OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-AKN/P007 PROSEDUR PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-AKN/P007 PROSEDUR PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA"

Widyawati Yuwono
6 tahun lalu
Tontonan:

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Akaun Belum Terima. Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut dan tidak termasuk pengurusan hutang yuran pelajar UPM :- a) Pengawalan Inbois fizikal b) Pengeluaran Inbois c) Kutipan Bayaran Inbois d) Pemantauan dan Pelaporan Hutang 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen SOK/KEW/GP021/AKN OPR/BEN/GP017/AKN OPR/BEN/GP019/AKN OPR/BEN/GP021/AKN OPR/BEN/AK011/AKN OPR/BEN/AK012/AKN OPR/BEN/AK013/AKN OPR/BEN/AK014/AKN OPR/BEN/AK015/AKN OPR/BEN/AK016/AKN OPR/BEN/AK032/AKN OPR/BEN/AK003/BJT Minit Tajuk Dokumen Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois Garis Panduan Pemantauan Hutang Arahan Kerja Pengeluaran Inbois Arahan Kerja Pengeluaran Penyata Hutang Arahan Kerja Pengeluaran Surat Pengesahan Hutang Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment) Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang Arahan Kerja Mengakaunkan Hutang Ragu Arahan Kerja Pindaan Budget Control (Budget Adjustment) Petikan Minit Jawatankuasa Tetap Kewangan, Menghapuskira Hutang Lapuk UPM 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN: INBOIS - Bil Hutang yang dikeluarkan melalui Modul Receivables sistem SAGA PA - Penolong Akauntan

2 Halaman: 2/9 - Penolong Bendahari iaitu Skim Pegawai Kewangan bergred W41 dan W44 dibawah Skim Perkhidmatan SSM PTK - Pembantu Tadbir Kewangan SAGA - Standard Accounting For Government Agencies TB - Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan bergred W48, W52 dan W54 dibawah Skim Perkhidmatan SSM 5.0 TANGGUNGJAWAB Bendahari, TB,, PA dan PTK bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan Akaun Belum Terima di Universiti Putra Malaysia.

3 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR MULA Lengkapkan Borang (BEN/AKN/B005) Terima Borang (BEN/AKN/B005) (6.2.1) Semak Fail Induk Penghutang (6.2.3) ADA Pengeluaran Inbois (6.2.5) Tandatangan Inbois (6.2.6) TIADA Pengedaran Inbois (6.3) Pengwujudan Fail Induk Penghutang (6.2.4) Batal/Selaras? TIDAK Kutip Hutang (6.5) Pantau (6.6) YA Tandatangan Inbois (6.2.6) TAMAT

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Kawalan Inbois Fizikal Kemukakan tempahan untuk mendapatkan stok inbois kepada Seksyen Pentadbiran & Pengurusan Kualiti, Pejabat Bendahari. /PA Rekod dan simpan dengan selamat stok inbois yang diterima Rujuk Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN) Rekod dan simpan dengan selamat stok inbois yang diterima Rujuk Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN). 7.3 Arahan Pengeluaran Inbois Rekod dan simpan dengan selamat stok inbois yang diterima Rujuk Garis Panduan Kawalan Fizikal Inbois (OPR/BEN/GP019/AKN) Terima arahan untuk pengeluaran inbois. /PA/PTJ (a) Daripada PTJ melalui Borang Arahan Pengeluaran Inbois/Pelarasan antara PTJ (SOK/KEW/BR045/AKN) (b) Daripada ketua seksyen melalui memo Arahan Pengeluaran Inbois/Pelarasan antara PTJ Inbois hendaklah dikeluarkan dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh terima borang yang lengkap diisi Semak samada fail induk Penghutang telah diwujudkan dalam Modul Receivables sebelum pengeluaran inbois dibuat Jika fail induk masih belum ada, wujudkan fail induk mengikut Arahan Kerja Pengwujudan Fail Induk Penghutang (OPR/BEN/AK016/AKN) Keluarkan inbois melalui modul Billing. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Inbois (OPR/BEN/AK011/AKN) Pendapatan yang melibatkan kod projek, tindakan menambah peruntukan di dalam modul Budget perlu dilakukan. Rujuk Arahan

