UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Jurusan Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2004/2005 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PT. INDONESIA AIR TRANSPORT Nathalia NIM: Abstrak PT. INDONESIA AIR TRANSPORT merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyewaan pesawat terbang dan dalam kegiatan operasionalnya selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan, dimana salah satu diantaranya adalah menjaga agar setiap pesawat selalu dalam keadaan siap pakai jika dibutuhkan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisa Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang yang ada dan mengidentifikasi kelemahan untuk kemudian dirancang sebuah sistem baru yang mampu meminimalisasi kelemahan tersebut. Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah survey lapangan untuk mendapatkan data sebenarnya dari sistem yang berjalan, studi kepustakan sebagai bahan acuan analisis kelemahan sistem berjalan dan perancangan sistem yang baru dengan menggunakan alat bantu perancangan. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian yang belum tepat dan sistem persediaan suku cadang yang belum mampu memberikan pengendalian yang baik. Hal ini disebabkan karena belum sempurnanya informasi mengenai kemampuan perusahaan untuk melakukan pembelian dan pengendalian persediaan suku cadang yang dibutuhkan dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Analisa terhadap sistem berjalan akan dilakukan untuk menemukan kelemahan yang terjadi pada sistem berjalan, selanjutnya dari hasil analisa tersebut maka akan dirancang sebuah sistem baru yang diharapkan meminimalisasi kelemahan dari sistem berjalan. Dalam perancangan sistem, faktor pengendalian intern tidak boleh dilupakan karena merupakan unsur penting dalam sebuah sistem yang baik. Dengan adanya sistem yang lebih baik diharapkan perusahaan lebih mampu meningkatkan daya kompetisinya dengan meminimalisasi biaya pembelian dan persediaan sehingga daya saing produk dari segi harga dan kualitas dapat meningkat. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan Suku Cadang v

2 PENGANTAR Puji Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Adapun tujuan dari penulisan skripsi saya ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi strata-1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesarbesarnya kepada : 1. Ibu Dr. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi dan Ketua Jurusan Akuntansi. 3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini. 5. Bapak Anderes Gui, SE, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini. 6. Pimpinan dan pihak-pihak perusahaan PT. INDONESIA AIR TRANSPORT khususnya kepada bapak R.D.A. Moedianto selaku Logistic Manager yang telah memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan keterangan serta data-data yang saya perlukan dalam penyusunan skripsi ini. 7. Pihak-pihak perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu kami dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini. 8. Kepada Ayah, Ibu dan Kakak saya yang telah memberikan doa restu dan dukungan moril bagi saya yang merupakan pendorong semangat untuk menyelesaikan penyusunan skripsi ini. 9. Teman-teman dari Kelas PAZ Angkatan 99 yang ikut serta membantu saya dalam menyusun skripsi ini. 10. Serta semua pihak lain yang mungkin saya belum sebutkan yang telah membantu saya dalam penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung vi

3 Akhir kata saya mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam skripsi saya ini terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dan terima kasih sebesar-besarnya pula bagi pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi yang saya susun ini. Jakarta, Juli 2004 Penyusun NATHALIA vii

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji ABSTRAK PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN Halaman i ii iii iv v vi viii xiii xviii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan BAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Pengertian Sistem Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Komponen Sistem Informasi Akuntansi Siklus Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengertian Pembelian dan Sistem Akuntansi Pembelian Fungsi Terkait Dengan Sistem Akuntansi Pembelian viii

5 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Cara Pemilihan Pemasok Persediaan Pengertian Persediaan Jenis Persediaan Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan Kebijaksanaan Dalam Pengawasan Persediaan Prosedur Persediaan Pengendalian Intern Pengertian Pengendalian Intern Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern Pengendalian Intern Dalam Sistem Pembelian Analisis Sistem dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Pengertian Analisis Sistem Tujuan Analisis Sistem Tahapan Analisis Sistem Perancangan Sistem Pengertian Perancangan Sistem Tahapan Perancangan Sistem Alat Bantu Analisis dan Perancangan Data Flow Diagram (DFD) Diagram Konteks Diagram Nol Diagram Rinci Kamus Data (Data Dictionary) Normalisasi Bagan Terstruktur (Structured Chart) Entity Relational Diagram (ERD) ix

6 Spesifikasi File Implementasi Sistem Pengertian Implementasi Sistem Tahapan Implementasi Sistem BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Uraian Tugas dan Wewenang Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Misi Perusahaan Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Gambaran Operasional Pembelian dan Persediaan Suku Cadang Prosedur Sistem Berjalan Prosedur Pembelian Suku Cadang Prosedur Penerimaan Suku Cadang dari Pemasok Prosedur Retur Pembelian Suku Cadang Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Dari Gudang Prosedur Penghitungan Fisik Suku Cadang di Gudang Diagram Aliran Dokumen Sistem Berjalan Diagram Aliran Data (DFD) Sistem Berjalan Diagram Konteks Diagram Nol Hasil Analisis Sistem Berjalan x

