STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT UNIVERSITAS MALIKUSSALEH LHOKSEUMAWE 2015

2 KATA PENGANTAR Puji Syukur kehadirat Allah SWT karena dengan rahmatnya, akhirnya kami dapat menyelesaikan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM). Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan petunjuk teknis yang bertujuan untuk mempermudah dalam pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Universitas Malikussaleh. Selain itu dengan melaksanakan prosedur yang ada dalam petunjuk teknis ini, transparansi, ketertiban administrasi dan pelaksanaan tugas di berbagai kegiatan diharapkan dapat tercapai. Kami menyadari penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini masih belum sempurna. Namun jika masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunannya, maka kritik dan saran dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan dari Standar Operasional Prosedur (SOP) di masa yang akan datang. Akhirnya kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga buku ini dapat mencapai sasarannya dan bermanfaat dalam memperlancar penyelenggaraan semua kegiatan di LPPM Universitas Malikussaleh. Reuleut, Desember 2015 Tim penyusun, BJM - LPPM i

3 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN INSFRATRUKTUR... 1 EVALUASI KEPUASAN PELANGGAN... 3 TINJAUAN MANAJEMEN LPPM... 6 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN... 8 AUDIT INTERNAL BJM - LPPM ii

4 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL : PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN INSFRATRUKTUR Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.LPPM/SOP-001 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : 1. Memastikan kelayakan infrastruktur untuk operasional seharihari di LPPM 2. Melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap infrastruktur secara rutin 3. Melakukan tindakan perbaikan terhadap kerusakan infrastruktur 2. DEFINISI : Perawatan & Pemeliharaan Infrastruktur adalah suatu kegiatan rutin, dilakukan untuk mengecek kelayakan infrastruktur yang digunakan dalam operasional kegiatan sehari-hari di LPPM Unimal. 3. REFERENSI : 1. Peraturan lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat (LPPM) Universitas Malikussaleh. 2. Renstra Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR Pihak No Kegiatan Terkait 4.1 Kepala Tata Usaha LPPM menunjuk Kasubbag. Umum sebagai KTU LPPM penanggung jawab terhadap perawatan dan pemeliharaan insfraktur yang berkaitan dengan kegiatan teknis, meliputi AC, lampu, kenderaan (mobil dan sepeda motor), kabel-kabel telepon/faxmile, computer, LCD, mobile, serta hal-hal yang berhubungan dengan kinerja cleaning service (kebersihan ruangan dan toilet). 4.2 Bagian Umum melakukan kontrol rutin setiap periodic terhadap KTU LPPM kelayakan insfratuktur : a. Jika ditemukan kerusakan maka penanggungjawab melaporkan dan mengusulkan tindakan perbaikan kepada KTU. b. Jika tidak ditemukan kerusakan maka penanggungjawab melakukan perawatan rutin sesuai dengan jadwal untuk masingmasing infrastruktur 4.3 Kepala Tata Usaha LPPM menindaklanjuti laporan dari bagian umum KTU LPPM a. Jika diperlukan untuk melakukan penunjukan vendor maka segera dilakukan penunjukan vendor oleh KTU LPPM sesuai dengan prosedur penunjukan vendor. b. Jika tidak diperlukan maka KTU LPPM langsung menunjuk sebuah agen perbaikan dan menginstruksikan kepada penanggungjawab untuk segera melakukan perbaikan. 4.4 Bagian umum melakukan perbaikan sesuai dengan instruksi yang KTU LPPM diberikan oleh KTU LPPM 4.5 Kasubag. Umum melakukan evaluasi tertulis sebagaimana diatur KTU LPPM dalam jadwal pemeriksaan rutin. BJM - LPPM 1

