UNIVERSITAS BINA NUSANTARA. Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007 PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY PADA PT. TRIKOMSEL MULTIMEDIA Rizky Anwar Sadat Sutrisno Kelas / Kelompok : 07PAM/4 Abstrak Penelitian dilakukan pada PT. Trikomsel Multimedia, dimana perusahaan ini bergerak di bidang pendistribusian telepon seluler. Pada perusahaan ini, belum ada sistem pendokumentasian yang baik dan terstruktur yang menyebabkan segala sesuatunya sulit diakses, dikelola, dan dimanfaatkan sehingga sering terjadi kesalahan yang sama berulang kali. Perusahaan juga mengalami kesulitan untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan knowledge. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah Knowledge Repository System yang dapat mempermudah dan memperlancar proses pendokumentasian sehingga membantu dalam mencegah terjadinya hilangnya informasi dan pengetahuan. Dalam pembangunan sistem knowledge repository pada PT. Trikomsel Multimedia, metode yang digunakan adalah metode analisis, yaitu melakukan analisa terhadap informasi yang ada di perusahaan. Dari pembangunan sistem ini, dapat membantu perusahaan dalam melakukan pendistribusian pengetahuan. Adapun aplikasi yang dibangun adalah sistem yang menggunakan database sebagai penyimpanan data. Hasil yang dapat diperoleh dari pembangunan sistem knowledge repository ini adalah memudahkan pihak perusahaan dalam membantu proses pembelajaran karyawan dan membantu proses berbagi pengetahuan yang berdasar pada documentation, sharing and distribution knowledge. Kata Kunci Knowledge, Knowledge Repository, pengetahuan, documentation, sharing and distribution knowledge. iv

2 PRAKATA Puji dan syukur kami panjatkan kepada TuhanYang Maha Esa atas berkat dan rahmat-nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi topik Knowledge Management dengan judul : PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY PADA PT. TRIKOMSEL MULTIMEDIA. Penyusunan skripsi topik Knowledge Management ini merupakan salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program studi Sistem Informasi jenjang Strata 1 (S1) pada Universitas Bina Nusantara. Atas bantuan dan dukungannya baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Orang tua dan saudara-saudara tercinta yang telah memberikan dorongan. 2. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara atas segala kepercayaan dan kesempatan yang diberikan sejak kami menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara hingga saat ini. 3. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, Mapp.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah dengan bijak menggantikan Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., dalam memimpin Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi topik Knowledge Management ini. 5. Bapak Win Ce, S.Kom, MM., selaku dosen pembimbing yang banyak memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam penulisan skripsi topik Knowedge Management ini. v

3 6. Ibu Julia, selaku Kepala divisi HRD PT.Trikomsel Multimedia yang telah banyak membantu dalam penulisan skripsi topik Knowledge Management ini. 7. Bapak Abdul Hamid Pane, selaku staff divisi IT PT.Trikomsel Multimedia yang telah banyak membantu dalam penulisan skripsi topik Knowledge Management ini. 8. Seluruh staff dosen dan karyawan akademis dan non akademis Universitas Bina Nusantara yang secara langsung maupun tidak langsung telah menunjang dalam penyelesaian skripsi topik Knowledge Management ini. 9. Rekan rekan dan teman-teman yang selalu membantu, Gregorius Danditya Pratyaksa, Luqman, Maulana Helmy, Sudyarti, Titan Halim dalam memberikan dorongan dan semangat. 10. Serta semua pihak yang namanya tidak dapat kami sebutkan satu-persatu. Kami telah berusaha sebaik mungkin dalam menyelesaikan skripsi topik Knowledge Management ini untuk mendapat hasil yang sebaik baiknya. Akhir kata, kami berharap skripsi topik Knowledge Management ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat dijadikan awal bagi penelitian dan pengembangan selanjutnya, sehingga hasil yang telah diperoleh dapat disempurnakan di masa mendatang. Jakarta, Januari 2007 Team Penulis vi