5 Halaman: 5/9 Kerja Pindaan Budget Control (Budget Adjustment) (OPR/BEN/AK003/BJT) Tandatangan dan cop nama pegawai yang diberi kuasa ke atas inbois yang telah dicetak mengikut had kuasa berikut :- (a) jumlah RM50, ke atas TB/ (b) jumlah kurang daripada RM50, PA 7.4 Pengedaran Inbois Inbois yang telah lengkap hendaklah diedarkan seperti berikut: (a) salinan asal berwarna putih dan salinan berwarna kuning adalah untuk penghutang; (b) salinan berwarna biru adalah untuk simpanan PTJ; dan (c) salinan berwarna merah adalah untuk difailkan. 7.5 Pembatalan/Pelarasan Inbois Pembatalan/pelarasan inbois akan dibuat diatas sebab-sebab berikut : (a) Permohonan secara bertulis dari PTJ, (b) kesilapan teknikal (c) makluman daripada penghutang yang telah menjelaskan hutang setelah mendapat kelulusan Ketua Seksyen Lakukan pembatalan/pelarasan inbois mengikut Arahan Kerja Pembatalan/Pelarasan Inbois (AR Adjustment) - (OPR/BEN/AK015/AKN). 7.6 Kutipan bayaran inbois PTJ/ PTK/ PA/ Kutipan bayaran untuk menjelaskan inbois diterima secara tunai, wang pos,kiriman wang, bank deraf, cek bank, kad kredit dan pindahan bank Semua terimaan hendaklah diserahkan kepada Kaunter Pelanggan Pejabat Bendahari 3. Bagi terimaan melalui pindahan bank rujuk Garis Panduan Terimaan Melalui Pindahan Bank (OPR/BEN/GP017/AKN) Kemaskini terimaan dalam Modul Receivables dan keluarkan resit rasmi. Rujuk Garis Panduan Pengurusan Terimaan di Kaunter (SOK/KEW/GP021/AKN).

6 7.7 Tuntutan dan Pemantauan OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 6/9 /PTJ Surat Peringatan akan dikeluarkan mengikut tempoh yang ditetapkan dengan merujuk kepada Garis Panduan Pemantauan Hutang (OPR/BEN/GP021/AKN) Laporan Hutang Mengikut PTJ hendaklah dikeluarkan setiap tiga bulan sekali dan diedarkan kepada PTJ untuk makluman dan tindakan pemantauan dan tuntutan Surat Pengesahan Hutang dan Penyata Hutang Tertunggak hendaklah dikeluarkan pada bulan Januari setiap tahun dan diedarkan kepada penghutang untuk tujuan pengesahan audit. Rujuk Arahan Kerja Pengeluaran Surat Pengesahan Hutang (OPR/BEN/AK013/AKN) dan Arahan Kerja Pengeluaran Penyata Hutang (OPR/BEN/AK012/AKN) PA 7.8 Tamat Laporan Hutang Mengikut Umur hendaklah dikeluarkan setiap bulan sebagai penyata sokongan kepada Akaun Kawalan Penghutang (rujuk Arahan Kerja Penyediaan Laporan daripada Modul Receivables (OPR/BEN/AK014/AKN) dan untuk tujuan mengakaunkan peruntukan hutang ragu setiap akhir tahun. Rujuk Arahan Kerja Mengakaunkan Hutang Ragu (OPR/BEN/AK032/AKN).

7 Halaman: 7/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/BEN/BD022/AKN Daftar Stok Inbois 2. OPR/BEN/BD030/AKN Daftar Penyerahan Laporan Penutupan Resit Harian 3. UPM/BEN/SHA/06/18/TAHUN Fail Salinan Inbois - Salinan Inbois Merah - Borang SOK/KEW/BR045/AKN kecuali yang dikeluakan oleh Seksyen - Billing Invoice Report 4. UPM/BEN/SHA/06/37/TAHUN Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors) Tahunan 5. UPM/BEN/SHA/06/38/TAHUN Laporan Hutang Mengikut Umur (My Aged Debtors) Bulanan 6. UPM/BEN/SHA/06/19/TAHUN Penyata Hutang Tertunggak 7. UPM/BEN/SHA/06/20/TAHUN Surat Pengesahan Hutang Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PTK Seksyen 3 Tahun PTK Seksyen 2 Tahun Seksyen PA PA Seksyen PA PA Seksyen 3 Tahun Seksyen 3 Tahun PTK Seksyen Kuasa Melupus Arkib Arkib Arkib 8. UPM/BEN/SHA/06/62/TAHUN Surat Peringatan PA PA Seksyen

8 Halaman: 8/9 9. UPM/BEN/SHA/06/39/TAHUN Laporan AR Invoice Audit Trail - AR Control Reconciliation Seksyen 10. UPM/BEN/SHA/06/09/TAHUN Laporan Hutang Mengikut PTJ PA PA Seksyen

9 Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Bendahari WP 03/01/2011

dokumen-dokumen yang mirip

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BURSAR. Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-HSL/P007 PROSEDUR PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BURSAR. Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN-HSL/P007 PROSEDUR PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA Halaman: 1/7 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Akaun Belum Terima. Prosedur ini meliputi perkara-perkara berikut dan tidak termasuk pengurusan hutang yuran