BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI

Transkripsi

1 MS ISO 9001:2000 REG NO. AR 1405 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI Perangkaan T/Harian BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH JANUARI - JUN 2008

2 MS ISO 9001:2000 REG NO. AR 1405 Perangkaan UNITT/Harian SIRKULASI

3 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan AKT(PIB)/PSZ/75.1 Memastikan 100% pelanggan dapat meminjam bahan PSZ mengikut kelayakan kategori. Laporan Jan Jun i) Sebanyak 76,752 bahan dipinjam melalui mesin SPLD yang melibatkan semua kategori peminjam. 100% pelanggan berjaya meminjam Sila rujuk di lampiran 1. menggunakan mesin tersebut. ii) Prestasi mesin adalah sangat memuaskan dimana tiada laporan kerosakan direkodkan. Penambahbaikan : 3 unit Mesin SPLD (Libra) baru mula beroperasi pada 1 Januari

4 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan AKT(PUB)/PSZ/75.1 Memastikan pelanggan menerima layanan dalam masa 2.5 minit dalam keadaan biasa. Laporan Jan Jun Dari sampel yang diambil secara rawak di Kaunter Sirkulasi pada Januari hingga Jun Sila rujuk lampiran , masa yang diambil menguruskan pemulangan buku adalah seperti berikut : i) Masa maksimum ialah 2 min 25 saat ii) Masa minimum ialah 35 saat iii) Purata masa yang diambil ialah kurang dari 2 minit. Penambahbaikan 100 % pelanggan telah menerima layanan dalam jangkamasa 2.5 minit dalam keadaan biasa, iaitu peningkatan sebanyak 1.11%dibandingan tahun lepas. ii) Waktu pengambilan sampel dilaksanakan dari 9.00 pagi 4.00 petang kepada 9.00 pagi malam. Objektifnya ialah bagi menghasilkan keputusan yang lebih tepat yang menggambarkan waktu perkhidmatan sebenar. Unit Sirkulasi

5

6

7

8

9 MS ISO 9001:2000 REG NO. AR 1405 UNIT MEDIA, Perangkaan PEMELIHARAAN T/Harian & PEMULIHARAAN

10 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI JANUARI - JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan UNIT MEDIA, PEMELIHARAAN & PEMULIHARAAN 1. Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan AKT(PBP)/PSZ/ 75.5 i. Penjilidan buku disasarkan 4-5 naskah sehari bekerja bagi setiap staf. Bagi bulan Januari Jun 2008 penjilidan buku adalah sebanyak 1024 naskah. Penjilid buku yang terlibat adalah seramai 3 orang. Anggaran jumlah hari bekerja 3 orang adalah 325 hari, oleh itu jumlah purata penjilidan buku adalah sebanyak 3.2 buku seorang sehari. Sila rujuk Lampiran A - Sebanyak 0.8 naskah sehari lagi diperlukan untuk mencapai sasaran minima iaitu 4 naskah sehari. - Punca sasaran tidak dicapai adalah kerana stok buku-buku untuk dijilid 2007 kebanyakannya sangat bermasalah dan sukar untuk dibaiki dan faktor ini menyebabkan kerja-kerja menjilid menjadi sedikit lambat. ii. Penjilidan makalah 6-10 naskah sehari bagi setiap staf. Bagi bulan Januari Mei 2008 penjilidan makalah adalah sebanyak 501 naskah. Penjilid makalah yang terlibat adalah 1 orang. Anggaran jumlah hari bekerja 1 orang adalah 92 hari, maka jumlah purata penjilidan makalah ialah sebanyak 5.4 makalah sehari. Sila rujuk Lampiran A (Staf tamat perkhidmatan pada Jun 2008) 2

