STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM

Transkripsi

1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) SUBBAG UMUM BNN KOTA MATARAM KEGIATAN PENGADMINISTRASIAN UMUM 1. SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK 2. SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR 3. SOP PENOMORAN SURAT 4. SOP PENGGANDAAN DOKUMEN 5. SOP FAKS MASUK 6. SOP PEMINJAMAN ARSIP 7. SOP PENATAAN BERKAS ARSIP 8. SOP RETENSI ARSIP

2 FLOWCHART SOP PELAYANAN ADMINISTRASI SURAT MASUK MULAI MENERIMA SURAT MASUK PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI PENYAMPAIAN SURAT PRIBADI KEPADA YBS PENGAGENDAAN SURAT DINAS PEMERIKSAAN SURAT DISPOSISI PETUNJUK DARI KEPALA BNN KOTA MATARAM DISTRIBUSI SURAT PEMBUATAN SURAT BALASAN MEMERIKSA DAN MELAKSANAKAN DISPOSISI PENGARSIPAN SELESAI

3 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kot Keterkaitan: Peringatan: 1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat masuk. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi: 1. Koordinasi dengan petugas security/receptionis penerima surat 2. Mengeluarkan surat teguran / peringatan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi 4. Buku Ekspedisi Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan surat masuk pada buku agenda 2. Pencatatan disposisi petunjuk pada buku agenda

4 No Kegiatan 1. Petugas Layanan Subbag Umum BNN Kota Mataram menerima surat, memilah Surat atas surat pribadi dan surat dinas. Petugas Layan Subbag Umum BNN Kota Mataram menyerahkan kepada Petugas Pengadministrasi Umum. Mengembalikan Surat jika salah alamat/salah kirim. 2. Pengadministrasi Umum mencatat dalam buku agenda, melampirkan lembar disposisi pada surat dan meneruskan surat kepada Kasubag Umum. Untuk Surat Pribadi disampaikan pada yang bersangkutan. Pelayanan Subbag Umum Pengadmi nistrasi Umum Kasubag Umum Kepala BNN Kota Mataram Para Kasi Pengolah Data Pegawai BNN Kota Mataram Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output 1. ATK 2. Surat 3. Lembar disposisi 1. Surat 2. Lembar disposisi 3. Buku Agenda 4. Buku Ekspedisi 5 menit Adanya penanggung jawab penerima Surat Masuk menit 1. Surat Dinas Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk. 2. Surat Masuk terklasifikasi dan terdata dalam buku agenda. 3. Surat Pribadi disampaikan dengan bukti tanda terima pada buku ekspedisi Ket. 3. Kasubag Umum memeriksa dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan /petunjuk.. 1. Surat 2. Lembar disposisi menit Disposisi

5 4. Kepala BNN Kota Mataram mengembalikan surat yang telah di disposisi kepada Kasubag Umum untuk ditindak lanjuti. 5. Kasubag Umum memeriksa disposisi petunjuk Kepala BNN Kota Mataram dan menyerahkan Surat kepada Pengadministrasi Umum untuk dicatat dan didistribusikan sesuai petunjuk. 6. Pengadministrasi Umum mencatat disposisi petunjuk/ menggandakan dan mendistribusikan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram. 7. Para Kasi menerima Surat dan sesuai disposisi Kepala BNN Kota Mataram dan menindaklanjuti sesuai petunjuk. Pengolah Data membuat konsep surat balasan sesuai petunjuk. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengarsipkan Surat Asli Surat 2. Lembar disposisi 1. Surat 2. Lembar disposisi 1. ATK 2. Surat 3. Lembar disposisi 4. Buku Agenda 5. Konsep Surat 1. Surat 2. Lembar Disposisi, 3. Konsep surat 1 Jam 35 menit 10 menit menit 20 menit 1. Arahan/perintah, 2. Disposisi Petunjuk Disposisi / Bahan konsep surat balasan Disposisi Surat Masuk tercatat dalam buku agenda Penggandaan Surat 1. Arsip Surat 2. Konsep surat balasan. 3. bukti tanda terima pada buku ekspedisi 1 : Berpindah ke aktifitas SOP Surat Keluar Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

