GARIS PANDUAN ELAUN KEMUDAHAN KOMPUTER/NOTEBOOK KEPADA PENSYARAH DAN PEGAWAI PENGURUSAN DAN PROFESIONAL UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "GARIS PANDUAN ELAUN KEMUDAHAN KOMPUTER/NOTEBOOK KEPADA PENSYARAH DAN PEGAWAI PENGURUSAN DAN PROFESIONAL UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS"

Budi Pranata
6 tahun lalu
Tontonan:

1 GARIS PANDUAN ELAUN KEMUDAHAN KOMPUTER/NOTEBOOK KEPADA PENSYARAH DAN PEGAWAI PENGURUSAN DAN PROFESIONAL UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS 1

2 GARIS PANDUAN ELAUN KEMUDAHAN KOMPUTER/NOTEBOOK KEPADA PENSYARAH DAN PEGAWAI PENGURUSAN DAN PROFESIONAL UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS 1.0 TUJUAN 1.1 Garis panduan ini bertujuan memaklumkan berhubung pelaksanaan elaun kemudahan komputer/notebook kepada pensyarah dan pegawai pengurusan dan profesional di Universiti Pendidikan Sultan Idris. 2.0 LATAR BELAKANG 2.1 Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) melalui Dasar ICT, UPSI telah menetapkan untuk membekalkan satu (1) unit komputer/notebook kepada semua pensyarah dan pegawai pengurusan dan profesional (P&P) bagi melaksanakan kerja-kerja pengajaran, pembelajaran, pengurusan dan pentadbiran. 2.2 Seiring dengan perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi dan revolusi pendidikan pada masa kini, cadangan elaun kemudahan komputer/notebook telah dikemukakan untuk pertimbangan kelulusan kepada pengurusan Universiti seperti berikut : Mesyuarat Jawatankuasa E-Universiti Bil 1/2017 pada14 Mac 2017 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti Bil 10/2017 pada 19 April 2017 Kali ke-70 Bil 2/2017 pada 6 Jun Lembaga Pengarah Universiti Kali Ke-111 Bil. 3/2017 pada 20 Jun 2017 telah bersetuju memperaku dan meluluskan perakuan Jawatankuasa Tetap Kewangan berhubung cadangan elaun kemudahan komputer/notebook kepada pensyarah dan pegawai P&P bagi menggantikan kaedah perolehan komputer/notebook sedia ada. 3.0 TAFSIRAN 3.1 Melainkan jika konteks dalam Garis Panduan ini menghendaki maksud yang lain, perkataan dan rangkai kata yang dinyatakan di bawah hendaklah mempunyai erti yang berikut: Universiti bererti Universiti Pendidikan Sultan Idris; Ketua PTj bererti Ketua Pusat Tanggungjawab merujuk kepada ketua yang meliputi semua Bahagian, Fakulti, Institut, Pusat, Jabatan, atau kolej kediaman di Universiti yang telah diberi kuasa dan dilantik secara pentadbiran serta bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan 2

3 dengan pusat tanggungjawab di bawah kawalannya mengikut terma dan rujukan yang ditetapkan; Pegawai bererti pensyarah dan pegawai pengurusan dan profesional (P&P) UPSI; Komputer/notebook bererti suatu sistem elektronik yang dapat memanipulasi data dengan cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara automatik di dalam menerima, memproses dan menghasilkan output berdasarkan arahan-arahan yang sudah disimpan di dalam sistem memori; Meninggalkan Perkhidmatan bererti pegawai yang perkhidmatannya ditamatkan, meletak jawatan, bersara atau dipinjamkan ke agensi luar. Bulan Kelayakan bererti 48 bulan merujuk kepada tempoh yang melayakkan pegawai memohon elaun komputer/notebook. 4.0 PELAKSANAAN 4.1 PENGAGIHAN / KELAYAKAN Pemberian elaun hanya diberikan kepada pegawai berstatus tetap, telah disahkan dalam jawatan dan mempunyai tempoh perkhidmatan sekurangkurangnya 48 bulan dengan Universiti sebelum meninggalkan perkhidmatan Pegawai yang telah mendapat kemudahan komputer/notebook perlu memulangkan komputer/notebook Universiti kepada Pusat ICT apabila bersetuju menerima elaun kemudahan komputer/notebook Pegawai dalam kategori berikut tidak layak menerima elaun kemudahan komputer/notebook : a. telah diluluskan cuti belajar atau sedang cuti belajar; b. dipinjamkan ke agensi/organisasi luar; c. mendapat kemudahan komputer/notebook berusia kurang daripada lima (5) tahun yang disediakan oleh Pusat ICT; d. sedang dalam siasatan dan tindakan tatatertib. 4.2 PERUNTUKAN ELAUN Amaun maksimum elaun pembelian adalah sebanyak Ringgit Malaysia Dua Ribu Lima Ratus (RM2,500.00) atau harga sebenar mana yang lebih rendah untuk tempoh 48 bulan dari tarikh kelulusan Perolehan hendaklah mematuhi spesifikasi minimum yang ditetapkan oleh Universiti bagi menyokong pelaksanaan Sistem Maklumat Bersepadu Universiti (SMBU) Pegawai hendaklah menguruskan perolehan secara sendiri berdasarkan spesifikasi yang disediakan oleh Universiti. 3

