UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Program Ganda Jurusan Sistem Informasi - Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil tahun 2007/008

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Jurusan Sistem Informasi - Akuntansi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil tahun 2007/008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT CIPTA ARTA SEJAHTERA HARMONI Nia Wijayanti Hadi PAZ ABSTRAK Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis. Proses Penjualan Kredit dilakukan perusahaan dengan pertimbangan dapat meningkatkan volume penjualan dan pangsa pasar mereka, akan tetapi tingkat penjualan yang tinggi tidak menjamin bahwa adanya kelancaran arus kas pada perusahaan. Hal ini dikarenakan adanya resiko dari keterlambatan pembayaran maupun tidak tertagihnya piutang dagang. Untuk meminimalkan resiko tersebut, perusahaan perlu didukung oleh suatu Sistem Informasi Akuntansi yang handal dan kokoh, yang berfungsi untuk mengatur keseluruhan proses penjualan dan piutang sehingga dapat meminimalkan resiko penyimpangan dan penyelewengan yang dapat merugikan bagi perusahaan. Dalam penulisan ini, penulis melakukan penelitian dengan menggunakan metode sebagai berikut : 1. penelitian kepustakaan ( Library Research ), 2. Penelitian Lapangan ( Field Research ), 3. Metode analisis dan perancangan. Evaluasi yang dilakukan terhadap sistem yang berjalan manual pada PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni, ditemukan beberapa permasalahan seperti : prosedur penagihan piutang dilakukan tidak tepat waktu akibat tidak adanya daftar tagihan pelanggan mana saja yang harus ditagih dan mengakibatkan arus kas yang tidak bagus, kurangnya laporan yang dibuat karena tidak ada laporan analisis umur piutang, sistem penyimpanan data yang diterapkan sekarang masih kurang berfungsi maksimal karena tidak dapat dilakukan query, belum lengkapnya field field dalam dokumen yang digunakan. Sebaiknya perusahaan mempertimbangkan kembali untuk menggunakan sistem informasi akuntansi seperti yang dirancang pada Bab 4 sehingga perusahaan dapat berkembang dan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan kredit, Piutang dagang, analisis dan perancangan. iv

2 KATA PENGANTAR Puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat, anugerah dan rahmat yang telah diberikan-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan baik dan tepat waktu. Adapun skripsi yang penulis susun ini merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa untuk dapat menyelesaikan pendidikan jenjang Strata satu (S1) di Universitas Bina Nusantara. Walaupun tugas membuat skripsi ini terasa berat oleh penulis tetapi berkat bimbingan para dosen, akhirnya skripsi ini dapat selesai meskipun jauh dari kesempurnaan. Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada pihakpihak lain yang terkait karena bantuan, bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Pihak-pihak tersebut antara lain : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. APP., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf MSc. McompSc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer 3. Bapak E.A.Kuncoro, SE.,MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi 4. Bapak Johan, S.Kom, MM., selaku kepala jurusan Sistem Informasi. 5. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M.Acc., selaku kepala jurusan akuntansi 6. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, selaku dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bimbingan serta saran dalam penulisan skripsi ini. 7. Bapak Johan, S.Kom, MM, selaku dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan bimbingan serta saran dalam penulisan skripsi ini. 8. Bapak Djoenaedy Hadi, selaku Direktur Utama PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni yang telah mengizinkan penulis melakukan penelitian dan mengumpulkan data di perusahaannya. 9. Semua dosen yang telah memberikan ilmu dan bimbingan akademis kepada penulis dari awal hingga akhir masa perkuliahan. 10. Papi, Mami, Mama, dan Cindy yang selalu memberikan dukungan doa, moril, serta materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. 11. Boby dan keluarga yang selalu memberikan dukungan doa, moril, serta materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. 12. Lilies, Connie, Kelvin, dan Malvin yang telah sama sama berjuang untuk menyelesaikan pendidikan di bangku kuliah. 13. Teman-teman di PAZ dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah memberikan saran, dorongan, semangat, dan bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada penulis. v

3 Namun penulis juga menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan serta masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi perbaikan dan penyempurnaan skripsi ini. Penulis juga berharap agar skripsi ini bisa berguna bagi pembaca untuk lebih memahami dan dapat menerapkan sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang dalam usahanya. Jakarta, 29 Januari 2008 Penulis Nia Wijayanti Hadi vi

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan HardCover...iii Abstrak...iv Kata Pengantar...v Daftar Isi...vii Daftar Tabel...xiii Daftar Gambar...xvii Daftar Lampiran...xxii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan...5 BAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi...9 vii

