M A N U A L PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN KONTRAK 3K (SPK3K) KONTRAK KEBERSIHAN KONTRAK KESELAMATAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN ASRAMA

Transkripsi

1 M A N U A L PENGGUNA SISTEM (SPK3K) KONTRAK KEBERSIHAN KONTRAK KESELAMATAN KONTRAK BEKALAN MAKANAN ASRAMA * B a h a g i a n A u d i t D a l a m * K e m e n t e r i a n P e l a j a r a n M a l a y s i a *

2 1 PENGENALAN Manual Pengguna ini merupakan panduan kepada Sistem Pengurusan Kontrak bagi Kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan, Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan & Kawasan dan Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak Asrama yang selepas ini dikenali sebagai Sistem Pengurusan Kontrak 3K (SPK3K). Manual ini disediakan dalam beberapa bahagian untuk kemudahan kepada pengguna sistem di Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM). 1.1 Apa Itu SPK3K? SPK3K adalah sebuah aplikasi atas talian yang dibangunkan untuk memberikan laporan yang lebih cepat, tepat dan terkini berkaitan dengan pemantauan prestasi kontrak dan bayaran bulanan kontrak 3K kepada Pengurusan Atasan KPM, Bahagian Audit Dalam (BAD), Bahagian Perolehan Dan Pengurusan Aset (BPPA), Bahagian-bahagian lain di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) dan Pejabat Pelajaran Daerah (PPD). Keberkesanan dan kejayaan SPK3K memerlukan kerjasama serta peranan daripada PTJ, sekolah-sekolah di seluruh Malaysia di bawah KPM agar dapat melaporkan dan melaksanakan pemantauan bagi memastikan Perlaksanaan Kontrak 3K mendapat Value For Money. 2 MANUAL Manual ini disediakan untuk kemudahan kepada pengguna sistem untuk memberikan kefahaman dan melicinkan usaha perlaksanaan dan pelaporan serta kunci masuk ke dalam SPK3K. 3 AKSES SISTEM 3.1 Setiap pengguna yang ingin menggunakan SPK3K memerlukan ID Pengguna dan Kata Laluan seperti yang dibekalkan. 3.2 ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sebagai kawalan keselamatan pada sistem ini. 3.3 Untuk akses ke SPK3K, perlu menggunakan Internet Explorer. Alamat URL adalah seperti berikut : Kementerian Pelajaran Malaysia 1 v

3 3.4 Sekiranya anda gagal akses kepada sistem dengan menggunakan ID Pengguna dan Kata Laluan anda, sila hubungi pentadbir sistem menerusi emel berikut : helpdesk.3k@moe.gov.my 4. PENGGUNA 4.1 Pengguna SPK3K terbahagi kepada 2 kategori iaitu : Entri Data - PPD/PTJ/Sekolah Laporan - Pengurusan Atasan/Bahagian-Bahagian/JPN/PPD 5. LOGIN 5.1 Berikut adalah halaman muka depan SPK3K setelah akses ke URL seperti Rajah 1 di bawah. RAJAH 1 WEA a) Klik untuk masuk c) Password - b) Entri ID pengguna Halaman Muka Depan SPK3K 5.2 Untuk mengakses ke SPK3K, pengguna perlu ikuti langkah-langkah berikut seperti di dalam Rajah 1 : a) Masukkan ID Pengguna yang sah. (Contoh ID Pengguna : WEA2006) - Kod Sekolah bagi pengguna Sekolah/PTJ 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 2 v

4 - Kod dibekalkan oleh BAD untuk Bahagian KPM, JPN & PPD b) Masukkan Kata Laluan yang sah. (Contoh Kata Laluan : password) c) Klik pada butang setelah masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk mengakses sistem. 6. ENTRI DATA 6.1 Tukar Kata Laluan Berikut ialah tatacara menukar kata laluan bagi tujuan keselamatan data pengguna. RAJAH 2 Pwd dibekalkan Klik Simpan Pwd Baru Ulang Pwd Baru (b) Tukar Kata Laluan (a)maklumat pengguna Halaman Utama Pengguna i. Sekiranya ID Pengguna dan Kata Laluan adalah sah, sistem akan memaparkan ii. iii. halaman utama seperti di Rajah 2 (bagi pengguna Entri Data). Pada halaman ini, pengguna boleh menukarkan kata laluan yang baru bagi tujuan keselamatan. Dalam paparan ini, terdapat 2 bahagian iaitu; (a) Maklumat pengguna (b) Tukar Kata Laluan Sila tukar Kata Laluan (lama) kepada Kata Laluan (baru). Pengguna boleh memilih sebarang kata laluan dalam bilangan terbaik ialah 8 aksara / angka Kementerian Pelajaran Malaysia 3 v

