SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-BJT/P002 PROSEDUR PERMOHONAN PINDAHAN PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS

Transkripsi

1 Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan pindahan peruntukan belanja mengurus Pusat Tanggungjawab. Skop prosedur ini meliputi permohonan pindahan peruntukan belanja mengurus berdasarkan keperluan perbelanjaan mengikut objek am sehingga kelulusan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen OPR/BEN/AK002/BJT SOK/KEW/AK001/BJT SOK/KEW/SS002/BJT Seksyen II Tajuk Dokumen Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan Senarai Semakan Pindahan Peruntukan Peraturan Kewangan dan Perakaunan, UPM 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN PB Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PA PTJ ZK/SK SAGA SSM VC Pembantu Tadbir Kewangan Penolong Akauntan Pusat Tanggungjawab Zon Kewangan/Seksyen Kewangan Standard Accounting For Government Agencies Sistem Saraan Malaysia Naib Canselor 5.0 TANGGUNGJAWAB Pejabat Bursar bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam memproses Permohonan Pindahan Peruntukan Belanja Mengurus. Sesiapa yang terlibat di dalam proses ini perlu mematuhi dan menjalankan prosedur ini.

2 Halaman: 2/6 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Permohonan Pindahan Peruntukan Daripada PTJ 7.2 Semak Permohonan Pindahan Peruntukan 7.3 Dapatkan Kelulusan 7.4 Kemaskini Peruntukan 7.5 Maklumkan Keputusan Permohonan Pindahan Peruntukan Kepada PTJ 7.6 Tamat 7.7

3 Halaman: 3/6 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima permohonan pindahan peruntukan daripada PTJ/Zon Kewangan/Seksyen Kewangan Permohonan pindahan peruntukan dikemukakan oleh PTJ/Zon Kewangan/Seksyen Kewangan apabila terdapat kekurangan peruntukan di dalam kod bajet modul SAGA di PTJ Cop terima pada dokumen permohonan pindahan dan rekodkan dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan. PTJ/Zon Kewangan/Seksy en Kewangan 7.3 Semak permohonan pindahan peruntukan Pastikan maklumat pindahan peruntukan adalah lengkap. Rujuk Senarai Semakan Pindahan Peruntukan (SOK/KEW/SS002/BJT) Pastikan baki peruntukan mencukupi. Rujuk Arahan Kerja Menyemak Baki Peruntukan (SOK/KEW/AK001/BJT)

4 Halaman: 4/6 7.4 Dapatkan kelulusan Permohonan pindahan peruntukan hendaklah mendapat kelulusan dan perakuan dengan menggunakan Borang Kelulusan Permohonan Pindahan Peruntukan. (OPR/BEN/BR003/BJT) seperti berikut: Bendahari/VC/ PB/ Sehingga RM300, Melebihi RM300, Kuasa Bursar Kuasa Naib Canselor Pindahan peruntukan yang tidak melibatkan perbelanjaan aset hendaklah mendapatkan kelulusan seperti berikut: Sehingga RM300, Melebihi RM300, Kuasa Bursar Kuasa Naib Canselor 7.5 Kemaskini peruntukan Pindahan peruntukan yang telah diluluskan, dikemaskini dalam modul Bajet SAGA dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh kelulusan permohonan kecuali keperluan segera yang boleh menjejaskan operasi. Rujuk Arahan Kerja Mengemaskini Pindahan Peruntukan (OPR/BEN/AK002/BJT) PB/PA/ Kemaskini maklumat dalam Buku Daftar Pindahan Peruntukan Permohonan Pindahan Peruntukan daripada Zon Kewangan/Seksyen Kewangan hanya akan dipertimbangkan sekiranya melibatkan proses bayaran dan perolehan yang diuruskan secara berpusat. 7.6 Maklumkan keputusan permohonan pindahan peruntukan kepada PTJ/Zon Kewangan/ Seksyen Kewangan.

5 Halaman: 5/ Pastikan keputusan permohonan pindahan peruntukan dimaklumkan kepada pemohon dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas tarikh kemaskini peruntukan dalam modul Bajet SAGA. TB/PB/ 7.7 Tamat REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/BEN/SB/02/008 Fail Pindahan Peruntukan: a) BEN/BJT/B004 b) Dokumen permohonan PTJ c) Jernal Pindahan Peruntukan d) Surat Makluman Kelulusan e) Senarai Semakan 2 Buku Daftar Pindahan Peruntukan Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjaw ab Menyelengga ra Tempat dan Tempoh Simpanan PB/PA/ Kabinet Fail Pejabat Bursar 2 Tahun PB/PA/ Kabinet Fail Pejabat Bursar 2 Tahun Kuasa Melup us Bursar PB

6 Halaman: 6/6 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (10032) 02/2014 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2014 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011 Bursar WP 18/07/2014