UNIVERSITAS BINA NUSANTARA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN SURAT PADA BADAN METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BMG)

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semenster Genap tahun 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN SURAT PADA BADAN METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BMG) Rizka Utami Melya Susanti Dita Nur Septyani Kelas / Kelompok : 08 PAT / 009 Abstrak Tujuan penelitian dari skripsi ini adalah menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan sebuah sistem basis data pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG. Metode penelitian yang digunakan adalah metode fact-finding, di mana metode fact-finding dilakukan dengan mempelajari dokumen-dokumen yang ada, wawancara, penelitian, dan observasi. Hasil penelitian digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pada perancangan sistem basis data, di mana masih terdapat kekurangan pada sistem manual sebelumnya, yaitu belum adanya sistem yang dapat memanajemen data dengan baik secara tersentralisasi pada proses administrasi dan pengarsipan surat. Simpulan yang diperoleh, yaitu dengan adanya sistem basis data yang dirancang maka permasalahan tersebut dapat diatasi, di mana sistem administrasi dan pengarsipan surat tersimpan secara terstruktur dan juga mampu mendukung konsistensi data dan informasi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG. Kata Kunci : sistem basis data, administrasi surat, pengarsipan surat

2 KATA PENGANTAR Segala puji dan rasa syukur yang sebesar-besarnya Penulis ucapkan kepada Allah SWT, Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang, karena atas belas kasihan, rizki, hidayah, dan rahmat-nya Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam Penulis haturkan kepada baginda rasul atas jasa dan pengorbanannya untuk umat sekalian. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menempuh sidang sarjana guna mendapat gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara. Sebagai bahan dalam Penulisan skripsi ini Penulis memilih judul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Administrasi dan Pengarsipan Surat pada Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG). Atas bantuan dan dukungan secara langsung maupun tidak langsung yang telah diterima, Penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada Penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Sablin Yusuf, Ir,Msc,MconpSc., selaku Dekan Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. 4. Bapak Yusrizal Oenzil Drs, M.Sc., selaku dosen pembimbing yang banyak sekali memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Penulis dalam Penulisan penelitian ini. v

3 5. Bapak Eryanto selaku Kepala Subbagagian Persuratan dan Arsip BMG dan Bapak Tri Iswanto selaku wakil Kepala Subbagian persuratan dan Arsip BMG serta seluruh staff Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) yang telah membantu memberikan informasi yang sangat berharga. 6. Seluruh staff dosen dan karyawan akademis dan non-akademis Universitas Bina Nusantara yang secara langsung maupun tidak langsung yang telah menunjang dalam penyelesaian skripsi ini. 7. Orang tua dan keluarga tercinta, terkasih dan tersayang yang sudah memberi segala perhatian dan bantuan yang luar biasa, baik secara materi, psikologi, dan ruhani. Hingga Penulis bisa mengerjakan penulisan skripsi ini dengan baik dan lancar. 8. Seluruh rekan, sahabat dan teman Penulis yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan baik secara moril maupun materil kepada Penulis selama penyusunan skripsi ini. Penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan kemampuan yang ada dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini untuk mendapat hasil yang sebaik-baiknya. Namun Penulis menyadari bahwa hasilnya ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati Penulis sangat menghargai segala kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, Penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat dijadikan awal bagi perancangan dan pengembangan selanjutnya. Jakarta, Juni 2008 Penulis vi

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hardcover...iii Abstrak...iv Kata Pengantar...v Daftar Isi...vii Daftar Tabel...xiii Daftar Gambar...xv Daftar Lampiran...xx BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Tujuan Manfaat Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan dan Analisis Data Metode Perancangan Sistematika Penulisan....5 vii

5 BAB 2 LANDASAN TEORI Teori-teori Dasar Pengertian Data Pengertrian Database Siklus Hidup Aplikasi Databse Perencanaan Database (Database Planning) Pendefinisian Sistem (System Definition) Pengumpulan dan Analisa Kebutuhan (Requirement Collection and Analysis) Database Design Pemilihan DBMS (DBMS Selection) Rancangan Aplikasi (Aplication Design) Prototyping Implementasi (Implementation) Loading dan Konversi Data (Data Conversion and Loading) Testing Operasi Pemeliharaan (Operational Maintenance) Entity Relationship Modelling Entity Type Relationship Attribute Entity Relationship Diagram (ERD) Normalisasi...20 viii

6 Bentuk Normalisasi Relational Key Metodologi Database Design Perancangan Basisdata Konseptual Perancangan Basisdata Logikal Perancangan Basis data Fisikal Tools yang dipakai Data Flow Diagram (DFD) State Transition Diagram (STD) Bagan Alir(Flow Chart ) Teori-teori Khusus Pengertian Administrasi Pengertian Arsip Pengertian LAN (Local Area Network)...33 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Sejarah Badan Meteorologi dan Geofisika Visi Misi Struktur Organisasi Uraian Tugas dan Fungsi Prosedur Yang Sedang Berjalan Proses Surat Masuk Proses Surat Keluar...44 ix

