Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Transkripsi

1 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Malang 2012

2 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman Laboratorium Biosains Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 000XX Revisi : Tanggal : 01 Oktober 2012 Diajukan oleh : Manajer Riset dan Kerjasama Dikendalikan oleh Dr. drg. Nur Permatasari, M.Kes : Manajer Sumber Daya dan Keuangan Disetujui oleh Dr. Ir. Gatot Ciptadi. DESS : Direktur Utama Dra. Fatchiyah, M.Kes., Ph. D 1

3 1. TUJUAN : 1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. RUANG LINGKUP : Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. 3. DEFINISI : Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi Laboratorium Biosains untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang menjadi acuan target pencapaian Rencana Strategis dan sasaran mutu Laboratorium Biosains. Dokumen Mutu adalah dokumen yang digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas/unit kerja lain meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar. 4. REFERENSI : Manual Mutu Laboratorium Biosains (0XX ) Dokumen Mutu Laboratorium Biosains 5. PROSEDUR : 1. Dokumen Mutu disusun oleh tim yang ditunjuk oleh Direktur Utama, diajukan oleh Manajer Riset dan Kerjasama, dikendalikan oleh Manajer Sumber Daya dan Keuangan dan disahkan oleh Direktur Utama. 2

4 2. Bagian administrasi menerbitkan dan menggandakan dokumen. 3. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing koordinator bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen. 4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk maksud pustaka diberi label ARSIP 5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Koordinator Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh Manajer Riset dan Kerjasama. 6. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 7. Masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 8. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan warna sampul sebagai berikut Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul warna putih Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul warna kuning Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul warna biru Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul warna merah muda Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul warna hijau. 9. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : Peta lokasi file dokumen (site map) Peta lokasi file dokumen yang ada pada masing-masing bidang. 10. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. 11. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 3

5 12. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (Foto Copy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan. 13. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing Koordinator Bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. 14. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Koordinator Bidang harus member identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 15. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan warna sampul atau borang sebagai berikut Revisi 00 (establishment) atau kelipatan 5 dengan sampul/borang warna putih Revisi 01 atau kelipatan 5 plus 1 dengan sampul/borang warna kuning Revisi 02 atau kelipatan 5 plus 2 dengan sampul/borang warna biru Revisi 03 atau kelipatan 5 plus 3 dengan sampul/borang warna merah muda Revisi 04 atau kelipatan 5 plus 4 dengan sampul/borang warna hijau. 16. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang. 17. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. 18. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya.. 4

6 6. BAGAN ALIR : 6.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen Mulai Direktur Utama Mengesahkan Dokumen Daftar Nomor Dokumen Manajer Riset dan Kerjasama Menerbitkan Dokumen Dokumen Staf Administrasi Menggandakan Dokumen Dokumen Koordinator Bidang Mengendalikan Data Daftar Distribusi Penerima Dokumen Mengganti Dokumen Lama dengan Dokumen Baru Koordinator Bidang Mengendalikan Data Daftar Rekaman Mutu Pihak Penerima Merevisi Isi Dokumen Daftar Perubahan Dokumen Penerima Dokumen MenyerahkanKembali Ke MR Daftar Dokumen Terkendali 5

7 Selesai 6.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman Mulai Koordinator Bidang Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Borang Koordinator Bidang Melaksanakan Kegiatan Pengendalian Rekaman Daftar Rekaman Mutu Staf Administrasi Mentabulasi Data Manajer Riset dan Kerjasama Menganalisa Data Selesai Data Terolah 6

8 LOGO BORANG DAFTAR NOMOR DOKUMEN/BORANG Jl. Veteran Malang Telp/fax: No. Dok Revisi Tgl. Efektif Halaman No. Dokumen/Borang Kode

9 Nama Dokumen/Borang Nomor/Kode : Revisi : Copy Ke : Manual Mutu Penerima Tanggal Tanda Tangan 8

10 LOGO DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN No. Dok Revisi Jl. Veteran Malang Telp/fax: Tgl. Efektif Halaman Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan

11 LOGO DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI Jl. Veteran Malang Telp/fax: No. Dok Revisi Tgl. Efektif Halaman Jenis Dokumen Penanggung Jawab Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan 10

12 LOGO DAFTAR PERUBAHAN REKAMAN Jl. Veteran Malang Telp/fax: No. Dok Revisi Tgl. Efektif Halaman Jenis Rekaman Penanggung Jawab Alasan Perubahan Tanggal Tanda Tangan

13 LOGO DAFTAR REKAMAN/CATATAN MUTU No. Dok Revisi Jl. Veteran Malang Telp/fax: Tgl. Efektif Halaman Nama/Judul Nomor Revisi Filing Retensi Metode Pemusnahan