UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi-Sistem Informasi 2004-2005 Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2004/2005 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG USAHA PADA PT. MARGA BHARATA Rima Octaviani Dwi Arti NIM : 0400527843 Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisa, mengidentifikasi permasalahan dan memberi usulan serta merancang sistem informasi akuntansi (SIA) penjualan dan piutang usaha yang sesuai dengan kebutuhan PT. Marga Bharata. Dalam melakukan metode penelitian di PT. Marga Bharata, penulis menggunakan metode penelitian lapangan, yaitu: melakukan inquiries of the client, analisis terhadap prosedur seperti yang telah disebutkan pada ruang lingkup penelitian dan documentation atas dokumen-dokumen yang terkait. Data hasil penelitian lapangan kemudian dibandingkan dengan hasil kepustakaan untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, sebab, akibatnya serta solusi yang dapat diusulkan. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini dapat disimpulkan bahwa perusahaan mengalami kesulitan dalam penelusuran informasi pesanan penjualan yang pernah dilakukannya di masa lalu dan proses pengolahan informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha masih dilakukan secara tradisional (noncomputerized). Sehingga dibutuhkan pengembangan sistem yang dapat menyelesaikan berbagai permasalahan tersebut, seperti mengadakan dokumen sales order untuk mencatat pesanan penjualan yang diterima oleh perusahaan dan mempertimbangkan rancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha yang diusulkan pada bab 4. Penulis berharap agar sistem yang dirancang mampu meningkatkan tingkat efisiensi dan efektivitas dari kegiatan penjualan dan piutang usaha PT. Marga Bharata. Selain itu aplikasi yang telah dikembangkan harus didukung oleh kredibilitas sumber daya manusia sehingga dapat mencapai hasil yang optimal. Kata kunci: Sistem informasi, akuntansi, sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha iv
KATA PENGANTAR Sebelumnya penulis mengucapkan puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa sehingga dapat menyelesaikan Skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini walaupun masih sangat jauh dari kesempurnaan. Penulis menyusun Skripsi ini berdasarkan data-data dalam melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dari para dosen pembimbing dan buku-buku yang ada hubunganya dengan pembuatan Skripsi ini. Penulis menyadari bahwa Skripsi ini masih banyak kekurangan-kekurangan, dengan demikian penulis mengharapkan bantuan berupa kritik dan saran serta caracara yang baik untuk menyusun karya ilmiah di masa yang akan datang. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada para pembimbing yang telah meluangkan waktu untuk memberikan petunjuk dalam penyelesaian Skripsi ini, terutama kepada : 1. Bapak Envermy Vem, MSc,selaku Pj. Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Once Kurniawan, S.Kom, MM, selaku Pjs. Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. v
