KOORDINASI DAN INTEGRASI PENYELENGGARAAN PROGRAM DAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN UKM DAN UKP Nomor Dokumen : PT/SOP/ADM-I/ No.

Transkripsi

1 KOORDINASI DAN INTEGRASI PENYELENGGARAAN PROGRAM DAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN UKM DAN UKP Nomor Dokumen : PT/SOP/ADM-I/ No.Revisi : 00 P TanggalTerbit : 03 / 01 / 2017 Halaman : 1 / 1 SO Harmawati, SKM, PUSKESMAS M.Kes PONTAP NIP Pengertian Pendokumentasian prosedur adalah proses pengidentifikasian, penyusunan, pengesahan, pencatatan, penyimpanan, penataan, perubahan, dan pendistribusian prosedur kerja 2. Tujuan Terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen 3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : /PKM-PT/PLP/I/2017 tentang Pedoman Pendokumentasian Prosedur dan Pencatatan Kegiatan Nomor Tahun Referensi 1. Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam mendik 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas 3. Prosedur/ Langkahlangkah a. ATK 1. Persiapan Alat dan bahan : 2. Petugas yang melaksanakan : a. Kepala Puskesmas b. Tim Mutu c. Tim Audit d. TU 3. Langkah-langkah : a. Pengidentifikasian 1) Ketua bab/tim audit internal melakukan self assessment 2) Ketua bab/tim audit internal menganalisa hasil self assessment 3) Ketua bab/tim audit internal memberikan hasil analisa dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung jawab program atau layanan untuk ditindak lanjuti b. Penyusunan 1) Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun dokumen yang diperlukan 2) Penanggung jawab program atau layanan memeriksa dokumen 3) Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim mutu memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan terhadap dokumen c. Pengesahan 1) Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada Kepala Puskesmas 2) Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala Puskesmas 3) Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen 4) Sop diserahkan ke tim mutu d. Pencatatan 1) Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem penomoran Puskesmas 2) Sub.bag TU memberikan dan mencatat no naskah Dokemen pada daftar dokumen internal atau external 3) Dokumen diserahkan ke tim mutu e. Penyimpanan 1) Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah disahkan dan diberi no naskah 2) Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag TU f. Pendistribusian 1) Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang Dokumen yang akan didistribusikan 2) Sub.bag TU membubuhkan stempel TERKENDALI pada foto kopi sop yang akan dibagikan 3) Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada

2 4) Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa pada dokumen induk asli g. Penataan 1) Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen berdasar bab 2) Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-masing bab h. Perubahan 1) Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen 2) Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah dikaji Kepala Puskesmas. 3) Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh halaman, memberikan tanggal baru, menulis dikolom revisi) 4) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah disahkan kepala puskesmas kepada Sub bag TU 5) Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan dokumen 4. Bagan Alir 1. Pengidentifikasian Ketua bab/tim audit internal melakukan self assessment Ketua bab/tim audit internal menganalisa hasil self assessment Ketua bab/tim audit internal memberikan hasil analisa dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung jawab program atau layanan untuk ditindak lanjuti 2. Penyusunan Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun dokumen yang diperlukan Penanggung jawab program atau layanan memeriksa dokumen Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim mutu memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan terhadap dokumen

3 3. Pengesahan Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada Kepala Puskesmas Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala Puskesmas Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen Sop diserahkan ke tim mutu 4. Pencatatan Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem penomoran Puskesmas Sub.bag TU memberikan dan mencatat no naskah Dokemen pada daftar dokumen internal atau external Dokumen diserahkan ke tim mutu

4 5. Penyimpanan Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah disahkan dan diberi no naskah Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag TU 6. Pendistribusian Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang Dokumen yang akan didistribusikan Sub.bag TU membubuhkan stempel TERKENDALI pada foto kopi sop yang akan dibagikan Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa pada dokumen induk asli 7. Penataan Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen berdasar bab Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-masing bab

5 8. Perubahan Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah dikaji Kepala Puskesmas Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh halaman, memberikan tanggal baru, menulis dikolom revisi) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah disahkan kepala puskesmas kepada Sub bag TU Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan dokumen 5. Hal-hal yang perlu diperhatikan 6. Unit terkait Semua Unit Pelayanan/Program Puskesmas 7. Dokumen terkait Buku Notulen Pertemuan 8. Rekaman historis perubahan No Yang diubah Isi yang diubah Tanggal mulai diberlakukan