PROSEDUR AUDIT INTERNAL SISTEM MUTU DAN SAFETY

Transkripsi

1 PT. MEGA PERSADA INDONESIA Mechanical Electrical and HVAC Contractor SISTEM MUTU DAN SAFETY No. Dokumen No. Revisi 04 MPI-PM-03 Tanggal Berlaku Jabatan Nama Tanda Tangan Disusun Oleh Tim ISO Resapugar Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Ir.A.Haris Fauzi Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. Mega Persada Indonesia

2 1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara melaksanakan kegiatan audit internal, mencakup perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, tindaklanjut, dan perbaikan. 2. Acuan - Standar ISO 9001:2008 klausul Standar OHSAS 9001:2007 klausul Manual Mutu bagian Definisi - Audit : suatu kegiatan atau proses sistematis,terencana dan terdokumentasi untuk mengumpulkan bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit terpenuhi - Ketidaksesuaian Audit : Temuan audit yang menunjukkan adanya bukti yang menunjukkan penyimpangan atau ketidaksesuain terhadap kriteria audit - Tindakan Koreksi : suatu proses tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuain agar tidak terulang kembali di masa mendatang. - Auditor adalah seseorang yang melakukan proses audit. - Auditee adalah yang bertanggung jawab dari bagian yang di audit. - MR adalah Management Representative atau wakil manajemen. 4. Uraian Prosedur 4.1. Program Audit Lead Auditor menyusun program audit tahunan (MPI-WM-01) dan jadual pelaksanaan audit untuk audit internal (MPI-WM-03) berdasarkan status dan pentingnya proses / bagian yang termaksud dengan persetujuan MR. Audit internal dilaksanakan minimal 2 (dua) kali dalam setahun Dalam jangka waktu setahun semua bagian/kegiatan harus pernah diaudit dan audit harus mencakup semua aspek bagian atau kegiatan itu. Bagian/kegiatan yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari bagian/kegiatan itu sendiri Audit internal ditujukan untuk melihat keefektifan pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan safety, serta melihat peluang untuk perbaikan. MPI-PM-03 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 1 dari 6

3 4.1.4 Lingkup audit mencakup semua yang telah menjadi lingkup sistem manajemen mutu, sedangkan kriteria audit mencakup klausul ISO 9001:2008 dan OHSAS 18001:2007 yang sesuai dengan lingkup sistem dan dokumentasi yang ditetapkan dalam sistem, seperti pedoman mutu dan prosedur, termasuk kesesuaian dengan peraturan perundangan yang berlaku Program audit dan jadual pelaksanaan audit harus dikomunikasikan kepada auditor dan auditee Pelaksanaan dan hasil audit ini di-review untuk menetapkan program audit berikutnya. 4.2 Persiapan Audit Lead Auditor menunjuk auditor (MPI-WM-02) sesuai dengan persyaratan kemampuan/kompetensi auditor internal yang ditetapkan, dan disetujui oleh MR. Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit Para auditor mempersiapkan daftar periksa audit (MPI-WM-04) dan dokumen kerja lainnya di bawah koordinasi Lead Auditor Pelaksanaan audit Auditor membuka kegiatan audit, dengan memastikan kesiapan bagian yang akan diaudit sesuai jadual yang telah ditetapkan dan tersedianya segala sesuatu yang dibutuhkan selama audit Auditor menghimpun dan memverifikasi informasi yang sesuai dengan cara : - wawancara, - pengamatan kegiatan, - memeriksa dokumen, rekaman, dan data Auditor mencatat semua fakta dan bukti yang ditemukan dalam proses audit dalam lembar Daftar Periksa Audit dan atau catatan lainnya (MPI-WM-04) Kategori temuan dibagi menjadi 4 kriteria: a. Major / kategori 1: Jika ditemukan ketidaksesuaian dalam prosedur berupa tidak ditemukannya bukti pelaksanaan sama sekali dan berakibat kegagalan sistem. b. Minor / kategori 2: Jika ditemukan ketidaksesuaian dalam prosedur berupa pelaksanaan yang dilakukan tidak konsisten. MPI-PM-03 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 2 dari 6