4. Ibu Rindang Widuri, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universaitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 6. Bapak Johan, S.Kom, MM, selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 7. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran, dan perhatiannya serta kesabarannya dalam membimbing membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 8. Bapak Suparto Darudiarto, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan waktu, pikiran, dan perhatiannya. Serta kesabarannya dalam membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 9. Bapak Yanri Sali selaku Direktur PT. Marga Bharata, dan Bapak Asmono selaku Manajer Operasional PT. Marga Bharata. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis. 11. Yang tercinta, Papa, Mama, dan keluargaku tercinta yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan moral maupun material kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini. 12. Yang Tersayang Mas Trie, yang selalu mencurahkan perhatian, waktu dan selalu memberikan semangat serta doanya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. vi
13. Rekan-rekan terutama untuk Diwan dan Eko serta rekan lainnya yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satu-persatu, yang telah memberikan dukungan moril dan doa dalam penyusunan skripsi ini. Semoga Tuhan senatiasa memberikan karunianya kepada semua pihak yang telah membantu penulisan skripsi ini. Penulis sangat menyadari bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan waktu dan ilmu pengetahuan serta kemampuan yang penulis miliki.lain daripada itu penulis sangat mengharapkan segala kritik dan saran yang sifatnya membangun, sebagai penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca termasuk penulis sendiri. Terima kasih. Jakarta, 31 Juli 2005 Penulis Rima Octaviani Dwi Arti vii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Softcover Abstrak Kata Pengantar Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar i ii iii iv v viii vix vxi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian 1 1.2 Ruang Lingkup Penelitian 2 1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian 3 1.4 Metodologi Penelitian 3 1.5 Sistematika penulisan 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi 7 2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 7 2.3 Sistem informasi Akuntansi Penjualaan 8 2.3.1. Penjualan Kredit 8 2.3.2 Sistem Informasi Penjualan Kredit 10 viii
2.3.2.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit 10 2.3.2.2 Fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan kredit 11 2.3.2.3 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Penjualan Kredit 13 2.4 Sistem Informasi Akuntansi Piutang 14 2.4.1 Piutang Dagang 15 2.4.2 Dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Piutang 15 2.4.3 Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Piutang 16 2.5 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 17 2.5.1 Elemen-elemen Sistem Pengendalian Intern 17 2.6 Pengertian Metode Analisis Dan Desain Berorientasi Objek 20 2.6.1 Pengertian Define system 20 2.6.2 The FACTOR Criterion 20 2.6.3 Rich Picture 21 2.6.4 Problem domain analysis 22 2.6.4.1 Class 22 2.6.4.2 Structure 24 2.6.4.3 Behavior 28 2.6.5 Application domain analysis 29 ix
2.6.5.1 Usage 29 2.6.5.2 Function 30 2.6.5.3 Interface 32 2.6.6 Architecture design 33 2.6.6.1 Criteria 34 2.6.6.2 Component Architecture 36 2.6.6.3 Process architecture 40 2.6.7 Component design 42 2.6.7.1 Model component 43 2.6.7.2 Function component 44 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BERJALAN PT. MARGA BHARATA 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 45 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 45 3.3 Stuktur Organisasi 46 3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab Dan Wewenang 47 3.5 Produk Perusahaan 50 3.6 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Piutang Usaha Berjalan 52 3.7 Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Piutang Usaha 58 3.8 Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan 60 x
