UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN PADA ACADEMY OF INTERNATIONAL EDUCATION SKRIPSI PROGRAM GANDA UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Nicholas Stephanus ABSTRAK Yayasan Academy of International bergerak di bidang pendidikan yang berfokus pada pelatihan bahasa Inggris siswa. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah adanya realisasi biaya yang melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan oleh lemahnya pengendalian internal dalam pemberian jam mengajar, yang berpengaruh terhadap honor guru, dan pemberian tambahan materi, yang berpengaruh terhadap biaya kelas. Oleh karena itu, penulis menganalisis proses yang ada saat ini dan merancang Sistem Informasi Administrasi Pendidikan untuk mengatasi masalah yang ada. Adapun Sistem Informasi Administrasi Pendidikan yang baru ini meliputi aktivitas akademis mulai dari penerimaan pembayaran, pembukaan kelas, pemberian tes, absensi, pemberian materi. Di sistem ini juga termasuk pembuatan laporan yang berhubungan, seperti laporan penerimaan kas, laporan jam guru, laporan pemakaian kas kecil, laporan penutupan kelas, dan jurnal penerimaan kas. Perancangan sistem yang baru ini menekankan pada pengendalian internal dengan menggunakan otorisasi. Setiap pertemuan belajar yang akan dijalankan perlu mendapat otorisasi dari manajer dan setiap materi yang akan diberikan juga perlu mendapatkan otoriasasi. Hal ini dimaksudkan agar biaya yang keluar dapat terkendali. Selain itu, sistem yang baru ini juga berupaya meningkatkan keakuratan data yang ada dengan menggunakan otorisasi pada setiap penginputan yang dilakukan. Hal ini dilakukan supaya terjadi pengecekan untuk setiap data yang masuk. Sistem Informasi Administrasi Pendidikan ini juga membantu dari segi efisiensi karena adanya integrasi sistem sehingga mengurangi adanya redudansi kerja yang terjadi pada sistem yang manual. Kata Kunci: sistem, informasi, akuntansi, administrasi, pengendalian internal, otorisasi iii

2 KATA PENGANTAR Segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International. Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program studi strata-1 di Binus University. Walaupun dalam pembuatan skripsi terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materil maupun moril, yaitu : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 4. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M.Acc., selaku Ketua Jurusan. 5. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 6. Bapak Hery Harjono Mulyo, S.Kom.,selaku dosen pembimbing skripsi jurusan akuntansi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 7. Bapak Dewan Pelawi, S.Kom.,MM., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 8. Seluruh dosen jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan di Universitas Bina Nusantara. 9. Ibu Laura Wibowo selaku pimpinan Yayasan Academy of International beserta seluruh staf perusahaan yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. 10. Orang tua dan keluarga yang telah memberikan dukungan materil dan moril yang tidak ternilai hingga skripsi ini terselesaikan. 11. Marnil, yang dengan setia menemani dan memberikan dukungan dan doa selama proses penyusunan sripsi ini. 12. Medy, Tania, dan Rudi, yang telah memberikan masukan dan dukungan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan. 13. Rekan-rekan sekelas, khususnya Trisna, Erik, Sarel, Yoeliati, Luciana, dan Marry, yang telah memberikan dukungan baik secara langsung maupun tidak langsung dalam proses pembuatan skripsi ini. 14. Serta pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu yang telah secara langsung maupun tidak langsung telah memberikan bantuan kepada penulis dalam proses penyusunan skripsi.. iv

3 Penulis telah berusaha melakukan yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun dan dapat membuat skripsi ini menjadi lebih baik. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan. Jakarta, 30 Januari 2008 Penulis Nicholas Stephanus v

4 DAFTAR ISI Abstrak Prakata Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran halaman iii iv ix xi xiv BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Penelitian Metodologi Penelitian Metode Analisis Metode Perancangan Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Komponen Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Administrasi Pendidikan Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Lingkungan Pengendalian Penilaian Resiko Kegiatan Pengendalian Informasi dan Komunikasi Pengawasan Pengendalian Pemrosesan Transaksi Pengendalian Umum Pengendalian Aplikasi Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengertian Analisis dan Perancangan Berorientasi 18 Objek Rich Picture Analisis Problem Domain Classes Structure Behavior 21 vi

