PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF DAN MEDIA

Transkripsi

1 PEROLEHAN BAHAN MONOGRAF DAN MEDIA P.UTeM (ISO)/PO/PK01 Tugas Nama Tandatangan Tarikh Disedia Hasliza binti Mohamed 21 JULAI 2017 Dilulus Siti Saluwa binti Jamal 21 JULAI 2017

2 UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 Nota: HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/ prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2017 2/2017 Muka depan 1-13 Muka depan Perubahan keseluruhan dari versi MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001: No. Salinan tidak digunapakai WP WP 2/ Pindaan klusa pada rujukan WP 2/ Pindaan Terrminologi dan Glosari WP

3 1/ OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF Prosedur kerja ini adalah bertujuan menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil dalam proses mengurus perolehan bahan yang telah dipilih oleh pencadang dari Fakulti/Pusat Tanggungjawab. 1.2 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan UTeM merangkumi proses mengurus pembelian, penerimaan dan memproses bahan. 1.3 RUJUKAN M.K. Perpustakaan 01 : Manual MS ISO 9001: : Am : Jenis dan Takat Kawalan : Maklumat Untuk Penyedia Luar Dasar Bahagian Perolehan Fail Meja Manual Prosedur Kerja Manual Proses Kerja Memproses Pesanan Bahan mengikut Sistem Perpustakaan Manual Proses Kerja Memproses Penerimaan Bahan mengikut Sistem Perpustakaan Pekeliling Bendahari UTeM Pekeliling Perbendaharaan Malaysia Fail Pesanan Bahan Fail Sebutharga Bahan Buku Rekod Penerimaan Bahan Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2008 Dalam Perkhidmatan Awam.

4 2/ DEFINISI 2.1 Perolehan Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja. 2.2 Perolehan Buku Cetakan dan Terbitan Luar Negara Perolehan bagi bekalan dan penghantaran buku terbitan dan cetakan luar negara boleh dibuat secara mengiklankan sebutharga bagi mempelawa syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang Bahan Bacaan Terbitan Luar Negara. 2.3 Bahan Monograf Buku atau terbitan yang khusus tentang sesuatu perkara atau beberapa kelas perkara, kadangkala dikeluarkan dalam beberapa jilid khas, terbitan tidak berkala termasuk siri monograf. 2.4 Bahan Media Bahan bukan bercetak seperti cakera padat, VCD (Video Compact Disc), DVD (Digital Video Disc), kaset video, disket kaset dan lain-lain. 2.5 Pembekal Pihak yang bertanggungjawab membekalkan barangan, perkhidmatan dan kerja mengikut pesanan. 2.6 Borang Pesanan Borang rasmi yang dikeluarkan dari Sistem Perpustakaan kepada pembekal yang mengandungi no.rujukan surat, alamat pembekal, kuantiti, judul, pengarang, penerbitan, tahun, ISBN dan harga.

5 3/ Pesanan Tempatan Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan kerajaan. Pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada pembekal berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen sebut harga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. 2.8 Nota Hantaran Dokumen yang dilampirkan bersama hantaran bahan yang dibekalkan kepada pelanggan. Ianya mengandungi maklumat jumlah bahan dan kuantiti yang dipesan. 2.9 Inbois Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan Pencadang Staf akademik, Pegawai Kanan Universiti dan Ketua Jabatan 2.11 Sebutharga Dokumen yang dimohon kepada pembekal untuk menyediakan harga yang ditawarkan bagi judul-judul yang disenaraikan Modul Perolehan Sistem Perpustakaan Modul Bahagian Perolehan yang lengkap dengan komponennya yang melaksanakan fungsi pesanan, penerimaan, peringatan dan pembatalan bahan.

6 4/ DAFTAR KATA 3.1 Terminologi dan glosari TKP (K) TKP (PS) PK (SPeK) UK SS Pm PS SPeK UM PB PT RM RFID F PTj Timbalan Ketua Pustakawan Kanan Timbalan Ketua Pustakawan Pembangunan Sumber Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi Pustakawan Unit Monograf Unit Kewangan Seksyen Sirkulasi Pembantu Pustakawan Kanan Unit Monograf Pembantu Pustakawan Unit Monograf Pembangunan Sumber Seksyen Pembangunan Koleksi (Unit Monograf, Unit Koleksi UTeM, Hadiah dan Pertukaran) Unit Monograf Pejabat Bendahari Pesanan Tempatan Ringgit Malaysia Radio Frequency Identification Devices Fakulti Pusat Tanggungjawab 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan perolehan bahan Perpustakaan yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan.