5 5. FLOWCHART Mulai KTU LPPM Kasubbag Umum mengawasi perawatan & pemiliharaan infrastruktur KTU LPPM Kasubbag Umum melakukan kontrol rutin terhadap kelayakan infrastruktur KTU LPPM Melaporkan jika ada kerusakan KTU LPPM KTU LPPM menindaklanjuti laporan perbaikan KTU LPPM Evaluasi oleh Kasubbag Umum Selesai BJM - LPPM 2

6 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL : EVALUASI KEPUASAN PELANGGAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.LPPM/SOP-002 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Mengukur kepuasan pengguna LPPM dengan menggunakan alat ukur yang telah tervalidasi 2. DEFINISI : Evaluasi Kepuasan Pelanggan adalah kegiatan yang dilakukan secara berkala oleh LPPM untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan yang telah diberikan oleh LPPM Universitas Malikussaleh. 3. REFERENSI : 1. Renstra Universitas Malikussaleh. 2. Program Kerja LPPM Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR Pihak No Kegiatan Terkait 4.1 meninjau mandat yang diberikan rektor kepada LPPM untuk melaksanakan kegiatan pelayanan LPPM 4.2 menentukan indikator, capaian dan target Kuesioner Kepuasan Pelanggan LPPM. 4.3 menentukan bobot penilaian pada masing-masing indicator 4.4 menyusun kuisioner berdasarkan indikator, target dan bobot yang telah ditentukan sebelumnya. 4.5 melakukan rapat koordinasi untuk memverifikasi indikator, capaian, target dan bobot kuisioner. 4.6 Jika dalam pembahasan rapat terjadi perubahan, maka kuesioner diperbaiki hingga valid. 4.7 melakukan validasi objektivitas yang dilakukan pada Ketua Bidang masing-masing. 4.8 Jika obyektivitas tidak valid, maka dilakukan perbaikan hingga valid. 4.9 mengukur kepuasan pengguna dengan kuisioner yang telah divalidasi melakukan evaluasi hasil kepuasan pelanggan LPPM. BJM - LPPM 3

7 5. FLOWCHART Mulai Meninjau mandat dari Rektor pada LPPM Penentuan indikator, capaian dan target kuisioner kepuasan pengguna sesuai contoh kuisioner Penentuan bobot penilaian pada masing-masing indikator Penyusunan kuisioner berdasarkan indikator, capaian, target dan bobot yang telah ditentukan sebelumnya Verifikasi indikator, capaian, target dan bobot kuisioner Verifikasi valid? Perbaikan kuisioner A BJM - LPPM 4

8 A Validasi obyektivitas pada masing-masing ketua bidang Obyektivitas valid? Perbaikan Pengukuran kepuasan pengguna perpustakaan dengan kuisioner yang telah divalidasi Evaluasi hasil kepuasan rektor Selesai BJM - LPPM 5

9 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL : TINJAUAN MANAJEMEN LPPM Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.LPPM/SOP-003 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : Menjamin bahwa implementasi sistem manajemen mutu di LPPM berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan. 2. DEFINISI : a. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) LPPM Unimal untuk meninjau sistem manajemen mutu LPPM Unimal pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah system manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu LPPM. b. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan LPPM yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu. c. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh LPPM yang berkaitan dengan mutu 3. REFERENSI : 3. Peraturan lembaga penelitian dan pengabdian masyarakat (LPPM) Universitas Malikussaleh. 4. Renstra Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 menugaskan Management Representative (MR) untuk menyusun jadwal rapat tinjauan manajemen 4.2 MR membuat jadwal rapat beserta undangan untuk Kabid, Kabag, MR Kasubbag, & kepala Urusan dengan persetujuan. 4.3 melakukan rapat koordinasi bersama Ketua Bidang, Kabag. Tata usaha, Subbag, Kepala urusan, dan Management Representative (MR). Masukan untuk rapat tinjauan manajemen adalah hasil audit eksternal dan internal, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk terkait status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi system sistem manajemen mutu, serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. 4.4 MR membuat rekapan laporan tindakan manajemen (Management MR Action Request) yang disetujui oleh BJM - LPPM 6