4 4.2.4 Peruntukan elaun adalah tertakluk kepada kemampuan kewangan Universiti Peruntukan elaun ini hanya untuk perolehan komputer atau notebook sahaja yang menggunakan sistem pengoperasian Windows dan Mac. 4.3 PEMILIKAN DAN PENYELENGGARAAN/BAIKPULIH Komputer/notebook tersebut menjadi hak milik penuh pegawai dan tidak perlu direkodkan di dalam Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori Universiti; Penyelenggaraan dan baikpulih komputer/notebook adalah di bawah tanggungjawab pegawai sendiri Universiti tidak bertanggungjawab untuk menyelenggara dan memperbaiki sebarang kerosakan pada komputer/notebook pegawai. 4.4 PELESENAN DAN PERISIAN Universiti akan menyediakan lesen perisian asas iaitu : a. Windows OS (Profesional Edition); b. Microsoft Office; dan c. Anti Virus Penyediaan lesen perisian adalah tertakluk kepada perubahan dasar Universiti dari semasa ke semasa. 4.5 KEHILANGAN Sebarang kehilangan hendaklah diuruskan oleh pegawai dan tidak perlu dilaporkan kepada pihak Universiti Ketua PTj adalah dilarang menyediakan kemudahan tersebut kepada Pegawai sebagai ganti komputer/notebook yang hilang dalam tempoh 48 bulan kelayakan tersebut Pegawai tidak layak mendapat elaun pembelian komputer/notebook sepanjang tempoh 48 bulan dari tarikh kelulusan elaun. 4.6 BAYARAN BALIK ELAUN Pegawai perlu membuat bayaran balik elaun bagi kes-kes seperti berikut: a. bersara pilihan daripada tempoh perkhidmatan; b. diberhentikan kerja atau berhenti secara sukarela; c. dipinjamkan ke agensi/organisasi luar. 4

5 4.6.2 Pengecualian bayaran balik elaun diberikan kepada pegawai yang meninggal dunia semasa berkhidmat di Universiti Pengiraan bayaran balik elaun adalah berdasarkan formula (contoh seperti di Lampiran I) berikut: Jumlah Tuntutan = Jumlah Elaun x Baki Bulan Kelayakan Bahagian Sumber Manusia akan memaklumkan kepada Pusat ICT bagi pegawai yang akan menamatkan perkhidmatan dengan UPSI, pegawai yang dipinjamkan ke agensi luar atau pegawai yang akan cuti belajar Pegawai hendaklah menjelaskan bayaran balik jumlah tuntutan sebelum meninggalkan perkhidmatan. Sekiranya gagal, pihak Universiti akan membuat potongan gaji atau apa-apa bayaran lain yang layak diterima oleh pegawai. 5.0 PROSEDUR/TATACARA PERMOHONAN ELAUN 5.1 Pegawai perlu membuat permohonan semakan kelayakan elaun di Portal MyUPSI. 5.2 Pusat ICT akan menyemak kelayakan pegawai berdasarkan syarat-syarat berikut: pegawai berstatus tetap, telah disahkan dalam jawatan dan mempunyai tempoh perkhidmatan sekurang-kurangnya 48 bulan dengan Universiti sebelum meninggalkan perkhidmatan pegawai bukan dalam kategori cuti belajar atau dipinjamkan ke agensi luar pegawai tidak mempunyai kemudahan komputer/notebook yang disediakan universiti pegawai telah memulangkan kemudahan komputer/notebook Universiti yang berusia melebihi lima (5) tahun yang digunakan pegawai tidak dibenarkan membuat tuntutan elaun bagi komputer/notebook yang dibeli menggunakan kemudahan pinjaman komputer Universiti pegawai tidak terlibat dengan tindakan tatatertib atau sedang dalam siasatan tatatertib. 5.3 Makluman kelayakan elaun akan diproses dalam tempoh tiga (3) hari bekerja daripada tarikh permohonan. 5.4 Jabatan Bendahari akan meluluskan permohonan berdasarkan kemampuan kewangan semasa selepas mendapat perakuan daripada pihak Pusat ICT. 5.5 Pegawai yang layak mendapat elaun perlu mengemukakan permohonan menerusi Portal MyUPSI dengan memuatnaik (upload) spesifikasi perincian komputer/notebook dan resit pembayaran di atas nama pegawai. Pegawai juga membawa 5