5 iv. Setelah pengesahan kata laluan baru dilakukan, klik pada butang untuk menyimpan kata laluan dan meneruskan capaian yang lain. 6.2 Kemaskini Profil Berikut ialah tatacara mengemaskini profil pengguna. RAJAH 3 Klik utk kemaskini profil Sila pastikan profil sekolah/ptj adalah betul Klik utk kemaskini profil Halaman Kemaskini Profil Sekolah/PTJ i. Untuk memastikan kesemua data yang akan di masukkan tepat dan betul, pengguna perlu mengemaskini maklumat profil terlebih dahulu sebelum memulakan aktiviti kunci masuk prestasi kontraktor. ii. Untuk kemaskini profil, klik butang yang terdapat pada sebelah kiri skrin atau terus ke menu Kemaskini Profil di sebelah atas skrin seperti di Rajah 3. iii. Bagi capaian medan PTJ (Pejabat Pembayar Kontrak) seperti di dalam Rajah 4, pengguna (sekolah) perlulah mengunci masuk samada Ya atau Tidak untuk memastikan capaian bagi PTJ dan bukan PTJ dapat ditentukan agar capaian bagi pengesahan oleh pejabat pembayar seperti PPD/JPN dapat dilaksanakan Kementerian Pelajaran Malaysia 4 v

6 RAJAH 4 Klik utk pilhan PTJ / bukan PTJ (Bayar Kontrak) Halaman Pilihan Sekolah PTJ/Bukan PTJ(Bayar Kontrak) iv. Capaian medan Asrama, pengguna wajib memilih sama ada sekolah mempunyai asrama dengan menyatakan YA atau TIDAK* seperti pada RAJAH 5. (*Bagi sekolah yang ada asrama tetapi kontrak bersekali dengan bangunan sekolah perlulah memilih capaian TIDAK) RAJAH 5 Klik utk pilhan ada / tidak ada Asrama Halaman Pilihan Sekolah Ada/Tidak Ada Asrama 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 5 v

7 v. Klik pada butang setelah Maklumat Profil dikemaskini. Halaman berikut seperti pada Rajah 6 menunjukkan profil sekolah telah dikemaskini RAJAH 6 Halaman Maklumat Sekolah/PTJ telah dikemaskini 7. MENU KONTRAK Terdapat 3 capaian Menu pengurusan kontrak pada muka hadapan SPK3K iaitu : a) Kebersihan b) Keselamatan c) Makanan Bermasak 7.1 Kebersihan Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat kontrak Kebersihan dalam bentuk pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat sekolah/ptj. Capaian menu Kebersihan ini terbahagi kepada 4 sub-menu seperti pada Rajah 6; Maklumat Kontrak Prestasi kontraktor Maklumat Kontrak Asrama 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 6 v

8 (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) Prestasi Kontraktor Asrama (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) RAJAH Senarai Sub-Menu Kontrak Kebersihan Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Kebersihan Maklumat Kontrak Pada bahagian ini, pengguna perlulah mengunci masuk maklumat data kontrak dan kontraktor seperti pada RAJAH 7. Sila pastikan maklumat ini di input terlebih dahulu sebelum melaksanakan laporan prestasi bulanan kontraktor. RAJAH 7 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) Klik medan ini untuk sahkan sama ada sekolah/ptj terima dokumen kontrak atau tidak Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 7 v

9 (Perkara i hingga ix seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak) Rujukan perkara pada RAJAH 7 di atas seperti berikut: i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii). ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada dalam senarai kontraktor di medan no (i). iii. Masukkan tarikh kontrak bermula. iv. Masukkan tarikh akhir kontrak. v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak. vi. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak. vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut zon/ sekolah PTJ. viii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut nilai premis/sekolah. ix. Masukkan alamat kontraktor. x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen kontrak atau tidak. xi. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul. Paparan seperti RAJAH 8 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah di simpan dan dikemaskini. RAJAH 8 Halaman Maklumat Kontrak Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 8 v