BAB 4 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PT. MARGA BHARATA 4.1 Analysis Document 61 4.1.1 The task 61 4.1.1.1 Purpose 61 4.1.1.2 System definition 61 4.1.1.3 Context 63 4.1.1.3.1 Problem domain 64 4.1.1.3.2 Application domain 70 4.1.2 The problem domain 70 4.1.2.1 Clusters 70 4.1.2.2 Stucture 71 4.1.2.3 Classes 76 4.1.2.4 Events 91 4.1.3 The application domain 93 4.1.3.1 Usages 93 4.1.3.1.1 Overview 93 4.1.3.1.2 Actors 95 4.1.3.1.3 Usecases 99 4.1.3.2 Function list 121 4.1.3.3 User interfaces 122 4.1.3.3.1 Dialogue style 122 4.1.3.3.2 Overview 124 xi
4.1.3.3.3 Examples 126 4.1.3.4 The Technical platform 161 4.1.4 Recommendation 161 4.1.4.1 The system s usefulness and feasibility 161 4.1.4.2 Strategy 161 4.1.4.3 Development economy 162 4.2 Design Document 162 4.2.1 The task 162 4.2.1.1 Purpose 162 4.2.1.2 Corection to the analysis 162 4.2.1.3 Quality goal 163 4.2.2 Technical platfom 165 4.2.2.1 Equipment 165 4.2.2.2 System software 166 4.2.2.3 System interface 166 4.2.2.4 Design Language 166 4.2.3 Architecture 166 4.2.3.1 Component architecture 166 4.2.3.2 Process architecture 168 4.2.3.3 Standard 171 4.2.4 Model component 172 4.2.4.1 Structure 172 4.2.4.2 Classes 174 xii
4.2.5 User interface component 192 4.2.5.1 Structure 192 4.2.6 Recommendations 194 4.2.6.1 The system usefulness 194 4.2.6.2 Plan for initiating user 195 4.2.6.3 Implementation plan 195 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 197 5.2 Saran 198 Daftar Pustaka Riwayat Hidup Surat Keterangan Survey Lampiran xiii
DAFTAR TABEL Halaman Table 2.1 Kerangka Analysis Problem Domain 22 Tabel 2.2 Contoh Event Table 24 Tabel 2.3 Kerangka Application Domain 29 Tabel 2.4 Kerangka Architecture design 34 Tabel 2.5 Kriteria 36 Tabel 2.6 Form distributed pada client server architecture 39 Tabel 2.7 Kerangka Component Design 43 Tabel 4.1 System Definition dendan kriteria FACTOR 62 Tabel 4.2 Keterangan behavioral pattern kelas Karyawan Counter Sales 77 Tabel 4.3 Keterangan behavioral pattern kelas Karyawan Gudang 78 Tabel 4.4 Keterangan behavioral pattern kelas Karyawan Finance 79 Tabel 4.5 Keterangan behavioral pattern kelas Barang 80 Tabel 4.6 Keterangan behavioral pattern kelas Pelanggan 82 Tabel 4.7 Keterangan behavioral pattern kelas Sales Order 84 Tabel 4.8 Keterangan behavioral pattern kelas Bukti Pengeluaran Barang 85 Tabel 4.9 Keterangan behavioral pattern kelas Delivery Order 86 Tabel 4.10 Keterangan behavioral pattern kelas Surat Retur Barang 87 Tabel 4.11 Keterangan behavioral pattern kelas Nota Kredit 88 Tabel 4.12 Keterangan behavioral pattern kelas Faktur 90 Tabel 4.13 Keterangan behavioral pattern kelas Bukti Kas Masuk 91 Tabel 4.14 Event Table sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 92 Tabel 4.15 Aktor sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 94 Tabel 4.16 Spesifikasi aktor Karyawan Counter Sales 95 Tabel 4.17 Spesifikasi aktor Karyawan Gudang 96 Tabel 4.18 Spesifikasi aktor Karyawan Finance 97 Tabel 4.19 Spesifikasi aktor Kepala Bagian Penjualan 97 Tabel 4.20 Spesifikasi aktor Kepala Bagian Finance 98 Tabel 4.21 Usecase specification Registrasi Pelanggan 100 Tabel 4.22 Usecase specification Terima Pesanan 101 Tabel 4.23 Usecase specification Pengeluaran Barang 101 Tabel 4.24 Usecase specification