UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PT. COMBIPHAR JL. RAYA SIMPANG NO.383 PADALARANG, BANDUNG PERIODE 16 JANUARI FEBRUARI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER ISNA INAWATI ASIH, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER-DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PT.COMBIPHAR JL. SIMPANG RAYA NO.383 PADALARANG, BANDUNG PERIODE 16 JANUARI FEBRUARI 2012 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker ISNA INAWATI ASIH, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER-DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 ii

3 iii

4 KATA PENGANTAR Puji syukur kepada sumber segala kebenaran dan ilmu pengetahuan, Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Combiphar yang dilaksanakan mulai tanggal 16 Januari hingga 10 Februari Laporan ini merupakan hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di PT. Combiphar dan disusun sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Profesi Apoteker di Departemen Farmasi Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. H. Husni Azhar, MBA, sebagai Plant Manager PT. Combiphar serta sebagai pembimbing yang telah mengarahkan dan memberi bimbingan selama praktek kerja berlangsung. 2. Bapak Maman Suhendar, Ssi., Apt., selaku koordinator PKPA yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan kerja praktek di PT.Combiphar. 3. Ibu Prof. Dr. Yahdiana Harahap, M.S., Apt., selaku Ketua Departemen Farmasi FMIPA. 4. Bapak Dr. Harmita, Apt., sebagai Ketua Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi FMIPA. 5. Ibu Dr. Silvia Surini, M.Pharm.Sc., Apt., sebagai pembimbing PKPA dari Program Pendidikan Profesi Apoteker Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam yang telah memberikan bimbingan, pengarahan dan bantuan selama melakukan PKPA ini. 6. Karyawan dan staf PT. Combiphar yang telah membantu dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker ini. 7. Bapak dan Ibu staf pengajar beserta segenap karyawan Departemen Farmasi FMIPA UI. 8. Orang tua serta kakak yang selalu memberi dukungan, semangat dan doa kepada penulis. iv

5 9. Seluruh rekan-rekan PKPA di PT. Combiphar dari Universitas Airlangga dan Institut Teknologi Bandung yang telah berjuang bersama. 10. Semua teman- teman Program Profesi Apoteker angkatan 74 serta semua pihak yang telah memberikan bantuan dan semangat kepada penulis selama pelaksanaan PKPA ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan PKPA ini masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan. Kami berharap semoga pengetahuan dan pengalaman yang kami peroleh selama menjalani kerja praktek profesi apoteker ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan sejawat dan semua pihak yang memerlukan. Depok, Juni 2012 Penulis v

6 DAFTAR ISI HALAMAN SAMPUL... i HALAMAN JUDUL... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... vi 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Penelitian TINJAUAN UMUM Industri Farmasi Persyaratan Usaha Industri Farmasi Pencabutan Izin Usaha Farmasi Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) Manajemen Mutu Personalia Bangunan dan Fasilitas Peralatan Sanitasi dan Higiene Produksi Pengawasan Mutu Inspeksi Diri dan Audit Mutu Penanganan Keluhan terhadap Produk, Penarikan Produk dan Produk Kembalian Dokumentasi Pembuatan dan Analisis berdasarkan Kontrak Kualifikasi dan Validasi TINJAUAN KHUSUS Lokasi PT. Combiphar Sejarah Perkembangan PT. Combiphar Visi dan Misi Sarana Fisik dan Sarana Penunjang Sarana dan Prasarana Fisik Sarana Penunjang Struktur Organisasi Produksi Quality Assurance Administrasi dan Keuangan Bagian HRD-GA (Human Resource Development-General Affair) Product Development Supply Chain Manager Bagian Teknik vi

7 4. PENERAPAN CPOB DI PT. COMBIPHAR Manajemen Mutu Personalia Bangunan dan Fasilitas Peralatan Sanitasi dan Higiene Produksi Pengawasan Mutu Inspeksi Diri dan Audit Mutu Penanganan Keluhan terhadap Produk, Penarikan Produk dan Produk Kembalian Dokumentasi Pembuatan dan Analisis berdasarkan Kontrak Kualifikasi dan Validasi KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan DAFTAR REFERENSI Indonesia vii Universitas

8 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Pembangunan kesehatan nasional pada hakikatnya bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya, sebagai investasi bagi pembangunan sumber daya manusia yang produktif secara sosial dan ekonomis. Salah satu fokus dari pembangunan di bidang kesehatan yaitu tercapainya pelayanan kesehatan yang baik (UU Kesehatan Nomor 32, 2009). Dalam mendukung pelayanan kesehatan yang optimal, diperlukan perbekalan kesehatan, dalam hal ini obat menjadi salah satu elemen dasar. Peranan penting dipegang oleh industri farmasi untuk menjamin produk obat sesuai dengan tujuan penggunaan, memenuhi persyaratan yang berlaku dan tidak membahayakan konsumen karena keamanan (safety), mutu (quality), dan kemanjuran (efficacy) yang tidak memenuhi syarat. Mutu obat harus dibentuk sejak awal mulai dari penanganan starting material, proses produksi (pengolahan dan pengemasan), penyimpanan dan distribusi obat. Jaminan bahwa suatu obat yang diproduksi oleh industri farmasi bermutu tinggi adalah melalui penerapan Cara Pembuatan Obat yang Baik (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2006). Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1799/Menkes/Per/XII/2010 tentang Industri Farmasi, industri farmasi adalah badan usaha yang memiliki izin dari Menteri Kesehatan untuk melakukan kegiatan pembuatan obat atau bahan obat. Untuk dapat menghasilkan obat yang memiliki spesifikasi sesuai dengan penggunaannya, maka industri farmasi harus mengikuti peraturan sesuai Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 43/Menkes/SK/II/1988, semua pabrik farmasi harus mengacu pada pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Dalam penerapan CPOB dibutuhkan sarana dan prasarana yang menunjang pelaksanaan CPOB serta sumber daya manusia yang berkualitas, salah satunya apoteker yang memegang peran penting dalam industri farmasi. Untuk menghasilkan tenaga farmasis yang profesional dibutuhkan dukungan dan peran aktif dari berbagai pihak seperti perguruan tinggi farmasi, organisasi profesi, industri farmasi, rumah 1

9 2 sakit dan pemerintah dalam pembekalan yang menyeluruh secara teori dan praktek sebagai aplikasi ilmu dan teknologi kefarmasian. Pembekalan berupa praktek kerja secara langsung sangat diperlukan untuk mendapatkan gambaran mengenai fungsi dan tanggung jawab farmasis di suatu institusi seperti industri farmasi. Oleh karena itu, Program Profesi Apoteker Departemen Farmasi Universitas Indonesia bekerjasama dengan PT. Combiphar menyelenggarakan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) pada tanggal 16 Januari 2012 sampai tanggal 10 Februari Praktek kerja ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan praktis dengan melihat dan terlibat langsung dalam pekerjaan kefarmasian di industri farmasi. 1.2 Tujuan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilaksanakan di PT. Combiphar ini bertujuan untuk: 1. Mengamati dan memahami penerapan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) yang dilakukan PT. Combiphar. 2. Mengamati peranan apoteker dalam industri farmasi sehingga dapat dibandingkan dengan teori yang diperoleh selama masa perkuliahan dan menjadi bekal untuk menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.

10 BAB 2 TINJAUAN UMUM 2.1 Industri Farmasi Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1799/Menkes/Per/XII/2010 tentang Industri Farmasi, industri farmasi adalah badan usaha yang memiliki izin dari Menteri Kesehatan untuk melakukan kegiatan pembuatan obat atau bahan obat Persyaratan Usaha Industri Farmasi Usaha industri farmasi wajib memenuhi persyaratan sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.1799/Menkes/Per/XII/2010 yaitu sebagai berikut: a. Berbadan usaha berupa perseroan terbatas. b. Memiliki rencana investasi dan kegiatan pembuatan obat. c. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak. d. Memiliki secara tetap paling sedikit 3 (tiga) orang apoteker Warga Negara Indonesia masing-masing sebagai penanggung jawab pemastian mutu, produksi, dan pengawasan mutu. e. Komisaris dan direksi tidak pernah terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang kefarmasian Pencabutan Izin Usaha Industri Farmasi Izin usaha industri farmasi dapat dicabut dalam hal (Daris, 2008): a) Perusahaan industri farmasi yang telah mendapat izin usaha industri farmasi melakukan pemindahtanganan hak milik Izin Usaha Industri Farmasi dan perluasan tanpa memiliki izin sesuai dengan ketentuan dalam Surat Keputusan ini; dan atau b) Perusahaan industri farmasi yang telah mendapat izin usaha industri farmasi tidak menyampaikan informasi industri farmasi secara berturut-turut 3 (tiga) kali atau dengan sengaja menyampaikan informasi yang tidak benar; dan atau 3

11 4 c) Perusahaan industri farmasi yang telah mendapat izin usaha industri farmasi melakukan pemindahan lokasi usaha industri tanpa persetujuan tertulis terlebih dahulu dari menteri; dan atau d) Perusahaan industri farmasi yang telah mendapat izin usaha industri farmasi dengan sengaja memproduksi obat jadi atau bahan baku obat yang tidak memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku, obat palsu; dan atau e) Tidak dipenuhinya ketentuan dalam izin usaha industri farmasi yang ditetapkan dalam surat keputusan. 2.2 Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) CPOB adalah bagian dari pemastian mutu yang memastikan bahwa obat dibuat dan dikendalikan secara konsisten untuk mencapai standar mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaan dan dipersyaratkan dalam izin edar dan spesifikasi produk (BPOM, 2006). CPOB mencakup produksi dan pengawasan mutu. Persyaratan dasar dari CPOB adalah (BPOM, 2006): 1. Semua proses pembuatan obat dijabarkan dengan jelas, dikaji secara sistematis berdasarkan pengalaman dan terbukti mampu secara konsisten menghasilkan obat yag memenuhi persyaratan mutu dan spesifikasi yang telah ditetapkan. 2. Tahap proses yang kritis dalam pembuatan, pengawasan proses dan sarana penunjang, serta perubahannya yang signifikan divalidasi. 3. Tersedia semua sarana yang diperlukan dalam CPOB, termasuk: Personil yang terkualifikasi dan terlatih. Bangunan dan sarana dengan luas yang memadai. Peralatan dan sarana penunjang yang sesuai. Bahan, wadah dan label yang benar. Prosedur dan instruksi yang disetujui Tempat penyimpanan dan transportasi yang memadai 4. Prosedur dan instruksi ditulis dalam bentuk instruksi dengan bahasa yang jelas, tidak bermakna ganda, dapat diterapkan secara spesifik pada sarana yang tersedia. 5. Operator memperoleh pelatihan untuk menjalankan prosedur secara benar.

12 5 6. Pencatatan dilakukan secara manual atau dengan alat pencatat selama pembuatan yang menunjukkan bahwa semua langkah yang dipersyaratkan dalam prosedur dan instruksi yang ditetapkan benar-benar dilaksanakan dan jumlah serta mutu produk yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. 7. Catatan pembuatan termasuk distribusi yang memungkinkan penelusuran riwayat bets lengkap, disimpan secara komprehensif dan dalam bentuk yang mudah diakses. 8. Penyimpanan dan distribusi obat yang dapat memperkecil risiko terhadap mutu obat. 9. Tersedia sistem penarikan kembali bets obat manapun dari peredaran. Keluhan terhadap produk yang beredar dikaji, penyebab cacat mutu diinvestigasi serta dilakukan tindakan perbaikan yang tepat dan pencegahan pengulangan kembali keluhan Manajemen Mutu Industri Farmasi harus membuat obat sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan penggunaannya, memenuhi persyaratan yang tercantum dalam izin edar (registrasi) dan tidak menimbulkan resiko yang membahayakan penggunanya karena tidak aman, mutu rendah atau tidak efektif. Manajemen mutu bertanggung jawab untuk pencapaian tujuan ini melalui suatu Kebijakan Mutu, yang memerlukan partisipasi dan komitmen dari semua jajaran di semua departemen di dalam perusahaan, para pemasok dan para distributor. Untuk mencapai tujuan mutu secara konsisten dan dapat diandalkan, diperlukan manajemen mutu yang didesain secara menyeluruh dan diterapkan secara benar (BPOM, 2006). Unsur dasar manajemen mutu adalah: - Suatu infrastruktur atau sistem mutu yang tepat mencakup struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya; dan - Tindakan sistematis diperlukan untuk mendapatkan kepastian dengan tingkat kepercayaan tinggi, sehingga produk (atau jasa pelayanan) yang dihasilkan akan selalu memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Keseluruhan tindakan tersebut disebut Pemastian Mutu. Semua bagian sistem pemastian mutu hendaklah didukung dengan tersedianya personil

13 6 yang kompeten, bangunan dan sarana serta peralatan yang cukup dan memadai Personalia Sumber daya manusia sangat penting dalam pembentukan dan penerapan sistem pemastian mutu yang memuaskan dan pembuatan obat yang benar. Oleh karena itu, industri farmasi bertanggung jawab untuk menyediakan personil yang terkualifikasi dalam jumlah yang memadai untuk melaksanakan semua tugas. Tiap personil hendaklah memahami tanggung jawab masing-masing dan dicatat. Seluruh personil hendaklah memahami prinsip CPOB dan memperoleh pelatihan awal dan berkesinambungan, termasuk instruksi mengenai higiene yang berkaitan dengan pekerjaan (BPOM, 2006). Industri farmasi hendaklah memiliki personil yang terkualifikasi dan berpengalaman praktis dalam jumlah yang memadai. Tiap personil tidak dibebani tanggung jawab yang berlebihan untuk menghindari risiko terhadap mutu obat. Selain itu, diperlukan struktur organisasi serta tugas spesifik dan kewenangan dari personil pada posisi penanggungjawab hendaklah dicantumkan dalam uraian tugas tertulis. Tugas mereka boleh didelegasikan kepada wakil yang ditunjuk serta mempunyai tingkat kualifikasi yang memadai. Hendaklah aspek penerapan CPOB tidak ada yang terlewatkan ataupun tumpang tindih dalam tanggung jawab yang tercantum pada uraian tugas (BPOM, 2006). Personil kunci mencakup Kepala Bagian Produksi, Kepala Bagian Pengawasan Mutu dan Kepala Bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu). Posisi utama tersebut dijabat oleh personil purnawaktu. Kepala Bagian Produksi dan Kepala Bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu) atau Kepala Bagian Pengawasan Mutu harus independen satu terhadap yang lain (BPOM, 2006). Industri farmasi hendaklah memberikan pelatihan bagi seluruh personil yang karena tugasnya harus berada di dalam area produksi, gudang penyimpanan atau laboratorium (termasuk personil teknik, perawatan dan petugas kebersihan), dan bagi personil lain yang kegiatannya berdampak pada mutu produk. Di samping pelatihan dasar dalam teori dan praktik CPOB, personil baru hendaklah mendapat pelatihan sesuai dengan tugas yang diberikan. Pelatihan

14 7 berkesinambungan hendaklah juga diberikan, dan efektivitas penerapannya hendaklah dinilai secara berkala. Hendaklah tersedia program pelatihan yang disetujui kepala bagian masing-masing. Catatan pelatihan hendaklah disimpan (BPOM, 2006) Bangunan dan Fasilitas Bangunan dan fasilitas untuk pembuatan obat hendaklah memiliki desain, konstruksi dan letak yang memadai, serta disesuaikan kondisinya dan dirawat dengan baik untuk memudahkan pelaksanaan operasi yang benar. Tata letak dan desain ruangan harus dibuat sedemikian rupa untuk memperkecil risiko terjadinya kekeliruan, pencemaran silang dan kesalahan lain, dan memudahkan pembersihan, sanitasi dan perawatan yang efektif untuk menghindari pencemaran silang, penumpukan debu atau kotoran dan dampak lain yang dapat menurunkan mutu obat (BPOM, 2006). Sarana pendukung berupa ruang istirahat dan kantin hendaklah dipisahkan dari area produksi dan laboratorium pengawasan mutu. Sarana untuk mengganti pakaian kerja, membersihkan diri dan toilet hendaklah disediakan dalam jumlah yang cukup dan mudah diakses. Toilet tidak boleh berhubungan langsung dengan area produksi atau area penyimpanan. Ruang ganti pakaian hendaklah berhubungan langsung dengan area produksi namun letaknya terpisah (BPOM, 2006) Peralatan Peralatan untuk pembuatan obat hendaklah memiliki desain dan konstruksi yang tepat, ukuran yang memadai serta ditempatkan dan dikualifikasi dengan tepat, agar mutu obat terjamin sesuai desain serta seragam dari bets ke bets dan untuk memudahkan pembersihan serta perawatan. Peralatan hendaklah dirawat sesuai jadwal untuk mencegah malfungsi atau pencemaran yang dapat memengaruhi identitas, mutu atau kemurnian produk. Kegiatan perbaikan dan perawatan hendaklah tidak menimbulkan risiko terhadap mutu produk. Pelaksanaan perawatan dan pemakaian suatu peralatan utama hendaklah dicatat dalam buku log alat yang menunjukkan tanggal, waktu,

15 8 produk, kekuatan dan nomor setiap bets atau lot yang diolah dengan alat tersebut. Catatan untuk peralatan yang digunakan khusus untuk satu produk saja dapat ditulis dalam catatan bets. Peralatan hendaklah ditempatkan sedemikian rupa untuk memperkecil kemungkinan terjadinya pencemaran silang antar bahan di area yang sama. Peralatan hendaklah dipasang sedemikian rupa untuk menghindari risiko kekeliruan atau pencemaran. Peralatan satu sama lain hendaklah ditempatkan pada jarak yang cukup untuk menghindari kesesakan serta memastikan tidak terjadi kekeliruan dan campur-baur produk Sanitasi dan Higiene Tingkat sanitasi dan higiene yang tinggi hendaklah diterapkan pada setiap aspek pembuatan obat. Ruang lingkup sanitasi dan higiene meliputi personil, bangunan, peralatan dan perlengkapan, bahan produksi serta wadahnya dan segala sesuatu yang dapat menjadi sumber pencemaran produk. Sumber pencemaran potensial hendaklah dihilangkan melalui suatu program sanitasi dan higiene yang menyeluruh dan terpadu (BPOM, 2006) Higiene Perorangan Tiap personil yang masuk ke area pembuatan hendaklah mengenakan pakaian pelindung yang sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakannya. Prosedur higiene perorangan termasuk persyaratan untuk mengenakan pakaian pelindung hendaklah diberlakukan bagi semua personil yang memasuki area produksi, baik karyawan purna waktu, paruh waktu atau bukan karyawan yang berada di area pabrik, misalnya karyawan kontraktor, pengunjung, anggota manajemen senior dan inspektur (BPOM, 2006) Sanitasi Bangunan dan Fasilitas Bangunan yang digunakan untuk pembuatan obat hendaklah didesain dan dikonstruksi dengan tepat untuk memudahkan sanitasi yang baik.

16 9 Hendaklah tersedia dalam jumlah yang cukup sarana toilet dengan ventilasi yang baik dan tempat cuci bagi personil yang letaknya mudah diakses dari area pembuatan (BPOM, 2006) Pembersihan dan Sanitasi Peralatan Setelah digunakan, peralatan hendaklah dibersihkan baik bagian luar maupun bagian dalam sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, serta dijaga dan disimpan dalam kondisi yang bersih. Tiap kali sebelum dipakai, kebersihannya diperiksa untuk memastikan bahwa semua produk atau bahan dari bets sebelumnya telah dihilangkan (BPOM, 2006) Validasi Prosedur Pembersihan dan Sanitasi Prosedur pembersihan, sanitasi dan higiene hendaklah divalidasi dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitas prosedur memenuhi persyaratan (BPOM, 2006) Produksi Produksi yang dilaksanakan harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan memenuhi ketentuan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) sehingga menjamin produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan mutu dan memenuhi ketentuan izin pembuatan dan izin edar (registrasi). Produksi dilakukan dan diawasi oleh personil yang kompeten. Segala proses yang terjadi dalam produksi harus dicatat. Terdapat beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam produksi, yaitu pengadaan bahan awal, validasi proses, pencegahan pencemaran silang, sistem penomoran bets atau lot, penimbangan dan penyerahan, pengembalian, pengolahan, kegiatan pengemasan, pengawasan selama proses, serta karantina dan penyerahan produk jadi (BPOM, 2006) Pengadaan Bahan Awal Pengadaan bahan awal hendaknya hanya berasal dari pemasok yang disetujui dan memenuhi spesifikasi yang relevan. Semua penerimaan, pengeluaran dan jumlah bahan tersisa hendaknya dicatat. Catatan berisi keterangan mengenai

17 10 pasokan, nomor bets atau lot, tanggal penerimaan atau penyerahan, tanggal pelulusan dan tanggal kadaluwarsa bila ada (BPOM, 2006). Sebelum diluluskan untuk digunakan, tiap bahan awal hendaknya memenuhi spesifikasi dan diberi label dengan nama yang dinyatakan dalam spesifikasi. Bahan awal yang diterima hendaknya dikarantina sampai disetujui dan diluluskan untuk pemakaian oleh kepala bagian Pengawasan Mutu (BPOM, 2006). Pada tiap penerimaan bahan awal hendaknya dilakukan pemeriksaan visual tentang kondisi umum, keutuhan wadah, segel, ceceran, kemungkinan adanya kerusakan bahan serta kesesuaian catatan pengiriman dengan label dari pemasok. Bahan awal yang terdapat di area penyimpanan diberi label yang memuat keterangan paling sedikit mengenai nama bahan dan bila perlu nomor kode bahan, nomor bets atau kontrol yang diberikan pada saat penerimaan bahan, status bahan, tanggal kadaluwarsa (BPOM, 2006). Penyerahan bahan awal untuk produksi hendaknya dilakukan hanya oleh personil yang berwenang sesuai dengan prosedur yang telah disetujui. Semua bahan awal yang ditolak hendaklah diberi penandaan yang mencolok, ditempatkan terpisah dan dimusnahkan atau dikembalikan kepada pemasoknya (BPOM, 2006) Validasi Proses Sebelum suatu Prosedur Pengolahan Induk diterapkan, hendaklah diambil langkah untuk membuktikan prosedur tersebut cocok untuk pelaksanaan produksi rutin dan proses yang telah ditetapkan dengan menggunakan bahan dan peralatan yang telah ditentukan akan senantiasa menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan mutu. Perubahan yang berarti dalam proses, peralatan atau bahan hendaklah disertai dengan tindakan validasi ulang untuk menjamin bahwa perubahan tersebut akan tetap menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan mutu (BPOM, 2006) Pencegahan Pencemaran Silang Pencemaran bahan awal atau produk oleh bahan atau produk lain harus dihindarkan. Tingkat resiko pencemaran silang tergantung dari jenis pencemar

18 11 dan produk tercemar. Pencemar yang paling berbahaya adalah bahan yang dapat menimbulkan sensitisasi kuat, preparat biologis yang mengandung mikroba hidup, hormon, bahan sitotoksik dan bahan lain yang berpotensi tinggi. Produk yang paling terpengaruh oleh pencemaran adalah sediaan parenteral, sediaan yang diberikan dalam dosis besar dan atau sediaan yang diberikan dalam jangka panjang (BPOM, 2006). Pencemaran silang dapat dihindari dengan tindakan teknis atau pengaturan yang tepat, misalnya produksi di dalam gedung terpisah (untuk produk seperti penisillin, hormon seks, sitotoksik, vaksin hidup, sediaan yang mengandung bakteri hidup, produk biologi lain dan produk darah), tersedia ruang penyangga udara dan penghisap udara, memperkecil resiko pencemaran yang disebabkan udara yang disirkulasi ulang atau masuknya udara yang tidak diolah atau udara diolah secara tidak memadai, memakai pakaian pelindung yang sesuai di area dimana produk yang beresiko tinggi terhadap pencemaran silang diproses, melaksanakan prosedur pembersihan dan dekontaminasi yang efektif, menggunakan sistem self contained dan pengujian residu dan menggunakan label status kebersihan alat (BPOM, 2006) Sistem Penomoran Bets atau Lot Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa tiap bets atau lot produk antara, produk ruahan atau produk jadi dapat diidentifikasi. Sistem penomoran bets atau lot yang digunakan pada tahap pengolahan dan pengemasan hendaklah saling berkaitan dan menjamin bahwa nomor bets atau lot yang sama tidak dipakai secara berulang (BPOM, 2006) Penimbangan dan Penyerahan Penimbangan dan penyerahan bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan produk ruahan dianggap sebagai bagian dari siklus produksi dan memerlukan dokumentasi yang lengkap. Hanya bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan produk ruahan yang telah diluluskan oleh Pengawasan Mutu dan masih belum kadaluwarsalah yang boleh diserahkan (BPOM, 2006).

