus Bil. Senarai Tugas Kualiti Kuantiti Masa/Kos Pencapaian Pencapaian (%) A MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) 1 Mengurus dan menyediakan tuntutan elaun telefon bimbit TKPE Memastikan maklumat TKPE ( P ) diisi dengan betul dan lengkap untuk memudahkan semakan dibuat. Setiap bulan 5 minit Sasaran kerja hingga Jun 2 Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi. Memastikan tempat dan masa mesyuarat adalah betul untuk melancarkan perjalanan TKPE ( P) Bergantung kepada arahan KPE / surat jemputan / Mesyuarat/ memo 5 minit / fail Sasaran kerja hingga Jun 3 Menghantar / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan. Memastikan nama / alamat adalah betul bagi memudahkan urusan tersebut. Melalui arahan yang diberikan atau dikeluarkan oleh TKPE( P) 5 minit / fail Sasaran kerja hingga Jun 10

11 JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 25% B MENGURUS JADUAL KERJA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) DARI SEGI TEMUJANJI, PANGGILAN MESYUARAT / KURSUS / SEMINAR 1 Menguruskan segala temujanji/ seminar / kursus/ mesyuarat di dalam diari TKPE ( Pengurusan) Memastikan supaya semua temujanji yang dicatatkan dapat berjalan dengan lancar tanpa ada sebarang pertindihan. Berdasarkan panggilan telefon / memo / surat 5 minit / jam Sasaran kerja 2 Menyediakan fail / folder untuk TKPE yang berkaitan dengan mesyuarat yang akan dihadiri 3 Memperingatkan TKPE ( Pengurusan ) mengenai mesyuarat, jadual yang berlangsung setiap hari Memastikan supaya semua tindakan / maklumbalas daripada TKPE telah dibuat sebelum menghadiri mesyuarat. Memastikan supaya TKPE dapat menguruskan urusannya dengan lancar. Bergantung kepada mesyuarat yang akan dihadirioleh TKPE Sasaran kerja Sasaran kerja 25% JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 11

12 C MEREKOD DAN MENGURUSKAN DOKUMEN KELUAR / MASUK BILIK TKPE ( PENGURUSAN ) 1 Memastikan cop terima daripada Pejabat TKPE dicop bagi memastikan tindakan segera akan diambil dan pergerakan surat berjalan dengan lancar. 2 Memastikan semua surat terdapat dalam sistem pengurusan surat 3 Memastikan surat yang diminit TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang terlibat. Memastikan cop tarikh terima adalah betul Memastikan supaya surat yang dihantar oleh PAP adalah sama yang terdapat didalam sitem pengurusan surat. Memastikan surat yang diminit oleh TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang berkenaan. setiap hari setiap hari setiap hari Sasaran kerja Sasaran kerja Sasaran kerja JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 25% D MENGELUARKAN MEMO DAN SURAT RASMI 1 Menderaf dan menaip memo atau surat yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian (Pengarah Bahagian). 2 Bertanggungjawab dalam proses menguruskan untuk penghantaran kepada pihak yang tertentu seperti yang diarahkan. arahan yang diterima. bil penerima yang menerima surat / memo tersebut. Menyemak semula bagi memastikan semua maklumat adalah betul. Mengisi borang penghantaran surat yang dibekalkan oleh BKSM dan menyimpan salinan untuk rujukan. 30 min / jam Sasaran kerja 10 min / jam Sasaran kerja 12

13 JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 15% E MENGURUSKAN URUSAN MENJILID DAN MEMBUAT SALINAN PHOTOSTAT SURAT / MEMO / DOKUMEN TKPE ( PENGURUSAN ) 1 Terima surat / memo / dokumen untuk difotostat daripada Ketua Jabatan (Pengarah bahagian) / pegawai. kuantiti dokumen yang diterima. Menggunakan Sistem 6S. 10 min / jam Sasaran kerja JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 10% JUMLAH KESELURUHAN: (ii) Pencapaian kerja sebenar dan ulasan (jika ada) PERHATIAN * Kajian pertengahan tahun sasaran kerja tahunan dan pencapaian sebenar hendaklah diisi oleh PYD selepas berbincang dengan PPP Tandatangan PYD... Tarikh... 13