7 5/ CARTA ALIR Mula 6.1 Terima Cadangan Bahan 6.2 Serah Senarai Cadangan Maklum kepada Pencadang Bahan Ada duplikasi Semak Bahan di 6.4 WebOPAC Tiada duplikasi Sedia Senarai Bahan Tiada Cadangan Sedia Kertas Kerja untuk Pemakluman dalam MPP Maklum dalam JKP Maklum dalam JKTSPI 6.9 Serah Senarai Bahan Cadangan untuk Iklan 6.10 Terima Sebutharga dan Buat Perbandingan Harga Dalam negara Semak Luar negara 6.13 Perolehi Kelulusan dan Pengesahan daripada Mesyuarat JKPS 6.15 Kelulusan KP <RM200, Semak Nilai Kelulusan RM200, Mesyuarat Sebutharga Perkhidmatan Pembekalan UTeM /Lembaga B 6.17 Masuk Maklumat Pesanan yang telah lulus dalam Sistem Perpustakaan Serah Borang Pesanan yang dicetak untuk semakan 6.18 B A C

8 6/13 B A C 6.19 Semak Borang Tiada Kesilapan Imbas dan Borang Pesanan/PT kepada Pembekal Ada Kesalahan Kembali Semula Bahan Bersama Nota Hantaran & Inbois kepada Pembekal Ada Kesilapan Semak Kualiti Bahan Cop Tarikh Terima dan Tandatangan Pengesahan di Nota Hantaran & Inbois Terima Bahan Semak Status Tidak Terima Bahan Penerimaan Bahan 6.23 Tiada Kesilapan Surat Peringatan Masuk Data Inbois Bahan ke dalam Sistem Perpustakaan 6.26 Serah Dokumen yang telah ditandatangan 6.27 Buat Pengkatalogan Deskriptif 6.28 Cop Perolehan Bahan Bahan Asal Semak Bahan Bahan Salinan 6.31 Lengkapkan Pengkatalogan Diskriptif 6.34 Buat Pembetulan Cetak Rekod Bibliografik Ada Kesalahan Semak Rekod Buat Pembetulan Tiada Kesalahan Buat Label, Senarai dan Memo Bahan Ada Kesalahan Semak Bahan Tiada Kesalahan Hantar Bahan / Kemaskini Statistik Tamat Selesai

9 7/ PROSEDUR KERJA BIL. Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Terima cadangan pembelian bahan daripada pencadang (F/PTJ) melalui: i. Memo agihan katalog penerbit ii. Senarai cadangan (memo, , telefon) iii. Bahan on-approval iv. Pameran buku akademik v. Gudang penerbit vi. Senarai Sistem Pembekalan Penerbitan (SPP) vii. Senarai Circulation Hits viii. Bahan hilang/rosak 6.3 Serah senarai cadangan pembelian bahan bagi semakan duplikasi bahan dalam sistem perpustakaan. 6.4 Semak di WebOPAC Perpustakaan UTeM bagi memastikan tiada duplikasi bahan berdasarkan: i. Judul ii. Pengarang iii. ISBN iv. Penerbit v. Tahun terbitan bahan vi. Edisi Pm Pm Jika tiada duplikasi, sila ikut langkah Jika ada duplikasi, sila ikut langkah Maklum kepada pencadang bahan yang dicadangkan telah ada dalam koleksi Perpustakaan dan proses tamat.

10 8/ Sediakan senarai bahan yang mengandungi ruang maklumat berikut mengikut terbitan dalam atau luar negara. i. Judul ii. Pengarang iii. ISBN iv. Tahun v. Edisi vii. Penerbit vi. Harga asal (USD) vii. Harga asal (RM) viii. Harga selepas diskaun (RM) ix. Status bahan 6.7 Sediakan kertas kerja perolehan bahan monograf bagi tujuan pemakluman dalam Mesyuarat Pengurusan Perpustakaan (MPP) 6.8 Pemakluman Kertas kerja perolehan bahan monograf dalam Mesyuarat Jawatankuasa Perpustakaan (JKP) 6.9 Pemakluman Kertas kerja perolehan bahan monograf dalam Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi (JKTSPI) 6.10 Serahkan senarai cadangan bahan bagi tujuan pengiklanan pembekalan bahan Terima sebutharga daripada pembekal dan buat ulasan sebutharga berdasarkan perbandingan harga terendah bagi setiap judul bahan, 6.12 Semak sebutharga mengikut kategori bahan, ikut langkah Jika bahan terbitan dalam negara, sila ikut langkah Jika bahan terbitan luar negara,, sila ikut langkah Terima kelulusan dan pengesahan daripada Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat (JKPS) Pm TKP (PS) / PK (SPeK) TKP (PS) TKP (K) UK