10 7.1.2 Prestasi Kontraktor Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian (Maklumat Kontrak), bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada RAJAH 9. RAJAH 9 Klik pada butang PILIH pada pilihan tahun prestasi Halaman Prestasi Pemantauan Kontraktor i. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat seperti pada Rajah 9 di atas. ii. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan butang iii. dan maklumat seperti pada Rajah 10 akan terpapar. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu: (a) Laporan Pemantauan I. Memuaskan II. Tidak Memuaskan (b) Pengesahan 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 9 v

11 RAJAH 10 (a) (b) (I) (II) Halaman Laporan Prestasi Kontraktor a) Laporan Pemantauan Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak pada bulan semasa yang hendak dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan. Sekiranya Laporan Pemantauan adalah; I. Memuaskan Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Memuaskan seperti pada RAJAH 11 di bawah. Medan berikut akan terpapar dan pengguna perlulah memuat naik 3 gambar seperti yang dikehendaki di dalam medan tersebut. RAJAH 11 Klik pada butang browse untuk memuat naik gambar yang berkaitan Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 10 v

12 RAJAH 12 Halaman Muat Naik Gambar Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai sebelum melaksanakan proses seperti di dalam Rajah 12. Sekolah bukan PTJ (Bayar Kontrak), proses masih belum lengkap selagi pengesahan oleh PPD tidak dilaksanakan. Halaman berikut (Rajah 13) akan terpapar menunjukkan bahawa proses simpan telah berjaya oleh sekolah bukan PTJ(Bayar Kontrak) Kementerian Pelajaran Malaysia 11 v

13 Rajah 13 Klik pada Butang UPD sekiranya pengguna masih ingin mengemaskini maklumat sebelum pengesahan PPD telah dilakukan. Memerlukan pengesahan oleh PPD Halaman Maklumat Prestasi Kontraktor Berjaya Dimasukkan. Pada halaman Rajah 13 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu selagi butang tersebut masih terpapar dan pengesahan oleh PPD masih belum dilakukan. Sekiranya pengesahan PPD telah dilakukan butang tidak akan terpapar lagi dan pengguna tidak boleh untuk menukar/ mengemaskini maklumat. Atau; II. Tidak Memuaskan Sekiranya prestasi kontraktor Tidak Memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Tidak Memuaskan dan laman seperti Rajah 13 berikut akan terpapar Kementerian Pelajaran Malaysia 12 v

14 RAJAH 13 Klik pada butang browse untuk memuat nait gambar yang berkaitan Wajib di klik Medan ini perlu diisi secara manual Medan isu ini boleh di klik lebih daripada 1 isu mengikut prestasi kontrak sebenar Klik sekiranya ada isu (a) Halaman Soal Selidik Tidak Memuaskan - Kontrak Kebersihan Bilangan i pada Rajah 13 di atas wajib di klik untuk membolehkan jumlah penolakan mengikut syarat kontrak sebanyak 20% daripada nilai premis keluar secara auto seperti (a) Kementerian Pelajaran Malaysia 13 v

15 Pada bilangan i.tidak Mematuhi Kontrak seperti Rajah 13 terbahagi kepada 3 sub-medan isu utama yang perlu di klik isu (pilih isu yang terlibat) serta di muat naik gambar untuk setiap isu tersebut seperti pada Rajah 13 bilangan; i.1 Tandas dan Bilik Air i.2 Bangunan i.3 Kawasan Sekolah (sila muat naik gambar minimum 1 gambar untuk setiap 3 isu utama di atas) Sekiranya ada isu pada bilangan ii.tidak Hadir Kerja, Rajah 13 tersebut, pengguna perlu klik terlebih dahulu kotak pada bahagian tersebut sebelum mengunci masuk maklumat seperti berikut: GPS -Gaji pekerja sebulan BH -Bilangan hari BP -Bilangan pekerja Maklumat pada iii. Jumlah Penolakan dan iv. Jumlah Bayaran Rajah 13 tersebut adalah auto dan tidak memerlukan kunci masuk data daripada pengguna. Setelah maklumat selesai di kunci masuk, pengguna hendaklah mengisi maklumat pengesahan tersebut sama seperti pada rujukan pada Rajah 12 iaitu dengan mengisi Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai yang membuat pengesahan. Selepas itu pengguna boleh melaksanakan proses maklumat. Rajah 14 dibawah adalah halaman selepas proses simpan berjaya dilakukan Kementerian Pelajaran Malaysia 14 v