10 5. FLOWCHART Mulai Menugaskan MR membuat jadwal rapat tinjauan manajemen Management Representative Membuat undangan Ketua Bidang, Kabag, Kasubbag dan Kepala Urusan dengan persetujuan Membuat rapat kordinasi antara ketua Bidang, Kabag, TU, Kasubbag, Kepala Urusan dan MR Management Representative Membuat rekapan laporan tindakan manajeman (Management action request) Selesai BJM - LPPM 7

11 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) DOKUMEN LEVEL : STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) JUDUL : PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.LPPM/SOP-004 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : 1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi. 2. DEFINISI : a. Pengendalian Dokumen adalah suatu kegiatan untuk memastikan bahwa seluruh dokumen mutu yang diterbitkan telah disetujui dan disahkan oleh pihak yang berwenang serta terdistribusi dengan benar di lokasi penggunaannya. b. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan sistem mutu Organisasi LPPM Unimal untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku c. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen penunjang akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Dokumen Mutu untuk lembaga meliputi Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem mutu. d. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar e. Dokumen Level I ialah Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Mutu. f. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja 3. REFERENSI : a. Renstra Universitas Malikussaleh. b. Program Kerja LPPM Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR No Kegiatan Pihak Terkait 4.1 Dokumen yang baru atau dokumen yang direvisi harus Sekretaris LPPM disyahkan pada. Setelah diterapkan oleh koordinator bidang, dikaji ulang oleh Sekretaris LPPM. Dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. 4.2 Sekretaris LPPM menerbitkan dan menggandakan dokumen Sekretaris LPPM 4.3 Pendistribusian dokumen dilakukan masing-masing ketua Ka. Tata Usaha bidang dengan mengacu pada daftar distribusi dokumen dan daftar perubahan dokumen. 4.4 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti Kasubbag. Data dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu dan Informasi BJM - LPPM 8

12 menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang menual mutu (MM) dan SOP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 4.5 Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Ketua Bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang ain, dokumen tersebut harus dikaji oleh Sekretaris LPPM, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, Sekretaris LPPM mengesahkan dokumen tersebut dengan stempel Dokumen Terkendali. 4.6 Dokumen level I dan level II dibuat oleh Sekretaris LPPM dan sebelum diterbitkan harus disetujui oleh. 4.7 Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. 4.8 Masing-masing ketua bidang harus memberi identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggal penerbitan Persetujuan yang berwenang Status perubahan (Revisi) 4.9 Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor status perubahan 4.10 Masing-masing Koordinator Bidang harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut: Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masingmasing bidang 4.11 Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi Tiap enam bulan sekali Tenaga Administrasi melakukan tinjauan rekaman/ catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya Apabila ditemukan rekaman/catatan kadaluwarsa Tenaga Administrasi melakukan pemusnahan dengan disaksikan Koordinator Bidang sesuai dengan metode pemusnahannya Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM Sekretaris LPPM BJM - LPPM 9

13 5. FLOWCHART 5.1. Pengendalian Dokumen Mulai Mengesahkan Dokumen Sekretaris Menerbitkan Dokumen Staf Administras Menggandakan Dokumen Kasubag. Umum Mendistribusikan Dokumen Penerima Dokumen Mengganti dokumen lama dengan yang baru Sekretaris Mengendalikan Dokumen Sekretaris Merevisi Rekaman Penerima Dokumen Menyimpan Dokumen Selesai BJM - LPPM 10

14 5.2. Pengendalian Rekaman Mulai Ketua bidang Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas Ketua bidang Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Staf sub bag. Umum Mentabulasikan data Sekretaris Menganalisa data Sekretaris Menyusun laporan dan tinjauan manajemen Selesai BJM - LPPM 11