11 9/ Semak nilai kelulusan yang telah diperolehi, ikut langkah Jika nilai kelulusan kurang daripada RM200, Ikut langkah Jika nilai kelulusan RM200, dan ke atas, ikut langkah Mendapatkan kelulusan TKP (K) bagi tujuan pembelian bahan: a. Bahan terbitan dalam negara yang bernilai bawah RM1, adalah pembelian terus. TKP (K) b. Bahan terbitan dalam negara yang bernilai melebihi RM1, dan tidak melebihi RM10, menggunakan Borang Kelulusan Pesanan Bahan Melebihi RM10, c. Bahan terbitan luar negara yang bernilai dibawah RM200, Mendapatkan kelulusan bagi a. Bahan terbitan luar negara yang bernilai RM200,000- RM500,00 melalui Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja UTeM. TKP (K) b. Bahan terbitan luar negara yang bernilai lebih daripada RM500,000 akan di bawa ke Mesyuarat Lembaga B Masukkan maklumat pesanan bahan yang telah diluluskan ke dalam Modul Perolehan Sistem Perpustakaan. Pm 6.18 Serah Borang Pesanan yang telah dicetak untuk semakan. Pm 6.19 Semak Borang Pesanan; Jika berlaku kesilapan serah semula untuk dibuat pembetulan dan ikut langkah Pm Jika tiada kesilapan buat pengesahan dengan tandatangani dan cop, ikut langkah 6.20.

12 10/ Imbas dan borang pesanan / pesanan tempatan kepada pembekal. Pm 6.21 Semak status penerimaan bahan Jika bahan tidak diterima daripada pembekal, ikut langkah Jika bahan yang dipesan terima daripada pembekal, ikut langkah surat peringatan kepada pembekal selepas 2 bulan tempoh pembekalan berjalan. Selepas tempoh sebulan daripada surat peringatan dikeluarkan, pesanan adalah terbatal secara automatik. Pm Pm 6.23 Semak kualiti Bahan yang diterima daripada pembekal. i. kuantiti ii. judul bahan iii. fizikal bahan iv. nota hantaran v. invois pembekal buku vi. invois penerbit Pm Jika tiada kesilapan dan kerosakan bahan, ikut langkah Jika ada kesilapan atau kerosakan bahan, ikut langkah Kembalikan semula bahan bersama nota hantaran & inbois kepada pembekal Cop tarikh penerimaan dan tandatangan pengesahan di nota hantaran & Inbois. -Salinan pertama dikepilkan bersama pesanan tempatan asal bewarna kuning. -Salinan kedua nota hantaran dan inbois diserahkan semula kepada pembekal.

13 11/ Masukkan data inbois bahan ke dalam Modul Perolehan Sistem Perpustakaan Serahkan dokumen yang telah ditandatangani Masukkan pengkatalogan deskriptif asas bahan ke dalam sistem Perpustakaan UK Pm 6.29 Cop perolehan bahan kepada bahan dengan memasukkan nombor aksessan, tarikh proses bahan dan cop hak milik Perpustakaan 6.30 Semak bahan sama ada bahan asal atau bahan salinan: Bahan asal akan diserahkan kepada Pustakawan Bahan salinan akan dibuat oleh Pembantu Perpustakaan/Pembantu Perpustakaan Kanan 6.31 Lengkapkan bibliografik deskriptif penuh bahan di dalam sistem perpustakaan iaitu no panggilan (090), bidang perkara(650) dan rekod pengkatalog (998). Pm Pm 6.32 Cetak rekod bibligrafik penuh bahan. Pm 6.33 Semak rekod bibligrafik penuh bahan: i. Pustakawan menyemak rekod bibliografik bahan Pembantu Perpustakaan/Pembantu Perpustakaan Kanan ii. Pustakawan Kanan akan menyemak rekod bibliografik bahan Pustakawan Jika rekod bibligrafik betul, ikut langkah Jika rekod bibliografik salah, ikut langkah Membuat pembetulan rekod bibliografik bahan dan ikuti langkah Cetak dan tampal label bahan (nombor panggilan/pelekat barcode/aktifkan RFID) serta membuat memo release bahan. TKP (PS) / PK (BPK) Pm Pm

14 12/ Semak keseluruhan bahan sebelum bahan dikeluarkan Jika tiada kesalahan, ikut langkah Jika ada kesalahan, ikut langkah Buat pembetulan bahan dan ikut langkah 6.35 PmP (UM 6.38 Hantar bahan ke Bahagian Sirkulasi beserta memo penyerahan bahan dan kemaskini statistik Pm SS 6.39 Tamat 7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN Rujuk Lampiran I - Daftar Isu Luaran/ Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK -Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran II - Daftar Analisa Risiko

15 13/ DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi Fail Sebutharga Buku UTeM.04.02/400-22/3 5 UM Borang Pesanan UTeM.04.02/300-9/1 5 Surat Peringatan Pembekalan Bahan Pesanan UTeM.04.02/100-4/13/4/ 5 UM UM Borang Kelulusan Pesanan Bahan Di Bawah RM10, Borang Kelulusan Pesanan Bahan Terbitan Luar Negara Borang Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Syarikat Pejabat Perpustakaan Borang Penilaian Pembekal/Perkhidmatan Luar UTeM.04.14/2 5 UTeM.04.14/4 5 5 BEN/UPE/025 5 UM UM UM UM