Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansu Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansu Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006 PENGUKURAN KINERJA DIVISI ICT DENGAN METODE IT BALANCED SCORECARD PADA PT. FRISIAN FLAG INDONESIA Patricia Deborah Fera Octarisa Riana Xaverius Kelas / Kelompok: 08 PBA / 08 Abstrak Perkembangan teknologi informasi yang pesat membuat perusahaan dituntut untuk dapat meningkatkan kinerjanya dengan penerapan TI yang disesuaikan dengan kondisi bisnis. Pentingnya peran TI dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan membuat perlunya pengukuran untuk menilai keberhasilan TI dalam menunjang kinerja perusahaan. Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang food and beverage, PT. Frisian Flag Indonesia menyadari bahwa peranan TI sangat penting dalam menunjang kegiatan operasionalnya. Oleh karena itu diperlukan suatu pengukuran untuk dapat mengukur kinerja divisi ICT pada PT. Frisian Flag Indonesia. Pengukuran dilakukan dengan metode IT Balanced Scorecard dengan pendekatan empat perspektif. Metode penelitian adalah dengan studi kepustakaan, wawancara, menyebarkan kuesioner dan meminta data dari perusahaan. Dari hasil pengukuran dengan nilai IT Balanced Scorecard sebesar 82,57% dapat diketahui bahwa rata-rata kinerja divisi ICT sudah baik walaupun masih terdapat kelemahan pada perspektif orientasi pengguna dengan pencapaian 66,73%. Dengan pencapaian tersebut, perusahaan dapat lebih memberikan perhatian terhadap perspektif orientasi pengguna agar pencapaiannya lebih optimal lagi. Untuk dapat terus memantau kinerja divisi ICT, maka sebaiknya terus dilakukan pengukuran dan evaluasi secara berkala sehingga divisi ICT dapat memberikan kontribusi lebih baik lagi bagi perusahaan. Kata Kunci: Teknologi Informasi, Pengukuran Kinerja, IT Balanced Scorecard

2 PRAKATA Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, rahmat, serta bimbingan-nya sehingga kami sebagai penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul Pengukuran Kinerja Divisi ICT Dengan Metode IT Balanced Scorecard Pada PT Frisian Flag Indonesia ini tepat pada waktunya. Penulisan skripsi ini merupakan syarat penyelesaian untuk memperoleh gelar kesarjanaan pada program pendidikan strata-1 (S1) pada Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Kami memilih topik IT Balanced Scorecard karena kami merasa topik tersebut masih baru dan juga karena perkembangan teknologi informasi yang pesat sehingga dirasa perlu adanya pengukuran terhadap kinerja divisi TI dalam memberikan dukungan bagi perusahaan. Untuk itu hasil dari penulisan skripsi ini selain diharapkan dapat memberi masukan bagi perusahaan namun juga masukan kepada para mahasiswa/i yang ingin mengambil topik yang sama. Kami menyadari masih banyak kekurangan pada penulisan skripsi ini oleh karena itu kami menerima saran dan kritik yang disampaikan mengenai penulisan skripsi ini demi pengembangan kemampuan dan pengetahuan kami. Pada kesempatan ini kami juga hendak menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu, membimbing, serta memberi dukungan doa dan dorongan moril maupun materiil pada kami selama pembuatan skripsi ini, antara lain kepada:

3 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Idris Gautama SE., S.Kom., MM., selaku Ketua Program studi Komputerisasi Akuntansi 3. Ibu Noerlina S.Kom., MM., selaku Sekretaris Program studi Komputerisasi Akuntansi 4. Bapak Win Ce S.Kom., MM., selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan petunjuk sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu 5. Bapak Hendro Harijogi, selaku HR&GA Director PT Frisian Flag Indonesia yang telah memberikan kami waktu dan kesempatan melakukan penelitian 6. Bapak Eka Suharto, selaku ICT Manager atas waktu dan kerjasamanya dalam membantu proses penyusunan skripsi ini 7. Bapak Hansen Kustedjo, selaku ICT Senior Asst. Manager Operation Support 8. Bapak Agung Widodo, selaku ICT Senior Asst. Manager Service Support 9. Orangtua kami yang tidak pernah berhenti memberi dukungan doa, moril maupun materiil serta kakak, adik, dan seluruh keluarga kami yang telah menemani, memberi bantuan dan masukan dalam penyusunan skripsi ini 10. Seluruh dosen dan karyawan Universitas Bina Nusantara serta karyawan PT Frisian Flag Indonesia yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah membantu kelancaran proses penulisan skripsi ini 11. Teman-teman kelas 08 PBA yang selama ini saling membantu dan memberikan dukungan moril

4 12. Teman-teman kami yang sudah banyak memberikan dukungan: Kemal, Frangki, teman-teman dari B-Voice Radio, team Songong (basement) 02, senior-senior kami (Arasy, Mega, Dicky, Fajar, Wide), terima kasih atas dukungannya, serta rekan-rekan lain yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bisa bermanfaat khususnya yang ingin mengembangkan suatu karya ilmiah yang lebih baik serta dapat memberikan manfaat bagi PT. Frisian Flag Indonesia maupun pihak lain yang membutuhkannya. Jakarta, 23 Juni 2006 Penulis

5 Daftar Isi Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv vii viii xi xvi xvii xix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Penelitian Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 4 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori Umum Definisi Visi, Misi dan Strategi Pengukuran Kinerja 7

6 2.1.3 Teknologi Informasi Balanced Scorecard Perspektif Balanced Scorecard Perspektif Keuangan Perspektif Pelanggan Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Teori Khusus IT Balanced Scorecard Perspektif Kontribusi Perusahaan Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Analisa BCG Analisa Kompetitif Model Porter Analisa SWOT Analisa Critical Success Factors (CSFS) Information System (IS) Strategic Matrix Fishbone Diagram Strategy Map Kuesioner Digital Dashboard 44