19 12 Bahan awal, produk antara dan produk ruahan yang terkait satu bets yang dapat ditempatkan dalam area penyerahan untuk menghindari terjadinya campur baur dan pencemaran silang. Sebelum penimbangan dan penyerahan, tiap wadah bahan awal hendaklah diperiksa kebenaran penandaan, termasuk label pelulusan dari bagian Pengawasan Mutu. Setelah penimbangan, penyerahan dan penandaan bahan awal, produk antara dan produk ruahan hendaklah diangkut dan disimpan dengan cara yang benar sehingga keutuhannya tetap terjaga sampai saat pengolahan berikutnya (BPOM, 2006) Pengembalian Semua bahan awal, bahan pengemas, produk antara dan produk ruahan yang dikembalikan ke gudang penyimpanan hendaklah memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, didokumentasikan dengan benar dan direkonsiliasi (BPOM, 2006) Pengolahan Semua bahan yang akan dipakai dalam pengolahan hendaklah diperiksa terlebih dahulu. Kondisi lingkungan di area pengolahan dipantau dan dikendalikan agar selalu berada pada tingkat yang dipersyaratkan untuk kegiatan pengolahan. Selain itu, semua peralatan yang dipakai dalam pengolahan diperiksa sebelum digunakan. Peralatan dinyatakan bersih secara tertulis sebelum digunakan. Semua kegiatan pengolahan dilaksanakan mengikuti prosedur yang tertulis. Tiap penyimpangan dipertanggungjawabkan dan dilaporkan (BPOM, 2006) Kegiatan Pengemasan Kegiatan ini berfungsi untuk membagi dan mengemas produk ruahan menjadi produk jadi. Pengemasan hendaklah dilaksanakan di bawah pengendalian yang ketat untuk menjaga identitas, keutuhan dan kualitas produk akhir yang dikemas. Sebelum kegiatan pengemasan dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa area kerja dan peralatan telah bersih serta bebas dari produk lain, sisa produk lain atau dokumen lain yang tidak diperlukan untuk kegiatan pengemasan yang bersangkutan. Semua penerimaan produk

20 13 ruahan, bahan pengemas dan bahan cetak lain diperiksa dan diverifikasi kebenarannya terhadap Prosedur Pengemasan Induk atau perintah pengemasan khusus (BPOM, 2006). Pada proses pengemasan, dilakukan berbagai kegiatan seperti prakodifikasi (pelabelan) bahan pengemas, kesiapan jalur pengemasan (memastikan bahwa semua bahan dan produk yang sudah dikemas dari kegiatan pengemasan sebelumnya telah disingkirkan dari jalur pengemasan dan area sekitarnya), pelaksanaan pengemasan dan penyelesaian proses pengemasan. Produk jadi yang sudah dikemas hendaklah dikarantina sambil menunggu pelulusan dari bagian Pengawasan Mutu (BPOM, 2006) Pengawasan selama Proses Bertujuan untuk memantau hasil dan memvalidasi kinerja dari proses produksi yang mungkin menjadi penyebab variasi karakteristik produk selama proses berjalan. Pengawasan selama proses hendaklah mencakup (BPOM, 2006): a) Semua parameter produk, volume atau jumlah isi produk diperiksa pada saat awal dan selama proses pengolahan atau pengemasan b) Kemasan akhir diperiksa selama proses pengemasan dengan selang waktu yang teratur untuk memastikan kesesuaiannya dengan spesifikasi dan memastikan semua komponen sesuai dengan yang ditetapkan dalam Prosedur Pengemasan Induk Karantina dan Penyerahan Produk Jadi Karantina produk jadi merupakan tahap akhir pengendalian sebelum penyerahan ke gudang dan siap untuk didistribusikan. Sebelum diluluskan untuk diserahkan ke gudang, pengawasan yang ketat hendaklah dilaksanakan ntuk memastikan produk dan catatan pengemasan bets memenuhi semua spesifikasi yang ditentukan. Selama menunggu pelulusan dari bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu), seluruh bets atau lot yang sudah dikemas hendaklah ditahan dalam status karantina. Produk jadi yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus hendaklah diberi penandaan jelas yang menyatakan kondisi penyimpanan yang diperlukan

21 14 dan disimpan dalam area karantina yang sesuai. Pelulusan akhir produk harus memperhatikan, yaitu: a. Produk memenuhi persyaratan mutu dalam semua spesifikasi pengolahan dan pengemasan. b. Sampel pertinggal dari kemasan yang dipasarkan dalam jumlah yang mencukupi untuk pengujian di masa mendatang. c. Pengemasan dan penandaan memenuhi semua persyaratan sesuai hasil pemeriksaan oleh bagian Pengawasan Mutu. d. Rekonsiliasi bahan pengemas cetak dan bahan cetak dapat diterima. e. Produk jadi yang diterima di area karantina sesuai dengan jumlah yang tertera pada dokumen penyerahan barang. Setelah pelulusan suatu bets atau lot oleh bagian Manajemen Mutu (pemastian Mutu), produk tersebut dipindahkan dari area karantina ke gudang produk jadi. Sewaktu menerima produk jadi, personil gudang hendaklah mencatat pemasukan bets tersebut ke dalam kartu stok yang bersangkutan Pengawasan Mutu Pengawasan mutu merupakan bagian yang esensial dari Cara Pembuatan Obat yang Baik yang berfungsi untuk memberikan kepastian bahwa produk secara konsisten mempunyai mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaannya. Pengawasan mutu tidak terbatas pada kegiatan laboratorium, tapi juga harus terlibat dalam semua keputusan yang terkait dengan mutu produk (BPOM, 2006). Dalam pengawasan mutu terdapat ketentuan cara berlaboratorium pengawasan mutu yang baik, baik dari segi bangunan dan fasilitas, personil, peralatan laboratorium harus sesuai dengan jenis tugas yang ditentukan dan skala kegiatan pembuatan obat. Sumber daya yang memadai harus tersedia untuk memastikan bahwa segala kegiatan pengawasan mutu dapat dilaksanakan dengan efektif dan dapat diandalkan. Selain itu, pereaksi, media pembenihan, baku pembanding dan lainnya harus di siapkan dengan baik sesuai dengan prosedur tertulis (BPOM, 2006). Dokumentasi dan prosedur pelulusan yang diterapkan dalam bagian pengawasan mutu bertujuan untuk menjamin bahwa pengujian yang diperlukan

22 15 telah dilakukan sebelum bahan digunakan dalam produksi dan produk disetujui sebelum didistribusikan (BPOM, 2006) Persyaratan Dasar Pengawasan Mutu Menurut pedoman CPOB, persyaratan dasar dari pengawasan mutu yaitu (BPOM, 2006): 1. Sarana dan prasarana yang memadai, personil yang terlatih dan prosedur yang disetujui tersedia untuk pengambilan sampel, pemeriksaan dan pengujian bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi dan bila perlu untuk pemantauan lingkungan sesuai tujuan CPOB. 2. Pengambilan sampel bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi dilakukan oleh personil dengan metode yang disetujui oleh Pengawasan Mutu. 3. Metode pengujian disiapkan dan divalidasi (bila diperlukan). 4. Produk jadi berisi zat aktif dengan komposisi secara kualitatif dan kuantitatif sesuai dengan yang disetujui pada saat pendaftaran, dengan derajat kemurnian yang dipersyaratkan serta dikemas dalam wadah yang sesuai dan dikemas dalam wadah yang sesuai dan diberi label yang benar. 5. Dibuat catatan hasil pemeriksaan dan analisis bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan dan produk jadi secara formal dinilai dan dibandingkan terhadap spesifikasi. Sampel pertinggal dari bahan awal dan produk jadi disimpan dalam jumlah yang cukup untuk dilakukan pengujian ulang bila perlu. Sampel produk jadi disimpan dalam kemasan akhir kecuali untuk kemasan yang besar Tugas Pokok Bagian Pengawasan Mutu Bagian pengawasan mutu mempunyai tugas pokok sebagai berikut (BPOM, 2006): 1. Menyusun dan merevisi prosedur pengawasan dan spesifikasi. 2. Menyiapkan prosedur tertulis yang rinci untuk melakukan seluruh pemeriksaan, pengujian dan analisis. 3. Menyusun program dan prosedur pengambilan sampel secara tertulis.

23 16 4. Memastikan pemberian label yang benar pada wadah bahan dan produk. 5. Menyimpan sampel pertinggal untuk rujukan di masa mendatang. 6. Meluluskan atau menolak tiap bets bahan awal, produk antara, produk ruahan atau produk jadi. 7. Melakukan evaluasi stabilitas semua produk jadi secara berkelanjutan dari bahan awal bila diperlukan, serta menetapkan kondisi penyimpanan bahan dan produk berdasarkan data stabilitasnya. 8. Menetapkan masa simpan bahan awal dan produk jadi berdasarkan data stabilitas serta kondisi penyimpanannya. 9. Berperan atau membantu pelaksanaan program validasi. 10. Menyiapkan baku pembanding sekunder sesuai dengan prosedur pengujian yang berlaku dan menyimpan baku pembanding tersebut pada kondisi yang tepat. 11. Menyimpan catatan analitis dari hasil pengujian semua sampel yang diambil. 12. Melakukan evaluasi produk jadi kembalian dan menetapkan apakah produk tersebut dapat diluluskan atau diolah ulang atau harus dimusnahkan. 13. Ikut serta dalam program inspeksi diri bersama dengan bagian lain dari perusahaan. 14. Memberikan rekomendasi kegiatan pembuatan obat berdasarkan kontrak setelah melakukan evaluasi kemmapuan penerima kontrak yang bersangkutan Inspeksi Diri dan Audit Mutu Inspeksi diri bertujuan untuk mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu indutri farmasi memenuhi ketentuan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Program inspeksi diri dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan (BPOM, 2006). Inspeksi diri harus dilakukan secara independen dan rinci oleh petugas yang kompeten dari perusahaan atau menggunakan auditor luar yang independen. Inspeksi diri dilakukan secara rutin dan pada situasi khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan kembali obat jadi atau terjadi penolakan yang berulang. Semua

24 17 saran untuk tindakan perbaikan agar dilaksanakan. Prosedur dan catatan inspeksi diri didokumentasikan dan dibuat program tindak lanjut yang efektif (BPOM, 2006). Audit mutu berguna sebagai pelengkap inspeksi diri. Audit mutu meliputi pemeriksaan dan penilaian semua atau sebagian dari sistem manajemen mutu dengan tujuan spesifik untuk meningkatkan mutu. Audit mutu umumnya dilaksanakan oleh spesialis dari luar atau independen atau tim yang dibentuk khusus oleh manajemen perusahaan. Audit mutu juga dapat diperluas terhadap pemasok dan penerima kontrak (BPOM, 2006) Penanganan Keluhan terhadap Produk, Penarikan Produk dan Produk Kembalian Semua keluhan dan informasi lain yang berkaitan dengan kemungkinan terjadi kerusakan obat hendaklah dikaji dengan teliti sesuai dengan prosedur tertulis. Untuk menangani semua kasus yang mendesak hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu mencakup penarikan kembali produk yang diketahui cacat dari peredaran secara cepat dan efektif (BPOM, 2006). Penarikan kembali produk adalah suatu proses penarikan kembali dari satu atau beberapa bets atau seluruh bets produk tertentu dari peredaran. Hal ini dapat terjadi bila ditemukan produk yang cacat mutu atau bila ada laporan yang mengenai reaksi yang merugikan yang serius serta berisiko terhadap kesehatan. Konsekuensi yang diterima pabrik adalah terjadinya penundaan atau penghentian pembuatan obat tersebut (BPOM, 2006). Produk kembalian adalah obat jadi yang telah beredar, yang kemudian dikembalikan ke pabrik karena adanya keluhan, kerusakan, kadaluwarsa, masalah keabsahan atau sebab lain mengenai kondisi obat, wadah atau kemasan sehingga menimbulkan keraguan akan keamanan, identitas, mutu dan jumlah obat yang bersangkutan (BPOM, 2006). Berdasarkan hasil evaluasi, produk kembalian dapat dikategorikan antara lain produk kembalian yang masih memenuhi spesifikasi dan dapat dikembalikan ke dalam persediaan, produk kembalian yang dapat diproses ulang, serta produk kembalian yang tidak memenuhi spesifikasi dan tidak dapat diproses ulang.

25 18 Prosedur penanganan obat kembalian mencakup jumlah, karantina, penelitian, pengolahan kembali, pemeriksaan dan pengujian mutu yang seksama. Obat kembalian yang tidak dapat diolah ulang hendaklah dimusnahkan dan dibuat prosedurnya. Pencatatan dilakukan untuk penanganan obat kembalian dan dilaporkan serta setiap pemusnahan dibuatkan berita acara yang ditandatangani oleh pelaksana dan saksi (BPOM, 2006) Dokumentasi Dokumentasi merupakan bagian esensial dalam mengoperasikan suatu industri farmasi agar dapat memenuhi persyaratan CPOB. Dokumentasi bertujuan untuk memastikan bahwa setiap tugas mendapat instruksi secara rinci dan jelas mengenai tugas yang harus dilaksanakan sehingga memperkecil resiko terjadinya salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena mengandalkan komunikasi lisan saja (BPOM, 2006) Ketentuan Dokumentasi Menurut CPOB, ada beberapa ketentuan yang harus diperhatikan dalam dokumentasi, yaitu (BPOM, 2006): 1. Spesifikasi menguraikan secara rinci persyaratan yang harus dipenuhi produk atau bahan yang digunakan atau diperoleh selama pembuatan. Dokumen ini merupakan dasar untuk mengevaluasi mutu. 2. Dokumen hendaklah didesain, disiapkan, dikaji dan didistribusikan dengan cermat. Bagian dokumen pembuatan dan dokumen registrasi (dossier) yang relevan hendaklah sesuai. 3. Dokumen hendaklah disetujui, ditandatangani dan diberi tanggal oleh personil yang sesuai dan diberi wewenang. 4. Isi dokumen hendaklah tidak berarti ganda; judul, sifat dan tujuannya hendaklah dinyatakan dengan jelas. Penampilan dokumen hendaklah dibuat rapi dan mudah dicek. Dokumen hasil reproduksi hendaklah jelas dan terbaca. Reproduksi dokumen kerja dari dokumen induk tidak boleh menimbulkan kekeliruan yang disebabkan proses reproduksi.

26 19 5. Dokumen hendaklah dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up-todate. Bila perlu dokumen direvisi, hendaklah dijalankan suatu sistem untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku secara tidak sengaja. 6. Dokumen hendaklah tidak ditulistangankan; namun, bila dokumen memerlukan pencatatan data, maka pencatatan ini hendaklah ditulistangankan dengan jelas, terbaca dan tidak dapat dihapus. Hendaklah disediakan ruang yang cukup untuk mencatat data. 7. Semua perubahan yang dilakukan terhadap pencatatan pada dokumen hendaklah ditandatangani dan diberi tanggal; perubahan hendaklah memungkinkan pembacaan informasi semula. Dimana perlu, alasan perubahan hendaklah dicatat. Pencatatan hendaklah dibuat atau dilengkapi pada tiap langkah yang dilakukan dan sedemikian rupa sehingga semua aktivitas yang signifikan mengenai pembuatan obat dapat ditelusuri. Catatan pembuatan hendaklah disimpan selama paling sedikit satu tahun setelah tanggal kadaluwarsa produk jadi. 8. Data dapat dicatat dengan menggunakan sistem pengolahan data elektronik, cara fotografis atau cara lain yang dapat diandalkan, namun prosedur rinci berkaitan dengan sistem yang digunakan hendaklah tersedia dan akurasi catatan hendaklah dicek. Apabila dokumentasi dikelola dengan menggunakan metode pengolahan data elektronis, hanya personil yang diberi wewenang boleh mengentri atau memodifikasi data dalam komputer dan hendaklah perubahan dan penghapusannya dicatat; akses hendaklah dibatasi dengan menggunakan kata sandi (password) atau dengan cara lain, dan hasil entri dari data kritis hendaklah dicek secara independen. Catatan bets yang disimpan secara elektronis hendaklah dilindungi dengan transfer pendukung (back-up transfer) menggunakan pita magnet, mikrofilm, kertas atau cara lain. Data selalu tersedia selama kurun waktu penyimpanan Pembuatan dan Analisis berdasarkan Kontrak Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak harus dibuat secara benar, disetujui dan dikendalikan untuk menghindari kesalahpahaman yang dapat

27 20 menyebabkan produk atau pekerjaan dengan mutu yang tidak memuaskan. Kontrak tertulis antara Pemberi Kontrak dan Penerima Kontrak harus dibuat secara jelas menentukan tanggung jawab dan kewajiban masing-masing pihak. Kontrak harus menyatakan secara jelas prosedur pelulusan tiap bets produk untuk diedarkan yang menjadi tanggung jawab penuh kepala bagian manajemen mutu (pemastian mutu) (BPOM, 2006). Kontrak hendaklah mengizinkan Pemberi Kontrak untuk mengaudit sarana dari Penerima Kontrak. Pemberi kontrak bertanggung jawab untuk menilai kompetensi Penerima kontrak dalam melaksanakan pekerjaan atau pengujian yang diperlukan dan memastikan bahwa prinsip dan pedoman CPOB diikuti. Pembuatan obat berdasarkan kontrak hanya dapat dilakukan oleh industri farmasi yang memiliki sertifikat CPOB yang diterbitkan oleh Otoritas Pengawasan Obat (OPO) (BPOM, 2006) Kualifikasi dan Validasi CPOB mensyaratkan industri farmasi untuk mengidentifikasi validasi yang perlu dilakukan sebagai bukti pengendalian terhadap aspek kritis dari kegiatan yang dilakukan. Perubahan signifikan terhadap fasilitas, peralatan dan proses yang dapat mempengaruhi mutu produk hendaklah divalidasi. Seluruh kegiatan validasi direncanakan dan unsur utama program validasi hendaklah dirinci dengan jelas dan didokumentasikan dalam Rencana Induk Validasi (RIV) atau dokumen setara (BPOM, 2006). RIV hendaklah mencakup sekurang-kurangnya data, yaitu kebijakan validasi; struktur organisasi kegiatan validasi; ringkasan fasilitas, sistem, peralatan dan proses yang akan divalidasi; format dokumen yaitu format protokol dan laporan validasi, perencanaan dan jadwal pelaksanaan; pengendalian perubahan dan acuan dokumen yang digunakan (BPOM, 2006). Laporan harus dibuat mengacu pada protokol kualifikasi dan atau protokol validasi dan memuat ringkasan hasil yang diperoleh, tanggapan terhadap penyimpangan yang terjadi, kesimpulan dan rekomendasi perbaikan. Tiap perubahan terhadap rencana yang ditetapkan dalam protokol didokumentasikan dengan pertimbangan yang sesuai (BPOM, 2006).

28 21 Terdapat beberapa jenis kualifikasi antara lain : 1. Kualifikasi Desain (KD) Kualifikasi desain bertujuan untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan atau bangunan yang akan dipasang atau dibangun (rancang bangun) sesuai dengan ketentuan atau spesifikasi yang diatur dalam CPOB yang berlaku. Kualifikasi desain dilakukan sebelum mesin, peralatan produksi atau sarana penunjang (termasuk bangunan untuk industri farmasi) tersebut dibeli atau dipasang atau dibangun (BPOM, 2006). 2. Kualifikasi instalasi (KI) Kualifikasi instalasi bertujuan untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang diinstalasi sesuai dengan spesifikasi yang tertera pada dokumen pembelian. Manual alat yang bersangkutan dan pemasangannya dilakukan memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Kualifikasi instalasi dilakukan pada saat pemasangan atau instalasi mesin atau peralatan produksi atau sarana penunjang. Kegiatan kualifikasi instalasi meliputi pelaksanaan kalibrasi. Kalibrasi merupakan serangkaian kegiatan dalam kondisi yang telah ditentukan, yang menetapkan hubungan antara lain yang ditunjuk oleh alat ukur atau sistem pengukur, atau nilai yang ditampilkan oleh suatu ukuran bahan dengan nilai suatu rujukan standar (BPOM, 2006). 3. Kualifikasi Operasional (KO) Kualifikasi operasional bertujuan untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang telah diinstalasi bekerja (beroperasi) sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Kualifikasi operasional dilakukan setelah pemasangan atau instalasi mesin atau peralatan produksi atau sarana penunjang dan digunakan sebagai tes mesin atau peralatan (BPOM, 2006). 4. Kualifikasi Kinerja (KK) Kualifikasi kinerja bertujuan untuk menjamin dan mendokumentasikan bahwa sistem atau peralatan yang telah diinstalasi bekerja (beroperasi) sesuai

29 22 dengan spesifikasi yang diinginkan dengan cara menjalankan sistem sesuai dengan tujuan penggunaan (BPOM, 2006). Untuk validasi proses produksi terdapat beberapa jenis, antara lain: a. Validasi Prospektif Validasi prospektif merupakan validasi proses produksi yang dilakukan untuk produk-produk baru (belum pernah diproduksi atau dipasarkan sebelumnya oleh pabrik tersebut). Validasi ini dilakukan setelah proses scale up, optimalisasi prosedur dan finalisasi prosedur produksi oleh bagian R&D. Validasi dilakukan pada tiga bets pertama secara berurutan (BPOM, 2006). b. Validasi Konkuren Validasi konkuren merupakan validasi yang dilakukan pada proses produksi yang sudah atau sedang berjalan dan diproduksi. Validasi dapat dilakukan karena adanya perubahan pada parameter kritis yang dapat mempengaruhi mutu dan spesifikasi produk, antara lain perubahan spesifikasi bahan baku, peralatan utama, prosedur pembuatan dan metode pengujian (BPOM, 2006). c. Validasi Retrospektif Validasi retrospektif merupakan validasi yang dilakukan terhadap produk-produk yang sudah lama diproduksi namun belum divalidasi. Validasi dilakukan dengan cara penelusuran data produksi yang sedang berjalan dengan menggunakan data dari catatan bets. Data yang dikumpulkan merupakan hasil pengujian terhadap parameter kritis pada setiap tahap proses produksi (BPOM, 2006).

30 BAB III TINJAUAN KHUSUS PT. COMBIPHAR 3.1 Lokasi PT. Combiphar Pabrik PT. Combiphar terletak di Jalan Raya Simpang No. 383 Padalarang, Bandung, sedangkan untuk kantor pusat (Head Office) dan bagian pemasaran PT. Combiphar terletak di Graha Atrium Senen lantai 14-16, Jakarta Pusat. 3.2 Sejarah Perkembangan PT. Combiphar PT. Combiphar (Combined Imperial Pharmaceutical Incorporation) didirikan pada tahun 1971 di Jalan Sukabumi No. 61, Bandung. PT. Combiphar awalnya merupakan industri kecil yang memproduksi beberapa obat sederhana, diantaranya antibiotika, analgetika dan OBH combi. Pada tanggal 27 Juni 1981, divisi produksi PT. Combiphar berpindah lokasi ke Jalan Simpang Raya No. 383, Padalarang dan diresmikan oleh Direktur Jenderal POM, sedangkan kantor pusat tetap berada di Jalan Sukabumi No. 61, Bandung. Pada tahun 1985, perusahaan ini menjadi milik GEMALA Group (PT. Kirana Guna Jaya) dan pada tahun 1987, kantor pusat PT. Combiphar dipindahkan ke Jalan Pulolentut Kav. 11/E-4, Jakarta Timur. Sejak 8 April 1998, kantor pusat PT. Combiphar menetap di Jalan Tanah Abang II/9 Jakarta Pusat dan selanjutnya dipindahkan ke Graha Atrium lantai Jalan Senen Raya 135, Jakarta Pusat. Suatu perubahan signifikan terjadi pada dekade kedua. Perubahan tersebut mencakup penataan ulang standard operating procedure (SOP) dan fasilitas produksi. Perubahan ini membawa PT. Combiphar tercatat sebagai salah satu perusahaan Farmasi Nasional yang mendapat penghargaan sertifikat CPOB pada tahun PT. Combiphar selalu melakukan penyesuaian dengan CPOB dan dengan kondisi yang terjadi saat ini. Oleh karena itu, pada tahun 1996, dilakukan renovasi terhadap gedung produksi dan didirikannya gedung produksi sefalosporin yang terpisah dari gedung produksi lainnya. Pada tahun 1997, dibangun gedung induk produksi lensa mata dari Rohto yang merupakan perwujudan kerjasama PT. Combiphar dengan PT. Rohto dari 23

31 24 Jepang dan berakhir pada tahun Dengan berakhirnya kontrak kerjasama tersebut, gedung Rohto akhirnya digunakan oleh PT. Combiphar untuk departemen Product Development (Prodev) dan Quality Assurance (QA). Pada tahun yang sama, PT. Combiphar melakukan kerjasama dengan Sanofi-Syntelabo Perancis dan dibangunlah fasilitas PT. Sanofi-Syntelabo Combiphar (SSC) di lingkungan pabrik PT. Combiphar. Pada tahun 2002, PT. Combiphar juga membangun fasilitas gedung khusus untuk produk OBH (Obat Batuk Hitam) yang dilatarbelakangi oleh adanya permintaan pasar yang sangat tinggi terhadap produk OBH Combi dan terbatasnya kapasitas untuk sarana produksi. Kemudian pada tahun 2003, PT. Combiphar telah meng-upgrade fasilitas Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL). Pada bulan Maret 2006, PT. Sanofi-Syntelabo Combiphar (SSC) beralih nama menjadi PT. Pharma Health Care (PHC). Kemudian, pada tanggal 5 Mei 2008, dilakukan peresmian laboratorium baru Product and Development PT. Combiphar untuk menggantikan laboratorium yang lama. PT. Combiphar memperoleh sertifikat CPOB untuk pertama kalinya pada tahun Pada tanggal 9 Oktober 2006, PT. Combiphar diperiksa oleh konsultan ISO, yaitu AIMS. Perusahaan ini kemudian di audit oleh SGS, yaitu badan yang berwenang memberikan sertifikat ISO. Berdasarkan hasil audit, PT. Combiphar dinyatakan berhak mendapatkan sertifikat ISO 9001 : Visi dan Misi Visi yang dimiliki oleh PT. Combiphar yaitu menjadi salah satu Industri Farmasi terkemuka di Indonesia. Dalam menjalankan usahanya, PT. Combiphar memiliki misi, yaitu ikut berkontribusi terhadap peningkatan kualitas hidup. 3.4 Sarana Fisik dan Sarana Penunjang Sarana dan Prasarana Fisik Bangunan utama PT. Combiphar terdiri dari enam gedung, yaitu: a. Gedung Utama (Main Building) Gedung utama terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

32 25 1. Kantor Meliputi ruang tamu, ruang administrasi, ruang Plant Director, ruang departemen administrasi dan keuangan, ruang departemen Supply Chain Management (SCM), ruang bagian Electronic Data Processing dan System Application Program (SAP), ruang departemen Plant HRD-GA serta ruang pertemuan. 2. Area Produksi Terbagi menjadi dua daerah, yaitu daerah abu-abu (grey area) dan daerah hitam (black area). Daerah abu-abu terbagi menjadi beberapa ruangan, yaitu ruangan proses sediaan padat, semi padat, cairan, ruang pengujian IPC, ruang pengemasan primer, ruang airlock, dan ruang karantina. Daerah hitam meliputi ruang pengemasan sekunder, ruang ganti pakaian serta ruang penyimpanan bahan kemasan dan produk jadi. 3. Gudang Gudang yang terdapat di PT. Combiphar adalah gudang bahan baku, gudang bahan kemas dan gudang obat jadi. Tiap gudang memiliki ruang administrasi, ruang penyimpanan kondisi khusus, area untuk menyimpan barang-barang karantina, diluluskan serta area untuk menyimpan barang-barang ditolak. b. Gedung Quality Assurance dan Product Development c. Bangunan OBH Bangunan OBH terdiri dari gudang (bahan baku, bahan pengemas dan produk jadi) dan ruang produksi. d. Gedung Pharma Health Care e. Gedung bagian teknik dan pemeliharaan, kantin, mushola, mess karyawan dan Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) Sarana Penunjang Terdapat beberapa sarana penunjang untuk mendukung dan memperlancar aktivitas produksi. Sarana penunjang tersebut antara lain bengkel teknik, generator diesel (genset), dua unit air compressor, pompa air, pengolahan air dengan sistem reverse osmosis, sistem high-ventillating air conditioning (HVAC) pada gedung utama dan gedung sediaan cair, waste water treatment plant

33 26 (WWTP), penangkal petir, sistem telekomunikasi dan system application program (SAP). 3.5 Struktur Organisasi Manajemen puncak pada PT. Combiphar dipegang oleh President Director yang membawahi Vice President. Vice President membawahi Director yang juga membawahi Managing Director. Managing Director membawahi delapan kepala divisi, yaitu Head of Plant Division, Head of Ethical Division, Head of CCH Division, Head of Oncology Division, Head of Finance Division, Head of Bussiness Development Division Head of Pharmaserve dan Head of Internal Audit. Divisi pabrik PT. Combiphar memiliki struktur organisasi tersendiri dalam menjalankan fungsinya. Organisasi divisi pabrik dipimpin oleh seorang kepala pabrik (Plant Director), dan beberapa kepala bagian dari Bagian Produksi, Bagian Supply Chain, Bagian Product Development, Bagian Teknik, Bagian Cost Accounting, Bagian Human Resource Development, dan Bagian Administrasi. Bagian Quality Assurance Operation (QAO) masih berkaitan erat dengan Divisi Pabrik, tetapi bagian ini bertanggung jawab juga kepada Managing Director. Dibawah manajer QAO terdapat dua bagian yaitu Quality Control dan Quality Assurance Service (QAS). QAS membawahi Quality Service (QC Pharmacist), Documentation and Change Control serta unit GMP Compliance. Unit GMP Compliance berada dibawah pimpinan QAS manajer dan mempunyai koordinasi langsung terhadap QAO manajer. Bagian QC membawahi QC Pharmacist dan Validation Officer. QC Pharmacist bergerak di bidang bahan baku dan obat jadi, sedangkan Validation Officer melakukan validasi proses dan Plant Director bertugas mengkoordinasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan produksi tetapi disesuaikan dengan rencana penjualan dan rencana pesanan (plan order) dari distributor, serta ikut mengawasi pelaksanaan kegiatan produksi Produksi Departemen produksi dipimpin oleh seorang manajer produksi yang merupakan seorang apoteker. Manajer produksi bertanggung jawab dalam

34 27 pelaksanaan semua proses produksi yang dilakukan oleh PT. Combiphar. Manajer produksi dibantu oleh dua orang asisten manajer, yaitu asisten manajer bagian solid dan semisolid, serta asisten manajer bagian liquid. Tugas pokok bagian produksi divisi pabrik PT. Combiphar adalah: a. Melaksanakan kegiatan pengolahan dan pengemasan produk sesuai dengan jadwal produksi yang telah ditetapkan. b. Menyusun rencana produksi mingguan bersama dengan bagian supply chain. c. Membuat laporan kegiatan produksi sesuai dengan ketentuan perundangundangan yang berlaku. d. Melaksanakan pembuatan produk baru skala produksi bersama dengan bagian product development. e. Menyiapkan dan merencanakan sarana produksi beserta pengembangannya. f. Melaksanakan upaya-upaya peningkatan efisiensi proses produksi. g. Menjamin penerapan CPOB di lingkungan bagian produksi. PT. Combiphar memiliki unit-unit bagian produksi dengan penjelasan sebagai berikut: a. Unit Solid dan Semisolid Unit solid dan semisolid terdiri dari beberapa unit yang dibagi berdasarkan proses produksi, yaitu: 1. Subunit Dispensing Solid Mixing Ruang dispensing terdiri dari ruang penyangga bahan baku, ruang penimbangan dan ruang penyimpanan bahan baku yang telah ditimbang. Ruang penimbangan memiliki alat timbangan berupa timbangan digital dan timbangan skala besar. Proses penimbangan dilakukan dibawah sistem Laminar Air Flow (LAF) untuk mencegah atau mengurangi terjadinya kontaminasi ke dalam bahan baku. Proses penimbangan adalah bahan baku dari gudang masuk ke dalam ruang penyangga. Sebelum ditimbang, ruang penimbangan harus dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan tersebut antara lain pembersihan ruangan, alat dan wadah hasil penimbangan. Bahan baku ditimbang satu per satu, dimulai dari bahan yang inert kemudian bahan aktifnya. Urutan penimbangan, yaitu bahan yang jumlahnya banyak, tidak berbau dan tidak berwarna. Penimbangan dilakukan oleh petugas