7 3.3.3 Proses Percetakan Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan Diagram Alir Dokumen Diagram Contex Diagram Nol Definisi Sistem Mission Statement Mission Objectives Systems Boundaries Analisa User Views User Requirement Specifications Data Requirements Transaction Requirements General Systems Requirements Permasalahan yang Dihadapi Usulan Pemecahan Masalah...62 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Perancangan Basisdata Perancangan Konseptual Identifikasi Tipe tipe Entitas Identifikasi Tipe-tipe Relasi Identifikasi Atribut Domain Atribut x

8 Identifikasi Candidate key dan Primary key Validasi Model Konseptual dengan Transaksi User Perancangan Logikal Penghilangan Fitur-fitur yang tidak Kompatibel Bentuk Relasi untuk Model Data Logical Lokal Validasi Relasi dengan Normalisasi Menentukan Integrity Constraints Pembentukan Model Data Logikal Global Perancangan Fisikal Menerjemahkan Model Data Logikal Global ke dalam DBMS a. Merancang Relasi Dasar Perancangan Representasi Fisikal a. Analisa Transaksi b. Pemilihan Indeks 167 c. Estimasi Kebutuhan Media Penyimpanan Perancangan Mekanisme Pengamanan Data Perancangan Program Aplikasi Bagan Terstruktur Perancangan Struktur Menu State Transition Diagram (STD) Perancangan Layar Perancangan Input Perancangan Laporan xi

9 4.2.6 Spesifikasi Proses Implementasi dan Evaluasi Jadwal Implementasi Pemilihan DBMS Spesifikasi Perangkat Keras Spesifikasi Perangkat Lunak Spesifikasi Kebutuhan Jaringan Konversi Data, Backup dan Recovery Data Evaluasi Panduan Pengoperasian Program Aplikasi..233 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN...L1-L5 Surat Keterangan Survei Perusahaan xii

10 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Atribut pada Diagram Entity Relationship..18 Tabel 2.2 Tabel Entity Relationship Diagram...18 Tabel 2.3 Simbol-Simbol Data Flow Diagram...26 Tabel 2.4 Tabel State Transition Diagram...27 Tabel 2.5 Simbol-Simbol Bagan Alir.28 Tabel 3.1 Referensi silang user view data utama...54 Tabel 3.2 Data Requirements...56 Tabel 4.1 Kamus Data Tipe Entitas...64 Tabel 4.2 Kamus Data Tipe Relationship...67 Tabel 4.3 Atribut-Atribut Entitas...69 Tabel 4.4 Tabel Candidate key dan Primary key dari Entitas...89 Tabel 4.5 Tabel Entitas Relasi Model Data Lokal Logikal Tabel 4.6 Skema relasi model data logikal global dengan referential integrity Table 4.7 Tabel Relasi Model Data Logikal Global Tabel 4.8 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (1) Tabel 4.9 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (2) Tabel 4.10 Tabel Pemilihan Indeks Tabel 4.11 Tabel Estimasi Ukuran Tabel Tabel 4.12 Tabel Estimasi Primary Index Tabel 4.13 Tabel Estimasi Secondary Index Tabel 4.14 Rencana Proyek dan Implementasi xiii

11 Tabel 4.15 Tabel Spesifikasi Microsoft SQL Tabel 4.16 Tabel Perbedaan SQL Server 2000, Oracle 9i dan MySQL Tabel 4.17 Tabel Perbandingan Keterbatasan SQL Server 2000 dengan MySQL Tabel 4.18 Tabel Perbandingan keterbatasan SQL Server 2000 dengan Oracle 9i Tabel 4.19 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras Tabel 4.20 Tabel Perbandingan Hardware Requirements DBMS Tabel 4.21 Tabel Spesifikasi Perangkat Lunak Tabel 4.22 Tabel Perbandingan Software Requirements untuk SQL Server Tabel 4.23 Tabel Platform untuk MySQL Tabel 4.24 Tabel Platform untuk Oracle 9i xiv

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data..10 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG)...38 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Biro Umum pada BMG...40 Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Masuk...47 Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Keluar...48 Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Proses Pencetakan...49 Gambar 3.6 Diagram Contex...50 Gambar 3.7 Diagram Nol...51 Gambar 3.8 System Boundaries pada Subbagian Persuratan dan Arsip...53 Gambar 4.1 ER Diagram Konseptual Gambar 4.2 ER Diagram Konseptual dengan Penambahan Primary Key...91 Gambar 4.3 Panah Transaksi pada ER Diagram...93 Gambar 4.4 Menghilangkan Hubungan *:* antara AdmSrt dan SuratMasuk...94 Gambar 4.5 Menghilangkan Hubungan *:* antara AdmSrt dan SuratKeluar...94 Gambar 4.6 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanSM dan SuratMasuk...95 Gambar 4.7 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanSK dan SuratKeluar...95 Gambar 4.8 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pengiriman dan SuratKeluar...96 Gambar 4.9 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pengiriman dan Dokumen...96 Gambar 4.10 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanDok dan Dokumen.97 Gambar 4.11 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pencetakan dan Dokumen...97 xv

