Universitas Bina Nusantara. Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005 / 2006

Transkripsi

1 Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005 / 2006 PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK SISTEM DOKUMENTASI DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA PADA P.T. A.J. CENTRAL ASIA RAYA DIVISI INFORMATION SYSTEMS Johnny Halim Afandi Tedi Renyut Kelas / Kelompok 07PAM / 1 (satu) Abstrak Pentingnya suatu sistem dokumentasi dan pengembangan sumber daya sangat disadari oleh PT. AJ. Central Asia Raya, atau yang biasa dikenal dengan nama PT. CAR. Selama ini, sistem pendokumentasian didalam perusahaan dirasakan masih kurang efektif. Hal ini membuat sistem kerja didalam perusahaan menjadi kurang efektif dan efisien. Karena itu, PT. CAR berkeinginan untuk membangun knowledge management sebagai sarana pendukung peningkatan kinerja karyawan didalam perusahaan. Metode yang digunakan didalam pembangunan knowledge management adalah metode studi pustaka (literatur dan perpustakaan) dan survei serta wawancara langsung dengan pihak PT.CAR. Dari hasil analisis, didapatkan bahwa banyak knowledge penting yang dimiliki perusahaan seperti, laporan kerja karyawan, laporan hasil penyelesaian proyek, data dari buku-buku, notulen rapat, serta data karyawan berikut tugas, kewewenang dan tanggung jawab yang teridentifikasi, tidak dapat digunakan secara maksimal akibat tidak adanya pendokumentasian yang baik. Karena itu knowledge management dibutuhkan sebagai solusi yang dapat mendukung proses dokumentasi yang baik, efektif, dapat digunakan, dan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya didalam perusahaan. Kesimpulan yang diambil adalah dengan knowledge management, PT. CAR akan mengefektifkan sistem pendokumentasian serta meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan. Kata kunci : knowledge management, knowledge, dokumentasi. vii

2 Prakata Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-nya sehingga kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Skripsi ini merupakan karya ilmiah yang disusun sebagai syarat kelulusan pada jenjang strata-1 (satu), Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara. Kami menyadari bahwa skripsi ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan banyak pihak. Karena itu, pada kesempatan ini, kami ingin memberikan ucapan terima kasih kami, kepada pihak-pihak yang telah membantu, antara lain : 1. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara atas segala kepercayaan dan kesempatan yang diberikan sejak kami menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara hingga saat ini. 2. Bapak. Prof., Dr., Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah dengan bijak menggantikan Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., dalam memimpin Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak. Win Ce, S.Kom., MM., selaku dosen pembimbing yang memberikan begitu banyak waktu, bimbingan dan saran yang sangat berguna didalam penulisan skripsi ini. 4. Orang tua serta keluarga yang terus memberikan dukungan dan doa kepada kami. 5. Bapak. Siswono, S.Kom., MM., selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi. 6. PT. AJ. Central Asia Raya, perusahaan tempat kami melakukan studi kasus, atas kesempatan dan dukungan yang diberikan. viii

3 7. Bapak. Albert Setiawan Tadjipramana, selaku perwakilan PT. AJ. Central Asia Raya, atas kesempatan, dukungan dan waktu yang diberikan untuk terus medukung kami didalam pengumpulan data dan wawancara. 8. Rekan-rekan penulis yang telah banyak memberikan pendapat, saran serta kritik yang sangat berarti didalam penulisan skripsi ini. 9. Rekan-rekan penulis (Afandi) dari SekBer PMVBI, Purnama Siddhi, Yulianto, Yani, Susi dan Helen, atas segala dukungan dan bantuan yang telah diberikan. 10. Pihak-pihak yang telah terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis didalam menyelesaikan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa seiring perkembangan masa, perubahan yang terjadi akan semakin mempengaruhi isi skripsi ini. Kemajuan teknologi membuat segalanya semakin mudah. Sehingga, dari waktu ke waktu skripsi ini akan dirasa semakin memiliki kekurangan. Karena itu, penulis sangat berterima kasih atas segala saran, kritik dan masukan yang membangun. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini akan sangat berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, baik pada masa sekarang ini, atau suatu saat nanti. Terima kasih. Jakarta, Januari 2005 Penulis ix

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv vii viii x xviii xx xxiv BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori Umum Pengertian Sistem Pengertian Data dan Informasi Pengertian Sistem Informasi 7 x

5 2.1.4 Pengertian Knowledge Pengertian Management Pengertian Knowledge Management Database PHP MySQL Apache Teori Khusus Teori-teori Knowledge Management Wisdom Tacit and Explicit Knowledge Proses Inti Knowledge Management Knowledge Goal Repository dan Knowledge Repository SWOT Analysis Definisi SWOT Diagram Posisi SWOT Cara Penentuan Faktor-faktor SWOT Matriks SWOT Modeling System Rich Picture Problem Domain Analysis domain Value Network Analysis 34 xi