35 28 penimbangan dan dibantu oleh seorang asisten apoteker yang berperan sebagai checker. Setelah selesai menimbang, ruang penimbangan dibersihkan secara menyeluruh untuk mencegah kontaminasi pada penimbangan berikutnya. Hasil penimbangan ditempatkan di staging area berdasarkan bahan baku masingmasing produk. Ruang pencampuran padat (Solid Mixing) terdiri dari ruang pencampuran kering, ruang pencampuran basah, ruang pengeringan granul dan ruang produk antara. Proses produksi tablet dimulai dari dispensing (penimbangan) raw material. Raw material akan diayak dengan menggunakan oscillating granulator dengan ukuran mesh yang disesuaikan. Kemudian dilakukan pencampuran dan granulasi basah menggunakan alat super mixer. Granul yang terbentuk kemudian dikeringkan dengan Fluid Bed Dryer (FBD), diayak, ditambahkan bahan-bahan tambahan dan dicampur sampai rata di dalam drum roller. Terbentuk granul siap cetak yang akan disimpan dan dilakukan pengujian In Process Control (IPC) sebelum dilakukan pencetakan. Setelah diberikan label pelulusan dari QC, granul siap cetak akan dikirimkan ke sub unit tableting and coating atau sub unit capsule and solid filling. 2. Subunit Tableting dan Coating Mesin tablet dan ruang pencetakan harus dalam keadaan bersih sebelum proses pencetakan dimulai. Selama proses pencetakan, dilakukan IPC setiap 15 menit yang meliputi pengukuran variasi bobot dan setiap 30 menit yang meliputi kekerasan dan ketebalan tablet. Pada waktu tertentu, dilakukan pemeriksaan fisik, keregasan dan waktu hancur (awal, tengah dan akhir proses) oleh bagian produksi. Bagian QC akan melakukan uji keseragaman bobot dan kesesuaian kadar zat aktif. Tablet yang telah selesai dicetak akan disimpan untuk menunggu pelulusan dari bagian QC. Untuk proses penyalutan, PT. Combiphar memiliki dua jenis, yaitu salut tipis dan salut gula. Jenis salut tipis yang dibuat adalah salut transparan, salut berwarna dan salut enterik. Tablet salut tipis dibuat dengan menggunakan larutan penyalut yang disemprot menggunakan pompa sambil diputar dan dialiri udara panas. Suhu jangan terlalu panas karena dapat menyebabkan debu yang berlebihan, tetapi juga jangan terlalu dingin karena akan menyebabkan tablet

36 29 lengket. Tablet hasil salut akan disimpan di ruang produk ruahan. Untuk proses salut gula, penyalutan menggunakan panci penyalut yang dilengkapi dengan blower dan buffle. Blower berguna untuk mengalirkan udara panas, sedangkan buffle berguna untuk menggerakkan tablet yang sedang disalut. Proses salut yang terjadi meliputi subcoating, smoothing, colouring, dan polishing. Selama proses penyalutan, dilakukan IPC, yaitu keseragaman bobot dan waktu hancur. 3. Subunit Semisolid Sediaan semisolid yang diproduksi berupa krim, salep, supositoria dan ovula. Setiap 30 menit, dilakukan pemeriksaan bobot tube, lipatan tube dan nomor bets. Pada pembuatan supositoria dan ovula, IPC yang dilakukan adalah homogenitas kadar zat aktif yang dilakukan pada tiga titik yang berbeda. Pada pembuatan krim, salep dan gel, IPC yang dilakukan adalah kerataan dan homogenitas sediaan. Setelah dikemas, IPC yang dilakukan adalah keseragaman bobot. Produk antara akan dikarantina kemudian QC akan melakukan pemeriksaan kadar zat aktif, viskositas dan berat jenis. Produk antara yang telah diluluskan akan dikirim ke bagian pengemasan primer. 4. Subunit Capsulating dan Solid Filling Subunit yang bertugas untuk melakukan pengisian serbuk ke dalam cangkang kapsul, sachet atau botol. Pemeriksaan bobot kapsul dilakukan tiap 15 menit sebanyak 20 buah kapsul. Setelah ada persetujuan dari bagian QC, kapsul akan dikirim untuk proses stripping. Bagian solid filling adalah pengisian serbuk ke dalam botol atau sachet. Beberapa sachet pertama akan diperiksa, jika memenuhi spesifikasi, maka pengisian serbuk ke dalam sachet akan dilanjutkan. Setiap 30 menit akan dilakukan IPC berupa uji kebocoran, nomor bets dan variasi bobot. 5. Sub Unit Primary Packaging Pengemasan merupakan bagian dari produksi yang dilakukan terhadap produk ruahan sehingga menjadi produk jadi. Pengemasan primer merupakan pengemasan produk ruahan dimana kemasan langsung kontak dengan produk. Subunit pengemasan primer bertanggung jawab terhadap proses pengemasan primer seluruh produk ruahan solid dan semisolid yang telah dinyatakan lulus oleh bagian QC. Kemasan primer yang umum digunakan untuk sediaan solid

37 30 adalah strip dan blister. Pengemasan primer untuk sediaan semisolid terdiri dari pengemasan supositoria dan ovula ke dalam rotoplas, gel ke dalam roll on, salep dan krim ke dalam tube. Stripping merupakan proses pengemasan primer untuk sediaan berupa tablet atau kapsul. Sebelum dilakukan stripping, aluminium foil yang digunakan diperiksa terlebih dahulu, nomor bets, tanggal kadaluarsa serta harga eceran tertinggi (HET). Pada saat proses stripping, dilakukan pengujian tes kebocoran dengan cara memasukkan strip atau blister ke dalam alat penguji kebocoran yang didalamnya terdapat air, lalu strip diberi penahan diatasnya dan dilakukan proses vakum dengan tekanan 40 cmhg selama satu menit. Jika terdapat kebocoran, maka tablet atau kapsul didalamnya akan basah. Blister merupakan salah satu jenis kemasan untuk sediaan solid. Bahan yang digunakan ada dua jenis, yaitu aluminium foil untuk pengemas bagian depan dan rigid untuk bagian belakang. Umumnya bagian belakang menggunakan bahan dari PVC tetapi dapat juga menggunakan bahan aluminium untuk obat yang tidak stabil terhadap cahaya. Proses blistering dilakukan dengan forming PVC, yaitu pembentukan rongga pada PVC sebagai tempat tablet atau kapsul dengan menggunakan heater pada suhu 120 C dan dilakukan pemeriksaan kebocoran. Proses dilakukan dalam ruangan dengan suhu dibawah 25 C dan kelembaban 60-70%. IPC yang dilakukan berupa tes kebocoran, pengontrolan kelengkapan penandaan, daya lekat blister dan pemeriksaan blister yang tidak terisi oleh tablet atau kapsul pada waktu pengemasan sekunder dengan cara pengukuran bobot kemasan. Produk kemudian dikarantina sampai dinyatakan lulus oleh bagian QC. 6. Subunit Repack-Packing Service Subunit yang terdiri dari seksi repack (pengemasan ulang) dan seksi packing service (penyiapan bahan kemas). Proses pengemasan ulang dilakukan pada produk impor atau produk kembalian yang mengharuskan dilakukan pengemasan ulang. Subunit packing service bertugas untuk memenuhi kebutuhan bahan pengemas di seluruh unit pengemasan produk solid dan semisolid. Permintaan bahan pengemas primer dan sekunder dapat dilakukan melalui formulir Material Requirement Slip (MRS) kepada bagian supply chain. Bahan pengemas yang diperoleh dari gudang bahan kemas diambil sesuai dengan catatan

38 31 pengemasan bets. Petugas packing service memeriksa kesesuaian bahan kemas yang dating dengan kebutuhan yang tercantum dalam formulir MRS. Bahan kemas yang telah dihitung dan sesuai dengan pesanan, akan diberi penandaan berupa nomor bets, tanggal kadaluarsa dan HET. Leaflet tidak diberi penandaan tetapi dilakukan pelipatan. Bahan kemas yang telah diberi penandaan dan pelipatan selanjutnya diperiksa oleh bagian QC. Untuk leaflet akan diperiksa identitas leaflet, kesesuaian arah lipatan leaflet dan kesesuaian jumlah lipatan. Untuk label akan diperiksa kesesuaian identitas label, HET, nomor bets, tanggal produksi dan tanggal kadaluarsa. Untuk inner boxakan diperiksa kesesuaian nomor bets, tanggal pembuatan, tanggal kadaluarsa,nomor registrasi, kesesuaian nama bahan kemas dan kode bahan kemas. Untuk produk jadi juga diambil retain sample. 7. Sub Unit Secondary Packaging Sub unit pengemasan sekunder terdiri dari seksi packing lini solid dan seksi packing lini semisolid. Subunit ini bertugas untuk melakukan pengemasan sekunder terhadap hasil stripping, blistering dan sachet. Proses yang dilakukan meliputi memasukkan strip, leaflet dan etiket ke dalam inner box serta memasukkan inner box kedalam outer box. Seksi packing line semisolid bertugas untuk melakukan pengemasan sekunder meliputi penempelan etiket pada tube, memasukkan tube ke dalam inner box, memasukkan leaflet ke dalam inner box dan memasukkan inner box ke dalam outer box. Hasil pengemasan akan disimpan di ruang karantina untuk diperiksa oleh bagian QC. Setelah produk dinyatakan lulus, maka akan dikirim ke gudang produk jadi. b. Unit Liquid Unit liquid terdiri dari enam subunit yang dibagi berdasarkan proses produksi, yaitu: 1. Subunit OBH Disepnsing-Process-Washing-Filling Subunit yang akan melakukan proses penimbangan, pencampuran, pencucian botol hingga pengisian. Proses penimbangan dilakukan di ruang dispensing. Raw material dari gudang akan melewati air lock dan wadahnya akan

39 32 dibersihkan. Penimbangan dilakukan sehari sebelum produksi, sehingga bahan yang telah ditimbang akan ditempatkan di staging area. Setelah penimbangan, proses produksi dilakukan dengan mencampurkan bahan baku. Proses pencampuran dilakukan dengan menggunakan dua buah double jacket tank yang berkapasitas 8000 liter. Setelah pencampuran, akan masuk ke dalam final mixing tank dan holding tank yang terhubung ke dalam ruang filling. Filling OBH dilakukan ke dalam sachet, botol kaca dan botol plastik. Untuk botol kaca, akan dicuci terlebih dahulu dengan air murni sedangkan botol plastik akan langsung digunakan untuk proses filling. 2. Subunit OBH Packaging I Subunit yang bertanggung jawab dalam pengemasan OBH mulai dari pengemasan primer sampai produk diserahkan ke gudang produk jadi. Subunit dikepalai seorang supervisor yang bertanggung jawab saat shift 1 yang bekerja dari pukul WIB. Penandaan dilakukan dengan menggunakan mesin sedangkan pengemasan dilakukan secara manual. Proses pengemasan meliputi tahap penempelan label atau etiket, memasukkan botol dan sendok ke dalam inner box, menutup inner box dan memasukkannya ke dalam outer box. Pada proses pengemasan, QC akan mengambil sampel pada awal, tengah akhir proses. Sampel yang akan diambil disesuaikan dengan data pengambilan jumlah sampel untuk kimia, mikrobiologi dan retained sample. Pemeriksaan IPC yang dilakukan meliputi keseragaman volume dan uji kebocoran. Setelah dikemas, produk akan dikarantina di bagian packaging dan menunggu diluluskan oleh bagian QC, lalu akan disimpan di gudang produk jadi. 3. Subunit OBH Packaging II 4. Subunit OBH Packaging III 5. Subunit Liquid Packing Service Subunit yang bertugas untuk memenuhi kebutuhan atau menyiapkan bahan pengemas di seluruh unit pengemasan produk liquid. Permintaan bahan kemas melalui formulir MRS kepada bagian supply chain sesuai dengan jumlah produk ruahan dan dapat berupa bahan kemas sekunder seperti inner box, outer box, etiket dan leaflet.

40 33 6. Subunit Liquid Ethical Process Filling Subunit yang bertanggung jawab dalam proses pencampuran bahan baku untuk membuat sediaan cair non-obh. IPC yang dilakukan terhadap produk jadi oleh QC diantaranya pemeriksaan viskositas, berat jenis dan ph. Setelah diluluskan, produk jadi dimasukkan ke dalam kemasan primer berupa botol. Untuk botol kaca, dilakukan proses pencucian melalui tiga tahap, yaitu botol dicuci dengan air bilasan (air murni) sebelumnya. Lalu, botol dibilas dengan air murni baru. Suhu air murni adalah 80 C. Kemudian, botol disemprot menggunakan udara bertekanan (kompresor dengan tekanan 4-5 barr) Quality Assurance Quality Assurance merupakan bagian yang berada di bawah pimpinan seorang Quality Assurance Operation Manager (QAOM) yang bertanggung jawab langsung kepada Manager Director. QAOM membawahi Quality Control (QC) dan Quality Assurance Service (QAS). Tugas pokok bagian QA adalah : a. Melaksanakan pengawasan dan pengaturan pada setiap tahap kegiatan produksi sesuai ketentuan CPOB. b. Melakukan analisis dan memberikan status terhadap semua bahan awal, produk antara, produk ruahan dan produk jadi pada proses produksi. c. Melakukan pemantauan lingkungan kerja atau kegiatan produksi agar sesuai dengan penerapan CPOB. d. Melaksanakan pelatihan-pelatihan terhadap personil yang ditentukan. e. Mengevaluasi secara rutin semua spesifikasi, metode analisa dan cara kerja di bagian produksi. f. Merencanakan jadwal dan melaksanakan audit baik internal maupun eksternal. g. Kalibrasi dan kualifikasi alat untuk bagian QA. h. Pengendalian dokumen dan change control. i. Penanganan dan pengkajian produk tahunan, keluhan pelanggan, produk kembalian dan penarikan kembali obat jadi.

41 Quality Control Quality Control dipimpin oleh seorang manajer yang membawahi laboratorium QC. Quality Control bertanggung jawab terhadap: a. Bahan awal untuk produksi obat harus memenuhi spesifikasi yang ditetapkan untuk identitas, kekuatan, kemurnian dan keamanannya. b. Tahapan produksi telah dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan. c. Semua pengawasan selama proses dan pemeriksaan laboratorium terhadap suatu bets obat telah dilaksanakan. d. Suatu bets obat memenuhi persyaratan mutunya selama peredaran yang ditetapkan. Pemeriksaan bahan awal berawal dengan memeriksa Certificate of Analysis (CoA) yang berasal dari pabrik pembuat bahan tersebut. CoA tersebut meliputi identitas dan tanggal kadaluarsa bahan. Sampling bahan baku (zat aktif) dilakukan terhadap semua wadah yang datang dan dilakukan uji identifikasi. Uji identifikasi minimal dilakukan tiga kali setiap kedatangan bahan. Sampling bahan kemas dilakukan berdasarkan US MIL-STD-105E. Military Standard merupakan standar prosedur sampling bahan kemas untuk melindungi produk dari kualitas bahan kemas yang kurang baik. Apabila dalam analisis bahan baku ditemukan hasil yang menyimpang dari spesifikasi, maka akan dilaporkan pada Kepala Bagian QC untuk ditetapkan tindak lanjutnya. Pemeriksaan produk antara, produk ruahan dan produk jadi dilakukan berdasarkan spesifikasi masing-masing produk yang telah ditetapkan oleh bagian Product Development. Setiap produk jadi disiapkan contoh pertinggal dengan jumlah dua kali yang dibutuhkan untuk analisis dan disimpan selama masa kadaluarsa ditambah satu tahun. Pemeriksaan mikrobiologi dilakukan terhadap bahan awal, produk jadi, alat dan daerah abu-abu (pemeriksaan bekerja sama dengan bagian QA untuk pemantauan jumlah partikel udara, jumlah mikroba dan jumlah pergantian udara) dan potensi antibiotika. Bahan awal yang berasal dari alam dan mengandung mikroba dalam jumlah yang lebih besar dari bahan baku sintesis akan diperiksa secara mikrobiologi. Penyiapan sampel dilakukan secara aseptis di bawah LAF (Laminair Air Flow) untuk menghindari kontaminasi mikroba lain selama analisis

42 35 dilakukan. Untuk bahan baku antibiotika, dilakukan pemeriksaan potensi antibiotika. Pemeriksaan dilakukan dengan menggunakan bakteri uji dan media yang sesuai untuk masing-masing antibiotika. Pengamatan dilakukan terhadap diameter hambat yang dihasilkan. Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian QC memiliki alur, yaitu QC menerima Good Receipt (GR) bahan atau produk jadi. Bahan atau produk jadiakan dikarantina dan diambil sampel untuk dianalisis di laboratorium (fisika,kimia, mikrobiologi). Setelah diperoleh hasil analisis, bahan atau produk jadi akan dievaluasi apakah memenuhi atau tidak memenuhi syarat. Jika memenuhi syarat, bahan atau produk jadi akan dapat diluluskan. Jika tidak memenuhi syarat, bahan atau produk jadi akan dievaluasi ulang. Apabila setelah dievaluasi ulang tetap tidak memenuhi persyaratan, maka bahan atau produk jadi tidak dapat diluluskan GMP Compliance a. Audit Audit dilakukan sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh QA. Audit dilaksanakan secara rutin kecuali jika ada situasi khusus seperti terjadi penarikan kembali obat atau penolakan yang berulang. Jenis-jenis audit yang dilakukan, yaitu: 1. Audit internal Audit internal merupakan audit yang dilakukan di dalam perusahaan. Terdapat empat jenis audit internal, yaitu level 1 (audit antar unit dalam satu bagian dan dilakukan setiap bulan), level 2 (dilakukan tiap bagian dan tim audit terdiri dari perwakilan tiap bagian serta dilakukan setiap tahun), level 3 (dilakukan oleh principal atau pabrik toll in manufacturing dan waktu pelaksanaan ditentukan oleh auditor) dan level 4 (dilakukan oleh Balai POM, Badan POM atau gabungan dan waktu pelaksanaan ditentukan oleh auditor). 2. Audit Eksternal Audit eksternal merupakan audit yang dilaksanakan perusahaan terhadap pihak luar. Jenis-jenis audit eksternal, yaitu: Audit supplier atau vendor

43 36 Audit supplier dilakukan terhadap supplier baru dan supplier lama. Audit terhadap supplier baru dapat berupa survey capability yang bertujuan untuk melihat apakah supplier baru dapat atau tidak untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan jumlah dan mutu produk yang ditetapkan oleh PT. Combiphar. Untuk supplier lama, audit dapat dilakukan berdasarkan penilaian pertahun terhadap pengantaran produk dan kualitas dari produk. Manufacturing Toll Out Audit dilakukan perusahaan yang akan memberi kontrak dan perusahaan yang telah menjalin kerja sama dengan PT. Combiphar. Audit yang dilakukan dapat berupa keseluruhan aspek CPOB yang diperlukan. Audit Laboratorium Eksternal Audit yang dilakukan PT. Combiphar terhadap perusahaan yang menerima kontrak dalam laboratorium atau jasa analisis dan kalibrasi di luar PT. Combiphar. b. Pemantauan 1. Pemantauan Alat, Dinding, Lantai dan Pakaian Personil Ruang Produksi Peralatan, dinding dan lantai dibersihkan sesuai dengan prosedur dan jadwal yang telah dibuat dan dilakukan secara mikrobiologi. Untuk pakaian personil ruang produksi, pemantauan dilakukan dengan menggunakan metode gowning dan finger tip, sedangkan untuk alat, dinding dan lantai dapat digunakan metode swab. 2. Pemantauan Air Murni Air yang digunakan dalam proses produksi adalah air murni (purified water). Air murni harus memenuhi persyaratan yaitu memiliki ph 5-7, konduktivitas (lampiran 1), TOC 500 ppb, TVC 100 cfu/ml. Selain itu air murni juga harus bebas bakteri patogen yaitu E. Coli, Pseudomonas aeruginosa, Staphylococcus aeruginosa dan Salmonella. 3. Pemantauan Compressed Air Pemantauan Compressed Air dilakukan secara mikrobiologi. Pengujian dilakukan dengan mengalirkan Compressed Air ke air steril kemudian difilter dan filtrat diinokulasikan pada media agar steril, lalu dilihat ada tidaknya bakteri yang tumbuh di media agar.

44 37 4. Pemantauan Limbah Syarat Limbah Cair berdasarkan SK Gubernur Jawa Barat No.6 Tahun 1999: - ph: Chemical Oxygen Demand (COD: 150 mg/l) - Biological Oxygen Demand (BOD: 75 mg/l) - Total Suspended Solid (TSS: 75 mg/l) QA bekerja sama dengan bagian teknik dalam upaya pemantauan limbah. Uji yang dilakukan hanya bersifat internal. Sedangkan, untuk eksternal dilakukan oleh instansi yang telah terakreditasi. c. Pelatihan Pelatihan yang dapat dilakukan antara lain pelatihan CPOB, non CPOB dan eksternal. Pelatihan CPOB diberikan pada karyawan tertentu dengan topik yang disesuaikan. Pelatihan non CPOB ditangani oleh masing-masing bagian. Pelatihan dapat berupa Soft Skill dan Job Functional Training (JFT). Untuk pelatihan eksternal, dilakukan dengan cara mengajukan usulan mengikuti atau mengadakan pelatihan kepada masing-masing kepala bagian kemudian meminta persetujuan dari manajer HRD dan Plant Director. Untuk personil yang mengkuti pelatihan eksternal, personil tersebut dapat membagikan apa yang diperoleh melalui Share Training. d. Kualifikasi dan Kalibrasi Kualifikasi merupakan validasi yang dilakukan terhadap alat atau instrumen. Kualifikasi dilakukan melalui empat tahap, yaitu kualifikasi desain, kualifikasi instalasi, kualifikasi operasi dan kualifikasi kinerja. Setiap tahap kualifikasi harus dilakukan secara berurutan untuk mencegah pengulangan karena kesalahan yang mungkin terjadi. Setiap kualifikasi harus mendapat persetujuan dari QA. Kalibrasi merupakan serangkaian kegiatan dalam kondisi tertentu yang menetapkan hubungan antara nilai yang ditunjuk oleh alat ukur dengan standar yang ditetapkan. Kalibrasi dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan untuk masing-masing alat dan direkap dalam Master List kalibrasi. Hasil kalibrasi dicatat dalam laporan kalibrasi dan didokumentasikan. Pelaksanaan kalibrasi dapat dilakukan secara internal dan atau eksternal kepada badan atau lembaga yang terpercaya.

45 38 e. Pest Control Kegiatan pemantauan terhadap hama di lingkungan pabrik. Pemantauan dilakukan agar tidak mengganggu proses produksi dan tidak terdapat cemaran hama dalam produk yang dihasilkan. Pemantauan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan PT. Combiphar bekerja sama dengan pihak ketiga Quality Assurance Service (QAS) a. Quality Service Complaint, Recall dan Penyimpangan 1. Investigasi Investigasi merupakan upaya penelitian, penyelidikan, pengusutan, pencarian, pemeriksaan dan pengumpulan data serta temuan lain bertujuan untuk mengungkap masalah terjadinya penyimpangan atau ketidaksesuaian terkait dengan mutu. Penyimpangan merupakan perubahan tidak terencana yang terjadi karena berbagai sebab selama kegiatan berlangsung atau yang terdeteksi setelah kegiatan. Setelah menemukan akar permasalahan dari penyimpangan yang terjadi, bagian ini akan melakukan perbaikan dan pencegahan melalui koordinasi dengan bagian lain yang terkait agar penyimpangan tidak terjadi lagi. Bagian ini juga akan menganalisis jenis keluhan pelanggan dan menentukan bagian yang bertanggung jawab terhadap keluhan. Bagian produksi akan menangani keluhan yang berhubungan dengan proses produksi yang tidak sesuai dengan catatan pengolahan bets dan pengemasan bets, kesalahan bahan awal yang ditimbang, adanya kontaminasi terhadap produk dan kesalahan pelabelan. Bagian QC akan menangani keluhan yang berhubungan dengan hasil uji di luar spesifikasi. Bagian Product Development akan menangani keluhan yang berhubungan dengan formulasi dan kemasan. Bagian SCM akan menangani keluhan yang berhubungan dengan distribusi. 2. Penanganan Complaint Keluhan atau complaint merupakan ekspresi ketidakpuasan dalam bentuk verbal, tertulis atau elektronik terhadap penggunaan produk atau jasa. Keluhan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu Technical Complaint, Medical Complaint dan Marketing Complaint, yaitu keluhan yang tidak berkaitan dengan technical complaint dan medical complaint.

46 39 3. Penanganan Produk Kembalian Produk kembalian terkait dengan masa kadaluarsa, kerusakan produk dan perubahan desain kemasan. Produk kembalian yang diberi status reject berarti produk kembalian tidak dapat digunakan lagi untuk pengobatan dan harus dimusnahkan. Status manfaat berarti produk kembalian masih dapat digunakan untuk pengobatan tetapi untuk internal di PT. Combiphar, tidak untuk dijual di pasaran. Sedangkan status repacked berarti produk kembalian masih dapat digunakan untuk pengobatan dan akan dikemas ulang untuk dijual di pasar. 4. Penanganan Produk yang Ditarik Hal-hal yang dapat menyebabkan suatu produk ditarik dari pasaran yaitu: Internal pabrik, penarikan satu atau beberapa bets atau seluruh produk tertentu dari semua tingkatan distribusi obat. Hal ini karena ditemukannya ketidakstabilan produk pada retained sample sehingga perlu peninjauan ulang pada formulasi produk tersebut. Principal, penarikan suatu produk terkait dengan perusahaan yang melakukan toll in ke PT. Combiphar. Pemerintah, penarikan suatu produk karena hasil temuan BPOM bahwa produk tersebut memiliki efek samping obat yang berbahaya. Untuk semua produk yang ditarik maka akan dilaporkan ke BPOM dan akan diberitahukan ke masyarakat melalui media masa. 5. Annual Product Review Annual Product Review bertujuan untuk mengkaji semua produk yang telah diproduksi selama satu tahun (pengkajian tiap produk yang dibuat dalam satu tahun melebihi tiga bets per tahun) dan menginformasikannya kepada pihak manajemen. Bagian QAS mendokumentasikan seluruh data APR yang dibuat oleh masing-masing bagian dalam satu log book. b. Quality Service Documentation and Change Control Unit yang bertanggung jawab terhadap semua dokumen yang ada di perusahaan. Setiap dokumen yang ada di perusahaan sebelum didistribusikan akan melewati beberapa tahapan yaitu review, persetujuan atau pengesahan dan penandatanganan oleh yang bersangkutan, serta distribusi dan sosialisasi dokumen. Tugas-tugas yang dilakukan antara lain:

47 40 1. Berkoordinasi dengan bagian yang membuat suatu dokumen mengenai waktu diberlakukannya dokumen tersebut. 2. Menentukan pihak mana saja yang akan menerima dokumen yang akan didistribusikan. 3. Membuat copy document dan sebagai usaha pengendaliannya dokumen yang asli dicap Master Document. Sedangkan, copy document dicap Controlled Copy untuk setiap dokumen yang diserahkan ke bagian-bagian lain atau dicap Uncontrolled Copy. Setiap dokumen yang diberi cap sebagai status dokumen harus ditandatangani oleh document controller. 4. Mendistribusikan dokumen baru bersamaan dengan ditariknya dokumen lama. Untuk dokumen-dokumen lama yang sudah tidak berlaku dicap tidak berlaku sesuai dengan tanggal dokumen baru berlaku dan harus disimpan di tempat penyimpanan yang terpisah dalam jangka waktu tujuh tahun, sedangkan seluruh salinan harus ditarik kembali oleh DC. 5. Memusnahkan dokumen dengan membuat berita acara pemusnahan dokumen. Dokumen yang dimusnahkan adalah dokumen-dokumen yang telah habis masa retensinya dengan alat pemotong kertas dan menghapus soft file dokumen yang sudah tidak berlaku. 6. Jika ada suatu perubahan dalam setiap hal yang terkait mutu produk (misalnya perubahan spesifikasi bahan, formula, zat aktif zat tambahan, prosedur, CoA atau perubahan supplier), maka dibuat change control oleh bagian yang bersangkutan. Formulir change control diserahkan ke bagian QAS dan dicatat dalam CAPA Administrasi dan Keuangan Bagian administrasi dan keuangan dipimpin oleh kepala bagian yang bertanggung jawab kepada Plant Director dengan membawahi purchasing dan administrasi keuangan. Bagian ini bertanggung jawab untuk menangani secara keseluruhan masalah yang berkaitan dengan administrasi, keuangan, umum dan kepersonaliaan di pabrik. Kepala bagian administrasi dan keuangan memiliki beberapa tugas antara lain:

48 41 a. Membuat cash flow per bulan atas kebutuhan pabrik dan dikirim ke bagian accounting kantor pusat. b. Memeriksa semua bukti pengeluaran kas dan bank sebelum dikirim ke Jakarta. c. Mengontrol saldo kas dan bank sesuai dengan laporan kas dan bank yang dibuat. d. Melakukan perhitungan gaji untuk karyawan tetap pabrik. e. Menyiapkan gaji yang akan dibagikan untuk karyawan baik untuk ditransfer maupun dibayar tunai. f. Membuat anggaran departemennya dan semua departemen pabrik. g. Menyiapkan keperluan kedatangan tamu. h. Mambantu tugas Plant Director. i. Membimbing bawahan dalam mengerjakan tugasnya. j. Mengawasi dan memeriksa pekerjaan bawahan di bawah tanggung jawabnya. k. Mengevaluasi kinerja bawahan setiap tahun. Urusan pengeluaran biaya untuk gaji karyawan, pembelian bahan baku dan bahan kemas dari supplier di luar Bandung, biaya pengadaan peralatan dan bangunan, biaya pemasukan dari APL di luar Bandung dikelola oleh bagian keuangan di kantor pusat Jakarta Bagian HRD-GA (Human Resource Development-General Affair) Bagian HRD-GA dipimpin oleh seorang HRD-GA Plant Manager. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, HRD-GA Plant Manager berkoordinasi dengan HRD-GA Manager Head Office. HRD-GA memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab antara lain: a. Recruitment management, terkait dengan penerimaan karyawan di pabrik. b. Man Power Planning, terkait dengan pemberdayaan karyawan. c. Performance management, terkait dengan penilaian karyawan yang didasarkan pada kinerja hasil dan proses, absensi dan kepemimpinan. d. Industrial Relation, terkait hubungan kerja dengan karyawan, penanganan sumber daya manusia, kesejahteraan karyawan di pabrik, pemerintah daerah dan asosiasi pekerja.