5 2.2 Sistem akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Penjualan Kredit Piutang Dagang Laporan dari Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Pengendalian Internal Pengertian Komponen komponen pengendalian internal Tujuan Sistem pengendalian internal Kegiatan pengendalian internal Pengendalian internal dalam Sistem penjualan kredit dan piutang dagang Control Matrix Pengertian Object Oriented Analysis & Design (OOAD) Aktifitas Utama Rich Picture System Definition FACTOR Criterion Problem Domain Analysis Class Structure Behaviour Application Domain Analysis Usage...41 viii

6 Function Interface Architectural Design Criteria Component Architecture Process Architecture Component Design Model Component Function Component...58 BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT CIPTA ARTA SEJAHTERA HARMONI The task Sejarah singkat perusahaan Visi dan Misi perusahaan Struktur Organisasi Pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang Produk perusahaan Purpose Context Flowchart system berjalan dari prosedur penjualan kredit dan piutang dagang pada PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni Control matrix prosedur penjualan kredit dan piutang dagang...84 ix

7 3.6 Permasalahan yang dihadapi Usulan pemecahan masalah System definition Problem Domain Cluster Structure Classes Events BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DAN PIUTANG DAGANG PADA PT CIPTA ARTA SEJAHTERA HARMONI Application Domain Usage Overview Actor Usecase Function List User Interface Dialogue Style Overview Examples Technical Platform Recommendations x

8 4.2.1 The system`s usefullnes and feasibility Strategy Development economy The task Purpose Corrections to the analysis Quality goal Technical Platform Equipment System software System Interface Design Language Architecture Component architecture Process Architecture Standard Component Model component Structure Classes Spesifikasi Database Function component Structure Classes xi

9 4.7 User Interface Component Structure Recommendations The system usefulness Plan for initiating user Implementation plan BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY xii

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Control matrix untuk proses bisnis dari penjualan...30 Tabel 2.2 Control matrix untuk proses bisnis dari penjualan (Lanjutan)...31 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Kerangka Problem domain analysis...35 Contoh event table...36 Tabel 2.5 Kerangka Application domain...41 Tabel 2.6 Function List...44 Tabel 2.7 Aktifitas dalam Architectural design...47 Tabel 2.8 Kriteria Umum...48 Tabel 2.9 Jenis Arsitektur Client server...51 Tabel 2.10 Kerangka Component design...55 Tabel 3.1 Control Matrix...85 Tabel 3.2 Control Matrix (Lanjutan)...86 Tabel 3.3 Control Matrix (Lanjutan)...87 Tabel 3.4 Control Matrix (Lanjutan)...88 Tabel 3.5 System definition dengan criteria FACTOR...92 Tabel 3.6 Keterangan Behavioral pattern Class Karyawan Tabel 3.7 Keterangan Behavioral pattern Class Karyawan Marketing Tabel 3.8 Keterangan Behavioral pattern Class Karyawan Finance Tabel 3.9 Keterangan Behavioral pattern Class Karyawan Collection Table 3.10 Keterangan Behavioral pattern Class Karyawan Delivery Table 3.11 Keterangan Behavioral pattern Class Barang xiii

11 Tabel 3.12 Keterangan Behavioral pattern Class Pelanggan Table 3.13 Keterangan Behavioral pattern Class Institusi Table 3.14 Keterangan Behavioral pattern Class Form Aplikasi Table 3.15 Keterangan Behavioral pattern Class Surat Jalan Table 3.16 Keterangan Behavioral pattern Class Faktur Penjualan Table 3.17 Keterangan Behavioral pattern Class Kuitansi Tabel 3.18 Keterangan Behavioral pattern Class Piutang Tabel 3.19 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Tabel 4.1 Actor Table untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan kredit dan Piutang dagang Table 4.2 Spesifikasi Aktor Karyawan Marketing Table 4.3 Spesifikasi Aktor Karyawan Finance Table 4.4 Table 4.5 Spesifikasi Aktor Karyawan Delivery Spesifikasi Aktor Karyawan Collection Table 4.6 Spesifikasi Aktor Karyawan Accounting Table 4.7 Usecase specification Login Tabel 4.8 Usecase Specification Registrasi Institusi Table 4.9 Usecase specification Registrasi Pelanggan Table 4.10 Usecase specification Membuat Form Aplikasi Table 4.11 Usecase specification Membuat Surat Jalan Table 4.12 Usecase specification Membuat Faktur Penjualan Table 4.13 Usecase specification Membuat Kuitansi xiv

