PROSEDUR AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 PROSEDUR AUDIT INTERNAL Nama Dokumen : XXX Nomor : OT0102/XXX00/006/2004 BADAN TENAGA NUKLIR NASIONAL XXXXXXXXXXXXXXXXX Kawasan Puspiptek Serpong Telp. (021) xxxxx ext. xxxx. (021) xxxxxxxx Fax. : (021)xxxxxxx

2 DAFTAR ISI 1 TUJUAN LINGKUP ACUAN DEFINISI Audit Audit internal Tindak lanjut TANGGUNG JAWAB Kepala XXXXX Kepala Bidang Xxxxxx Kepala Sub Bidang Audit Auditor Kepala Tim Auditor URAIAN PERSIAPAN PELAKSANAAN LAMPIRAN REKAMAN dari 13

3 1 TUJUAN Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk mengatur pelaksanaan audit mutu internal di xxxx supaya sistem mutu dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam pedoman mutu. 2 LINGKUP Semua bidang kegiatan yang merupakan penjabaran tugas dan fungsi xxxxx. 3 ACUAN Pedoman Mutu xxxxx 4 DEFINISI 4.1 Audit Suatu pemeriksaan yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan dan hasil-hasilnya sesuai dengan aturan-aturan yang telah diterapkan/direncanakan, dan apakah aturan-aturan tersebut diterapkan secara efektif dan efisien untuk mencapai sasaran mutu. 4.2 Audit internal Audit yang dilaksanakan oleh suatu badan terhadap badan itu sendiri berkaitan dengan sistem, prosedur dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. 4.3 Tindak lanjut Tindakan-tindakan yang dilaksanakan berdasarkan temuan-temuan dari audit internal. 5 TANGGUNG JAWAB 5.1 Kepala XXXXX a. Pengesahan program audit internal b. Penerbitan Surat Perintah Kerja 2 dari 13

4 5.2 Kepala Bidang Xxxxxx a. Koordinasi kegiatan audit internal b. Pendistribusian audit status log 5.3 Kepala Sub Bidang Audit a. Penyusunan draft program audit internal b. Pengadministrasian seluruh kegiatan audit mutu internal c. Pembuatan audit status log 5.4 Auditor Kepala a. Penyusun jadwal audit b. Memimpin pelaksanaan audit c. Menandatangani laporan audit 5.5 Tim Auditor a. Membuat Daftar periksa audit (Check list) b. Melaksanakan audit internal c. Membuat laporan audit internal 6 URAIAN 6.1 PERSIAPAN Kepala Sub. bidang audit menyusun draft program audit internal setiap tahun sekali untuk seluruh kegiatan yang berpengaruh terhadap mutu produk xxx, termasuk dalam penentuan Auditor internal harus dengan memperhatikan bahwa Staf pada bagian yang diaudit tidak ditunjuk sebagai Auditor pada bagian tersebut Penetapan Auditor Internal harus mengikuti peraturan kualifikasi Asesor Kepala bidang xxxxxx membahas draft program audit internal dengan Kepala xxxx Setelah program audit internal ditandatangani oleh Kepala xxx, maka Kepala Sub Bidang xxxxx harus mendistribusikan program ini kepada pihak-pihak yang berkepentingan. 3 dari 13

5 6.2 PELAKSANAAN Kepala Bidang Xxxxxx memberitahu ke bagian yang akan diaudit paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sebelum audit dilaksanakan Setelah pihak auditee menyatakan kesediaanya untuk di audit, maka Kepala Bidang Xxxxxx mengajukan Surat Perintah Kerja Tim Auditor ke kepala XXXXX untuk ditandatangani Kepala XXXXX harus memberikan Surat Perintah Kerja kepada Tim Auditor paling lambat 7 (tujuh) hari kerja sebelum pelaksanaan audit mutu internal dimulai Tim Auditor harus menyerahkan jadwal audit beserta daftar periksa audit (check list) kepada Kepala Bidang Xxxxxx paling lambat 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan audit Tim auditor melaksanakan audit sesuai dengan jadwal dan lingkup yang telah ditetapkan Setelah pelaksanaan audit selesai, Tim auditor mengadakan pertemuan untuk membahas hasil temuan Tim Auditor melaporkan dan mendiskusikan temuan-temuannya dengan Kepala Bidang yang diaudit untuk menetapkan usulan tindakan perbaikan yang akan diambil sebagai tindak lanjut dari temuan audit Tim auditor membuat laporan temuan audit dan program tindak lanjut audit internal untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak Tim auditor menyerahkan laporan temuan serta program tindak lanjut ke Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx Tim auditor melakukan verifikasi kepada pihak auditee setelah jangka waktu yang disepakati Tim auditor menyerahkan laporan verifikasi tentang pelaksanaan tindak lanjut audit internal kepada kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx Kepala Sub.Bidang xxxxxxxxx harus membuat laporan menyeluruh kegiatan audit mutu internal setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam bentuk audit status log Kepala Bidang Xxxxxx harus mendistribusikan audit status log kepada Kepala XXXXX, para Kepala Bidang dan Kepala Sub Bagian TU. 4 dari 13

