LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI - JUN 2008 BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

Transkripsi

1 CERTIFIED TO ISO 9001:2000 CERT. NO. : AR 1405 LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JANUARI - JUN 2008 BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

2 ISI KANDUNGAN 1.0 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI 1.1 Unit Pengurusan Teknikal 1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital 2.0 LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN 2.1 Unit Pengurusan Teknikal

3 LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL JANUARI - JUN Unit Pengurusan Teknikal Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Prosedur Mengkatalog Dan Memproses Bahan Memastikan bahan dapat dikatalog minima sejumlah 200 judul dalam masa sebulan bekerja dalam keadaan biasa bagi setiap Pustakawan dan Pembantu. i. Pencapaian Objektif Kualiti Pustakawan Rujuk Lampiran I ii. Pencapaian Objektif Kualiti Pembantu Perpustakaan Rujuk Lampiran II Pindaan Objektif Kualiti Mulai 25 Jun 2008 objektif kualiti dipinda kepada: i. Memastikan jumlah minimum ialah 200 judul sebulan dalam keadaan biasa bagi setiap Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan ii. Memastikan setiap bahan diproses dalam tempoh satu tahun dari tarikh penerimaan bahan. iii. Memastikan bahan berstatus SEGERA diproses dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan bahan. Penambahbaikan proses kerja yang telah dilaksanakan: Rujuk Lampiran III

4 Lampiran I Pencapaian Objektif Kualiti Pustakawan (Januari-Jun 2008) Bahan Asal BULAN P(PT1) P(PT2) P(PS1) P(PS2) P(PK1) JUMLAH Januari Februari Mac April Mei Jun

5 Ulasan Pencapaian P(PT1) Januari-Jun 2008 BULAN Januari Februari Mac April Mei Jun Ulasan Cuti bersalin, Menyediakan Laporan Objektif Kualiti, Laporan tahunan, Semakan kerja pegawai baru. Cuti bersalin Cuti Bersalin, Mengambil tindakan terhadap isu kerja yang timbul sepanjang bercuti. Menyediakan Manual padanan kod koleksi dan sirkulasi, Semakan dan kemaskini senarai tugas staf UPT, Mesyuarat, Semakan dan perbincangan berkaitan proses kerja UPT, Penyediaan draf surat lantikan Penyelaras, Justifikasi RFID tag dan Penyediaan teks ucapan. Perbincangan Business Intelligence System, Penyediaan Manual FTP dan Skrip TCL, Manual untuk PAP, Tunjuk ajar PAP proses penghantaran kaedah baru, semakan penyelesaian bahan bermasalah dan ambil cuti rehat selama seminggu. Terlibat dengan CCFC, Perbincangan Dasar dengan KBT, Kemaskini dokumen ISO, Buat Manual UPT, Semakan bahan pembetulan, Semakan bahan bermasalah

6 Ulasan Pencapaian P(PT2) Januari-Jun 2008 BULAN Januari Ulasan Februari Mac April Mei Jun Terlibat dengan aktiviti Penerbitan Buku, AKNC dan Persidangan Terlibat dengan pelbagai kursus dan mesyuarat Terlibat dengan CCFC Ulasan Pencapaian P(PS1) Januari-Jun 2008 Januari BULAN Ulasan Februari Terlibat dengan aktiviti Penerbitan Buku, AKNC dan Persidangan Mac April Mei Jun

7 Ulasan Pencapaian P(PS2) Januari-Jun 2008 Januari BULAN Ulasan Februari Terlibat dengan aktiviti Penerbitan Buku, AKNC dan Persidangan Mac April Mei Jun Terlibat dengan CCFC dan Cuti Kahwin Ulasan Pencapaian P(PK1) Januari-Jun 2008 Januari BULAN Ulasan Terlibat sebagai Setiausaha untuk Penerbitan Buku, Bengkel Portal Februari Terlibat dengan aktiviti Penerbitan Buku, AKNC dan Persidangan Mac April menguruskan hal-hal berkaitan proses penerbitan buku kualiti Mei Jun

8 Lampiran II Pencapaian Objektif Kualiti Pembantu Perpustakaan (Januari-Jun 2008) Bahan CIP BULAN PmP(PT1) PmP(PT2) PmP(PS1) PmP(PS2) PmP(PK1) JUMLAH Januari Februari Mac April Mei Jun