16 RAJAH 14 Maklumat berjaya dimasukkan dan menunggu pengesahan daripada PPD Halaman Laporan Kontrak Kebersihan Untuk menyemak semula maklumat yang telah dikunci masuk, sila klik pada butang untuk memaparkan halaman soal selidik yang telah di isi. Maklumat tersebut boleh dikemaskini semula sekiranya perlu sebelum pengesahan oleh PPD dilakukan Maklumat Kontrak Asrama Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini adalah sama seperti bilangan Maklumat Kontrak. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) Prestasi Kontraktor Asrama Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini juga adalah sama seperti bilangan Prestasi Kontraktor. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 15 v

17 7.2 Keselamatan Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat Kontrak Keselamatan dalam bentuk pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat sekolah/ptj. Capaian menu Kebersihan ini terbahagi kepada 4 sub-menu seperti pada Rajah 15; Maklumat Kontrak Prestasi kontraktor Maklumat Kontrak Asrama (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) Prestasi Kontraktor Asrama (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) RAJAH Senarai Sub- Menu Kontrak Keselamatan Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Keselamatan Maklumat Kontrak Pada bahagian ini, pengguna perlu mengunci masuk maklumat data kontrak dan kontraktor seperti pada RAJAH 16. Sila pastikan maklumat ini di kunci masuk terlebih dahulu sebelum melaksanakan laporan prestasi bulanan kontraktor Kementerian Pelajaran Malaysia 16 v

18 RAJAH 16 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Klik medan ini untuk sahkan sama ada sekolah/ptj terima dokumen kontrak atau tidak (vii) (viii) (ix) (x) Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak Keselamatan (Perkara i hingga ix seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak) Rujukan perkara pada RAJAH 16 di atas seperti berikut: i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak ii. iii. iv. ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii). Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada dalam senarai kontraktor di medan no (i). Masukkan tarikh kontrak bermula. Masukkan tarikh akhir kontrak. v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak. vi. vii. viii. ix. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut zon/ sekolah PTJ. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut nilai premis/sekolah. Masukkan alamat kontraktor. x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen kontrak atau tidak. xi. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul. Paparan seperti RAJAH 17 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah di simpan dan dikemaskini Kementerian Pelajaran Malaysia 17 v

19 RAJAH 17 Halaman Maklumat Kontrak Keselamatan Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini Prestasi Kontraktor Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian (Maklumat Kontrak) Rajah 16, bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada RAJAH Kementerian Pelajaran Malaysia 18 v

20 RAJAH 18 Klik pada butang PILIH pada pilihan tahun prestasi Halaman Prestasi Pemantauan Kontraktor iv. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat dan hendak dikunci masuk seperti pada Rajah 18 di atas. v. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan butang vi. dan maklumat seperti pada Rajah 19 akan terpapar. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu: (a) Laporan Pemantauan i. Memuaskan ii. Tidak Memuaskan (b) Pengesahan 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 19 v

21 RAJAH 19 (a) (b) (I) (II) Halaman Laporan Prestasi Kontraktor Keselamatan a. Laporan Pemantauan Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak keselamatan pada bulan semasa yang hendak dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan. Sekiranya Laporan Pemantauan adalah; I. Memuaskan Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Memuaskan seperti pada RAJAH 20 di bawah. Medan berikut akan terpapar dan pengguna perlulah memuat naik gambar seperti yang dikehendaki di dalam medan tersebut. RAJAH 20 Klik pada butang browse untuk memuat naik gambar yang berkaitan 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 20 v

22 Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar RAJAH 21 Halaman Muat Naik Gambar Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai sebelum melaksanakan proses seperti di dalam Rajah 21. Selepas proses oleh pengguna telah berjaya. Bagi sekolah bukan PTJ (Bayar Kontrak), proses masih belum lengkap selagi pengesahan oleh PPD tidak dilaksanakan. Halaman berikut (Rajah 22) akan terpapar menunjukkan bahawa proses simpan telah berjaya oleh sekolah bukan PTJ(Bayar Kontrak) Kementerian Pelajaran Malaysia 21 v