5 2.5.4 Analisis Application Domain Usage Function Interface Component Process Architecture Component Design Model Component Function Component 27 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN Gambaran Umum Yayasan Sejarah Yayasan Struktur Organisasi Uraian Tugas Gambaran Sistem Berjalan Prosedur Sistem Berjalan Rich Picture Analisa Temuan Hasil Survei Analysis Document The Task Purpose System Definition Context Problem Domain Classes and Behavior Events Class Diagram 60 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENDIDIKAN PADA YAYASAN ACADEMY OF INTERNTIONAL EDUCATION 4.1 Application Domain Usage Overview Actor Use Case Specification Function Function List Sequence Interface vii

6 4.1.5 Quality Goal Technical Platform Equipment System Software Design Language Architecture Component Architecture Process Architecture Standard Component Model Component Function Component Operation Specification Recommendations The System Usefulness Plan for Initiating User Implementation Plan 113 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran 115 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI viii

7 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Akademis Pada 58 Yayasan Academy of International Tabel 4.1 Definisi Actor System Administrator 63 Tabel 4.2 Definisi Actor Staff Keuangan 63 Tabel 4.3 Definisi Actor Manajer Keuangan 64 Tabel 4.4 Definisi Actor Staff Administrasi 64 Tabel 4.5 Definisi Actor Manajer Administrasi 64 Tabel 4.6 Definisi Actor Staff Akademis 65 Tabel 4.7 Definisi Actor Manajer Akademis 65 Tabel 4.8 Definisi Actor Guru 66 Tabel 4.9 Spesifikasi Use case Melakukan Log In 66 Tabel 4.10 Spesifikasi Use case Input Pembayaran dan Cetak Bukti 67 Bayar Tabel 4.11 Spesifikasi Use case Membuka Kelas Baru 68 Tabel 4.12 Spesifikasi Use case Melengkapi Pembukaan Kelas 68 Tabel 4.13 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pembukaan Kelas 69 Tabel 4.14 Spesifikasi Use case Menginput Anggaran Biaya Kelas 69 Tabel 4.15 Spesifikasi Use case Menginput Hasil Tes dan Mencetak 70 Laporan Tabel 4.16 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penginputan Nilai Tes 71 Tabel 4.17 Spesifikasi Use case Membuat Laporan Penerimaan Kas 71 Tabel 4.18 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penerimaan Harian 72 Tabel 4.19 Spesifikasi Use case Membuat Jurnal Penerimaan Kas 72 Tabel 4.20 Spesifikasi Use case Menginput Pemberian Buku 73 Tabel 4.21 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pemberian Buku 73 Tabel 4.22 Spesifikasi Use case Menginput Fotokopi 74 Tabel 4.23 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Fotokopi 74 Tabel 4.24 Spesifikasi Use case Menginput Pemakaian Kas Kecil 75 Tabel 4.25 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Pemakaian Kas Kecil 75 Tabel 4.26 Spesifikasi Use case Membuat Absensi Untuk Pertemuan 76 Selanjutnya Tabel 4.27 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Absensi untuk 76 Pertemuan Selanjutnya Tabel 4.28 Spesifikasi Use case Menginput Absensi 77 Tabel 4.29 Spesifikasi Use case Mengotorisasi Penginputan Absensi 78 Tabel 4.30 Spesifikasi Use case Mencetak Laporan Jam Guru 78 Tabel 4.31 Spesifikasi Use case Membuat Laporan Penutupan Kelas 79 Tabel 4.32 Spesifikasi Use case Mengatur User 79 Tabel 4.33 Function List Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada Yayasan Academy of International 80 ix

