S I D STANDAR IDENTIFIKASI DOKUMEN Nomor: FST-QMR.DDQC-STD-01 Revisi: 00 Tanggal: 01 September 2014

Transkripsi

1 SISTEM MANAJEMEN MUTU S I D STANDAR Nomor Revisi: 00 Tanggal: 01 September 2014 Standar Penomoran dan Identifikasi Dokumen Fungsi UIN Sunan Gunung Djati Quality Management Representative UIN Sunan Gunung Djati 2014

2 Hal : 1/8 1. PENOMORAN DOKUMEN 1.1 QUALITY MANUAL (QM) Quality Manual diberi identitas nomor: -QM-01 = Fakultas Sains dan Teknologi QM = Quality Manual (Pedoman Mutu) 01 = Nomor Pedoman Mutu Contoh = -QM STANDARD OF OPERATING PROCEDURE (SOP) Prosedur Mutu diberi identitas nomor: --SOP-00, di mana: = Fakultas Sains dan Teknologi = Nama Fungsi SOP = Standard of Operating Procedure Contoh = -.DDQC-SOP INSTRUKSI KERJA (IK) Instruksi Kerja diberi identitas nomor: --IK-00, di mana: = Fakultas Sains dan Teknologi = Nama Fungsi IK = Instruksi Kerja Contoh = -.IA-IK STANDARD (STD) Standar diberi identitas nomor: --STD-00, di mana: = Fakultas Sains dan Teknologi () = Nama Fungsi STD = Standard Contoh = -.IA-STD FORM (FR) Form diberi identitas nomor: - -FR-00, di mana: = Fakultas Sains dan Teknologi () FR = Form = Nama Fungsi Contoh = -TU-AKM-FR LAMPIRAN Lampiran diberi identitas nomor: -QM-L-00, di mana: = Fakultas Sains dan Teknologi () L = Lampiran QM = Quality Manual (Pedoman Mutu) Contoh = -QM-L-01

3 Hal : 2/8 1.7 DOKUMEN EKSTERNAL Dokumen Eksternal diberi identitas nomor: INSTANSI TERKAIT--EKST-00, di mana: INSTANSI TERKAIT = Isi dengan Nama Instansi Terkait = Nama Bidang/Fungsi EKST = Eksternal Contoh = UIN-KTU-EKST Setiap dokumen dibuat, diperiksa dan disahkan sebagai berikut : No Jenis Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh 1 Quality Manual Para Wakil Dekan dan Quality Management Dekan Representative () 2 Prosedur (SOP), instruksi kerja, Para Wakil Dekan Dekan dan form yang dimiliki Dekan 3 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Doc Control Coordinator/ Internal Audit Coordinator/ Quality Management Representative () Dekan 4 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Wadek Bidang Akademik 5 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Wadek Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan 6 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Wadek Bidang Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama 7 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kabag Tata Usaha 8 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kasubbag Administrasi Umum dan Keuangan 9 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kasubbag Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni 10 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Perpustakaan 11 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Unit Tahsin dan Tahfidz Quran QC Coordinator Akademik Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama Adum Kasubbag. Administrasi Umum dan Keuangan Kasubbag Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni Pelaksana Pelaksana Kasubbag. Akademik & Kemahasiswaan Kasubbag. Akademik & Kemahasiswaan Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan Akademik/ Kemahasiswaan dan Alumni Akademik Akademik

4 Hal : 3/8 12 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Laboratorium 13 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Kebun Terpadu Saintek 14 Prosedur (SOP), instruksi kerja, dan form yang dimiliki Laboratorium Keahlian Ketua Laboratorium Dekan Pelaksana Ketua Laboratorium Dekan Pelaksana (lab terkait) Ketua Laboratorium 2. FORMAT DOKUMEN 2.1 KEPALA DAN KAKI DOKUMEN Format portrait atau landscape kepala dokumen untuk Standard Operating Procedure (SOP), Instruksi Kerja, Form, dan surat internal adalah seperti di bawah ini, kecuali Quality Manual yang penggunaan kepala dokumen hanya pada Lembar Pengesahan, Riwayat Revisi Dokumen, dan Daftar Distribusi Dokumen: KEMENTERIAN AGAMA JUDUL DOKUMEN JENIS DOKUMEN : Tgl. Terbit : No. Revisi : Hal : Jenis Dokumen = Diisi dengan STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP), atau INSTRUKSI KERJA (IK), atau FORM (FR),, dan lain-lain Judul Dokumen = Diisi dengan judul dokumen yang bersangkutan. = Diisi sesuai dengan poin 1, Penomoran Dokumen Tgl. Terbit = Diisi dengan Tanggal Terbit Dokumen No. Revisi = Diisi dengan nomor revisi (dimulai dari nomor 00) Hal. = Diisi dengan ketentuan XX / YY, di mana: XX = nomor halaman dan YY = jumlah halaman) Format portrait kepala dokumen untuk surat-surat eksternal adalah sebagai berikut: Nomor : Bandung,...(tanggal) Lamp. : Perihal : Tanggal No. Surat Lampiran Perihal = Diberi tanggal pada kolom sebelah kanan = Diisi pada kolom sebelah kanan No. Surat (sesuai dengan urutan surat) = Diisi pada kolom sebelah kanan Lampiran (sesuai dengan jumlah lampiran) = Perihal/ringkasan isi surat

