UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Jurusan Akuntansi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program ganda Semester Genap tahun 2006/2007 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PADA PT. ANEKA BAUT ERIC NIM : 0600653404 Abstrak Pembelian dan persediaan merupakan kegiatan yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan sistem informasi akuntansi untuk untuk membantu dalam perencanaan dan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat Metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan adalah dengan menggunakan metode analisis dan metode perancangan. Metodologi tersebut diperlukan untuk menunjang perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada PT. ANEKA BAUT. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian dan persediaan. Hal ini disebabkan karena tidak adanya proses permintaan penawaran harga kepada pemasok, bagian akuntansi tidak menerima surat order pembelian, dan tidak adanya kebijakan yang baku mengenai batas minimal persediaan, sehingga harga yang didapatkan perusahaan belum kompetitif dan pengawasan terhadap proses pembelian belum masih lemah. Analisis dalam sistem berjalan akan dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan dalam sistem berjalan tersebut, selanjutnya dari hasil evaluasi tersebut maka akan dirancang sebuah sistem yang baru untuk meminimalisasi kesalahan dari sistem berjalan. Dalam peracangan sistem, faktor pengendalian internal tidak boleh dilupakan karena merupakan unsur penting dalam sebuah sistem yang baik. Dengan adanya sistem yang yang lebih baik diharapkan perusahaan lebih mampu meningkatkan daya kompetisinya dengan meminimalisasi biaya pembelian dan persediaan sehingga daya saing produk meningkat dari segi harga maupun kualitas. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan v
KATA PENGANTAR Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat dan rahmat-nya, sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan pada PT. ANEKA BAUT ini tepat pada waktunya. Skripsi ini kami susun sebagai salah satu syarat kelulusan pada jenjang pendidikan S-1 (Strata-1) jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dalam penyusunan skripsi ini, saya mendapatkan banyak dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu, pada kesempatan ini saya ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Jurusan Akuntansi. 3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 4. Bapak Iswandi, SE, Ak, MM selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan, masukan, saran, dan motivasi kepada saya dalam menyelesaikan skripsi ini. 5. Bapak Sonny Gunawan, S.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan pengarahan, masukan, saran, dan motivasi kepada saya dalam menyelesaikan skripsi ini. 6. Pihak-pihak perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu saya dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan saya dalam menyusun skripsi ini. 7. Bapak Heryanto selaku Direktur utama di PT. ANEKA BAUT yang telah memberi izin kepada saya untuk melakukan survey, wawancara pada PT. ANEKA BAUT, dan melengkapi dokumen-dokumen yang saya butuhkan. 8. Seluruh staff PT. ANEKA BAUT yang telah membantu dan menjelaskan kepada saya mengenai PT. ANEKA BAUT. 9. Orang tua dan seluruh anggota keluarga saya yang telah memberikan dukungan kepada saya, baik secara moril maupun material. 