23 Rajah 22 Klik pada Butang UPD sekiranya pengguna masih ingin mengemaskini maklumat sebelum pengesahan PPD telah dilakukan. Memerlukan pengesahan oleh PPD Halaman Maklumat Prestasi Kontraktor Keselamatan Berjaya Dikemaskini. Pada halaman Rajah 22 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu selagi butang tersebut masih terpapar dan pengesahan oleh PPD masih belum dilakukan. Sekiranya pengesahan PPD telah dilakukan butang tidak akan terpapar lagi dan pengguna tidak boleh untuk menukar/ mengemaskini maklumat. Untuk sekolah PTJ (bayar kontrak) butang tidak akan terpapar selepas proses selesai di lakukan. Atau; II. Tidak Memuaskan Sekiranya prestasi kontraktor keselamatan tidak memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Tidak Memuaskan dan laman seperti Rajah 23 berikut akan terpapar Kementerian Pelajaran Malaysia 22 v

24 RAJAH 23 Klik pada butang browse untuk memuat nait gambar yang berkaitan Wajib di klik Klik sekiranya ada isu abaikan isu ini (a) -abaikan isu ini (b) Medan isu ini boleh di klik lebih dari 1 isu mengikut prestasi kontrak sebenar Medan ini perlu diisi secara manual Halaman Soal Selidik Prestasi Kontrak Keselamatan Bilangan i pada Rajah 23 wajib di klik untuk membolehkan jumlah penolakan mengikut syarat kontrak sebanyak 20% daripada nilai premis keluar secara auto seperti pada (a) Kementerian Pelajaran Malaysia 23 v

25 Pada bilangan i.tidak Mematuhi Kontrak, Rajah 23 terbahagi kepada 3 sub-medan isu utama yang perlu di klik isu serta di muat naik gambar seperti berikut; i.1 Pengawal Keselamatan i.2 Peralatan i.3 CCTV/Burglar Alarm (sila muat naik gambar minimum 1 gambar untuk setiap 3 isu utama di atas) Sekiranya ada isu pada bilangan ii.tidak Hadir Kerja, Rajah 23 tersebut, pengguna perlu klik terlebih dahulu kotak pada bahagian tersebut sebelum mengunci masuk maklumat seperti berikut: KS -Gaji Sejam BJ -Bilangan Jam BP -Bilangan pekerja Maklumat pada iii. Jumlah Penolakan dan iv. Jumlah Bayaran Rajah 23 tersebut adalah auto dan tidak memerlukan kunci masuk data daripada pengguna. Setelah maklumat selesai di kunci masuk, pengguna hendaklah mengisi maklumat pengesahan tersebut sama seperti pada rujukan pada Rajah 21 iaitu dengan mengisi Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai yang membuat pengesahan. Selepas itu pengguna boleh melaksanakan proses maklumat. Rajah 24 dibawah adalah halaman selepas proses simpan berjaya dilakukan Kementerian Pelajaran Malaysia 24 v

26 RAJAH 24 Maklumat berjaya dimasukkan dan menunggu pengesahan daripada PPD Halaman Laporan Kontrak Untuk menyemak semula maklumat yang telah dikunci masuk, sila klik pada butang untuk memaparkan halaman soal selidik yang telah di isi. Maklumat tersebut boleh dikemaskini semula sekiranya perlu sebelum pengesahan oleh PPD dilakukan. Bagi sekolah PTJ, maklumat pengesahan yang telah di simpan tidak boleh di pinda Maklumat Kontrak Asrama Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini adalah sama seperti bilangan Maklumat Kontrak. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) Prestasi Kontraktor Asrama Tatacara mengisi maklumat bagi capaian sub-modul ini juga adalah sama seperti bilangan Prestasi Kontraktor. (Untuk Sekolah/PTJ yang Ada Kontrak Asrama Yang Berasingan Sahaja) 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 25 v