7 BAB 3 ANALISA PERUSAHAAN Sekilas Perusahaan Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Tugas dan Wewenang Analisa Perusahaan Matriks Boston (BCG Matrix) Analisa Porter Persaingan Industri Ancaman Pendatang Baru Produk Pengganti Kekuatan Tawar Menawar Pemasok Kekuatan tawar menawar pelanggan Analisa SWOT Analisa CSFs Strategi Perusahaan Analisa Divisi Information and Communication Technology (ICT) Struktur Organisasi Divisi ICT Visi, Misi dan Strategi Divisi ICT Tugas dan Wewenang Proses Bisnis Divisi ICT Infrastruktur Divisi ICT 94

8 Infrastruktur Jaringan Aplikasi ICT Analisis IS Strategic Matrix Current measurement 101 BAB 4 PERANCANGAN DAN PEMBANGUNAN IT BALANCED SCORECARD Tahap Pembangunan IT Balanced Scorecard Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi dan Strategi Divisi ICT Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi ICT Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi Divisi ICT Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi ICT Penyelarasan Strategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard Pengelompokkan Terhadap 4 Perspektif IT Balanced Scorecard Strategy Map Penentuan Sasaran dari tiap Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard Keadaan Aktual Perusahaan Penghitungan pada Perspektif Kontribusi Perusahaan 134

9 4.7.2 Penghitungan pada Persepektif Orientasi Pengguna Penghitungan pada Perspektif Penyempurnaan Operasional Penghitungan pada Perspektif Orientasi Masa Depan Pembobotan Tiap Ukuran, Tujuan Strategis, dan Empat Perspektif IT Balanced Scorecard Perancangan Output Digital Dashboards Rancangan Layar Login Rancangan Layar Utama Rancangan Layar Detail Perspektif Rancangan Tabel Data Rancangan Database Digital Dashboard Evaluasi Akhir Tabel Evaluasi Evaluasi Hasil Pengukuran Nilai IT Balanced Scorecard 169 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran 171 DAFTAR PUSTAKA CURRICULUM VITAE LAMPIRAN-LAMPIRAN

10 Daftar Tabel Tabel 2.1 Misi dan Objektif Balanced Scorecard dan IT Balanced Scorecard 23 Tabel 2.2 Matriks SWOT 31 Tabel 2.3 Key Performance Indicator in CSFs 34 Tabel 3.1 IFAS (Internal Strategic Factors Summary) 73 Tabel 3.2 EFAS (External Strategic Factors Summary) 74 Tabel 3.3 Matriks SWOT 76 Tabel 4.1 Tabel Sasaran dan Metode Pengumpulan Data tiap Ukuran Strategis 130 Tabel 4.2 Pencapaian pada Perspektif Kontribusi Perusahaan 137 Tabel 4.3 Pencapaian pada Perspektif Orientasi Pengguna 142 Tabel 4.4 Pencapaian pada Perspektif Penyempurnaan Operasional 148 Tabel 4.5 Pencapaian pada Perspektif Orientasi Masa Depan 155 Tabel 4.6 Pembobotan Tujuan Strategis 156 Tabel 4.7 Tinglkat Pemenuhan Target Masing-masing Perspektif 157 Tabel 4.8 Evaluasi Hasil Pengukuran 164

11 Daftar Gambar Gambar 2.1 Balanced Scorecard Sebagai Suatu Sistem Manajemen Kinerja 11 Gambar 2.2 Perspektif Pelanggan Ukuran Utama 13 Gambar 2.3 Proporsi Nilai Pelanggan 14 Gambar 2.4 Perspektif Proses Bisnis Internal Model Rantai Nilai Generik 15 Gambar 2.5 Kerangka Kerja Ukuran Pembelajaran dan Pertumbuhan 17 Gambar 2.6 Matriks Analisa BCG 24 Gambar 2.7 Model Lima Kekuatan Porter 28 Gambar 2.8 Analisis SWOT 29 Gambar 2.9 IS Strategic Matrix 35 Gambar 2.10 Fishbone Diagram 39 Gambar 2.11 A Strategy Map 42 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Frisian Flag Indonesia 49 Gambar 3.2 Posisi PT.Frisian Flag Indonesia menurut Matriks Boston 55 Gambar 3.3 Analisa Porter PT. Frisian Flag Indonesia 66 Gambar 3.4 Diagram Analisa SWOT PT. Frisian Flag Indonesia 75 Gambar 3.5 Jaringan terintegrasi PT. Frisian Flag Indonesia 79 Gambar 3.6 Struktur Organisasi Divisi ICT 80 Gambar 3.7 Proses Bisnis ICT Helpdesk 83 Gambar 3.8 Proses bisnis ICT Service Requisition 89 Gambar 3.9 Proses Bisnis ICT Procurement 92 Gambar 3.10 Arsitektur Jaringan pada Plant Pasar Rebo 93 Gambar 3.11 IS Strategy Matrix 99

12 Gambar 4.1 Kerangka IT Balanced Scorecard 103 Gambar 4.2 Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi, dan Strategi Divisi ICT 104 Gambar 4.3 Gambar Diagram Fishbone ICT 115 Gambar 4.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan 116 Gambar 4.5 Perspektif Orientasi Pengguna 116 Gambar 4.6 Perspektif Penyempurnaan Operasional 117 Gambar 4.7 Perspektif Orientasi Masa Depan 117 Gambar 4.8 Strategy Map 118 Gambar 4.9 Diagram Layang-layang 158