49 42 e. Security, Canteen, Laundry, Office Boy/Cleaning Service, bertanggung jawab atas keamanan wilayah pabrik, makan dan minum karyawan, kebersihan pakaian kerja serta kebersihan seluruh lingkungan pabrik. f. Licenses, terkait dengan berbagai urusan dokumentasi dan perizinan perusahaan Product Development Bagian Pengembangan Produk (Product Development atau Prodev) merupakan bagian PT. Combiphar yang bertanggung jawab terhadap pengembangan produk dan penyusunan formula. Prodev dipimpin oleh seorang manager yang membawahi empat Assistant Manager, yaitu: unit pengembangan formulasi I dan II (Formulation Development), unit pengembangan metode analisis (Analytical Development), dan unit pengembangan pengemas dan dokumentasi registrasi (Packaging Development and Registration Documentation). a. Unit Pengembangan Formulasi Pada unit Pengembangan Formulasi I dan II masing-masing dipimpin oleh seorang apoteker yang membawahi beberapa orang farmasis dan dibantu oleh petugas formulasi. Unit yang bertugas untuk melakukan reformulasi produk lama (mereduksi harga material dan jam produksi, serta formulasi ulang dengan menggunakan supplier bahan baku yang lain), membuat formulasi produk baru (mencari sumber material dan melakukan trial skala laboratorium), kalibrasi dan kualifikasi (untuk bagian Product Development), melakukan scaling-up yaitu proses produksi produk baru yang dilakukan dengan pemantauan minimal tiga bets pertama yang memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Kegiatan yang dilakukan oleh unit ini berkaitan dengan pengembangan formula untuk produk baru dan produk existing adalah: 1. Menerima ide atau usulan produk baru dari bagian Bussiness Development, dan menerima usulan dari bagian change control. 2. Melakukan studi pustaka, membuat desain input dari usulan produk baru berdasarkan sampel produk kompetitor, dan melaksanakan trial compatibility (kesesuaian).

50 43 3. Membuat formula dalam skala trial laboratorium, skala pilot dan skala produksi serta melakukan uji stabilitas produk. 4. Membuat laporan pengembangan produk dan melaksanakan validasi proses. b. Unit Pengembangan Analisis Unit Pengembangan Metode Analisis dipimpin oleh seorang Assistant Manager yang membawahi beberapa officer (farmasis atau sarjana kimia) dan dibantu oleh analis. Unit ini bertugas untuk mengembangkan metode analisis (pencarian metode analisis dan melakukan trial metode analisis), melakukan validasi atau verifikasi metode analisis (membuat protokol metode analisis, melaksanakan dan menyusun laporan validasi metode analisis), uji stabilitas (menyusun protokol, melakukan uji stabilitas produk baru, dan menyusun laporan uji stabilitas), membuat spesifikasi dan prosedur analisis (bahan awal, produk antara, produk ruahan, dan produk jadi). Pengembangan metode analisis dilakukan pada bahan baku baru, bahan baku lama yang metode analisisnya perlu direvisi dalam rangka efisiensi, produk jadi baru (baik produk lisensi maupun non lisensi), produk existing yang direformulasi sehingga metode analisanya perlu dievaluasi kembali, produk existing yang metode analisanya perlu direvisi dalam rangka efisiensi, bahan baku dan produk existing yang berdasarkan monografi dalam literatur terbaru ada perubahan spesifikasi atau prosedur analisis sehingga perlu dilakukan pengembangan metode lagi. Tahapan pelaksanaan metode analisis meliputi: 1. Menerima usulan produk baru dari bagian Business Development dan menerima review dari bagian change control. 2. Mengevaluasi kebutuhan literatur untuk menetapkan metode analisis. 3. Melakukan pengembangan metode analisis bahan baku dan bahan obat jadi baru. 4. Melakukan validasi atau verifikasi metode analisis bahan baku dan obat jadi baru. 5. Menyusun laporan validasi atau verifikasi metode analisis. 6. Menyusun spesifikasi dan prosedur pemeriksaan bahan baku atau produk jadi (SPPBB atau SPPPJ).

51 44 7. Menyerahkan salinan dokumen SPPBB atau SPPPJ kepada bagian QA. Uji stabilitas yang dilakukan oleh Unit Analytical Development bertujuan: 1. Meneliti karakteristik tentang bagaimana mutu bahan atau produk obat berubah dengan waktu di bawah pengaruh faktor lingkungan seperti suhu, kelembaban, dan cahaya. 2. Menentukan masa uji ulang bahan obat atau masa edar produk obat, yakni waktu penyimpanan dalam kondisi tertentu di mana produk obat tersebut masih memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. 3. Memberikan rekomendasi untuk kondisi pemrosesan, pengangkutan dan penyimpanan. Jenis uji stabilitas yang dilakukan ada dua yaitu: uji stabilitas dipercepat dan uji stabilitas jangka panjang. Suhu yang digunakan untuk uji stabilitas dipercepat adalah 40 ± 2 C dengan kelembaban udara 75% ± 5% dan dilakukan selama enam bulan. Uji stabilitas jangka panjang dilakukan pada suhu 30 ± 2 C dengan kelembaban udara 75% ± 5% minimum selama dua tahun. Keduanya berfungsi untuk mengetahui stabilitas suatu obat yang disimpan dalam waktu tertentu. Stabilitas jangka pendek dilakukan pada awal, tiga bulan dan enam bulan penyimpanan, sedangkan stabilitas jangka panjang dilakukan pada awal, tiga bulan, enam bulan, 12 bulan, 18 bulan, 24 bulan dan bahkan sampai batas kadaluarsa suatu produk. Tahap yang dikerjakan dalam pengujian ini adalah menyusun protokol uji stabilitas, melakukan analisa dan membuat laporan. c. Unit Pengembang Pengemas dan Dokumentasi Registrasi Assistant Manager yang membawahi Packaging Development Officer dan Registration Officer. Unit ini bertanggung jawab terhadap pengembangan kemasan (baik untuk produk baru dan produk lama) serta dokumen-dokumen terkait registrasi untuk melakukan registrasi. Selain itu, unit ini juga bertugas untuk membuat spesifikasi dan prosedur pemeriksaan bahan kemas, dan membuat Master Batch yang bekerja sama dengan Assistant Manager formulasi. Dalam hal penyiapan dokumen registrasi, unit ini melakukan beberapa hal meliputi: 1. Mengevaluasi kebutuhan literatur untuk keperluan pembuatan dokumen registrasi.

52 45 2. Bekerjasama dengan bagian lain yang terkait dalam menentukan pemerian produk, besar kemasan dan rancangan kemasan. 3. Menyiapkan dokumen registrasi. Dalam hal pengembangan kemasan baik untuk produk baru maupun produk existing, unit ini melakukan beberapa hal berikut: 1. Menerima usulan produk baru dari Business Development atau menerima review dari bagian change control. 2. Menyiapkan artwork (desain bahan pengemas hasil kreasi designer pabrik maupun designer pihak ketiga) dan menginformasikan kepada bagian lain. 3. Menyusun spesifikasi dan prosedur pemeriksaan bahan pengemas (SPPBP) 4. Menyerahkan SPPBP kepada Registration Officer. 5. Membuat revisi artwork (jika Registration Officer menerima surat tambahan dari BPOM) sekaligus melakukan perubahan SPPBP Supply Chain Manager Bagian Supply Chain Management (SCM) di PT. Combiphar dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggung jawab langsung kepada Direktur Pabrik (Plant Director) dan membawahi dua unit yaitu: PPIC (Production Planning Inventory Control) dan Warehouse & Distribution. SCM secara garis besar mempunyai tugas mengelola informasi dari hulu ke hilir yaitu memantau dan mengontrol semua proses supply chain mulai dari pengadaan material untuk keperluan produksi sampai pendistribusian ke distributor serta mengkoordinasi aktivitas pergudangan di PT. Combiphar. Berikut penjelasan masing-masing bagian SCM: a. PPIC (Production Planning Inventory Control) PPIC dipimpin oleh seorang Assistant Manager yang membawahi empat divisi yang dikepalai oleh supervisor yaitu terdiri: Production Planner Supervisor, Material Planner Supervisor, Demand Planner Supervisor, dan Toll Supervisor. Production Planner bekerjasama dengan bagian produksi bertugas merencanakan jadwal produksi dan menjamin produksi berjalan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan. Material Planner bertugas untuk menjamin ketersediaan material produksi. Demand Planner bertugas untuk mengolah data dari forecast marketing.

53 46 Sedangkan Toll Supervisor bertugas mengatur segala kegiatan yang berkaitan dengan Toll Manufacturing. Pertimbangan utama untuk perencanaan produksi yaitu berdasarkan ROFO (Rolling Forecast) dari divisi pemasaran. Setiap awal tahun atau akhir tahun, divisi pemasaran akan membuat forecast mengenai jenis dan kuantitas produk yang akan dijual disertai target penjualan yang akan dicapai pada tahun berikutnya. Perencanaan produksi dimulai dari rencana penjualan dari divisi pemasaran mengenai jenis dan jumlah produk yang akan dijual dalam setahun. Rencana produksi tahunan kemudian dijabarkan menjadi rencana produksi untuk tiga bulan dan akan dijabarkan lagi untuk rencana produksi target bulanan. Rencana bulanan akan dijabarkan lagi menjadi rencana mingguan oleh bagian produksi. Rencana mingguan ini dirinci lagi sehingga diperoleh jadwal produksi harian yang akan dilaksanakan dalam minggu tersebut. Berdasarkan rencana produksi mingguan yang telah disusun tersebut, akan dibuat Production Order (PO) yang telah disetujui oleh plant director. Production Order tersebut bersifat spesifik untuk setiap produk yang akan diproduksi, yang berisi daftar periksa, formulir permintaan bahan awal, bahan kemas, dan permintaan untuk produksi. Bagian produksi akan melaksanakan produksi sesuai PO tersebut. Catatan batch akan berjalan ke setiap unit produksi sesuai prosesnya. Catatan batch ini akan dilaporkan ke bagian QC untuk diperiksa dan dicatat penyimpangan yang terjadi. Hasil pemeriksaan dikembalikan lagi ke bagian produksi untuk selanjutnya di follow up dengan melakukan usulan perubahan. Untuk pengadaan material, dilakukan menggunakan surat pesanan yang dibuat rangkap untuk bagian keuangan, bagian pembelian, dan bagian supply chain. Pengaturan bahan baku dan bahan pengemas dilakukan oleh bagian inventory control. Pengaturan ini secara kuantitas berdasarkan minimum order quantity, permintaan dan stok yang ada. Selain itu juga berdasarkan waktu produksi dan lead time dari pemasok bahan baku dan atau bahan pengemas. b. Warehouse Bagian ini membawahi 4 divisi yaitu: gudang sediaan solid, gudang sediaan liquid, gudang PHC dan gudang api serta dibawahi oleh dua orang Supervisor. Pada tiap-tiap bagian gudang tersebut secara sederhana dibagi kembali menjadi

54 47 area untuk penyimpanan bahan baku, bahan kemas dan produk jadi. Gudang memiliki beberapa fasilitas yaitu: pemadam api (berupa busa, air, dan debu), pest control, insecutor, dan air curtain. 1. Penyimpanan Bahan Baku Pada masing-masing divisi gudang terdapat petugas yang bertugas untuk menerima, menyimpan, dan mencatat tiap bahan yang masuk dan keluar dari gudang. Daerah pada gudang bahan baku dibagi menjadi daerah karantina, ruang pengambilan sampel, ruang untuk barang rejected dan ruang penyimpanan barang release. Ruang penyimpanan terdiri dari ruangan dengan suhu kamar, ruangan sejuk, dan ruangan dingin dengan suhu 2-8 C. Sistem pengeluaran barang yang dilakukan di gudang bahan baku mengikuti sistem FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). 2. Penyimpanan Bahan Kemas Bahan kemas terdiri dari bahan kemas primer seperti aluminium foil, botol, tube, dan lain-lain; bahan kemas sekunder seperti leaflet, etiket, inner box, dan outer box. Ruang penyimpanan bahan kemas terdiri dari ruang dengan suhu kamar, ruang sejuk untuk penyimpanan foil, lemari terkunci untuk leaflet dan etiket. Gudang bahan kemas dibagi menjadi area khusus bahan kemas karantina, ruang penyimpanan bahan kemas yang sudah di-release serta ruang khusus untuk bahan kemas yang di-reject. Setelah dinyatakan lulus oleh bagian QC, bahan kemas akan disimpan sesuai spesifikasi dan jenisnya dan akan dikeluarkan berdasarkan surat permintaan barang dari bagian produksi (packing service) sesuai catatan pengemasan batch, mengikuti sistem FIFO (First In First Out). 3. Penyimpanan Produk Jadi Seksi gudang produk jadi mengambil barang dari unit pengemasan dan juga menerima dari luar pabrik seperti obat impor yang sudah siap jual, obat toll out, dan barang yang dikembalikan dari distributor. Sedangkan untuk produk impor berupa bulk akan diterima oleh gudang bahan baku. Produk jadi disimpan pada tiga kondisi ruangan yaitu suhu kamar dan suhu dingin (2-8 o C). Obat yang dikembalikan disimpan dalam area khusus. Untuk obat-obat psikotropik juga disimpan dalam area khusus dan dimasukkan dalam lemari besi yang terkunci rapat. Penyimpanan obat-obat yang

55 48 sudah kadaluwarsa dipisahkan dari tempat penyimpanan obat lainnya (dikarantina) dan diberi label merah untuk selanjutnya dimusnahkan. 4. Distribusi Divisi ini bertugas mengelola penerimaan dan pengeluaran produk jadi ke distributor. Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan prinsip FEFO dan pengiriman barang ke distributor menggunakan ekspedisi yang direkomendasikan oleh distributor tersebut. Tugas lainnya yaitu menangani masalah transaksi retur barang. Jika ada barang yang diretur maka barang tersebut akan diganti dengan barang yang baru. Jika yang barang yang diretur mengalami kerusakan akibat kesalahan penyimpanan maka barang tidak akan diganti. Jika barang yang diretur misalnya hanya separuh dari barang yang dikirim mula-mula maka divisi ekspedisi harus membuat catatan yang disebut dengan credit note. Program kerja bagian ini yaitu: service refill (memenuhi target pengiriman barang sebesar 97%), delivery time (barang sampai ke distributor dalam waktu paling lama 5 hari), dan pengecekan (hasil pengecekan dilaporkan tiap bulan) Bagian Teknik Bagian Teknik PT. Combiphar dipimpin oleh seorang Manager Engineering yang dibantu oleh beberapa Manager Assistant yang terdiri dari Manager Assistant of Maintenance yang membawahi seksi Workshop, seksi Maintenance & Repair, seksi Document & Controlled Instrument. Manager Assistant of Utility membawahi seksi Penunjang Produksi (Non-HVAC) dan seksi HVAC, sedangkan untuk Manager Assistant of Safety, Health & Environment membawahi seksi K3L (Kesehatan Keselamatan Kerja Lingkungan), seksi Kebun dan Kebersihan, dan seksi Pemusnahan. Tiap-tiap seksi terdapat beberapa orang teknisi yang membantu. Tugas pokok bagian Teknik adalah: 1. Melaksanakan perawatan dan perbaikan peralatan produksi, sarana penunjang, bangunan. 2. Menjaga ketersediaan air, listrik, uap, udara terkondisi (AC) dan udara bertekanan (Compressed Air).

56 49 3. Melengkapi kebutuhan suku cadang peralatan produksi dan sarana penunjang. 4. Bertanggung jawab dan menjamin agar fasilitas pabrik selalu dalam keadaan siap dan layak dipakai. 5. Melaksanakan program perawatan secara berkala menurut jadwal yang disusun dengan berdasarkan keaktifan mesin, tata cara pelaksanaan perawatan disesuaikan dengan panduan prosedur tetap. 6. Melaksanakan program Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). a. Unit Maintenance Pada unit maintenance dijabarkan fungsi teknik secara aktual dalam kegiatan produksi sebagai berikut: 1. Menjalankan program maintenance (perawatan). 2. Menunjang program-program yang terkait dengan CPOB (GMP) khususnya mendukung program validasi seperti kegiatan kalibrasi dan kualifikasi. Proses kualifikasi dibagi menjadi empat jenis yaitu Kualifikasi Desain, Kualifikasi Instalasi, Kualifikasi Operasi dan Kualifikasi Kinerja. Kegiatan kualifikasi yang berhubungan dengan mesin produksi, bagian Teknik hanya berperan dalam Kualifikasi Desain dan Kualifikasi Instalasi. Sedangkan kegiatan yang berhubungan dengan Utility, seperti compress air system, HVAC, dan water system, bagian teknik melakukan kualifikasi dari Kualifikasi Desain sampai Kualifikasi Kinerja. 3. Melakukan program EHS yaitu Environmental, Health and Safety. Meliputi Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) dan Program Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan Kerja bagi para karyawan (P2K3). EHS Engineer berperan sebagai Koordinator P2K3. 4. Membantu Kepala Pabrik seperti dalam mereview aspek-aspek teknis, membantu evaluasi project dan melakukan pengadaan peralatan produksi. Hal ini sering disebut dengan Capital Project. b. Unit Utility Sistem penunjang produksi (Utility System) yang menjadi tanggung jawab bagian teknik dapat dibagi menjadi 2, yaitu:

57 50 1. Sistem HVAC Meliputi tata udara, dimana sistem pengaturan udara di setiap ruangan produksi menggunakan Air Handling Unit (AHU). Kelembaban dan kebersihan udara juga dikendalikan dengan alat bantu tambahan yaitu dehumidifier dan filter udara. 2. Sistem non HVAC (sistem penunjang produksi) Terdapat Water System (sistem air) dimana sumber air berasal dari sumur artesis. Sebelum digunakan untuk produksi, air dari sumur artesis ini diolah dengan sistem reverse osmosis. Dengan alat yang ada, sistem ini diatur untuk menghasilkan air sebanyak 2500 liter/jam. Kualitas air akan selalu dipantau oleh bagian quality control. Selain itu, terdapat Compressed Air System (sistem udara bertekanan) yang dihasilkan dari kompresor. Jumlah kompresor yang dimiliki adalah dua buah. Boiler yang terdapat di PT. Combiphar menghasilkan uap yang dibutuhkan oleh proses produksi sebagai media pemanas dalam proses pemanasan maupun pengeringan, atau pembersihan peralatan produksi dengan memasang filter uap sebelum digunakan. Sumber utama listrik PT. Combiphar adalah berasal dari PLN. Namun sebagai cadangan, PT. Combiphar juga memiliki Generator Set (genset) untuk mengantisipasi apabila suatu saat terjadi pemadaman listrik oleh PLN. c. Unit Safety, Healthy, and Enviromental 1. Instalasi Pengolahan Air Limbah (IPAL) Penanganan air limbah oleh bagian teknik menggunakan sistem pengolahan secara fisika dan dengan mikrobiologi aerob. Air limbah diolah secara fisik dan biologi secara berurutan. Proses biologi dilakukan secara aerob dengan suatu sistem kontak stabilisasi menggunakan mikroorganisme yang mampu untuk mendegradasi air limbah industri farmasi. Proses aerob kontak stabilisasi merupakan pengembangan dari proses lumpur aktif tunggal yang lebih tahan terhadap beban kejut (shock load), dengan demikian efisiensi penyisihan polutan organik pada pengolahan air limbah industri dapat mencapai 70-80%. Air limbah yang keluar dari proses tersebut kemudian dialirkan ke bak presedimentasi dua tahap dengan maksud untuk menyisihkan padatan tersuspensi

58 51 yang terlarut dalam air limbah. Dari bak presedimentasi kemudian dialirkan ke dalam bak ekualisasi yang bertujuan untuk menyamakan kondisi air limbah sehingga kualitas air limbah yang masuk ke proses berikutnya menjadi lebih stabil. Proses biologi dimaksudkan untuk menghilangkan polutan organik pada air limbah untuk kemudian diubah menjadi komponen yang lebih sederhana dan tidak berbahaya terhadap lingkungan. Kemudian, air limbah dilewatkan pada unit filter karbon aktif untuk menghilangkan warna, rasa, serta bau zat organik, sehingga air limbah yang dikeluarkan sudah memenuhi persyaratan yang ditentukan oleh pemerintah setempat. 2. Program Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan Kerja a. Program pelatihan K3 yang dilakukan oleh PT. Combiphar antara lain program Loss Prevention-Emergency Response, program Colleague Safety, program Occupational Health, dan program Occupational Medicine. b. Program Loss Prevention-Emergency Response merupakan tindakan pencegahan terhadap kehilangan yang bertujuan untuk menyelamatkan karyawan, properti atau materi dan pencegahan ulang. Program ini dititikberatkan pada pemadaman kebakaran. Pelatihan pemadaman kebakaran dilakukan setiap 2 tahun sekali dengan menggunakan alat pemadam kebakaran dan pelatihan kondisi darurat. c. Program Colleague Safety merupakan program yang berhubungan dengan proses produksi yang bertujuan untuk meningkatkan keselamatan karyawan pada saat bekerja, seperti: setiap alat harus dilengkapi alat harus dilengkapi alat pengaman, karyawan harus menggunakan alat pelindung diri (masker, helm, dan lain-lain). d. Program Occupational Medicine adalah program pengobatan bekerja seperti P3K, eyewash and safety showers, evaluasi medis, dan lain-lain. 3. Kebersihan Kebun dan Lingkungan Bagian ini memiliki fungsi dan tugas dalam menjaga lingkungan dan kebun diluar gedung dalam kawasan PT.Combiphar. 4. Pemusnahan Bagian ini melakukan kegiatan dalam melaksanakan pemusnahan terhadap produk-produk reject atau produk-produk yang sudah kadaluwarsa. Untuk

59 52 produk yang bersifat limbah B3 bagian pemusnahan akan melimpahkan ke pihak ketiga.