9 Ulasan Pencapaian Pembantu Perpustakaan Januari-Jun 2008 Januari BULAN Ulasan Semua Pembantu Perpustakaan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan. Februari Semua Pembantu Perpustakaan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan kecuali PmP(PS2) yang mengambil cuti rehat yang agak panjang. Mac Semua Pembantu Perpustakaan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan kecuali PmP(PS1) yang kurang mendapat bahan CIP, terlibat dengan kursus PTK dan mengambil cuti rehat. April Semua Pembantu Perpustakaan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan. Mei Semua Pembantu Perpustakaan mencapai objektif kualiti yang ditetapkan kecuali PmP(PS1) yang kurang mendapat bahan CIP. Jun PmP(PT1) & PmP(PT2) telah mencapai objektif kualiti yang ditetapkan. PmP(PS2) tidak dapat mencapai sasaran kerana mengambil cuti rehat dan PmP(PS1) pula kurang mendapat bahan CIP. Nota : Pencapaian PmP(PK1) tidak diambil kira dalam sasaran pencapaian Pembantu Perpustakaan kerana beliau daripada Kumpulan Bahan Khas dan tidak banyak menerima bahan CIP.

10 Lampiran III Penambahbaikan Proses Kerja Hasil daripada analisa Penerimaan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan [PSZ 27.6], maklumbalas dan kerjasama daripada staf unit lain, kerjasama staf BPA & TKP(PP) dan perbincangan staf Unit Pengurusan Teknikal (UPT), beberapa langkah penambahbaikan telah dilaksanakan sepanjang tempoh Januari Jun 2008 dengan bermatlamatkan memastikan bahan dapat dikatalog dan diproses dengan mudah, cepat dan tepat. Penambahbaikan tersebut ialah: No. Penambahbaikan Hasil 1. Semua bahan yang keluar dari UPT disertakan Senarai Pihak penerima dapat menyemak dan mengesahkan Penghantaran Bahan (PSZ 15.10/1 (Pin. 1/2008). penerimaan bahan manakala pihak UPT pula dapat mengesahkan penghantaran bahan. 2. Penggunaan Buku Kawalan Penghantaran Bahan yang pelbagai dimansuhkan dan diganti dengan penggunaan Senarai Penghantaran Bahan (PSZ 15.10/1 (Pin. 1/2008). 3. Senarai judul tesis untuk dimikrofilem dikeluarkan dari Sistem Telnet menggantikan kaedah copy and paste sebelum ini. 4. Semakan nombor panggilan pada label dan bahan dilakukan oleh Pembantu Perpustakaan setiap hari sebelum bahan ditukar status. 5. Setiap bahan CIP yang telah siap dikatalog oleh Pembantu Perpustakaan disenaraikan menggunakan Sistem Telnet dan disemak. Kaedah penyediaan maklumat untuk semakan lebih cepat, mudah dan seragam. Proses menyediakan senarai lebih cepat dan dapat mengelakkan kesilapan kerana Pustakawan dapat menyemak nombor mikrofilem dan kesilapan lain sekiranya ada. Memastikan nombor panggilan pada label dan bahan adalah sama. Pustakawan dapat menyemak dari segi ketepatan entri, kesilapan ejaan dan ketepatan nombor panggilan berdasarkan dasar mengkatalog PSZ. 6. Semua PC Pustakawan di install Telnet dan MarcEdit. Proses mengeluarkan senarai bahan untuk semakan, menukar status secara kelompok dan mendapatkan rekod CIP menggunakan protokol Z39.50 dapat dilaksanakan dengan lebih mudah dan cepat.

11 7. Proses semakan duplicate call number telah dilaksanakan sebelum bahan dikeluarkan dari UPT. 8. Proses menulis nombor mikrofilem pada kotak aksesan dimansuhkan. 9. Proses menampal sticker putih pada bahan koleksi PSZ Skudai dimansuhkan. 10. Senarai terperinci bahan dikeluarkan bagi bahan yang akan ditukar status untuk semakan kod, simbol dan lokasi termasuk kesilapan ejaan. Bahan yang bertindan nombor panggilan boleh dikesan dan dibuat pembetulan sebelum ia ditukar status dan dikeluarkan dari UPT. Mempercepatkan proses kerja kerana hasil semakan dengan Unit Koleksi Khas dan Unit Media, Pemeliharan dan Pemuliharaan, ianya tidak diperlukan. Mempercepatkan proses kerja kerana ia hanya sebagai penanda bagi bahan yang telah ditampal tag RFID. Ketepatan rekod dapat disemak sebelum bahan ditukar status dan dibawa keluar dari UPT. 11. Penukaran status bahan dilakukan secara kelompok. Proses penukaran status dapat dilakukan dengan lebih cepat.

