BINUS UNIVERSITY. Program Studi Ganda Jurusan Manajemen Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008

Transkripsi

1 BINUS UNIVERSITY Program Studi Ganda Jurusan Manajemen Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008 Abstrak PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA CV PRIMACO Hendri Desungku Perancangan knowledge management system di CV Primaco berdasarkan dari analisis SWOT dan Value Network untuk mengetahui strateginya. Identifikasi knowledge dilakukan untuk menentukan knowledge goals perusahaan. Kemudian strategi perusahaan dan knowledge goals diselaraskan. Dari hasil analisis yang dilakukan, kemudian membangun perancangan sistem dengan fitur-fitur yang mendukung penyelarasan knowledge goals dengan strategi perusahaan. Pembangunan knowledge management system menggunakan pendekatan Object Oriented and Design. Setelah pembangunan diperoleh bahwa perancangan knowledge management system telah berhasil dilakukan dan telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Walau begitu, pengkajian perlu untuk dilakukan secara terus menerus sehingga kualitas dari knowledge management system yang dirancang tidak menurun dan terus mengalami peningkatkan. Kata kunci : knowledge, knowledge management system, SWOT, Value Network, Object Oriented and Design. iv

2 KATA PENGANTAR Puji syukur dan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul Pembangunan Knowledge Management System dengan baik pada waktunya. Skripsi ini merupakan karya ilmiah yang disusun sebagai salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata-1 Fakultas MIPA, Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen, Binus University. Pada kesempatan ini, penulis juga ingin memberikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis selama penyusunan skripsi ini antara lain: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.app. Sc selaku Rektor Binus University, yang telah memberi kepercayaan dan kesempatan kepada penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi. 2. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM selaku mantan Rektor Binus University. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. 4. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE., MM. selaku Dekan Fakultas Ekonomi atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. 5. Bapak Wikaria Gazali, S.Si., MT. selaku Dekan Fakultas Ganda atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. 6. Bapak Johan, S.Kom., MM. selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi dan yang telah memberikan pengarahan awal bagi penulis dalam mengerjakan skripsi. 7. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM. selaku Ketua Jurusan Manajemen dan selaku dosen pembimbing yang telah memberikan petunjuk, pengarahan dan bimbingan dari awal hingga selesainya skripsi ini.. 8. Bapak Win Ce, S.Kom, MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, saran serta kritikan yang sangat berguna dalam penulisan skripsi. 9. CV Primaco yang telah memberikan kesempatan dan kepercayaan bagi penulis untuk dapat mengerjakan dan menyelesaikan skripsi. 10. Ibu Etty Kurniawati selaku owner CV Primaco yang telah banyak membantu dan meluangkan waktunya kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi. 11. Manajer CV Primaco, Bapak Effendy Chandra, Ibu Laurensia Pudji, Ibu Anasthasia Lanny, Ibu Dini, Ibu Retno, Bapak Arief Subardjo, Ibu Rizqie, dan seluruh staff CV Primaco yang telah memberikan banyak bantuan kepada penulis. 12. Orang tua, Papa, Mama terima kasih dan keluarga penulis yang telah memberikan dukungan penuh dan doa bagi penulis. 13. Teman-teman angkatan 2003 jurusan Sistem Informasi dan Manajemen atas dukungan dan motivasi yang diberikan selama masa perkuliahan. 14. Sahabat terdekat dan teman terbaik penulis, Meilyanne Susanti yang telah memberikan dukungan yang sangat besar bagi penulis. Terima Kasih. 15. Rekan-rekan penulis, Dewi Riana, Wilfian Tarno dan Andi Hirawan yang telah memberikan bimbingan, saran, kritik dan dorongan yang sangat berarti kepada penulis. v

3 16. Semua pihak yang telah terlibat dan tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu sehingga dapat terselesaikannya penulisan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa penulisan skripsi ini masih mempunyai kekurangan. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat penulis harapkan agar dapat menyempurnakannya. Akhir kata, Penulis juga berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan bagi penulisan di waktu yang akan datang. Jakarta, Januari 2008 Penulis, Hendri Desungku vi

4 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL LUAR HALAMAN JUDUL DALAM PERSETUJUAN HARD COVER i ii iii PERNYATAAN DEWAN PENGUJI ABSTRAK KATA PENGANTAR DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN iv v vii xiii xv xviii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori Umum Pengertian Sistem Pengertian Data dan Informasi Pengertian Sistem Informasi Pengertian Knowledge 7 vii

5 2.1.5 Pengertian Management Pengertian Knowledge Management Database Teori Khusus Teori-teori Knowledge Management Tacit and Explicit Knowledge Structural, Functional and Behavioural Knowledge Proses Utama Knowledge Managemen Tiga level Knowledge Goals SWOT Analisis Definisi SWOT Model Matriks Internal Eksternal Matriks SWOT Modeling System Rich Picture Problem Domain Analysis Domain Value Network Analysis Definisi Value Network Inti Proses Value Network Kerangka Kerja 26 BAB 3 ANALISIS PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Latar Belakang Perusahaan 27 viii