11 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI JANUARI - JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan - Sebanyak 0.6 naskah sehari lagi diperlukan untuk mencapai sasaran minima iaitu 6 naskah sehari. - Punca sasaran tidak dicapai adalah kerana penjilid makalah perlu melaksanakan tugas semakan majalah jilif dan melakukan kerja-kerja menukar status sebanyak 500 naskah. iii. Penjilidan semula tesis yang telah dimikrofilem kan antara 6-10 naskah sehari bekerja. Bagi bulan Januari Jun 2008 penjilidan semula tesis adalah sebanyak 1,405 naskah. Penjilid tesis yang terlibat adalah 1 orang. Anggaran jumlah hari bekerja 1 orang adalah 110 hari, maka jumlah purata penjilidan tesis ialah sebanyak 12.8 tesis sehari. - Jumlah tersebut adalah melebihi anggaran jumlah dan masa yang ditetapkan. Sila rujuk Lampiran A 2. Prosedur Penyalinan Tesis UTM ke Dalam Bantuk Mikrofilem Untuk Pemuliharaan AKT(PMP)/PSZ/ 75.5 Memikrofilemkan antara 4-5 naskah tesis seorang dalam sehari bekerja. Bagi bulan Januari Jun 2008, jumlah tesis yang dimikrofilemkan adalah sebanyak 585 naskah. Staf yang membuat mikrofilem adalah 1 orang. Jumlah hari bekerja 1 orang adalah 113 hari, oleh itu jumlah purata kerja memikrofilemkan tesis seorang adalah 4.8 naskah sehari. - Jumlah tersebut adalah dalam lingkungan jumlah dan masa yang ditetapkan. Sila rujuk Lampiran B 3

12 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI BAHAGIAN PENGURUSAN KOLEKSI JANUARI - JUN 2008 Prosedur Objektif Kualiti Pencapaian Catatan 3. Prosedur Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media AKT(PPP)/PSZ/63 i. M e m a s t i k a n penyenggaraan bahan mencapai 400 unit setiap bulan. - Berikut adalah jumlah bahan media yang dibuat penyenggaraan dari Januari - Jun Dari Januari - Jun 2008, purata bahan media yang dapat disenggara ialah sebanyak Jumlah tersebut melebihi anggaran dan masa yang telah ditetapkan. Sila rujuk Lampiran C : C - 1 ii. Penyenggaraan alat media setiap 3 bulan atau mengikut keperluan. - Berikut adalah jumlah alat media yang dibuat penyenggaraan dari Januari - Jun Sila rujuk Lampiran C : C Sebanyak 51 peralatan audio visual telah berjaya disemak dan diuji mengikut masa yang ditetapkan. 4

13 Lampiran A PENCAPAIAN SEBANAR PROSES PENJILIDAN JANUARI - JUN 2008 BUKU MAKALAH TESIS BULAN SULIEH Hari HAIRUDIN Hari ZAITON Hari RAJA MD NOR Hari M. ZAINI Hari JUMLAH KESELURUHAN BK LAIN Kerja BK LAIN Kerja BK LAIN Kerja MAK LAIN Kerja TESIS LAIN Kerja BK MAK TESIS Januari Februari Mac April Mei Jun Jumlah , , ,405 Nota: YM. Raja Mohd. Nor bin Raja Abdul Malek bertugas sehingga 19 Jun 2008 (Bersara Wajib) Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan Bahagian Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah Zanariah Selasa, 22 Julai 2008 MFMY/jh

14 Perpustakaan Sulatanah Zanariah PENCAPAIAN PEMIKROFILEMAN TESIS Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan JANUARI - JUN 2008 Lampiran B WAN AHMAD WAN OMAR Jumlah Jumlah Purata Jumlah Jumlah Bulan Naskah Hari Naskah Rel Cerai Tesis Bekerja Tesis Dicuci M/Surat Sehari Tesis Januari Februari Mac April Mei Jun Jumlah Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan Bahagian Pengurusan Koleksi Perpustakaan Sultanah Zanariah Selasa, 22 Julai 2008 MFMY/jh

15 Lampiran C -1 Lampiran C Bulan Jumlah Penyenggaraan Bahan Media Januari 662 Februari 857 Mac 691 April 4025 Mei 570 Jun 271 Jumlah 7076 Purata Bulanan Lampiran C - 2 Bulan Jumlah Penyenggaraan Alat Media Januari 7 Februari 10 Mac 9 April 5 Mei 8 Jun 12 Jumlah 51