60 BAB 4 PENERAPAN CPOB DI PT. COMBIPHAR Penerapan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) terhadap seluruh aspek rangkaian produksi merupakan suatu langkah untuk menjamin mutu obat jadi sehingga memenuhi persyaratan yang ditentukan sesuai dengan tujuan penggunaannya. CPOB secara umum telah diterapkan oleh PT. Combiphar dalam setiap aspek produksinya. Hal ini terbukti dengan diperolehnya Sertifikat Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) sejak tahun 1991 dimana PT. Combiphar menjadi perusahaan farmasi kelima yang mendapatkan kehormatan tersebut. Seiring dengan berjalannya waktu, PT. Combiphar terus melakukan perbaikan dan pengembangan perusahaan agar dapat memenuhi kebutuhan pasar sekaligus mewujudkan misinya dalam berkontribusi untuk meningkatkan kualitas hidup. Saat ini, PT. Combiphar sedang berusaha mempersiapkan diri sebaik mungkin untuk mendapatkan sertifikasi dari badan PIC/S (Pharmaceutical Inspection Cooperation/Scheme) yang merupakan kumpulan BPOM dari berbagai negara di dunia. Sertifikasi tersebut menjadi sangat krusial karena menjadi suatu bentuk pengakuan internasional terhadap kualitas produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Combiphar. Pedoman Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) mencakup dua belas aspek, yaitu manajemen mutu, personalia, bangunan dan fasilitas, peralatan, sanitasi dan higiene, produksi, pengawasan mutu, inspeksi diri dan audit mutu, penanganan keluhan terhadap produk, penarikan kembali produk dan produk kembalian, dokumentasi, pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak, serta kualifikasi dan validasi. Selama Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA), peserta melakukan pengamatan terhadap proses pembentukan mutu yang ada di PT. Combiphar dengan aspek-aspek yang tertuang dalam CPOB dan tercakup dalam pembahasan berikut ini. 4.1 Manajemen Mutu Secara struktural, PT. Combiphar telah berupaya dengan baik menjalankan sistem manajemen mutu berdasarkan pedoman Cara Pembuatan Obat Obat yang 53

61 54 Baik yang dikeluarkan oleh badan resmi pemerintah BPOM. PT. Combiphar memiliki bagian Quality Control (Pengawasan Mutu), Quality Assurance (Pemastian Mutu), dan Produksi yang secara langsung berfungsi sebagai posisi kunci dalam menjalankan manajemen mutu yang terarah dan sesuai. PT. Combiphar juga melakukan suatu kajian mutu produk secara berkala yang sifatnya tahunan oleh unit Quality Assurance Service (QAS) yang dikenal sebagai Annual Product Review (APR). Dengan adanya APR, kekurangan yang terjadi di tahun sebelumnya dapat dijadikan suatu pedoman evaluasi demi perbaikan mutu ke depannya. Unit QAS bertugas mengumpulkan seluruh data menjadi satu laporan utuh yang berisikan jumlah produksi di tahun tersebut, status produk, hasil uji analisis (kimia dan mikrobiologi), review proses produksi, review stabilitas, review validasi proses, deviasi, komplain, change control, review kualitas air, review kualifikasi alat-alat produksi dan utility (HVAC). Dari jenis data yang dikumpulkan terlihat bahwa APR membutuhkan kerjasama dari seluruh divisi yang ada di PT. Combiphar dengan tujuan akhir untuk merekomendasi kinerja dari tiap unit. 4.2 Personalia Sumber daya manusia sangat penting dalam pembentukan dan penerapan sistem pemastian mutu yang memuaskan dan pembuatan obat yang benar. Oleh sebab itu industri farmasi bertanggung jawab untuk menyediakan personil yang terkualifikasi dalam jumlah yang memadai untuk melaksanakan semua tugas. Tiap personil hendaklah memahami tanggung jawab masing-masing dan dicatat. Seluruh personil hendaklah memahami prinsip CPOB dan memperoleh pelatihan awal dan berkesinambungan, termasuk instruksi mengenai higiene yang berkaitan dengan pekerjaan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2006). Dilihat dari sudut pandang organisasinya, PT. Combiphar telah melakukan pembagian kewenangan dan tanggung jawab yang jelas sesuai dengan persyaratan dalam CPOB. Hal ini terlihat dari berjalannya organisasi PT. Combiphar dengan output berbagai produk berkualitas yang dihasilkannya. Tiap personil bekerja sesuai dengan kapasitasnya dan tidak melebihi kemampuannya sehingga hasil yang didapatkan menjadi optimal. Personil kunci dari PT. Combiphar telah

62 55 dipimpin oleh apoteker-apoteker yang kapabilitasnya sesuai dengan yang dibutuhkan, yaitu kepala bagian Produksi, Pengawasan Mutu, dan Pemastian Mutu dimana kepala bagian Produksi dipimpin oleh orang yang berbeda dengan bagian Pengawasan Mutu dan Pemastian Mutu dengan tujuan memastikan objektivitas sehingga dapat bekerja secara efektif dan profesional. PT. Combiphar melakukan perekrutan pegawai dengan cukup selektif melalui beberapa tahapan untuk mendapatkan personil yang handal, mulai dari interview secara panel, psikotes, dan terakhir medical check-up. Dari segi peningkatan kualitas pegawai, PT. Combiphar menyediakan fasilitas penunjang yang baik dan mampu mengakomodasi keperluan pegawainya. Beberapa diantaranya adalah program pelatihan baik pelatihan terkait CPOB maupun yang tidak terkait langsung dengan CPOB. Pelatihan CPOB berkaitan dengan peningkatan pengetahuan mengenai CPOB. Sedangkan pelatihan non CPOB dapat berupa kepemimpinan, motivasi, K3L (Kesehatan dan Keselamatan Kerja), pest control, dan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin). PT. Combiphar juga memberikan perhatian besar terhadap kesehatan karyawannya dengan membuat program General Check Up rutin setiap tahun. Hal ini dikarenakan PT. Combiphar yang merupakan salah satu industri farmasi terkemuka yang menggunakan berbagai bahan obat, pelarut kimia, bahkan zat berbahaya lainnya yang berpotensi berbahaya bagi kesehatan karyawan. Selain itu, program tersebut dilakukan untuk menjaga kualitas produk yang dihasilkan. PT. Combiphar juga menyediakan sarana kantin untuk makan siang di dalam lingkungan pabrik, tunjangan kesehatan, klinik kesehatan, dan penyediaan APD untuk karyawan demi mengantisipasi gangguan kesehatan yang mungkin terjadi akibat kontak dengan bahan-bahan kimia. 4.3 Bangunan dan Fasilitas Bangunan dan fasilitas PT. Combiphar, baik liquid building maupun main building telah memiliki desain dan konstruksi yang baik sehingga pelaksanaan kerja dapat lebih tertata. Koridor yang ada di daerah produksi didesain khusus untuk mencegah terjadinya kontaminasi dengan bentuk yang tidak ada ujungnya sehingga

63 56 memudahkan pembersihan. Selain itu, antara ruangan yang satu dengan ruangan lainnya sudah didesain dengan model tekanan udara yang berbeda antara di dalam ruang produksi dan di koridor sehingga membentuk suatu tekanan udara yang dapat mencegah kontaminasi dan apabila terjadi kebocoran dapat menjadi barrier sehingga tidak langsung mengontaminasi personil. Penerangan yang ada di semua bangunan di PT. Combiphar sudah baik dengan ventilasi yang terjaga. Selain itu, fasilitas listrik dan pengendalian udara terpantau memadai untuk menjamin kelancaran kerja terutama di bagian produksi dan laboratorium. Luas bangunan PT. Combiphar dinilai sudah memadai untuk penempatan tiap fasilitas dan bangunan yang diperlukan untuk berjalannya industri farmasi secara menyeluruh dikarenakan telah dilakukan Design Qualification (DQ) terlebih dahulu. 4.4 Peralatan Berdasarkan pedoman CPOB, peralatan untuk pembuatan obat hendaklah memiliki desain dan konstruksi yang tepat, ukuran yang memadai serta ditempatkan dan dikualifikasi dengan tepat, agar mutu obat terjamin sesuai desain serta seragam dari bets ke bets dan untuk memudahkan pembersihan serta perawatan. Peralatan produksi di PT. Combiphar secara umum telah memenuhi persyaratan, baik dari segi desain, konstruksi, ukuran maupun kualifikasi. Terlihat dengan penempatan peralatan maksimal satu set peralatan untuk satu tahap di tiap ruang produksi. Peralatan-peralatan yang ada telah diberi label berisi informasi yang memudahkan nantinya pada saat pembersihan, pengecekan, kualifikasi hingga revalidasi. Kalibrasi dan validasi peralatan dilakukan secara berkala sebagai penjamin keseragaman produk farmasi yang dihasilkan. Kalibrasi peralatan yang digunakan untuk menimbang, mengukur, memeriksa, dan mencatat dilakukan rutin sesuai jadwal dan prosedur yang ada, sedangkan validasi dilakukan hanya sekali, jika perlu nantinya dapat dilakukan revalidasi.

64 57 Tiap kali penggunaan peralatan diwajibkan mencatat di logbook yang telah disediakan pada tiap alat untuk keperluan dokumentasi jika suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan. 4.5 Sanitasi dan Higiene Tingkat sanitasi dan higiene yang tinggi harus diterapkan pada setiap aspek pembuatan obat untuk menjamin perlindungan produk dari pencemaran. Sumber pencemaran potensial harus dihilangkan melalui suatu program sanitasi dan higiene yang menyeluruh dan terpadu. Sesuai dengan pedoman yang tercantum dalam CPOB, PT. Combiphar menerapkan tingkat sanitasi dan higiene yang tinggi, meliputi personalia, bangunan, peralatan dan perlengkapan, bahan produksi serta wadahnya dan setiap hal yang berpotensi menjadi sumber pencemaran produk. Tiap personil yang masuk ke area produksi harus mengenakan pakaian pelindung yang sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakannya. Terdapat ruangan yang berisi loker sebelum memasuki area produksi untuk menyimpan pakaian rumah dan kerja, sepatu rumah dan kerja, penutup kepala, toilet dan wastafel untuk mencuci tangan yang dilengkapi dengan handdryer dan alkohol yang masing-masing terpisah untuk pria dan wanita. Setiap personil yang akan memasuki area produksi wajib menggunakan pakaian khusus, sepatu khusus dan penutup kepala yang bersih serta mencuci tangan, mengeringkan dan disemprotkan antiseptik (alkohol 70%). Manajemen PT. Combiphar telah memberikan panduan secara nyata dengan penempelan berbagai prosedur terkait sanitasi dan higiene diri. Salah satunya terlihat pada dinding di sekitar wastafel yang ditempel petunjuk pencucian tangan yang baik dan benar. Mengenai pembersihan dan sanitasi peralatan setelah digunakan, semua peralatan dibersihkan setiap kali selesai pemakaian dengan adanya tanda under cleaning yang terlihat di bagian depan pintu area produksi tertentu yang sedang dibersihkan. Pembersihan dilakukan setiap kali selesai produksi satu bets produk dengan tujuan mencegah terjadinya kontaminasi silang yang dapat mencemari produk akhir.

65 Produksi Produksi hendaklah dilaksanakan dengan memenuhi ketentuan CPOB yang menjamin dihasilkannya produk yang memenuhi persyaratan mutu serta memenuhi ketentuan izin pembuatan dan izin edar (registrasi). Sebelum dilaksanakan proses produksi, diperlukan proses perencanaan terlebih dahulu oleh bagian Supply Chain Management (SCM) atas permintaan dari bagian marketing sedangkan untuk pelaksanaannya diputuskan bersama dengan bagian pengembangan produk, bagian produksi, bagian pengawasan mutu, bagian teknik serta kepala pabrik. Perencanaan dilakukan dengan memperhitungkan seluruh sumber daya yang ada sehingga kegiatan dapat dilakukan secara efisien dengan hasil yang optimal. Untuk menjamin kualitas obat yang dihasilkan PT. Combiphar maka dilakukan pengawasan terhadap bahan awal, bahan pengemas, produk ruahan, maupun produk jadi. Pada proses produksi, semua bahan awal yang digunakan harus diluluskan terlebih dahulu oleh QC. Setelah pelulusan maka bahan awal didistribusikan ke bagian produksi. Penimbangan bahan dilakukan di dalam ruang LAF dan setelah menimbang satu bahan maka harus dilakukan pembersihan terlebih dahulu sebelum dilakukan proses penimbangan bahan selanjutnya. Pada proses validasi yang dilakukan oleh PT. Combiphar telah sesuai dengan CPOB Validasi dilakukan oleh bagian QC yang bekerja sama dengan bagian Produksi untuk membuktikan dan memastikan bahwa proses produksi dari bets ke bets dilaksanakan secara konsisten sehingga menghasilkan produk yang memenuhi kualitas yang ditetapkan. Pencemaran silang dapat dicegah dengan cara gowning. Proses ini dimulai dari ketika personel masuk ke dalam ruang produksi, maka personel tersebut harus ganti pakaian dan alas kaki terlebih dahulu dengan pakaian bersih dan alas kaki, lalu menggunakan masker dan penutup kepala yang telah disediakan. Selain itu, personel juga harus mencuci tangan. Untuk personel yang kontak langsung dengan bahan atau produk, maka diharuskan menggunakan sarung tangan. Selain proses gowning, pencemaran silang dapat dilakukan dengan mengatur sistem tekanan udara. Tekanan udara di dalam ruang produksi yaitu 5-20 pascal. Untuk ruang produksi liquid, aliran udara lebih cenderung mengalir

66 59 dari dalam ruang produksi yang bertekanan tinggi ke arah koridor yang bertekanan rendah, sedangkan ruang produksi padat, aliran udara mengalir dari koridor yang bertekanan tinggi ke dalam ruang produksi padat yang bertekanan rendah. Selain itu, proses penimbangan harus dilakukan di bawah LAF dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi harus dinyatakan bersih sebelum digunakan. Pada proses pengemasan dilakukan prakodifikasi bahan pengemas, kesiapan jalur pengemasan, pelaksanaan pengemasan dan penyelesaian pengemasan. Produk jadi yang dikemas harus dikarantina hingga diluluskan oleh QC. Selama proses produksi dan pengemasan dilakukan pengawasan selama proses atau In Process Control (IPC) sebagai bentuk pengawasan terhadap mutu produk. IPC dilaksanakan melalui kerjasama antara departemen produksi dengan QC. Produk jadi yang telah diluluskan oleh QC akan di simpan dalam gudang produk jadi, lalu diletakkan sesuai dengan suhu penyimpanan yang tertera pada label kemasan produk jadi tersebut. 4.7 Pengawasan Mutu Pengawasan mutu merupakan bagian yang penting dalam CPOB untuk memberikan kepastian bahwa produk secara konsisten mempunyai mutu yang sesuai dengan tujuan pemakaiannya. Bagian pengawasan mutu di PT. Combiphar berdiri secara independen dan memiliki wewenang yaitu: 1. Meluluskan bahan baku dan bahan pengemas yang akan digunakan dalam proses produksi, produk antara, produk ruahan hingga produk jadi. 2. Melakukan pengambilan sampel baik bahan awal, produk antara, produk ruahan dan produk jadi, sehingga personel QC yang bertanggung jawab memiliki akses untuk ke gudang dan produksi. 3. Memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan. 4. Memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil di departemen QC dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan. 5. Memastikan seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan. 6. Memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja pengambilan contoh dan metode pengujian.

67 60 QC ikut serta dalam program inspeksi diri bersama bagian lain dalam perusahaan. Personel QC menggunakan pakaian pelindung, kacamata pelindung, masker, sarung tangan tahan asam atau basa sesuai tugas yang dilaksanakan sebagai program inspeksi diri. Bagian QC di PT. Combiphar juga ikut serta dalam melakukan kegiatan uji stabilitas (on going stability) yang berfungsi untuk memonitor stabilitas produk selama masa edarnya dan untuk menetukan apakah produk tetap memenuhi spesifikasinya di bawah kondisi penyimpanansesuai dengan label kemasan. Selain itu, menangani sampel pertinggal dengan maksud sebagai antisipasi bila terjadi komplain dari masyarakat. 4.8 Inspeksi Diri dan Audit Mutu Inspeksi diri bertujuan untuk mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu PT. Combiphar memenuhi ketentuan CPOB. Program ini dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Audit Internal disebut juga inspeksi diri. Audit ini dilakukan di dalam Pabrik PT. Combiphar dan terdiri dari beberapa tingkat, yaitu: a. Level 1: Audit dilaksanakan intern bagian sebagai penilaian internal terhadap sistem mutu. b. Level 2: Audit dilaksanakan di divisi pabrik dengan frekuensi satu tahun sekali. c. Level 3: Audit dilaksanakan oleh pihak ketiga misalnya principal atau perusahaan pemberi kontrak. d. Level 4: Audit dilaksanakan oleh pihak regulatory baik nasional atau internasional seperti BPOM, TGA, PIC/S. Selain audit internal, terdapat audit eksternal, yaitu audit yang dilaksanakan PT. Combiphar terhadap pihak luar. Jenis-jenis audit eksternal, yaitu: a. Audit Supplier atau Vendor Audit terhadap pemasok dilakukan sesuai ketentuan, yaitu audit pemasok berstatus to be audited, pemasok baru sesuai permintaan dari bagian terkait dan berdasarkan permintaan dari bagian QAS dan audit rutin setiap lima tahun sekali.

68 61 Audit terhadap pemasok baru dilakukan dalam rangka penilaian kemampuan pemasok tersebut dari segi kualitas dan kuantitas. b. Audit Distributor Audit ini meliputi pengawasan baik bangunan, sarana penunjang, sistem penanganan produk, dokumentasi dan hal yang berkaitan dengan penyimpanan dan distribusi produk. Audit rutin dilakukan setiap tiga tahun terhadap Distributor Pusat dan audit terhadap Dsitributor cabang tertentu atas persetujuan dari QAO Manager. c. Audit Laboratorium Luar Audit ini dilakukan PT. Combiphar terhadap perusahaan penerima kontrak dalam labaoratorium atau jasa analisis. d. Audit Toll Out Manufacturer Audit ini dilakukan terhadap toll out manufacturer agar produk yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh PT. Combiphar. 4.9 Penanganan Keluhan terhadap Produk, Penarikan Produk dan Produk Kembalian Penanganan keluhan pelanggan akan produk jadi yang diproduksi oleh PT. Combiphar bertujuan sebagai dasar perbaikan proses produksi atau formulasi, pencegahan terhadap keberulangan keluhan yang sama dan menjadi bahan pertimbangan terhadap penarikan kembali obat jadi (recall). Di PT. Combiphar, bagian yang berperan dalam menangani keluhan terhadap produk, penarikan produk dan produk kembalian adalah QAS. Keluhan dapat berasal dari dalam misalnya bagian pemasaran maupun dari luar PT. Combiphar, seperti rumah sakit, klinik, apotek, dokter, BPOM, distributor, pasien. Ada beberapa jenis keluhan atau complaint, yaitu: 1. Technical Complaint Yaitu keluhan yang terkait dengan ketidaksesuaian atau kerusakan secara fisik, kimiawi, atau biologis dari produk sebelum produk dikonsumsi atau digunakan, contoh kerusakan fisika atau kimiawi: label rusak, tutup botol yang bocor, perubahan viskositas, bentuk, warna produk, dus atau kemasan yang rusak, Untuk contoh kerusakan biologis: pertumbuhan mikroba dan jamur.

69 62 2. Medical Complaint Yaitu keluhan yang terkait dengan reaksi produk yang merugikan setelah penggunaan produk, antara lain: alergi (seperti mual, muntah, diare, gatal-gatal), keracunan, produk tidak berkhasiat, atau respon klinis yang rendah dan efek samping lain dari yang telah disebutkan pada penandaan. 3. Commercial Complaint Yaitu keluhan yang tidak berkaitan dengan technical dan medical complaint, contohnya distribusi, ketersediaan produk di pasar, dan discount produk tidak sesuai. 4. Critical Complaint Yaitu kategori keluhan yang dapat membahayakan nyawa seseorang atau ketidaksesuaian atas ketentuan yang telah ditetapkan yang dapat mengakibatkan penarikan kembali obat jadi (recall). 5. Non-Critical Complaint Yaitu kategori keluhan yang tidak termasuk dalam Critical Complaint. Terdapat nomor hotline PT. Combiphar yang bertujuan untuk menerima seluruh keluhan dari pelanggan terhadap produk PT. Combiphar. Seluruh karyawan PT. Combiphar bertanggung jawab untuk menerima dan meneruskan keluhan pelanggan kepada Customer Complaint Coordinator ataupun langsung ke Divisi Busdev (Medical) atau bagian Quality Assurance Service (QAS). Waktu penyelesaian keluhan pelanggan paling lambat 30 hari sejak keluhan diterima sampai pemberian jawaban kepada pelanggan. Apabila terdapat critical complaint yang mengakibatkan terjadinya penarikan kembali obat jadi (recall), maka akan segera dinformasikan kepada distributor, dokter, apoteker, dan pasien. Keluhan pelanggan secara rutin (minimal setahun sekali) harus dievaluasi terhadap indikasi adanya keluhan khusus atau keluhan berulang yang memerlukan perhatian dan dapat menyebabkan penarikan kembali obat jadi. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang berasal dari hasil evaluasi keluhan pelanggan ditindaklanjuti sesuai dengan prosedur Penanganan Penyimpangan atau prosedur tindak lanjut atas keluhan di divisi masing-masing. Dokumen yang terkait dengan keluhan pelanggan harus disimpan minimal 1 tahun setelah Expired Date (ED) produk terkait.

70 63 Tindak lanjut dari keluhan dapat berupa penggantian produk atau penarikan produk. Penarikan kembali obat jadi dilakukan apabila ditemukan produk obat yang tidak memenuhi persyaratan mutu atau atas dasar pertimbangan adanya efek samping obat yang dapat berpengaruh terhadap kesehatan. Penarikan obat jadi ini dapat dilakukan atas keinginan produsen (misalnya, karena stabilitas obat tidak baik) atau keinginan Badan POM (keluhan dari segi medis dan farmasi). Produk yang ditarik kembali hendaklah diberi identifikasi dan disimpan terpisah di area yang aman dan terkunci sementara menunggu keputusan terhadap produk tersebut Dokumentasi Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen dan merupakan bagian yang esensial dari pemastian mutu. Dokumentasi memastikan bahwa tugas dilakukan dengan benar dan setiap hal yang dilakukan didokumentasikan dengan baik. Dokumentasi dilakukan untuk memudahkan penelusuran kembali jika terdapat produk yang tidak memenuhi syarat atau mengantisipasi terjadinya kesalahan di masa datang. Seluruh kegiatan dari awal penerimaan bahan awal hingga proses penyerahan obat jadi harus mengikuti ketentuan dokumentasi yang diterapkan perusahaan. Dokumentasi yang dilakukan di PT. Combiphar bersifat sistematis dan telah menggunakan sistem komputerisasi, dimana semua informasi manajemen yang meliputi prosedur, metode dan instruksi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian serta evaluasi seluruh rangkaian kegiatan pembuatan obat telah didokumentasikan dengan baik. Semua personel di PT. Combiphar ikut bertanggung jawab dalam melaksanakan proses dokumentasi secara benar dan konsisten. Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh PT. Combiphar meliputi tata cara pengajuan dokumen, distribusi dokumen, penarikan dan pemusnahan dokumen. Pengajuan dokumen oleh bagian terkait akan diperiksa kelengkapannya oleh bagian QAS, jika sudah ditandatangani maka dilakukan sosialisasi terhadap personil-personil yang terkait. Hasil sosialisasi digunakan untuk melengkapi data pengajuan dokumen ke Plant Director. Setelah disetujui maka dokumen tersebut dapat dilaksanakan, dengan ketentuan bahwa master plan atau master document dipegang oleh bagian QAS. Jika ada perubahan maka dokumen tersebut tidak dapat dipakai lagi dan harus dilakukan revisi, sedangkan untuk dokumen yang

71 64 tidak berlaku lagi maka dilakukan penarikan dan pemusnahan pada dokumen tersebut Pembuatan dan Analisis berdasarkan Kontrak Pembuatan analisis berdasarkan kontrak harus dibuat secara benar, disetujui dan dikendalikan untuk menghindari produk atau pekerjaan dengan mutu yang tidak memuaskan. Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak pada dasarnya terbagi menjadi dua yaitu toll in dan toll out. Toll in adalah kerjasama antara PT. Combiphar dengan industri farmasi lain, tetapi proses manufacturing dilakukan di PT. Combiphar, sedangkan toll out merupakan kerjasama antara PT. Combiphar dengan industri farmasi lain dimana proses manufacturing dilakukan di industri farmasi lain. Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrakyang dilakukan oleh PT. Combiphar mencakup keduanya yaitu toll in dan toll out. PT. Combiphar melakukan toll out di PT. HexPharm, sedangkan toll in yang dilakukan oleh PT. Combiphar adalah dengan PT. Glaxo Smith Kline (GSK). Toll out dilakukan jika fasilitas di PT. Combiphar tidak memadai atau terjadi overload. Pada kegiatan toll out, formula berasal dari PT. Combiphar, tetapi untuk analisa bahan baku dan bahan pengemas, tergantung dari mana bahan tersebut berasal. Toll in dibagi menjadi dua, formulasi dan packing atau repack. Untuk repack, analisis dilakukan berdasarkan CoA principal. PT. Combiphar tidak melakukan analisis, hanya dilakukan deskripsi kemasan. Terutama mengenai jumlah dan kerusakan atau cacat. Untuk formulasi, analisis mulai dari bahan baku dan bahan pengemas dilakukan oleh PT. Combiphar untuk memberikan dasar kepada pemberi kontrak untuk release produknya. Apabila telah dilakukan release oleh pabriknya tersebut, dan pada berjalannya waktu di kemudian hari ada permasalahan side effect atau hal lainnya maka sudah tidak menjadi tanggung PT. Combiphar Kualifikasi dan Validasi PT. Combiphar telah melakukan kualifikasi dan validasi sesuai dengan apa yang dipersyaratkan dalam CPOB. Validasi merupakan bagian yang penting dari CPOB untuk menjamin bahwa produk obat yang dihasilkan mempunyai kualitas yang konsisten. Validasi adalah suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa prosedur, proses, peralatan, bahan-bahan, aktivitas atau sistem berfungsi

72 65 sesuai dengan yang diisyaratkan dan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan secara konsisten. Kualifikasi yang dilakukan di PT. Combiphar meliputi kualifikasi desain, kualifikasi instalasi, kualifikasi operasional dan kualifikasi kinerja. Kualifikasi dilakukan untuk memastikan alat maupun ruangan yangdigunakan memenuhi standar atau tidak. Setiap tahun, bagian tim validasi PT. Combiphar menyusun Rencana Validasi Induk (RIV). RIV mencakup informasi tentang fasilitas, peralatan atau proses yang akan divalidasi; format dokumen berupa format protokol, laporan validasi dan jadwal perencanaan pelaksanaan validasi; acuan dokumen yang digunakan dan struktur organisasi yang melaksanakan kegiatan validasi tersebut.

73 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. Secara umum PT. Combiphar telah menerapkan setiap aspek CPOB dengan baik dalam setiap aspek dan rangkaian proses produksinya yang meliputi aspek personalia, bangunan dan fasilitas, peralatan, sanitasi dan higiene, produksi, pengawasan mutu, inspeksi diri dan audit mutu, penanganan keluhan terhadap produk, penarikan kembali produk dan produk kembalian, dokumentasi, pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak, serta kualifikasi dan validasi. 2. Apoteker memegang peranan yang sangat penting dalam industri farmasi, yaitu sebagai kepala produksi, kepala pengawasan mutu, dan kepala bagian pemastian mutu. Fungsi apoteker adalah sebagai tenaga profesional yang ikut dalam menentukan kualitas produk yang dihasilkan melalui keahliannya dalam dunia kefarmasian. 5.2 Saran Optimalisasi pengkajian ulang terhadap dokumen melalui monitoring rutin untuk memastikan kaji ulang dokumen dilakukan tepat waktu. 66

74 DAFTAR REFERENSI Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2006). Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik. Edisi Jakarta: Badan POM. Daris, A. (2008). Himpunan Peraturan dan Perundang-undangan Kefarmasian. Jakarta: PT. ISFI Penerbitan. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1799/Menkes/Per/XII/2010 tentang Industri Farmasi. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 43/Menkes/SK/II/1988 tentang pedoman CPOB. Undang-Undang No. 36 Tahun (2009). Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan. Jakarta: Kementerian Kesehatan Republik Indonesia. 67

75 67 LAMPIRAN

76 68 Lampiran 1. Persyaratan Suhu dan Konduktivitas Suhu ( C) Konduktivitas (µs/cm) 0 0,6 5 0,8 10 0,9 15 1,0 20 1,1 25 1,3 30 1,4 35 1,5 40 1,7 45 1,8 50 1,9 55 2,1 60 2,2 65 2,4 70 2,5 75 2,7 80 2,7 85 2,7 90 2,7 95 2, ,1

77 69 Lampiran 2. Persyaratan ph dan Konduktivitas ph Konduktivitas (µs/cm) 5,0 4,7 5,1 4,1 5,2 3,6 5,3 3,3 5,4 3,0 5,5 2,8 5,6 2,6 5,7 2,5 5,8 2,4 5,9 2,4 6,0 2,4 6,1 2,4 6,2 2,5 6,3 2,4 6,4 2,3 6,5 2,2 6,6 2,1 6,7 2,6 6,8 3,1 6,9 3,8 7,0 4,6

78 UNIVERSITAS INDONESIA PEMBUATAN PROTOKOL VALIDASI SISTEM KOMPUTER TUGAS KHUSUS PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER ISNA INAWATI ASIH, S.Farm ANGKATAN LXXIV FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER-DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JUNI 2012 i

79 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR TABEL... iii DAFTAR LAMPIRAN... iv 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan TINJAUAN PUSTAKA Validasi Sistem Komputerisasi CFR (Code of Federal Regulations) Bagian Proses Validasi Komputer Tahap 1: Pembentukan Tim Tahap 2: Penentuan Aktivitas Validasi Tahap 3: Penulisan Protokol Validasi Tahap 4: Spesifikasi Detail Pengembangan Sistem Tahap 5: Melakukan Aktivitas Kualifikasi Tahap 6: Pengembangan atau Peninjauan Kontrol dan Prosedur Tahap 7: Sertifikasi Sistem Tahap 8: Peninjauan secara Periodik Kategori GAMP Kategori Software Kategori Hardware Configuration Baseline SAP METODOLOGI PENELITIAN Pengumpulan dan Perevisian Data-data Terkait Pembuatan Dokumen Protokol Validasi Sistem Komputer Inventory List Configuration Baseline System Requirements Specification Testing Procedure Prosedur Mutu (Quality Procedure) Validasi Sistem Komputer PEMBAHASAN Perevisian Data Protokol Validasi Sistem Komputer KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR REFERENSI ii

80 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tahap validasi komputer... 5 Tabel 2.2 Kategori software GAMP iii

81 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Diagram alir pembuatan protokol validasi komputer Lampiran 2 Inventory List Lampiran 3 Configuration Baseline Lampiran 4 System Requirements Specification Lampiran 5 Testing Procedure Lampiran 6 Prosedur Mutu Validasi Sistem Komputer iv

82 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin meningkat, proses produksi obat-obatan beralih dari yang awalnya bersifat tradisional menjadi lebih modern dengan sistem komputerisasi. Kinerja dan fungsi software serta sistem komputer yang tepat memainkan peran yang penting dalam menghasilkan data yang konsisten, dapat dipercaya dan akurat dalam memproduksi obat-obatan (Huber, 1999). Dalam kurun satu dekade terakhir, sistem komputerisasi telah menjadi pilar penting dalam proses manufaktur zat aktif. Aplikasi-aplikasi yang berhubungan dalam industri manufaktur diantaranya Laboratory Information Management Systems (LIMS) dan Laboratory Instrument Control Systems and Business Systems (SAP). Regulasi cgmp secara tidak langsung menyatakan bahwa fungsionalitas sistem komputerisasi yang mempengaruhi kualitas zat aktif perlu divalidasi. Validasi menjelaskan bahwa parameter-parameter yang ditentukan sebagai titik kritis dalam proses operasi dan perawatannya perlu dikontrol. Hal yang penting adalah validasi bersifat praktis dan dapat dicapai, menambah nilai terhadap suatu rancangan, dan terkonsentrasi kepada elemen kritis dari sistem (Cefic GMP, 2003). Sehingga, validasi sistem komputer menjadi bagian dari praktik pengembangan dan produksi yang baik. Hal tersebut ditentukan oleh regulasi dan petunjuk dari FDA melalui persyaratan bahwa peralatan harus sesuai untuk tujuan penggunaannya (Huber, 1999). The Pharmaceutical Inspection Convention and Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme atau PIC/S merupakan suatu otoritas audit internasional yang bertujuan menciptakan harmonisasi terhadap standar GMP dan dokumendokumen yang terkait. PIC/S mensyaratkan diperlukan suatu validasi terhadap sistem yang terkait dengan komputer. Saat ini PT. Combiphar sedang berupaya mendapatkan sertifikasi dari PIC/S tersebut. Dengan adanya sertifikasi dari PIC/S nantinya dapat menjadi suatu pembuktian akan produk PT. Combiphar yang berkualitas dan memenuhi persyaratan dari segi quality (kualitas), safety 1

83 2 (keamanan), dan efficacy (khasiat) secara global. Hal ini sejalan dengan misi PT. Combiphar untuk ikut berkontribusi pada perbaikan kualitas hidup. Salah satu hal mendasar yang berkaitan dengan cgmp adalah inventarisasi peralatan terkait komputer dan protokol validasi komputer. Elemen-elemen mendasar terkait protokol validasi komputer meliputi deskripsi sistem atau alasan proses validasi, judul protokol termasuk fungsi yang akan dites dan tipe kasus, tujuan untuk menjamin fungsi yang akan dites menghasilkan hasil yang telah diperkirakan, aktivitas atau prosedur validasi berupa instruksi untuk kinerja aktivitas validasi dan dokumentasi hasil yang aktual, hasil tes yang diharapkan, ringkasan hasil atau penerimaan, ulasan dan penerimaan atau penolakan, dan tanda tangan disertai tanggal dilakukannya validasi komputer (Toledo University, 2011). Terdapat dua bagian esensial dari sistem komputerisasi, yaitu infrastruktur dan aplikasi (Cefic GMP, 2003). Dalam tugas khusus ini, akan dilakukan pembuatan protokol validasi computer menurut format PIC/S terkait aplikasi komputer SAP sebagai suatu software utama yang meregulasi keseluruhan proses yang berjalan di PT. Combiphar mulai dari purchase order hingga dihasilkan produk jadi yang siap didistribusikan. 1.2 Tujuan Pemberian tugas khusus selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Combiphar bertujuan untuk menambah pengetahuan dan dapat memahami mengenai proses pembuatan dokumen-dokumen terkait protokol validasi komputer yang sesuai dengan standar dari PIC/S.