27 7.3 Makanan Bermasak Capaian ini adalah untuk mengemaskini maklumat kontrak Makanan Bermasak Asrama dalam bentuk pelaporan terhadap prestasi serta maklumat isu yang dibangkitkan di peringkat sekolah/ptj. Capaian menu Makanan Bermasak Asrama ini terbahagi kepada 2 sub-menu seperti pada Rajah 25; Maklumat Kontrak Prestasi kontraktor RAJAH 25 Senarai Sub- Menu Kontrak Makanan Bermasak Asrama Halaman Senarai Sub-menu Kontrak Makanan Bermasak Asrama Maklumat Kontrak Pada bahagian ini, pengguna perlulah mengunci masuk maklumat data kontrak dan kontraktor sebelum maklumat prestasi kontraktor di kunci masuk. Klik pada Kemaskini Maklumat seperti pada Rajah Kementerian Pelajaran Malaysia 26 v

28 RAJAH 26 Halaman Maklumat Kontrak Yang Perlu Dikemaskini 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 27 v

29 RAJAH 27 (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) Klik medan ini untuk sahkan sama ada sekolah/ptj terima dokumen kontrak atau tidak (xii) (xiii) Halaman Kemaskini Maklumat Kontrak (Perkara i hingga xiii seperti dalam Surat Setuju Terima /perjanjian kontrak) Rujukan perkara pada Rajah 27 di atas seperti berikut: i. Pilih Senarai Kontraktor yang telah didaftarkan dalam sistem. Sekiranya tidak ada perlulah kunci masuk ke dalam medan no (ii) Kementerian Pelajaran Malaysia 28 v

30 ii. Medan ini adalah untuk kunci masuk nama kontraktor yang baru dan tidak ada dalam senarai kontraktor di medan no (i). iii. Masukkan tarikh kontrak bermula. iv. Masukkan tarikh akhir kontrak. v. Masukkan nilai keseluruhan kontrak. vi. Masukkan nombor bilangan rujukan kontrak. vii. Masukkan jumlah bayaran kontrak sebulan mengikut sekolah. viii. Masukkan nama Penyelia Asrama. ix. Masukkan alamat kontraktor. x. Klik pada kotak tersebut untuk memastikan sekolah mendapat dokumen kontrak atau tidak. xi. Masukkan Harga Sajian pada setiap waktu sajian. xii. Masukkan Bilangan Penghuni Asrama mengikut kapasiti sebenar asrama sekolah. xiii. Masukkan Bilangan Penghuni Asrama mengikut jumlah sebenar penghuni asrama yang berdaftar. xiv. Klik pada butang setelah Maklumat Kontrak telah lengkap/betul. Rajah 28 berikut adalah paparan maklumat kontrak yang telah di simpan dan dikemaskini Kementerian Pelajaran Malaysia 29 v

31 RAJAH 28 Halaman Maklumat Kontrak Yang Telah Di Simpan Dan Di Kemaskini Prestasi Kontraktor Setelah pengguna mengemaskini maklumat kontraktor pada bahagian (Maklumat Kontrak), bahagian ini memerlukan pengguna untuk mengunci masuk laporan prestasi bulanan kontrak seperti pada Rajah Kementerian Pelajaran Malaysia 30 v

32 RAJAH 29 Klik untuk mula masukkan laporan prestasi kontraktor Klik untuk memilih tahun yang dikehendaki Halaman Pilihan Tahun Dan Prestasi Pemantauan Kontraktor i. Pengguna boleh memilih tahun prestasi yang hendak di lihat seperti pada rajah di atas. ii. Pengguna perlulah mengunci masuk maklumat prestasi dengan menekan iii. butang dan maklumat seperti pada Rajah 30 akan terpapar. Bahagian ini terbahagi kepada 2 capaian iaitu: a. Laporan Pemantauan I. Memuaskan II. Tidak Memuaskan b. Pengesahan 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 31 v

33 RAJAH 30 (a) (b) (i) (ii) Halaman Laporan Prestasi Kontraktor a. Laporan Pemantauan Pengguna perlu melaporkan prestasi kontrak pada bulan semasa yang hendak dikunci masuk sama ada kontrak tersebut memuaskan atau tidak memuaskan. Sekiranya Laporan Pemantauan adalah; I. Memuaskan Sekiranya prestasi kontrak memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Memuaskan seperti pada Rajah 31 di bawah. Medan berikut akan terpapar dan pengguna perlulah memuat naik 3 gambar seperti yang dikehendaki di dalam medan tersebut Kementerian Pelajaran Malaysia 32 v