6 FLOWCHART SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR MULAI KONSEP SURAT PEMERIKSAAN KONSEP SURAT SERTA PEMBUBUHAN PARAF TANDA TANGAN PIMPINAN PENOMORAN DAN PENCATATAN SURAT KELUAR ARSIP PENGIRIMAN SURAT SELESAI

7 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP ADMINISTRASI SURAT KELUAR Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Pelayanan Administratif Surat Masuk Subbag Umum. 2. SOP Tata Naskah 3. SOP Penataan Arsip Peringatan: 1. Agar tidak terjadi keterlambatan pelayanan administratif surat keluar. 2. Adanya surat yang tidak melalui Subbag Umum. 3. SOP dapat terlaksana bila pejabat terkait ada ditempat dan siap melaksanakan pekerjaan. Cara mengatasi: 1. Mengeluarkan surat teguran / peringatan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor 2. Komputer dan printer 3. Buku Agenda dan Lembar Disposisi Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan surat keluar pada buku agenda

8 No Kegiatan 1. Petugas Pengolah Data membuat konsep surat sesuai disposisi petunjuk atau arahan/ perintah pimpinan. 2. Petugas Pengolah Data menyerahkan konsepan surat keluar kepada pimpinan (konseptor surat) untuk diperiksa dan dibubuhi paraf jika ada perbaikan untuk segera diperbaiki dan diajukan kembali. Surat yang telah terparaf oleh Pengolah data diserahkan kepada kasubbag Umum untuk diperiksa. 3. Kasubag Umum memeriksa Konsep Surat Keluar dan di teruskan kepada Kepala BNN Kota Mataram untuk mendapat persetujuan. 4. Kepala BNN Kota Mataram menyetujui dan mengembalikan konsep surat kepada Kasubbag Umum. 5. Kasubbag Umum memeriksa surat dan memerintahkan pengadministrasi umum untuk mengagendakan surat. Keluar. Untuk Surat yang membutuhkan tandatangan Pengol ah Data Para Kasi Kasubag Umum Kepala BNN Kota Mataram Penga dminis trasi Umum 1 Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram Bagian Umum Settama BNN Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output 1. ATK 2. Konsep Surat 3. Komputer 1. ATK 2. Konsep Surat 1. ATK 2. Konsep Surat 1. ATK 2. Konsep Surat 1. ATK 2. Surat Keluar menit menit menit Konsep Surat Konsep Surat Dinas yang terparaf konseptor. Konsep Surat Dinas yang terparaf Kasubbag Umum 5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram 5 menit Konsep Surat Dinas ditandatangani /paraf Ka BNN Kota Mataram

9 Kepala BNN/ Sekretaris Utama BNN surat di teruskan ke Bagian TU Settama BNN 6. Pengadministrasi Umum mencatat surat pada buku agenda surat keluar dan membubuhi nomor, tanggal dan cap pada jenis surat tertentu. Pengadministrasi umum menyerahkan surat kepada pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram untuk dikirim dan menggandakan serta diarsipkan. 7. Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram mengirimkan surat, menggandakan dan mengarsipkan surat keluar. 1. ATK 2. Buku Agenda 3. Cap Stempel 1. Buku Ekspedisi 2. Mesin Fotocopy 8. 1 Jam menit menit Surat Keluar yang terdata di Buku Agenda Surat Keluar yang telah di nomori, diberi tanggal dan di cap stempel (untuk surat tertentu) 1. Terdatanya surat keluar yang terkirim di buku ekspedisi. 2. Arsip Surat Keluar. 1 : Berpindah aktifitas ke SOP Administrasi Persuratan BNN Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

10 FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP MULAI PENERIMAAN ARSIP MASUK PENGKLSIFIKASIAN ARSIP MENGINDEKS ARSIP MENENTUKAN INDEKS BERKAS PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN KLASIFIKASI ARSIP PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP SELESAI

11 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PENATAAN BERKAS ARSIP Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Retensi Arsip Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip Peringatan: Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar arsip 2. Daftar klasifikasi arsip