10. Teman-teman dan semua pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, yang telah memberikan dukungan moril dalam menyelesaikan skripsi ini. Saya menyadari sepenuhnya bahwa penulisan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saya sangat mengharapkan masukan berupa kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua demi pengembangan ilmu pengetahuan di masa yang akan datang. Jakarta, Januari 2007 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan Hardcover...... iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji... iv Abstrak... v Prakata... vi Daftar Isi... vii Daftar Tabel... xiii Daftar Gambar... xvi Daftar Lampiran... xxi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat... 3 1.4 Metodologi...... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi... 7 2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan...... 8 2.2.1 Pengertian Sistem Akuntansi... 8 2.2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi... 8 2.2.3 PengertianSistem Akuntansi Pembelian... 9 2.2.3.1 FungsiYang Terkait... 10 2.2.3.2 Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian... 12 2.2.3.3 Catatan Sistem Akuntansi Pembelian... 12 vii
2.2.4 Pengertian Persediaan... 12 2.2.4.1 Manajemen Persediaan... 13 2.2.4.2 Metode Pencatatan Persediaan... 14 2.3 Pengendalian Internal... 15 2.3.1 Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Pembelian... 16 2.3.2 Pengendalian Internal Sistem Persediaan... 19 2.4 Reorder Point, Safety Stock, dan EOQ... 19 2.5 Pengertian Metode Analisis dan Desain Berorientasi Objek... 21 2.5.1 Pengertian Object... 21 2.5.2 Object-Oriented... 21 2.5.3 Object-Oriented Analysis and Design... 22 2.5.4 Rich Picture...... 22 2.6 Analisa Problem Domain... 23 2.6.1 Class... 24 2.6.2 Structure... 25 2.6.3 Behaviour... 30 2.7 Application Domain Analysis... 31 2.7.1 Usage... 32 2.7.1.1 Sequence Diagram... 34 2.7.2 Function... 34 2.7.3 User Interface... 35 2.8 Architecture Design... 37 2.8.1 Criteria... 38 2.8.2 Component Architecture... 40 2.8.3 Process Architecture... 45 2.9 Component Design...... 47 2.9.1 Model Component... 48 2.9.2 Function Component... 50 viii
BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan...... 53 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan... 53 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan... 54 3.1.2.1 Struktur Organisasi PT ANEKA BAUT... 54 3.1.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab... 55 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan... 57 3.1.3.1 Visi Perusahaan... 57 3.1.3.2 Misi Perusahaan... 58 3.1.4 Gambaran Operasional Pembelian dan Persediaan... 58 3.2 Evaluasi Sistem Berjalan... 59 3.2.1 Prosedur Pembelian... 59 3.2.2 Prosedur Penerimaan Persediaan... 59 3.2.3 Prosedur Retur Pembelian... 61 3.2.4 Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan di Gudang... 61 3.3 Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan... 62 3.4 Rich Picture Sistem Berjalan... 68 3.5 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan... 69 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1 The Task... 72 4.2.1 Purpose... 72 4.2.2 System Definition... 72 4.2.3 Context... 74 4.2 The Problem Domain...... 78 4.2.1 Cluster... 78 4.2.2 Structure... 78 4.2.3 Class...... 80 4.2.4 Event... 81 4.2.5 Event Table... 82 4.2.6 Class Diagram... 83 ix
4.2.7 Behaviour... 84 4.2.7.1 Pemasok...... 84 4.2.7.2 Karyawan... 84 4.2.7.3 Bagian Gudang... 85 4.2.7.4 Bagian Akuntansi dan Finance... 85 4.2.7.5 Bagian Pembelian... 86 4.2.7.6 Bagian Admin... 86 4.2.7.7 Barang... 87 4.2.7.8 Surat Order Pembelian... 87 4.2.7.9 Surat Permintaan Penawaran Harga... 88 4.2.7.10 Surat Penerimaan Barang... 88 4.2.7.11 Nota Retur... 89 4.2.7.12 Surat Pengeluaran Barang... 89 4.2.7.13 Surat Permintaan Pembelian... 90 4.2.7.14 Surat Adjustment... 90 4.2.7.15 User... 91 4.3 The Application Domain...... 91 4.3.1 Overwiew... 91 4.3.2 Actors... 92 4.3.3 Use Case... 93 4.3.4 Sequence... 117 4.3.4.1 Log in (bagian gudang)... 117 4.3.4.2 Log in (pembelian)... 117 4.3.4.3 Log in (bagian admin)... 118 4.3.4.4 Log in (bagian akuntansi dan finance)... 118 4.3.4.5 Change Password (bagian gudang)... 119 4.3.4.6 Change Password (bagian pembelian)... 119 4.3.4.7 Change Password(bagian akuntansidan finance) 120 4.3.4.8 Change Password (bagian admin)... 120 4.3.4.9 Membuat Surat Permintaan Pembelian... 121 4.3.4.10 Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga... 121 x