6 Definisi Value Network Inti Proses Value Network 35 BAB 3 ANALISIS SISTEM UNTUK PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Latar Belakang Perusahaan Sejarah Visi dan Misi Struktur Organisasi Proses Bisnis Divisi Information Systems Keterangan Divisi Information Systems Struktur Organisasi divisi Information Systems Tugas Tanggung Jawab dan Kewenangan Kepala Bagian Systems Development Kepala Bagian Systems Operation Proses Bisnis Divisi Information Systems Analisa Strategi Perusahaan dan Strategi divisi Information Systems Analisis Value Network Core Process Value Network Value Output Divisi Information Systems Core Process Value Network Divisi Information Systems Impact Analysis Divisi Information Systems Analisis S.W.O.T 78 xii

7 Lingkungan Internal Lingkungan External Matrix SWOT Perancangan Strategi berdasarkan SWOT Knowledge Goal Normative Strategic Operational Identifikasi Knowledge Structural Explicit Knowledge Tacit Knowledge Functional Explicit Knowledge Tacit Knowledge Behaviour 98 BAB 4 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management Pemetaan Fitur Keterangan Fitur User Management Library Project 106 xiii

8 4.3.4 Event Community MoM (Minute of Meeting) Training Costumer Info Helpdesk Class Diagram Use Case Diagram Sequence Sequence Log In Sequence User Management Sequence User Management (User) Sequence Library Sequence Library (Admin) Sequence Project Sequence Project (Admin) Sequence Event Sequence Community Sequence Community Announcement (Admin) Sequence Community Forum (Admin) Sequence Community Announcement (Manager/User) Sequence Community Forum (Manager/User) Sequence MoM (Minutes of Meeting) Sequence MoM (Admin) 134 xiv

9 4.6.8 Sequence Help Desk Sequence Help Desk (Admin) Sequence Help Desk (User/Manager) Sequence Training Sequence Training (Admin) Sequence Training (Manager/User) Sequence Custumer Info Sequence Customer Info (Admin) Sequence Customer Info (Manager/User) Rancangan Layar Rancangan Layar Window Log In Rancangan Layar Window Forget Password Rancangan Layar Window Home Rancangan Layar Window User Management Find User Find User Detail Create New User Change Password Job Desk Job Desk Name Create New Job Desk Find Work Report Find Work Report Active Create New Work Report 156 xv

10 Find User Score Find User Score Active User Score Detail User Score Edit Rancangan Layar Library Find Book Find Book Active Create New Book Project Find Project Find Project Active Project Detail Add Project Posting Add New Project Event Find Event Find Event Active Create New Event Community Announcement Create New Announcement Announcement Active MoM (Minute of Meeting) Find MoM 177 xvi

11 Find MoM Active Create New MoM Helpdesk Find Helpdesk Find Helpdesk Active Create New Helpdesk Training Find Training Find Training Active Create New Training Customer Info Find Customer Find Customer Active Create New Costumer 190 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran 194 DAFTAR PUSTAKA 196 DAFTAR RIWAYAT HIDUP 199 LAMPIRAN xvii

12 DAFTAR TABEL Tabel 2. 1 Knowledge Management Goals 21 Tabel 2. 2 Matriks SWOT 29 Tabel 2. 3 Impact Analysis 39 Tabel 3. 1 Value impact divisi information systems 68 Tabel 3. 2 Impact analisis divisi information systems 73 Tabel 3. 3 Matrix SWOT pada lingkungan internal PT. CAR 87 Tabel 3. 4 Matrix SWOT pada lingkungan eksternal PT. CAR 88 Tabel 3. 5 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT 90 Tabel 3. 6 Pemetaan stategi berdasarkan SWOT 91 Tabel 3. 7 Pemetaan knowledge goal 93 Tabel 4. 1 Pemetaan Fitur Knowlegde Management 100 Tabel 4. 2 Field pada Fitur User Management 102 Tabel 4. 3 Grouping Knowledge pada User Management 103 Tabel 4. 4 Field pada Fitur User Management 104 Tabel 4. 5 Grouping Knowledge pada Library 105 Tabel 4. 6 Field pada Fitur Project 106 Tabel 4. 7 Grouping Knowledge pada Project 106 Tabel 4. 8 Field pada Fitur Project 107 Tabel 4. 9 Grouping Knowledge pada Project 107 Tabel Field pada Fitur Community 108 Tabel Grouping Knowledge pada Community 108 xviii