12 Table 4.14 Usecase specification Mencetak daftar tagihan Table 4.15 Usecase specification Mencetak Laporan Penjualan Table 4.16 Usecase specification Mencetak Laporan piutang Table 4.17 Usecase specification Mencetak Laporan penerimaan kas Table 4.18 Usecase specification Mencetak Analisis Umur Piutang Table 4.19 Function list sistem informasi akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang Tabel 4.20 Tabel 4.21 Daftar windows user interface dan print outs Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Tabel 4.22 Spesifikasi peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang Tabel 4.23 Tabel MsKaryawan Tabel 4.24 Tabel MsUser Tabel 4.25 Tabel MsInstitusi Tabel 4.26 Tabel MsPelanggan Tabel 4.27 Tabel MsJenisBarang Tabel 4.28 Tabel MsBarang Tabel 4.29 Tabel Form Aplikasi Header Tabel 4.30 Tabel Form Aplikasi Detail Tabel 4.31 Tabel Surat Jalan Header Tabel 4.32 Tabel Surat Jalan Detail Tabel 4.33 Tabel Faktur Penjualan Header Tabel 4.34 Tabel Faktur Penjualan Detail xv

13 Tabel 4.35 Tabel Kuitansi Tabel 4.36 Tabel Piutang Tabel 4.37 Spesifikasi fungsi analisis umur piutang Tabel 4.38 Spesifikasi fungsi update jumlah piutang Tabel 4.39 Tabel 4.40 Evaluasi keseluruhan perancangan dengan kriteria kualitas Gantt chart rencana implementasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang xvi

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar 2.2 Komponen dan pertimbangan utama struktur pengendalian internal...21 Aktifitas utama dan hasilnya dalam analisa dan design berorientasi objek...33 Gambar 2.3 Generalization structure...37 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 2.6 Gambar 2.7 Gambar 2.8 Gambar 2.9 Gambar 2.10 Gambar 2.11 Gambar 2.12 Cluster structure...37 Aggregation Structure...38 Association Structure...39 Statechart diagram untuk class Customer...40 Usecase diagram dari automatic payment system...42 Layered Architecture Pattern...50 Generic Architecture Pattern...50 Client Server Architecture Pattern...51 Centralized Pattern...53 Gambar 2.13 Distributed Pattern...54 Gambar 2.14 Decentralized Pattern...55 Gambar 2.15 Revised class diagram...56 Gambar 2.16 Gambar 2.17 Menyusun kembali class diagram...57 Contoh revisi class atau association...57 Gambar 2.18 Contoh revisi class atau embedded iteration...58 Gambar 2.19 Update function dan operasinya...59 Gambar 2.20 Read function dan operasinya...60 Gambar 2.21 Compute function dan operasinya...61 xvii

15 Gambar 2.22 Signal function dan operasinya...62 Gambar 3.1 Struktur organisasi PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni...65 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Rich picture sistem berjalan dari PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni...71 Prosedur di bagian marketing...78 Prosedur di bagian purchasing...79 Prosedur di bagian delivery...80 Prosedur di bagian finance...81 Prosedur di bagian finance (lanjutan)...82 Gambar 3.8 Prosedur di bagian collection...83 Gambar 3.9 Prosedur di bagian accounting...84 Gambar 3.10 Model Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni...93 Gambar 3.11 Struktur Karyawan...94 Gambar 3.12 Gambar 3.13 Struktur Pelanggan...94 Struktur Pemesanan...94 Gambar 3.14 Struktur Pengiriman...95 Gambar 3.15 Struktur Piutang...95 Gambar 3.16 Class diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni Gambar 3.17 Class Karyawan Gambar 3.18 Behavioral pattern dari class Karyawan Gambar 3.19 Class Karyawan marketing Gambar 3.20 Behavioral pattern dari class Karyawan marketing xviii

16 Gambar 3.21 Gambar 3.22 Class Karyawan finance Behavioral pattern dari class Karyawan finance Gambar 3.23 Class Karyawan collection Gambar 3.24 Behavioral pattern dari class Karyawan collection Gambar 3.25 Class Kayawan delivery Gambar 3.26 Behavioral pattern dari class Karyawan delivery Gambar 3.27 Class Barang Gambar 3.28 Behavioral pattern dari class Barang Gambar 3.29 Class Pelanggan Gambar 3.30 Gambar 3.31 Behavioral pattern dari class Pelanggan Class Institusi Gambar 3.32 Behavioral pattern dari class Institusi Gambar 3.33 Gambar 3.34 Class Form Aplikasi Behavioral pattern dari class Form Aplikasi Gambar 3.35 Class Surat Jalan Gambar 3.36 Gambar 3.37 Gamabr 3.38 Behavioral pattern dari class Surat Jalan Class Faktur Penjualan Behavioral pattern dari class Faktur Penjualan Gambar 3.39 Class Kuitansi Gambar 3.40 Behavioral pattern dari class Kuitansi Gambar 3.41 Class Piutang Gambar 3.42 Behavioral pattern dari class Piutang xix

