KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014 PROSEDUR PEROLEHAN

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2014 PROSEDUR PEROLEHAN"

Leony Atmadja
6 tahun lalu
Tontonan:

Binti Safar Pembantu Tadbir N17 Cetakan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua

1 KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PEROLEHAN NO KELUARAN 04 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S03 NO PINDAAN 00 TARIKH KUATKUASA 1 MAC 2014 PROSEDUR PEROLEHAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Norshuhada Binti Safar Pembantu Tadbir N17 Cetakan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakan Komputer

2 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan langkah-langkah perolehan untuk bahagian-bahagian di bawah Program Kesihatan Awam bagi memastikan bekalan, perkhidmatan dan kerja dapat diperolehi dengan cara yang paling menguntungkan Kerajaan dan supaya perolehan tersebut menepati spesifikasi yang diperlukan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan bagi perolehan oleh Pejabat Kesihatan Kota Tinggi. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti Pejabat Kesihatan Kota Tinggi JOH PKKT MK Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun Arahan Perbendaharaan 166 sehingga AP Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. 3.5 Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan. 3.6 Buku Panduan Perlaksanaan Perolehan Melalui Sistem eperolehan dan espkb 4.0 TERMINOLOGI J JKNJ PKD PK P PF JTMP Ketua Unit Pusat Tanggungjawab Jabatan Kesihatan Negeri Johor Pegawai Kesihatan Daerah Pegawai Kesihatan Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Kewangan Pembantu Tadbir Pembantu Farmasi Juruteknologi Makmal Perubatan Personal yang mengetuai sesuatu unit di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi Page 2 MS ISO

3 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 Terima permohonan untuk mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja dengan menggunakan Borang Permohonan Untuk Mengeluarkan Pesanan Kerajaan,PKKT A 01/1/08 (Lampiran 1 PK-S03) 5.2 Semak dan pastikan peruntukan di bawah kod aktiviti dan kod objek adalah mencukupi(laporan Vot harian- BV381).Dapatkan kelulusan dari PKD untuk pembelian. TANGGUNGJAWAB Ketua Unit 5.3 Meluluskan pembelian. PKD / PK 5.4 Semak bekalan yang dipohon samada bekalan atau perkhidmatan tersebut terdapat dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan Jika ada, teruskan ke langkah di perenggan Jika tidak, uruskan pembelian di luar kontrak pusat. Teruskan ke langkah di nombor Sediakan Pesanan Kerajaan (AM75E) dalam 3 salinan melalui Sistem eperolehan atau espkb / PF / JTMP Dapatkan tandatangan PKD untuk Pesanan Kerajaan. 5.6 Hantar Pesanan Kerajaan yang asal dan pendua kepada pembekal, salinan peniaga difailkan. 5.7 Terima bekalan / perkhidmatan bersama-sama Nota Hantaran, Pesanan Kerajaan dan Invois. Tentukan bekalan / perkhidmatan adalah dalam keadaan baik dan lengkap seperti dalam arahan Pesanan Kerajaan. Kembalikan kepada pembekal jika didapati bercanggah dengan spesifikasi dalam pesanan. / PF / JTMP Tentukan Bekalan / perkhidmatan menepati spesifikasi permohonan dan mengisi Borang Penilaian Prestasi Pembekal, PKKT A 01/2/08 (Lampiran 4 PK-S03).Jika terdapat kerosakan atau perselisihan barang guna Borang Laporan Penerimaan Aset KEW PA 1.( Lampiran 5 Lampiran 4 PK-S03 ) Page 3 MS ISO

4 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S Menyediakan baucer bayaran kepada pembekal P / / PF / JTMP 5.9 Daftar dan Rekod butir-butir mengenai bekalan aset yang diterima di Kad Kew PA 2(Daftar Harta Modal) atau Kew PA 3(Daftar Inventori) dan (Kad Petak) KEW. P5-4 mengikut kategori barangan 5.10 Agihkan barang-barang berkenaan kepada pemohon. Page 4 MS ISO

5 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S CARTA ALIRAN PEROLEHAN TINDAKAN Terima arahan/permohonan untuk mendapatkan bekalan / perkhidmatan Ketua Unit Cari sebutharga dan serahkan kepada PKD untuk kelulusan Tidak Semak samada peruntukan mencukupi PKD / PK tiada Luluskan permohonan pembelian Uruskan perolehan di luar Kontrak Pusat Ya Semak permohonan samada Kontrak Pusat Perbendaharaan Ya Pastikan cara perolehan mengikut had jumlah kos perolehan tahunan P / / PF / JTMP Sediakan Pesanan Kerajaan A Page 5 MS ISO

6 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S03 A TINDAKAN Hantar Pesanan Kerajaan yang asal dan pendua kepada pembekal W / PF / JTMP Terima bekalan/perkhidmatan bersama surat penghantaran/pesanan kerajaan dan Inbois dan sahkan penerimaan dengan menandatangani pesanan kerajaan dan Nota serahan P / / PF / JTMP Proses Baucer Bayaran W Rekod bekalan dalam Kew. PA 2 / Kew. PA 3 dan buku Kew 300 J4 W Agihkan barang-barang kepada pemohon Ketua Unit / / PAP Page 6 MS ISO

7 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD 1 Borang Permohonan Pembelian ( PKKT A 01 / 1 / 08 ) TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI LOKASI 7 tahun Unit Rekod 2 Pesanan Kerajaan 7 tahun Unit Rekod 3 Buku Vot 7 tahun Unit Rekod 4 Borang Penilaian Prestasi 7 tahun Unit Rekod ( PKKT A 01 / 2 / 08 / ) 5 KEW PA 1 Sehingga peralatan dilupuskan Unit Rekod 6 KEW PA 2 Sehingga peralatan dilupuskan 7 KEW PA 3 Sehingga peralatan dilupuskan 8 KEW 300 J4 Sehingga peralatan dilupuskan Unit Rekod Unit Rekod Unit Rekod Page 7 MS ISO

8 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA Pegawai Kesihatan Daerah Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir N Pembantu Tadbir W 8.2 DATA / MAKLUMAT Borang Permohonan Buku Vot Maklumat Pembekal 8.3 PERALATAN Komputer 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan semua perolehan bekalan / perkhidmatan mengikut arahan perbendaharaan dan pekeliling semasa 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES Memastikan 100% pesanan kerajaan disediakan dalam tempoh 14 hari bekerja Memastikan 100% Baucer bayaran diproses dalam tempoh 14 hari bekerja 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 7.4 Perolehan 8.3 Kawalan Ke atas Produk Tidak Memenuhi Keperluan Yang Ditetapkan Page 8 MS ISO

9 NO RUJUKAN JOH-PKKT-PK-S03 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN Keseluruhan Pengguguran keseluruhan mukasurat berdasarkan keperluan pengawal dokumen Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 9 MS ISO

dokumen-dokumen yang mirip

PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S05 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014