UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Triana Maya Linggadewi Kurniawan Sidik Purnomo Fransisca Kelas 08 PBA / Kelompok 05

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap Tahun 2005 PERANCANGAN DAN PENGUKURAN KINERJA DEPARTEMEN TI MENGGUNAKAN METODE BALANCED SCORECARD PADA PT. PINDO DELI PULP AND PAPER MILLS Triana Maya Linggadewi Kurniawan Sidik Purnomo Fransisca Kelas 08 PBA / Kelompok 05 Abstrak Dalam memaksimalkan added value perusahaan, PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills yang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri kertas, perlu mengembangkan teknologi informasi sebagai tulang punggung perusahaan. Berkaitan dengan ini dibutuhkan suatu metode pengukuran kinerja departemen TI berdasarkan metode Balanced Scorecard, yakni IT Balanced Scorecard, untuk mengukur pencapaian sasaran departemen TI dalam mendukung rencana strategis perusahaan. Pengukuran dengan IT Balanced Scorecard terdiri dari empat perspektif, yakni perspektif Kontribusi Perusahaan, perspektif Orientasi Pengguna, perspektif Penyempurnaan Operasional dan perspektif Orientasi Masa Depan. Metode penelitian yang digunakan adalah studi kepustakaan dan studi lapangan. Sebagian besar metode pengukuran data adalah pendapatan data riil dari perusahaan dengan sebagian interview dan kuesioner. Hasil pengukuran menggunakan IT Balanced Scorecard menunjukan bahwa kinerja departemen TI PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills berada pada posisi excellent. Keluaran dari pengukuran ini ditampilkan pada Digital Dashboard. Simpulan yang didapatkan adalah bahwa departemen TI secara keseluruhan dapat mencapai sasaran-sasarannya dalam mendukung strategi dan kemajuan perusahaannya. Dengan ini PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills diharapkan dapat semakin maju dengan adanya added value yang signifikan dari departemen TI. Kata kunci : Pengukuran Kinerja, Balanced Scorecard, IT Balanced Scorecard, Digital Dashboard i

2 PRAKATA Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunianya, skripsi kami yang berjudul Perancangan dan Pengukuran Kinerja Departemen TI menggunakan metode Balanced Scorecard pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills dapat diselesaikan dengan baik dan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Adapun maksud dan tujuan penulisan skripsi merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan jenjang studi Strata-1 di Universitas Bina Nusantara Jakarta. Dalam penulisan skripsi ini banyak sekali ilmu pengetahuan yang bermanfaat yang dapat diambil. Penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan rendah hati penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Envermy. Vem, selaku Pjs Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Win Ce. S.Kom., MM. selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan materi, gagasan serta ide yang sangat membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini. 3. Bapak Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM, MBA. selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi. 4. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 5. Seluruh dosen dan staf pengajar yang telah memberikan bimbingan selama masa kuliah di Universitas Bina Nusantara. 6. Pimpinan dan seluruh staf khususnya departemen TI dan marketing pada PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills yang telah memberikan kesempatan dan membantu penulis dalam melakukan penelitian. ii

3 7. Kepada kedua orang tua dan saudara-saudara dari para penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materiil, beserta doa selama menjalani perkuliahan dan penulisan skripsi ini. 8. Teman setia penulis yang selama ini memberikan dukungan moral dan doa dalam penulisan skripsi ini. 9. Semua pihak yang secara langsung dan tidak langsung telah banyak membantu dalam memberi saran dan kritik yang membangun dan semua yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Penulis menyadari walaupun telah berusaha dengan segala kemampuan yang ada, masih terdapat beberapa kekurangan dalam penulisan skripsi ini dari segi materi maupun penggunaan bahasa. Oleh karena itu segala kritik, saran maupun tanggapan yang bersifat membangun akan diperhatikan demi penyempurnaan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap skripsi ini berguna untuk masa yang akan datang, yakni bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak lain yang membutuhkan. Jakarta, Juni 2005 Penulis iii