8 Tabel 4.34 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada 101 Yayasan Academy of International Tabel 4.35 Spesifikasi Hardware Sistem Informasi Akuntansi Akademis 102 pada Yayasan Academy of International Tabel 4.36 Spesifikasi Function Mencetak Laporan Penutupan Kelas 111 Tabel 4.37 System Usefulness dari Sistem Informasi Akuntansi Akademis pada Yayasan Academy of International 112 x

9 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Kegiatan dalam analisis problem domain 20 Gambar 2.2 Contoh Class buku 20 Gambar 2.3 Contoh Statechart 22 Gambar 2.4 Contoh Use case Diagram 23 Gambar 2.5 Contoh Sequence Diagram 24 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Yayasan Academy of International 30 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan 38 Gambar 3.3 Class Murid 46 Gambar 3.4 Statechart Class Murid 46 Gambar 3.5 Class Pembayaran 47 Gambar 3.6 Statechart Class Pembayaran 47 Gambar 3.7 Class Absensi 47 Gambar 3.8 Statechart Class Absensi 48 Gambar 3.9 Class Kelas 48 Gambar 3.10 Statechart Class Kelas 48 Gambar 3.11 Class Hasil Tes 49 Gambar 3.12 Statechart Class Hasil Tes 49 Gambar 3.13 Class Hasil Tes TOEFL 49 Gambar 3.14 Statechart Class Hasil Tes TOEFL 49 Gambar 3.15 Class Hasil Tes SAT 50 Gambar 3.16 Statechart Class Hasil Tes SAT 50 Gambar 3.17 Class Hasil Tes IELTS 50 Gambar 3.18 Statechart Class Hasil Tes IELTS 50 Gambar 3.19 Class Buku 50 Gambar 3.20 Statechart Class Buku 51 Gambar 3.21 Class Pemberian Buku 51 Gambar 3.22 Statechart Class Pemberian Buku 51 Gambar 3.23 Class Guru 52 Gambar 3.24 Statechart Class Guru 52 Gambar 3.25 Class Pemakaian Kas Kecil 52 Gambar 3.26 Statechart Class Pemakaian Kas Kecil 52 Gambar 3.27 Class Jurnal Penerimaan Kas 53 Gambar 3.28 Statechart Class Jurnal Penerimaan Kas 53 Gambar 3.29 Class Fotokopi 53 Gambar 3.30 Statechart Class Fotokopi 54 Gambar 3.31 Class Cadangan Anggaran Materi 54 Gambar 3.32 Statechart Class Cadangan Anggaran Materi 54 xi

10 Gambar 3.33 Class Daftar Harga 54 Gambar 3.34 Statechar Class Daftar Harga 55 Gambar 3.35 Class Karyawan 55 Gambar 3.36 Statechart Class Karyawan 55 Gambar 3.37 Class Akademis 56 Gambar 3.38 Statechart Class Akademis 56 Gambar 3.39 Class Keuangan 56 Gambar 3.40 Statechart Class Keuangan 56 Gambar 3.41 Class Administrasi 57 Gambar 3.42 Statechart Class Administrasi 57 Gambar 3.43 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi pada Yayasan 60 Academy of International Gambar 4.1 Use case Diagram Sistem Informasi Administrasi 62 Gambar 4.2 Sequence Diagram dari Use case Log In 84 Gambar 4.3 Sequence Diagram dari Use case Pengaturan User 85 Gambar 4.4 Sequence Diagram dari Use case Pembayaran 86 Gambar 4.5 Sequence Diagram dari Use case Membuka Kelas 87 Gambar 4.6 Sequence Diagram dari Use case Melengkapi Kelas 88 Gambar 4.7 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Kelas 89 Gambar 4.8 Sequence Diagram dari Use case Menganggarkan Kelas 90 Gambar 4.9 Sequence Diagram dari Use case Menginput Hasil Tes dan 90 Cetak Laporan Gambar 4.10 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi 91 Penginputan Hasil Tes Gambar 4.11 Sequence Diagram dari Use case Membuat Laporan 91 Penerimaan Kas Gambar 4.12 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi 92 Penerimaan Harian Gambar 4.13 Sequence Diagram dari Use case Membuat Jurnal 92 Penerimaan Kas Gambar 4.14 Sequence Diagram dari Use case Menginput Pemberian 93 Buku Gambar 4.15 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Pemberian 93 Buku Gambar 4.16 Sequence Diagram dari Use case Menginput Form 94 Fotokopi Gambar 4.17 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Fotokopi 94 Gambar 4.18 Sequence Diagram dari Use case Menginput Pemakaian 95 Kas Kecil Gambar 4.19 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi Pemakaian Kas Kecil 95 xii