12 1.2 Unit Pengurusan Dokumen Digital LAPORAN PERLAKSANAAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PEMPROSESAN TEKNIKAL JANUARI - JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan a. Mengimbas dokumen sekurang-kurangnya berjumlah 500 helai sebulan bagi tesis, kertas soalan peperiksaan, laporan penyelidikan dan artikel jurnal UTM serta membuat profil dokumen bahan Purata sebulan setiap orang mengimbas adalah m/s. Oleh itu objektif kualiti tercapai dimana mengimbas dokumen sekurang-kurangnya berjumlah 500 helai sebulan Rujuk Lampiran I b. Muaturun keratan akhbar setiap hari serta membuat profil dokumen minima 700 sebulan Tidak mencapai kepada profil dokumen 700 sebulan. Pencapaian 72.68% iaitu purata profil dokumen sebulan dimana kurang dokumen (27.33%) setiap bulan. Jan Jun, aktiviti staf (tidak termasuk kursus) Mengerjakan umrah, 30 Mei- 11 Jun 2008 (12 hari) Projek pembungkusan dan mengangkat 200 komputer di kawasan Internet PSZ sempena lawatan MPT Aktiviti pembungkusan komputer baru di kawasan Internet, Aras 3 PSZ Cadangan: Objektif kualiti perlu disemak dengan mengambilkira cuti mingguan bulanan, cuti perayaan/umum dan cuti rehat staf. Jan-Jun 2008 adalah percubaan pertama dan samada perlu dikurangkan kepada 600 sebulan profil dokumen Rujuk Lampiran II (Jadual 1 dan 2)

13 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan c. Mengimbas keratan akhbar serta membuat profil dokumen minima 150 sebulan Tidak mencapai kepada profil dokumen 150 sebulan. Pencapaian 77.33% iaitu purata 116 profil dokumen sebulan dimana kurang 34 dokumen (22.67%) setiap bulan. Pada Jun, staf telah memproses sebanyak 91 rekod tetapi hanya siap menyediakan profil dokumen sebanyak 55 rekod. Staf juga perlu memproses keratan yang mudah dan rumit (melebihi 1 m/s) sebulan bagi mengimbangi capaian profil dkumen yang telah ditetapkan. Pada Jun 2008, aktiviti staf (tidak termasuk kursus) : Pengadil Sukan Jabatan Pertanian Peringkat Kebangsaan dari Jun (4 hari) Aktiviti pembungkusan 50 PC di CICT sempena Persidangan Customer Focused-Culture 2008 Aktiviti penghantaran 50 PC ke The Zon Hotel sempena Persidangan Customer Focused-Culture 2008 Projek pembungkusan dan mengangkat 200 komputer di kawasan Internet PSZ sempena lawatan Menteri Pengajian Tinggi Aktiviti pembungkusan komputer baru di kawasan Internet, Aras 3 PSZ Rujuk Lampiran II (Jadual 1 dan 2) Tunggakan rekod dapat dikurangkan kerana jumlah keratan Jan-Jun adalah 380 tetapi telah mengimbas sebanyak 696 (Jan Jun) (Jadual 3)

14 Lampiran I Aktiviti Mengimbas Dan Menukar Format Bahan IMBAS JAN FEB MAC APR MEI JUN JUMLAH J m/s J m/s J m/s J m/s J m/s J m/s J m/s Kertas soalan Tesis Artikel jurnal Laporan penyelidikan JUMLAH Jan - Jun Purata 2 orang Purata sebulan setiap orang 9870 m/s 4935 m/s m/s.

15 Jadual 1 PERANGKAAN INPUT PROFIL DOKUMEN (SPD) JANUARI - JUN 2008 Lampiran II Profil dokumen STAF / BAHAN PmP(PD1) PDF keratan akhbar (muaturun) PmP(PD3) PDF keratan akhbar (Imbasan) BULAN JAN FEB MAC APR MEI JUN JUMLAH Purata/ bulan Nota: Sistem Pengurusan Dokumen (SPD) Jadual 2 - Proses Muaturun dan Mengimbas Keratan Akhbar Kepada Format PDF Keratan akhbar JAN FEB. MAC APRIL MEI JUN JUMLAH Purata/bulan (Judul) (Judul) (Judul) (Judul) (Judul) (Judul) (Judul) (Judul) Muaturun Imbasan JUMLAH Jadual 3 Jumlah keratan akhbar yang telah diindeks oleh Bahagian Perkhidmatan Maklumat tetapi tiada dalam atas talian Keratan akhbar JAN FEB. MAC APRIL MEI JUN JUMLAH * Keratan - Saiz <A Saiz >A JUMLAH

