LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

Transkripsi

1 LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH MAC 2012 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

2 ISIKANDUNGAN MUKA SURAT 1.0 PROSEDUR MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ 1 i. Sistem Pengurusan Perpustakaan (LMS) 1 ii. Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS & DMS) 3 iii. Sistem Rangkaian PSZ PROSEDUR PENYENGGARAAN DAN MEMBAIKPULIH PERKAKASAN PERKOMPUTERAN 7

3 PROSEDUR : MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai) Punca Masalah (Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan 1. Memastikan Sistem Perpustakaan Digital PSZ (LMS, LAS dan DMS) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan/ keperluan sistem dapat di atasi/dipenuhi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah/keperluan biasa kecuali masalah teknikal yang memerlukan semakan terperinci 1. Sistem Pengurusan Perpustakaan Pencapaian adalah 48 %. Tidak mencapai sasaran (80%) yang ditetapkan mengikut piawaian UTM. 48% (24 aduan) kurang dari 7 hari. 26% (13 aduan) melebihi 7 hari merupakan masalah teknikal yang perlu semakan terperinci punca masalah dan seterusnya melaksanakan pengujian. Kemudian keperluan untuk kenalpasti proses yang sesuai untuk dilaksanakan dengan penggunaan sistem perpustakaan baru SirsiDynix Symphony Memberikan sesi latihan secara berkala meningkatkan kemahiran staf PSZ pada modul Report Rujuk Jadual 1 dan Jadual 2 26 % (13 aduan) yang masih outstanding adalah masalah yang memerlukan tindakan penyelesaian oleh pihak vendor. 1

4 Jadual 1 : Aduan Masalah/Keperluan Yang Diterima Dan Diselesaikan pada Julai-Disember 2011 SELESAI DALAM BULAN PERHATIAN/ JUMLAH 7 HARI >7HARI OUTSTANDING JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JUMLAH PERATUS (%) Jadual 2 : Aduan Masalah/Keperluan Baru Mengikut Modul bagi Julai-Disember 2011 MODUL OUT STANDING JUMLAH ACQ 1 7 CAT 2 4 CONFIG 1 5 CIRC 2 7 EPS 3 12 REQ 1 1 ITEM 0 3 REPORT 3 11 JUMLAH

5 PROSEDUR : MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai) Punca Masalah (Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan 1. Memastikan Sistem Perpustakaan Digital PSZ (LMS, LAS dan DMS) dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik dan permasalahan/ keperluan sistem dapat di atasi/dipenuhi dalam masa 7 hari bekerja bagi masalah/keperluan biasa kecuali masalah teknikal yang memerlukan semakan terperinci 2. Sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS) A. Permasalahan LAS (Problem Report) Tidak mencapai sasaran : 66.7% Penyelesaian aduan mengikut tempoh i. 7 hari = 2 aduan atau 66.7% (Selesai) ii. > 7 hari = 1 aduan atau 33.3% (Selesai) 66.7% (2 aduan) kurang dari 7 hari. 33.3% (1 aduan) melebihi 7 hari merupakan masalah teknikal yang memerlukan kepakaran serta semakan dari pihak pembekal. Pembangunan semula sistem Aplikasi Perpustakaan (LAS) diperlukan berdasarkan sistem yang telah obsolete jika terdapat peruntukan. Rujuk Jadual 3 dan Jadual 4 B. Permasalahan LAS (Change Request) Sasaran yang dicapai 100% 3. Sistem Pengurusan Dokumen (DMS) Tiada penyelengaraan dilakukan sepanjang tahun 2011 dan pihak PSZ dalam proses perolehan sistem Pengurusan Dokumen (DMS) terbaru pada tahun

6 Jadual 3 : Laporan Permasalahan LAS (Problem Report) yang diterima dari Julai Disember 2011 SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN (PROBLEM REPORT) BULAN JUMLAH SELESAI DALAM PERHATIAN/ 7 HARI >7HARI OUTSTANDING JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JUMLAH PERATUS (%) Jadual 4 : Laporan Permasalahan LAS (Change Request) yang diterima dari Julai Disember 2011 SISTEM APLIKASI PERPUSTAKAAN (CHANGE REQUEST) BULAN JUMLAH SELESAI DALAM PERHATIAN/ 7 HARI >7HARI OUTSTANDING JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JUMLAH PERATUS (%)

7 PROSEDUR : MENGURUS DAN MENGENDALI PENYENGGARAAN ICT PSZ Objektif Kualiti Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai) Punca Masalah (Jika Tidak Capai) Penambahbaikan Catatan 2. Memastikan sistem rangkaian dan server PSZ dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik serta efisyen dengan memastikan setiap masalah diatasi dalam masa 1 hari bagi masalah biasa kecuali masalah yang sangat teknikal dan di luar kawalan PSZ/UTM. 1. Sistem Rangkaian PSZ Pencapaian sasaran adalah 75 % - tidak mencapai sasaran yang ditetapkan (80%) Masalah yang terlibat adalah diluar kawalan BPA iaitu : 1. Masalah peralatan rangkaian tanpa wayar yang dibawah tanggungjawab CICT-WCC 2. Masalah server radius UTM 1. Proses POC rangkaian tanpa wayar telah selesai dan pihak CICT dalam proses pengeluaran tender untuk outsource rangkaian tanpa wayar UTM. 2. Proses POC radius server telah selesai dan pihak CICT dalam proses pembelian server radius baru dan dijangka akan digunakan sepenuhnya pada bulan Jun 2012 Rujuk Jadual 5 dan Jadual 6 3. Penambahbaikan kepada Objektif Kualiti dengan memasukkan penyenggaraan server iaitu: Sistem Rangkaian dan Server PSZ Memastikan sistem rangkaian dan server PSZ dapat beroperasi dan berfungsi dengan baik serta efisyen dengan memastikan setiap masalah diatasi dalam masa 1 hari bagi masalah biasa dan 7 hari bekerja bagi masalah yang sangat teknikal dan di luar kawalan PSZ/UTM 5

