OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P003 PROSEDUR PEROLEHAN BAHAN TERBITAN BERSIRI

Transkripsi

1 Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan prosedur perolehan bahan terbitan bersiri. Meliputi langganan jurnal bercetak dan pangkalan data dalam talian. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua Online Documentation - Laman web Pangkalan Data - Pangkalan Data A to Z Fulltext E-Journals Pangkalan Data ITS MARC Laman web PSAS Ulrich s Periodicals Directory (Dalam talian) UPM/PSAS/DR01/DPK OPR/PSAS/AK04 UPM/PSAS/BTB/ OPR/PSAS/GP02/AKS Dasar Perkembangan Koleksi Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri Garis Panduan Semakan Akses Pangkalan Data Dalam Talian Yang Baru Dilanggan OPR/PSAS/GP02/PRE Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BTB JPPBTB Pemohon PP : Bahagian Terbitan Bersiri : Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri : Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pegawai Akademik dan Pegawai Am (Pengurusan dan Profesional sahaja) : Pembantu Perpustakaan

2 Halaman: 2/8 PPKn PSAS UPM : Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Sultan Abdul Samad : Universiti Putra Malaysia 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.

3 Halaman: 3/8 6.0 Carta Alir Prosedur Perolehan Bahan Terbitan Bersiri Mula 7.1 Terima permohonan beserta borang 7.2 Ada Semak di sistem Virtua/laman web PSAS 7.3 Tiada 7.4 Semak maklumat bibliografi Tidak lengkap Kembalikan borang kepada pemohon Lengkap 7.5 Sediakan senarai jurnal dan maklumat lanjut pangkalan data Adakan mesyuarat untuk persetujuan Tidak bersetuju Bersetuju Maklumkan kepada Ketua Pustakawan 7.8 Pilih/maklumkan pembekal jurnal bercetak/ pangkalan data untuk pengesahan langganan 7.9 Rekod dan beri nombor pesanan 7.10 Maklumkan pembekal/ penerbit tajuk langganan dan nombor pesanan 7.11 Muat turun / bina rekod marc sementara 7.12 tentang status langganan 7.13 Terima invois dan buat pesanan 7.14 selepas bahan diterima/ boleh diakses 7.15 Maklumkan web master dan pustakawan 7.16 Tamat 7.17

4 Halaman: 4/8 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan Langganan beserta Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MHN). 7.3 Semak Di Sistem Virtua / Laman Web PSAS (A To Z Fulltext E-Journal / Pangkalan Data dalam Talian) untuk Memastikan Bahan Ada / Tidak dalam Koleksi dalam Tempoh 3 Hari Bekerja selepas Permohonan/Maklumat Diterima. /Pustakawan/ Jika ada, maklumkan kepada pemohon dengan menggunakan Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM), dan ikut langkah Jika tiada, ikut langkah Semak Maklumat Bibliografi untuk Mengenalpasti Jurnal / Pangkalan Data dengan Menggunakan Senarai Semak Verifikasi Bibliografi Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/SS02/BIB) dalam Masa 3 Hari Bekerja Jika maklumat lengkap, ikut langkah Jika maklumat tidak lengkap, kembalikan borang permohonan kepada pemohon beserta Borang Maklumbalas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) dan ulang langkah Maklumkan Pemohon Bahawa Permohonan Tersebut Akan dibawa Ke Mesyuarat JPPBTB dengan Menghantar Borang Maklumbalas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel. Pustakawan/

5 7.6 Sediakan Senarai Jurnal dan Maklumat Lanjut Mengenai Pangkalan Data yang dipohon Berpandukan Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MHN) / Sebutharga / Cadangan Pembekal / Penerbit Dan Juga Hasil Analisa Penilaian Pangkalan Data Dalam Percubaan, Jika Ada. 7.7 Adakan Mesyuarat JPPBTB untuk Menilai Kesesuaian Jurnal / Pangkalan Data dan Dapatkan Persetujuan Langganan. Halaman: 5/8 /Pustakawan/ JPPBTB/ Rujuk Dasar Perkembangan Koleksi (OPR/PSAS/DR01) Jika bersetuju, ikut langkah Jika tidak bersetuju atau lain-lain keputusan, maklumkan kepada pemohon dengan menghantar Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau melalui e-mel. Terus ke langkah Maklumkan kepada Ketua Pustakawan Minit Mesyuarat JPPBTB dan Dapatkan Persetujuan Langganan. 7.9 Pilih / Maklumkan Pembekal / Penerbit Jurnal Bercetak / Pangkalan Data dalam Talian Tentang Tajuk / Pangkalan Data yang akan Dilanggan Melalui E-Mel / Surat dan Minta Laporan / Dokumen Pengesahan Langganan. / Rujuk Garis Panduan Penilaian Prestasi Pembekal Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/PRE) Rekodkan Tajuk Baru dan Beri Nombor Pesanan dalam Log Rekod Langganan BTB (OPR/PSAS/BL02/RKD) Maklumkan kepada Pembekal / Penerbit Tajuk Jurnal / Pangkalan Data yang Ingin Dilanggan beserta Nombor Pesanan. PPKn /PPKn

6 7.12 Muat Turun Rekod MARC atau Bina Rekod Sementara di Sistem Virtua dengan Mengisi Butiran pada Tag 022, 090, 245, 260 dan Masukkan Nama Pemohon pada Tag Maklumkan kepada Pemohon tentang Status Langganan dengan Menghantar Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel Terima Invois daripada Pembekal / Penerbit dan Buat Proses Pesanan dalam Tempoh 10 Hari Bekerja Selepas Invois Diterima. Halaman: 6/8 PPKn Pustakawan/ PPKn Rujuk Arahan Kerja Pesanan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/AK04) Maklumkan kepada Pemohon Bila Jurnal / Pangkalan Data Diterima dengan Menghantar Borang Maklum Balas Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) atau Melalui E-Mel. /Pustakawan/ Bagi jurnal bercetak, maklumkan pemohon apabila keluaran pertama jurnal diterima Bagi pangkalan data dalam talian, maklumkan pemohon apabila maklumat URL / katalaluan yang diberi oleh pembekal / penerbit telah berjaya diakses Maklumkan Melalui E-Mel kepada Web Master Laman Web dan Pustakawan Sebaik Saja Pangkalan Data Boleh Diakses. Rujuk Garis Panduan Semakan Akses Pangkalan Data Dalam Talian Yang Baru Dilanggan (OPR/PSAS/GP02/AKS). /Pustakawan 7.17 Tamat.

7 Halaman: 7/8 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PSAS/BTB/ Pesanan Pembekal 2. UPM/PSAS/BTB/ , Invois Pembekal 3. UPM/PSAS/BTB/ Minit Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Perolehan Bahan Terbitan Bersiri Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PPKn PPKn BTB 5 Tahun PPKn PPKn BTB 7 Tahun TB TB BTB 5 Tahun Kuasa Melupus 4. (OPR/PSAS/BL02/RKD) Log Rekod Langganan BTB 5. Sitem Virtua Rekod Pesanan 6. OPR/PSAS/BL02/LGN Log Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri - Borang Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MHN) - Borang Maklum Balas Permohonan Langganan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/MLM) - Senarai Semak Verifikasi Bibliografi Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/SS02/BIB) PPKn PPKn BTB Kekal STM STM Server Virtua Kekal PP PP BTB 2 Tahun STM

8 Halaman: 8/8 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan KP WP 03/01/2011