17 Gambar 4.1 Usecase diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang Dagang pada PT Cipta Arta Sejahtera Harmoni Gambar 4.2 Sequence untuk usecase Login Gambar 4.3 Sequence untuk usecase Registrasi Institusi Gambar 4.4 Sequence untuk usecase Registrasi Pelanggan Gambar 4.5 Sequence untuk usecase Membuat Form Aplikasi Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Sequence untuk usecase Membuat Surat Jalan Sequence untuk usecase Membuat Faktur Penjualan Sequence untuk usecase Membuat Kuitansi Gambar 4.9 Sequence untuk usecase Mencetak Laporan Penjualan Gambar 4.10 Sequence untuk usecase Mencetak Laporan Penerimaan Kas Gambar 4.11 Gambar 4.12 Sequence untuk usecase Mencetak Laporan Piutang Sequence untuk usecase Mencetak daftar tagihan Gambar 4.13 Sequence untuk usecase Mencetak analisis umur piutang Gambar 4.14 Navigation diagram Gambar 4.15 Window Login Gambar 4.16 Window Change Password Gambar 4.17 Window Menu Utama File Gambar 4.18 Window Menu Utama Master Gambar 4.19 Window Menu Utama Transaksi Gambar 4.20 Window Menu Utama Laporan Gambar 4.21 Gambar 4.22 Window Menu Utama Utilitas Window Master Karyawan Gambar 4.23 Window Master Jenis Barang xx

18 Gambar 4.24 Window Master Barang Gambar 4.25 Window Master Institusi Gambar 4.26 Gambar 4.27 Window Master Pelanggan Window Form Aplikasi Gambar 4.28 Window Surat Jalan Gambar 4.29 Window Faktur Penjualan Gambar 4.30 Window Kuitansi Gambar 4.31 Window View Gambar 4.32 Window Laporan Penjualan Gambar 4.33 Window Laporan Piutang Gambar 4.34 Window Laporan Penerimaan Kas Gambar 4.35 Gambar 4.36 Window Analisis umur piutang Window Daftar Tagihan Gambar 4.37 Arsitektur Jaringan Gambar 4.38 Component diagram Gambar 4.39 Deployment diagram Gambar 4.40 Contoh menu standar Gambar 4.41 Contoh pesan kesalahan Gambar 4.42 Revised class diagram Gambar 4.43 Class Placement Gambar 4.44 Gambar 4.45 Gambar 4.46 Function component dari Analisis umur piutang Function Component dari Update jumlah piutang User Interface Component xxi

19 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Notasi untuk FlowChart...L-3 Lampiran 2 Notasi UML untuk Rich Picture...L-5 Lampiran 3 Notasi UML untuk Class Diagram...L-5 Lampiran 4 Notasi UML untuk Statechart Diagram...L-6 Lampiran 5 Notasi UML untuk Usecase Diagram...L-7 Lampiran 6 Notasi UML untuk Sequence Diagram...L-8 Lampiran 7 Notasi UML untuk Navigation Diagram...L-8 Lampiran 8 Notasi UML untuk Component Diagram...L-9 Lampiran 9 Notasi UML untuk Deployment Diagram...L-9 Lampiran 10 Window Login... L-10 Lampiran 11 Window Change Password... L-10 Lampiran 12 Window Menu Utama File... L-11 Lampiran 13 Window Menu Utama Master... L-11 Lampiran 14 Window Menu Utama Transaksi... L-11 Lampiran 15 Window Menu Utama Laporan... L-11 Lampiran 16 Window Menu Utama Utilitas... L-12 Lampiran 17 Window Master Karyawan... L-12 Lampiran 18 Window Master Jenis Barang... L-13 Lampiran 19 Window Master Barang... L-13 Lampiran 20 Window Master Institusi... L-14 Lampiran 21 Window Master Pelanggan... L-14 Lampiran 22 Window Form Aplikasi... L-15 xxii

20 Lampiran 23 Window Surat Jalan... L-16 Lampiran 24 Window Faktur Penjualan... L-17 Lampiran 25 Window Kuitansi... L-18 Lampiran 26 Window View... L-18 Lampiran 27 Window Laporan Penjualan... L-19 Lampiran 28 Window Laporan Piutang... L-19 Lampiran 29 Window Laporan Penerimaan Kas... L-20 Lampiran 30 Window Analisis Umur Piutang... L-20 Lampiran 31 Window Daftar Tagihan... L-21 Lampiran 32 Formulir Form Aplikasi... L-21 Lampiran 33 Formulir Surat Jalan... L-22 Lampiran 34 Formulir Faktur Penjualan... L-23 Lampiran 35 Formulir Kuitansi... L-24 Lampiran 36 Formulir Laporan Penjualan Per Tanggal... L-25 Lampiran 37 Formulir Laporan Penjualan Per Pelanggan... L-26 Lampiran 38 Formulir Laporan Penjualan Per Barang... L-27 Lampiran 39 Formulir Laporan Piutang... L-28 Lampiran 40 Formulir Laporan Penerimaan Kas... L-29 Lampiran 41 Formulir Analisis Umur Piutang... L-30 Lampiran 42 Formulir Daftar Tagihan... L-31 xxiii