16 LAPORAN PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

17 ANALISA PENERIMAAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (PIN. 1/2008)] JANUARI-JUN Unit Pengurusan Teknikal Sepanjang tempoh dari Bulan Januari Jun 2008, Unit Pengurusan Teknikal (UPT) telah menerima sebanyak 340 kes pembetulan bahan menerusi Borang Permintaan Tindakan Pembetulan Dan Pencegahan (PSZ 27.6). Kes-kes tersebut meliputi bahan-bahan yang dikatalog dan diproses dari tahun 2001 ke atas. Hasil daripada analisa yang dibuat, dapat dilihat bahawa kesilapan Judul berbeza tetapi nombor panggilan sama (double cuttering) mencatatkan jumlah kesilapan yang paling tinggi dengan 104 bahan berbanding 340 kes kesemuanya. Antara faktor yang dapat dikenalpasti ialah Pustakawan dan Pembantu Perpustakaan kurang teliti semasa membuat semakan nombor panggilan. Faktor Sistem Infolan2 Modul AdvCat juga turut menyumbang kepada masalah ini kerana sistem pengkatalogan yang digunakan sekarang tidak dapat mengenal nombor panggilan yang sama sekiranya terdapat spacing, dot (rekod lama), ataupun entri diinput menggunakan small letter (rekod lama). Walaupun ada proses semakan duplicate call number dibuat sebelum bahan baru dikeluarkan dari UPT tetapi ia hanya dapat mengesan nombor panggilan yang diinput sama seperti nombor panggilan yang ingin disemak. Kes kedua tertinggi pula melibatkan kesilapan Bahan edisi yang berlainan nombor cutter. Punca yang dikenalpasti ialah staf kurang peka dengan dasar mengkatalog bahan edisi yang diamalkan di PSZ terutamanya staf baru. Faktor lain ialah staf tidak

18 teliti semasa membuat semakan bahan edisi. Ini kerana kadang-kadang terdapat bahan edisi yang diberi judul agak berlainan sedikit daripada judul edisi sebelumnya menyebabkan staf terlepas pandang dan memproses bahan tersebut dengan mengembangkan nombor cutter. Kes ketiga tertinggi ialah Kesilapan label nombor panggilan pada bahan. Telah dikenalpasti antara faktor penyebab utamanya ialah kecuaian staf. Untuk itu UPT telah mengambil langkah penambahbaikan dimana setiap bahan yang akan dikeluarkan dari UPT akan disemak nombor panggilan pada label dan bahan terlebih dahulu sebelum ia ditukar status. Untuk melihat analisa kesilapan bagi lain-lain kes, sila rujuk Jadual I.

19 Jadual I ANALISA PENERIMAAN BORANG PERMINTAAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN [PSZ 27.6 (PIN. 1/2008)] JANUARI-JUN 2008 No. Kesilapan Bilangan Peratus (%) 1. Buku folio tanpa simbol f Judul berbeza tetapi nombor panggilan sama Nombor panggilan di bahan berbeza di dalam sistem Kesilapan label nombor panggilan pada bahan Barkod bahan tiada di holding record Judul bahan sama nombor panggilan/cutter berbeza Bahan yang sama mempunyai 2 rekod berlainan Buku bukan folio mempunyai simbol f Silap simbol pada bahan Silap Collection code di Adv Holding Buku bersaiz kecil tiada simbol k Nombor kelas berbeza dari CIP Pembetulan nombor panggilan yang berlainan bidang Bahan study guides melampiri AV di hantar ke Unit Sirkulasi Pembetulan Tag 245 (Main entry) di Adv Cat

20 16. Bahan edisi yang berlainan nombor cutter Bahan terjemahan tidak expand cutter Bahan bukan terjemahan di expand cutter Bahan multipart dikatalog sebagai singlepart Double cataloguing bagi bahan yang sama Pembetulan nombor cutter bahan Pembetulan tahun terbitan bahan di dalam sistem CP belum proses di hantar ke Unit Sirkulasi Buku belum proses di hantar ke Unit Sirkulasi JUMLAH