4.3.4.11 Membuat Surat Order Pembelian... 122 4.3.4.12 Membuat Surat Penerimaan Barang... 122 4.3.4.13 Membuat Nota Retur... 123 4.3.4.14 Membuat Laporan Persediaan... 123 4.3.4.15 Membuat Laporan Pembelian per Pemasok... 124 4.3.4.16 Membuat Laporan Pembelian per Barang... 124 4.3.4.17 Membuat Laporan Retur Pembelian... 125 4.3.4.18 Maintenance Barang... 125 4.3.4.19 Maintenance Pemasok... 126 4.3.4.20 Maintenance User... 126 4.3.4.21 Membuat Surat Pengeluaran Barang... 127 4.3.4.22 Membuat Laporan Pengeluaran Barang... 127 4.3.4.23 View Barang... 128 4.3.4.24 View Surat Penerimaan Barang... 128 4.3.4.25 View Surat Pengeluaran Barang... 129 4.3.4.26 View Surat Adjustment... 129 4.3.4.27 View Reminder safety Stock... 130 4.3.4.28 Membuat Surat Adjustment... 130 4.3.4.29 Membuat Laporan Adjustment... 131 4.3.4.30 View Nota Retur (bagian akuntansi dan finance) 131 4.3.4.31 View Nota Retur (bagian pembelian)... 132 4.3.4.32 View Surat Order Pembelian (bagian akuntansi dan finance)... 132 4.3.4.33 View Surat Order Pembelian (bagian gudang)... 133 4.3.5 Function... 133 4.3.6 User Interface... 139 4.3.7 Overview... 163 4.5 Architecute Design... 164 4.5.1 Quality Goals... 164 4.5.2 Component Architecture... 165 4.5.3 Process Architecture... 166 xi
4.6 Component Design... 167 4.6.1 Model Component... 167 4.6.1.1 Spesifikasi Class... 168 4.6.2 Function Component... 175 4.7 Perbandingan Sistem Berjalan dengan Sistem yang Diusulkan... 176 4.7 Rencana Implementasi... 176 4.7.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan... 176 4.7.2 Jadwal Implementasi Sistem... 178 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan... 179 5.2 Saran... 180 DAFTAR PUSTAKA... 181 RIWAYAT HIDUP... 182 LAMPIRAN... 183 FOTOCOPY SURAT KETERANGAN SURVEI... 196 xii
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Kegiatan Problem-Domain Analysis... 24 Tabel 2.2 Contoh table event... 25 Tabel 2.3 Kegiatan Analisis Application Domain... 31 Tabel 2.4 Kegiatan Desain Arsitektur... 37 Tabel 2.5 Criteria Dalam Perancangan... 39 Tabel 2.6 Client-server architecture... 44 Tabel 2.7 Kegiatan Perancangan Komponen...... 47 Tabel 2.8 Panduan untuk Mempresentasikan Private Events... 49 Tabel 2.9 Panduan untuk Mempresentasikan Common Events..... 50 Tabel 4.1 Event table... 83 Tabel 4.2 Actor Specification untukbagian gudang..... 93 Tabel 4.3 Actor Specification untuk bagian pembelian... 93 Tabel 4.4 Actor Specification untuk bagian akuntansi... 93 Tabel 4.5 Actor Specification untuk bagian admin... 94 Tabel 4.6 Use Case Specification untuk Login... 95 Tabel 4.7 Use Case Spesification untuk Change Password... 96 Tabel 4.8 Use Case Specification untuk Membuat Surat Penerimaan Barang.. 97 Tabel 4.9 Use Case Specification untuk Membuat Surat Order Pembelian. 98 Tabel 4.10 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga 99 Tabel 4.11 Use Case Specification untuk Membuat Surat Permintaan Pembelian... 100 xiii