4 DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Softcover Abstrak Prakata Daftar Isi Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran i ii iii iv v vii x xi xv BAB 1 BAB 2 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian Sistematika Penulisan 5 LANDASAN TEORI 2.1. Teori Umum Database Relational Model Database Language Use Case Diagram Pengertian Data, Informasi, Knowledge Jenis Pengetahuan Cara Terbentuknya Pengetahuan Pengertian Knowledge Worker Pengertian Knowledge Management Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Perancangan Sistem Teori Khusus Problem Domain Domain Analysis Value Network Analysis Definisi Value Network Inti Proses Value Network Analisis SWOT Diagram Posisi SWOT Cara penentuan faktor-faktor SWOT Matriks SWOT Proses Inti Knowledge Management Repository dan Knowledge Repository 39 vii

5 Core Knowledge Management Services Identifikasi pengetahuan (Knowledge Identification) Memperoleh atau mendapatkan pengetahuan Pengembangan pengetahuan Berbagi dan pendistribusian pengetahuan Knowledge Utilization Pemeliharaan penyimpanan pengetahuan Knowledge Goal Menerjemahkan tujuan-tujuan Knowledge Assessment 50 BAB 3 BAB 4 ANALISIS SISTEM UNTUK PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 3.1 Sekilas Perusahaan Riwayat Perusahaan Visi dan Misi Struktur Organisasi Tugas dan Wewenang Analisis Strategi Perusahaan Analisis Industri dan Internal Dengan Value Network Analisis SWOT Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS) Strategi Perusahaan dan Knowledge Goal Analisis Knowledge Goal Perusahaan Normative Knowledge Goal Strategy Knowledge Goal Operational Knowledge Goal Knowledge Identification Structural Knowledge Functional Knowledge Behavioural Knowledge Permasalahan yang dihadapi Usulan pemecahan masalah 86 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 4.1 Kerangka kerja pembangunan Knowledge Management Pemetaan Fitur Keterangan Fitur Kegunaan Fitur News Case Base Reasoning Forum Notilen Training 100 viii

6 4.4.6 Contact Person Class Diagram Use Case Diagram Use Case Diagram User Use Case Diagram Admin Sequence Diagram Sequence login user Sequence News Karyawan Sequence News Administrator Sequence Case Base Reasoning User Sequence CBR Administrator Sequence CBR add category Sequence CBR add database Sequence Forum Sequence pengelolaan forum oleh user Sequence pengelolaan forum oleh admin Sequence Fitur Training Sequence fitur training oleh user Sequence fitur training oleh admin Sequence Contact Person Karyawan Sequence Contact Person Administrator Sequence Notilen Rapat Sequence pendataan notulen rapat user dan admin Sequence logout User Rancangan Layar Login Home News Case Base Reasoning Forum Notilen Training Contact Person Logout 171 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan Saran 173 DAFTAR PUSTAKA 174 RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI ix

7 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Impact Analysis 26 Tabel 2.2 Matriks SWOT 33 Tabel 2.3 Knowledge Goal Perusahaan 48 Tabel 3.1 Analisis SWOT-Eksternal 67 Tabel 3.2 Analisis SWOT-Internal 72 Tabel 3.3 Matriks SWOT 75 Tabel 4.1 Pemetaan Fitur 89 Tabel 4.2 Required Field fitur News 90 Tabel 4.3 Required Field fitur CBR-Category 92 Tabel 4.4 Required Field fitur CBR-Topic 92 Tabel 4.5 Required Field fitur CBR-Form 92 Tabel 4.6 Required Field fitur Forum 95 Tabel 4.7 Required Field fitur Notilen 97 Tabel 4.8 Non-Required Field fitur Notilen 98 Tabel 4.9 Required Field fitur Training 100 Tabel 4.10 Required Field fitur Contact Person-Topic 104 Tabel 4.11 Required Field fitur Contact Person-Internal 104 Tabel 4.12 Required Field fitur Contact Person-Eksternal 105 x