84 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Validasi Validasi adalah tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi maupun pengawasan mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan (Badan Pengawas Obat dan Makanan, 2006). Semua perangkat keras dan lunak yang digunakan dalam proses pembuatan obat hendaklah divalidasi. Kegiatan validasi meliputi kualifikasi (personil, peralatan dan sistem), kalibrasi (instrumen dan alat ukur) dan validasi (prosedur dan proses). Komponen atau proses yang memerlukan kualifikasi dan validasi mencakup antara lain: Konstruksi dan desain bangunan dan fasilitas Peralatan dan sarana penunjang kritis Metode analisis Kalibrasi instrumen Bahan awal dan bahan pengemas Transfer proses produksi dan metode analisis Peningkatan skala bets Prosedur pengolahan induk dan prosedur pengemasan induk Prosedur pembersihan Sistem komputerisasi, dan Personil. Proses validasi digunakan untuk memvalidasi sistem komputer, baik untuk sistem komputer yang sudah ada ataupun sistem komputer baru. Proses validasi dijalankan untuk menjamin bahwa suatu proses (dalam hal ini sistem komputer) akan memproduksi produk secara konsisten (kontrol informasi atau data) sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan diawal dan kualitasnya terjamin. Validasi terdiri dari lima proses spesifik yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Namun, spesifisitas aplikasi, sistem atau proses akan bergantung pada 3

85 4 dimana bagian tersebut diperlukan. Bagian tersebut yaitu (Food Drug Administration, ND): 1. The Validation Master Plan (Rencana Induk Validasi) 2. The Project Plan (Rencana Proyek) 3. Installation Qualification (Kualifikasi Instalasi) 4. Operational Qualification (Kualifikasi Operasi) 5. Performance Qualification (Kualifikasi Kinerja). 2.2 Sistem Komputerisasi Sistem komputerisasi terdiri dari sepuluh aspek penting yang terkait dengan aspek-aspek di bawah ini (Cefic GMP, 2003): a. Hardware (perangkat keras ) b. Operating system (sistem operasi) c. Network system (Sistem jaringan) d. Data base management system (sistem manajemen data base) e. System software (sistem perangkat lunak) f. Strategy (strategi) g. Compliance (pemenuhan) h. Project plan (rencana proyek) i. System life cycle (siklus hidup sistem) j. Change control (kontrol perubahan) CFR (Code of Federal Regulations) Bagian 211 Persyaratan spesifik untuk komputer dapat dilihat pada bagian Automatic, Mechanical, and Electronic Equipment regulasi cgmp Amerika Serikat, yaitu (Huber, 1999): a. Peralatan otomatis, mekanik, elektronik atau peralatan tipe lainnya, termasuk komputer atau sistem yang berhubungan, dapat digunakan dalam produksi, proses, pengemasan, dan penyimpanan produk obat. Jika peralatan tersebut digunakan, perlu secara rutin dikalibrasi, diinspeksi, atau dicek menurut program tertulis yang didesain untuk menjamin kinerja berjalan baik. Catatan tertulis kalibrasi tersebut perlu dicek dan dilakukan inspeksi.

86 5 b. Kontrol yang tepat perlu dilakukan pada komputer atau sistem yang berhubungan untuk menjamin bahwa perubahan pada produksi dan catatan kontrol atau catatan lain hanya dilakukan oleh personel yang berwenang. c. Input ke dan output dari komputer atau sistem yang berhubungan dengan formula atau catatan lain atau data perlu dicek untuk menjamin akurasi. d. Derajat dan frekuensi verifikasi input atau output sebaiknya berdasarkan pada kompleksitas dan ketahanan uji komputer atau sistem yang berhubungan. e. Backup file data yang masuk kedalam komputer atau sistem yang berhubungan perlu dipelihara kecuali dimana data tertentu, seperti kalkulasi yang dilakukan dalam koneksi dengan analisis laboratorium, dieliminasi dengan komputerisasi atau proses otomatis lainnya. Pada contoh tersebut catatan tertulis program perlu dipelihara bersama dengan validasi data yang tepat. f. Hard copy atau sistem alternatif, seperti duplikat, alat perekam, atau microfilm, sebaiknya didesain untuk menjamin bahwa data backup tepat dan lengkap dan bahwa hal tersebut aman dan perlu dipelihara dari perubahan, penghapusan yang tidak hati-hati, atau kehilangan. 2.4 Proses Validasi Komputer Validasi komputer terdiri dari delapan tahap, yaitu (FDA, ND): Tabel 2.1 Tahap validasi komputer Tahap Aksi 1 Membentuk tim 2 Menentukan aktivitas validasi 3 Menulis protokol validasi 4 Spesifikasi detail pengembangan sistem 5 Lakukan aktivitas kualifikasi 6 Kembangkan atau tinjau kontrol dan prosedur 7 Sertifikasi system 8 Tinjau secara periodik [Sumber: FDA, ND]

87 Tahap 1: Pembentukan Tim Tahap pertama proses validasi adalah membentuk System Validation Team dan jika dibutuhkan System Validation Steering Team. Tim-tim tersebut bertanggungjawab terhadap proses validasi Tahap 2: Penentuan Aktivitas Validasi Tahap kedua dalam proses validasi adalah menentukan dan mencatat semua aktivitas validasi yang akan dijalankan untuk memvalidasi sistem komputer. Aktivitas validasi merupakan detail-detail yang pasti atau aktivitas yang akan diperlukan untuk tiap tahapan dalam proses validasi. Hasil dari aktivitas ini akan menjadi rencana validasi. Pada tahap 6 proses validasi (mengembangkan atau meninjau kontrol dan prosedur), kontrol dan prosedur yang akan digunakan untuk menjaga komputer tetap tervalidasi akan ditentukan dan divalidasi Tahap 3: Penulisan Protokol Validasi Tahap ketiga dari proses validasi adalah menulis protokol validasi. Protokol validasi menjelaskan prosedur dan tahapan dalam prosedur yang akan diikuti untuk memvalidasi sistem. Protokol validasi juga harus memberikan deskripsi mengenai filosofi, tujuan, dan pendekatan secara keseluruhan Tahap 4: Spesifikasi Detail Pengembangan Sistem Tahap keempat pada proses validasi adalah spesifikasi detail pengembangan sistem. Penting untuk menentukan ke supplier atau pengembang sistem bahwa mereka harus memiliki metodologi yang baik untuk mengembangkan sistem dan Sistem Manajemen Mutu formal untuk mengembangkan, menyediakan dan merawat sistem. Hal yang akan membantu menjamin metodologi yang baik dan Sistem Manajemen Mutu formal meliputi: - quality management procedures (prosedur manajemen mutu), - life cycle definition (definisi siklus hidup),

88 7 - specifications (spesifikasi), contohnya user requirements specification dan functional specification, - documentation controls (kontrol dokumentasi) dan hal-hal lain terkait dokumentasi, contohnya user manuals dan administrator documentation, - testing procedures (prosedur uji). Jika sistem komputernya baru, persyaratan pengembangan sistem akan diidentifikasi sebelum pemilihan atau pengembangan sistem. Jika sistem komputernya sudah ada, persyaratan pengembangan sistem akan tetap diidentifikasikan dan digunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi sistem Tahap 5: Melakukan Aktivitas Kualifikasi Tahap kelima proses validasi adalah melakukan aktivitas kualifikasi yang menentukan dalam proses validasi. Beberapa aktivitas kualifikasi meliputi: - audit pemasok (supplier audit) - kualifikasi spesifikasi (spesification qualification) - kualifikasi desain (design qualification) - kualifikasi instalasi (installation qualification) - kualifikasi operasi (operational qualification) - kualifikasi kinerja (performance qualification) Tahap 6: Pengembangan atau Peninjauan Kontrol dan Prosedur Tahap keenam proses validasi adalah mengembangkan atau meninjau kontrol dan prosedur. Jika sistem komputernya baru, akan memerlukan pengembangan kontrol dan prosedur, atau mengecek kecocokan prosedur umum yang ada yang teraplikasikan ke daerah atau departemen. Jika sistem komputernya sudah ada atau berjalan, perlu untuk meninjau kontrol dan prosedur serta memperbaruinya jika dipersyaratkan Tahap 7: Sertifikasi Sistem Tahap ketujuh proses validasi adalah sertifikasi sistem. Tahap ini adalah tahap dimana kita mensertifikasi bahwa penjaminan validasi sesuai dengan kriteria penerimaan yang dijelaskan dalam protokol validasi. Saat menjamin

89 8 sistem perlu dipersiapkan laporan validasi yang menguraikan detail proses validasi. Detail-detail yang sebaiknya diuraikan adalah apa yang telah dilakukan dan hasil yang didapatkan, pertimbangan special, apakah prosedur validasi (seperti yang dijelaskan dalam protokol validasi) diikuti, rangkuman semua dokumentasi yang dihasilkan, lokasi dokumentasi validasi, dan periode retensi untuk dokumentasi Tahap 8: Peninjauan secara Periodik Tahap kedelapan dan terakhir dari proses validasi adalah meninjau sistem validasi secara periodik. Sistem perlu ditinjau secara periodik untuk memberikan penjaminan validasi. Perlu ada dokumentasi yang menjelaskan detail bagaimana peninjauan dilakukan dan tinjauan seperti apa yang penting. Hasil akhir tinjauan berupa ringkasan dan rekomendasi tentang apa yang perlu dilakukan kedepannya. 2.5 Kategori GAMP Aplikasi software atau statusnya merupakan bagian yang perlu divalidasi. Referensi yang sangat berguna untuk bagian ini adalah petunjuk GAMP (Good Automated Manufacturing Practices). Petunjuk GAMP merupakan standar industri yang menentukan empat kategori level untuk software seperti tertera pada matriks dibawah ini. Kategori software ini umum digunakan untuk mengkategori komponen pada Configuration Baseline. Kategori 4 dan 5 merupakan kategori dimana validasi utama diperlukan (Cefic GMP, 2003) Kategori Software Software dalam sistem komputer dikategorikan menjadi (Wyn, 2008): 1. Kategori 1 Infrastructure Software Terdapat dua tipe software untuk kategori ini, yaitu: - Established or commercially available layered software: aplikasi yang dikembangkan untuk menjalankan sistem komputer berada dibawah kontrol software tipe ini. Aplikasi tersebut meliputi sistem operasi, pengelolaan

90 9 database, bahasa pemrograman, dan spreadsheet package (tetapi bukan aplikasi yang dikembangkan menggunakan package tersebut). - Infrastructure software tools: aplikasinya berupa peralatan sebagai software yang memonitor jaringan, software sekuritas, dan anti-virus. Penilaian risiko sebaiknya diambil dari peralatan dengan dampak yang potensial tinggi, seperti manajemen password atau manajemen sekuritas. 2. Kategori 2 kategori ini tidak lagi digunakan dalam GAMP 5 3. Kategori 3 Non-Configured Products Kategori ini meliputi produk off-the-shelf yang digunakan untuk tujuan bisnis. Aplikasi tersebut meliputi sistem yang tidak dapat dikonfigurasi untuk disesuaikan dengan proses bisnis dan sistem yang dapat dikonfigurasi tetapi hanya berupa konfigurasi awal. Penentuan berdasarkan risiko dan kompleksitas dapat menentukan sistem yang digunakan dan konfigurasi awal dapat menjadikan sistem dikategorikan sebagai kategori 3 atau kategori 4. Pendekatan life cycle yang lebih singkat dapat diaplikasikan untuk produk kategori Kategori 4 Configured Products Software configured products menyediakan tampilan antarmuka standar dan fungsi-fungsi yang memungkinkan adanya konfigurasi spesifik oleh user. Kebanyakan risiko yang diasosiasikan dengan software tergantung pada seberapa baik sistem terkonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan user dari business process. Terdapat beberapa peningkatan risiko untuk software baru dan upgrade mayor yang dilakukan terhadap suatu software. 5. Kategori 5 Custom Applications Sistem atau subsistem ini dikembangkan agar sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan yang bersangkutan. Risiko yang melekat pada custom software cukup tinggi sehingga pendekatan life cycle terkait validasi dan pemetaan keputusan perlu dibuat ke dalam laporan. Pendekatan life cycle serupa kategori 4 configured product dengan adanya tambahan desain. Audit supplier umumnya diperlukan untuk mengkonfirmasi bahwa sistem manajemen mutu yang tepat dibuat untuk mengontrol pengembangan dan dukungan aplikasi.

91 10 Kategori Tipe GAMP 1 Sistem operasi, jaringan perangkat lunak (software) 3 Standard software packages (Nonconfigurable) 4 Configurable software packages 5 Custom built atau bespoke systems Contoh Aplikasi Aplikasi office, spreadsheet, sistem database LIMS, ERP (contohnya MRPII), DCS, SCADA, MES, data sistem kromatografi Secara ekslusif dibuat untuk pelanggan tunggal atau tertentu [Sumber: Cefic GMP, 2003] Tabel 2.2 Kategori software GAMP Contoh Infrastruktur VMS, MVS, UNIX, Windows NT Produk pelapis seperti DBMS, ACL dan communication packages Aplikasi spesifik pengguna yang digunakan PLC PLC dengan tujuan tunggal yang terkait program Penjelasan Telah ada sejak awal dalam hardware, sistem operasi yang secara komersial tersedia yang digunakan pada produksi farmasetik dan dipertimbangkan tervalidasi sebagai bagian dari suatu proyek. Kategori ini disebut Canned atau COTS (Commercial Off-The-Shelf) configurable package. Contohnya adalah Lotus dan software Microsoft Excel (tetapi bukan spreadsheet karena meliputi kalkulasi dan bersifat makro). Tidak ada persyaratan untuk memvalidasi software package, tetapi versi terbaru perlu perhatian khusus. Kategori ini disebut custom configurable packages. Sistem dan platform aplikasi tersebut sebaiknya sudah terkenal sehingga dapat dipertimbangkan sebagai kategori 4, jika tidak dapat dikategorikan menjadi kategori 5. Keistimewaan sistem ini adalah mengizinkan pengguna untuk mengembangkan aplikasinya dengan mengkonfigurasi atau mengubah modul software dan juga mengembangkan modul aplikasi software yang baru. Sistem pada kategori ini merupakan aplikasi yang dibuat sesuai pesanan yang kemudian diimplementasikan ketika menginstal configurable package. Untuk sistem ini Life Cycle perlu dilakukan untuk semua bagian dari sistem Kategori hardware 1. Hardware Category 1 Standard Hardware Components Mayoritas hardware yang digunakan oleh perusahaan masuk ke dalam kategori ini. Hal-hal terkait standard hardware components yang perlu didokumentasikan meliputi produsen atau detail supplier, nomor versi, model, letak hardware, nomor serial, dan kondisi hardware sebelum dipasang. 2. Hardware Category 2 Custom Built Hardware Components Custom hardware perlu memiliki Design Specification dan dilakukan tes penerimaan. Pada banyak kasus audit supplier perlu dilakukan untuk

92 11 pengembangan custom hardware. Konfigurasi hardware perlu ditentukan dalam dokumentasi desain dan diverifikasi. 2.6 Configuration Baseline Baseline digunakan untuk menentukan konfigurasi produk atau sistem yang dibuat secara spesifik dan menjelaskan struktur serta detailnya. Configuration baseline mengandung satu atau lebih configuration item atau komponen sistem yang berhubungan dan digunakan pada komputer serta memerlukan evaluasi (MSDN, 2009). Configuration baseline digunakan untuk menspesifikasi bagaimana configuration item yang termasuk dalam configuration baseline diakses untuk memenuhi kebutuhan komputer. Configuration item dapat ditambahkan ke dalam configuration baseline dengan syarat operating system configuration item harus ada dan terkonfigurasi secara baik, aplikasi configuration item dibutuhkan dan dikonfigurasi secara tepat, dan tersedianya update software configuration item (CMMI Product Team, 2002). 2.7 SAP SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung atau Systems, Applications, Products) merupakan nama perusahaan dan sistem komputer yang berasal dari Jerman. Sistem SAP terdiri dari sejumlah modul yang terintegrasi secara penuh dan mencakup setiap aspek manajemen bisnis secara virtual. SAP berfungsi mengganti sejumlah besar sistem yang bergerak sendirisendiri menjadi satu sistem modular tunggal sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi yang lebih besar. Tiap sistem menyajikan fungsi yang berbeda, tetapi didesain untuk dapat bekerja dengan modul lainnya. Sistem SAP terdiri dari MM (Material Management) yang merupakan paket standar dan FI (Financial Accounting) yang merupakan modul pertama dan disebut Sistem R. Seiring perkembangan zaman, Sistem R kemudian diubah menjadi R/1 untuk membedakannya dengan versi terbarunya, yaitu R/2 dan R/3 (ASAP World Consultancy et al., 1997).

93 BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN Proses pembuatan protokol validasi sistem komputer dilakukan dari tanggal 16 Januari-10 Februari 2012 di PT. Combiphar. Pembuatan protokol validasi sistem komputer dilakukan melalui beberapa proses, yaitu sebagai berikut. 3.1 Pengumpulan dan Perevisian Data-data Terkait 1. Membaca Instruksi Kerja mulai dari penerimaan bahan awal berdasarkan purchase order hingga bahan baku siap digunakan untuk diproduksi. 2. Pengumpulan dokumen-dokumen yang diperlukan, antara lain: a. Soft file PMplanning.vsd, discon sales.xls, DAFTAR SOSIALISASI IK.xls, IT Inventory Asset.xls, CB.doc, SPC.doc, TST.doc, dan validation sop.pdf b. Dokumen fisik Instruksi Kerja Penerimaan Bahan Awal berdasarkan Purchase Order 3. Pembuatan dan revisi dokumen-dokumen yang terkait protokol validasi komputer, yaitu: a. Pembuatan negative test sebagai Risk Assessment di Microsoft Excel merujuk pada informasi yang berdasarkan soft file discon sales.xls b. Revisi business process (flowchart) pada soft file PMplanning.vsd c. Revisi instruksi kerja (IK) d. Pembuatan Daftar Sosialisasi IK e. Revisi protokol kualifikasi operasi dengan informasi sebagai berikut: Tanda tangan dan yang bertanggungjawab Tujuan Ruang lingkup Pelaksana dan tanggung jawab Prosedur kualifikasi Sejarah perubahan kualifikasi Lampiran: - Daftar periksa kelengkapan dokumen - Daftar periksa kualifikasi operasi 12

94 13 - Penanganan penyimpangan 3.2 Pembuatan Dokumen Protokol Validasi Sistem Komputer Dokumen-dokumen terkait protokol validasi sistem komputer yang penulis buat terdiri dari: Inventory List Pembuatan Inventory List berdasarkan data dari soft file IT Inventory Asset.xls dengan informasi sebagai berikut: a. Approval b. File c. Table of contents d. Introduction - Purpose - Scope - References e. Notes f. Inventory List Configuration Baseline Pembuatan Configuration Baseline dilakukan melalui beberapa proses, yaitu: 1. Pencarian referensi mengenai kategori GAMP SC1, SC3, SC4 dan SC5 untuk mengklasifikasikan tiap aplikasi yang terdaftar pada Configuration Baseline 2. Pembuatan desain Configuration Baseline menggunakan Microsoft Word Configuration Baseline berisi informasi-informasi terkait inventarisasi infrastruktur (hardware) dan aplikasi (software). Configuration Baseline dibuat berdasarkan dokumen CB.doc yang berisikan informasi-informasi berupa: a. Approval b. File c. Revision History

95 14 d. Table of Contents e. Introduction: Purpose, Scope, References f. Configuration Baseline Fields g. Configuration Audits h. Risk Management i. Configuration Baseline - Hardware - Software System Requirements Specification Pembuatan System Requirements Specification berdasarkan form SPC.doc yang merujuk pada business process model dan berisikan informasi sebagai berikut: a. Approval b. File c. Revision History d. Table of Content e. Introduction - Purpose - Scope - References - Acronyms and Definitions - User Classes and Characteristics f. Process Description g. User Requirements - Capability : Workflow dan Benefit - Capacity - Security - Accesibility - Performance - Environment - Availability

96 Testing Procedure Pembuatan Testing Procedure berdasarkan form TST.doc yang berisikan informasi sebagai berikut: a. Pre approval b. Approval c. File d. Table of Contents e. Introduction Scope f. Prerequisites g. Identification of Personnel h. Test Environment i. Test Instrumentation j. List of Deviations k. List of Attachments l. Summary Report Prosedur Mutu (Quality Procedure) Validasi Sistem Komputer Pembuatan Prosedur Mutu (Quality Procedure) Validasi Sistem Komputer berdasarkan soft file validation sop.pdf dalam dua bahasa sesuai standar PIC/S dengan informasi berupa: a. Tujuan b. Ruang Lingkup c. Definisi d. Uraian Umum e. Prosedur f. Dokumen Terkait g. Referensi h. Lampiran

97 BAB 4 PEMBAHASAN PT. Combiphar berencana melakukan ekspansi produknya ke negara-negara yang tergabung dalam PIC/S sehingga penting untuk mendapatkan sertifikasi dari otoritas audit internasional tersebut tidak hanya terbatas pada produk-produknya tetapi juga seluruh infrastruktur yang ada, termasuk sistem komputer. Oleh karena itu, perlu dilakukan validasi dan penyusunan dokumen terkait protokol validasi komputer yang sesuai dengan standar dari PIC/S. Tahapan pembuatan protokol validasi komputer yang penulis lakukan dimulai dari tahap pengembangan dan peninjauan proses sesuai dengan proses validasi komputer yang dijelaskan FDA karena sistemnya telah berjalan sehingga yang dilakukan disini adalah merevisi data dan menyusun dokumen yang berkaitan dengan protokol validasi komputer. Alur proses pembuatan protokol validasi komputer dapat dilihat pada diagram alir di lampiran 1. Pada pembuatan protokol validasi komputer ini, tahap dimulai dari: pengumpulan seluruh dokumen, baik dalam bentuk fisik maupun soft file yang terkait dengan validasi sistem komputer; perevisian Instruksi Kerja (IK), business process, dan protokol kualifikasi operasi; pembuatan negative test dan daftar sosialisasi IK; pembuatan Inventory List, Configuration Baseline, System Requirements Specification, Testing Procedure, dan Prosedur Mutu (Quality Procedure) Validasi Sistem Komputer. 4.1 Perevisian Data Revisi IK dilakukan terhadap IK Penerimaan Bahan Awal berdasarkan Purchase Order. Penulis mengikuti alur proses barang mulai dari kedatangan di depan gudang hingga data barang masuk ke dalam sistem SAP dengan T-Code MIGO dan statusnya menjadi karantina. Revisi dilakukan dengan membandingkan prosedur penginputan data yang tertera dalam IK dengan proses yang diinput oleh user administrasi Gudang. Setelah dilakukan revisi terhadap IK, penulis melakukan sedikit revisi terhadap business process yaitu melengkapi description dan drawing number serta diagram alir pada Warehouse di bagian Quality in Procurement. Revisi juga dilakukan terhadap protokol kualifikasi operasi departemen Information 16

98 17 Technology (IT). Protokol kualifikasi operasi tersebut dialihbahasakan ke dalam bahasa inggris dan direvisi bentuk form, isi, dan lampirannya. Selanjutnya, dilakukan pembuatan daftar sosialisasi IK yang terkait dengan divisi SBP. Daftar sosialisasi ini ditujukan untuk personil baru atau personil lama yang belum terdaftar dalam daftar sosialisasi IK lama namun telah mengikuti sosialisasi. Daftar sosialisasi dibuat karena nantinya akan dilakukan sosialisasi secara bertahap. Penulis juga membuat negative test sebagai isi dari dokumen Testing Procedure untuk tahap yang sifatnya kritis atau berpengaruh terhadap bahan baku sebagai risk assessment. Negative test tersebut dibuat berdasarkan prosedur di IK Penerimaan Bahan Awal berdasarkan Purchase Order. 4.2 Protokol Validasi Sistem Komputer Dari dokumen-dokumen tersebut di awal, penulis kemudian mulai menyusun dokumen terkait protokol validasi komputer berdasarkan Model V- Lifecycle yang dapat menjelaskan proses validasi secara seksama untuk proses yang melibatkan software. [Sumber: Huber, 1999] Gambar. Model V-Lifecycle Model V-Lifecycle tersebut menjelaskan bahwa dalam melakukan validasi terhadap sistem komputer, terdapat empat hal awal yang bersifat esensial, yaitu User Requirement Specifications (URS), Functional Specifications (FS), Design

99 18 Specifications (DS), dan Testing of Code. Keempat elemen tersebut menguraikan spesifikasi sistem yang akan divalidasi setelah sebelumnya dilakukan risk assessment sesuai derajat urgensi suatu sistem untuk divalidasi karena pengaruhnya terhadap proses produksi di industri farmasi. Installation Qualifications (IQ), Operation Qualifications (OQ), dan Performance Qualifications (PQ) telah disusun sehingga penulis hanya terfokus kepada empat elemen awal tersebut. Pertama, penulis melakukan pembuatan Inventory List sebagai suatu form inventarisasi secara umum seluruh aset yang berkaitan dengan infrastruktur komputerisasi di pabrik PT. Combiphar. Inventory List mendaftar seluruh fasilitas yang ada sampai dengan tanggal 1 Januari Pembuatan laporan tersebut didasarkan pada soft file IT Inventory Asset.xls yang mengacu pada form Configuration Baseline. Form Inventory List dapat dilihat pada lampiran 2. Selanjutnya, penulis mulai menyusun Configuration Baseline. Configuration Baseline merupakan cara menginventarisasi aplikasi dan infrastruktur komputer secara sistematis dan mengklasifikasikannya berdasarkan kategori Good Automated Manufacturing Practice (GAMP). Configuration Baseline bersifat lebih spesifik daripada Inventory List karena terdapat risk assessment didalamnya yang menjelaskan klasifikasi untuk tiap software yang digunakan di pabrik PT.Combiphar. Pertama, penulis mengumpulkan soft file terkait petunjuk Configuration Baseline. Selanjutnya, penulis menggunakan form dalam soft file berjudul CB.doc dalam format bahasa inggris dimana bentuk form ini merujuk pada persyaratan PIC/S yang membagi infrastruktur dan aplikasi ke dalam suatu kategori GAMP. Penulis membagi Configuration Baseline berdasarkan bentuknya, yaitu infrastruktur (hardware) dan aplikasi (software). Pada tabel bagian hardware, infrastruktur dibagi menjadi lima, yaitu server SAP, server non SAP, CPU, notebook, dan network, sedangkan pada bagian software dibagi menjadi 18 berdasarkan software umum yang ada di tiap komputer pabrik PT. Combiphar. Dalam hal pengkategorian GAMP, untuk subbagian hardware pengkategorian hanya berupa HC1 (Hardware Category 1) karena infrastruktur yang ada di pabrik PT. Combiphar seluruhnya merupakan standard hardware dan tidak

100 19 mengalami perubahan atau pengembangan bentuk, sedangkan untuk subbagian software pengkategorian dibagi menjadi Software Category (SC) 1, 3, 4 dan 5 sesuai derajat kebutuhan perlu tidaknya dilakukan validasi. Form Configuration Baseline dapat dilihat pada lampiran 3. Berdasarkan kategori GAMP, kategori 4 dan kategori 5 membutuhkan proses validasi utama karena pada kategori 4 program yang ditawarkan merupakan buatan pabrikan tertentu namun dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan pemakai, seperti halnya program SAP. Sedangkan yang termasuk kategori 5 adalah program buatan sendiri sehingga perlu dilakukan validasi secara menyeluruh terhadap sistem dari program tersebut. Tahap berikutnya adalah penyusunan User Requirements Specification atau System Requirements Specification (SRS) yang dibuat berdasarkan business process dari Production and Material Planning, Quality in Production, Quality in Procurement, Standard Order (Make to Stock), Customer Goods Returned Inspections, Inspection Planning, Deadline Monitoring of Batches, Stability Test, Production Process, dan MRS-Good Issue. Dengan SRS, dapat ditetapkan risk assessment untuk program dalam komputer yang sifatnya kritis mempengaruhi mutu produk. Form SRS dibuat sesuai dengan format standar PIC/S dan dapat dilihat pada lampiran 4. Setelah pembuatan SRS, penulis membuat Testing Procedure seperti terlihat pada lampiran 5 untuk merangkum keseluruhan dokumen yang diperlukan sebelum dapat mengeksekusi protokol yang telah disiapkan sebelumnya, baik protokol kualifikasi desain, protokol kualifikasi instalasi, protokol kualifikasi operasi, dan protokol kualifikasi kinerja. Testing Procedure ini ditujukan terhadap satu bagian dari sistem SAP sesuai business process dari Quality in Procurement, yaitu penerimaan bahan awal berdasarkan purchase order. Terakhir, penulis membuat pedoman seluruh proses sesuai Model V- Lifecycle dengan membuat prosedur mutu terkait protokol validasi sistem komputer berdasarkan dokumen System Requirements Specification, Inventory List Report, Configuration Baseline, dan Testing Procedure. Prosedur mutu validasi sistem komputer dibuat dalam dua bahasa, yaitu bahasa indonesia dan

101 20 bahasa inggris seperti prosedur mutu lainnya sesuai dengan persyaratan PIC/S. Prosedur mutu validasi sistem komputer dapat dilihat pada lampiran 6. Sosialisasi dokumen-dokumen terkait protokol validasi sistem komputer tersebut dilakukan dalam meeting antara bagian Production Planning Inventory Control (PPIC), Information Technology (IT), produksi, Quality Control (QC), dan Quality Assurance (QA).