Tabel 4.12 Use Case Specification untuk Membuat Nota Retur. 101 Tabel 4.13 Use Case Specification untuk Maintenance Pemasok. 102 Tabel 4.14 Use Case Specification untuk Maintenance Barang. 103 Tabel 4.15 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Persediaan 104 Tabel 4.16 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pembelian per Pemasok 105 Tabel 4.17 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pembelian per Barang 106 Tabel 4.18 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Retur Pembelian.. 107 Tabel 4.19 Use Case Specification untuk Membuat Surat Pengeluaran Barang.. 108 Tabel 4.20 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Pengeluaran Barang... 109 Tabel 4.21 Use Case Specification untuk Membuat Laporan Adjustment... 110 Tabel 4.22 Use Case Specification untuk Membuat Surat Adjustment... 111 Tabel 4.23 Use Case Specification untuk Maintenance User... 112 Tabel 4.24 Use Case Specification untuk View Master Barang... 113 Tabel 4.25 Use Case Specification untuk View Surat Adjustment... 113 Tabel 4.26 Use Case Specification untuk View Surat Penerimaan Barang... 114 Tabel 4.27 Use Case Specification untuk View Surat Pengeluaran Barang... 114 Tabel 4.28 Use Case Specification untuk View Reminder Safety Stock... 115 Tabel 4.29 Use Case Specification untuk View Nota Retur (bagian pembelian).. 115 Tabel 4.30 Use Case Specification untuk View Nota Retur (bagian akuntansi dan finance)... 116 xiv
Tabel 4.31 Use Case Specification untuk View Surat Order pembelian (bagian akuntansi dan finance)... 117 Tabel 4.32 Use Case Specification untuk View Surat Order Pembelian (bagian gudang)... 117 Tabel 4.33 Function List pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT. ANEKA BAUT... 134 Tabel 4.34 Function Specification untuk Perhitungan EOQ. 138 Tabel 4.35 Criteria... 164 Tabel 4.36 Spesifikasi Class untuk Model Component. 168 Tabel 4.37 Perbandingan Sistem Berjalan dan Sistem Yang Dihasilkan. 176 Tabel 4.38 Jadwal Implementasi Sistem.. 178 xv
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Aktivitas Utama dalam OOA&D... 22 Gambar 2.2 Generalization Structure... 27 Gambar 2.3 Notasi Class Structure... 28 Gambar 2.4 Notasi Object Structure... 29 Gambar 2.5 Association Structure........ 30 Gambar 2.6 Statechart Diagram...... 30 Gambar 2.7 Use Case... 34 Gambar 2.8 Arsitektur Layered... 42 Gambar 2.9 Arsitektur Generic... 43 Gambar 2.10 Arsitektur Client Server... 44 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT ANEKA BAUT... 55 Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Sistem Berjalan... 63 Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Persediaan Sistem Berjalan... 64 Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Persediaan Sistem Berjalan (Lanjutan)... 65 Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Sistem Berjalan... 66 Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Sistem Berjalan... 67 xvi
Gambar 3.7 Rich picture Pada Sistem Berjalan... 68 Gambar 4.1 Rich Picture Yang Diusulkan... 77 Gambar 4.2 Cluster Pada Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT. ANEKA BAUT... 78 Gambar 4.3 Struktur Pada Cluster Karyawan... 79 Gambar 4.4 Struktur Pada Cluster Persediaan... 79 Gambar 4.5 Struktur Pada Cluster Pemasok... 79 Gambar 4.6 Struktur Pada Cluster Pembelian... 79 Gambar 4.7 Class Diagram untuk Problem Domain... 84 Gambar 4.8 Statechart Diagram Pemasok 85 Gambar 4.9 Statechart Diagram Karyawan 85 Gambar 4.10 Statechart Diagram Bagian Gudang 86 Gambar 4.11 Statechart Diagram Bagian Akuntansi dan Finance.. 86 Gambar 4.12. Statechart Diagram Bagian Pembelian 87 Gambar 4.13 Statechart Diagram Bagian Admin.. 87 Gambar 4.14 Statechart Diagram Barang. 88 Gambar 4.15 Statechart Diagram Surat Order Pembelian 88 Gambar 4.16 Statechar Diagram Surat Permintaan Penawaran Harga.. 89 Gambar 4.17 Statechart Diagram Surat Penerimaan Barang 89 Gambar 4.18 Statechart Diagram Nota Retur 90 Gambar 4.19 Statechart Diagram Surat Pengeluaran Barang 90 Gambar 4.20 Statechart Diagram Surat Permintaan Pembelian. 91 Gambar 4.21 Statechart Diagram Surat Adjustment. 91 xvii