5 Hal : 4/ Bila dokumen tidak memiliki kepala dokumen seperti pada 2.1.1, maka identitas dokumen diberikan pada kaki dokumen (footer), yaitu sebagai berikut: ---akhir halaman--- : Rev: Terbit: Hal: Rev Terbit Hal : Diisi sesuai ketentuan penomoran pada bagian pertama SID ini : Nomor revisi terakhir : Tanggal mulai berlakunya dokumen : Halaman dokumen. Diisi dengan halaman/jumlah halaman Contoh: Hal: 1/3 2.2 ISI DOKUMEN Riwayat Revisi Dokumen diletakkan pada halaman setelah cover untuk setiap jenis dokumen. Pada Quality Manual, Standard Operating Procedure, Instruksi Kerja, dan Form, diletakkan pada halaman muka setelah cover. NO. TANGGAL CATATAN REVISI KETERANGAN Untuk Standard Operating Procedure (SOP), pada halaman berikutnya berisi : 1. Halaman muka = meliputi penjelasan: tujuan, ruang lingkup, referensi, istilah dan definisi, diagram alir, form dan instruksi kerja yang dibutuhkan, rekaman mutu dan dokumen lainnya yang terkait. 2. Diagram alir = Diagram alir suatu SOP dari mulai sampai selesai proses. 3. Dokumen = Dasar/acuan/kaitan dibuatnya SOP 4. Keterangan = Penjelasan proses suatu SOP Untuk Instruksi Kerja, pada halaman berikutnya berisi : 1. Nama Kegiatan = Nama kegiatan yang dibuat IK-nya 2. Tujuan = Tujuan kegiatan 3. Ruang Lingkup = Cakupan pekerjaan 4. Penangg. Jawab = Penanggung jawab kegiatan 5. Langkah-langkah = Langkah-langkah kegiatan pekerjaan

6 Hal : 5/8 3. KODE FUNGSI DAN JABATAN Kode Bagian Fungsi dibuat dengan singkatan dua sampai sembilan huruf sebagai berikut : 01 DKNT = Dekanat WDAKD = Akademik WDUPK = Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan WDKAK = Kemahasiswaan, Alumni dan Kerjasama 02 = Quality Management Representative (Wakil Manajemen Mutu) DDQC = Document Data and Quality Control Coordinator (Pengendalian Dokumen & Data) IA = Internal Audit Coordinator 03 TU = Bagian Tata Usaha 04 AKM = Subbag. Akademik dan Kemahasiswaan AKM.AKD = Administrasi Akademik AKM.MHS = Administrasi Kemahasiswaan AKM.AL = Administrasi Alumni 05 AUK = Subbag. Administrasi Umum dan Keuangan AUK.UM = Administrasi Umum AUK.KEU = Administrasi Keuangan AUK.KPG = Administrasi Kepegawaian AUK.IBMN = Administrasi Inventaris Barang Milik Negara 06 JUR = Jurusan/Prodi MAT = Jurusan/Prodi Matematika BIO = Jurusan/Prodi Biologi FIS = Jurusan/Prodi Fisika KIM = Jurusan/Prodi Kimia IF = Jurusan/Prodi Teknik Informatika AGR = Jurusan/Prodi Agroteknologi EL = Jurusan/Prodi Teknik Elektro 07 PERPUS = Perpustakaan 08 LAB = Laboratorium LAB.MAT = Lab. Matematika LAB.BIO = Lab. Biologi LAB.FIS = Lab. Fisika LAB.KIM = Lab. Kimia LAB.IF = Lab. Teknik Informatika LAB.AGR = Lab. Agroteknologi LAB.EL = Lab. Teknik Elektro 09 KBN = Kebun 10 TTQ = Tahsin Tahfidz Quran

7 Hal : 6/8 4. STATUS DAN CAP DOKUMEN a. Dokumen Asli = Dokumen acuan penggandaan yang dimiliki oleh Koord. PDD yang ditandai dengan cap dokumen yang dibubuhkan di balik halaman lembar pengesahan, dan dijadikan pula sebagai Dokumen Master, ditandai dengan cap dokumen sebagai berikut: Tgl:.. A S L I b. Dok. Terkendali = Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor distribusi, yang ditandatangani dengan cap dokumen: DOK TERKENDALI c. Dok. Tidak Terkendali = Dokumen yang di-copy dari dokumen asli sesuai dengan nomor distribusi, dan didistribusikan ke pihak eksternal, ditandai dengan cap dokumen: DOK TDK TERKENDALI d. Dokumen Kadaluarsa = Dokumen yang telah kadaluwarsa atau direvisi sehingga tidak digunakan lagi, ditandai dengan cap dokumen : DOK KADALUARSA

8 Hal : 7/8 e. Dok. Salinan Sesuai Asli = Dokumen salinan dari dokumen aslinya, baik dokumen internal maupun eksternal, ditandai dengan cap dokumen: SALINAN SESUAI ASLINYA f. Dokumen Eksternal = Dokumen yang berasal dari eksternal organisasi, DOK. EKSTERNAL g. Dok. Jaminan Mutu (JM) = Validasi Laporan Analisis Data, ditandai dengan cap dokumen: QC. DOC h. Dok. JM bersyarat = Validasi Laporan Analisis Data dengan syarat-syarat tertentu ditandai dengan cap dokumen : DOK. JAM MUTU BERSYARAT i. Dokumen dalam CD = Dokumen Dalam CD (SOFT COPY), ditandai dengan cap dokumen: DOK. DALAM SOFTWARE

9 Hal : 8/8 5. REVISI DOKUMEN Setiap terjadi perubahan/revisi dokumen, maka : a. Kata/kalimat yang berubah dicetak miring dan diberi Nomor Urut Revisi Ke b. Revisi Dokumen hanya sampai ke 5 kali, jika lebih dari 5 maka Revisi akan kembali ke Revisi 00, dan seterusnya c. Setiap Revisi Dokumen, maka tanggal terbit berubah d. Pengesahan dokumen yang direvisi diletakkan sebelum dokumen yang direvisinya 6. BAHASA Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia kecuali bila atas permintaan tersendiri dan menjadi dokumen tak terkendali.