11 Gambar 4.20 Sequence Diagram dari Use case Membuat Absensi 96 Gambar 4.21 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi 96 Pembuatan Absensi Gambar 4.22 Sequence Diagram dari Use case Menginput Absensi 97 Gambar 4.23 Sequence Diagram dari Use case Mengotorisasi 98 Penginputan Absensi Gambar 4.24 Sequence Diagram dari Use case Mencetak Laporan Jam 98 Guru Gambar 4.25 Sequence Diagram dari Use case Membuat Laporan 99 Penutupan Kelas Gambar 4.26 Navigation Diagram Sistem Informasi Administrasi 100 Gambar 4.27 Component Diagram pada Sistem Informasi Administrasi 104 Gambar 4.28 Deployment Diagram pada Sistem Informasi Administrasi 106 Gambar 4.29 Architecture Diagram pada Sistem Informasi Administrasi 107 Gambar 4.30 Standard pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan 107 pada Yayasan Academy of International Gambar 4.31 Model component pada Sistem Informasi Administrasi 108 Gambar 4.32 Function Component pada Sistem Informasi Administrasi 109 Gambar 4.33 User Interface Component pada Sistem Informasi Administrasi Pendidikan pada Yayasan Academy of International 110 xiii

12 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Gambar L-1 Form Log In L. 1 Gambar L-2 Form Menu Utama L. 1 Gambar L-3 Form Ubah Password L. 1 Gambar L-4 Form User L. 2 Gambar L-5 Form Pembayaran L. 2 Gambar L-6 Form Daftar Nilai L. 3 Gambar L-7 Form Kelas L. 4 Gambar L-8 Form Input Nilai L. 4 Gambar L-9 Form Buka Kelas L. 5 Gambar L-10 Form Cadangan Anggaran L. 5 Gambar L-11 Form Pemberian Buku L. 6 Gambar L-12 Form Otorisasi Kelas L. 7 Gambar L-13 Form Input Pemberian Buku L. 7 Gambar L-14 Form Fotokopi L. 8 Gambar L-15 Form Input Fotokopi L. 8 Gambar L-16 Form Pemakaian Kas Kecil L. 9 Gambar L-17 Form Buat Absensi L. 10 Gambar L-18 Form Log In Absensi L. 10 Gambar L-19 Form Absensi L. 11 Gambar L-20 Form Otorisasi Pemberian Buku L. 12 Gambar L-21 Form Otorisasi Penginputan Hasil Tes L. 12 Gambar L-22 Form Otorisasi Penerimaan Harian L. 13 Gambar L-23 Form Otorisasi Penginputan Absensi L. 13 Gambar L-24 Form Otorisasi Pemakaian Kas Kecil L. 14 Gambar L-25 Form Otorisasi Absensi L. 14 Gambar L-26 Form Pembuatan Laporan L. 15 Gambar L-27 Bukti Bayar L. 16 Gambar L-28 Slip Fotokopi L. 17 Gambar L-29 Laporan Penerimaan Kas L. 18 Gambar L-30 Laporan Jam Guru L. 19 Gambar L-31 Laporan Pemakaian Kas Kecil L. 20 Gambar L-32 Laporan Penutupan Kelas L. 21 Gambar L-33 Jurnal Penerimaan Kas L. 22 Gambar L-34 Laporan Hasil Tes SAT L. 23 Gambar L-35 Laporan Hasil Tes IELTS L. 24 Gambar L-36 Laporan Hasil Tes TOEFL L. 25 xiv