6 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan Visi dan Misi Struktur Organisasi Tugas Wewenang dan Tanggung Jawab Ruang Lingkup Kegiatan Usaha Proses Bisnis Proses Bisnis Penjualan Proses Bisnis Pengadaan Barang Analisa Strategi Perusahaan Analisis Value Network Analisis SWOT Analisis Lingkungan Internal Analisis Lingkungan Eksternal Perancangan Strategi berdasarkan SWOT Matriks IE Matriks SWOT Knowledge Goals Strategic Operational Normative Penyelarasan Knowledge Goals dengan Strategi Perushaan Identifikasi Knowledge Structural Explicit Knowledge 61 ix

7 Tacit Knowledge Functional Explicit Knowledge Tacit Knowledge Behavior Knowledge Permasalahan yang dihadapi Usulan Pemecahan Masalah 66 BAB 4 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM Pemetaan Fitur Keterangan Fitur Fitur Profile Fitur Questions And Answers Fitur Events Fitur News Fitur Product Fitur Minutes of Meeting Fitur Knowledge Base Strukturisasi dan Grouping Fitur Profile Fitur Questions And Answers Fitur Events Fitur News Fitur Product Fitur Minutes of Meeting 77 x

8 4.3.7 Fitur Knowledge Base Rancangan Sistem yang Dibangun Class Diagram Use Case Diagram Sequence Diagram Sequence Log In Sequence Mengakses Profile Sequence Mengakses Questions and Answers Sequence Mengakses Event Sequence Mengakses News Sequence Mengakses Product Sequence Mengakses Minutes of Meeting Sequence Mengakses Knowledge Base Sequence Mengakses List Master Sequence Log Out Rancangan Layar Rancangan Layar Index Rancangan Layar Home Rancangan Layar Profile Rancangan Layar Questions And Answers Rancangan Layar Events Rancangan Layar News Rancangan Layar Product Rancangan Layar Minutes of Meeting 118 xi

9 4.5.9 Rancangan Layar Knowledge Base Rencana Implementasi Spesifikasi Sistem Spesifikasi perangkat keras (Hardware) Spesifikasi piranti lunak (Software) Spesifikasi Sumber Daya Manusia (Brainware) Arsitektur Jaringan Jadwal Implementasi 128 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran 130 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN xx xxii L1 SURAT SURVEY xii

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Knowledge Management Goals at different levels 13 Tabel 2.2 Matriks IE (Internal-Eksternal) 17 Tabel 2.3 Matriks Strength-Weakness-Opportunities-Threats (SWOT) 17 Tabel 3.1 Produk CV Primaco 35 Table 3.2 AHP untuk IFAS 49 Tabel 3.3 Analisis lingkungan internal (IFAS) CV Primaco 50 Table 3.4 AHP untuk EFAS 51 Tabel 3.5 Analisis Lingkungan Eksternal (EFAS) CV Primaco 52 Tabel 3. 6 Matriks SWOT 55 Tabel 3.7 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT 57 Tabel 4. 1 Pemetaan Fitur Knowlegde Management 68 Tabel 4. 2 Field pada Fitur Profile 72 Tabel 4. 3 Grouping Knowledge pada Fitur Profile 73 Tabel 4. 4 Field pada Fitur Question and Answer 74 Tabel 4. 5 Grouping Knowledge pada fitur Questions and Answer 74 Tabel 4. 6 Field pada Fitur Events 75 Tabel 4. 7 Grouping Knowledge pada Fitur Events 75 Tabel 4. 8 Field pada Fitur News 75 Tabel 4. 9 Grouping Knowledge pada fitur News 76 Tabel Field pada Fitur Product 76 Tabel Grouping Knowledge pada fitur product 77 Tabel Field pada Fitur Minutes of Meeting 77 xiii

11 Tabel Grouping Knowledge pada fitur Minutes of Meeting 78 Tabel Field pada Fitur Knowledge Base 78 Tabel Grouping Knowledge pada fitur Knowledge Base 79 Tabel Jadwal Implementasi 128 xiv

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Kegiatan Proses Inti Manajemen Pengetahuan 13 Gambar 2. 2 Value Network Diagram 25 Gambar 2.3 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management System 26 Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV PRIMACO 29 gambar 3.2 Rich Picture sistem penjualan barang CV Primaco 39 gambar 3.3 Rich Picture sistem pengadaan barang CV Primaco 40 Gambar 3.4 Value Network Diagram CV Primaco 42 Gambar 3.5 Matriks IE CV Primaco 56 Gambar 4.1 Class Diagram aplikasi Knowledge Management 80 Gambar 4.2 Use Case Diagram aplikasi Knowledge Management 81 Gambar 4.3 Sequence Log In 83 Gambar 4.4 Sequence Mengakses Profile Admin dan Owner 84 Gambar 4.5 Sequence Mengakses Profile Staff dan Manager 85 Gambar 4.6 Sequence Mengakses Question and Answers Admin dan Owner 86 Gambar 4.7 Sequence Mengakses Question and Answers Staff dan Manager 87 Gambar 4.8 Sequence Mengakses Event Admin dan Owner 88 Gambar 4.9 Sequence Mengakses Event Manager dan Staff 89 Gambar 4.10 Sequence Mengakses News Admin dan Owner 90 Gambar 4.11 Sequence Mengakses News Staff dan Manager 91 Gambar 4.12 Sequence Mengakses Product Admin dan Owner 92 Gambar 4.13 Sequence Mengakses Product Staff dan Manager 93 Gambar 4.14 Sequence Mengakses Minutes of Meeting Admin dan Owner 94 xv