14 (5) PENCAPAIAN KERJA SEBENAR DALAM TAHUN PENILAIAN DAN ULASAN OLEH PYD (Sama ada dari segi kuantiti, kos dan masa) PYD kendaklah berbincang dengan PPP sebelum mengisi ruangan ini Petunjuk Prestasi Bil. Senarai Tugas Kualiti Kuantiti Masa/Kos A MEMBANTU TUGAS KHAS KEPADA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) Pencapaian Peratus Pencapaian (%) 1 Mengurus dan menyediakan tuntutan elaun telefon bimbit TKPE Memastikan maklumat TKPE ( P ) diisi dengan betul dan lengkap untuk memudahkan semakan dibuat. Setiap bulan 5 minit 12 tuntutan elaun telefon bimbit telah dibuat sehingga 2 Mengurus dan membuat tempahan kenderaan / Kapal terbang bagi kegunaan Ketua Pegawai Eksekutif ( Pengurusan ) bagi menghadiri mesyuarat ataupun majlis rasmi. Memastikan tempat dan masa mesyuarat adalah betul untuk melancarkan perjalanan TKPE ( P) Bergantung kepada arahan KPE / surat jemputan / Mesyuarat/ memo 5 minit / fail 353 tempahan kenderaan dan 19 tempahan tiket kapal terbang telah dibuat sehingga 3 Menghantar / surat kepada jabatan, agensi dan individu yang berkenaan seperti yang diarahkan. Memastikan nama / alamat adalah betul bagi memudahkan urusan tersebut. Melalui arahan yang diberikan atau dikeluarkan oleh TKPE( P) 5 minit / fail 101 telah dihantar sehingga 14

15 B JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 20% MENGURUS JADUAL KERJA TIMBALAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF ( PENGURUSAN ) DARI SEGI TEMUJANJI, PANGGILAN 1 Menguruskan segala temujanji/ seminar / kursus/ mesyuarat di dalam diari TKPE ( Pengurusan) Memastikan supaya semua temujanji yang dicatatkan dapat berjalan dengan lancar tanpa ada sebarang pertindihan. MESYUARAT / KURSUS / SEMINAR Berdasarkan panggilan telefon / memo / surat setiap hari - 2 Menyediakan fail / folder untuk TKPE yang berkaitan dengan mesyuarat yang akan dihadiri 3 Memperingatkan TKPE mengenai mesyuarat, jadual yang berlangsung setiap hari Memastikan supaya semua tindakan / maklumbalas daripada TKPE telah dibuat sebelum menghadiri mesyuarat. Memastikan supaya TKPE dapat menguruskan urusannya dengan lancar. Bergantung kepada mesyuarat yang akan dihadirioleh TKPE setiap hari - setiap hari - JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 20% C MEREKOD DAN MENGURUSKAN DOKUMEN KELUAR / MASUK BILIK TKPE ( PENGURUSAN ) 1 Memastikan cop terima daripada Pejabat TKPE dicop bagi memastikan tindakan segera akan diambil dan pergerakan surat berjalan dengan lancar. Memastikan cop tarikh terima adalah betul setiap hari - 15

16 2 Memastikan semua surat terdapat dalam sistem pengurusan surat Memastikan supaya surat yang dihantar oleh PAP adalah sama yang terdapat didalam sitem pengurusan surat. setiap hari - 3 Memastikan surat yang diminit TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang terlibat. Memastikan surat yang diminit oleh TKPE ( P ) diambil tindakan segera oleh pegawai yang berkenaan. setiap hari - JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 20% D MENGELUARKAN MEMO DAN SURAT RASMI 1 Menderaf dan menaip memo atau surat yang telah diarahkan oleh Ketua Bahagian (Pengarah Bahagian). 2 Bertanggungjawab dalam proses menguruskan untuk penghantaran kepada pihak yang tertentu seperti yang diarahkan. arahan yang diterima. bil penerima yang menerima surat / memo tersebut. Menyemak semula bagi memastikan semua maklumat adalah betul. Mengisi borang penghantaran surat yang dibekalkan oleh BKSM dan menyimpan salinan untuk rujukan. 30 min / jam - 10 min / jam - JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 20% E MENGURUSKAN URUSAN MENJILID DAN MEMBUAT SALINAN PHOTOSTAT SURAT / MEMO / DOKUMEN TKPE ( PENGURUSAN ) 1 Terima surat / memo / dokumen untuk difotostat daripada Ketua Jabatan (Pengarah bahagian) / pegawai. kuantiti dokumen yang diterima. Menggunakan Sistem 6S. 10 min / jam - JUMLAH PURATA PENCAPAIAN: 20% 16

17 JUMLAH KESELURUHAN: Tandatangan PYD : Tandatangan PPP : Tarikh: Tarikh: 17