8 Jadual 5 : Tempoh siasatan dan tindakan penyelesaian yang diambil bagi mengatasi masalah rangkaian. BILANGAN HARI JUMLAH MASALAH RANGKAIAN Peratusan 1 hari % Dalam tempoh 7 hari % Melebihi tempoh 7 hari 2 25% JUMLAH 8 100% Jadual 6 : Statistik masalah rangkaian yang dilaporkan dari Julai Disember Punca Masalah Bilangan Masalah Bulan Tempoh penyelesaian Status Tindakan Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah 1 Julai Lebih 7 hari Selesai. peralatan rangkaian tanpa wayar. Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah teknikal 1 Julai Lebih 7 hari Selesai. rangkaian tanpa wayar seluruh UTM. Masalah server radius UTM. 1 Sept Dalam tempoh 7 hari Selesai. Masalah berpunca dari peralatan utama rangkaian UTM. 1 Nov Dalam tempoh 7 hari Selesai. Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah teknikal 1 Nov Dalam tempoh 7 hari Selesai. rangkaian tanpa wayar. Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah teknikal 1 Dis 1 hari Selesai. rangkaian tanpa wayar. Masalah akses ke rangkaian berpunca dari masalah teknikal 2 Dis Dalam tempoh 7 hari Selesai. rangkaian tanpa wayar. JUMLAH MASALAH 8 6

9 PROSEDUR : PENYENGGARAAN DAN MEMBAIKPULIH PERKAKASAN PERKOMPUTERAN Objektif Kualiti 1. Mengurus penyenggaraan perkakasan perkomputeran dalam tempoh 45 jam waktu bekerja dari masa dan tarikh perkakasan komputer diterima sehingga siap dibaikpulih termasuk gantian perkakasan komputer sementara/kekal kecuali yang memerlukan alat gantian ataupun penyenggaraan luar seperti di CICT ataupun pembekal luar. Pencapaian (Nyatakan Capai/Tidak Capai) 1. Penerimaan laporan kerosakan komputer = 41 kes a. Pecahan mengikut kategori. Perkakasan = 23 kes (56.1%) Perisian = 18 kes (43.9%) b. Penyenggaraan mengikut sasaran masa jam = 29 kes (70.7%) jam = 2 kes (4.9%) jam = 0 kes (0%) >135 jam = 10 kes (24.4%) *Rujuk Jadual 7. Punca Masalah (Jika Tidak Capai) 1. Penerimaan laporan kerosakan komputer Punca tidak capai; Penyenggaraan perkakasan melibatkan penyenggaraan luar (CICT dan Pembekal luar). Penambahbaikan 1. Penerimaan laporan kerosakan komputer Cadangan pembelian lebih banyak monitor komputer bagi menampung keperluan pengguna PSZ, serta meningkatkan peratus pencapaian penyenggaraan perkakasan komputer. Catatan c. Pecahan Tugas Penyenggaraan. *Rujuk Jadual 8 dan Jadual 9. *Tidak mencapai sasaran 80% bagi penyenggaraan mengikut masa 0-45 jam waktu bekerja. 2. Mengurus proses penghantaran alat dalam tempoh 9 jam waktu bekerja kepada pemilik dari tarikh dan masa alat siap dibaikpulih. 2. Penghantaran alat mengikut sasaran masa 0 9 jam = 34 (83%) > 9 jam = 7 (17%) *Mencapai sasaran 80% bagi penghantaran alat mengikut masa 0 9 jam waktu bekerja. 3. Memastikan laporan kerosakan dimajukan kepada pembekal dalam tempoh 9 jam waktu bekerja selepas semakan pertama dilakukan. 3. Laporan kerosakan yang dimajukan kepada pembekal mengikut sasaran masa 0 9 jam = 9 (90%) >9 jam = 1 (10%) 7

10 Jadual 7: Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Tempoh 45 jam Waktu Bekerja dari Julai Disember 2011 Tempoh Penyenggaraan Kuantiti penyenggaraan Peratus (%) 0 45 jam jam jam 0 0 > 135 jam Jumlah Jadual 8: Pecahan Jumlah Penyenggaraan Perkakasan Komputer Mengikut Pihak Yang Membaikpulih dari Julai Disember 2011 Pihak yang Membaikpulih Kuantiti penyenggaraan Peratus (%) BPA CICT Pembekal Luar Jumlah

11 Jadual 9: Penyenggaraan Perkakasan Komputer dari Julai Disember 2011 Bulan Kategori Kerosakan Tempoh Baikpulih (jam) Penyenggaraan Luar HW SW > 135 CICT Pembekal Luar Julai Ogos September Monitor hantar pada 5/7/2011, pada 15/9/ Monitor hantar pada 12/7/2011, pada 14/9/ Pencetak Hantar pada 5/8/2011, pada 13/9/2011 Oktober November Monitor hantar pada 10/10/2011, pada 8/11/ Laptop hantar pada 11/10/2011, pada 4/11/

12 Bulan Kategori Kerosakan Tempoh Baikpulih (jam) Penyenggaraan Luar HW SW > 135 CICT Pembekal Luar Disember Monitor hantar pada 8/11/2011, pada 6/12/ Pencetak hantar pada 16/11/2011, pada 6/12/ CPU hantar pada 16/11/2011, pada 6/12/ Monitor hantar pada 8/11/2011, pada 6/12/ Monitor hantar pada 8/11/2011, pada 6/12/2011. BPA 8 JUN