13 Gambar 4.15 Sequence Mengakses Minutes of Meeting Staff dan Manager 95 Gambar 4.16 Sequence Mengakses Knowledge Base Admin dan Owner 96 Gambar 4.17 Sequence Mengakses Knowledge Base Staff dan Manager 97 Gambar 4.18 Sequence Mengakses List Master Admin 98 Gambar 4.19 Sequence Log Out 99 Gambar 4.20 Rancangan Layar Index 100 Gambar 4.21 Rancangan Layar Home 101 Gambar 4.22 Rancangan Layar Profile 102 Gambar 4.23 Rancangan Layar Search Other Profile 103 Gambar 4.24 Rancangan Layar New Profile 104 Gambar 4.25 Rancangan Layar Question and Answer 105 Gambar 4.26 Rancangan Layar View Question 106 Gambar 4.27 Rancangan Layar New Question 107 Gambar 4.28 Rancangan Layar Events 108 Gambar 4.29 Rancangan Layar View Event 109 Gambar 4.30 Rancangan Layar New Question 110 Gambar 4.31 Rancangan Layar News 111 Gambar 4.32 Rancangan Layar View News 112 Gambar 4.33 Rancangan Layar New News 113 Gambar 4.34 Rancangan Layar Product 114 Gambar 4.35 Rancangan Layar View Product 115 Gambar 4.36 Rancangan Layar Supplier Information 116 Gambar 4.37 Rancangan Layar New Product 117 Gambar 4.38 Rancangan Layar Minutes of Meeting 118 xvi

14 Gambar 4.39 Rancangan Layar View MoMGambar 119 Gambar 4.40 Rancangan Layar New MoM 120 Gambar 4.41 Rancangan Layar Knowledge Base 121 Gambar 4.42 Rancangan Layar View Knowledge Base 122 Gambar 4.43 Rancangan Layar New Knowledge Base 123 Gambar 4.44 Rancangan Layar Setting Department 124 Gambar 4.45 Arsitektur Jaringan 125 xvii

15 DAFTAR ISI LAMPIRAN L1. Analytical Hierarchy Process L1 L1.1. AHP pada komponen internal L1.2. AHP pada komponen eksternal L2.1. Tampilan layar INDEX L2.2. Tampilan layar HOME L2.3. Tampilan layar PROFILE L2.3.1 Tampilan Layar SEARCH PROFILE L2.3.2 Tampilan Layar NEW PROFILE L2.4. Tampilan layar QUESTION AND ANSWERS L2.4.1 Tampilan Layar VIEW QUESTION L2.4.2 Tampilan Layar NEW QUESTION L2.5. Tampilan layar EVENT L2.5.1 Tampilan Layar NEW EVENT L2.5.2 Tampilan Layar VIEW EVENT L2.5.3 Tampilan Layar NEW SUB EVENT L2.5.4 Tampilan Layar VIEW SUB EVENT L2.6. Tampilan layar NEWS L2.6.1 Tampilan Layar NEW NEWS L2.6.2 Tampilan Layar VIEW NEWS L2.7. Tampilan layar PRODUCT L2.7.1 Tampilan Layar NEW PRODUCT L2.7.2 Tampilan Layar VIEW PRODUCT L1 L7 L14 L14 L15 L15 L16 L16 L17 L17 L18 L18 L19 L19 L20 L20 L21 L21 L22 L22 L23 xviii

16 L2.7.3 Tampilan Layar SUPPLIER L2.8. Tampilan layar MoM L2.8.1 Tampilan Layar NEW MoM L2.8.2 Tampilan Layar VIEW MoM L2.8.3 Tampilan Layar NEW AGENDA L2.8.4 Tampilan Layar VIEW SUB AGENDA L2.9. Tampilan layar KNOWLEDGE BASE L2.9.1 Tampilan Layar NEW KNOWLEDGE BASE L2.9.2 Tampilan Layar VIEW KNOWLEDGE BASE L2.9.3 Tampilan Layar NEW LEARNING MATERIAL L2.9.4 Tampilan Layar VIEW LEARNING MATERIAL L2.10. Tampilan layar LIST MASTER L Tampilan Layar VIEW LIST MASTER L24 L24 L25 L25 L26 L26 L27 L27 L28 L28 L29 L29 L30 xix