6 komputer/notebook ke Pusat ICT untuk pemeriksaan fizikal di samping membawa resit dan inbois asal untuk diserahkan kepada Pusat ICT. 5.6 Pusat ICT akan memperakukan permohonan elaun ini dengan syarat Pegawai perlu mengemukakan salinan dokumen asal yang lengkap dan mematuhi spesifikasi komputer/notebook. Pusat ICT juga akan melaksanakan pemeriksaan fizikal ke atas komputer/notebook yang telah dibeli oleh Pegawai mengikut tarikh dan masa yang dipersetujui oleh kedua-dua belah pihak. Pusat ICT akan menghantar borang dan resit dan inbois asal kepada Jabatan Bendahari. 5.7 Jabatan Bendahari akan menguruskan pembayaran elaun bagi permohonan elaun yang telah diperakukan. 5.8 Permohonan elaun hendaklah dibuat dalam tempoh tiga (3) bulan daripada tarikh pembelian komputer/notebook. 5.9 Universiti berhak menolak pemohonan elaun yang tidak memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan Carta alir proses permohonan elaun kemudahan komputer/notebook adalah seperti di Lampiran II. 6.0 PENGUATKUASAAN 6.1 Garis Panduan Elaun Kemudahan Komputer/Notebook UPSI ini berkuatkuasa mulai Februari Disediakan oleh : Pusat ICT, UPSI Januari

7 Lampiran I Contoh pengiraan jumlah tuntutan bayaran balik bagi kes pegawai meninggalkan perkhidmatan sebelum cukup tempoh 4 tahun En. Ahmad telah menerima elaun komputer/notebook berjumlah RM2, pada 1 Februari Walau bagaimana pun, beliau telah menerima tawaran bekerja daripada Kementerian XYZ dan meletak jawatan dengan Universiti pada 31 Januari Jumlah Tuntutan = Jumlah Elaun x Baki Bulan Kelayakan 48 Jumlah Tuntutan = RM2, x (48-12) 48 Jumlah Tuntutan = RM2, x Jumlah Tuntutan = RM1,800.00

8 Lampiran II CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN ELAUN KEMUDAHAN KOMPUTER/NOTEBOOK MULA PEGAWAI Membuat permohonan semakan kelayakan di dalam MyUPSI Portal PUSAT ICT Menyemak permohonan pegawai berdasarkan kelayakan yang ditetapkan dalam tiga (3) hari bekerja JABATAN BENDAHARI Meluluskan permohonan berdasarkan kemampuan kewangan semasa selepas mendapat perakuan daripada Pusat ICT PEGAWAI 1) Mengemukakan permohonan menerusi Portal MyUPSI dengan memuatnaik (upload) inbois yang mempunyai spesifikasi perincian komputer/notebook dan resit pembayaran di atas nama pegawai 2) Membawa komputer/notebook dan inbois dan resit asal ke Pusat ICT untuk pemeriksaan fizikal PUSAT ICT 1) Memperakukan permohonan dan melaksanakan pemeriksaan fizikal ke atas komputer/notebook 2) Menghantar borang, inbois dan resit asal ke Jabatan Bendahari JABATAN BENDAHARI Menguruskan pembayaran elaun yang telah diperakukan oleh Pusat ICT TAMAT

dokumen-dokumen yang mirip

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 1/12 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN GERAN BRING YOUR OWN DEVICE (BYOD)

UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 1/12 GARIS PANDUAN PELAKSANAAN GERAN BRING YOUR OWN DEVICE (BYOD) 1/12 ISI KANDUNGAN 1 OBJEKTIF... 2 2 SKOP... 2 3 DEFINISI... 2 3.1 Bring Your Own Device (BYOD)... 2 3.2 Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)... 2 3.2.1 Perkakasan BYOD... 2 3.2.2 Perisian Komputer...