13 Tabel Field pada Fitur Forum 109 Tabel Grouping Knowledge pada Forum 109 Tabel Field pada Fitur MoM 110 Tabel Grouping Knowledge pada MoM 111 Tabel Field pada Fitur Training 113 Tabel Grouping Knowledge pada Training 113 Tabel Field pada Fitur Customer Info 114 Tabel Grouping Knowledge pada Customer Info 115 Tabel Field pada Fitur Helpdesk 116 Tabel Grouping Knowledge pada Helpdesk 116 xix

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 2. 1 Empat Pola Dasar Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi 14 Gambar 2. 2 Kegiatan Proses Inti Manajemen Pengetahuan 17 Gambar 2. 3 Diagram Posisi SWOT 25 Gambar 2. 4 Class Structure 31 Gambar 2. 5 Aggregation 32 Gambar 2. 6 Association 32 Gambar 2. 7 Notasi Pada Use Case Diagram 33 Gambar 2. 8 Notasi Pada Sequence Diagram 34 Gambar 2. 9 Value Network Diagram 38 Gambar 3. 1 Struktur organisasi PT. A.J. Central Asia Raya 43 Gambar 3. 2 Struktur organisasi pada divisi Information Systems 46 Gambar 3. 3 Rich picture sistem divisi information systems 56 Gambar 3. 4 Core Process PT. CAR 59 Gambar 3. 5 Value output divisi information systems 67 Gambar 3. 6 Core process divisi information systems 69 Gambar 3. 7 Posisi SWOT Perusahaan 89 Gambar 4. 1 Kerangka kerja Pembangunan Knowledge Management 99 Gambar 4. 2 Class Diagram Aplikasi Knowldge Management 117 Gambar 4. 3Use Case Diagram 118 Gambar 4. 4 Sequence Log In 120 Gambar 4. 5 Sequence User Management (User) 121 Gambar 4. 6 Sequence User Management (Admin) 123 xx

15 Gambar 4. 7 Sequence User Management (Manager) 124 Gambar 4. 8 Sequence Library (Admin) 125 Gambar 4. 9 Sequence Library (User/Manager) 126 Gambar Sequence Project (Admin) 127 Gambar Sequence Library (Manager/User) 128 Gambar Sequence Event 129 Gambar Sequence Community Announcement (Admin) 130 Gambar Sequence Community Forum (Admin) 131 Gambar Sequence Community Announcement (Manager/User) 132 Gambar Sequence Community Forum (Manager/User) 133 Gambar Sequence MoM (Admin) 134 Gambar Sequence MoM (Manager/User) 135 Gambar Sequence Helpdesk (Admin) 136 Gambar Sequence Helpdesk (Manager/User) 137 Gambar Sequence Training (Admin) 138 Gambar Sequence Training (Manager/user) 139 Gambar Sequence Training (Admin) 140 Gambar Sequence Customer Info (Manager/user) 141 Gambar Rancangan layar login 143 Gambar Rancangan layar forgot password 144 Gambar Rancangan layar home 145 Gambar Rancangan layar find user (user management) 146 Gambar Rancangan layar find user active (user management) 147 Gambar Rancangan layar create user (user management) 148 xxi

16 Gambar Rancangan layar change password (user management) 150 Gambar Rancangan layar find job desk (user management) 151 Gambar Rancangan layar find job desk active (user management) 152 Gambar Rancangan layar create new job desk (user management) 153 Gambar Rancangan layar find work report (user management) 154 Gambar Rancangan layar find work report active (user management) 155 Gambar Rancangan layar create new work report active (user management) 156 Gambar Rancangan layar user scores (user management) 157 Gambar Rancangan layar find user scores (user scoring) 158 Gambar Rancangan layar user scores detail (user scoring) 159 Gambar Rancangan layar edit user scores (user scoring) 160 Gambar Rancangan layar find book (library) 161 Gambar Rancangan layar find book active (library) 162 Gambar Rancangan layar create new book (library) 163 Gambar Rancangan layar find project (Project) 165 Gambar Rancangan layar find project active (Project) 166 Gambar Rancangan layar project detail (Project) 167 Gambar Rancangan layar add project posting (Project) 169 Gambar Rancangan layar add new project (Project) 170 Gambar Rancangan layar find event (Event) 171 Gambar Rancangan layar find event active(event) 172 Gambar Rancangan layar create new event (Event) 173 Gambar Rancangan layar announcement (community) 174 Gambar Rancangan layar create new announcement (community) 175 xxii

