DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/7 1.0 Tujuan 2.0 Skop Menerangkan proses-proses yang dijalankan pada bahan baru diterima sebelum bahan dipamer atau diletakkan ke rak koleksi. Meliputi: a. Semua bahan yang diterima. b. Proses penerimaan, penyemakan dan pameran. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua UPM/OPR/PSAS/P009 UPM/PGR/P TERMINOLOGI/SINGKATAN BS PAP PS PKSB POKn PP PPP PPV Tajuk Dokumen Prosedur Penyelenggaraan Bahan Prosedur Kawalan Keatas Produk/ Perkhidmatan Yang Tidak Patuh : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS : Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Am Pejabat : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Pembantu Tadbir Kanan (Perkeranian dan Operasi) : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar

2 Halaman: 2/7 5.0 bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkahlangkah dalam arahan kerja ini.

3 Halaman: 3/7

4 Halaman: 4/7 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Terima Bahan Baru. PAP/PP/POKn/ 7.3 Sahkan Penerimaan Bahan: Untuk jurnal baru, penghantar dan penerima menandatangani Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR) Untuk buku baru, penghantar dan penerima menandatangani Log Rekod Penerimaan Bahan Baru (OPR/PSAS/BL03/PBB). 7.4 Catatkan Jumlah Bahan Diterima dan Tarikh: Untuk jurnal yang baru diterima, catatkan pada Log Rekod Penerimaan BTB (OPR/PSAS/BL02/TRM) Untuk buku baru diterima, catatkan pada Log Rekod Penerimaan Bahan Baru (OPR/PSAS/BL03/PBB). PAP/PP/ POKn/ PAP/PP/POKn/ 7.5 Tentukan Tindakan yang Perlu Dilakukan: Jika jurnal baru, ikut langkah Jika buku baru, ikut langkah Adakah Jurnal Baru Diterima Keluaran Terkini atau Kebelakangan? PAP/PP/POKn/ Jika keluaran terkini, ikut langkah Jika keluaran kebelakangan, ikut langkah 7.11.

5 Halaman: 5/7 Tindakan 7.7 Tampal Penanda di Sudut Kanan Setiap Jurnal dan Catat Nombor Identifikasi Rak. 7.8 Susun Jurnal di Rak Koleksi BTB Kini Mengikut Nombor Identifikasi / Nombor Panggilan. 7.9 Semak di Rak BTB Kini, Adakah Terdapat Isu/Keluaran Terdahulu di Rak? Jika ada, ikut langkah Jika tiada, terus ke langkah Keluarkan Jurnal Isu Terdahulu Susun Jurnal Isu Terdahulu di Rak Koleksi BTB Kebelakangan Mengikut Nombor KK / Nombor Panggilan, dan Terus Ke Langkah Untuk Setiap Buku Baru yang Diterima, Copkan Tarikh Diterima di Bahagian atas Muka Surat 5 atau Helaian Kelima yang Bercetak Semak Maklumat Berikut: - Tag RFID boleh dibaca dan nombor item yang diprogram adalah sama dengan nombor item pada bahan dan rekod Virtua. - Nombor panggilan pada bahan dan rekod Virtua adalah sama Maklumat Betul? Jika semua maklumat adalah betul, ikut langkah, Jika ada maklumat yang tidak betul, ikut langkah 7.15.

6 Halaman: 6/7 Tindakan 7.15 Isi Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) (Rujuk Prosedur Kawalan Keatas Produk / Perkhidmatan yang Tidak Patuh (UPM/PGR/P003) dan Kembalikan Bahan beserta Borang Ke Bahagian / Unit Berkenaan. Terus ke Langkah Tukar Status Buku dalam Sistem Virtua, daripada Status In Process kepada Status Available / Non-Circ Susun Buku di Rak Pameran Buku Baru Apabila Buku-Buku Baru Lain diterima dan Sedia untuk Dipamer, Kumpul dan Susun Buku yang Telah Dipamer ke Rak / Troli Penyisihan Susun Buku ke Rak Koleksi yang Berkenaan (Rujuk Prosedur Penyelenggaraan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P009)) Tamat.

7 Halaman: 7/7 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. PGR/BL05/LOG-LTB Log Tindakan Pembetulan - Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) 2. OPR/PSAS/BL02/TRM 3. Log Rekod Penerimaan BTB OPR/PSAS/BL03/PBB Log Rekod Penerimaan Bahan Baru Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BS PS PKSB PPV 2 Tahun PP PP BS 1 Tahun PP PP BS PS PKSB PPV 1 Tahun Kuasa Melupus 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/ OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/ OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/2012