102 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan 1. Pembuatan protokol validasi sistem komputer bertujuan untuk mendokumentasikan proses validasi yang dilakukan terhadap sistem komputer sesuai dengan format dokumen dari PIC/S. 2. Beberapa software yang termasuk dalam kategori 4 dan 5 dari kategori GAMP 5 seperti SAP perlu divalidasi sesuai dengan persyaratan PIC/S. 5.2 Saran 1. Studi lebih mendalam mengenai penyusunan Testing Procedure sesuai dengan acuan PIC/S. 2. Form configuration baseline dibuat lebih lengkap dengan mencantumkan parameter dan value sehingga informasi yang tercakup menjadi komprehensif. 21

103 22 DAFTAR REFERENSI ASAP World Consultancy, Blain, J., Denning, M., Dodd, B., Elkington, G., Hewson, W., Hill, K., Lingard, J., Matthews, E., Nyiri, M., Tate, J.R., dan Worth, P. (1997). Special Edition Using SAP TM R/3 Second Edition. United States of America: Que Corporation. Badan Pengawas Obat dan Makanan. (2006). Pedoman Cara Pembuatan Obat Yang Baik, Edisi Jakarta: Badan POM. Cefic GMP. (2003, Jan 13). Computer Validation Guide Final Draft. Retrieved January 16, 2012, from CMMI Product Team. (2002, Aug). Capability Maturity Model Integration (CMMI SM ), Version 1.1: Staged Representation. Retrieved January 19, 2012, from FDA. (ND). Chapter 3 The Validation Process. Retrieved January 22, 2012, from Huber, Ludwig. (2009). Computer System Validation. Retrieved January 16, 2012, from IK/sbp/02/6.3-6/001A Penerimaan Bahan Awal Berdasarkan Purchase Order. (2006). Bandung: PT. Combiphar. MSDN. (2009, Oct 28). About Configuration Baselines. Retrieved January 19, 2012, from Wyn, S. (Ed). (2008). GAMP 5: A Risk-Based Approach to Compliant GxP Computerized Systems. ISPE.

104 23 Lampiran 1. Diagram alir pembuatan protokol validasi komputer Mengembangkan, menulis, dan mengembangkan protokol validasi komputer Peninjauan draft protokol validasi TIDAK Disetujui? YA Lakukan kualifikasi instalasi Peninjauan kualifikasi instalasi TIDAK Disetujui? YA Penyusunan draft SOP Lakukan pelatihan pravalidasi Validasi Review TIDAK Disetujui? Perbaiki protokol/sop YA Finalisasi SOP Pelatihan personel Implementasi proses

105 Lampiran 2. Inventory List INVENTORY LIST For Computer Infrastructure in Factory Page 1 of 4 Approval The author is signing to confirm this inventory list and the associated test script have been written to standards. Author by: Title: Company Signature Date Vincencia Setyowati Business PT. Combiphar Process Asst Manager yyyy-mm-dd The following persons are signing to verify this inventory list already covers all of infrastructure in Factory. Verified by: Title: Company Signature Date Andi Djatmiko IT Manager PT. Combiphar yyyy-mm-dd Each approver is signing to state that the document complies with technical requirements and conforms to the Standards. Approved By: Signature Date Name Title Company Name Title Company Merry Christianie Siaputra QA Manager PT. Combiphar Delano Lusikooy Deputy Plant Director PT. Combiphar dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy This document is effective from the date of the last approval signature. Revision History Version Date Author CC Description 1 Created Initial version. File D:\Vincen plus Backup\Validasi\Inventory List Report.doc

106 (lanjutan) INVENTORY LIST For Computer Infrastructure in Factory Page 2 of 4 Table of Contents 1. Introduction Purpose Scope References Notes Inventory List... 4

107 (lanjutan) INVENTORY LIST For Computer Infrastructure in Factory Page 3 of 4 1. Introduction 1.1. Purpose This document records all the Inventory List in the computerized infrastructure at PT.Combiphar, Padalarang, Indonesia. It performs the following two functions: 1. Establish Risk Assessment. 2. Record all the facilities at PT. Combiphar factory to determine GAMP categories for each facility Scope This document defines the facilities at PT. Combiphar factory References - 2. Notes This inventory list exists up to January 1 st 2012 and the monitoring itself will be updated for every six month.

108 (lanjutan) INVENTORY LIST For Computer Infrastructure in Factory Page 4 of 4 3. Inventory List See attachment IT Inventory Asset.xlsx.

109 Lampiran 3. Configuration Baseline CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 1 of 10 Approval The author is signing to confirm this test protocol and the associated test script have been written to standards Author by: Title Company Signature Date Vincencia Setyowati Business Process Asst Manager PT. Combiphar The following persons are signing to indicate the technical Configuration Baseline. Verified by: Title: Company Signature Date Andi Djatmiko IT Manager PT. Combiphar yyyy-mm-dd Each approver is signing to state that the document complies with technical requirements and conforms to the Standards. Approved By: Signature Date Name Title Company Name Title Company Merry Christianie Siaputra QA Manager PT. Combiphar Delano Lusikooy Deputy Plant Director PT. Combiphar dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy This document is effective from the date of the last approval signature. Revision History Version Date Author CC Description 1 Created Initial version.

110 (lanjutan) CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 2 of 10 File D:\Vincen plus Backup\Validasi\Configuration Baseline.doc

111 (lanjutan) CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 3 of 10 Table of Contents 1. Introduction Purpose Scope References Configuration Baseline Fields Configuration Audits Risk Management Configuration Baseline... 6

112 (lanjutan) CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 4 of Introduction 1.1. Purpose This document identifies the Configuration Items in the AS/RS computerized system at PT.Combiphar, Padalarang, Indonesia. It performs the following three functions: 1. Definition of component design and equipment selection 2. Record of adjustment settings for those components which are configurable 3. Baseline for Configuration Audits to detect and control system changes. Together all of the component configuration information forms the Configuration Baseline (CB) of the entire system. Changes to this baseline should be assessed for impact on the future performance of the system and its ability to continue to operate in accordance with its input specifications Scope This document defines the requirements for the following infrastructure inventory list of PT. Combiphar for both hardware and software References This document should be read in conjunction with the Validation Project Plan. 2. Configuration Baseline Fields The following information is recorded for each Configuration Item. Document Action Required CI Tag Configuration Item (CI) tag number. A Configuration Item Yes is simply a component of the system. Each component has a unique tag number within the AS/RS system based on equipment type and numbering convention. For major components the CI tag number will be the PT.Combiphar facility wide unique tag number. Hardware is defined by No.Asset PC (Hardware)Name. Software is defined by Application Name Version. Location Location of CI within the AS/RS or physical warehouse. The component should be able to be physically found based on this location information. The location of subsystems or subcomponents is listed as the supersystem or major equipment item to which they belong. Yes Description A note identifying the nature and purpose of the CI. Yes

113 (lanjutan) CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 5 of 10 Make / Model Version / Checksum / Serial No. / Date GAMP Category Manufacturer or source supplier of the CI or the Model number designation where applicable. Version number of the CI as defined by the manufacturer, where applicable. This mainly applies to software objects. Some software objects, such as files, can also be identified by a calculated MD5 checksum which is used to uniquely define the contents of the file. By comparing the MD5 checksum in this baseline with the current file version, changes are easily detected. If a change is detected then a simple file difference report is used to identify exactly what changed within the file. For hardware items it is more normal to include a serial number rather than a version number. Wherever available, the date of manufacture or version date or date of checksum calculation should be included.. This is used to categorise the components. For non automation or non computerized components this field may be entered as NA. Refer to the Project Validation Plan for an explanation of the various GAMP Categories. Yes Yes Yes All fields must be entered. If no data applies to a required field then an entry of NA is permitted. 3. Configuration Audits The GAMP Category influences the project and change control activities which must be undertaken to maintain the system in a controlled state of reliable and repeatable performance. In all eventualities, this Configuration Baseline must be maintained up to date with the current configuration of all system components as part of the Configuration Control of the system. A Configuration Audit may be performed at any point in time to determine the compliance of the system with this Configuration Baseline and therefore is an extremely useful activity for detecting system changes, some of which may have been unintended. 4. Risk Management Refer to the Project Validation Plan for an explanation of the Risk Management approach.

114 CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 6 of 10 (lanjutan) 5. Configuration Baseline CI Tag Location Description Make/model Version/Checksum/Serial No./Date GC 5.1 Hardware Server SAP IT server room factory OS Windows Advanced Server 2000 IBM XSERIES 3650 Processor Intel Xeon 3.00GHz RAM 7 GB HC1 HDD 500 GB Network Adapter 10/100 Mbps Backup Driver Monitor Server Non SAP IT server room factory Server Intel Pentium Processor Pentium IV, 1700 MHz, memory 512 MB, HDD 40 GB HC1 Server internet Intel Pentium Processor Pentium IV 2400 MHz, memory 1 GB, HDD 40 GB PC In factory (see attachment) HC1 Notebook In factory (see attachment) HC1 Network HC1

115 CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 7 of 10 (lanjutan) CI Tag Location Description Make/model Version/Checksum/Serial No./Date GC 5.2 Software Windows XP All PC in factory (see attachment) OS Microsoft Corporation SC1 Windows 7 All PC in factory OS Microsoft Corporation 7 Enterprise SC1 McAfee - All PC in factory Antivirus McAfee, Inc. McAfee Coomon Framework SC3 Ms.Office - All PC in factory Spreadsheet Microsoft Corporation McAfee Security Scan Plus McAfee Security Scanner McAfee System Compliance Profiler McAfee UI Container Office Standard 2010 Office Standard 2007 SC3, SC4 Ccleaner - All PC in factory Utility program for deleting unwanted files and invalid Windows Registry PopUp - All PC in factory Message communication freeware (computer built up, connected in every client) Piriform Ltd. (freeware) Freeware SC1 SC3 Peazip - All PC in factory Archiving manager Giorgio Tani (GNU SC3

116 CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 8 of 10 (lanjutan) Lesser General Public License) Adobe All PC in factory Digital media editing, multimedia authoring, web development Adobe Systems Inc. Acrobat Reader Acrobat.com Adobe Acrobat 6.0 Professional Adobe Acrobat 9.0 Pro Adobe Acrobat 9.0 Standard Adobe Acrobat Adobe Air Adobe Bridge CS5 Adobe Collaboration Synchronizer Adobe Community Help Adobe Device Central CS5 Adobe Extension Manager CS5 Adobe Help Viewer Adobe Illustrator Adobe LiveCycle Designer ES Adobe Media Player Adobe Photoshop CS3 Adobe Photoshop CS5 Adobe Photoshop Adobe Reader Adobe Reader Adobe Reader Adobe Reader 8 Adobe Reader MUI Adobe Reader Adobe Reader MUI Adobe Reader 9.3 Adobe Reader MUI Adobe Reader Adobe Reader Adobe Reader MUI Adobe Reader Adobe Reader Adobe Reader X (10.0.1) SC3

117 CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 9 of 10 (lanjutan) Adobe Reader X (10.1.0) Adobe Reader X (10.1.1) VNC - All PC in factory Remote control software RealVNC Ltd. SC3 SAP - All PC in factory Business management software SAP AG / R/3 release 4.6 c OS: Windows NT Machine Type: 4x Intel 8 SC4 Database Data: MSSQL APA - All PC in factory Visual basic for documentating PRODEV performance MMBOM - All PC in factory Visual basic for creating Material Master and Bill of Material at PRODEV PT. Combiphar 1.0 PT. Combiphar 1.2 SC5 SC5 YM - All PC in factory Chat application Yahoo! Inc. SC3 KLCP - All PC in factory Video player and editing KL Software SC3 Radmin - All PC in factory Security application system (remote administrator) Famatech International Corp. Radmin Viewer SC3

118 CONFIGURATION BASELINE For Computer Infrastructure in Factory Page 10 of 10 Firefox - All PC in factory Web browser Mozilla Corporation SC3 (lanjutan) Google - All PC in factory Web browser Google Inc. Google Chrome SC3 Google Desktop Google Earth Plug-in Google Earth Google Talk Google Toolbar Notifier Opera - All PC in factory Web browser Opera Software SC3

119 Lampiran 4. System Requirements Specification Page 1 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System Approval The author is signing to state that the document has been written to standards and that the relevant people have been involved in the provision of requirements in the preparation of this document. Prepared By: Signature Date Name Title Company Vincencia Setyowati Business Process Assistant Manager PT. Combiphar Each approver is signing as stipulated. Approved By: Signature Date Complies with standards and is technically Name Merry Christianie Siaputra aligned with the product. Title QA Manager Company PT. Combiphar Complies with the project, technical and Name Delano Lusikooy customer requirements Title Deputy Plant Director Company Name Title Company Name Title Company Name Title Company PT. Combiphar This document is effective from the date of the last approval signature. Conforms to corporate quality, validation and IT policies. Complies with the technical and customer requirements Complies with the technical and customer requirements dd-mmm-yyyy dd-mmm-yyyy dd-mmm-yyyy dd-mmm-yyyy dd-mmm-yyyy dd-mmm-yyyy Revision History Version Date Author Description A1 New

120 (lanjutan) Page 2 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System File D:\ Vincen plus Backup\Validasi\System Requirements Specification.doc

121 (lanjutan) Page 3 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System Table of Contents 1. Introduction Purpose Scope References Client Specifications Business Process Model Acronyms and Definitions User Classes and Characteristics Process Description User Requirements Capability Workflow Benefit Product Feature GMP Critical Data Capacity Security Accessibility Performance Environment Availability... 10

122 (lanjutan) Page 4 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System 1. Introduction This document defines the requirements for an automated business process for a SAP system. The system is an enterprise level software deployment which integrates all departments at into the quality process Purpose This document defines business process requirements for implementation in the SAP business process at PT. Combiphar factory Scope This document defines the requirements for the following the SAP business process: Business Process Production and Material Planning Quality in Production Quality in Procurement Standard Order (Make to Stock) Costumer Returned Goods Inspections Inspection Planning Deadline Monitoring of Batches Stability Test Production Process MRS-Good Issue Description PMP01 QP01 QP02 MtS01 CRGI01 IP01 DMB01 ST01 PP01 MRS References Client Specifications This document has been written in response to the following legacy client supplied specifications: No. Document Description Revision Business Process Model This document should also be read in conjunction with the following Business Process and Model Notation (BPMN) diagram: BPMN Diagram Production and Material Planning Quality in Production Description This defines the summary of making products from Business process, R&D, Warehouse, QC, Production, PPIC and Purchasing division. This defines the flow of how PT. Combiphar s products are inspected and evaluated by QC division.

123 (lanjutan) Page 5 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System Quality in Procurement Standard Order (Make to Stock) Costumer Returned Goods Inspections Inspection Planning Deadline Monitoring of Batches Stability Test Production Process MRS-Good Issue This defines how the raw materials and packaging materials from suppliers be inspected and evaluated. This defines how to make stock (delivery list) based on customer order. This defines the inspections based on customer returned goods and the conclusions made for that. This defines the planning being made for the inspection in every critical steps needed. This defines monitoring of batches at Warehouse and Quality Control sections. This defines the steps needed for reserved sample in having stability test. This defines production process before, during, and after processing. This defines the steps related to Production and Material Planning Acronyms and Definitions Refer to the SAP (Systems, Applications, Products) and associated guidelines. SAP is an abbreviation from Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung / System Application and Product in Data Processing that is integrated computer system on PT. Combiphar User Classes and Characteristics User Classes in this systems are : 1. Functional internal consultant : help to user solve problems in operational or make customizing in system based on request 2. Functional User : user who use operational in this system, roles and authorization for each user depend on their jobs 3. BASIS : maintains SAP s performance and user maintenance in SAP 4. ABAP programmer : programmer in SAP

124 (lanjutan) Page 6 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System 2. Process Description Production and Material Planning diagram describes every single steps run by various divisions in yielding good products comply with Good Manufacturing Practices guidelines. This diagram involves the work of R&D, QC, Warehouse, and PPIC divisions. There are some critical steps inside the yellow part from PPIC, Production, QC, and Warehouse section. Quality in Production diagram emphasizes the inspections which is run for PT. Combiphar products to maintain the quality until yielding certificate of analysis for the approved products. Quality in Procurement diagram describes the inspections run for raw materials as well as packaging materials that come from external supplier or vendor and its usage decision whether accepted or rejected (scrap or return to vendor). Standard Order (Make to Stock) diagram describes the flow from customer order to receiving its order and distribution involvement in making delivery list along with accounting and warehouse sections. Customer Returned Goods Inspections diagram describes the inspections run by Quality Control based on customer returned goods (both returned material and returm order) in cooperation with Marketing for establishing the external decisions. The inspections from QC ends with stock posting unrestricted (accept) or scrap (reject). Inspection Planning diagram describes the planning which is made for the inspection by only under Quality Control authorization. The inspection plan consists of material specifications, batch class/characteristic, QM work centers, inspection catalogs, inspection methods, master inspection characteristics, QM data in Material Master, sampling procedures, sampling schemes, dynamic modification rule, and sample drawing procedures. Deadline Monitoring of Batches diagram describes monitoring stock of raw materials, semi-finished and finished materials at Warehouse based on batch record (reinspection date, expiration date and lead time) and running inspection plan by Quality Control sections. Stability Test diagram describes how reserved samples from certain batches are inspected and the results influences Product Development s decision for the product whether adding expiration date or doing reformulation. Production Process diagram describes the production process before, during, and after processing by Production division in cooperation with Quality Control to create inspection plan. MRS-Good Issue diagram describes the steps related to the Production and Material Planning in making Material Requirement Slip (MRS) until inputting the datas related to SAP system.

125 (lanjutan) Page 7 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System 3. User Requirements The specific and testable user requirements for the EtQ Reliance implementation are provided below. Usage of the term system is intended to include all elements of the business process automation solution, including infrastructure hardware and software. Requirements are provided with a unique reference number which is used for requirement and test traceability purposes to ensure those requirements have been tested and the test evidence is easily retrievable. Note that requirement reference numbers must be unique but are not required to be consecutive. Note that only those requirements which are deemed to be GMP critical are provided with a reference number. Ref. Requirement Rev 3.1. Capability Workflow The business process shall function in accordance with the latest approved version of the BPMN drawing PPM01, QP01, QP02, MtS01, CRGI01, IP01, DMB01, PP01, ST01, and MRS01. There shall be no interfaces between the business processes and any other systems Benefit Improve alignment of strategies and operations o Run your enterprise in accordance with strategy and plans, accessing the right information in real time to identify concerns early. o Pursue opportunities proactively. Improve productivity and insight o Leverage self-services and analytics across your organization. o Improve operational efficiency and productivity within and beyond your enterprise. Reduce costs through increased flexibility o Use enterprise services architecture to improve process standardization, efficiency, and adaptability. o Extend transactions, information, and collaboration functions to a broad business community. Support changing industry requirements o Web-based technology to integrate your end-to-end processes seamlessly. Improve financial management and corporate governance o Gain deep visibility into your organization with financial and management accounting functionality combined with business analytics. o Increase profitability, improve financial control, and manage risk. Optimize IT spending o Integrate and optimize business processes. o Eliminate high integration costs and the need to purchase third-party software. Provide immediate access to enterprise information o Give employees new ways to access the enterprise information required for their daily activities Product Feature Modules in ERP System - SAP was required are Material Management, Production Planning, Quality Management, Finance and Cost controlling. List of Processes covered in Material Management :

126 (lanjutan) Page 8 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System Ref. Requirement Rev Material Master for Materials, Finish goods, and semi finish products consist of any kinds of information about this materials or products Procurement of Materials or subcontracting consist of materials planning and purchase request, purchase order, Good receipt, invoice verification and good issue Physical Inventory : creating inventory counting, posting of differences Warehouse management system : arrangement storage location in the warehouse and this system can help to find out the storage location easily and quickly, the expenditure / retrieval of material from the warehouse can be done automatically by the system based on the system FEFO and the FIFO Third Party Processing : creating Purchase order based on distributor order List of processes covered in Quality Management: Quality Planning : inspection planning in Quality Department that includes task list of quality operation, Material Specification was assigned to materials, inspection plan Quality Inspection in Procurement : inspection for good receipt materials or SFG or Finish Goods from external vendor, and source inspection for sub contracting materials Quality Inspection in Production : Inspection for in process Control and post process from production, Quality Inspection in SD: Inspection for return goods from customer Deadline Monitoring of batches in warehouse Quality Notification : complaint to vendor, internal complaints from Production and warehouse, customer Complaints Quality Management Master Data: standardization of master data records for inspection methods, inspection characteristics, sampling procedures, sampling scheme, sampling drawing procedure List of processes covered in Production Planning: Planning Cycle : Rough cut capacity planning, demand management, MRP, stock requirement list Production process : availability checking, production order creation, releasing, execution and confirmation List of processes covered in Sales and Distribution Sales order processing : on line processing, delivery can be processed in the same day when order was received, and all of orders were received can be checked stock availability Centralize master data : master data for customer or other business partner, condition value for HNA, discount, distribution margin, etc and master data of products can be centralized Delivery Processing : integration between SD-MM, inventory accounts and quantity stock can be updated on line; picking request can be generated by system Billing processing : integration between SD and FI, revenue, discount, tax, customer account can be updated on line Third party order processing : integration between SD and MM, creating PR automatically when The order was received from distributor Batch management : assignment batch to delivery order automatically by system based on availability stock Backorder processing : report all of pending order for order was received and rescheduling for delivery order Sales planning : on line planning for order and forecast was received and transfer to Demand Management, result for this process is material requirement planning

127 (lanjutan) Page 9 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System Ref. Requirement Rev List of processes covered in Finance and Cost Controlling : Cost center accounting and overhead cost controlling : o maintenance of mater data for cost centers, activities types and SKF, cost elements; o Planning- yearly/monthly cost and revenue planning cost center o Actual posting reposting, manual cost allocation, etc o Period end closing : cost allocation processes ( distribution and assessment), cost splitting and actual activity price calculation Product Costing Account Payable and receivable Fixed Asset Management General Ledger GMP Critical Data Most data fields are not GMP critical and shall be specified in detailed system specifications. The system shall record the following GMP Critical data: PMP01-11 o Input Batch No. to Production Number PMP01-12 o Print Material Requirement Slip PMP01-13 o Good Issue Material PMP01-14 o Production Process PMP01-15 o Confirm the Result of the Process PMP01-16 o Products Inspection PMP01-17 o Release Product PMP01-18 o Handover the Finished Products Refer to the Reporting section below for information on how these data fields can be tracked, trended, and reviewed Capacity Security The system shall comply with the requirements of 21 CFR Part 11. The system shall use LDAP so that password maintenance is managed by the company network security process and the system shall enforce login using Active Directory credentials. User access security : Every user can be defined with specific roles, example : length of password character : max 8 and period of password changing is every 6 months Auto log out can be customized

128 (lanjutan) Page 10 of 10 SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION For SAP System Ref. Requirement Rev 3.4. Accessibility The system shall be accessible from the internal network only. No external access over the internet shall be provided Performance Once fully operational, the system shall respond to user requests for new data displays within 10 seconds Environment The system shall be installed on a central server located in a secure and environmentally controlled room which is managed by the IT department Availability The system shall be provided with a level of redundancy which assures continued service availability in the event of primary system failure. The system shall be provided with a verified backup and restore procedure. The system shall be provided with a verified archive and recovery procedure. The system shall be provided with a verified disaster recovery procedure.

129 (lanjutan) Lampiran 5. Testing Procedure TESTING PROCEDURE For SAP System Page 1 of 12 Pre-Approval The author is signing to confirm this test protocol and the associated test script have been written to SeerPharma standards Name Title Company Signature Date Vincencia Setyowati Business Process Assistant Manager PT. Combiphar Each approver is signing to indicate this test protocol and the associated test script comply with the project plan and the relevant requirements specifications and the defined test campaign will demonstrate compliance with the acceptance criteria defined in the requirements specifications. Name Title Company Signature Date Trisyadi Warehouse and Distribution Asst Manager PT. Combiphar Merry Christianie QA Manager PT. Combiphar Delano Lusikooy Deputy Plant Director PT. Combiphar Testing may be carried out from the date of the last approval signature subject to project specific test prerequisites. Post-Approval The tester is signing to confirm all tests have been carried out in accordance with the good test practices stipulated in this document. Name Title Company Signature Date Ujang Suherman Warehouse Administration PT. Combiphar Each approver is signing to indicate this test campaign has been completed successfully and that all tests have either passed their acceptance criteria or have been captured for ongoing management via a separate issue tracking and/or change control system. Name Title Company Signature Date Trisyadi Warehouse and Distribution Asst Manager PT. Combiphar Merry Christianie QA Manager PT. Combiphar Delano Lusikooy Deputy Plant Director PT. Combiphar This test campaign is complete from the date of the last approval signature.