13 Gambar 4.12 Tabel Perihal sudah normal Gambar 4.13 Normalisasi 3NF tabel SuratMasuk Gambar 4.14 Tabel SuratKeluar sudah normal Gambar 4.15 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSM Gambar 4.16 Tabel AdmSrt sudah normal Gambar 4.17 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSK Gambar 4.18 Normalisasi 3NF tabel Staff Gambar 4.19 Tabel Divisi sudah normal Gambar 4.20 Tabel Pengiriman sudah normal Gambar 4.21 Tabel Pencetakan sudah normal Gambar 4.22 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanDok Gambar 4.23 Tabel Dokumen sudah normal Gambar 4.24 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel RegistrasiSrt Gambar 4.25 Tabel DetailAdmSM sudah normal Gambar 4.26 Tabel DetailAdmSK sudah normal Gambar 4.27 Tabel DetailPengarsipanSM sudah normal Gambar 4.28 Tabel DetailPengarsipanSK sudah normal Gambar 4.29 Tabel DetailPengirimanSK sudah normal Gambar 4.30 Tabel DetailPengirimanDok sudah normal Gambar 4.31 Tabel DetailPengarsipanDok sudah normal Gambar 4.32 Tabel DetailPencetakanDok sudah normal Gambar 4.33 Diagram Relasi Global Gambar 4.34 Structure Chart Data Klasifikasi Gambar 4.35 Structure chart menambah, mengupdate dan Menghapus Informasi xvi

14 Gambar 4.36 Structure chart transaksi penomoran surat Gambar 4.37 Struktur Menu Gambar 4.38 STD Layar Login dan Main Menu Gambar 4.39 STD Menu File Gambar 4.40 STD Master Gambar 4.41 STD Administrasi Surat Masuk Gambar 4.42 STD Arsip Surat Masuk Gambar 4.43 STD Administrasi dan Arsip Surat Keluar Gambar 4.44 STD Penomoran Surat Gambar 4.45 STD Administrasi dan Arsip Pencetakan Gambar 4.46 STD Administrasi dan Arsip Pengiriman Gambar 4.47 STD Konfigurasi Gambar 4.48 Rancangan Layar Login Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Utama Gambar 4.50 Rancangan Layar Master Staff Gambar 4.51 Rancangan Layar Master Klasifikasi Gambar 4.52 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Masuk Gambar 4.53 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk Gambar 4.54 Rancangan Layar Administrasi Surat Pribadi Gambar 4.55 Rancangan Layar Admnistrasi dan Arsip Surat Takah Keluar Gambar 4.56 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar Gambar 4.57 Rancangan Layar Penomoran Surat Gambar 4.58 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan Gambar 4.59 Rancangan Layar Administrasi Pengiriman xvii

15 Gambar 4.60 Rancangan Layar Konfigurasi Ganti Password Gambar 4.61 Rancangan Layar Konfigurasi Tambah User Gambar 4.62 Perancangan Layar Laporan Surat Masuk Gambar 4.63 Perancangan Layar Laporan Surat Keluar Gambar 4.64 Perancangan Layar Laporan Pencetakan Gambar 4.65 Perancangan Layar Laporan Pengiriman Gambar 4.66 Tampilan Layar Desktop Windows..234 Gambar 4.67 Tampilan Layar Login Gambar 4.68 Tampilan Layar Menu Utama Gambar 4.69 Tampilan Layar Menu File Gambar 4.70 Tampilan Layar Menu Master Gambar 4.71 Tampilan Layar Master Klasifikasi Gambar 4.72 Tampilan Layar Master Staff Gambar 4.73 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Gambar 4.74 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Masuk Gambar 4.75 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas.241 Gambar 4.76 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk.241 Gambar 4.77 Tampilan Layar Administrasi Surat Pribadi.242 Gambar 4.78 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar Gambar 4.79 Administrasi dan Arsip Surat Takah Keluar Gambar 4.80 Tampilan Layar Administrasi Penomoran Surat Gambar Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan Gambar 4.82 Tampilan Layar Administrasi Pengiriman..247 Gambar 4.83 Tampilan Laporan Surat Masuk.248 xviii

16 Gambar 4.84 Tampilan Layar Tambah User Gambar 4.85 Tampilan Layar Ganti Password Gambar 4.86 Tampilan Layar Tentang Kami xix

17 DAFTAR LAMPIRAN Wawancara Analisis..L1-L3 Wawancara Evaluasi.L4-L5 xx