6 7 LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 : Program Audit Internal XXXXX : Daftar Pertanyaan Audit Internal : Laporan Temuan Audit Internal : Program Tindak Lanjut Audit Intenal : Pelaksanaan Tindak Lanjut Audit Internal : Surat Perintah Kerja 8 REKAMAN No. Nama rekaman 1. Program audit internal 2. Daftar periksa (Check List Audit) 3. Laporan Temuan Audit internal 4. Laporan program tindak lanjut Audit Internal 5. Laporan pelaksanaan tindak lanjut audit internal 6. Audit status log. 7. Surat Perintah Kerja Uraian Jadwal, ruang lingkup Bidang/sub bagian TU yang diaudit, serta nama Tim Auditor Rencana daftar pertanyaan Auditor kepada Auditee Laporan hasil temuan Tim Auditor Rencana tindakan/kegiatan dalam rangka tindakan perbaikan Pelaksanaan dan hasil tindakan perbaikan Rekaman menyeluruh kegiatan audit mutu internal tugas-tugas struktural XXXXX Rekaman penunjukan Tim auditor dan lingkup audit Lokasi penyimpanan Sub bidang Audit & pihak-pihak yang berkepentingan Sub bidang Audit dan para Auditor Sub bidang Audit, Auditee & Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee dan Tim Auditor Sub bidang Audit, Auditee &Tim Auditor Sub bidang Audit, Ka. XXXXX, Para Ka.Bid. dan Ka sub bagian TU Sub bidang Audit dan Tim auditor Masa penyimpanan 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 dari 13

7 LAMPIRAN 1 : PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX PROGRAM AUDIT INTERNAL XXXXX TAHUN. No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN Serpong, Kepala XXXXX ( ) 6 dari 13

8 LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL BAGIAN/KEGIATAN : TGL. PELAKSANAAN : AUDITOR : No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN Serpong, A U D I T O R ( ) 7 dari 13

9 LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL NO. : TANGGAL : AUDITOR : BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT TEMUAN : KLASIFIKASI MINOR : % MAYOR : % USULAN TINDAK LANJUT : PENGESAHAN : AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU. ( ) (.. ) (.) 8 dari 13

10 LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL : AUDITOR : TINDAK LANJUT : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL : AUDITEE AUDITOR KEPALA ( ) ( ) 9 dari 13

11 LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL : AUDITOR : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT PELAKSANAAN TINDAK LANJUT : SELESAI TANGGAL : AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx ( ) ( ) 10 dari 13

12 LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA SURAT PERINTAH KERJA No. :. Berdasarkan Program Audit Internal tahun.dengan nomor Dokumen.bersama ini kami selaku Kepala XXXXX memberi tugas kepada : 1... Sebagai Auditor Kepala 2... Sebagai Auditor 3... Sebagai Auditor untuk melakukan audit mutu internal Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala XXXXX dengan tembusan kepada Kepala Bidang Xxxxxx. Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya. Serpong, Kepala XXXXX, ( xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx ) 11 dari 13

13 BUKTI PENGESAHAN Status : Revisi 0 Tanda Tangan : Tanggal : Nama : URAIAN DISIAPKAN DIPERIKSA DISAHKAN DAFTAR KONTRIBUSI Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari : dari 13

14 DAFTAR DISTRIBUSI No. Salinan Distribusi Dokumen Nama Jabatan 01 Kepala XXXXX 02 Wakil Manajemen 03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx 05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx 07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 08 Kepala Bidang xxxxxx 09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx Sumber : %20Audit%20Internal.doc 13 dari 13