8 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Class Structure 18 Gambar 2.2 Aggregation 18 Gambar 2.3 Association 19 Gambar 2.4 Notasi Use Case Diagram 20 Gambar 2.5 Notasi Sequence Diagram 21 Gambar 2.6 Value Network Diagram 25 Gambar 2.7 Diagram Posisi SWOT 28 Gambar 2.8 Proses Knowledge Management 39 Gambar 2.9 Core Services 41 Gambar 3.1 Struktrur Organisasi 53 Gambar 3.2 Analisa Value Network 59 Gambar 3.3 Analisa SWOT 74 Gambar 3.4 Strategi Perusahaan dan Strategi Unit 78 Gambar 4.1 Kerangka kerja pembangunan Knowledge Repository 88 Gambar 4.2 Class Diagram 107 Gambar 4.3 Use Case Diagram karyawan 109 Gambar 4.4 Use Case Diagram Admin 110 Gambar 4.5 Sequence login User 111 Gambar 4.6 Sequence News Karyawan 112 Gambar 4.7 Sequence News Administrator 113 Gambar 4.8 Sequence view CBR 114 Gambar 4.9 Sequence CBR Administrator 116 Gambar 4.10 Sequence CBR add database 118 Gambar 4.11 Sequence forum-user 119 Gambar 4.12 Sequence forum-admin 121 Gambar 4.13 Sequence pendokumentasian training-user 123 Gambar 4.14 Sequence pendokumentasian training-admin 125 Gambar 4.15 Sequence Contact Person Karyawan 127 Gambar 4.16 Sequence Contact Person Administrator 128 xi

9 Gambar 4.17 Sequence pendataan notulen rapat-user 130 Gambar 4.18 Sequence pendataan notulen rapat-admin 131 Gambar 4.19 Sequence logout User 132 Gambar 4.20 Rancangan Layar Halaman Login 133 Gambar 4.21 Rancangan Layar Halaman Home 134 Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman News Category 135 Gambar 4.23 Rancangan Layar Halaman view News 136 Gambar 4.24 Rancangan Layar Halaman Form detail News 136 Gambar 4.25 Rancangan Layar Halaman Form add News 137 Gambar 4.26 Rancangan Layar Halaman News Category 137 Gambar 4.27 Rancangan Layar Halaman New Newss Category 138 Gambar 4.28 Rancangan Layar Halaman New News 139 Gambar 4.29 Rancangan Layar Halaman CBR-Category 140 Gambar 4.30 Rancangan Layar Halaman CBR-Topic 140 Gambar 4.31 Rancangan Layar Halaman View Case Base Reasoning 141 Gambar 4.32 Rancangan Layar Halaman Detail CBR 142 Gambar 4.33 Rancangan Layar Halaman Fom CBR Category-admin 142 Gambar 4.34 Rancangan Layar Halaman new CBR Category-admin 143 Gambar 4.35 Rancangan Layar Halaman edit CBR Type-admin 144 Gambar 4.36 Rancangan Layar Halaman View CBR-admin 144 Gambar 4.37 Rancangan Layar Halaman add new CBR 145 Gambar 4.38 Rancangan Layar Halaman update CBR 145 Gambar 4.39 Rancangan Layar Halaman Forum 146 Gambar 4.40 Rancangan Layar Halaman View Subject Forum 147 Gambar 4.41 Rancangan Layar Halaman add new Subject 148 Gambar 4.42Rancangan Layar Halaman Notilen Type 149 Gambar 4.43 Rancangan Layar Halaman Login Executives Meeting 149 Gambar 4.44 Rancangan Layar Halaman View Notilen 150 Gambar 4.45 Rancangan Layar Halaman detail Notilen 150 Gambar 4.46 Rancangan Layar Halaman Notilen Type-admin 151 Gambar 4.47 Rancangan Layar Halaman New Notilen Type 152 xii