15 UNIVERSITAS MALIKUSSALEH DOKUMEN LEVEL : JUDUL AREA : LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT (LPPM) STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) : AUDIT INTERNAL Diajukan oleh : Kepala Bagian Tata Usaha Dikendalikan oleh : Sekretaris Disetujui oleh : Ketua Kode : BJM.LPPM/SOP-005 Tanggal Dikeluarkan Desember 2015 No.Revisi : 1 1. TUJUAN : 1. Menjamin bahwa LPPM Unimal akan melaksanakan Audit Internal sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan. 2. Memastikan bahwa upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan standar mutu telah berjalan dengan tepat dan efektif. 2. DEFINISI : 1. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. 2. Audit Internal Mutu adalah audit yang dilakukan oleh auditor universitas yang dikoordinir oleh Pusat Jaminan Mutu UNIMAL. 3. Audit Sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratanpersyaratan standar mutu. Audit ini dilakukan di kantor (desk evaluation). 4. Audit Kepatuhan adalah audit untuk memeriksa atau memastikan kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu LPPM UNIMAL terhadap standar mutu yang ditetapkan. Audit ini dilakukan di tempat sendiri (LPPM UNIMAL). 5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 6. Dokumen induk adalah dokumen normatif yang disusun berdasarkan Dokumen induk untuk lembaga meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Lembaga, dan Pedoman Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. 7. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk lembaga meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung dan borang. 8. Manual Mutu adalah dokumen yang menjadi panduan implementasi manejemen mutu. Standar mutu adalah seperangkat tolak ukur kinerja yang dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan menetapkan mutu dan kelayakan unit kerja untuk menyelenggarakan program-programnya. 3. REFERENSI : 1. Statutat UNIMAL 2. Program Kerja LPPM Universitas Malikussaleh. 4. PROSEDUR Prosedur pelaksanaan Audit Internal dilakukan dalam tiga tahap, yaitu Persiapan, BJM - LPPM 12

16 Audit Sistem dan Audit Kepatuhan. No Kegiatan Pihak Terkait 1. Persiapan melalui ketua pengendalian mutu unit LPPM Unimal memberi mandat kepada auditor LPPM untuk melaksanakan audit internal Auditor LPPM menyusun jadwal pelaksanaan serta menentukan apa yang akan di audit dan disahkan oleh Ketua LPPM Unimal, disampaikan kepada masing unit kerja di lingkungan LPPM Unimal Auditor LPPM meminta kesediaan seorang personal dari masing-masing unit kerja untuk bertindak selaku auditor internal di unit kerja lain Auditor LPPM melakukan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditor unit kerja dan para auditee (unit kerja) yang bersangkutan Auditor LPPM menyelenggarakan refreshing AIM untuk para auditor unit kerja. 2. Audit Sistem melalui Management Representative (MR) menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan audit MR LPPM menyusun Surat Tugas Auditor internal Unit kerja dan disahkan oleh ketua LPPM MR LPPM Unimal mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal di masing masing unit kerja Auditor unit kerja melakukan audit sistem sesuai ruang lingkup AIM terhadap masing-masing unit kerja. 3. Audit Kepatuhan LPPM Unimal meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi) kepada auditee Auditor membuat daftar pengecekan sesuai dengan borang audit sistem dan berdasarkan daftar pengecekan tersebut auditor melakukan audit kepatuhan sesuai ruang lingkup AIM melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif Auditor mendiskusikan hasil temuan audit kepatuhan dengan Auditee untuk mendapatkan persetujuan, menyerahkan hasilnya kepada ketua pengendalian mutu LPPM (softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Auditee Auditee Menyampaikan umpan balik pelaksanaan Auditor Auditor menyusun laporan hasil audit sistem dan audit kepatuhan kemudian menyampaikan kepada MR dan Ketua disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK) melalui ketua pengendalian mutu melakukan tindakan koreksi yang sesuai permintaan dan saran dari Auditor. BJM - LPPM 13