7 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Struktur Organisasi Diagram Alir Data Diagram Konteks Diagram Nol Diagram Rinci Data Sistem Kamus Data Kamus Data Aliran Data Kamus Data Laporan Kamus Data Data Store Normalisasi Spesifikasi File Entity Relational Diagram (ERD) Entity Relational Diagram (ERD) Bagan Terstruktur Spesifikasi Proses Rancangan Masukan dan Keluaran Rancangan Masukan Rancangan Menu Rancangan Form Rancangan Keluaran Rancangan Formulir Rancangan Laporan Rancangan Implementasi Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan Jadwal Implementasi Sistem xi

8 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran 165 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN xix xxi xii

9 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. INDONESIA AIR TRANSPORT 37 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan 53 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 3.10 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan) Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan) Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Suku Cadang Dari Pemasok Sistem Berjalan Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Suku Cadang Dari Pemasok Sistem Berjalan (Lanjutan) Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Sistem Berjalan Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan) Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Suku Cadang Sistem Berjalan xiii

10 Gambar 3.11 Diagram Konteks Sistem Barjalan 62 Gambar 3.12 Diagram Nol Sistem Berjalan 63 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan 69 Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan 70 Gambar 4.3 Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan 71 Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan 72 Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan 73 Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 2.1 Sistem Yang Diusulkan 74 Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan 75 Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan 76 Gambar 4.9 Diagram Rinci Proses 6.0 Sistem Yang Diusulkan 77 Gambar 4.10 Entity Relational Diagram Sistem yang Diusulkan 105 Gambar 4.11 Bagan Terstruktur Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang 106 Gambar 4.12 Bagan Terstruktur Data 106 Gambar 4.13 Bagan Terstruktur Pembelian 107 xiv

11 Gambar 4.14 Bagan Terstruktur Surat Permintaan Penawaran Harga 107 Gambar 4.15 Bagan Terstruktur Surat Order Pembelian 108 Gambar 4.16 Bagan Terstruktur Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang 109 Gambar 4.17 Bagan Terstruktur Konfirmasi Retur Pembelian 110 Gambar 4.18 Bagan Terstruktur Persediaan 111 Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Surat Permintaan Suku Cadang 111 Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Surat Pengeluaran Suku Cadang 112 Gambar 4.21 Bagan Terstruktur Surat Pemakaian Suku Cadang 112 Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Laporan 113 Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Laporan Pembelian Suku Cadang 114 Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Laporan Retur Pembelian Suku Cadang 114 Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Laporan Rating Pemasok 115 Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Laporan Penerimaan Suku Cadang 116 Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Laporan Pemakaian Suku Cadang 116 Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Laporan Persediaan Suku Cadang 117 Gambar 4.29 Rancangan Tampilan Inputan Password 135 xv

12 Gambar 4.30 Rancangan Menu Awal 135 Gambar 4.31 Rancangan Menu Data 136 Gambar 4.32 Rancangan Menu Pembelian 136 Gambar 4.33 Rancangan Menu Persediaan 137 Gambar 4.34 Rancangan Menu Laporan 137 Gambar 4.35 Rancangan Menu Data Suku Cadang 138 Gambar 4.36 Rancangan Menu Data Pemasok 139 Gambar 4.37 Rancangan Form Surat Permintaan Penawaran Harga 140 Gambar 4.38 Rancangan Form Surat Order Pembelian 141 Gambar 4.39 Rancangan Form Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang 142 Gambar 4.40 Rancangan Form Konfirmasi Retur Pembelian 143 Gambar 4.41 Rancangan Form Surat Permintaan Suku Cadang 144 Gambar 4.42 Rancangan Form Surat Pengeluaran Suku Cadang 145 Gambar 4.43 Rancangan Form Surat Pemakaian Suku Cadang 146 Gambar 4.44 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga 147 Gambar 4.45 Rancangan Formulir Surat Order Pembelian 148 xvi

13 Gambar 4.46 Rancangan Formulir Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang 149 Gambar 4.47 Rancangan Formulir Konfirmasi Retur Pembelian 150 Gambar 4.48 Rancangan Formulir Surat Permintaan Suku Cadang 151 Gambar 4.49 Rancangan Formulir Surat Pengeluaran Suku Cadang 152 Gambar 4.50 Rancangan Formulir Persediaan Suku Cadang 153 Gambar 4.51 Rancangan Formulir Surat Pemakaian Suku Cadang 154 Gambar 4.52 Rancangan Laporan Pembelian Suku Cadang 155 Gambar 4.53 Rancangan Laporan Retur Pembelian Suku Cadang 156 Gambar 4.54 Rancangan Laporan Rating Pemasok 157 Gambar 4.55 Rancangan Laporan Penerimaan Suku Cadang 158 Gambar 4.56 Rancangan Laporan Pemakaian Suku Cadang 159 Gambar 4.57 Rancangan Laporan Persediaan Suku Cadang 160 Gambar 4.58 Bagan Rencana Implementasi 163 xvii

14 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Simbol Flowchart L.1 Lampiran 2 Simbol Data Flow Diagram (DFD) L.4 Lampiran 3 Simbol Kamus Data L.5 Lampiran 4 Simbol Bagan Terstruktur L.6 Lampiran 5 Surat Keterangan Survey L.7 xviii