10 Gambar 4.48 Rancangan Layar Halaman edit Meeting Type 152 Gambar 4.49 Rancangan Layar Halaman View Notilen 153 Gambar 4.50 Rancangan Layar Halaman add New Notilen 154 Gambar 4.51 Rancangan Layar Halaman Update Notilen 155 Gambar 4.52 Rancangan Layar Halaman Training type 156 Gambar 4.53 Rancangan Layar Halaman Training category 156 Gambar 4.54 Rancangan Layar Halaman View Training 157 Gambar 4.55 Rancangan Layar Halaman Detail Training 158 Gambar 4.56 Rancangan Layar Halaman Form Training Type-admin 159 Gambar 4.57 Rancangan Layar Halaman Form Training Category-admin 159 Gambar 4.58 Rancangan Layar Halaman New Training Type 160 Gambar 4.59 Rancangan Layar Halaman edit Training Type 160 Gambar 4.60 Rancangan Layar Halaman View Training-admin 161 Gambar 4.61 Rancangan Layar Halaman add Training 161 Gambar 4.62 Rancangan Layar Halaman Update Training 162 Gambar 4.63 Rancangan Layar Halaman Contact Person Type 163 Gambar 4.64 Rancangan Layar Halaman Contact Person-Internal 163 Gambar 4.65 Rancangan Layar Halaman detail Contact Person-Internal 164 Gambar 4.66 Rancangan Layar Halaman Contact Person-External 164 Gambar 4.67 Rancangan Layar Halaman View External Contact Person 165 Gambar 4.68 Rancangan Layar Halaman Update External Contact Person 165 Gambar 4.69 Rancangan Layar Halaman Form Contact Person Type 166 Gambar 4.70 Rancangan Layar Halaman edit Contact Person Type 166 Gambar 4.71 Rancangan Layar Halaman View Contact Person Internal Type 167 Gambar 4.72 Rancangan Layar Halaman update Contact 167 Gambar 4.73 Rancangan Layar Halaman add new Contact Person-Internal 168 Gambar 4.74 Rancangan Layar Halaman Form Update External Contact Person 168 Gambar 4.75 Rancangan Layar Halaman edit Contact Person External 169 Gambar 4.76 Rancangan Layar Halaman edit Contact Person Type 169 Gambar 4.77 Rancangan Layar Halaman View Contact Person-External 170 Gambar 4.78 Rancangan Layar Halaman Update Contact Person-External 170 xiii

11 Gambar 4.79 Rancangan Layar Halaman Edit Contact Person External 171 Gambar 4.80 Rancangan Layar Halaman Logout 171 xiv

12 DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1. Gambar Lampiran 1 : Layar menu Login L1 2. Gambar Lampiran 2 : Layar menu Utama L1 3. Gambar Lampiran 3 : Layar Halaman News Category L2 4. Gambar Lampiran 4 : Layar Halaman View News L2 5. Gambar Lampiran 5 : Layar Halaman Form Detail News L3 6. Gambar Lampiran 6 : Layar Halaman Form Add News L4 7. Gambar Lampiran 7 : Layar Halaman Form View CBR L5 8. Gambar Lampiran 8 : Layar Halaman Form CBR Category Admin L5 9. Gambar Lampiran 9 : Layar Halaman Form CBR Topic Admin L6 10. Gambar Lampiran 10 : Layar Halaman Form View CBR Admin L6 11. Gambar Lampiran 11 : Layar Halaman Forum L7 12. Gambar Lampiran 12 : Layar Halaman View Notilen Admin L7 13. Gambar Lampiran 13 : Layar Halaman Training Type L8 14. Gambar Lampiran 14 : Layar Halaman Training Type Admin L8 15. Gambar Lampiran 15 : Layar Halaman Add Training L9 16. Gambar Lampiran 16 : Layar Halaman Form Contact Person Type L Gambar Lampiran 17 : Layar Halaman Form Contact Person External Type L Gambar Lampiran 18 : Layar Halaman Add_New Contact Person Internal L Gambar Lampiran 19 : Layar Halaman Add_New Contact Person External L Gambar Lampiran 20 : Layar menu Logout L13 xv