INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF

Transkripsi

1 NO. POB: 11/UA/2015 Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Disusun oleh Diperiksa oleh Disahkan oleh Kasubbag Akuisisi dan Pengolahan Arsip Kasubbag Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor 1 September September Oktober 2015 Status Dokumen No. Distribusi Terkendali / Tidak Terkendali Hal 1 dari 12

2 FRM/UA/2015 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Catatan Perubahan Alasan Perubahan Hal 2 dari 12

3 1. Tujuan Mengatur proses pengolahan Arsip Inaktif di Unit Arsip Perguruan Tinggi IPB untuk menjamin keselamatan arsip yang sudah menurun tingkat pemakaiannya dan memudahkan untuk temu balik arsip. 2. Ruang Lingkup Pelaksanaan proses pengolahan Arsip Inaktif mulai dari pemilahan, input data ke komputer, membuat database, mengindeks, melabel dan menyimpan fisik arsip di boks dan rak arsip. 3. Istilah / Definisi (1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Arsip Inaktif adalah Arsip yang arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. (3). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi. (4). Pemilahan arsip inaktif adalah pemilahan arsip dan non arsip, dan pengelompokkan berdasarkan : Fonds : unit fisik yang besar Seri dan sub seri : kelompok kearsipan yang disusun menurut fungsinya File : unit yang teratur dari arsip yang dikelompokkan berkas per berkas Hal 3 dari 12

4 Item : unit fisik yang terkecil Peace : lembar (5) Pendeskripsian arsip adalah membuat rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang dimaksudkan sebagai sarana penemuan. (6) Kartu Deskripsi adalah kartu-kartu kecil berukuran 10 x 15 cm berisi deskripsi arsip. (7) Penomoran definitif adalah pemberian nomor urut pada arsip (8) Daftar Arsip Inaktif/ Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar arsip inaktif yang terdiri dari unsur-unsur : ; Kode Klasifikasi; Uraian Masalah; Tahun Terbit Arsip ; Jumlah Arsip; Lokasi Simpan. 4. Referensi / Acuan (1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (2). Peraturan Kepala ANRI 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip (3). Surat Keputusan Rektor IPB 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor. (4). Surat Keputusan Rektor IPB 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor (5) 5. Ketentuan Umum (1). Pengolahan arsip inaktif dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip yang sudah berkurang penggunaannya sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (2). Pengolahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip. Hal 4 dari 12

5 6. Tahapan Pengolahan Arsip Inaktif 6.1. Flowchart Pengolahan Arsip Inaktif 1. Rekonstruksi 2. Pemilahan 3. Pemberkasan/ Pengelompokan Arsip 4. Pendeskripsian 7. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi 6. Manuver kartu deskripsi 5. Pembuatan Skema Pengelompokan Arsip 8. Manuver Berkas 9. Memasukkan Arsip kedalam Folder 10. Pembungkusan Arsip 12. Membuat Daftar Arsip Inaktif/ Daftar Pertelaan Arsip 11.Memasukkan Folder kedalam boks dan pelabelan boks Hal 5 dari 12

6 6.2. Penjelasan 1. Rekonstruksi Arsip. Pengelolaan dan penataan arsip inaktif pada dasarnya adalah melakukan rekonstruksi arsip, oleh karena itu dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah melakukan survei, yaitu kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya yang meliputi sistem, sarana dan prasarana, fungsi dan kegunaannya. Tujuan survey adalah untuk mempersiapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pembenahan arsip. Dari hasil survey ini diketahui kondisi arsip. Pengolahan dan penataan arsip dapat diolah berdasarkan prinsip asal usul yaitu penataan arsip sesuai dengan asal usul arsip ketika arsip masih aktif, maksudnya arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh dari pencipta arsip apabila ada arsip yang berada di tempat lain arsip itu dikembalikan sesuai dengan asal pencipta arsipnya. Sedangkan prinsip yang lain adalah menggunakan prinsip aturan asli yaitu penataan arsip disesuaikan dengan penataan arsip ketika masih aktif, artinya ketika melakukan penataan arsip aturan/struktur arsip tetap bisa dipertahankan dan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kembali. 2. Pemilahan Pemilahan arsip adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan. Non arsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini dapat dimusnahkan. 3. Pemberkasan/pengelompokan arsip Pemberkasan dapat dilakukan menggunakan prinsip aturan asli namun apabila kesulitan dapat dilakukan dengan menggunakan prinsip asal-usul sehingga dapat Hal 6 dari 12

7 ditentukan penggolongan/pengelompokan berdasarkan series (kesamaan jenis), rubrik ( kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan) Dalam praktek kerja lapangan/magang ini diggunakan prinsip asal-usul. 4. Pendeskripsian Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi. Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm. Kartu deskripsi berisikan informasi : bentuk redaksi, uraian arsip/surat, tingkat perkembangan, tanggal, bentuk luar. 5. Pembuatan skema pengelompokan arsip Pembuatan skema pengelompokan arsip yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Peyusunan ini bisa berdasarkan pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, atau kombinasi. Dalam pembuatan skema pengelompokan arsip ini bisa berdasarkan pola klasifikasi. 6. Manuver kartu deskripsi Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip 7. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas. 8. Manuver berkas Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah serta disusun sesuai skema. Hal 7 dari 12

8 9. Memasukkan arsip ke dalam folder Berkas yang telah disusun dimasukkan kedalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor urut arsip. 10. Pembungkusan Arsip Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dibungkus menggunakan kertas kissing 11. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1(satu). Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama. Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan. Langkah selanjutnya boks ditata dalam rak secara berderet dengan urutan nomor kecil sebelah kiri dan jumlah boks dalam satu deret harus sama untuk memudahkan dalam pencarian. 12. Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung. Apabila dalam sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan langsung. Sedangkan sistem filing geografis dan numeric penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung. Penggunaan metode penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam boks dapat diketahui melaui nomor boks yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip. Hal 8 dari 12

9 7. Daftar Dokumen Pendukung Daftar Arsip Inaktif Daftar Arsip Usul Musnah Berita Acara Pemusnahan Arsip Hal 9 dari 12

10 8. Lampiran Formulir/Format (Contoh) DAFTAR ARSIP INAKTIF/DAFTAR PERTELAAN ARSIP BIRO KEUANGAN IPB FRM/UA/ Oktober 2015 No Kode Uraian Masalah Tahun Jumlah Lokasi Simpan*) Klasifikasi Arsip 1 KU SP2D Softskill bendel *) Keterangan : Almari 01; Hambalan ke 01; Boks nomor 01. Bogor, Kepala Unit Arsip, ( ) Hal 10 dari 12

11 DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH FRM/UA/ Oktober 2015 No. Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Keterangan Perkembangan Keterangan : : menunjuk nomor jenis arsip Jenis Arsip : menunjuk jenis berkas atas dasar series Tahun : menunjuk tahun pembuatan arsip Jumlah : menunjuk jumlah arsip misalnya boks; odner Tingkat Perkembangan : menunjuk pada tingkat asli, copy atau turunan Keterangan : menunjuk pada informasi tentang arsip, misalnya rusak, tidak lengkap, berbahasa Belanda Hal 11 dari 12

12 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP :... Pada hari ini...tanggal...bulan...tahun...yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsip, telah melaksanan pemusnahan arsip...sebanyak...tercantum dalam Daftar Arsip Yang Dimusnahkan terlampir...lembar. Pemusnahan Arsip secara total dengan cara... Saksi-Saksi : 1. Kepala Unit yang mempunyai arsip Kepala Unit Arsip 2. Unit Hukum 3. Unit Pengawas Internal Hal 12 dari 12