Pengiriman 102 Tabel 4.25 Usecase specification Surat Retur Barang 102 Tabel 4.26 Usecase specification Nota Kredit 102 Tabel 4.27 Usecase specification Penagihan 103 Tabel 4.28 Usecase specification Bukti Kas Masuk 103 Tabel 4.29 Usecase specification Cetak Laporan Penjualan 104 Tabel 4.30 Usecase specification Cetak Laporan Retur 104 Tabel 4.31 Usecase specification Cetak Laporan Piutang 105 Tabel 4.32 Usecase specification Cetak Analisis Umur Piutang 105 Tabel 4.33 Usecase specification Daftar Penagihan 105 Tabel 4.34 Usecase specification Exceptional Report 106 Tabel 4.35 Function List lengkap sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 122 xiv
Tabel 4.36 Daftar Window user interface dan print out 124 Tabel 4.37 Kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 164 Tabel 4.38 Spesifikasi peralatan untuk sistem 165 Tabel 4.39 Function Component Analisis Umur Piutang 179 Tabel 4.40 Function Component Laporan Penjualan 180 Tabel 4.41 Function Component Laporan Retur 185 Tabel 4.42 Function Component Laporan Piutang 188 Tabel 4.43 Function Component Exceptional Report 191 Tabel 4.44 Kriteria sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 194 Tabel 4.45 Jadwal Implementasi 196 xv
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Generalization Structure 25 Gambar 2.2 Cluster Structure 26 Gambar 2.3 Aggregation Structure 26 Gambar 2.4 Association Structure 27 Gambar 2.5 Contoh State Diagram 28 Gambar 2.6 Layered Architecture Pattern 37 Gambar 2.7 Generic architecture pattern 38 Gambar 2.8 Client server architecture pattern 39 Gambar 2.9 Centralize Pattern 40 Gambar 2.10 Distributed Pattern 41 Gambar 2.11 Decentralized Pattern 42 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Marga Bharata 46 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha 57 Gambar 4.1 Rich Picture berjalan SistemYang Diusulkan 63 Gambar 4.2 Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha 71 Gambar 4.3 Struktur dari Karyawan 71 Gambar 4.4 Struktur dari Pelanggan 72 Gambar 4.5 Struktur dari Pemesanan 72 Gambar 4.6 Struktur dari Pengeluaran Barang 72 Gambar 4.7 Struktur dari Penjualan 73 Gambar 4.8 Struktur dari Penerimaan Pembayaran 73 Gambar 4.9 Struktur dari Retur 73 Gambar 4.10 Class Diagram Lengkap Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha 75 Gambar 4.11 Kelas Karyawan 76 Gambar 4.12 Kelas Karyawan Counter Sales 76 Gambar 4.13 Behavioral Pattern kelas Karyawan Counter Sales 77 Gambar 4.14 Kelas Karyawan Gudang 78 Gambar 4.15 Behavioral Pattern kelas Karyawan Gudang 78 Gambar 4.16 Kelas Karyawan Finance 78 Gambar 4.17 Behavioral Pattern kelas Karyawan Finance 78 Gambar 4.18 Kelas Barang 79 Gambar 4.19 Behavioral Pattern kelas Barang 80 Gambar 4.20 Kelas Pelanggan 81 Gambar 4.21 Behavioral Pattern kelas Pelanggan 81 Gambar 4.22 Kelas Sales Order 83 Gambar 4.23 Behavioral Pattern kelas Sales Order 83 Gambar 4.24 Kelas Bukti Pengeluaran Barang 84 Gambar 4.25 Behavioral Pattern kelas Bukti Pengeluaran Barang 84 Gambar 4.26 Kelas Delivery Order 85 Gambar 4.27 Behavioral Pattern kelas Delivery Order 86 Gambar 4.28 Kelas Surat Retur Barang 86 xvi