12 No Kegiatan Pengadminis trasi umum / Arsiparis Kasubbag Umum Kepala BNN Kota Mataram 1. Penerimaan Arsip Masuk. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip 2. Mengklasifikasi Arsip. Arsip, Daftar Klasifikasi arsip 3. Mengindeks Arsip. Arsip, lembar indeks arsip 4. Menentukan Indeks Berkas (titel). Berkas arsip, daftar indeks arsip berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau 5. Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunannya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output seri. Berkas arsip, boks arsip,rak arsip. 6. Penyusunan kartu kendali Daftar arsip, Kode klasifikasi arsip. 7. Pelaporan Bulanan dan tahunan kepada Kasubag Umum dan Ka BNN Kota Mataram. Komputer 1 Jam 25 menit Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis TU 10 menit Terklasifikasinya arsip Berdasarkan klasifikasi arsip fasilitatif menit Terbedakannya arsip/ surat dengan yang lainnya dalam satu berkas menit Terwujudnya tanda pengenal 30 menit Tersusunnya penataan arsip berdasarkan kode Klasifikasi arsip menit Terwujudnya kartu kendali arsip guna mempermudah pencarian arsip 1 Bulan Laporan Arsip Sekali Keterang an Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

13 FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN MULAI PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN MENGGANDAKAN DOKUMEN MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN MENYERAHKAN DOKUMEN YANG TELAH DIGANDAKAN KEPADA PEMOHON SELESAI

14 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOCOPY)/ DIGITAL Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK. Peringatan: Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

15 No Kegiatan Pemohon Kasubbag Umum Pengad ministra si Umum Pengolah Data Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Keterang an 1. Mengajukan Penggandaan Dokumen 2. Memverifikasi permohonan Penggandaan dokumen 3. Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen 4. Menggandakan Dokumen (Hardcopy/Softcopy) 5. Menghitung jumlah dokumen Yang digandakan 6. Mencatat Jumlah dokumen yang telah digandakan 7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon. Formulir Penggandaan Dokumen yang telah ditandatanga ni sebagai pemohon Formulir permohonan penggandaan dokumen ditandatangani Kasubag TU Formulir Penggandaan Dokumen, Agenda Penggandaan Dokumen Dokumen yang akan digandakan Dokumen yang akan digandakan menit 1. Terisinya formulir penggandaan dokumen 2. Terwujudnya tanda bukti permohonan penggandaan dokumen. 5 menit Tertandatanganinya Formulir permohonan penggandaan barang. 5 menit Terdatanya informasi pemohon Penggandaan Dokumen 10 menit Terlaksananya permohonan penggandaan Dokumen 5 menit Terpastikannya jumlah Dokumen yang digandakan 5 menit Terkendalinya jumlah Kertas yang terpakai 2 menit Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen Kepala BNN Kota Mataram Drs. Nur Rachmat, Apt. NIP

16 FLOWCHART SOP PENOMORAN SURAT MULAI PENGAJUAN PENOMORAN SURAT KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT (SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SPRIN, SURAT TUGAS) PENOMORAN SURAT PENGGANDAAN SURAT GUNA PENGARSIPAN SELESAI ARSIP

17 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PENOMORAN SURAT Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar, Peringatan: 1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. 2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip Subbag Umum Pencatatan dan Pendataan: 1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar

18 No Kegiatan Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram Pengadministrasi Umum 1. Pengajuan Penomoran Surat Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat 2. Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas) Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Surat Keluar yang telah ditandatangani Pejabat 3. Penomoran Surat Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas 4. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengiriman Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali Terklasifikasinya surat hingga penomorannya Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat Tersedianya Arsip Surat pada tata usaha dan tercatat pada buku ekspedisi bukti pengiriman surat. Keterangan Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

19 FLOWCHART SOP FAKS MASUK MULAI PENERIMAAN FAKS MASUK PEMBERIAN NOMOR DAN TANGGAL MASUK TERHADAP FAKS YANG DITERIMA ARSIP PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS SELESAI

20 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP FAKS MASUK Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penomoran Surat Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat. Peringatan: Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali. Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk

21 No Kegiatan Pelayanan Subbag Umum BNN Kota Mataram Pengadministrasi Umum Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output 1. Menerima Faks Masuk Daftar faks masuk 5 2. Pemberian Nomor dan tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima. 3. Penggandaan Surat guna pengarsipan dan pengagendaan. Faks Masuk, Daftar Faks Masuk Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat 10 Tersusunnya secara urut suratsurat yang siap dengan penomoran sesuai kartu kendali Terklasifikasinya surat hingga penomorannya Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit Subbag Umum. Keterangan 30 Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

22 FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP MULAI PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS PEMINJAMAN ARSIP MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN PENGEMBALIAN ARSIP KEPENYIMPANAN SEMULA SELESAI

23 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP PEMINJAMAN ARSIP Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK, Peringatan: 1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan, 2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip. Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip

24 No Kegiatan Pemohon Pengadministrasi Umum Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1. Penerimaan Pengajuan Peminjaman arsip Formulir Peminjaman arsip 10 Daftar arsip Terisinya formulir penimjaman arsip 2. Terwujudnya tanda bukti permohonan peminjaman arsip Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan 2. Pencatatan Peminjaman Arsip dan Peminjaman Arsip Formulir peminjaman arsip, Agenda Peminjaman Arsip 30 Terdatanya informasi peminjam arsip dan arsip yang dipinjam 3. Menerima arsip yang telah dikembalikan 4. Memeriksa kelengkapan dan Keadaan arsip secara berkala Formulir peminjaman arsip, Folder tempat arsip yang dipinjam Formulir Pengembalian Arsip Arsip, Data Arsip/ Tergantikannya arsip yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip. Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan 1. Terwujudnya pengembalian arsip pada folder/tempat dimana arsip itu berasal 2. Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP

25 FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP MULAI FOLDER ARSIP PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP PENUNDAAN PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP KEPALA BNNK Mataram YA TIDAK PEMUSNAHAN ARSIP SELESAI

26 Badan Narkotika Nasional Kota Mataram Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh Nama SOP RETENSI ARSIP Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009 Tentang Narkotika 2. Peraturan Presiden Nomor 23 Tahun 2010 Tentang Badan Narkotika Nasional 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 4. Peraturan Kepala BNN Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Narkotika Nasional 5. Peraturan Kepala BNN Nomor 4 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja BNNP dan BNNK/Kota Keterkaitan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah Peringatan: 1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala BNN Kota Mataram sebagai Penanggung Jawab kearsipan 2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dimusnahkan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Kepala BNN Kota Mataram 2. Kasubbag Umum 3. Pengadministrasi Umum Peralatan/Perlengkapan: Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas,lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.

27 No Kegiatan Pengadminis trasi Umum Kepala Subbag Umum Kepala BNN Kota Mataram 1. Pemindahan Arsip statis Arsip Stasis, Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Pengecekan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan arsip Berita Acara Pemindahan Arsip Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Jadwal Retensi Arsip 2 x 24 Jam Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Umum Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Ka BNN Kota Mataram 4. Pengisian Daftar Pertelaan Formulir Pertelaan Pemusnahan Arsip 1 Hari Terkumpulnya arsip statis dari unit pengolah ke unit arsiparis Subbag Umum 2 Jam Terparafnya Berita Acara Pemindahan Arsip 1. Terdatanya arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya 2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah 1 Jam Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang Akan dimusnahkan. 1 Jam Terdatanya bahwa arsip yang dipinjam telah dikembalikan Terisinya Daftar Pertelaan Pemusnahan Keterangan 5 Tahun Sekali

28 5. Pengisian Berita Acara Pemusnahan Arsip Daftar Berita Acara Pemusnahan Arsip 6. Pemusnahan Arsip Persetujuan atasan, Arsip in Aktif yang akan dimusnahkan 3 Hari 5 Jam 30 Arsip Terisinya Berita Acara Pemusnahan Arsip 1 Jam Termusna hkannya Arsip In Aktif yang telah tidak terpakai Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah. Kepala BNN Kota Mataram Drs. H. Nur Rachmat, Apt. NIP