130 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 2 of 12 Revision History Version Date Author Description 1 Initial version. File D:\ Vincen plus Backup\Validasi\Testing Procedure.doc

131 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 3 of 12 Table of Contents 1. Introduction Purpose Test Scope Prerequisites Identification of Personnel Test Environment Test Instrumentation List of Deviations List of Attachments Summary Report... 11

132 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 4 of Introduction 1.1 Purpose This testing procedure performs the initial of computer validation for SAP business process. 2. Scope Reference System Under Test SAP T-Code MIGO / Good Receipt / Purchase Order Description Transaksi Penerimaan Bahan Awal berdasarkan Purchase Order Transaction of Raw Materials Acceptance based on Purchase Order Test Phase Define the system and the system boundary After implementation Requirements Specification(s) Identify which phase of the system lifecycle this test protocol is being conducted under. Document result which comprises No. Batch, ED, Manufacturer, Quantity, No. PO must comply with COA or working letter. Quantity enters to Unrestricted Use or Qualification Inspection can be seen at Stock Overview (T-Code: MMBE). Associated Document(s) List the input specification documents which are being verified by this test protocol. Instruksi Kerja Penerimaan Bahan Awal berdasarkan Purchase Order Work Instruction Raw Materials Acceptance based on Purchase Order Notes List any other documents associated with this test campaign, such as project planning documents or change control number. T-Code: MIGO Previous Test Phase Highlight any relevant points related to this test campaign. Identify the previous test campaign, if any, which must be completed prior to this test campaign starting.

133 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 5 of Prerequisites The following pre-requisites shall be completed prior to protocol execution. Item Test Description Done 1. The mandatory requirements in the Standard Test Guideline document have been read, understood and will be followed during execution of this test campaign. 2. The previous test campaign has been completed and post-approved. 3. Copies have been made of blank Deviation and Attachments pages from this protocol in case additional pages are required. The following persons are signing to indicate the technical Testing Procedure. Verified By: Title: Company Signature Date Andi Djatmiko IT Manager PT. Combiphar yyyy-mm-dd Comments: Reviewed By: Date:

134 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 6 of Identification of Personnel The following is a record of each individual who is involved in the execution of this protocol. Prior to entry of information in this document all personnel shall record their details in the table below: Company/ Department Supply Chain Management (SCM) Supply Chain Management (SCM) IT Title Name Signatures Warehouse Administration Warehouse Distribution Manager and Asst Business Process Assistant Manager Ujang Suherman Trisyadi Vincencia Setyowati IT IT Manager Andi Djatmiko Full Initials Date yyyy-mm-dd Quality Assurance (QA) QA Manager Merry Christianie Siaputra Deputy Plant Deputy Plant Director Delano Lusikooy Comments: Reviewed By: Date:

135 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 7 of Test Environment Record the environment within which the tests are being performed, including system status, concurrent activities, personnel present, test loads, etc. Comments: System status: available Concurrent activities: activities run as have been being validated Personnel present: available Test load: according to system requirement system (SRS) This environment is used to test end-to-end processing of logical transactions and exists on the SAP. This is a controlled environment that can only be modified by following environment change control procedures. Interfaces and coded modules are integrated with SAP to allow for testing across components. This environment is used to perform integration and functionality testing prior to promotion to the Validation environment. This environment is refreshed with data from Warehouse as requested by the Business Process Assistant Manager. Subsequent updates that are promoted from the environment will be migrated as they meet the specified exit criteria from the previous Environment. The source code is then moved from the Development environment to the Test environment where it is compiled by the IT Manager. The Promotion Request will detail the steps necessary to recreate all required objects, including any software changes such as external tables, and/or security. After successful creation of all objects, the first and last page of each compile listing is printed and attached to the Promotion Request. A Code Review is conducted by an independent reviewer. This Code Review is intended to ensure that the coded modules adhere to Programming Standards and that all code matches the specifications. After the Code Review is complete, a Unit Test, performed by an independent tester, will also be conducted in this environment to ensure that all conditions meets criteria within the coded modules. Manipulation of the data may be required to execute certain test conditions. This manipulation will be done as test execution prerequisite tasks and will be documented in the Unit Test Script. Finally, the End User Acceptance Test is conducted. This test is completed by the IT division and is documented to verify the requirements of the Change Request are fulfilled. All documentation must then be signed by respective parties. This usually occurs at the end of the End User Acceptance Test. IQ, OQ (Critical Components only) must be drafted, pre-executed, and routed for approval. Exit criteria must be satisfied for any component to be promoted from this environment to Validation. Criteria for promotion include approval of the Documented Code Review, successful execution and approval of Unit Test Script, End User Acceptance Testing, signed documents, approval of the pre-executed IQ and OQ (if Critical Component), as well as the signed Promotion Request indicating promotion to Validation Environment has been approved. Reviewed By: Date:

136 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 8 of Test Instrumentation Any and all test instrumentation used in the execution of this protocol shall be recorded in the table below. Calibration of Test Instrumentation shall be valid and copies of calibration certification shall be attached to this document. Instrument Type Manufacturer Serial Number SAP SAP AG R/3 release 4.6 c Calibration Cert. No. Cal Due Date Initial & Date Comments: Reviewed By: Date:

137 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 9 of List of Deviations In the following table, number and list the details of any deviations identified during the execution of the tests. Deviation Number Test Number Deviation Details Quantity of goods doesn t comply with Purchase Order Deviations Page: of

138 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 10 of List of Attachments In the table below, number and list any attachments to this protocol, such as printed reports or other collected test evidence. Each attachment shall be marked up with this test protocol number, the attachment number and each page shall be numbered as page n of y (if pages are not already numbered). Attachment Number Title Test Number System Requirement Specification.doc 10 Configuration Baseline.doc 10 Inventory List Report.doc 7 IT Inventory Asset.xls 2 No. of Pages Work Instruction Raw Material Acceptance based on Purchase Order.doc PMplanning.vsd 5 Attachments Page: of

139 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 11 of Summary Report Comments:

140 (lanjutan) TESTING PROCEDURE For SAP System Page 12 of 12 (lanjutan) Ref Test Method Expected Result Actual Result PASS / FAIL Initial and Date Capability Workflow PMplanning.vsd The business process shall function in accordance with the latest approved version of the BPMN drawing SAP business process.

141 Lampiran 6. Prosedur Mutu Validasi Sistem Komputer PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. Tgl. Berlaku Effective Date 1 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A Disusun Prepared by Diperiksa Verified by Disetujui Approved by Disahkan Validated by Business Process Asst Manager IT Manager QA Manager Plant Director 1. TUJUAN 1. OBJECTIVE Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan metode untuk membuat dan mendokumentasikan validasi sistem komputer. This procedure heads for describing the methods in conducting and documenting computer system validation. 2. RUANG LINGKUP 2. SCOPE Prosedur ini berlaku pada sistem komputer yang dikembangkan atau dibeli oleh PT. Combiphar yang memerlukan validasi karena dampaknya yang memungkinkan terhadap 21 CFR Part 11, prosedur, spesifikasi, proses-proses, produk dan/atau data finansial. Prosedur ini tidak berlaku terhadap: Software yang digunakan sebagai komponen, bagian, atau aksesoris peralatan medis (contohnya Galileo, Echo); Software yang merupakan peralatan medis (contohnya, blood establishment software); Software yang digunakan dalam produksi alat (contohnya, programmable logic controllers in manufacturing equipment, GMP Environmental Monitoring System). This Procedure applies to computer systems developed or purchased by PT. Combiphar that requires validation due to its possible impact on 21 CFR Part 11, procedures, specifications, processes, product and/or financial data. This procedure does not apply to the following: Software used as a component, part, or accessory of a medical device (e.g., Galileo, Echo); Software that is itself a medical device (e.g., blood establishment software); Software used in the production of a device (e.g., programmable logic controllers in manufacturing equipment, GMP Environmental Monitoring system). 3. DEFINISI 3. DEFINITION 3.1. Application Owner; individu yang memiliki atau menggunakan fungsi spesifik dari aplikasi komputer yang membutuhkan validasi. Application Owner merupakan kontak utama bagi aplikasi. Hal ini dapat berarti pengguna utama atau manager tim yang bertanggungjawab dalam penggunaan aplikasi Application Owner; the individual who owns or uses a spesific function of the computer application requiring validation. This may be primary user or the manager of the team responsible for using the application Segregation of Duties (SOD); keadaan proses yang diinginkan yang tercapai ketika tidak ada individu yang memiliki kontrol lebih dari dua atau lebih fase transaksi atau operasi, sehingga penggelapan secara 3.2. Segregation of Duties (SOD); desired process state achieved no single individual has control over two or more phases of a transaction or operation, so that deliberate fraud is more difficult to commit because it sengaja lebih sulit untuk dilakukan karena requires collusion of two or more parties. When duties

142 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 2 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A memerlukan kolusi dua pihak atau lebih. Ketika kewajiban-kewajiban tidak dapat dipisahkan dengan memadai, kontrol prosedur sebaiknya ditempatkan pada tempat yang dapat mengurangi risiko. Berikut ini merupakan contoh-contoh kontrol prosedur yang dapat digunakan untuk meringankan isu terkait kewajiban-kewajiban pemisahan: 1. Audit trail yang menyediakan informasi kepada yang menginisiasi transaksi, waktu entry berupa hari dan tanggal, tipe entry, dasar informasi apa yang dikandung, dan file apa yang diperbaharui. 2. Proses verifikasi independen yang digunakan cannot be adequately separated, procedural controls should be put in place to reduce the risk. The following are examples of procedural controls that may be used to mitigate issues related to segregation of duties: 1. Audit trails that provide information on who initiated a transaction, the time of day and date of entry, the type of entry, what fields of information it contained, and what files it updated. 2. Independent verification processes utilized by endusers to increase the level of confidence that functions executed successfully. 3. Exception reports handled at supervisory level, oleh end-user untuk meningkatkan level supported by evidence noting that exceptions are kepercayaan dimana fungi-fungsi sukses handled properly and in a timely fashion. dieksekusi. 4. Manual or automated transaction logs maintained to 3. Laporan pengecualian yang ditangani pada level supervisor, didukung oleh bukti yang mencatat bahwa pengecualian ditangani secara tepat dan record all system activity. 5. Supervisory reviews. 6. Independent reviews. sesuai zaman. 4. Log transaksi manual atau otomatis dijaga untuk mencatat semua aktivitas sistem. 5. Tinjauan supervisor. 6. Tinjauan independen Biennial Review; tinjauan dokumen yang dibuat setiap dua tahun sekali Biennial Review; document review to be conducted every two years COTS; Commercial off the shelf software COTS; Commercial off the shelf software Sistem; kumpulan terintegrasi dari 3.5. System; an integrated collection of computer peralatan/hardware komputer, dan jaringan equipment/hardware, software applications, and komunikasi. communications networks Aplikasi/software; program yang tersimpan dalam sistem hardware komputer yang didesain untuk digunakan sebagai alat untuk menampilkan proses atau kerja Application/Software; a stored program within a hardware computer system designed to be used as a tool to perform a process or task Modul; unit fungsional dalam aplikasi, yang 3.7. Module; a functional unit within an application, which menampilkan tugas prosedur spesifik. performs a specific procedural task System Requirements Specifications (SRS); 3.8. System Requirements Specifications (SRS); spesifikasi dokumen mengenai bagaimana sistem dibuat. Secara khusus meliputi aplikasi dan struktur modul, struktur data, format input.output, dan lainlain. specifications that document how a system is to be built. It typically includes application and module structure, data structure, input/output formats, etc Functional Requirements Specifications atau 3.9. Functional Requirements Specifications atau Testing Procedure Laporan (TP); praktek..., persyaratan Isna yang Inawati Asih, Testing FMIPA Procedure UI, 2012 (TP); requirements that specify

143 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 3 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A menspesifikasi kerja normal atau karakteristik sistem komputer yang mampu bekerja Hardware; peralatan fisik yang menampilkan operasi logis dan dikontrol dengan program yang tersimpan Major Update; ketika fungsionalitas atau desain baru diperkenalkan ke dalam sistem Minor Update; ketika modifikasi terhadap fungsionalitas atau desain yang sudah ada diperkenalkan ke dalam sistem Sunsetting; terminologi yang digunakan untuk diskontinuasi sistem informasi atau komputer sistem secara spesifik Validasi atau Tes; konfirmasi dengan pemeriksaan dan ketetapan bukti yang obyektif bahwa persyaratan khusus yang diimplementasikan pada software untuk tujuan penggunaan spesifik dapat dipenuhi secara konsisten. the normal or characteristic actions a computer system must be capable of performing Hardware; physical equipment that performs logical operations and is controlled by a stored program Major Update; when brand new functionality or designs are introduced into the system Minor Update; when a modification to an existing functionality or design is introduced into the system Sunsetting; terminology used for discontinuation of an information system or spesifically a computer system Validation or Testing: confirmation by examination and provision of objective evidence that the particular requirements implemented in the software for a specific intended use can be consistently fulfilled. 4. URAIAN UMUM 4. GENERAL DESCRIPTION 4.1. UMUM Tes validasi lengkap terhadap COTS kadang tidak praktis karena biaya dan ketidaktersediaan berdasarkan pertimbangan terkait beberapa software. Software COTS perlu divalidasi secara spesifik untuk tujuan penggunaannya dan hanya terhadap level validasi yang tepat. Risk Management, tentunya, merupakan input utama untuk menentukan level validasi yang tepat (Lihat Lampiran 2) Software COTS non-configurable merupakan software yang dapat digunakan setelah instalasi. Contohnya adalah anti-virus, operating system dan software word processor. Untuk kasus software COTS nonconfigurable, Tes output dinilai cukup. Hal ini berarti bahwa jika software dapat dites dengan tes fungsional untuk mengkonfirmasi setiap spesifikasi dan persyaratan software, 4.1. GENERAL Complete validation testing of COTS is sometimes not practical due to both cost and unavailability due to proprietary concerns of some software. COTS software should be validated specifically for its intended use and only to an appropriate level of validation. Risk Management, of course, is the major input to determining an appropriate level of validation (See Appendix 2) Non-configurable COTS software is software that can be used as-is after installation. Examples are anti-virus, operating system and word processor software. In the case of nonconfigurable COTS software, Testing of output may be sufficient. This means that if the software can be tested by functional testing to confirm each and every software specification and requirement, those validation tes validasi tersebut dinilai cukup tanpa perlu tests may be sufficient without the need of

144 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 4 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A tes lebih lanjut Sistem komputer yang menjalani validasi harus memiliki Part 11 Assessment yang lengkap Perubahan signifikan terhadap sistem komputer tervalidasi harus didokumentasikan menggunakan Penanganan Perubahan Validasi Komputer. Perubahan yang tidak signifikan akan mengikuti Information Services Work Request. further testing Computer systems undergoing validation must have a Part 11 Assessment completed Any significant change to a validated computer system must be documented using Computer Validation Change Management. Any insignificant change will follow Information Services Work Request. 5. PROSEDUR 5. PROCEDURE 5.1. DOKUMENTASI SISTEM KOMPUTER Dokumentasi validasi sistem komputer terdiri dari System Requirements Specification, Testing Procedure Nomor identifikasi (CSV ID) ditetapkan dan ditelusuri dengan Document Control CSV ID bersifat unik untuk semua protokol validasi. Format yang digunakan terdiri dari: T atau F/JD/Bag/RL/Kt/NoEd. T: Template F: Form JD: Judul Bag: Bagian RL: Ruang Lingkup Kt: Keterangan NoEd.: Nomor Contoh berikut mengilustrasikan format: T/VSK/IT/01/6.3-6/xxxx 5.1. COMPUTER SYSTEM DOCUMENTATION Computer system validation (CSV) documentation consists of a System Requirements Specification, Testing Procedure Identification Numbers (CSV ID) are assigned and tracked by Document Control The CSV ID is unique for each validation protocol. The format used is comprised of the following: T or F/Ttl/Sec/Scp/Inf/NoEd. T: Template F: Form Ttl: Title Sec: Section Scp: Scope Inf: Information NoEd.: Number The following examples illustrate the format: T/VSK/IT/01/6.3-6/xxxx 5.2. SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION (SRS) AND TESTING PROCEDURE (TP) 5.2. SYSTEM REQUIREMENTS SPECIFICATION (SRS) AND TESTING PROCEDURE (TP) Dokumen ini bersifat fleksibel karena banyak There can be flexibility in this documentation sistem komputer yang berbeda dan due to the many different computer systems dokumentasinya yang tersedia. Beberapa aplikasi dibeli dengan spesifikasi dan/atau validasi. and their available documentation. Some applications are purchased with pre-written specifications and/or validations System Requirements Laporan Specifications praktek..., Isna (SRS) Inawati Asih, FMIPA System UI, 2012 Requirements Specifications (SRS)

145 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 5 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A 1. Author perlu mengikuti aplikasi SRS 1. The Author should follow whenever Template Form untuk mengidentifikasi dan mendeskripsikan user dan functional applicable the SRS Template Form to identify and describe the user and specifications. Functional specifications functional specifications. Functional untuk COTS kadang tidak tersedia specifications for COTS are sometimes karena persyaratan dari pengembang unavailable due to proprietary sudah tersedia tanpa perlu dokumentasi tambahan lebih lanjut. Pada kasus ini author harus mendokumentasikan dalam SRS deviasi dari template (contohnya dokumentasi SRS dari perancang dapat requirements from the developer may already be available without need of further additional documentation. In these cases the author must document in the SRS any deviations from the template dilampirkan atau alasan untuk spesifikasi (e.g. SRS documentation from the tidak yang tercatat pada bagian yang sesuai di SRS). designer can be attached or a reasoning for no specifications stated in the 2. Dokumen SRS digunakan untuk appropriate sections of the SRS). 2. The SRS document is to describe the mendeskripsikan fungsionalitas sistem required system functionality, user yang diperlukan, user requirements, requirements, general asumsi umum, dan kewajiban pemisahan assumptions/dependencies, and the dan/atau persyaratan kelonggaran segregation of duties and/or SOD defisiensi SOD. deficiency mitigation requirements. 3. Bagian dari SRS adalah Risk 3. Part of the SRS is Risk Management (See Management (Lihat Lampiran I). Pada Appendix I). In the SRS determine if the SRS penentuan dilakukan jika requirements have an impact on persyaratan memiliki dampak terhadap procedures, specifications, processes, prosedur, spesifikasi, proses, produk, atau penggunaan yang aman dari produk dan kerja dokumen yang penting untuk product, or safe use of the product and document actions necessary to mitigate or eliminate potential risks, if applicable. mengurangi atau mengeliminasi risiko potensial, jika dapat dipakai. 4. SRS sebaiknya diperbaharui untuk 4. The SRS should be updated to reflect the merefleksikan perkembangan kebutuhan evolving functional needs (Section 6). fungsional (Bagian 6) Testing Procedure (TP) Testing Procedure (TP) 1. Auhor perlu mengikuti Testing Procedure 1. The Author should follow whenever Form untuk mendeskripsikan dan applicable the Testing Procedure Form mengidentifikasi semua design to describe, and identify all design requirements. requirements. 2. Testing Procedure mendokumentasikan bagaimana sistem dibuat. Secara khusus 2. The Testing Procedure documents how a system is to be built. It typically includes meliputi sistem atau struktur aplikasi, system or application structure, algoritma, Laporan logika kontrol, praktek..., struktur Isna data, Inawati Asih, FMIPA UI, algorithms, 2012 control logic, data structures,

146 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 6 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A set data (file) menggunakan informasi, format input/output, deskripsi interface. Deskripsi yang dapat dipakai sebaiknya meliputi informasi yang cukup untuk menyediakan basis dari penanganan sistem dan pengembangan tes kriteria penerimaan user. 3. Testing Procedure perlu diperbaharui untuk merefleksikan perkembangan perubahan desain. data set (file) use information, input/output formats, interface descriptions. Applicable descriptions should include sufficient information to provide a basis for system maintenance and development of user-acceptance testing criteria. 3. The Testing Procedure should be updated to reflect the evolving design changes Protokol Validasi Sistem Komputer (PVSK) 5.3. Computer System Validation Protocol (CSVP) Semua tes validasi harus lengkap dan All validation testing must be completed and disetujui sebelum implementasi sistem approved prior to implementation of the komputer untuk penggunaan yang computer system for its intended use. PT. dimaksudkan. PT. Combiphar menggunakan Combiphar utilizes its daily backup prosedur backup harian sebagai rencana procedures to serve as its rollback plan for all untuk semua Aplikasi. Prosedur backup dan Applications. The backup and restore restore seperti yang terdokumentasimenjamin bahwa program dan data dapat dilihat kembali jika data yang ada rusak karena implementasi perubahan. procedures as documented ensures that programs and data can be reversed if data becomes corrupt due to implementation of a change PVSK merupakan protokol tes yang ditulis oleh application owner dengan dukungan dari departemen IT dan departemen QA. PVSK The CSVP is a testing protocol written by the application owner with support from the IT department and QA department. The CSVP digunakan untuk mendokumentasikan is used to document validation testing aktivitas tes validasi dengan tes individu activites by the individual testing the sistem komputer. PVSK digunakan untuk computer system. It is used to identify, mengidentifikasi, menjelaskan dan describe and trace test cases to be menelusuri test case yang akan dijalankan selama validasi. Salah satu komponen yang paling penting dari PVSK adalah pendekatan performed during the validation. One of the most important components of the CSVP are the testing approach, the test cases and tes, test case dan laporan deviasi/resolusi. deviation reporting/resolution. Test case Test case menyajikan traceability listing dimana tiap fungsi didaftarkan pada SRS yang dites. serve as a traceability listing where each function listed in the functional requirements specification is tested PVSK perlu dijalankan kapanpun untuk Computer System Validation Protocol should menampilkan dan mendokumentasikan tes validasi. Beberapa pengertian dari traceability perlu dibuat untuk menghubungkan semua test case terhadap persyaratannya. Hal ini be followed whenever applicable to perform and document validation testing. Some means of traceability should be created in correlating all the test cases to their dapat diselesaikan Laporan dalam praktek..., Protokol Isna Validasi Inawati Asih, FMIPA requirements. UI, 2012 This can be accomplished

147 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 7 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A atau traceability matrix yang terpisah Pelaksana harus menandatangani Pre- dan Post- Approval PVSK untuk menjamin bahwa protokol telah mendokumentasikan bukti tes dari kesesuaian sistem untuk penggunaan yang dimaksudkan. within the Validation Protocol or a separate traceability matrix Person in charges must Pre- and Post- Approve the CSVP to ensure that it has adequately documented the test evidence of a system s suitability for its intended use Post-Implementation / Pre- Go Live Check Log Sebelum Go-Live pada produksi memverifikasi bahwa lingkungan Produksi sesuai dengan test environment dan bahwa SOD disusun dalam produksi seperti yang telah disetujui oleh application owner. Gunakan Post-Implementation / Pre- Go Live Check Log. Log ini digunakan untuk memverifikasi hal-hal yang dapat digunakan untuk membuktikan kesesuaian antara dua lingkungan dan disetujui oleh Information Services dan Application owner. Jika tidak ada lingkungan validasi dan form ini tidak dapat dipakai, Post-Implementation dapat diabaikan Post-Implementation / Pre- Go Live Check Log Prior to the Go-Live in production verify that the Production environment matches the test environment and that SOD is setup in production as approved by application owners. Use the Post-Implementation / Pre- Go Live Check Log. This log is used to verify items that can be used to prove matching between the two environments and is approved by Information Services and the Application owner. If no validation environment exists and this form is not applicable it may be disregarded Pembaharuan SRS dan TP SRS dan TP disetujui (minimum) oleh Business Process Assistant Manager, IT Manager, and QA Manager, and Plant Director Dokumen tes perlu mendaftar SRS/TP dengan nomor Versi yang sedang dites untuk memudahkan referensi silang Dokumentasi SRS, TP dan PVSK perlu dijaga bersama dengan semua versi terbaru yang ditambahkan sebagai revisi Semua dokumentasi PVSK yang lengkap diisi dalam Document Control Updating/versioning of an SRS and TP The SRS and TP are approved (at a minimum) by Business Process Assistant Manager, IT Manager, and QA Manager, and Plant Director Testing documents should list the SRS/TP with the Version number being tested to allow for ease of cross-referencing The SRS, TP and CSVP documentation should be maintained together with all subsequent versions being added as revisions occur All completed CSV documentation is filled in Document Control Biennial Review SRS dan TP 5.6. Biennial Review of the SRS and TP Application/Document owner akan meninjau sistem SRS dan TP dua tahun sekali dan The Application/Document owner will review their systems SRS and TP biennially and memperbaharui dokumen jika terdapat update the documents if any changes perubahan (penambahan, penghilangan (additions, deletions and/or modifications) dan/atau modifikasi) dari review sebelumnya from the previous review or date of Finalatau tanggal Laporan Persetujuan praktek..., Final dari Isna versi Inawati Asih, FMIPA Approval UI, 2012of the last version. If an update is

148 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 8 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A terakhir. Jika terdapat pembaharuan, Application Document Owner akan memperbaharui dokumentasi Peninjauan lengkap perlu mencatat identifikasi CSCR yang mungkin telah terjadi sejak peninjauan sebelumnya dan perubahan tersebut yang telah dibuat oleh CSCR terhadap fungsionalitas sistem atau desain Jika pembaharuan ditemukan tidak berpengaruh dan versi dokumennya masih tepat dengan fungsionalitas aplikasi dan desain pada produksi, suatu meto dapat ditulis dan ditambahkan ke dalam daftar validasi setelah peninjauan dokumentasi, dan tidak diperlukan pembaharuan Document Control akan memelihara daftar VSK dan akan menotifikasi Application Owner ketika peninjauan dilakukan Merupakan tanggungjawab Application Owner untuk melakukan review dan update dokumentasi atau menambahkan memo ke dalam file, jika diperlukan Jika sistem didiskontinyu, review juga dihentikan. required, the Application Document Owner will follow to update the documentation A complete review should account for the identification of any CSCRs that may have occured since the previous update and those changes that the CSCR made to the systems functionality or design If an update is found not to be required and the document version is still correct with the applications functionality and design in production, then a memo will be written and added to the validation packet that after review of the documentation, no updating is required Document Control will maintain a listing of the CSVs and will notify Application Owners when review due It it the responsibility of the Application Owner to perform the review and update the documentation or add the memo to file, if required If the system is discontinued, the review is discontinued. 6. DOKUMEN TERKAIT 6. RELATED DOCUMENT 6.1. Laporan Daftar Inventaris 6.2. Garis Dasar Konfigurasi 6.3. Spesifikasi Persyaratan Sistem 6.4. Prosedur Tes 6.5. PS Risk Assessment 6.1. Inventory List Report 6.2. Configuration Baseline 6.3. System Requirement Specification 6.4. Testing Procedure 6.5. PS Risk Assessment 7. CATATAN MUTU 7. QUALITY RECORD 7.1. Prosedur Tes 7.2. Testing Procedure

149 PROSEDUR MUTU QUALITY PROCEDURE VALIDASI SISTEM KOMPUTER COMPUTER SYSTEM VALIDATION Halaman Page No. Dokumen Document No. 9 of 9 PS/IT/11/6.3-6/001A Lampiran-1; Daftar Pustaka, Sejarah Perubahan, dan Daftar Pemeriksa Attachment-1; Reference, Revision History, and List of Reviewer 1. Daftar Pustaka Reference 2. Sejarah Perubahan Revision History No. Dokumen Document No. Alasan Perubahan Reasons for Revision Tanggal berlaku Effective Date 3. Daftar Pemeriksa List of Reviewer No. Jabatan Title Tandatangan Signature 1 Business Process Assistant Manager 2 IT Manager 3 Quality Assurance Manager 4 Plant Director