17 5. FLOWCHART 5.1. Persiapan Mulai Memberi mandat melalui MR kepada Auditor Internal Untuk melaksanakan Audit Internal Surat Tugas sebagai auditor LPPM Unimal Auditor LPPM Menyusun jadwal pelaksanaan serta apa yang akan diaudit Menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup & jadwal audit Jadwal audit & Surat Pengesahan Ruang Lingkup AIM Auditor LPPM Menyampaikan kepada masing-masing unit kerja di lingkungan LPPM Unimal Surat Tanda Terima jadwal AIM Auditor LPPM Meminta kesediaan auditor internal Surat Permintaan Kesediaan Auditor Internal Auditor LPPM Melakukan koordinasi pelaksanaan AIM dengan Para Auditee Unit kerja Auditor LPPM Menyelenggarakan refreshing AIM untuk para Auditor Unit kerja Surat Undangan Refreshing Selesai BJM - LPPM 14

18 5.2. Audit Sistem Mulai Melalui MR LPPM menyusun AIM (distribusi,jadwal, waktu) Daftar distribusi audit unit kerja dan jadwal audit AIM MR LPPM Menyusun Surat Tugas Auditor Internal unit kerja Mengesahkan Surat Tugas Surat Tugas Auditor Internal Unit kerja yang telah disahkan MR LPPM Melakukan koordinasi pelaksanaan Audit internal unit kerja Undangan koordinasi pelaksanaan Audit AIM unit kerja Auditor internal unit kerja Auditee unit kerja Melaksanakan audit sesuai lingkup tugasnya dan menyerahkan hasil audit. Menerima checklist audit, borang laporan audit, borang penilaian AIM dan menandatangani serta mengisi borang klarifikasi dan rencana tindakan koreksi Checklist audit Borang laporan audit Borang penilaian AIM Borang klarifikasi rencana tindakan koreksi Auditor internal unit kerja Sesuai waktu yang disepakati dengan unit kerja, kembali mengaudit setelah ada tindakan koreksidari auditee Borang penilaian dan catatan hasil audit internal unit kerja Selesai BJM - LPPM 15

19 5.3. Audit Kepatuhan Mulai MR LPPM Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepatuhan (visitasi) kepada Auditee Surat Permintaan Kesediaan dan alokasi Auditor internal LPPM Auditor membuat daftar pengecekan (checklist) sesuai dengan borang audit system dan melakukan audit kepatuhan sesuai checklist audit sistem melalui pemeriksaan lapangan, wawancara, pemeriksaan dokumen, pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi secara komprehensif Checklist AIM Borang Laporan AIM dan Daftar CAR Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi AIM IK Pelaksanaan Audit Kepatuhan untuk Auditee dan Auditor Auditor internal Mendiskusikan hasil temuan audit kepatuhan dengan Auditee untuk mendapatkan persetujuan, menyerahkan hasilnya kepada Wakabid. AIM ( softcopy dan hardcopy) dan menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Ketua Bidang. Daftar Penyerahan Laporan AIM oleh Auditor Internal Auditee Menyampaikan umpan balik pelaksanaan AIM kepada Ketua Bidang AIM Borang Umpan Balik Auditee Ketua dan MR LPPM Menyusun Laporan AIM dan menyampaikan kepada Ketua LPPM disertai konsep PTK Lay out Laporan AIM Auditee Melakukan tindakan koreksi dan melaporkan kepada atasan langsung Laporan tindakan koreksi atas temuan Selesai BJM - LPPM 16

20 Tim Penyusun Ketua : DR. Muhammad, ST., M.Sc Anggota : 1. DR. Ir. Mawardati, M.Si (FP) 2. DR. Murhaban,SE., M.Si, Ak (FE) 3. Abubakar, ST. MT (FT) 4. Elvira Sari Dewi, SP, MS. (FP) 5. M. Haykal, SE. M.Si, Ak (FE) 6. Subhani, S.Sos, M.Si (FISIP) 7. Marlia Sastro, SH.M.Hum (FH) BJM - LPPM 17