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iv x xii xiv BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori Umum Pengukuran Kinerja Konsep Balanced Scorecard Pengertian Balanced Scorecard 10 iv

5 Karakteristik Balanced Scorecard Empat perspektif Balanced Scorecard Visi, Misi, dan Strategi Pengertian Teknologi Informasi Kaitan Teknologi Informasi dengan Balanced Scorecard Teknik Pengumpulan Data Kuisioner Wawancara (Interview) Teori Khusus Definisi IT Balanced Scorecard Konsep IT Balanced Scorecard Langkah-langkah Pembangunan Balanced Scorecard Analisis Porter Analisis SWOT Definisi SWOT Cara penentuan Faktor-faktor SWOT Diagram analisa SWOT Diagram Matrik SWOT Critical Success Faktor (CSF) Strategic Map Digital Dashboard Pengertian Digital Dashboard Keuntungan penggunaan Digital Dashboard pada perusahaan IS Strategic Grid 50 v

6 BAB 3 ANALIS IS PERUS AHAAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Pembagian Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab Dalam Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Analisis Perusahaan Model Porter SWOT Analisis CSF Strategi Perusahaan Profil Departemen TI Latar Belakang departemen TI Struktur Organisasi departemen TI Tugas dan Wewenang departemen TI Visi dan Misi departemen TI Strategi departemen TI Proses Bisnis TI Analisis IS Strategic Grid Infrastruktur Jaringan Pengukuran Kinerja Departemen TI IT Plan 109 vi

7 BAB 4 PERANCANGAN BALANCED SCORECARD PADA DEPARTEMEN TI Perancangan IT Balanced Scorecard Kerangka pembangunan IT Balanced Scorecard Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Departemen TI Analisa Tujuan dan Ukuran Strategis dari KPI Departemen TI Analisa Tujuan Strategis dari IT Plan Penentuan tujuan dan ukuran strategis Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Strategic Map Penentuan sasaran ukuran IT Balanced Scorecard Penentuan sasaran ukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan Penentuan sasaran ukuran Perspektif Orientasi Pengguna Penentuan sasaran ukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional Penentuan sasaran ukuran Perspektif Orientasi Masa Depan Pembobotan terhadap empat perspektif, tujuan dan ukuran IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional 151 vii

8 Perspektif Orientasi Masa Depan Pembuatan Digital Dashboard Metode Pengumpulan Data Perancangan layar Digital Dashboard Rancangan Layar Login Rancangan Layar Utama Rancangan Layar Data Keseluruhan Rancangan Layar Detail Perspektif Rancangan Tabel Data Rancangan database Digital Dashboard Pengukuran IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Aktual IT Balanced Scorecard Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard 195 BAB 5 S IMPULAN DAN S ARAN Simpulan Saran 199 viii

9 Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran Fotokopi Surat Survey ix

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Berbagai Atribut Pengukur Kinerja yang Baik 9 Tabel 2.2 Kerangka Kinerja IT Balanced Scorecard 27 Tabel 2.3 EFAS 42 Tabel 2.4 IFAS 43 Tabel 2.5 Matrik SWOT 46 Tabel 3.1 Matriks Faktor Strategi Internal 75 Tabel 3.2 Matriks Faktor Strategi Eksternal 76 Tabel 3.3 Matriks SWOT 78 Tabel 4.1 Visi dan Misi Perusahaan dan Departemen TI 113 Tabel 4.2 Penyelarasan strategi departemen TI dengan strategi perusahaan 115 Tabel 4.3 Penarikan komponen KPI ke dalam IT Balanced Scorecard 119 Tabel 4.4 IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan 156 Tabel 4.5 IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi Pengguna 157 Tabel 4.6 IT Balanced Scorecard Perspektif Penyempurnaan Operasional 158 Tabel 4.7 IT Balanced Scorecard Perspektif Orientasi Masa Depan 159 Tabel 4.8 Metode Pengumpulan Data perspektif Kontribusi Perusahaan 160 Tabel 4.9 Metode Pengumpulan Data perspektif Orientasi Pengguna 161 Tabel 4.10 Metode Pengumpulan Data perspektif Penyempurnaan Operasional 162 Tabel 4.11 Metode Pengumpulan Data perspektif Orientasi Masa Depan 163 Tabel 4.12 Perhitungan Perspektif Kontribusi Perusahaan 174 Tabel 4.13 Perhitungan Perspektif Orientasi pengguna 182 x