Gambar 4.22 Statechart Diagram User.. 92 Gambar 4.23 Use Case... 94 Gambar 4.24 Sequence Log in (bagian gudang) 118 Gambar 4.25 Sequence Log in (bagian pembelian) 118 Gambar 4.26 Sequence Log in (bagian admin). 119 Gambar 4.27 Sequence Log in (bagian akuntansi dan finance). 119 Gambar 4.28 Sequence Change Password (bagian gudang).. 120 Gambar 4.29 Sequence Change Password (bagian pembelian) 120 Gambar 4.30 Sequence Change Password (bagian akuntansi dan finance).. 121 Gambar 4.31 Sequence Change Password (bagian admin).. 121 Gambar 4.32 Sequence Membuat Surat Permintaan Pembelian 122 Gambar 4.33 Sequence Membuat Surat permintaan Penawaran Harga. 122 Gambar 4.34 Sequence Membuat Surat Order Pembelian. 123 Gambar 4.35 Sequence Membuat Surat Penerimaan Barang 123 Gamabr 4.36 Sequence Membuat Nota Retur 124 Gambar 4.37 Sequence Membuat Laporan Persediaan. 124 Gambar 4.38 Sequence Membuat Laporan Pembelian per Pemasok 125 Gambar 4.39 Sequence Membuat Laporan Pembelian per Barang 125 Gambar 4.40 Sequence Pembuatan Laporan Retur Pembelian.. 126 Gambar 4.41 Sequence Maintenance Barang 126 Gambar 4.42 Sequence Maintenance Pemasok.. 127 Gambar 4.43 Sequence Maintenance User. 127 Gambar 4.44 Sequence Membuat Surat Pengeluaran Barang 128 xviii
Gambar 4.45 Sequence Membuat Laporan Pengeluaran Barang 128 Gambar 4.46 Sequence View Barang. 129 Gambar 4.47 Sequence View Surat Penerimaan Barang 129 Gambar 4.48 Sequence View Surat Pengeluaran Barang.. 130 Gambar 4.49 Sequence View Surat Adjustment 130 Gambar 4.50 Sequence View Reminder Safety Stock 131 Gambar 4.51 Sequence Membuat Surat Adjustment. 131 Gambar 4.52 Sequence Membuat Laporan Adjustment. 132 Gambar 4.53 Sequence View Nota Retur (bagian akuntansi dan finance). 132 Gambar 4.54 Sequence View Nota Retur (bagian pembelian) 133 Gambar 4.55 Sequence View Surat Order Pembelian (bagian akuntansi dan finance).. 133 Gambar 4.56 Sequence View Surat Order Pembelian (bagian gudang).. 134 Gambar 4.57 Layar Log in.. 139 Gambar 4.58 Layar Window Home Utama.. 140 Gambar 4.59 Layar Change Password. 142 Gambar 4.60 Layar Master Barang.. 143 Gambar 4.61 Layar Master Pemasok 144 Gambar 4.62 Layar Master User 145 Gambar 4.63 Layar Reminder Safety Stock. 146 Gambar 4.64 Layar Surat Permintaan Pembelian. 147 Gambar 4.65 Layar Surat Permintaan Penawaran Harga. 148 Gambar 4.66 Layar Surat Order Pembelian.. 150 xix
Gambar 4.67 Layar Surat Penerimaan Barang. 151 Gambar 4.68 Layar Nota Retur. 152 Gambar 4.69 Layar Laporan Pembelian per Pemasok.. 153 Gambar 4.70 Layar Laporan Pembelian per Barang 155 Gambar 4.71 Layar Laporan Persediaan. 156 Gambar 4.72 Layar Laporan Retur Pembelian. 157 Gambar 4.73 Layar Surat Pengeluaran Barang 158 Gambar 4.74 Layar Laporan Pengeluaran Barang 159 Gambar 4.75 Layar Surat Adjustment. 160 Gambar 4.76 Layar Laporan Adjustment. 161 Gambar 4.77 Navigation Diagram 163 Gambar 4.78 Component architecture. 165 Gambar 4.79 Process architecture. 166 Gambar 4.80 Class Diagram untuk Model Component.. 167 Gambar 4.81 Function Component. 175 xx
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Permintaan Pembelian. L.1 Lampiran 2 Surat Permintaan Penawaran Harga. L.2 Lampiran 3 Surat Order Pembelian.. L.3 Lampiran 4 Surat Penerimaan Barang.. L.4 Lampiran 5 Surat Pengeluaran Barang.. L.5 Lampiran 6 Nota Retur.. L.6 Lampiran 7 Surat Adjustment L.7 Lampiran 8 Laporan Persediaan L.8 Lampiran 9 Laporan Pembelian per Pemasok... L.9 Lampiran 10 Laporan Pembelian per Barang. L.10 Lampiran 11 Laporan Retur Pembelian.. L.11 Lampiran 12 Laporan Pengeluaran Barang. L.12 Lampiran 13 Laporan Adjustment.. L.13 xxi