MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM STUDI S1 KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM STUDI S1 KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2 MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PROGRAM STUDI S1 KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Revisi : 0 Tanggal : 24 Desember 2010 Disusun oleh : Ketua UJM Dikendalikan oleh : Sekretaris PS S1 Kebidanan Disetujui oleh : Ketua PS S1 Kebidanan PS. Kebidanan Fakultas Kedokteran Manual prosedur Program Studi Kebidanan Disetujui Oleh Revisi ke KPS

3 Daftar Isi No. Topik Hal. 1. Tujuan: Ruang Lingkup: Tanggung Jawab: Definisi: Singkatan: Referensi: Garis Besar Prosedur: Bagan Alir: Bagan Alir Pengendalian Dokumen Bagan Alir Pengendalian Rekaman Lampiran. 10.

4 1. Tujuan : 1.1 Menetapkan, memelihara dan membatasi system pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan system mutu organisasi. 1.2 Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah dikaji dan disetujui secara memadai. 2. RuangLingkup : Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), InstruksiKerja (IK), Struktur Organisasi, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. 3. TanggungJawab : KPS dan pengurus pengendalian dan perekaman dokumen bertanggung jawab menentukan dan membatasi masa berlaku dokumen. 4. Definisi : a. Spesifikasi produk adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai ( Creating Value) seperti yang tercantum di dalam manual mutu (MM) UB. b. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan system mutu Organisasi UJM UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku c. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMA. Dokumen Mutu untuk universitas/fakultas meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang sedangkan untuk jurusan/program studi adalah Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang.

5 Semua dokumen harus memenuhi standar system mutu. d. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar. e. Dokumen Standar Eksternal adalah dokumen yang berkaitan dengan mutu fakultas selain Manual Mutu, Rencana Mutu,Dokumen Mutu, Instruksi Kerja. f. Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. g. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 5. Singkatan : MM : Manual Mutu IK : Instruksi Kerja MP : Manual Prosedur UJM : Unit Jaminan Mutu MR : Management Representative 6. Referensi : a. Manual Mutu UJM PS S1 Kebidanan FKUB ( ) b. Dokumen Mutu UJM PS S1 Kebidanan FKUB 7. Garis Besar Prosedur : a. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus disyahkan pada KPS. Setelah diterapkan Koordinator bidang, dikaji ulang oleh SPS. Dengan menandatangani kolom tandatangan yang disiapkan. b. SPS menerbitkan dan menggandakan dokumen. c. Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing koordinator bidang dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen. d. Penerima dokumen bertanggungjawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya,

6 atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang MM dan MP harus bertanggungjawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. e. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Koordinator Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. f. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh KPS. g. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. h. Masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama N o m o r Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) i. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan Nomor Status Perubahan. j. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan data dengan cara sebagai berikut : P e t a lokasi file dokumen (site map) P e t a lokasi file dokumen yang ada pada masingmasing bidang. k. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumenter baru guna

7 mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi. l. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. m. Dokumen Terkendali/TidakTerkendali Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di foto kopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (foto kopi) dari dokumen terkendal tidak diijinkan. n. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masingmasing Koordinator Bidang harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR. o. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Koordinator Bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama N o m o r Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) p. Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan Nomor Status Perubahan pada sampul atau borang. q. Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: P e t a lokasi file (site map) Rekaman atau Borang P e t a lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang r. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi

8 Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi. s. Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/ catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan SPS sesuai dengan metode pemusnahannya.

9 8. Bagan Alir : 8.1. Bagan Alir Pengendalian Dokumen Mulai Ketua Program Studi Mengesahkan Dokumen Daftar No Dokumen Sekretaris Program Studi Menerbitkan Dokumen Dokumen Staf Administrasi Program Studi Koordinator Bidang Menggandakan Dokumen Mendistribusikan Dokumen Dokumen Daftar Distribusi Penerima Dokumen Mengganti Dokumen yang Lama dengan yang Baru Koordinator Bidang Mengendalikan Data Daftar Rekaman Mutu PihakPenerima Merevisi Isi Dokumen Daftar Perubahan Dokumen Penerima Dokumen Menyerahkan Kembali ke Sekretaris Jurusan Daftar Dokumen Terkendali Selesai

10 8.2. Bagan Alir Pengendalian Rekaman Mulai Koordinator Bidang Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Borang Koordinator Bidang Melaksanakan Kegiatan Pengendalian Rekaman Daftar Rekaman Mutu Staf Program Studi Mentabulasi Data Sekretaris Program Studi Menganalisis Data Data Terolah Sekretaris Program Studi Menyusun Laporan dan Tinjauan Manajemen Laporan Selesai

11 9. Lampiran a. Daftar Nomor Dokumen ( ) NO DOKUMEN/BORANG KODE 1 Visi dan Misi Rencana Strategis (Renstra) Program Kerja Pedoman Pendidikan Manual Mutu Standar Mutu Program Studi Manual Prosedur Wajib: Pengendalian dokumen dan rekaman 2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 3. Tindakan Korektif dan Pencegahan 4. Audit Internal Manual Prosedur Proses Bisnis: 1. Pengembangan kurikulum Penyusunan Buku Blok Pembuatan Modul Pembimbingan Akademik Pengembangan SDM Sarana dan Prasarana Pendukung Pelaksanaan PBM Pelaksanaan TA Evaluasi Pelaksanaan PBM Evaluasi proses PBM Evaluasi hasil belajar Profesi 7.1 Perencanaan Profesi Pelaksanaan Profesi Uji Kompetensi MP Penyampaian Keluhan Pelanggan

12 10. MP Penanganan Keluhan dan Evaluasi Keluhan Pelanggan 11. MP Kegiatan Mahasiswa MP Mekanisme Tindak Lanjut Evaluasi PBM 13. MP Pelaksanaan SP Instruksi Kerja IK Peminjaman Alat dan Ruangan IK Tata Tertib Perkuliahan IK Tata Tertib Diskusi/Modul IK Praktikum IK Skill IK Pembuatan TA IK Tartib Ujian Skill IK Tartib Ujian Praktikum IK Penilaian Ujian Akhir Blok IK Pengawasan Ujian IK Tata Tertib Profesi IK Praktek Profesi Asuhan Kebidanan pada Ibu Hamil, Bersalin, dan Nifas 13. IK Praktek Profesi Asuhan Kebidanan pada Bayi dan Balita 14. Pelaksanaan Kegiatan Mahasiswa Dokumen Pendukung Borang-borang

13 b. Borang Daftar Distribusi Dokumen ( ) Nama Dokumen/Borang : Nomor/Kode : Revisi ke- : Copy Penerima Tanggal Tandatangan ke 1 Ketua Program Studi 2 Sekretaris Program Studi 3 Ketua UJM 4 Sekretaris UJM 5 Arsip

14 c. Borang Daftar Revisi Dokumen ( ) Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan

15 d. Borang Daftar Rekaman Mutu ( ) Nama/ Judul Nomor Revisi Filing Retensi Tanda Tangan