Gambar 4.29 Behavioral Pattern kelas Surat Retur Barang 87 Gambar 4.30 Kelas Nota Kredit 88 Gambar 4.31 Behavioral Pattern kelas Nota Kredit 88 Gambar 4.32 Kelas Faktur 89 Gambar 4.33 Behavioral Pattern kelas Faktur 89 Gambar 4.34 Kelas Bukti Kas Masuk 90 Gambar 4.35 Behavioral Pattern kelas Bukti Kas Masuk 90 Gambar 4.36 Usecase diagram untuk sistem penjualan dan piutang usaha PT.Marga Bharata 99 Gambar 4.37 Sequence untuk usecase Registrasi 107 Gambar 4.38 Sequence untuk usecase Terima Pesanan 108 Gambar 4.39 Sequence untuk usecase Pengeluaran Barang 109 Gambar 4.40 Sequence untuk usecase Pengiriman Barang 110 Gambar 4.41 Sequence untuk usecase Surat Retur Barang 111 Gambar 4.42 Sequence untuk usecase Nota Kredit 112 Gambar 4.43 Sequence untuk usecase Penagihan 113 Gambar 4.44 Sequence untuk usecase Penerimaan Pembayaran 114 Gambar 4.45 Sequence untuk usecase Cetak Laporan Penjualan 115 Gambar 4.46 Sequence untuk usecase Cetak Laporan Retur 116 Gambar 4.47 Sequence untuk usecase Cetak Laporan Piutang 117 Gambar 4.48 Sequence untuk usecase Analisis Umur Piutang 118 Gambar 4.49 Sequence untuk usecase Daftar Penagihan 119 Gambar 4.50 Sequence untuk usecase Exceptional Report 120 Gambar 4.51 Navigation Diagram 125 Gambar 4.52 (a) Window Login 126 (b) Window Maintenance Password 126 Gambar 4.53 Window Menu Utama 127 Gambar 4.54 Window Karyawan 127 Gambar 4.55 Window Pelanggan 128 Gambar 4.56 Window Barang 128 Gambar 4.57 Window Sales Order 129 Gambar 4.58 Window Search Sales Order 129 Gambar 4.59 Window Bukti Pengeluaran Barang 130 Gambar 4.60 Window Search Bukti Pengeluaran Barang 130 Gambar 4.61 Window Delivery Order 131 Gambar 4.62 Window Search Delivery Order 131 Gambar 4.63 Window Surat Retur Barang 132 Gambar 4.64 Window Search Surat Retur Barang 132 Gambar 4.65 Window Nota Kredit 133 Gambar 4.66 Window Search Nota Kredit 133 Gambar 4.67 Window Faktur 134 Gambar 4.68 Window Search Faktur 134 Gambar 4.69 Window Bukti Kas Masuk 135 Gambar 4.70 Window Search Bukti Kas Masuk 135 Gambar 4.71 Window Laporan Penjualan 136 Gambar 4.72 Window Laporan Retur 137 Gambar 4.73 Window Laporan Piutang 137 xvii
Gambar 4.74 Window Analisis Umur Piutang 138 Gambar 4.75 Window Daftar Penagihan 138 Gambar 4.76 Window Exceptional Report 139 Gambar 4.77 Formulir Sales Order 140 Gambar 4.78 Formulir Picking Ticket 141 Gambar 4.79 Formulir Bukti Pengeluaran Barang 142 Gambar 4.80 Formulir Delivery Order 143 Gambar 4.81 Formulir Packing Slip 144 Gambar 4.82 Formulir Surat Retur Barang 145 Gambar 4.83 Formulir Nota Kredit 146 Gambar 4.84 Formulir Faktur 147 Gambar 4.85 Formulir Bukti Kas Masuk 148 Gambar 4.86 Formulir Laporan Penjualan Per Barang 149 Gambar 4.87 Formulir Laporan Penjualan Keseluruhan Barang 150 Gambar 4.88 Formulir Laporan Penjualan Per Pelanggan 151 Gambar 4.89 Formulir Laporan Penjualan Keseluruhan Pelanggan 152 Gambar 4.90 Formulir Laporan Retur Per Barang 153 Gambar 4.91 Formulir Laporan Retur Keseluruhan Barang 154 Gambar 4.92 Formulir Laporan Retur Per Pelanggan 155 Gambar 4.93 Formulir Laporan Retur Keseluruan Pelanggan 156 Gambar 4.94 Formulir Laporan Piutang 157 Gambar 4.95 Formulir Analisis Umur Piutang 158 Gambar 4.96 Formulir Daftar Penagihan 159 Gambar 4.97 Formulir Exceptional Report 160 Gambar 4.98 Component Diagram 168 Gambar 4.99 Deployment Diagram 169 Gambar 4.100 Arsitektur Jaringan 170 Gambar 4.101 Beberapa contoh gambar Error Message 172 Gambar 4.102 Revise Class Diagram 173 Gambar 4.103 Class Placement 176 Gambar 4.104 Function Component Analisis Umur Piutang 177 Gambar 4.105 Function Component Laporan Penjualan 180 Gambar 4.106 Function Component Laporan Retur 183 Gambar 4.107 Function Component Laporan Piutang 186 Gambar 4.108 Function Component Exceptional Report 189 Gambar 4.109 User Interface Component 193 xviii