17 Gambar Rancangan layar find announcement active (community) 176 Gambar Rancangan layar find MoM (MoM) 177 Gambar Rancangan layar find MoM acctive (MoM) 178 Gambar Rancangan layar create new MoM (MoM) 179 Gambar Rancangan layar find Helpdesk (Helpdesk) 181 Gambar Rancangan layar find Helpdesk active (Helpdesk) 182 Gambar Rancangan layar create new Helpdesk (Helpdesk) 183 Gambar Rancangan layar find Training (Training) 184 Gambar Rancangan layar find training active (Training) 185 Gambar Rancangan layar create new training (Training) 186 Gambar Rancangan layar find customer (Customer Info) 188 Gambar Rancangan layar find customer active (Customer Info) 189 Gambar Rancangan layar create new customer (Customer Info) 190 xxiii

18 DAFTAR ISI LAMPIRAN L1.1. Tampilan layar LOG IN L1.2. Tampilan layar FORGOT PASSWORD L1.3. Tampilan layar HOME L1.4. Tampilan Layar USER MANAGEMENT L1.4.1 Tampilan Layar Find User L1.4.2 Tampilan Layar Find User Active L1.4.3 Tampilan Layar Create User (1) L1.4.3 Tampilan Layar Create User (2) L1.4.4 Tampilan Layar Change Password L1.4.5 Tampilan Layar Job Scoring L1.4.6 Tampilan Layar Job Scoring Active L1.4.7 Tampilan Layar Job Scoring Detail L1.4.8 Tampilan Layar Add Job Scoring L1.4.9 Tampilan Layar Jobdesk L Tampilan Layar Jobdesk Add Document L Tampilan Layar Create Jobdesk L Tampilan Layar Edit Jobdesk L Tampilan Layar Read Jobdesk L Tampilan Layar Find Jobdesk Active L Tampilan Layar Work Report L Tampilan Layar Find Work Report Active L Tampilan Layar Find Work Report Detail L1 L1 L2 L2 L2 L3 L4 L4 L5 L5 L6 L6 L7 L7 L8 L8 L9 L9 L10 L10 L11 L11 xxiv

19 L Tampilan Layar Add Work Report L1.5. Tampilan Layar LIBRARY L1.5.1 Tampilan Layar Find Library L1.5.2 Tampilan Layar Find Library Active L1.5.3 Tampilan Layar Find Library Detail L1.5.4 Tampilan Layar Add Library (1) L1.5.4 Tampilan Layar Add Library (2) L1.6. Tampilan Layar PROJECT L1.6.1 Tampilan Layar Find Project L1.6.2 Tampilan Layar Find Project Active L1.6.3 Tampilan Layar Find Project Detail L1.6.4 Tampilan Layar Read Project Documentation L1.6.5 Tampilan Layar Add Project L1.6.6 Tampilan Layar Posting Project L1.7. Tampilan Layar EVENT L1.7.1 Tampilan Layar Find Event L1.7.2 Tampilan Layar Find Active L1.7.3 Tampilan Layar Add Event L1.8. Tampilan Layar COMMUNITY L1.8.1 Tampilan Layar Announcement Admin L1.8.2 Tampilan Layar Find Announcement L1.8.3 Tampilan Layar Find Announcement (User) L1.8.3 Tampilan Layar Find Announcement (Admin) L1.8.4 Tampilan Layar Add Announcement L12 L12 L12 L13 L13 L14 L14 L15 L15 L15 L16 L16 L17 L17 L18 L18 L18 L19 L19 L19 L20 L20 L21 L21 xxv

20 L1.9. Tampilan Layar HELP DESK L1.9.1 Tampilan Layar Helpdesk Admin L1.9.2 Tampilan Layar Find Helpdesk User L1.9.3 Tampilan Layar Find Helpdesk Detail L1.9.4 Tampilan Layar Find Helpdesk Detail User L1.9.5 Tampilan Layar Create Helpdesk L1.10. Tampilan Layar TRAINING L Tampilan Layar Training (Admin) L Tampilan Layar Create Training L Tampilan Layar Find Training Active L Tampilan Layar Find Training Detail L Tampilan Layar Find Training (User) L Tampilan Layar Find Training Active (User) L1.11. Tampilan Layar CUSTOMER INFO L Tampilan Layar Customer Info (Admin) L Tampilan Layar Create Customer Info (Admin) L Tampilan Layar Find Customer Info (Admin) L Tampilan Layar Find Customer Info (User) L Tampilan Layar Read Customer Info (User) L Tampilan Layar Find Customer Info (User) L Tampilan Layar Read Customer Info L1.12. Tampilan Layar MoM L Tampilan Layar MoM (Admin) L Tampilan Layar Create MoM L22 L22 L22 L23 L23 L24 L24 L24 L25 L25 L26 L26 L27 L27 L27 L28 L28 L29 L29 L30 L30 L31 L31 L31 xxvi

21 L Tampilan Layar Find MoM Detail L Tampilan Layar Find MoM (User) L Tampilan Layar Read MoM L32 L32 L33 xxvii