Minit Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Maklumat Bil.3/2005 Tarikh : 29 September 2005 Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ

Transkripsi

1 Minit Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Maklumat Bil.3/2005 Tarikh : 29 September 2005 Masa : 9.00 pagi Tempat : Bilik Mesyuarat PSZ Kehadiran: Pn. Noraziah Sharuddin Cik Haslina Othman Pn. Zurina Rosmani Pn. Norhafiza Daud Kaiyin Pn. Zafarina Dol Cik Salina Shamshuri Cik Muzaimah Mohd Yunus - KKM/Pengerusi - P(RM1) - P(RM2) - P(PM1) - P(PM2) - P(P1) - P(P2)/Pencatat Agenda Mesyuarat: 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.2/ Perkara berbangkit 3.0 Portal Jabatan Perkhidmatan Maklumat 4.0 Laporan perkembangan SKT pustakawan 5.0 Lain-lain hal 6.0 Penutup 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.2/2005 Mesyuarat meluluskan Minit Mesyuarat Bil.2/2005 dengan beberapa pindaan seperti berikut: 1.1 Kesilapan ejaan borong ke borang di para Pindaan Mesyuarat Senat Perpustakaan kepada Mesyuarat Jawatankuasa Senat Mengenai Perpustakaan di para Para 2.15 Tugas Juruteknik sepatutnya 2.16 Tugas Juruteknik 1.4 Para 3.10 Meja Penasihat Pembaca sepatutnya Meja Penasihat Pengguna 1.5 Para 3.16 dipinda kepada Program Kemahiran Pencarian Maklumat 1.6 Pindaan tindakan P(P2) kepada P(P1) di para Kesilapan ejaan Laman Wen JPM sepatutnya Laman Web JPM di para

2 1.8 Pindaan jawatan P(P2) kepada P(P1) dan kesilapan ejaan menganggu kepada mengganggu di para Pindaan ayat di para Makluman mengenai masalah staf Ahli mesyuarat memaklumkan bahawa tiada sebarang masalah untuk dimaklumkan 1.10 Pindaan keseluruhan para kepada para Perkara Berbangkit 2.1 Kajian Keberkesanan Perkhidmatan (ILL) P(RM2) memaklumkan borang telah diletakkan di MPP untuk diberi kepada pemohon ILL dan beliau memohon kerjasama pustakawan untuk mengedarkannya. KKM mencadangkan makluman diberi kepada pustakawan yang bertugas malam. Pemohon juga perlu mengisi dan menyerahkan borang soal-selidik pada masa tersebut. Tempoh kajian dilanjutkan sehingga tamat semester pertama tahun P(RM2) perlu meminda SKT beliau berdasarkan tempoh terkini tersebut. Penilaian kajian akan dilakukan pada Disember 2005 dan Jun Tindakan: P(RM2) 2.2 Senarai koleksi Pahang di INFOLAN2 KKM telah berbincang dengan KBA berkenaan hal ini dan beliau meminta jika terdapat sebarang rekod koleksi Pahang yang dijumpai hendaklah dimajukan kepada penyelaras, Pn. Noraini Yahya untuk tindakan. P(RM1) mencadangkan agar rekod tersebut dimajukan kepada beliau terlebih dahulu sebelum dihantar kepada penyelaras. KKM akan berbincang lebih lanjut dengan penyelaras. Tindakan: KKM & P(RM1) 2.3 Projek keberkesanan koleksi P(RM2) memaklumkan laporan akhir telah disiapkan. Untuk kajian tahun 2005 P(RM2) dan P(P2) akan melaporkan kepada KSP. Tindakan : Selesai 2

3 2.4 Projek Pengindeksan Makalah P(RM2) memaklumkan lebih kurang 70 judul untuk setiap pustakawan telahpun diagihkan oleh jurutaip untuk tindakan mengindeks. KKM menyarankan agar proses mengindeks dilakukan 5 judul setiap hari memandangkan tempoh tamat menyiapkan semua kerja pengindeksan makalah ialah pada penghujung Disember Tindakan : Semua 2.5 Pencetak di JPM Mesin pencetak baru telah diterima untuk kegunaan staf JPM di aras 3 manakala mesin pencetak warna masih belum diterima. P(RM2) mencadangkan penambahan satu lagi mesin pencetak di JPM namun menurut KKM ia mungkin tidak dapat dipenuhi. Tindakan : Selesai 2.6 Projek Pelupusan Bahan Rujukan P(RM1) memaklumkan sebanyak 361 naskhah koleksi rujukan hadiah telah dibawa ke Mesyuarat Pelupusan dan telah diluluskan. P(RM1) mencadangkan aktiviti mengoyak dan melupus akan dilakukan pada bermula 28 November ini semasa cuti semester. Tumpuan seterusnya adalah melupus koleksi rujukan belian. Tindakan : P(RM1) 2.7 Buku layanan terbuka status Journal Unit P(RM1) memaklumkan perkara ini masih dalam tindakan. JBA sedang menyiasat dan mengenalpasti punca status asal ditukar ke Journal Unit. Tindakan : P(RM1) 2.8 Inventori bagi koleksi peta siri L7030 di bawah Unit Runding maklumat P(RM1) memaklumkan aktiviti scanning telah selesai dilakukan dan pihak JBA telah mengeluarkan senarai seperti yang diperlukan. KKM meminta P(RM1) mendapatkan maklumat pembelian peta secara digital dan P(RM1) telah membawa perkara ini kepada Puan Zaleha Atan. 3