11 Tabel 4.14 Perhitungan Perspektif Penyempurnaan Operasional 189 Tabel 4.15 Perhitungan Perspektif Orientasi Masa Depan 193 xi

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Empat perspektif Balanced Scorecard 13 Gambar 2.2 Perspektif Pelanggan : Tolak Ukur Utama 17 Gambar 2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal : Model Rantai Nilai Genetik 19 Gambar 2.4 Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan : Kerangka Kerja 21 Gambar 2.5 Langkah-langkah Perancangan Balanced Scorecard 36 Gambar 2.6 Kekuatan persaingan dalam industri menurut Michael E. Porter 37 Gambar 2.7 Diagram analisis SWOT 44 Gambar 2.8 Analisa IS Strategic Grid 51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills 56 Gambar 3.2 Kekuatan persaingan dalam industri menurut Michael E. Porter 69 Gambar 3.3 Hasil Analisa SWOT 77 Gambar 3.4 Struktur Organisasi Departemen TI PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills 82 Gambar 3.5 Proses permintaan penanganan masalah 88 Gambar 3.6 Proses permintaan penggantian dan pemesanan hardware 90 Gambar 3.7 Proses konsultasi dan pemberian solusi aplikasi bisnis 91 Gambar 3.8 Proses Pengembangan Proyek 93 Gambar 3.9 Hasil analisis IS Strategic Grid 102 Gambar 3.10 Infrastruktur Jaringan PT. Pindo Deli Pulp and Paper Mills 104 Gambar 4.1 Kerangka Kerja Pembangunan IT Balanced Scorecard 112 Gambar 4.2 Strategic Map 129 Gambar 4.3 Rancangan Layar Login 164 xii

13 Gambar 4.4 Rancangan Layar Utama 165 Gambar 4.5 Rancangan Layar Data Keseluruhan 166 Gambar 4.6 Rancangan Layar Detail Perspektif 167 Gambar 4.7 Rancangan Tabel Data 168 Gambar 4.8 Hasil Pengukuran 195 xiii

14 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Interview dengan Kepala Departemen TI L1 Lampiran 2 Interview dengan Kepala Unit BAS L3 Lampiran 3 Interview dengan Kepala Unit Hardware and Operation L9 Lampiran 4 Interview dengan Kepala Unit Telecommunication L12 Lampiran 5 Interview dengan Kepala Departemen Marketing L14 Lampiran 6 Pembobotan SWOT Perusahaan L18 Lampiran 7 Pengesahan Kuesioner L20 Lampiran 7.1 Kuesioner untuk Pengguna Lampiran 7.2 Rekap Kuesioner untuk Pengguna L21 L23 Lampiran 8 Perhitungan ukuran % Efektifitas Pelatihan L25 Lampiran 9 Perhitungan ukuran % Kepuasan staf TI terhadap pekerjaan L26 Lampiran 10 Layar Login Lampiran 11 Layar Utama Digital Dashboard Lampiran 12 Layar Utama (detail) Lampiran 13 Layar Detail Perspektif Kontribusi Perusahaan Lampiran 14 Layar Detail Perspektif Orientasi Pengguna Lampiran 15 Layar Detail Perspektif Penyempurnaan Operasional Lampiran 16 Layar Detail Perspektif Orientasi Masa Depan Lampiran 17 Layar Data Keseluruhan Hasil Pengukuran L27 L28 L29 L30 L31 L32 L33 L34 xiv