4 c. Observasi : Jika ditemukan hal-hal yang merupakan potensi penyebab ketidaksesuaian. d. Area For Improvement : jika menemukan item saran perbaikan berkesinambungan Ketidaksesuaian audit dituangkan dalam formulir Laporan Ketidaksesuaian Audit (MPI-WM-05), dengan menuliskan fakta, bukti, dan kriteria audit. Hal ini disampaikan kepada auditee agar dipahami dan dibuatkan rencana tindakan koreksinya berikut jadwalnya Apabila auditee tidak dapat menentukan rencana koreksi, auditee berkonsultasi dengan pimpinan kerja Auditee melaksanakan tindak lanjut sesuai jadwal & di-verifikasi/ di monitor oleh auditor Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang negatif (tidak dapat menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebabnya), maka dapat dibuatkan laporan ketidaksesuaian ulang Jika verifikasi ini menunjukkan hasil yang positif, maka Auditor memberi status closed LKA hasil audit (MPI-WM-05) Pelaporan dan Tindak lanjut Lead Auditor menyusun rekapitulasi audit (MPI-WM-06) dan Wakil Manajemen meninjau pelaksanaan audit beserta hasil-hasilnya Wakil Manajemen melaporkan hasil pelaksanaan audit dan tinjauannya dalam rapat tinjauan manajemen Hasil tinjauan audit dijadikan rujukan dan umpan balik bagi penetapan program / jadual audit berikutnya 5. Ketentuan Khusus Tidak ada 6. Rekaman 6.1. Program Audit Tahunan (MPI-WM-01) MPI-PM-03 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 3 dari 6

5 6.2. Daftar Auditor (MPI-WM-02) 6.3. Jadwal Pelaksanaan Audit (MPI-WM-03 Rev.01) 6.4. Daftar Periksa Audit (MPI-WM-04) 6.5. Laporan Ketidaksesuaian Audit (MPI-WM-05) 6.6. Rekapitulasi Hasil Audit (MPI-WM-06) 7. Dokumen Terkait Lampiran Prosedur Audit Internal 8. Riwayat Perubahan Dokumen MPI-PM-03 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 4 dari 6

6 No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh des 09 Bag. 2. Penambahan Acuan OHSAS 18001: Penambahan Acuan OHSAS 18001:2007 Penambahan item kesesuaian dengan peraturan perundangan yang berlaku Penambahan item kriteria temuan audit jan 14 Bag 7 Penambahan Lampiran dokumen terkait Agustus 4.1.2, 4.2.2, dihapus Pergantian kalimat bagian yang akan diaudit dengan kata Auditee Pergantian kalimat Auditor lead & auditor mempersiapkan check list (MPI- WM-04) dan dokumen kerja lainnya Penambahan kalimat Cek List Audit ( MPI-WM-04) s/d Perubahan isi okt 14 Judul Prosedur Penambahan kalimat SISTEM MUTU DAN SAFETY Perubahan kata Managemen Representative menjadi Lead auditor Perubahan kata program menjadi pelaksanaan dan hasil Perubahan kata Wakil Managemen Mutu menjadi Lead auditor Perubahan Auditor lead & auditor mempersiapkan check list (MPI-WM-04) dan dokumen kerja lainnya menjadi Para auditor mempersiapkan daftar periksa audit (MPI-WM-04) dan dokumen kerja lainnya di bawah koordinasi Lead Auditor bag c Observasi : Jika ditemukan hal-hal yang merupakan potensi penyebab ketidaksesuaian MPI-PM-03 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 5 dari 6

7 4.3.4 bag d Penambahan point (d) yaitu Area For Improvement : jika menemukan item saran perbaikan berkesinambungan Perubahan kalimat Dalam formulir Laporan Ketidaksesuaian Audit ( MPI- WM-05) menjadi Ketidaksesuaian audit dituangkan.. Perubahan kata Management Representative menjadi Pimpinan Kerja Penghapusan kalimat dengan nomor laporan yang sama disertai huruf A di belakangnya Lead Auditor menyusun laporan audit (MPI-WM-06) dan Wakil Manajemen meninjau pelaksanaan audit beserta hasilhasilnya. MPI-PM-03 No. Revisi : 04 Tanggal : Halaman : 6 dari 6