4 Puan Zaleha akan membawa perkara ini ke mesyuarat JBS untuk dibincangkan. Tindakan : P(RM1) 2.9 Lawatan Sesi taklimat lawatan kepada pembantu belum diadakan dan KKM meminta P(PM1) mengadakan sesi tersebut pada tahun ini secepat mungkin. Tindakan : P(PM1) 2.10 Portal PSZ KKM meminta semua pustakawan memberi kelayakan akademik beserta gambar untuk paparan di laman web PSZ kepada P(P1). Tindakan : P(P1), Pustakawan 2.11 Peningkatan kualiti perkhidmatan perpustakaan Memandangkan Strategic Planning PSZ telah ditunda, maka KKM mencadangkan pustakawan JPM mengadakan Pre-Strategic Planning untuk memikir dan mengenalpasti langkah-langkah penambahbaikan perkhidmatan PSZ. Tarikh cadangan perbincangan tersebut ialah pada 19 Oktober Tindakan : Semua, P(RM1) 2.12 Inter Library Loan (ILL) KKM berpendapat permohonan ILL secara online melalui INFOLAN2 adalah satu pembaziran jika tidak digunapakai. Perkara ini akan dibawa ke perbincangan pre-strategic planning kelak. Permohonan talian telefon line A untuk P(RM2) telah dihantar ke Pejabat TNC(P) namun masih tiada sebarang maklumbalas. Makluman : Semua 4

5 2.13 Merujuk tesis UTM P(RM1) memaklumkan bahawa telah dipersetujui dalam mesyuarat PERPUN dimana ahli PERPUN boleh merujuk koleksi tesis UTM (status Available sahaja). P(RM1) akan berbincang dengan P(SK) untuk langkahlangkah pengawalan proses tersebut. Telah dipersetujui bahawa pelawat luar tidak boleh merujuk tesis, kecuali staf badan kerajaan bergantung pada budi bicara. Tindakan : P(RM1) & P(SK) 2.14 Fokus pelanggan Friends of the Library P(P1) perlu mengesan semula senarai friends of the library dan jika tiada ia perlu diwujudkan. Perkara ini dimasukkan ke dalam SKT P(P1) untuk tahun hadapan. Tindakan : P(P1) 3.0 Portal Jabatan Perkhidmatan Maklumat P(PM1) bertanggungjawab membangunkan portal JPM. Beliau telah mempersembahkan rekabentuk portal kepada ahli mesyuarat. Setiap fungsi telah diperincikan dan KKM telah melantik pustakawan yang bertanggungjawab dalam memberi input untuk setiap fungsi tersebut. Berikut merupakan pustakawan yang bertanggungjawab terhadap fungsi masing-masing: PUSTAKAWAN Haslina Othman Zafarina Dol / Noraziah Sharuddin Salina Shamshuri Muzaimah Mohd Yunus Zurina Rosmani FUNGSI - Dasar - Kualiti - Statistik - Pekeliling - Projek - Kajian Pengerusi mengharapkan semua pustakawan memberikan kerjasama memberi maklumat berkaitan dan tindakan perlu diambil selewat-lewatnya November Tindakan : Semua 5

6 4.0 Laporan perkembangan SKT pustakawan Setiap pustakawan telah memberi laporan perkembangan SKT masingmasing. Secara kesuluruhannya KKM berpuas hati dengan pencapaian yang telah dilakukan. Memandangkan pelbagai projek dilakukan tahun ini, maka sekiranya terdapat penangguhan kerja KKM menyarankan dibawa ke SKT tahun hadapan. 5.0 Lain-lain hal Tindakan : Semua 5.1 Projek E-Learning KKM berpendapat bahawa portal e-learning sepatutnya dihubungkan dengan portal PSZ, memandangkan kebanyakan IPT melakukan sedemikian. KKM telah menghubungi Dr. Mohamed Noor Hasan dari Fakulti Sains dan akan membincangkan perkara ini untuk tindakan lanjut. Tindakan : KKM 5.2 Portal PERPUN KKM memaklumkan bahawa Puan Junaidah Isnin dari JPK akan bertanggungjawab memberi input dan kemaskini maklumat di portal PERPUN. Beliau telah menghadiri mesyuarat berkenaan portal tersebut pada 19 September KKM dan P(RM1) akan menghadiri perbincangan berkaitan pada November ini. Makluman : Semua 5.3 Tenaga pengajar UQP1211 Kemahiran Pencarian Maklumat Seramai 11 orang tenaga pengajar untuk subjek UQP1211 telah dikenalpasti. Kesemua pustakawan JPM terlibat dan seramai 4 Pustakawan tambahan iaitu En. Yahya Pakih, Cik Nazrinda Abu Samah, En. Md Razib Karno dan Puan Junaidah Isnin. Sesi latihan untuk tenaga pengajar akan diadakan selepas Hari Raya Aidilfitri ini. Tindakan : P(PM2), Semua 6

7 6.0 Penutup Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.05 petang dan diakhiri dengan surah al- Asr. Disediakan oleh: Muzaimah Mohd Yunus P(P2) 7