34 RAJAH 31 Klik pada butang browse untuk memuat naik gambar yang berkaitan Halaman Prestasi Memuaskan Dan Cara Muat Naik Gambar Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai sebelum melaksanakan proses seperti di dalam Rajah 31 di atas. Selepas itu, pengguna bolehlah menekan butang menyimpan data tersebut. untuk 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 33 v

35 RAJAH 32 Atau; Pada halaman Rajah 32 berikut, pengguna masih boleh mengemaskini maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu dengan menekan butang. II. Tidak Memuaskan Sekiranya prestasi kontrak Membekal Makanan Bermasak Asrama pada bulan semasa Tidak Memuaskan, pengguna perlulah klik pada butang Tidak Memuaskan, laman seperti Rajah 33 berikut akan terpapar. Soal selidik pada medan ini terbahagi kepada dua (2) bahagian isu yang berbeza. Pengguna boleh melaporkan isu i.sajian Sehari sahaja atau ii.waktu Sajian sahaja ataupun kedua-duanya sekali jika berlaku dalam bulan semasa mengikut keperluan Kementerian Pelajaran Malaysia 34 v

36 RAJAH 33 (i) Medan isu ini boleh di klik lebih daripada1 isu mengikut prestasi kontrak sebenar (ii) Abaikan isu ini Abaikan isu ini (iii) (iv) Klik pada butang browse untuk memuat naik gambar yang berkaitan 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 35 v

37 Rujukan perkara pada Rajah 33 di atas seperti berikut: i. Klik Pilihan isu Sajian Sehari (sekiranya isu ini berlaku) ii. Masukkan Jumlah Pemotongan berdasarkan pengiraan denda dalam dokumen kontrak. iii. Medan ini tidak perlu diisi kerana jumlah pemotongan keseluruhan ini adalah jumlah tambah secara AUTOMATIK daripada data pada (ii) dan (iv). iv. Medan ini tidak perlu diisi kerana Jumlah Bayaran adalah jumlah tolak secara Automatik daripada data Bayaran Bulanan dan data (iii). Selepas proses muat naik selesai, pengguna perlulah memasukkan Nama, Jawatan Dan No Telefon Pegawai sebelum melaksanakan proses simpan seperti di dalam Rajah 33. Setelah selesai memasukkan data yang dikehendaki, pengguna boleh lah melaksanakan proses simpan data dengan menekan butang. RAJAH 34 Halaman Maklumat Berjaya Dimasukkan 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 36 v

38 Pada halaman Rajah 34 tersebut, pengguna masih boleh mengemaskini maklumat prestasi kontrak sekiranya perlu dengan menekan butang. 8 MAKLUMAT UMUM 8.1 Sistem ini telah menyediakan kemudahan butang-butang dan ikon untuk membantu pengguna semasa menggunakan sistem. 8.2 Setiap butang yang terdapat pada sistem ini mempunyai fungsi-fungsinya yang tersendiri. 8.3 Istilah seperti akronim juga digunakan di dalam dokumen ini. 9 FUNGSI BUTANG 9.1 Sila lihat jadual berikut untuk memahami fungsi-fungsi butang yang terdapat pada sistem ini. Bil. Ikon/Butang Nama Ikon/Butang Keterangan 1. Butang Login Untuk akses ke sistem. 2. Butang Simpan 3. Butang Carian 4. Butang Tambah 5. Butang Update 6. Butang Kemas Kini Untuk menyimpan maklumat yang telah diisi ke pangkalan data. Untuk mencari fail gambar untuk dimuatnaik Untuk memasukkan data pemantauan kontrak Untuk mengemaskini semula maklumat yang telah dikunci masuk. Untuk mengemaskini maklumat yang telah disimpan 8 Butang Batal Kembali kepada menu sebelum 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 37 v

39 10 AKRONIM DAN SINGKATAN Sila rujuk jadual berikut untuk rujukan maklumat akronim. Bil. Akronim Nama Penuh 1. KPM Kementerian Pelajaran Malaysia 2. SPK3K Sistem Pengurusan Kontrak 3K 3. BAD Bahagian Audit Dalam 4. PPD Pejabat Pelajaran Daerah 2013 Kementerian Pelajaran Malaysia 38 v